Opomba: Microsoft Access ne podpira uvažanja Excelovih podatkov z uporabljeno oznako občutljivosti. Kot nadomestno rešitev lahko odstranite oznako pred uvozom in nato znova uporabite oznako po uvozu. Če želite več informacij, glejte Uporaba oznak občutljivosti za datoteke in e-pošto v Officeu.
Access in Microsoft Excel imata veliko podobnosti, zato se lahko težko odločite, kateri program morate uporabiti. Oba programa lahko na primer shranjujeta velike količine podatkov, izvajata zmogljiva orodja za poizvedbe in analizo za razčlenjevanje in prikaz teh podatkov ter izvajata zapletene izračune, ki vrnejo podatke, ki jih potrebujete.
Vendar ima vsak program jasne prednosti, odvisno od vrste podatkov, ki jih upravljate, in tega, kaj želite narediti s podatki. Če je na primer vaš cilj ohraniti celovitost podatkov v obliki, do katere lahko dostopa več uporabnikov, je Access najboljša izbira, Medtem ko je Excel primernejša izbira za zapletene številske podatke, ki jih želite podrobno analizirati.
V mnogih primerih lahko uporabljate oba programa, vsak program pa uporabljate za namen, za katerega je najprimernejši. Na splošno je Access boljši za upravljanje podatkov: pomoč pri organizaciji, preprostem iskanju in razpoložljivih za več hkratnih uporabnikov. Excel je na splošno boljši za analiziranje podatkov: izvajanje zapletenih izračunov, raziskovanje možnih rezultatov in ustvarjanje visokokakovostnih grafikonov. Če z Accessom shranjujete podatke in jih analizirate z Excelom, lahko pridobite prednosti obeh programov.
Preden se odločite, kateri program uporabiti, boste morda želeli primerjati prednosti posameznega programa, izvedeti, kdaj je najbolje uporabiti enega ali drugega, in izvedeti, kako delati z obema programoma, da dosežete točno želene rezultate.
Opomba: Vse zbirke sistema Microsoft Office vključujejo Excel, vse zbirke pa ne vključujejo Accessa.
Primerjava prednosti posameznega programa
Izbira želenega programa je ključnega pomena, če želite dostopati do podatkov in jih posodobiti z največjo učinkovitostjo delovanja in natančnostjo. Če želite ugotoviti, kateri program je najprimernejši za opravila, ki jih želite dokončati, vam priporočamo, da primerjate prednosti, ki jih ponuja posamezen program glede shranjevanja podatkov, analize podatkov, sodelovanja med več uporabniki in varnosti.
Flat versus relational data Če se želite odločiti, kateri program je najprimernejši za shranjevanje vaših podatkov, se vprašajte to vprašanje: ali so podatki relacijski ali ne? Podatki, ki jih je mogoče učinkovito vsebovali v eni tabeli ali na delovnem listu, se imenujejo nesorodni ali nerelacijski podatki. Če želite na primer ustvariti preprost seznam strank z le enim naslovom in osebo za stik za vsako stranko, je Excel morda boljša izbira. Če pa želite shraniti bolj zapleten seznam strank, ki vsebuje naslove za obračunavanje in dostavo za vsako stranko ali več oseb za stik za vsako stranko, je Access boljša rešitev.
V relacijska zbirka podatkov razvrstite podatke v več tabel. V dobro načrtovani relacijski zbirki podatkov je vsaka tabela ravna in vsebuje podatke le o eni vrsti podatkov. Če na primer ustvarite zbirko podatkov strank, morajo biti imena strank shranjena v eni tabeli, medtem ko morajo biti naslovi za obračunavanje in dostavo teh strank shranjeni v ločeni tabeli. Shranjevanje naslovov ločeno od imen je dobra ideja, saj ima lahko vsaka stranka več naslovov in želite vnesti več naslovov za vsako stranko, ne da bi morali znova vnesti ime stranke za vsak naslov.
Lokalni v primerjavi z zunanjimi podatki Z Accessom lahko vzpostavite povezavo s podatki iz različnih zunanjih virov podatkov, tako da si jih lahko ogledate, ustvarite poizvedbo in jih urejate, ne da bi jih morali uvoziti. Access na primer ponuja ukaze za povezovanje z obstoječimi podatki v zbirki podatkov programa Microsoft SQL Server, datoteki dBASE ali Outlookovi mapi, skupaj z drugimi viri podatkov. Z Excelom lahko vzpostavite povezavo s številnimi viri podatkov, vključno z zbirkami podatkov Access, SQL Server in Analysis Services, besedilnimi datotekami in datotekami XML ter viri podatkov ODBC in OLE DB. Vendar pa podatkov ne morete urejati tako, da bi spremenili izvorne podatke prek Excelovega uporabniškega vmesnika.
V Accessu in Excelu so na voljo ukazi za povezovanje s podatki na Windows SharePoint Services seznamih. Vendar pa Excel omogoča le povezavo samo za branje s SharePointovimi seznami; Medtem ko vam Access omogoča branje in pisanje podatkov na SharePointove sezname.
Celovitost podatkov v primerjavi s prilagodljivostjo Enolični identifikatorji pomagajo ohraniti celovitost podatkov in zagotavljajo, da nobena vrstica (ali zapis) ne vsebuje popolnoma enakih podatkov. Enolični identifikatorji omogočajo tudi najhitrejši način za pridobivanje podatkov pri iskanju ali razvrščanju podatkov. V Accessu lahko podatkovni tip »samoštevilo« uporabite za samodejno ustvarjanje enoličnega identifikatorja za vsak zapis. Te identifikatorje lahko nato uporabite za relacijo zapisov v eni tabeli z enim ali več zapisi v drugi tabeli.
Struktura, ki jo Access uporabi za vaše podatke, pomaga zagotoviti celovitost podatkov. Access lahko zahteva, da imajo novi zapisi v eni tabeli obstoječo ustrezno vrednost v drugi tabeli, tako da ne morete ustvariti »osamljenih« zapisov. Ne želite na primer naročila, ki ne vključuje podatkov o stranki. Access lahko zahteva, da ima vsak nov zapis v tabeli »Naročila« ustrezno vrednost stranke v tabeli »Stranke«. To zahtevano ujemanje vrednosti se imenuje eferenčna integriteta.
Uvedete lahko tudi svoje omejitve in pravila, s katerimi dodatno zagotovite pravilno vnos podatkov. V Excelu lahko podatke vnašate na bolj prostoročno način, toda ker Excel ne podpira relacijskih podatkov, ne podpira referenčne integritete. Vendar pa lahko z ukazom »Preverjanje veljavnosti podatkov« nadzorujete vnos podatkov v Excelu.
Poizvedovanje Če si morate podatke pogosto ogledati na različne načine, odvisno od spreminjanja pogojev ali dogodkov, je Access morda boljša izbira za shranjevanje in delo z vašimi podatki. V Accessu lahko SQL (SQL) poizvedbe za hitro pridobivanje le želenih vrstic in stolpcev podatkov, ne glede na to, ali so podatki v eni tabeli ali več tabelah. Izračunana polja lahko ustvarite tudi z izrazi v poizvedbah. Uporaba izraza v Accessu je podobna postopku uporabe formul v Excelu za izračun vrednosti. Z Accessovmi poizvedbami lahko tudi povzamete podatke in predstavite združene vrednosti, na primer vsote, povprečja in seštevke.
Modeliranje V Excelu lahko uporabite analiza kaj-če orodja za napovedovanje izida modela delovnega lista. Z analizo »kaj-če« lahko v svojih podatkih izvajate različne scenarije, na primer najboljši primer in najslabši primer, ter primerjate nastale podatke iz več scenarijev v poročilu povzetka. V Accessu ni na voljo nobena podobna funkcija.
Vrtenje in grafikoni V obeh programih lahko ustvarite poročila vrtilne tabele in grafikone vrtilne tabele. V Excelu pa so na voljo naprednejše funkcije poročanja in grafikonov vrtilnih tabel kot v Accessu. Če nameravate ustvariti obsežna poročila vrtilne tabele ali redno ponujati grafikone profesionalnega videza, uporabite poročanje vrtilne tabele ali grafikone vrtilne tabele v Excelu namesto istih funkcij v Accessu.
Access in Excel lahko uporabljate v okoljih za sodelovanje, na primer v storitvah Windows SharePoint Services in omrežnih datotekah v skupni rabi, vendar pa obstajajo razlike v načinu, kako lahko več uporabnikov dostopa do podatkov.
Dostop do podatkov za več uporabnikov Pri običajnem dejanju Access omogoča več uporabnikom, da hkrati odprejo eno zbirko podatkov; to deluje dobro, ker Access zaklene le podatke, ki jih urejate; zaradi tega lahko drugi uporabniki urejajo različne zapise brez sporov. V Excelu lahko daste delovni zvezek v skupno rabo z drugimi uporabniki, vendar je sodelovanje med več uporabniki najprimernejše takrat, ko uporabniki namesto hkrati delajo na podatkih v tem delovnem zvezku ob različnih časih. Uporabniki Accessove zbirke podatkov tako sodelujejo pri naboru podatkov, uporabniki Excelovega delovnega zvezka pa sodelujejo pri delu z dokumentom.
Uporaba Windows SharePoint Services za sodelovanje Oba programa sta integrirana s Microsoft Windows SharePoint Services, kot so SharePointovi seznami in knjižnice dokumentov.
Access omogoča različne načine sodelovanja z več uporabniki na SharePointovem mestu. Prenesete lahko na primer polno zbirko podatkov v knjižnico dokumentov storitve Windows SharePoint Services, omogočite, da so obrazci Windows SharePoint Services poročila na voljo kot pogledi storitve Windows SharePoint Services, in povežete zbirko podatkov s podatki, shranjenimi na SharePointovih seznamih.
Excel omogoča le en način sodelovanja z več uporabniki na mestu SharePointOvih storitev. Delovni zvezek lahko prenesete v Windows SharePoint Services dokumentov, kjer lahko posamezni uporabniki rezervirajo delovni zvezek in ga spremenijo, s tem pa drugim uporabnikom preprečite, da bi hkrati spremenili delovni zvezek. Uporabniki lahko urejajo delovni zvezek, ne da bi ga sprostili v knjižnici dokumentov, v tem primeru pa se morajo uskladiti z drugimi uporabniki, da se izognejo sporu podatkov.
Uporaba omrežnih map za sodelovanje Če Accessovo zbirko podatkov shranite v omrežno mapo v skupni rabi, lahko več uporabnikov odpre zbirko podatkov in hkrati dela s podatki. Posamezni zapisi so zaklenjeni, ko jih uporabnik ureja. Če Excelov delovni zvezek shranite v omrežno mapo v skupni rabi, lahko hkrati ureja delovni zvezek le en uporabnik. Zaradi ogleda lahko več uporabnikov odpre delovni zvezek, medtem ko ga ureja drug uporabnik, vendar ti uporabniki ne morejo spreminjati podatkov, dokler ga uporabnik, ki ureja delovni zvezek, ne zapre.
Oba programa ponujata podobne funkcije – gesla in šifriranje – ki vam pomagajo preprečiti izgubo podatkov in zaščititi vaše podatke pred nepooblaščenim dostopom. Vendar pa obstaja nekaj razlik med Accessom in Excelom glede načina, kako deluje zaščita podatkov na ravni uporabnika.
Preprečevanje izgube podatkov V Accessu se vaše delo nenehno shranjuje, tako da v primeru nepričakovane napake verjetno ne boste izgubili veliko dela (če obstaja). Ker pa Access stalno shranjuje vaše delo, lahko naredite tudi spremembe, za katere se pozneje odločite, da jih ne želite vezati. Če želite zagotoviti, da lahko zbirko podatkov obnovite na želeni način, ustvarite varnostno kopijo datoteke zbirke podatkov v skladu z vašimi zahtevami. Iz varnostne kopije lahko obnovite celotno zbirko podatkov ali pa obnovite le tabelo ali drug predmet zbirke podatkov, ki ga potrebujete. Če uporabite pripomoček za varnostno kopiranje datotenega sistema, lahko za obnovitev podatkov uporabite tudi kopijo zbirke podatkov iz varnostne kopije datotenega sistema. V Excelu lahko med posodabljanjem podatkov shranite informacije samoobnove v določenih intervalih.
Zaščita podatkov na ravni uporabnika V Excelu lahko odstranite kritične ali zasebne podatke iz pogleda tako, da skrijete stolpce in vrstice s podatki, nato pa zaščitite celoten delovni list, da nadzorujete dostop uporabnika do skritih podatkov. Poleg zaščite delovnega lista in njegovih elementov lahko tudi zaklenete in odklenete celice na delovnem listu, da drugim uporabnikom preprečite nenamerno spreminjanje pomembnih podatkov.
Varnost na ravni datoteke Na ravni datoteke lahko uporabite funkcijo Šifriranje obeh programih, da nepooblaščenim uporabnikom preprečite ogled podatkov. Prav tako lahko zahtevate, da geslo zbirko podatkov, da odprete datoteko zbirke podatkov ali delovni zvezek. Poleg tega lahko datoteko zbirke podatkov ali delovni zvezek zaščitite tako, da uporabite digitalni podpis.
Omejen dostop do podatkov V Excelu lahko določite uporabniška dovoljenja za dostop do podatkov ali nastavite pravice samo za branje, ki drugim uporabnikom preprečujejo spreminjanje podatkov, do katere imajo dostop. Access ne ponuja varnostnih funkcij na ravni uporabnika, vendar Access podpira varnostni model uporabnika katerega koli strežnika zbirke podatkov, s katerega vzpostavi povezavo. Če se na primer povežete s SharePointovim seznamom, Access pridobi dovoljenja uporabnika za SharePointov seznam. Če želite nepooblaščenim uporabnikom preprečiti dostop do Accessovih podatkov, lahko zbirko podatkov šifrirate tako, da nastavite geslo. Uporabniki morajo vnesti geslo, če želijo brati podatke iz zbirke podatkov, tudi če do njih dostopajo z drugim programom, na primer z Excelom.
Če želite več informacij o tem, kako zaščititi svoje podatke, glejte Nastavitev ali spreminjanje varnosti na ravni uporabnika v programu Access 2003 v programu Access 2007 ali novejših različicah in Zaščita in varnost v Excelu.
Kdaj uporabiti Access
Na splošno je Access najboljša izbira, ko morate redno spremljati in zapisovovati podatke, nato pa prikazati, izvoziti ali natisniti podmnožico teh podatkov. Accessovi obrazci so priročnejši vmesnik kot Excelov delovni list za delo s podatki. Z Accessom lahko avtomatizirate pogosta dejanja, Accessova poročila pa omogočajo povzemanje podatkov v natisnjenih ali elektronskih obrazcih. Access zagotavlja več strukture za vaše podatke; Nadzirate lahko na primer, katere vrste podatkov je mogoče vnesti, katere vrednosti je mogoče vnesti, in določite, kako so podatki v eni tabeli povezani s podatki v drugih tabelah. Ta struktura vam pomaga zagotoviti, da so vnesene le pravilne vrste podatkov.
Access shrani podatke v tabele, ki so videti precej enako kot delovni listi, vendar so Accessove tabele zasnovane za zahtevne poizvedbe glede na podatke, shranjene v drugih tabelah.
Access uporabite, ko:
-
Pričakujte več oseb, ki delajo v zbirki podatkov, in želite zmogljive možnosti za varno obravnavo posodobitev podatkov, kot sta zaklepanje zapisov in razreševanje sporov.
-
Pričakujte, da je treba naboru podatkov, ki izvira iz ploske ali nerelacijske tabele, dodati več tabel.
-
Želite zagnati zapletene poizvedbe.
-
Želite ustvariti različna poročila ali nalepke z naslovom.
-
Upravljanje stikov Stike in poštne naslove lahko upravljate, nato pa ustvarite poročila v Accessu ali pa spojite podatke s sistemom Microsoft Office Word, da natisnete tipska pisma, ovojnice ali nalepke z naslovom.
-
Evidenca zalog in osnovnih sredstev Ustvarite lahko zalogo elementov v svojem domu ali podjetju in skupaj s podatki shranite fotografije ali druge sorodne dokumente.
-
Sledenje naročil – Vnesete lahko informacije o izdelkih, strankah in naročilih, nato pa ustvarite poročila, ki prikazujejo prodajo po zaposlenih, regijah, časovnih obdobjih ali drugih vrednostih.
-
Sledenje opravil – Sledite lahko opravilom skupine oseb in vnašate nova opravila, ko drugi posodabljajo svoja obstoječa opravila v isti zbirki podatkov.
-
Organiziranje knjižnic posojil Z Accessom lahko shranite podatke o svojih knjigah in CD-jih ter spremljate, komu ste jih posodili.
-
Načrtovanje dogodka Vnesete lahko informacije o datumih, lokacijah in udeležencih dogodkov, nato pa natisnete urnike ali povzetke dogodkov.
-
Sledenje prehrani Spremljajte recepte ter beležite dieto in vadbo.
Kdaj uporabiti Excel
Kot program za preglednice lahko Excel shranjuje velike količine podatkov v delovnih zvezkih, ki vsebujejo enega ali več delovnih listov. Vendar pa je Excel optimiziran za analizo podatkov in izračun, namesto da bi služil kot sistem za upravljanje zbirke podatkov, kot je Access. S tem prilagodljivim programom lahko ustvarite modele za analiziranje podatkov, napišete preproste in zapletene formule za izračun teh podatkov, premaknete podatke na želeni način in predstavite podatke v različnih strokovnih grafikonih. Ustvarjanje Microsoft ima več Excelovih predlog načrta, med katerimi lahko izbirate
Excel uporabite, ko:
-
Namesto podatkov, ki uporabljajo več tabel, in če so podatki večinoma številski, relacijska zbirka podatkov ne potrebujete pogleda podatkov, ampak raven ali nesodelen pogled.
-
Pogosto izvajate izračune in statistične primerjave podatkov.
-
Poročila vrtilne tabele želite uporabiti za prikaz hierarhičnih podatkov v strnjeni in prilagodljivi postavitvi.
-
Redno ustvarjajte grafikone in želite uporabiti nove oblike grafikonov, ki so na voljo v Excelu.
-
Želite poudariti podatke z uporabo ikon pogojnega oblikovanja, podatkovnih vrstic in barvnih lestvic.
-
Želite izvesti zapletene operacije analize »kaj-če« na podatkih, kot so statistične, inženirske in regresijske analize.
-
Želite spremljati elemente na preprostem seznamu za osebno uporabo ali za omejeno sodelovanje.
-
Računovodsko Zmogljive Excelove funkcije za računanje lahko uporabite v mnogih računovodskih izkazih – na primer v izkazu denarnega toka, izkazu poslovnega izida ali izkazu poslovnega izida.
-
Proračuna Ne glede na to, ali so vaše potrebe osebne ali poslovne, lahko v Excelu ustvarite katero koli vrsto proračuna – na primer tržni proračun, proračun dogodka ali proračun za upokojitev.
-
Obračunavanje in prodaja Excel je uporaben tudi za upravljanje podatkov za obračunavanje in prodajo, poleg tega pa lahko preprosto ustvarite obrazce, ki jih potrebujete – na primer račune za prodajo, liste za pakiranje ali naročila.
-
Poročanje V Excelu lahko ustvarite različne vrste poročil, ki odražajo analizo podatkov ali povzemajo podatke – na primer poročila, ki merijo učinkovitost delovanja projekta, napovedovanje podatkov, povzemanje podatkov ali predstavitev podatkov odmika.
-
Načrtovanje Excel je odlično orodje za ustvarjanje strokovnih načrtov ali uporabnih načrtovalcih – na primer tedenski šolski načrt, načrt za raziskavo trženja, načrt za konec leta ali načrtovalce, ki vam pomagajo načrtovati tedenske obroke, zabave ali počitnice.
-
Sledenje Z Excelom lahko sledite podatkov v časovnem listu ali na seznamu – na primer časovni list za sledenje delu ali seznam zaloge, ki sledi opremi.
-
Uporaba koledarjev Zaradi svoje mreže, kot je narava, je Excel v pomoč pri ustvarjanju katere koli vrste koledarja – na primer akademskega koledarja za spremljanje dejavnosti med šolskim letom, ali koledarja poslovnega leta za sledenje poslovnih dogodkov in mejnikov.
Če želite uporabne Excelove predloge v kateri koli od teh kategorij, glejte Predloge za Excel na spletnem mestu Microsoft Office Online.
Uporaba Accessa in Excela skupaj
Včasih boste želeli izkoristiti prednosti, ki jih ponujata oba programa. Na primer, ustvarili ste delovni list v Excelu, v katerem lahko izračunate in analizirate podatke, vendar je delovni list postal prevelik in zapleten, številni drugi uporabniki pa potrebujejo dostop do podatkov. Na tej točki boste morda želeli uvoziti ali povezati delovni list v Access in ga uporabiti kot zbirko podatkov, namesto da bi delali z njim v Excelu. Morda pa imate podatke v Accessovi zbirki podatkov, za katero želite ustvariti nekatera podrobna Excelova poročila vrtilne tabele in strokovne Excelove grafikone.
Ne glede na to, kateri program najprej uporabite, lahko kadar koli prenesete podatke iz enega programa v drugega, kjer lahko nadaljujete delo z njim. S podatkovno povezavo ali brez njih lahko v Access prenesete podatke iz Excela (in obratno) tako, da jih kopirate, uvozite ali izvozite.
Če želite več informacij o tem, kako si izmenjate podatke med obema programoma, glejte Premikanje podatkov iz Excela v Access.
