Uporaba poteka dela s tremi stanji

Uporaba poteka dela s tremi stanji

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

S potekom dela s tremi stanji je mogoče slediti stanju elementa seznama prek treh stanj (faz). Z njim je mogoče upravljati poslovne procese, pri katerih morajo organizacije slediti velikemu številu težav ali elementov, na primer težavam pri podpori za uporabnike, informacijam o strankah ali projektnim opravilom. Tri stanja projektnega opravila so lahko »Se ni začelo«, »Se izvaja«, in »Končano«.

V tem članku

Kako deluje potek dela s tremi stanji?

Nastavljanje seznama za uporabo poteka dela s tremi stanji

Ustvarjanje seznama za sledenje težavam

Ustvarjanje seznama po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji

Prilagajanje seznama po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji

Dodajanje poteka dela s tremi stanji na seznam

Ročni zagon poteka dela s tremi stanji v elementu

Dokončanje opravila poteka dela v poteku dela s tremi stanji

Kako deluje potek dela s tremi stanji?

Potek dela s tremi stanji podpira poslovne procese, pri katerih morajo organizacije slediti stanju težave ali elementa prek treh stanj in dveh prehodov med stanji. Pri vsakem prehodu med stanji potek dela osebi dodeli opravilo in ji pošlje e-poštno opozorilo o opravilu. Ko je opravilo dokončano, potek dela elementu posodobi stanje in nadaljuje na naslednje stanje. Potek dela s tremi stanji deluje s predlogo seznama Sledenje težavam. Uporabiti pa ga je mogoče z vsakim seznamom, ki je nastavljen tako, da lahko vsebuje stolpec Izbira s tremi ali več vrednostmi. Vrednosti v stolpcu Izbira so uporabljena kot stanja, ki jim sledi potek dela.

Seznam ima lahko več kot en stolpec »Izbira«, stolpec »Izbira« pa ima lahko več kot tri vrednosti. Toda potek dela s tremi stanji je mogoče konfigurirati le tako, da uporablja enega od stolpcev »Izbira« in le tri vrednosti v izbranem stolpcu »Izbira«. Ko potek dela s tremi stanji dodate na seznam ali v knjižnico, izberete stolpec »Izbira« in tri vrednosti, ki jih posreduje stolpec.

S potekom dela s tremi stanji lahko upravljate poslovne procese, pri katerih morajo organizacije slediti velikemu številu težav ali elementov, na primer težavam pri podpori uporabnikom, informacijam o strankah ali opravilom projekta. Zaposleni v manjšem podjetju za načrtovanje dogodkov lahko na primer uporabijo seznam sledenja težavam in prilagojen potek dela s tremi stanji, da upravljajo številna opravila, ki so povezana z dogodki, ki jih načrtujejo. Potek dela s tremi stanji sledi opravilom načrtovanja dogodkov prek treh stanj: Aktivno, Pripravljeno za pregled in Dokončano. Vsa opravila priprave dogodka, ki so vezana na določen dogodek, so združena na seznamu sledenja težavam, ki je ustvarjen za dogodek in označen kot Aktivno. Koordinator dogodka članom skupine dodeli posamezna opravila in nato v teh elementih začne potek dela s tremi stanji, da začne delo na opravilu dogodka.

Ko se potek dela začne, ustvari opravilo za določeno osebo. Ko član skupine prejme opravilo, on ali ona izvede delo potrebno za dokončanje opravila. To je lahko delo, ki se zgodi zunaj seznama ali mesta, kjer je seznam sledenja težavam. Če na primer član skupine prejme opravilo poteka dela za razvoj načrta oskrbe, se on ali ona obrne na gostinsko podjetje in sodeluje z njimi pri razvoju načrta. Ko je osnutek načrta oskrbe izdelan, član skupine označi njegovo ali njeno opravilo poteka dela kot dokončano. Na tej točki potek dela posodobi stanje opravila dogodka na seznamu sledenja težavam z Aktivno na Pripravljeno na pregled. Ustvari tudi drugo opravilo za koordinatorja dogodka in to je pregled načrta oskrbe. Ko koordinator dogodka pregleda in odobri načrt oskrbe, on ali ona označi opravilo poteka dela kot dokončano. Potek dela posodobi stanje opravila s Pripravljeno na pregled na Dokončano.

Opomba : Udeleženec poteka dela lahko opravilo poteka dela v poteku dela s tremi stanji dokonča na dva načina. Lahko uredi opravilo poteka dela tako, da ga označi kot dokončanega, ali pa spremeni stanje elementa poteka dela na seznamu (če ima udeleženec dovoljenje za spreminjanje tega seznama). Če udeleženec ročno posodobi stanje elementa poteka dela na seznamu, je opravilo poteka dela dokončano. Če uredi opravilo poteka dela tako, da ga označi kot dokončano, je stanje elementa poteka dela na seznamu posodobljeno na Dokončano.

V prejšnjem primeru dejanja v poteku dela s tremi stanji sledijo temu procesu:

Grafikon s primerom poteka dela s tremi stanji

Na vrh strani

Nastavljanje seznama za uporabo poteka dela s tremi stanji

Preden lahko uporabite potek dela s tremi stanji, morate nastaviti seznam za uporabo s potekom dela. Na seznamu morajo biti elementi, ki jim nameravate s potekom dela slediti ali jih upravljati. Predloga seznama Sledenje težavam deluje s potekom dela s tremi stanji, ustvarite pa lahko tudi seznam po meri za uporabo s poteki dela. Če ustvarite seznam po meri, morate zagotoviti, da je na seznamu vsaj en stolpec Izbira, v katerem so tri ali več izbirne vrednosti. Ko nastavite potek dela s tremi stanji za uporabo s seznamom, navedite stolpec Izbira, v katerem so vrednosti stanja, katerim bo potek dela sledil.

Na vrh strani

Ustvarjanje seznama za sledenje težavam

Privzeto lahko potek dela s tremi stanji uporabite s seznami, ki jih ustvarite s predlogo seznama Sledenje težavam.

  1. V meniju Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 kliknite Dodaj program.

  2. Na strani Vaši programi kliknite Sledenje težavam in vnesite ime seznama. Ime seznama je obvezno.

  3. Če želite posredovati opis za seznam, kliknite Dodatne možnosti.

    • V polje Opis vnesite opis namena, za katerega je bil seznam ustvarjen. Opis je izbiren.

  4. Kliknite Ustvari.

Na vrh strani

Ustvarjanje seznama po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji

Če želite ustvariti seznam po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji, morate dodati vsaj en stolpec Izbira, v katerem so vsaj tri vrednosti stanja, ki jim bo potek dela sledil.

  1. V meniju Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 kliknite Dodaj program.

  2. Na strani Vaši programi kliknite Seznam po meri in vnesite ime seznama. Ime seznama je obvezno.

  3. Če želite posredovati opis za seznam, kliknite Dodatne možnosti.

  4. V polje Opis vnesite opis namena, za katerega je bil seznam ustvarjen. Opis je izbiren.

  5. Kliknite Ustvari.

Na vrh strani

Prilagajanje seznama po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji

  1. Kliknite seznam po meri, ki ste ga ravnokar ustvarili.

  2. Na traku kliknite zavihek Seznam in nato v skupini »Nastavitve« kliknite Nastavitve seznama.

  3. V razdelku Stolpci kliknite Ustvari stolpec.

  4. V razdelku ime in vrsta , ime stolpcavnesite ime stolpca, ki ga želite uporabiti, če želite določiti vrednosti stanja za potek dela. Vnesete lahko na primer ime kot stanje poteka dela.

  5. V razdelku Vrsta informacij v stolpcu je potrdite Izbira (meni, iz katerega se izbira).

  6. V razdelku Dodatne nastavitve stolpca pod možnostjo Opis vnesite poljubni opis za stolpec.

  7. V razdelku Zahtevaj, da stolpec vsebuje informacije kliknite Da.

  8. V polju s seznamom v razdelku Vnesite vsak izbira v ločeni vrstici, vnesite tremi ali več izbira vrednosti, ki jih želite za ta stolpec. Te vrednosti bodo države za potek dela. Lahko na primer vnesete aktivno, pripravljen za pregled, in dokončajte kot tri možnosti.

  9. V razdelku Prikaži izbire s potrdite Spustni meni ali Izbirni gumbi.

  10. V razdelku Omogoči možnosti »izpolnjevanja« kliknite Ne.

  11. Navedite, ali želite določeno privzeto vrednost za stolpec ali pa jo želite dodati v privzet pogled za seznam.

  12. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Dodajanje poteka dela s tremi stanji na seznam

Potek dela s tremi stanji morate dodati na seznam, preden ga lahko uporabite v elementih na seznamu. Ko potek dela s tremi stanji dodate na seznam, navedite, kateri stolpec na seznamu ima vrednosti stanja, za katere želite, da jim potek dela sledi. Prav tako navedite informacije o tem, kaj želite, da se zgodi na vsaki od stopenj poteka dela. Navedete lahko na primer zadevo in besedilo za e-poštna opozorila, ki jih prejmejo prejemniki opravil.

Potek dela s tremi stanji je privzeto omogočen na večini vrst mest, funkcijo pa lahko onemogoči skrbnik zbirke mest. Če potek dela s tremi stanji ni na voljo, se obrnite na skrbnika zbirke mest.

Pomembno : Če želite potek dela dodati na seznam, morate imeti dovoljenje za upravljanje seznamov.

  1. Odprite seznam, na katerega želite dodati potek dela s tremi stanji.

  2. Kliknite zavihek Seznam > Nastavitve seznama ali kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki jo želite odpreti. V knjižnici dokumentov na primer kliknite Nastavitve knjižnice dokumentov.

  3. V razdelku Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve poteka dela.

  4. Na strani Nastavitve poteka dela kliknite Dodaj potek dela.

  5. Na strani Dodajanje poteka dela strani, v odseku potek dela pod Izberite predlogo poteka dela kliknite s tremi stanji.

  6. V razdelku Ime vnesite enolično ime za potek dela.

  7. V razdelku Seznam opravil navedite seznam opravil, ki ga želite uporabiti pri poteku dela.

    Opomba : 

    • Uporabiti je mogoče privzeti seznam Opravila ali pa ustvariti novega. Če uporabite privzeti seznam opravil, bodo udeleženci poteka dela lahko preprosto našli in si ogledali svoja opravila poteka dela, tako da bodo uporabili pogled seznama opravil »Moja opravila«.

    • Ustvarite nov seznam opravil, če opravila za ta potek dela razkrivajo občutljive ali zaupne podatke, ki jih želite hraniti ločeno od splošnega seznama »Opravila«.

    • Ustvarite nov seznam opravil, če ima vaša organizacija veliko potekov dela ali pa je za poteke dela določenih veliko opravil. V tem primeru je morda priporočljivo ustvariti sezname opravil za vsak potek dela posebej.

  8. V razdelku Seznam zgodovine izberite seznam zgodovine, ki ga želite uporabiti pri tem poteku dela. Seznam zgodovine prikazuje vse dogodke, do katerih pride med vsakim izvajanjem poteka dela.

    Opomba : Uporabite lahko privzeti seznam Zgodovina ali ustvarite novega. Če ima vaša organizacija veliko potekov dela, je morda priporočljivo ustvariti ločen seznam zgodovine za vsak posamezen potek dela.

  9. V razdelku Možnosti za začetek naredite nekaj od tega:

    • Če želite dovoliti ročni zagon poteka dela, potrdite potrditveno polje Preverjenemu uporabniku z dovoljenjem za sodelovanje dovoli ročni zagon poteka dela. Če želite za zagon poteka dela zahtevati dodatna dovoljenja, potrdite potrditveno polje Če želite začeti potek dela, potrebujete dovoljenja za upravljanje seznamov.

    • Če želite, da se potek dela začne samodejno, ko so ustvarjeni novi elementi, potrdite potrditveno polje Potek dela začni, ko je ustvarjen nov element.

  10. Kliknite Naprej.

  11. V razdelku Stanja poteka dela pod možnostjo Izberite polje »Izbira« izberite stolpec Izbira s seznama, ki ima vrednosti, katere želite uporabiti za stanja v poteku dela. Nato izberite vrednosti stolpca, ki jih želite za Začetno stanje, Vmesno stanje in Končno stanje poteka dela.

  12. V razdelkih Določite, kaj naj se zgodi ob začetku poteka dela (možnosti za prvo opravilo v poteku dela) in Določite, kaj naj se zgodi, ko potek dela napreduje v vmesno stanje (možnosti za drugo opravilo v poteku dela), navedite te informacije:

    Podrobnosti o opravilu

Polje

Opis

Naslov opravila:

Izbirno lahko spremenite naslov sporočila, ki bo prikazano v opravilu, ko se zažene potek dela ali doseže srednje stanje. Če potrdite polje Vključi polje seznama, bo označeno polje dodano na konec sporočila.

Opis opravila:

Vnesite vse informacije, ki jih želite dodati v opis opravila. Če potrdite potrditveno polje Vključi polje seznama, je izbrano polje dodano na konec sporočila. Če potrdite potrditveno polje Vstavi povezavo do elementa seznama, je povezava do elementa seznama dodana v opis.

Rok opravila:

Če želite navesti rok za opravilo, potrdite polje Vključi polje seznama in nato s seznama, na katerem so želene informacije o roku, izberite datumski stolpec s podatki o roku.

Opravilo dodeljeno:

Če želite opravilo dodeliti osebi, ki je na seznamu, kliknite Vključi polje seznama in nato izberite stolpec s seznama, na katerem so želene informacije o uporabniku. Ko potek dela zaženete, je prvo opravilo dodeljeno osebi, katere ime je prikazano v stolpcu za element poteka dela.

Če želite opravilo v vseh primerkih tega poteka dela dodeliti osebi, ki jo navedete, kliknite Po meri in nato vnesite ali izberite ime osebe, ki ji želite dodeliti opravilo.

  1. Potrdite polje Pošlji e-poštno sporočilo, če želite, da udeleženci poteka dela prejmejo e-poštna opozorila o opravilih poteka dela.

    Opomba :  Če želite zagotoviti, da udeleženci poteka dela prejmejo e-poštna opozorila in opomnike o opravilih poteka dela, ko se poteki dela začnejo, se obrnite na skrbnika zbirke mest, da preverite, ali je e-pošta omogočena za vaše mesto.

    Podrobnosti e-poštnih sporočil

Polje

Opis

Namen

Vnesite ime osebe, kateri želite, da se pošlje e-poštno opozorilo o opravilu poteka dela. Potrdite polje Vključi dodeljeno opravilo, če želite e-poštno opozorilo poslati lastniku opravila.

Zadeva

Vnesite vrstico zadeve, ki jo želite uporabiti za e-poštno opozorilo. Potrdite polje Uporabi naslov opravila, če želite naslov opravila dodati v vrstico zadeve e-poštnega sporočila.

Telo

Vnesite informacije, ki jih želite prikazati v telesu sporočila e-poštnega opozorila. Če želite dodati povezavo do elementa seznama v sporočilu, potrdite polje Vstavi povezavo do elementa seznama.

  1. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Ročni zagon poteka dela s tremi stanji v elementu

Potek dela s tremi stanji morate dodati na seznam, če ga želite dati na voljo za uporabo v elementih na temu seznamu. Več informacij najdete v prejšnjih razdelkih.

Potek dela s tremi stanji je mogoče konfigurirati tako, da se samodejno začne, ko so seznamu dodani novi elementi, potek dela pa je mogoče konfigurirati tudi tako, da ga lahko uporabniki z določenimi dovoljenji zaženejo ročno. Nekateri poteki dela lahko dovoljujejo obe možnosti.

Če želite v elementu seznama ročno zagnati potek dela s tremi stanji, sledite tem korakom. Za seznam morate imeti pravice za urejanje elementov. Nekateri poteki dela lahko zahtevajo dovoljenja za upravljanje seznamov.

Opomba : Če želite zagotoviti, da udeleženci poteka dela prejmejo e-poštna opozorila in opomnike o opravilih poteka dela, ko začnete potek dela, se obrnite na skrbnika zbirke mest, da preverite, ali je e-pošta omogočena za vaše mesto.

  1. Odprite seznam, na katerem je element, v katerem želite začeti potek dela s tremi stanji.

  2. Kliknite tri pike zraven elementa, pri katerem želite začeti potek dela, in nato v prikazanem meniju kliknite Poteki dela.

    Opomba : Ukaz Poteki dela je na voljo le takrat, ko je element na seznamu ali v knjižnici, s katero je povezan vsaj en potek dela.

  3. V meniju Nastavitve Gumb »Nastavitve« v storitvi Office 365 kliknite Ogled celotne vsebine mesta.

  4. V razdelku Začni nov potek dela kliknite ime poteka dela s tremi stanji, ki ga želite začeti.

    Potek dela se nemudoma začne.

Na vrh strani

Dokončanje opravila poteka dela v poteku dela s tremi stanji

Če želite dokončati opravilo poteka dela v poteku dela s tremi stanji, morate imeti vsaj dovoljenje za urejanje elementov, kjer so zapisana opravila potekov dela.

  1. Odprite seznam »Opravila« za mesto in nato v meniju Pogled izberite Moja opravila, da najdete opravilo poteka dela.

    Opomba : Če potek dela ne uporablja privzetega seznama mesta Opravila, opravilo poteka dela verjetno ne bo prikazano na seznamu Opravila. Če želite poiskati opravilo poteka dela, odprite seznam ali knjižnico, kjer je element poteka dela shranjen. Pokažite na ime elementa, ki ga želite dokončati, kliknite prikazano puščico in nato še Poteki dela. Na strani Stanje poteka dela v razdelku Poteki dela, ki se izvajajo kliknite ime poteka dela, v katerem sodelujete. V razdelku Opravila kliknite opravilo poteka dela in nadaljujte s 3. korakom.

  2. Odprite seznam z elementom, ki ga želite označiti kot dokončanega.

  3. Pokažite na ime opravila, ki ga želite dokončati, kliknite puščico, ki se pojavi, in nato Urejanje elementa.

  4. V pogovorno okno Opravila vnesite ali izberite zahtevane informacije, da dokončate opravilo, in nato kliknite Shrani.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×