Uporaba mesta »Dokumentno središče«

Uporaba mesta »Dokumentno središče«

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

SharePoint se ponaša s številnimi funkcijami in možnostmi prilagajanja velikosti. Če imate več sto ali tisoč dokumentov, videov in podobnih vsebin, ki jih morate upravljati, razmislite o uporabi predloge mesta »Dokumentno središče« (s privzeto nameščenim SharePointom). Ta predloga je optimirana za upravljanje velikega števila dokumentov. Prihrani čas in izboljša učinkovitost. V SharePointu je tudi predloga mesta »Dokumentno središče«. Glavne funkcije, kot so različice dokumenta, ID-ji dokumenta, kompleti dokumentov, krmarjenje metapodatkov in vrste vsebine so vdelane v predlogo.

Mesto dokumentnega središča se uporablja v obeh spodnjih primerih:

  • Okolje za izdelavo dokumentov    V okolju za izdelavo dokumentov v dokumentnem središču uporabniki lahko izdelajo in uredijo več tisoč dokumentov ali predstavnostnih sredstev, ki so shranjeni v osrednjem skladišču.

  • Arhiv vsebine    V arhivu vsebine, kot je na primer zbirka znanja, uporabniki lahko shranijo in si ogledajo dokumente.

V tem članku so opisane funkcije v predlogi mesta dokumentnega središča in način, kako lahko ustvarite mesto dokumentnega središča.

Če želite ustvariti dokumentno središče, si oglejte Uporaba predloge za ustvarjanje različnih vrst SharePointovih mest

Kaj je mesto »Dokumentno središče«?

V predlogi mesta dokumentnega središča so na voljo funkcije, ki omogočajo lažje in učinkovitejše ustvarjanje in upravljanje velikega števila dokumentov. V večini primerov lahko lastnik mesta dodaja te funkcije ločeno. Vendar predloga mesta dokumentnega središča samodejno omogoči priporočene funkcije upravljanja dokumenta. Te funkcije so na kratko opisane v nadaljevanju.

Mesto »Dokumentno središče« lahko uporabite kot okolje za izdelavo spletnih strani ali kot arhiv vsebine. V okolju za izdelavo spletnih strani uporabniki pogosto rezervirajo datoteke in jih sproščajo ter za njih ustvarjajo strukture map. Omogočeno je shranjevanje različic, obstaja pa lahko 10 ali več starejših različic vsakega dokumenta. Poleg tega lahko poteki dela nadzorujejo življenjske cikle dokumentov.

Nasprotno pa v arhivu vsebine redko prihaja do izdelave spletne strani. Uporabniki si dokumente zgolj ogledujejo ali jih prenašajo. Predloga mesta dokumentnega središča podpira ustvarjanje vrste arhiva vsebine, imenovane arhivi zbirke znanja. V zbirkah znanja je po navadi ena različica dokumenta, število datotek na spletnem mestu pa lahko naraste do 10 milijonov. V običajnem primeru (na primer v središču za tehnično pomoč za veliko podjetje) bo do vsebine dostopalo do 10.000 uporabnikov, ki bodo vsebino predvsem prebirali. Približno od 3000 do 4000 od teh uporabnikov pa bo na spletno mesto tudi preneslo novo vsebino.

Spodnji elementi opisujejo nekatere SharePointove funkcije, ki jih lahko vključite v mesto dokumentnega središča. Na tem seznamu je navedenih le nekaj možnih funkcij. Poleg teh zmogljivosti večina podjetij prilagodi videz in krmarjenje dokumentnega središča in vnese prilagojene spletne gradnike, kar zagotavlja učinkovitost, ki je prilagojena posameznemu podjetju.

Upravljani metapodatki so sistem, ki dodeli določene izraze dokumentom v SharePointu. Na podlagi teh izrazov lahko razvrščate dokumente. Z metapodatku lahko za uporabnike ustvarite tudi zmogljivo orodje za krmarjenje, ki omogoča hitro iskanje želene vsebine.

Vaše podjetje ima na primer skladišče zbirke znanja, kjer so članki z navodili za odpravljanje težav z izdelkom. Ustvarite lahko izraze za metapodatke, ki uporabnikom omogočajo filtriranje informacij po izdelku, vrsti težave ali drugih značilnostih.

Na mestu dokumentnega središča je vsakemu delu vsebine dodeljen enolični ID, ki ni povezan z mestom dokumenta, kot je na primer spletni naslov povezave. Če torej premaknete ali preimenujete dokument, ID ostane isti. Z ID-jem lahko tako ustvarite vrsto trajne povezave za dokument in zmanjšate izgubo časa z morebitnimi poškodovanimi povezavami.

Različice dokumenta so samodejno omogočene na mestu dokumentnega središča. To pomeni, da vam je samodejno na voljo zgodovina vseh drugačnih različic dokumenta. V postopku pregledovanja dokumenta to na primer pomeni, da je na voljo zapis vseh posodobitev, ki so bile vnesene v ciklu pregledovanja. Sledite lahko posodobitvam, se obrnete na osebe, ki so ustvarile posodobitve, in tako naprej. Če na primer pride do težave s trenutno različico članka, imate možnost, da hitro povrnete zadnjo znano dobro različico.

Vrste vsebine so posebna vrsta vsebine s skupino nastavitev za vsebino. Ko oseba ustvari dokument določene vrste vsebine, samodejno prejme vse primerne nastavitve za to vrsto vsebine. Dokumentno središče ima lahko na primer zbirko vrst vsebine – različne vrste dokumentov, videov, predlog in tako naprej.

Organizator vsebine ni samodejno vključen na mestu dokumentnega središča. Številni uporabniki ga dodajo. Organizator vsebine je SharePointova funkcija, ki omogoča upravljanje celotne organizacije in strukture elementov. Z metapodatki ali vrstami vsebine lahko organizator vsebine samodejno usmerja dokumente in druge elemente na določena mesta. V zbirki znanja lahko na primer organizatorja vsebine nastavite tako, da samodejno usmerja vse nove oddaje v posebno knjižnico, ki zbira članke za določen izdelek.

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×