Uporaba poteka dela s tremi stanji

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

S potekom dela s tremi stanji lahko sledite stanju elementa seznama prek treh stanj (faz). Z njim lahko upravljate poslovne procese, pri katerih morajo organizacije slediti velikemu številu težav ali elementov, na primer težavam pri podpori za uporabnike, informacijam o strankah ali projektnim opravilom. .

V tem članku

Kako deluje potek dela s tremi stanji?

Nastavljanje seznama za uporabo poteka dela s tremi stanji

Dodajanje poteka dela s tremi stanji na seznam

Začetek poteka dela s tremi stanji v elementu

Dokončanje opravila poteka dela v poteku dela s tremi stanji

Kako deluje potek dela s tremi stanji?

Potek dela s tremi stanji podpira poslovne procese, pri katerih morajo organizacije slediti stanju težave ali elementa prek treh različnih stanj in dveh prehodov med stanji. Pri vsakem prehodu med stanji potek dela osebi dodeli opravilo in ji pošlje e-poštno opozorilo o opravilu. Ko je opravilo dokončano, potek dela elementu posodobi stanje in nadaljuje na naslednje stanje. Potek dela s tremi stanji je načrtovan za delo s predlogo seznama Sledenje težavam, vendar ga je mogoče uporabiti z vsakim seznamom, ki je nastavljen, da lahko vsebuje stolpec Izbira s tremi ali več vrednostmi. Vrednosti v stolpcu Izbira služijo kot stanja, katerim potek dela sledi.

S potekom dela s tremi stanji lahko upravljate poslovne procese, pri katerih morajo organizacije slediti velikemu številu težav ali elementov, na primer težavam pri podpori uporabnikom, informacijam o strankah ali opravilom projekta. Zaposleni v manjšem podjetju za načrtovanje dogodkov lahko na primer uporabijo seznam sledenja težavam in prilagojen potek dela s tremi stanji, da upravljajo številna opravila, ki so povezana z dogodki, ki jih načrtujejo. Potek dela s tremi stanji sledi opravilom načrtovanja dogodkov prek treh stanj: Aktivno, Pripravljeno za pregled in Dokončano. Vsa opravila priprave dogodka, ki so vezana na določen dogodek, so združena na seznamu sledenja težavam, ki je ustvarjen za dogodek in označen kot Aktivno. Koordinator dogodka članom skupine dodeli posamezna opravila in nato v teh elementih začne potek dela s tremi stanji, da začne delo na opravilu dogodka.

Ko se potek dela začne, ustvari opravilo za določeno osebo. Ko član skupine prejme opravilo, on ali ona izvede delo potrebno za dokončanje opravila. To je lahko delo, ki se zgodi zunaj seznama ali mesta, kjer je seznam sledenja težavam. Če na primer član skupine prejme opravilo poteka dela za razvoj načrta oskrbe, se on ali ona obrne na gostinsko podjetje in sodeluje z njimi pri razvoju načrta. Ko je osnutek načrta oskrbe izdelan, član skupine označi njegovo ali njeno opravilo poteka dela kot dokončano. Na tej točki potek dela posodobi stanje opravila dogodka na seznamu sledenja težavam z Aktivno na Pripravljeno na pregled. Ustvari tudi drugo opravilo za koordinatorja dogodka in to je pregled načrta oskrbe. Ko koordinator dogodka pregleda in odobri načrt oskrbe, on ali ona označi opravilo poteka dela kot dokončano. Potek dela posodobi stanje opravila s Pripravljeno na pregled na Dokončano.

Udeleženec poteka dela lahko opravilo poteka dela v poteku dela s tremi stanji dokonča na dva različna načina. Lahko uredi opravilo poteka dela, da ga označi kot dokončanega, ali pa spremeni stanje elementa poteka dela na seznamu (če ima udeleženec dovoljenje za spreminjanje tega seznama). Če udeleženec ročno posodobi stanje elementa poteka dela na seznamu, je opravilo poteka dela dokončano. Če uredi opravilo poteka dela, da ga označi kot dokončano, je stanje elementa poteka dela na seznamu posodobljeno na Dokončano.

V tem primeru dejanja v poteku dela s tremi stanji sledijo procesu:

Grafikon s primerom poteka dela s tremi stanji

Na vrh strani

Nastavljanje seznama za uporabo poteka dela s tremi stanji

Preden lahko uporabite potek dela s tremi stanji, morate nastaviti seznam za uporabo v povezavi s potekom dela. Na seznamu morajo biti elementi, ki jim nameravate s potekom dela slediti ali jih upravljati. Predloga seznama Sledenje težavam je načrtovana za delo s potekom dela s tremi stanji, ustvarite pa lahko tudi seznam po meri za uporabo s poteki dela. Če ustvarite seznam po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji, morate zagotoviti, da je na seznamu vsaj en stolpec Izbira, v katerem so tri ali več izbirne vrednosti. Ko nastavite potek dela s tremi stanji za uporabo s seznamom, morate navesti stolpec Izbira, v katerem so vrednosti stanja, katerim bo potek dela sledil.

Ustvarjanje seznama sledenja težavam za uporabo s potekom dela s tremi stanji

Privzeto lahko potek dela s tremi stanji uporabite s seznami, ki jih ustvarite s predlogo seznama Sledenje težavam.

  1. Kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in na strani z vsebino celotnega mesta kliknite Ustvari.

    V večini primerov, lahko uporabite meni Dejanja mesta Slika gumba namesto da dokončate ta korak.

  1. Pod Sledenje kliknite Sledenje težavam.

    1. V polje ime vnesite ime za seznam. Zahtevan je ime seznama.

      Ime se prikaže na vrhu strani seznama, postane del spletni naslov strani seznama in se prikaže v krmarjenje elementi, ki pomaga uporabnikom, da poiščete in odprete na seznamu.

  2. V polje Opis vnesite opis namena, za katerega je bil seznam ustvarjen. Opis je izbiren.

  3. Če želite temu seznamu v vrstici hitrega zagona dodati povezavo, v razdelku Krmarjenje kliknite Da.

  4. Kliknite Ustvari.

Ustvarjanje seznama po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji

Če želite ustvariti seznam po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji, morate dodati vsaj en stolpec Izbira, v katerem so vrednosti stanja, ki jim bo potek dela sledil.

  1. Kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in na strani z vsebino celotnega mesta kliknite Ustvari.

    V večini primerov, lahko uporabite meni Dejanja mesta Slika gumba namesto da dokončate ta korak.

  1. Pod Seznami po meri kliknite Seznam po meri.

    1. V polje ime vnesite ime za seznam. Zahtevan je ime seznama.

      Ime se prikaže na vrhu strani seznama, postane del spletni naslov strani seznama in se prikaže v krmarjenje elementi, ki pomaga uporabnikom, da poiščete in odprete na seznamu.

  2. V polje Opis vnesite opis namena, za katerega je bil seznam ustvarjen. Opis je izbiren.

  3. Če želite temu seznamu v vrstici hitrega zagona dodati povezavo, v razdelku Krmarjenje kliknite Da.

  4. Kliknite Ustvari.

Prilagajanje seznama po meri za uporabo s potekom dela s tremi stanji

  1. Če seznam še ni odprt, v možnosti »Hitri zagon« kliknite njegovo ime.

    Če se ime seznama ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime svojega seznama.

  2. V meniju Nastavitve v meniju nastavitve kliknite Nastavitve seznama.

  3. Pod Stolpci kliknite Ustvari stolpec.

  4. V odseku Ime in vrsta pod Ime stolpca vnesite ime stolpca, ki ga želite uporabiti, da navedete vrednosti stanja za potek dela.

  5. Pod Vrsta informacij v stolpcu je potrdite Izbira (meni, iz katerega se izbira).

  6. V odseku Dodatne nastavitve stolpca pod Opis vnesite poljubni opis za stolpec.

  7. Pod Zahtevaj, da stolpec vsebuje informacije kliknite Da.

  8. V polje seznama pod Vsako izbiro vnesite v posamezno vrstico vnesite tri ali več izbirnih vrednosti, ki jih želite za ta stolpec.

    Te vrednosti bodo stanja za potek dela.

  9. Pod Prikaži izbire s potrdite Spustni meni ali Izbirni gumbi.

  10. Pod Omogoči možnosti »izpolnjevanja« kliknite Ne.

  11. Navedite, ali želite določeno privzeto vrednost za stolpec ali pa jo želite dodati v privzet pogled za seznam.

  12. Kliknite V redu .

Na vrh strani

Dodajanje poteka dela s tremi stanji na seznam

Potek dela s tremi stanji morate dodati na seznam, preden ga lahko uporabite v elementih na seznamu. Ko potek dela s tremi stanji dodate na seznam, navedite, kateri stolpec na seznamu ima vrednosti stanja, za katere želite, da jim potek dela sledi. Prav tako navedete informacije o tem, kaj želite, da se zgodi na vsaki od stopenj poteka dela. Navedete lahko na primer posameznike, katerim bi bilo treba dodeliti opravila in podrobnosti e-poštnih opozoril, ki jih prejmejo prejemniki opravil.

Če želite na seznam dodati potek dela, morate imeti dovoljenje za upravljanje seznamov.

  1. Odprite seznam, na katerega želite dodati potek dela s tremi stanji.

    1. V meniju Nastavitve v meniju nastavitve kliknite Nastavitve seznamaali kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki ga odprete.

      V knjižnici dokumentov kliknite na primer Nastavitve knjižnice dokumentov.

  2. V razdelku Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve poteka dela.

    Če so bili poteki dela že dodani na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine, vas ta korak vodi naravnost na stran za spreminjanje nastavitev poteka dela. Če želite priti na stran za dodajanje poteka dela, morate klikniti Dodaj potek dela. Če na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine ni bilo dodanih nobenih potekov dela, vas ta korak vodi naravnost na stran za dodajanje poteka dela.

  3. Na strani za spreminjanje nastavitev poteka dela kliknite Dodaj potek dela.

  4. Na strani za dodajanje poteka dela v odseku Potek dela pod Izberite predlogo poteka dela kliknite S tremi stanji.

  5. V odseku Ime vnesite enolično ime za potek dela.

  6. V odseku Seznam opravil navedite seznam opravil, ki ga želite uporabiti pri poteku dela.

    • Uporabite lahko privzeti seznam Opravila ali ustvarite novega. Če uporabite privzeti seznam Opravila, bodo sodelujoči v poteku dela lahko preprosto poiskali in si ogledali svoja opravila v poteku dela s pogledom Moja opravila na seznamu Opravila.

    • Ustvarite nov seznam opravil, če opravila za ta potek dela razkrivajo občutljive ali zaupne podatke, ki jih želite hraniti ločeno od splošnega seznama Opravila.

    • Ustvarite nov seznam opravil, če ima vaša organizacija veliko potekov dela ali pa je za poteke dela določenih veliko opravil. V tem primeru je morda priporočljivo ustvariti sezname opravil za vsak potek dela posebej.

  7. V odseku Seznam zgodovine izberite seznam zgodovine, ki ga želite uporabiti pri tem poteku dela. Seznam zgodovine prikazuje vse dogodke, do katerih pride med vsakim izvajanjem poteka dela.

    Uporabite lahko privzeti seznam Zgodovina ali ustvarite novega. Če ima vaša organizacija veliko potekov dela, je morda priporočljivo ustvariti ločen seznam zgodovine za vsak posamezen potek dela.

  8. V odseku Možnosti za začetek naredite nekaj od tega:

    • Če želite dovoliti ročni zagon poteka dela, potrdite potrditveno polje Preverjenemu uporabniku z dovoljenjem za urejanje elementov dovoli ročni zagon poteka dela. Če želite za zagon poteka dela zahtevati dodatna dovoljenja, potrdite potrditveno polje Če želite zagnati potek dela, potrebujete dovoljenja za upravljanje seznamov.

    • Če želite, da se potek dela začne samodejno, ko so ustvarjeni novi elementi, potrdite potrditveno polje Potek dela začni, ko je ustvarjen nov element.

  9. Kliknite Naprej.

  10. V odseku Stanja poteka dela pod Izberite polje »Izbira« izberite stolpec Izbira s seznama, ki ima vrednosti, katere želite uporabiti za stanja v poteku dela. Nato izberite vrednosti stolpca, ki jih želite za Začetno stanje, Vmesno stanje in Končno stanje poteka dela.

  11. V odsekih Določite, kaj naj se zgodi ob začetku poteka dela (možnosti za prvo opravilo v poteku dela) in Določite, kaj naj se zgodi, ko potek dela napreduje v vmesno stanje (možnosti za drugo opravilo v poteku dela), navedite te informacije:

    Podrobnosti opravila

Naslov opravila:

Vnesite vse informacije, ki jih želite dodati v naslov opravila. Če potrdite potrditveno polje Vključi polje seznama, so informacije o naslovu za element seznama dodane v sporočilo po meri.

Opis opravila:

Vnesite vse informacije, ki jih želite dodati v opis opravila. Če potrdite potrditveno polje Vključi polje seznama so informacije o naslovu dodane v sporočilo po meri. Če potrdite potrditveno polje Vstavi povezavo do elementa seznama, je povezava do elementa seznama dodana v opis.

Rok opravila:

Če želite navesti rok za opravilo, potrdite potrditveno polje Vključi polje seznama in nato s seznama, na katerem so želene informacije o roku izberite datumski stolpec.

Opravilo dodeljeno:

Če želite opravilo dodeliti osebi, ki je na seznamu, kliknite Vključi polje seznama in nato izberite stolpec s seznama, na katerem so želene informacije o uporabniku. Ko potek dela zaženete, je prvo opravilo dodeljeno osebi, katere ime je prikazano v stolpcu za element poteka dela.

Če želite dodeliti to opravilo v vse primerke poteka dela za osebo določite, kliknite po meri, in nato vnesete ali izberite ime osebe, ki ji želite dodeliti opravilo.

Podrobnosti e-poštnih sporočil

Potrdite potrditveno polje Pošlji e-poštno sporočilo, če želite, da udeleženci poteka dela prejmejo e-poštna opozorila o opravilih poteka dela.

Če želite zagotoviti, da udeleženci poteka dela prejmejo e-poštna opozorila o opravilih poteka dela, ko se poteki dela začnejo, se obrnite na skrbnika strežnika, da preverite ali je e-pošta omogočena za mesto.

Če želite

Vnesite ime osebe, kateri želite, da se pošlje e-poštno opozorilo o opravilu poteka dela. Potrdite potrditveno polje Vključi dodeljeno opravilo, če želite e-poštno opozorilo poslati lastniku opravila.

Zadeva

Vnesite vrstico zadeve, ki jo želite uporabiti za e-poštno opozorilo. Potrdite potrditveno polje Uporabi ime opravila, če želite ime opravila dodati v vrstico zadeve e-poštnega sporočila.

Telo

Vnesite informacije, ki jih želite prikazati v telesu sporočila e-poštnega opozorila. Če želite dodati povezavo do elementa seznama v sporočilu, potrdite potrditveno polje Vstavi povezavo do elementa seznama.

  1. Kliknite V redu .

Na vrh strani

Začetek poteka dela s tremi stanji v elementu

Potek dela s tremi stanji morate dodati na seznam, če ga želite dati na voljo za uporabo v elementih na temu seznamu.

Potek dela s tremi stanji lahko konfigurirate, da se samodejno začne, ko so na seznam dodani novi elementi. Lahko ga konfigurirate, da je uporabnikom z določenimi dovoljenji omogočeno, da ga začnejo ročno. Nekateri poteki dela omogočajo obe možnosti. Če želite v elementu seznama potek dela s tremi stanji ročno začeti, morate imeti dovoljenje za urejanje elementov za seznam. Nekateri poteki dela lahko zahtevajo, da imate dovoljenje za upravljanje seznamov.

Če želite zagotoviti, da udeleženci poteka dela prejemajo e-poštna opozorila in opomnike o opravilih poteka dela, ko začnete potek dela, pri skrbniku strežnika preverite, da je e-pošta omogočena za mesto.

  1. Odprite seznam, na katerem je element, v katerem želite začeti potek dela s tremi stanji.

  2. Pokažite na element, v katerem želite začeti potek dela. Kliknite puščico, ki se prikaže in nato kliknite Poteki dela.

    Opomba : Ukaz Poteki dela je na voljo samo takrat, ko je element na seznamu ali v knjižnici, ki ima vsaj en potek dela povezan z njim.

  3. Pod Začni nov potek dela kliknite ime poteka dela s tremi stanji, ki ga želite začeti.

    Potek dela se nemudoma začne.

Na vrh strani

Dokončanje opravila poteka dela v poteku dela s tremi stanji

Če želite dokončati opravilo poteka dela v poteku dela s tremi stanji, morate imeti vsaj dovoljenje za urejanje elementov, kjer so zapisana opravila potekov dela.

  1. Odprite seznam opravil za spletno stran, in nato izberite Moja opravila v meniju pogled , da najdete opravilo poteka dela.

    Opomba : Če v poteku dela ni uporabljen privzeti seznam Opravila, opravilo poteka dela morda ne bo prikazano na seznamu Opravila. Če želite poiskati opravilo poteka dela, odprite seznam ali knjižnico, kjer je shranjen element poteka dela. Pokažite na ime opravila, ki ga želite dokončati, kliknite puščico, ki se prikaže, in nato Poteki dela. Na strani s stanjem poteka dela v razdelku Odprti poteki dela kliknite ime poteka dela, v katerem sodelujete. V razdelku Opravila poiščite svoje opravilo poteka dela.

  2. Pokažite na ime opravila, ki ga želite dokončati, kliknite puščico, ki se prikaže, in nato Urejanje elementa.

  3. V obrazec, ki se prikaže, vnesite ali v njem izberite informacije, ki so potrebne za dokončanje opravila.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×