Uporaba nadzora skupne rabe v dnevniku nadzora v storitvi Office 365

Skupna raba je ključna dejavnost v storitvah SharePoint Online in OneDrive za podjetja, pogosto pa se uporablja tudi v organizacijah s storitvami Office 365. Zdaj lahko skrbniki v dnevniku nadzora storitve Office 365 uporabijo nadzor skupne rabe in ugotovijo, kako se skupna raba uporablja v organizaciji.

Shema skupne rabe v SharePointu

Dogodki skupne rabe (razen pravilnikov skupne rabe in dogodki skupne rabe povezav) se od dogodkov, povezanih z datotekami in mapami, razlikujejo v ključni točki: uporabnik izvede dejanje, ki vpliva na drugega uporabnika. Na primer uporabnik A dodeli uporabniku B dostop do datoteke. V tem primeru je uporabnik A delujoči uporabnik, uporabnik B pa ciljni uporabnik. V shemi SharePointovih datotek dejanje delujočega uporabnika vpliva le na datoteko samo. Ko uporabnik A odpre datoteko, je delujoči uporabnik edina potrebna informacija v dogodku dostopanja do datoteke FileAccessed. Zaradi te razlike obstaja ločena shema, imenovana SharePointova shema skupne rabe, ki zajema več informacij o dogodkih skupne rabe. Tako imajo skrbniki večji vpogled v to, kdo je dodal vir v skupno rabo in s katerim uporabnikom.

V shemi skupne rabe sta v dnevniku nadzora dve dodatni polji, ki se nanašata na dogodke skupne rabe:

  • TargetUserOrGroupName   Shrani UPN ali ime ciljnega uporabnika ali skupine, s katero je omogočena skupna raba vira (uporabnik B v prejšnjem primeru).

  • TargetUserOrGroupType   Določa, ali je ciljni uporabnik ali skupina član, gost, skupina ali partner.

Ti dve polji skupaj z ostalimi lastnostmi v shemi dnevnika nadzora v storitvi Office 365, kot so uporabnik, postopek in datum, ponujata popolne informacije o tem, kateri uporabnik je dodal v skupno rabo kateri vir s kom in kdaj.

Obstaja pa še ena lastnost sheme, ki je zelo pomemben del informacij o skupni rabi. V lastnosti EventData so shranjene dodatne informacije o dogodkih skupne rabe. Ko na primer uporabnik doda spletno mesto v skupno rabo z drugim uporabnikom, to naredi tako, da ciljnega uporabnika doda v SharePointovo skupino. Lastnost EventData zajame te dodatne informacije, ki skrbnikom podajo kontekst dogodka.

Nazaj na vrh

Model SharePointove skupne rabe in dogodki skupne rabe

Skupno rabo določajo tri ločeni dogodki: SharingSet, SharingInvitationCreated in SharingInvitaitonAccepted. Spodaj je potek dela za način beleženja dogodkov skupne rabe v dnevnik nadzora storitve Office 365.

Diagram poteka delovanja nadzora skupne rabe

Ko uporabnik (delujoči uporabnik) želi dati vir v skupno rabo z drugim uporabnikom (ciljnim uporabnikom), SharePoint (ali OneDrive za podjetja) najprej preveri, ali je e-poštni naslov ciljnega uporabnika že povezan z uporabniškim računom v imeniku organizacije. Če je ciljni uporabnik v imeniku organizacije, SharePoint naredi to:

  • ciljnemu uporabniku takoj dodeli dovoljenja za dostop do vira;

  • na e-poštni naslov ciljnega uporabnika pošlje obvestilo o skupni rabi;

  • zabeleži dogodek SharingSet.

Če uporabniškega računa ciljnega uporabnika ni v imeniku organizacije, SharePoint naredi to:

  • ustvari vabilo za skupno rabo in ga pošlje na e-poštni naslov ciljnega uporabnika;

  • zabeleži dogodek SharingInvitationCreated.

    Opomba : Dogodek SharingInvitationCreated je skoraj vedno povezan z zunanjo ali gostujočo skupno rabo, ko ciljni uporabnik nima dostopa do vira, dodanega v skupno rabo.

Ko ciljni uporabnik sprejme vabilo za skupno rabo (tako da klikne povezavo v vabilu), SharePoint zabeleži dogodek SharingInvitationAccepted in ciljnemu uporabniku dodeli dovoljenja za dostop do vira. Zabeležene so tudi dodatne informacije o ciljnem uporabniku, na primer identiteta uporabnika, ki mu je bilo poslano vabilo, in uporabnika, ki je dejansko sprejel vabilo. V nekaterih primerih sta ta dva uporabnika (ali e-poštna naslova) različna.

Nazaj na vrh

Prepoznavanje virov v skupni rabi z zunanjimi uporabniki

Skrbniki pogosto morajo ustvariti seznam vseh virov, ki so v skupni rabi z uporabniki izven organizacije. Z nadzorom skupne rabe v storitvi Office 365 lahko skrbniki zdaj ustvarijo ta seznam. In sicer tako.

1. korak: Poiščite dogodke skupne rabe in rezultate izvozite v datoteko CSV

Prvi korak, da v dnevniku nadzora storitve Office 365 poiščete dogodke skupne rabe. Več podrobnosti (vključno s zahtevanimi dovoljenji) o iskanju v dnevniku nadzora je opisanih v članku Iskanje v dnevniku nadzora v središču storitve Office 365 za varnost in skladnost s predpisi.

  1. Obiščite spletno mesto https://protection.office.com.

  2. Vpišite se v Office 365 s službenim ali šolskim računom.

  3. V levem podoknu središča za varnost in skladnost s predpisi kliknite Iskanje in raziskovanje in nato kliknite Iskanje v dnevniku nadzora.

    Prikaže se stran Iskanje v dnevniku nadzora.

  4. V razdelku Dejavnosti kliknite Dejavnosti skupne rabe, če želite poiskati le dogodke skupne rabe.

    V razdelku »Dejavnosti« izberite »Skupna raba dejavnosti«.
  5. Izberite datumski in časovni obseg, da poiščete dogodke skupne rabe, ki so se zgodili v tem časovnem obdobju.

  6. Kliknite Poišči, da zaženete iskanje.

  7. Ko se iskanje konča in se prikažejo rezultati, kliknite Izvozi rezultatove > Prenesi vse rezultate.

    Ko izberete možnost izvoza, se na dnu okna izpiše sporočilo, ki vas pozove, da odprete ali shranite datoteko CSV.

  8. Kliknite Shrani > Shrani kot in shranite datoteko CSV v mapo v lokalnem računalniku.

Nazaj na vrh

2. korak: Filtrirajte datoteko CSV, da bodo prikazani le viri v skupni rabi z zunanjimi uporabniki

Naslednji korak je, da datoteko CSV filtrirate na dogodke SharingSet in SharingInvitationCreated in da so prikazani dogodki, katerih lastnost TargetUserOrGroupType je enaka Guest. Za to uporabite funkcijo Power Query v Excelu. Spodnji postopek je izveden v programu Excel 2016.

  1. V programu Excel 2016 odprite prazen delovni zvezek.

  2. Kliknite zavihek Podatki.

  3. Kliknite Nova poizvedba > Iz datoteke > Iz datoteke CSV.

    Na zavihku »Podatki« izberite »Nova poizvedba«, »Iz datoteke« in nato »Iz CSV«.
  4. Odprite datoteko CSV, ki ste jo prenesli v 1. koraku.

    Datoteka CSV se odpre v urejevalniku poizvedb. V njej so štiri stolpci: Čas, Uporabnik, Dejanje in Podrobnosti. Stolpec Podrobnosti je polje z več lastnostmi. Naslednji korak je, da ustvarite nov stolpec za vsako lastnost v stolpcu Podrobnosti.

  5. Izberite stolpec Podrobnosti in nato na zavihku Osnovno kliknite Razdeli stolpec > Glede na ločilo.

    Na zavihku »Osnovno« kliknite »Razdeli stolpec« in nato »Glede na ločilo«.
  6. V oknu Razdeli stolpec glede na ločilo naredite to:

    • V razdelku Izberite ali vnesite ločilo izberite Vejica.

    • V razdelku Razdeli izberite Pri vsaki pojavitvi ločila.

  7. Kliknite V redu.

    Stolpec Podrobnosti se razdeli na več stolpcev. Vsak nov stolpec se imenuje Podrobnosti.1, Podrobnosti.2, Podrobnosti.3 in tako dalje. Opazili boste, da je pred vsako vrednostjo v celicah v stolpcih Podrobnosti.n ime lastnosti; na primer Operation:SharingSet, Operation:SharingInvitationAccepted in Operation:SharingInvitationCreated.

    Stolpec »Podrobnosti« se razdeli na več stolpcev, enega za vsako lastnost.
  8. Na zavihku Datoteka kliknite Zapri in naloži, da zaprete urejevalnik poizvedb in odprite datoteko v Excelovem delovnem zvezku.

    Naslednji korak je, da filtrirate datoteko tako, da so prikazani le dogodki SharingSet in SharingInvitationCreated.

  9. Na zavihku Osnovno izberite stolpec Dejanje.

  10. Na spustnem seznamu Razvrsti in filtriraj počistite vse izbore, izberite SharingSet in SharingInvitationCreated ter kliknite V redu.

    Excel prikaže vrstice z dogodki SharingSet in SharingInvitationCreated.

  11. Pojdite v stolpec Podrobnosti.17 (oz. tisti stolpec, ki vsebuje lastnost TargetUserOrGroupType) in ga izberite.

  12. Na spustnem seznamu Razvrsti in filtriraj počistite vse izbore, izberite TargetUserOrGroupType:Guest in kliknite V redu.

    Zdaj Excel prikaže vrstice z dogodki SharingInvitationCreated in SharingSet, kjer je ciljni uporabnik izven organizacije; zunanje uporabnike določa vrednost TargetUserOrGroupType:Guest.

V spodnji tabeli so prikazani vsi uporabniki v organizaciji, ki so omogočili skupno rabo virov z zunanjimi uporabniki v določenem časovnem obdobju.

Skupna raba dogodkov v dnevniku nadzora v storitvi Office 365

Čeprav to v zgodnji tabeli ni vidno, stolpec Podrobnosti.10 (oz. stolpec z lastnostjo ObjectId) določa vir, ki je bil dodan v skupno rabo s ciljnim uporabnikom; na primer ObjectId:https:\/\/contoso-my.sharepoint.com\/personal\/sarad_contoso_com\/Documents\/Southwater Proposal.docx.

Namig : Če vas (poleg virov, ki so bili dodani v skupno rabo z zunanjim uporabnikom) zanima, kdaj so bila zunanjemu uporabniku dejansko dodeljena dovoljenja za dostop do vira, ponovite 10., 11. in 12. korak in v 10. koraku filtrirajte na dogodke SharingInvitationAccepted in SharingSet.

Nazaj na vrh

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×