Uporaba pravilnika o arhiviranju za e-poštna sporočila

Če Microsoft Outlook 2010 uporabljate z računom strežnika Microsoft Exchange Server 2010, lahko uporabljate spletni arhiv kot nadomestno mesto za shranjevanje, na katerega shranite stara e-poštna sporočila. Elementi v spletnem arhivu niso vključeni v količinsko omejitev shrambe za račun strežnika Exchange Server, spletni arhiv pa ponuja cenovno ugodnejšo rešitev shranjevanja za organizacije.

Opomba :  Pravilniki spletnega arhiva so na voljo le, če uporabljate posebne licence programa Microsoft Outlook 2010 ali Outlook 2007, račun strežnika Microsoft Exchange Server 2010 z licenco Exchange Standard ali Enterprise Client Access License (CAL) in če je skrbnik strežnika Exchange omogočil spletni arhiv. Če želite več informacij, glejte odsek Licenčne zahteve v tem članku.

V tem članku

Spletni arhiv

Pravilniki o arhiviranju

Uporaba pravilnika o arhiviranju za e-poštno mapo

Dodelitev pravilnika o arhiviranju

Odstranjevanje pravilnika o arhiviranju

Uporaba pravilnika o arhiviranju za e-poštna sporočila

Dodelitev pravilnika o arhiviranju

Odstranjevanje pravilnika o arhiviranju

Ogled pravilnika o arhiviranju za nabiralnik

Licenčne zahteve

Exchange Server

Maloprodajne licence za Outlook

Količinske licence za Outlook

Spletni arhiv

Spletni arhiv zagotavlja pomembne prednosti v primerjavi z arhiviranjem elementov v Outlookovo podatkovno datoteko (.pst) v računalniku. Dostop do Outlookove podatkovne datoteke (.pst) je omogočen le v Outlooku in računalniku, v katerem je shranjena datoteka. Spletni arhiv pa zagotavlja polni dostop do arhiviranih elementov iz programa Microsoft Outlook 2010 ali Outlook Web App v poljubnem računalniku.

Sporočila lahko premikate in kopirate med glavnim nabiralnikom strežnika Exchange Server in spletnim arhivom, vendar vam priporočamo, da za premikanje elementov uporabite pravilnike o arhiviranju. Pravilniki o arhiviranju omogočajo avtomatizirano upravljanje, kdaj naj bodo elementi premaknjeni iz nabiralnika strežnika Exchange Server v spletni arhiv.

Pravilniki o arhiviranju

Pravilnike o hranjenju ustvari skrbnik strežnika Exchange Server. Račun strežnika Exchange Server privzeto vključuje en pravilnik o arhiviranju nabiralnika in pet pravilnikov, ki jih je mogoče uporabiti za mape ali posamezna sporočila.

Pravilnik

Opis

Nabiralnik – premik v arhiv po dveh letih

Sporočila so samodejno premaknjena v spletni arhiv po dveh letih. Pravilnik je uporabljen za elemente v celotnem nabiralniku, za katere niste uporabili posebnega pravilnika o arhiviranju oziroma niso podedovali pravilnika za mapo.

Premik v arhiv po šestih mesecih

Sporočila so samodejno premaknjena v spletni arhiv po šestih mesecih.

Premik v arhiv po enem letu

Sporočila so samodejno premaknjena v spletni arhiv po 365 dneh.

Premik v arhiv po dveh letih

Sporočila so samodejno premaknjena v spletni arhiv po dveh letih.

Premik v arhiv po petih letih

Sporočila so samodejno premaknjena v spletni arhiv po petih letih.

Nikoli ne premakni v arhiv

Sporočila niso nikoli premaknjena v arhiv.

Organizacija lahko zagotovi dodatne pravilnike o arhiviranju, ki jih nato ročno uporabite za mape ali posamezna sporočila.

Pomembno :  Če imate kakršno koli vprašanje o pravilnikih o arhiviranju organizacije, si oglejte priporočila organizacije.

Pravilnik o arhiviranju je mogoče preprosteje uporabiti za posamezno mapo kot pa za posamezno sporočilo. Vendar lahko kljub uporabi pravilnika o arhiviranju za mapo ali sporočila v njej izberete enega ali več sporočil in nato za njih uporabite drugačen pravilnik. Pravilnik, ki ga uporabite za sporočilo, ima prednost pred vsemi pravilniki za podedovano mapo v nabiralniku.

Uporaba pravilnika o arhiviranju za e-poštno mapo

Dodelitev pravilnika o arhiviranju

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite poštno mapo.

  2. Na zavihku Mapa v skupini Lastnosti kliknite Pravilnik.

Ukaz »Pravilnik« na traku

Na traku ni gumba Pravilnik.

Če na traku ni ukaza Pravilnik, skrbnik strežnika Exchange Server ni omogočil pravilnikov o hranjenju in arhiviranju za vaš račun ali pa ne uporabljate licence za Outlook, ki je potrebna za to funkcijo. Če želite več informacij, glejte odsek Licenčne zahteve v tem članku.

  1. Na zavihku Pravilnik v razdelku Spletni arhiv na seznamu Premakni elemente v arhiv, če so starejši kot kliknite vnos v skladu s priporočili organizacije.

Odstranjevanje pravilnika o arhiviranju

Ko odstranite pravilnik o arhiviranju, pravilnik za mapo velja za element, če ji je dodeljen.

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite poštno mapo.

  2. Na zavihku Mapa v skupini Lastnosti kliknite Pravilnik.

Ukaz »Pravilnik« na traku

  1. V razdelku Spletni arhiv na seznamu Premakni elemente v arhiv, če so starejši kot kliknite Uporabi pravilnik nadrejene mape.

Na vrh strani

Uporaba pravilnika o arhiviranju za e-poštna sporočila

Dodelitev pravilnika o arhiviranju

  1. Na seznamu sporočil kliknite sporočilo.

Namig :  Če želite izbrati več sporočil, pritisnite in pridržite tipko CTRL in nato kliknite posamezno sporočilo.

  1. Na zavihku Osnovno v skupini Oznake kliknite Dodeli pravilnik.

Ukaz »Dodeli pravilnik« na traku

Na traku ni ukaza Dodeli pravilnik.

Če na traku ni ukaza Pravilnik o dodelitvi, skrbnik strežnika Exchange Server ni omogočil pravilnikov o hranjenju in arhiviranju za vaš račun ali pa ne uporabljate licence za Outlook, ki je potrebna za to funkcijo. Če želite več informacij, glejte odsek Licenčne zahteve v tem članku.

  1. V razdelku Pravilnik o arhiviranju kliknite vnos v skladu s priporočili organizacije.

Ko odprete sporočilo in je za sporočilo uporabljen datum arhiviranja, je ta datum prikazan blizu dna okna s sporočilom za razdelkom s telesom sporočila.

Odstranjevanje pravilnika o arhiviranju

Ko odstranite pravilnik o arhiviranju iz e-poštnega sporočila, pravilnik za mapo velja za element, če ji je dodeljen.

  1. Na seznamu sporočil kliknite sporočilo.

Namig :  Če želite izbrati več sporočil, pritisnite in pridržite tipko CTRL in nato kliknite posamezno sporočilo.

  1. Na zavihku Osnovno v skupini Oznake kliknite Dodeli pravilnik.

Ukaz »Dodeli pravilnik« na traku

  1. Kliknite Uporabi pravilnik za mapo.

Ko odprete sporočilo in je za sporočilo uporabljen datum arhiviranja, je ta datum prikazan blizu dna okna s sporočilom za razdelkom s telesom sporočila.

Na vrh strani

Ogled pravilnika o arhiviranju za nabiralnik

Skrbnik strežnika Exchange Server lahko pravilnik o arhiviranju dodeli vsem e-poštnim sporočilom v nabiralniku strežnika Exchange Server.

Vsa sporočila v nabiralniku strežnika Exchange, za katera niste uporabili pravilnika o hranjenju, podedujejo pravilnik za nabiralnik.

Pravilnik za nabiralnik si ogledate tako:

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. V razdelku Podatki o računu preverite, ali ste izbrali račun strežnika Exchange Server. Če imate v Outlookovem profilu konfiguriranih več računov, kliknite puščico dol in nato račun strežnika Exchange.

  3. V razdelku Nastavitve računa so prikazani podatki in spletni naslov, ki ga uporabljate za dostop do računa strežnika Exchange s programom Outlook Web Access in samodejno premikanje e-poštnih sporočil v spletni arhiv.

Nastavitve računa strežnika Exchange v pogledu »Backstage«, vključno s podatki o programu Outlook Web Access in spletnem arhivu

Opomba :  Če skrbnik strežnika Exchange ni nastavil programa Outlook Web Access ali spletnega arhiva, eden ali oba ta elementa nista prikazana.

Na vrh strani

Licenčne zahteve

Za uporabo spletnega arhiva potrebujete eno od teh licenc za Microsoft Exchange Server 2010:

Exchange Server

  • Microsoft Exchange Server 2010 Standard Client Access License (CAL)

  • Microsoft Exchange Server 2010 Enterprise Client Access License (CAL)

Za uporabo spletnega arhiva potrebujete tudi eno od teh licenc za Outlook:

Maloprodajne licence za Outlook

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 kot del izdaje Office 2010 Professional

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 kot del izdaje Office 2007 Ultimate

Količinske licence za Outlook

Opomba :  Te licence so na voljo le prek količinskega licenciranja. Če želite več informacij, glejte Microsoftovi programi količinskega licenciranja.

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 kot del izdaje Office 2010 Professional Plus

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 kot del izdaje Office 2007 Professional Plus

  • Outlook 2007 kot del izdaje Office 2007 Enterprise

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×