Uporaba poročil in grafikonov v programu Business Contact Manager

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Poročilo je odlično orodje za pridobivanje vpogled v računi, poslovni stiki, kupci, priložnosti, poslovnih projektov in trženjske dejavnosti. Lahko odprete številne privzetega poročila v Business Contact Manager za Outlookin spremenite, shranite, posodobiti, in znova uporabite skoraj neomejeno število dodatnih poročil.

V tem članku so opisane funkcije poročila v Business Contact Manager za Outlook, in kako lahko delate s poročili, jih prilagodite, in jih uporabite za zagon dejavnosti drugih podjetja.

Kaj želite narediti?

Odpiranje in spreminjanje poročila

Shranjevanje, Osveži ali tiskanje odprto poročilo

Ustvarjanje grafikona iz poročila

Izvoz poročila v Excel ali drug program za analizo

Začetek dejavnosti trženja iz poročila

Odpiranje poročila s pripomočka

Oglejte si seznam standardna poročila

Odpiranje in spreminjanje poročila

Business Contact Manager za Outlook ponuja veliko vnaprej določenih poročilih. Če ne vidite, kaj vse potrebujete, lahko odprete poročilo, ki je podobna in ga nato spremenite po potrebi. Prav tako lahko shranite prilagojenih poročil za pozneje znova uporabiti.

Odpiranje poročila

  1. Na traku kliknite poročila izberite razpoložljivih poročil, ki so združeni po svojih povezanih delovnih prostorov: Upravljanje stikov, prodaje, trženjaali Poslovni projekti. Odpiranje skupine so poročila, ki so spremenili in shranili.

    Zavihek »Poročila« na traku

  2. Če želite odpreti vnaprej določeno poročilo, kliknite gumb za vrsto poročila, ki ga želite prikazati, in nato kliknite ime poročila na seznamu.

  3. Če želite odpreti spremenjeno poročilo, ki ste ga shranili, kliknite Shranjena poročila, v pogovornem oknu Odpiranje shranjenih poročil kliknite ime poročila in nato kliknite Odpri.

Namig : Če niste prepričani, kateri skupina ali kategorija vsebuje poročilo, ki jo iščete, si oglejte seznam standardna poročila.

Za pomoč pri spreminjanju poročila, glejte Spreminjanje poročila, da bo veliko uporabnejši.

Na vrh strani

Spreminjanje poročila

Imate veliko nadzor nad videz poročil v Business Contact Manager za Outlook.

V tem razdelku

Spremenite postavitev poročila

Spremeni poročilo, da bo bolj uporabne

Spreminjanje postavitve poročila

Postavite ali videz poročila lahko spremenite na več načinov. Spodaj navedene načine lahko uporabite ločeno ali v kombinaciji, vrstni red narejenih sprememb pa ni pomemben.

  • Uporaba podokna prilagajanje poročila    Na traku v skupini postavitev , kliknite eno od možnosti, če želite odpreti Podokno za prilagajanje poročila:

    • Izberi stolpec. Če želite izbrati stolpce, ki bodo prikazani, kliknite ta gumb in nato znak + (plus), da razširite seznam in si ogledate vse elemente na njem. Možnosti, ki so na voljo, se različne glede na poročilo, ki ga spreminjate. Potrdite polja ob stolpcih, ki jih želite prikazati, in počistite polja ob elementih, ki jih ne želite prikazati v poročilu.

    • Glava in noga. Če želite v poročilo dodati glavo ali nogo oziroma poročilu dodati opombe, kliknite ta gumb in nato potrdite polja ter vnesite informacije za stolpce, ki jih želite prikazati. Počistite polja ob stolpcih, ki jih ne želite prikazati v poročilu.

    • Pisave. Če želite spremenite način prikaza pisav in števil, kliknite Pisave. Kliknite možnosti, ki jih želite spremeniti, in jih po potrebi posodobite. Pisavo lahko spremenite v telesu poročila, v oznakah za vrstice in stolpce ter v številskih poljih za skupne in delne vsote.

  • Uporaba kontrolnikov za razvrščanje in filtriranje     Na traku v skupini Razvrsti in Filtriraj naredite nekaj od tega:

    • Filter. Lahko omejite rezultate, ki so prikazani v poročilu s filtriranjem poročilo. Več informacij o filtriranju poročila, glejte filtriranje zapisov v programu Business Contact Manager.

    • Naraščajoče ali Padajoče . Kliknite eno od teh možnosti, da spremenite vrstni red razvrščanja zapisov v poročilu. Seznami so privzeto razvrščeni v abecednem vrstnem redu po primarnem polju v poročilu. V poročilu, imenovanem »Poslovni stiki po kupcu«, je seznam na primer prvotno razvrščen po imenu kupca. Pod imenom kupca je vsak poslovni stik, ki je povezan s kupcem, prikazan v abecednem vrstnem redu.

      Namig : Imena, ki so prikazani tako, da informacije v polje s Polnim imenom . Če v polnem imenu vključite naslovi, naslovi so vključeni v Razvrsti. Na primer polno ime, ki bi se SR Carlos Lacerda na seznamu v razdelku S.

  • Spreminjanje vrstnega reda stolpcev     Spreminjanje vrstnega reda stolpcev v poročilu, preprosto kliknite ime stolpca in jo povlecite na želeno mesto.

  • Razvrščanje elementov v sekundarnem podatkovno polje    Če želite spremeniti vrstni red besedila ali števil v sekundarnem polja, kliknite ime polja v poročilu. V poročilu z naslovom Poslovnih stikov z računom, lahko kliknete stolpec Ime poslovnih stikov , da znova razvrstiti imena naštetih poslovnimi stiki pod vsako ime računa v obratnem abecednem vrstnem redu. Kliknite naslov stolpca še enkrat, če želite obnoviti izvirno vrstnem redu. Prav tako, če kliknete ime stolpca naslov - ZIP seznama poslovnih stikov pod vsako ime računa se uporabi v obratnem številskem vrstnem redu.

  • Strnjevanje ali razširjanje skupine v sekundarnem podatkovno polje     Kliknite (minus) znak na katero koli vrstico poročilo Strni vse podmape elementov in prikažete le prva vrstica vnos v poročilu. Na primer v poročilu z naslovom Poslovnih stikov z računom, lahko kliknete - (minus) znak tako, da ime računa, ki ga želite skriti seznam povezanih poslovnih stikov. Kar pomeni, da je seznam strnjeno, (znak minus) se spremeni v + (plus) znak. Ta funkcija je lahko uporabno, če želite zmanjšati velikost in zapletenost poročila. Če želite razširiti skupino, kliknite + pozitiven znak.

Na vrh strani

Spreminjanje poročila za izboljšanje njegove uporabnosti

Poročila lahko spremenite na več načinov in tako izboljšate njihovo uporabnost zase ali sodelavce.

  • Filtrirajte rezultate    Ko odprete poročilo, uporabite preprost in naprednih filtrov izključiti določene zapise iz poročila. Filtriranje rezultatov poročila lahko uporabite različne opravila. Na primer poročilo o možnih strank, ki je filtrirano tako, da mesto je odlična osnova za neposredne pošte tržno kampanjo o dogodku, da načrtujete v območju. Če želite več informacij o filtriranju, glejte filtriranje zapisov v programu Business Contact Manager.

  • Spreminjanje videza    Posodobite videz poročil z informacijami v spremeni postavitev poročila

  • Prilagoditve podatkov    Preden odprete tudi poročila, ga lahko uporabite pomembnih spremembah, z prilagoditve, na primer uporabniško določenih polj ali spremembe privzetih vnosov v različnih seznamov. Dodajanje uporabniško določenimi polji vodite obrazec, na primer snemanje industriji določene zahtevane informacije in ustvarjanje poročil. Spreminjanje možnosti, ki so na voljo na seznamu in te možnosti postanejo stolpce s podatki v naslednji poročila.

Če želite več informacij o urejanju vrednosti na seznamih, si oglejte Ustvarjanje in prilagajanje vrst zapisov in seznamov.

Opomba : Če uporabniško določeno polje, ki ste jih dodali v poročilu, je izbrisan iz vašega zbirka podatkov Business Contact Manager, shranjenega poročila ne bodo prikazani podatki iz polja izbrisane. Če izvozite poročilo s podatki v Excelu, preden je izbrisan polja, ta poročila, se ne vpliva.

Na vrh strani

Popravljanje napak v podatkih v poročilu

Pri pregledu poročila boste morda opazili napake, ki jih boste želeli odpraviti. Opazite lahko na primer, da je bil poslovni stik povezan z napačnim kupcem. Te vrste napake ne morete odpraviti v poročilu, ampak v posameznih zapisih.

Če želite odpraviti napako v tem primeru, odprite kartoteko poslovnih stikov in na splošni strani kartoteke v polje Povezan kupec vnesite pravilnega kupca. Če se nato vrnete v poročilo in v skupini Dejanja kliknete Osveži, bo poročilo pravilno.

Na vrh strani

Shranjevanje, osveževanje ali tiskanje odprtega poročila

Ko pregledate poročilo, boste verjetno želeli shraniti spremembe, ki ste jih naredili v njem, posodobiti podatke ali ga natisniti. Začnite z odprtim poročilom in dokončajte katerega koli od spodnjih dejanj.

Shranjevanje spremenjenega poročila

Je ni treba shranjevati poročila, ki niso spremenjeni, ker je na voljo na zavihku »poročila« na traku. Shranjena poročila so shranjeni v zbirki podatkov Business Contact Manager za Outlook .

  1. Na traku kliknite Poročila, izberite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.

  2. Prilagodite poročilo, kot je opisano v Open in spremeniti poročilo.

  3. Na traku v skupini Dejanja kliknite Shrani kot.

  4. V pogovornem oknu Shrani kot, ki se odpre, vnesite ime poročila in kliknite V redu.

Če želite odpreti prilagojeno poročilo, kliknite Shranjena poročila.

Namig : Poročilo, ki je shranjena v isto kategorijo kot poročilo, ki ga spremeniti tako, da ustvarite shranjenega poročila.

Osveževanje podatkov poročilu

Podatki v poročilu so osveženi vsakič, ko odprete shranjeno poročilo. Posodobite pa jih lahko tudi po potrebi.

  1. Na traku kliknite Poročila, izberite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.

  2. Na traku v skupini Dejanja kliknite Osveži.

Tiskanje poročila

  1. Na traku kliknite Poročila, izberite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.

  2. Na traku v skupini Dejanja kliknite Natisni.

Na vrh strani

Ustvarjanje grafikona iz poročila

Večina poročil v programu Business Contact Manager za Outlook in iz poročila po meri, ki ste ga ustvarili iz poročila, lahko ustvarite grafikon. Poročila, ki so lahko prikazani v obliki grafikona prikaže aktivni grafikon gumb ( chart button ), na traku. Poročila, ki nimajo podatkov ni mogoče ogledati kot grafikoni.

  1. Odprite poročilo, ki si ga želite ogledati v obliki grafikona.

  2. Na traku v skupini Pokaži kliknite Grafikon. Če je grafikon preširok za prikaz na zaslonu, se pod grafikonom prikaže vodoravni drsni trak.

    Namig : Če želite ustvariti bolj zapletene grafikone, izvozite poročilo podatke v Excel in z njim ustvarite grafikon. Če želite več informacij o izvažanju podatkov poročila v Excel, glejte izvoz poročila v Excel ali drug program za analizo.

chart example

  1. Za prilagajanje grafikonov uporabite kontrolnike v skupini Grafikon na traku.

  2. Oznake     Kliknite nalepke za dodajanje ali odstranjevanje naslovov osi in legende.

  3. Vrednosti     Kliknite vrednosti , izberite podatke, ki jih želite prikazati v poročilu. V grafikonu za možnosti, ki jih vir, lahko prikažete Število priložnosti    ali prihodki podatkov.

  4. Pričakovano    in skupno    potrdite potrditvena polja, če želite grafikonu, da prikažete dejanske prihodke, pričakovani prihodek ali oboje.

    Opomba : Potrditvena polja niso na voljo v vseh grafikona.

Na vrh strani

Izvoz poročila v Excel ali drug program za analizo

Izvozite lahko preprosto Business Contact Manager za Outlook poročilo v Microsoft Excel ali drug program za razširjeno analizo. Izvoz podatkov poročila s programom, ki niso Excel, začnite tako, da izvozite podatke v Excel. V Excelu, lahko nato shranite podatke v obliki zapisa datoteke, ki lahko odprete v drug program. Na primer Excelove datoteke, shranjene v obliki zapisa datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv) je mogoče odpreti v različnih programih.

Naredite nekaj od tega:

Poročilo shranite kot Excelovo datoteko v računalniku   

  1. Odprite poročilo, ki ga želite izvoziti v Excel.

  2. Na traku v skupini Dejanja kliknite Izvozi v Excel. Poročilo se odpre v Excelu.

  3. V Excelu kliknite gumb Shrani, da odprete pogovorno okno Shrani kot. V tem oknu lahko izbirate med več kot 20 oblikami zapisa datoteke za shranjevanje poročila.

E-pošta poročilo kot prilogo Excelove datoteke   

  1. Odprite poročilo, ki ga želite poslati kot e-poštno prilogo.

  2. Na traku v skupini Dejanja kliknite Pošlji po e-pošti. Odpre se obrazec za Outlookovo e-poštno sporočilo, v katerem je poročilo priloženo kot Excelova datoteka (v obliki zapisa.xlsx).

  3. Izpolnite vrstici Za in Zadeva, vnesite sporočilo (izbirno) in kliknite Pošlji.

Na vrh strani

Zagon trženjske dejavnosti iz poročila

Uporabite poročilo, ki vsebuje naslove, telefonske številke ali e-poštne naslove kupci, poslovni stiki ali vodi v vrstici za zagon dejavnosti trženja v Business Contact Manager za Outlook.

  1. Odprite poročilo, ki ga želite uporabiti kot podlago trženjske dejavnosti.

  2. Pritisnite tipki CTRL+A, da označite vse zapise na seznamu.

  3. Na traku v skupini Komuniciraj kliknite Nov seznam klicev, Množična e-pošta ali Tiskanje neposredne pošte in nato Vsi prejemniki ali Izbrani prejemniki.

  4. V obrazcu trženjske dejavnosti, ki se odpre, ustvarite seznam prejemnikov za dejavnosti in vsebino.

    Več informacij o ustvarjanju seznama klicev, glejte Ustvarjanje in uporaba Call seznami v programu Business Contact Manager. Več informacij o ustvarjanju drugih dejavnosti trženja, si oglejte trženje izdelkov in storitev v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani

Odpiranje poročila iz pripomočka

Če želite odpreti poročilo pripomoček, kliknite ikono poročila v pripomoček. Poročila, ki se odpre s pripomočki delujejo podobno kot poročila, ki se odpre na traku.

Za več informacij o pripomočkih si oglejte Uporaba pripomočkov v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani

Ogled seznama standardnih poročil

Na spodnjem seznamu standardna poročila, ki so na voljo v Business Contact Manager za Outlook so organizirane na podlagi vrsto zapisa.

Namig : Večina poročila lahko pretvorijo v grafikonu, kot je opisano v ustvarjanje grafikona iz poročila.

Račun poročila    

  • Kupci po »Dodeljeno«

  • Kupci po mestu

  • Kupci po zvezni državi/provinci

  • Kupci po poštni številki

  • Kupci po prodajnem področju

  • Kupci po kategoriji

  • Kupci po oceni

  • Kupci po stanju plačila

  • Kupci po viru

  • Povzetek dejavnosti kupca

  • Dejavnost po kupcu

  • Nedejavni kupci

  • Seznam hitrih kupcev

Poslovni stik poročila    

  • Poslovni stiki po kupcu

  • Poslovni stiki po »Dodeljeno«

  • Poslovni stiki po mestu

  • Poslovni stiki po zvezni državi/provinci

  • Poslovni stiki po poštni številki

  • Poslovni stiki po kategoriji

  • Poslovni stiki po oceni

  • Poslovni stiki po stanju plačila

  • Poslovni stiki po viru

  • Poslovni stiki po obletnici

  • Poslovni stiki po rojstnem dnevu

  • Povzetek dejavnosti poslovnih stikov

  • Dejavnost po poslovnem stiku

  • Nedejavni poslovni stiki

  • Seznam hitrih poslovnih stikov

Vodilni poročila

  • Možne stranke po »Dodeljeno«

  • Možne stranke po »Dodeljeno« in po oceni

  • Možne stranke po oceni

Poročila o priložnosti

  • Priložnosti po izdelku ali servisnem artiklu

  • Priložnosti po »Dodeljeno«

  • Priložnosti po viru

  • Priložnosti po kupcu

  • Priložnosti po poslovnem stiku

  • Zapadle priložnosti

  • Lijak prodaje

  • Prodajni cevovod

  • Dejavnost po priložnosti

Druga poročila o prodaji

  • Najboljše stranke po prihodku: kupci

  • Najboljše stranke po prihodku: poslovni stiki

  • Najboljši izdelki: izdelki, ki se najbolje prodajajo

  • Najboljši izdelki: najbolj donosni izdelki

  • Najboljši izdelki: izdelki z najvišjo maržo

  • Najboljši posredniki: po količini možnih strank

  • Najboljši posredniki: po skupni prodaji

  • Neaktivne stranke: v zadnjih 30 dnevih

  • Neaktivne stranke: v zadnjih 90 dnevih

  • Neaktivne stranke: v zadnjih 180 dnevih

  • Neaktivne stranke: v zadnjih 365 dnevih

Poročila o trženju

  • Priložnosti po trženjski dejavnosti

  • Poslovni stiki po trženjski dejavnosti

  • Kupci po trženjski dejavnosti

  • Trženjske dejavnosti po akciji

  • Trženjske dejavnosti po vrsti

  • Dnevniki klicev po seznamu klicev

Poslovni projekt poročila

  • Poslovni projekti – vsi

  • Poslovni projekti – prihodnji rok

  • Poslovni projekti – zapadli

  • Poslovni projekti po stanju

  • Poslovni projekti po roku

  • Poslovni projekti po »Dodeljeno«

  • Poslovni projekti po vrsti

  • Poslovni projekti po prioriteti

  • Poslovni projekti po kupcu

  • Poslovni projekti po poslovnem stiku

  • Projektna opravila – vsa

  • Projektna opravila – prihodnji rok

  • Projektna opravila – zapadla

  • Projektna opravila po projektu

  • Projektna opravila po »Dodeljeno«

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×