Uporaba poteka dela odobritve dispozicije

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Potek dela odobritve dispozicije je namenjen podpori zahtev upravljanja zapisov v organizaciji. Ta potek dela upravlja postopek zapadlosti in zadržanja dokumentov tako, da se udeleženci lahko odločijo, ali bodo zapadle dokumente in elemente zadržali ali izbrisali.

V tem članku

Kako deluje potek dela odobritve dispozicije?

Dodajanje ali spreminjanje poteka dela odobritve dispozicije za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine

Konfiguracija pravilnika o zapadlosti za uporabo poteka dela odobritve dispozicije

Začetek poteka dela odobritve dispozicije

Dokončanje opravila poteka dela odobritve dispozicije

Kako deluje potek dela odobritve dispozicije?

Potek dela odobritve dispozicije podpira postopka upravljanja zapisov in upravljanja dokumentov, tako da organizacijam ponudi način upravljanja in sledenja postopkov, pri čemer je potekla ali zastarela vsebina ocenjena in izbrisana. Uporabniki lahko ročno zaženejo potek dela odobritve dispozicije v posameznih dokumentih ali elementih. Če organizacije želijo več doslednosti pri upravljanju potekle vsebine, lahko potek dela odobritve dispozicije konfigurirajo, da bo delal v povezavi s funkcijo pravilnika o zapadlosti. Tako se bo potek dela zagnal samodejno, ko dokumenti ali elementi na mestu potečejo. Čeprav je potek dela odobritve dispozicije mogoče uporabiti za kateri koli seznam, knjižnico ali vrsto vsebine na mestu programa Microsoft Office SharePoint Server 2007, ga je mogoče uporabiti izrecno na mestu središča z zapisi, tako da podpira zahteve upravljanja zapisov in pravilnike zadržanja dokumentov v organizaciji.

Ko je potek dela odobritve dispozicije zagnan, ustvari opravila poteka dela odobritve dispozicije za določene dokumente in elemente na seznamu opravil za potek dela. Ta opravila niso dodeljena določenim posameznikom, ampak so zapisana na seznamu opravil za potek dela. Posamezniki z dovoljenjem dostopa do tega seznama opravil (na primer upravitelji zapisov) lahko odprejo seznam opravil in ta opravila dokončajo, tako da odobrijo ali zavrnejo izbris elementov. Ker je verjetno, da bo potek dela odobritve dispozicije ustvaril veliko število opravil odobritve dispozicije, še posebej, če je konfiguriran tako, da se samodejno zažene ob poteku elementov, potek dela odobritve dispozicije ponuja podporo za dokončanje skupine opravil. Tako lahko upravitelji zapisov ali drugi pooblaščeni posamezniki v enem koraku obdelajo veliko število elementov, namenjenih za izbris.

Na vrh strani

Dodajanje ali spreminjanje poteka dela odobritve dispozicije za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine

Preden je potek dela mogoče uporabiti, ga je treba dodati na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine, tako da bo na voljo za dokumente ali elemente na določenem mestu. Če potek dela želite dodati na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine, potrebujete dovoljenje za upravljanje seznamov. V večni primerov to opravijo skrbniki mest ali posamezniki, ki upravljajo določene sezname ali knjižnice. Razpoložljivost poteka dela na mestu se razlikuje, odvisno od tega, kje je dodan:

  • Če dodate potek dela neposredno na seznam ali v knjižnico, bo ta na voljo samo za elemente tega seznama ali knjižnice.

  • Če dodate potek dela na vrsto vsebine seznama (primerek vrste vsebine mesta, ki je dodan določenemu seznamu ali knjižnici), bo na voljo samo za elemente te vrste vsebine na določenem seznamu ali v knjižnici, s katero je ta vrsta vsebine povezana.

  • Če dodate potek dela vrsti vsebine mesta, bo ta potek dela na voljo za elemente te vrste vsebine na vsakem seznamu ali knjižnici, kateri je bil dodan primerek te vrste vsebine mesta. Če želite, da bo potek dela široko dostopen v seznamih ali knjižnicah v zbirki mest za elemente določne vrste vsebine, je najbolje, da ta potek dela dodate neposredno v vrsto vsebine mesta.

Dodajanje ali spreminjanje poteka dela odobritve dispozicije

Če želite potek dela odobritve dispozicije dodati na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine ali želite spremeniti potek dela odobritve dispozicije, ki je že povezan s seznamom, knjižnico ali vrsto vsebine, prav tako sledite tem korakom.

  1. Če želite odpreti stran »Dodajanje poteka dela« za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, kateri potek dela želite dodati, naredite nekaj od tega.

Za seznam ali knjižnico

  1. Odprite seznam ali knjižnico, kateri želite dodati potek dela.

    1. V meniju Nastavitve v meniju nastavitve kliknite Nastavitve seznamaali kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki ga odprete.

      V knjižnici dokumentov na primer kliknite Nastavitve knjižnice dokumentov.

  2. Pod Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve poteka dela.

Za vrsto vsebine seznama

  1. Odprite seznam ali knjižnico s primerkom vrste vsebine seznama, kateri želite dodati potek dela.

    1. V meniju Nastavitve v meniju nastavitve kliknite Nastavitve seznamaali kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki ga odprete.

      V knjižnici dokumentov kliknite na primer Nastavitve knjižnice dokumentov.

  2. Pod Vrste vsebine kliknite ime vrste vsebine, ki ji želite dodati potek dela.

    Opomba : Če seznam ali knjižnica ni nastavljena tako, da omogoča več vrst vsebine, odsek Vrste vsebine ni prikazan na strani za prilagoditev seznama ali knjižnice.

  3. Pod nastavitve kliknite Nastavitve poteka dela.

Za vrsto vsebine mesta

  1. Na na domači strani zbirke mesta, v meniju Dejanja mesta Slika gumba pokažite na Nastavitve mestain nato kliknite Spremeni vse nastavitve mesta.

  2. Pod Galerije kliknite Vrste vsebine mest.

  3. Kliknite ime vrste vsebine mesta, ki ji želite dodati potek dela, in nato Nastavitve poteka dela.

Če so poteki dela temu seznamu, knjižnici ali vrsti vsebine že dodani, se boste v tem koraku premaknili neposredno na stran »Spremeni nastavitve poteka dela«. Če se želite premakniti na stran »Dodajanje poteka dela«, kliknite Dodaj potek dela. Če poteki dela temu seznamu, knjižnici ali vrsti vsebini niso bili dodani, se boste v tem koraku premaknili neposredno na stran »Dodajanje poteka dela«.

  1. Na strani »Dodajanje poteka dela« v odseku Potek dela kliknite predlogo poteka dela Odobritev dispozicije.

  2. V odsek Ime vnesite enolično ime za potek dela.

  3. V odseku Seznam opravil navedite seznam opravil, ki ga želite uporabiti za ta potek dela.

    Opombe : 

    1. Uporabite lahko privzet seznam opravil ali ustvarite novega. Če uporabite privzet seznam opravil, lahko udeleženi poteka dela preprosto najdejo svoja opravila poteka dela in si jih ogledajo, tako da uporabijo pogled seznama opravil Moja opravila.

    2. Če opravila za ta potek dela vključujejo ali odkrivajo občutljive ali zaupne podatke, ki jih želite ločiti od splošnega seznama opravil, ustvarite nov seznam opravil.

    3. Ko ustvarjate seznam opravil za potek dela odobritve dispozicije, je priporočljivo, da dovoljenja za ta seznam omejite na posameznike v organizaciji, ki so pooblaščeni za odobritev izbrisa elementov, na primer upravitelje seznamov.

    4. Če organizacija uporablja veliko potekov dela ali poteki dela vključujejo veliko opravil, ustvarite nov seznam opravil. V tem primeru je priporočljivo, da ustvarite sezname opravil za vsak posamezen potek dela.

  4. V odseku Seznam zgodovine izberite seznam zgodovine, ki ga želite uporabiti za ta potek dela. Seznam zgodovine prikazuje vse dogodke med določenimi primerki poteka dela.

    Uporabite lahko privzet seznam zgodovine ali ustvarite novega. Če vaša organizacija uporablja več potekov dela, je priporočljivo, da za posamezne poteke dela ustvarite ločene sezname zgodovine.

  5. V odseku Možnosti zagona navedite, kako, kdaj ali kdo lahko zažene potek dela.

    Opombe : 

    1. Določenih možnosti morda ne bo na voljo, če jih ne podpira izbrana predloga poteka dela.

    2. Možnost Zaženi ta potek dela za odobritev objave večje različice elementa je na voljo samo, če je za knjižnico omogočena podpora za večje in manjše različice ali če je predlogo poteka dela, ki ste jo izbrali, mogoče uporabiti za odobritev vsebine.

  6. Če dodajate ta potek dela v vrsto vsebine mesta, navedite, ali ga želite dodati vsem vrstam vsebine, ki dedujejo po tej vrsti vsebine v odseku Posodobi seznam in vrste vsebine mesta.

    Opomba : Odsek Posodobi seznam in vrste vsebine mesta je na strani »Dodajanje poteka dela« prikazan samo za vrste vsebine mesta.

  7. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Konfiguriranje pravilnika o zapadlosti za uporabo poteka dela odobritve dispozicije

Če želite, da se bo potek dela odobritve dispozicije samodejno zagnal, ko dokumenti ali elementi potečejo, v pravilniku za upravljanje informacij konfigurirajte pravilnik o zapadlosti za ustrezen seznam, knjižnico ali vrsto vsebine.

  1. Če ga imate niste storili, dodajte potek dela odobritve dispozicije na seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, za katero konfigurirate pravilnika o zapadlosti.

  2. Če želite odpreti stran »Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij« za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, naredite nekaj od tega:

Za seznam ali knjižnico

  1. Odprite seznam ali knjižnico, za katero želite konfigurirati pravilnik o zapadlosti.

    1. V meniju Nastavitve v meniju nastavitve kliknite Nastavitve seznamaali kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki ga odprete.

      V knjižnici dokumentov kliknite na primer Nastavitve knjižnice dokumentov.

  2. Pod Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

Za vrsto vsebine seznama

  1. Odprite seznam ali knjižnico s primerkom vrste vsebine seznama, za katerega želite konfigurirati pravilnik o zapadlosti.

    1. V meniju Nastavitve v meniju nastavitve kliknite Nastavitve seznamaali kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki ga odprete.

      V knjižnici dokumentov kliknite na primer Nastavitve knjižnice dokumentov.

  2. Pod Vrste vsebine kliknite ime vrste vsebine, ki ji želite dodati potek dela.

    Če seznam ali knjižnica ni nastavljena tako, da bi dovolila več vrst vsebine, na strani »Prilagajanje« ne bo prikazan odsek Vrste vsebine za seznam ali knjižnico.

  3. Pod nastavitve kliknite Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

Za vrsto vsebine mesta

  1. Na na domači strani zbirke mesta, v meniju Dejanja mesta Slika gumba pokažite na Nastavitve mestain nato kliknite Spremeni vse nastavitve mesta.

  2. Pod Galerije kliknite Vrste vsebine mest.

  3. Kliknite ime vrste vsebine mesta, za katero želite konfigurirati pravilnik o zapadlosti, in nato Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.

Če želite konfigurirati pravilnik o zapadlosti za seznam ali knjižnico in ta seznam ali knjižnica podpira upravljanje več vrst vsebine, izberite vrsto vsebine, za katero želite navesti pravilnik za upravljanje informacij, in kliknite V redu.

  1. V odseku Določi pravilnik kliknite Določi pravilnik.

  2. Kliknite V redu.

  3. Na strani »Urejanje pravilnika« v odseku Ime in skrbniški opis vnesite kratek opis pravilnika, ki ga ustvarjate.

    Opomba : Imena je mogoče navesti samo za pravilnike za upravljanje informacij, ki so navedeni na seznamu »Pravilniki zbirke mest«.

  4. V odsek Izjava pravilnika za uporabnike vnesite opisno izjavo z razlago o namenu pravilnika. Izjava je prikazana, ko uporabniki odprejo dokumente ali elemente, za katere velja pravilnik. V razlagi navedite, katere funkcije pravilnika uporabiti za vsebino ali druge pomembne informacije glede obravnavanja vsebine. Izjava pravilnika lahko obsega 512 znakov.

  5. Če za dokumente ali elemente, za katere velja pravilnik, želite navesti obdobje zadržanja, kliknite Omogoči zapadlost in navedite obdobje zadržanja in dejanja po poteku elementov.

  6. Če želite navesti, kdaj naj dokumenti ali elementi potečejo, izberite možnost obdobja zadržanja. Naredite nekaj od tega:

    1. Če želite nastaviti datum poteka, ki temelji na lastnosti datuma, kliknite Časovno obdobje, ki temelji na lastnostih elementa ter izberite dejanje dokumenta ali elementa (na primer Ustvarjeno ali Spremenjeno) in koliko časa naj poteče po tem dejanju (na primer število dni, mesecev ali let), da bo element potekel.

    2. Če za določitev zapadlosti želite uporabiti potek dela ali formulo zadržanja po meri, kliknite Nastavi programsko.

  7. Pod Ko element poteče navedite, kaj naj se zgodi, ko dokument ali element poteče. Če za dokument ali element želite zagnati potek dela odobritve dispozicije, kliknite Začni ta potek dela in izberete ime želenega poteka dela odobritve dispozicije.

  8. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Zagon poteka dela odobritve dispozicije

V številnih primerih je potek dela odobritve dispozicije nastavljen tako, da se zažene samodejno, ko element poteče. Če je potek dela odobritve dispozicije konfiguriran, da uporabnikom dovoljuje ročni zagon, ga je mogoče zagnati za dokument ali knjižnico neposredno v knjižnici ali seznamu, kjer je shranjen. Če potek dela želite zagnati, potrebujete vsaj dovoljenje za urejanje elementov. Za zagon nekaterih potekov dela je potrebno tudi dovoljenje za upravljanje seznamov.

  1. Če seznam ali knjižnica še ni odprta, kliknite njeno ime v podoknu »Hitri zagon«.

    Če se ime seznama ali knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime svojega seznama ali svoje knjižnice.

  2. Pokažite na ime dokumenta ali elementa, za katerega želite zagnati potek dela, kliknite puščico, ki se pojavi, in nato Poteki dela.

  3. Pod Začni nov potek dela kliknite ime poteka dela odobritve dispozicije, ki ga želite zagnati.

    Potek dela odobritve dispozicije se zažene takoj in na seznamu opravil za potek dela ustvari opravilo odobritve dispozicije.

Na vrh strani

Dokončanje opravila poteka dela odobritve dispozicije

Potek dela odobritve dispozicije je načrtovan tako, da za dokumente ali elemente ustvari opravila odobritve dispozicije. Ta opravila niso dodeljena določenim posameznikom, ampak so zapisana na seznamu opravil za potek dela. Posamezniki z dovoljenjem dostopa do tega seznama opravil (na primer upravitelji zapisov) lahko odprejo seznam opravil in ta opravila dokončajo, tako da odobrijo ali zavrnejo izbris elementov.

Opravila poteka dela odobritve dispozicije je mogoče dokončati posamezno ali kot skupino. Ker je verjetno, da bo potek dela odobritve dispozicije ustvaril veliko število opravil poteka dela hkrati, si boste olajšali delo, če boste opravila poteka dela obdelali kot skupino.

Dokončanje posameznega opravila poteka dela odobritve dispozicije

  1. Premaknite se na seznam opravil za mesto in poiščite opravilo odobritve dispozicije, ki ga želite dokončati.

    Opomba : Če potek dela ne uporablja privzetega seznama opravil, opravilo poteka dela morda ne bo prikazano na seznamu opravil. Če želite poiskati opravila poteka dela, se premaknite na seznam ali knjižnico, kjer je shranjen element poteka. Pokažite na želen element, kliknite puščico, ki se pojavi, in nato Poteki dela. Na strani »Stanje poteka dela« pod Opravila kliknite povezavo do seznama opravil za potek dela.

  2. Pokažite ne ime opravila, ki ga želite dokončati, kliknite puščico, ki se pojavi, in nato Urejanje elementa.

  3. Če si želite ogledati element, ki so bile poslane dispozicije, kliknite povezavo ob možnosti to opravilo poteka dela se nanaša na.

  4. Pod Dispozicija naredite nekaj od tega:

    • Če element želite izbrisati, kliknite Izbrišite element in navedite, ali v dnevniku nadzora želite ohraniti kopijo metapodatkov elementa.

    • Če element želite ohraniti, kliknite Elementa ne izbrišite.

  5. Pod komentarji vnesite morebitne komentarje o dejanju.

  6. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Dokončanje več opravil poteka dela odobritve dispozicije hkrati

  1. Odprite seznam opravil za potek dela odobritve dispozicije, za katerega želite dokončati več opravil hkrati.

    Opomba : Če potek dela ne uporablja privzetega seznama opravil, opravilo poteka dela morda ne bo prikazano na seznamu opravil. Če želite najti opravila poteka dela, se premaknite na seznam ali knjižnico, kjer je shranjen element poteka. Pokažite na želen element, kliknite puščico, ki se pojavi, in nato Poteki dela. Na strani »Stanje poteka dela« pod Opravila kliknite povezavo do seznama opravil za potek dela.

  2. Na seznamu opravil poteka dela v meniju dejanja Slika menija kliknite proces vsa opravila.

  3. V odseku Izbor skupine opravil izberite vrsto opravila, ki ga želite urediti v skupini.

  4. Če ste za prikaz podmnožice opravil odobritve dispozicije na seznamu opravil uporabili filtre, v odseku Informacije o opravilu potrdite, da ste filtrirali želena opravila.

  5. Kliknite V redu.

  6. Pod Dispozicija naredite nekaj od tega:

    • Če želite potrditi elemente za dispozicijo, kliknite Izbrišite elemente. Če želite ohraniti kopije metapodatkov o elementih, potrdite potrditveno polje V nadzornem dnevniku ohranite kopije metapodatkov elementov.

    • Če želite zavrniti elemente za dispozicijo, kliknite Elementov ne izbrišite.

  7. Pod Komentarji vnesite morebitne komentarje o dejanjih dispozicije.

  8. Kliknite V redu.

  9. Postopek uspešno dokončana stran vas obvešča, da izbrana opravila so bila načrtovana za processsing, in ko boste prejeli e-poštno potrdilo opravila, ki so bili obdelani. Privzeto opravila, ki so obdelana nightly, čeprav skrbnik strežnika lahko spremenite te nastavitve. Kliknite v redu.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×