Spremenite novo zbirko podatkov, ustvarjeno iz predloge

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Vsaka predloga, ki je vključena v Access, je popoln program za sledenje, ki vsebuje vnaprej določene tabele, obrazce, poročila, poizvedbe, makre in relacije. Te predloge so oblikovane tako, da so takoj uporabne, tako da lahko ustvarite novo zbirko podatkov, ki temelji na predlogi, in hitro nastavite in začnete uporabljati. Vendar pa je morda čas, ko želite spremeniti novo zbirko podatkov, če želite na primer dodati ali preimenovati polje ali spremeniti poročilo.

V tem članku je razloženo, kako izvedete najpogostejše spremembe, ki jih boste morda želeli uporabiti za zbirko podatkov, ki je bila ustvarjena iz predloge. Če želite podrobnejše informacije o določenih območjih, si oglejte povezave do člankov.

Kaj želite narediti?

NaUčite se osnov tabel in polj

Vstavljanje, dodajanje ali ustvarjanje novega polja v tabeli

Brisanje polja iz tabele

PreImenovanje polja ali tabele

Dodajanje polja v obrazec ali poročilo

Dodajanje polja, ki shranjuje dokumente, datoteke ali slike

Spreminjanje načina prikaza polja

NaUčite se osnov tabel in polj

Ko ustvarite zbirko podatkov, shranjujte podatke v tabele – na seznamih, ki temeljijo na predmetih, v vrsticah in stolpcih. Shranite elemente podatkov, ki jih želite spremljati v poljih (imenovanih tudi stolpci). V tabeli stikov lahko na primer ustvarite polja za priImek, ime, telefonsko številko in naslov. Za tabelo» izdelki «lahko ustvarite polja za ime izdelka, ID izdelka in ceno.

Pomembno je, da skrbno izberete polja. Na primer, to je običajno slaba ideja, da ustvarite polje za shranjevanje izračunane vrednosti. V večini primerov lahko Access izračunate vrednost, ko jo potrebujete. Ko izberete polja, poskusite shraniti informacije v najmanjših uporabnih delih. Na primer, namesto polnega imena v enem polju, razmislite o shranjevanju imena in priimka ločeno. Če morate na splošno prijaviti, razvrščati, iskati ali izdelati izračun na elementu podatkov, ga postavite v polje sam.

Če želite več informacij o načrtovanju zbirke podatkov in izbiranju polj, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Polje ima določene značilnosti. Vsako polje ima na primer ime, ki enolično prepozna polje v tabeli. Polje ima tudi podatkovni tip, ki je izbran, da se ujema z informacijami, ki jih želite shraniti. Podatkovni tip določa vrednosti, ki jih je mogoče shraniti, in operacije, ki jih je mogoče izvesti na teh vrednostih, ter koliko prostora za shranjevanje za vsako vrednost. Vsako polje ima tudi povezano skupino nastavitev, imenovanih lastnosti, ki določajo videz ali obnašanje lastnosti polja. Lastnost» oblika «na primer določa postavitev prikaza polja – to je, kako naj se prikaže, ko je prikazano.

Vstavljanje, dodajanje ali ustvarjanje novega polja v tabeli

Polje lahko preprosto dodate v tabelo v pogledu podatkovnega lista. Lahko pa dodate tudi polje v tabelo v pogledu načrta. V pogledu podatkovnega lista dodajte polje tako, da vnesete nekaj podatkov v celico pod klikom, da dodate naslov stolpca. Polju lahko dodate tudi tabelo v pogledu načrta.

Če želite izvedeti več o dodajanju polja v tabelo v pogledu podatkovnega lista, si oglejte članek Dodajanje ali brisanje stolpca na podatkovnem listu.

Če želite izvedeti več o dodajanju polja v tabelo v pogledu načrta, si oglejte članek Ustvarjanje tabele in dodajanje polj.

Opomba: Ko v tabelo dodate novo polje, polje ni samodejno dodano v obstoječe obrazce in poročila. Če želite, da se prikaže v teh obrazcih in poročilih, morate ročno dodati polje.

Brisanje polja iz tabele

Če je mogoče, se izognite brisanju polja iz zbirke podatkov, ki je bila ustvarjena iz ene od priskrbljenih predlog – verjetno je, da je polje uporabljeno v drugih predmetih zbirke podatkov, kot so obrazci in poročila. Tako brisanje polja Ustvari posledice, ko poskušate uporabiti druge predmete zbirke podatkov, ki uporabljajo polje – predmeti zbirke podatkov ne bodo delovali po pričakovanjih. Vse sklice na polje boste morali odstraniti iz vseh predmetov, ki jih zaposlujejo, da bodo drugi predmeti pravilno delovali.

Ko se odločite, da morate izbrisati polje iz zbirke podatkov, ki je bila ustvarjena s predlogo, lahko to naredite v pogledu podatkovnega lista ali pogledu načrta. Če se drugi predmeti zbirke podatkov sklicujejo na izbrisano polje, morate spremeniti te druge predmete, da odstranite sklic. Če na primer poročilo vključuje kontrolnik, ki je vezan na izbrisano polje, in zaženete poročilo, se prikaže sporočilo o napaki, ker Access ne more najti podatkov za polje.

Ko izbrišete polje, trajno izbrišete vse podatke, ki so shranjeni v tem polju. Zato bodite previdni pri brisanju polj in pred brisanjem polja ustvarite varnostno kopijo zbirke podatkov.

Preden lahko izbrišete polje, morate zagotoviti, da ne bo sodeloval v nobeni relaciji tabele. Če poskusite izbrisati polje, za katerega obstajajo relacije, vas Access opozori, da morate najprej izbrisati relacije.

Če želite navodila po korakih za brisanje relacije tabele, si oglejte članek Ustvarjanje, urejanje ali brisanje relacije.

Če želite navodila po korakih za brisanje polj iz tabel, si oglejte članek brisanje polja.

PreImenovanje polja ali tabele

Če je mogoče, se izogibajte preimenovanju polja ali tabele v zbirki podatkov, ki je bila ustvarjena iz ene od priskrbljenih predlog – verjetno je, da je polje ali tabela zaposlena v drugih predmetih zbirke podatkov, kot so obrazci in poročila. Tako lahko preimenovanje polja ali tabele ustvari posledice, ko poskušate uporabiti druge predmete zbirke podatkov, ki uporabljajo polje ali tabelo. Drugi predmeti morda ne bodo delovali po pričakovanjih, če se še vedno sklicujejo na staro ime. Če želite, da drugi predmeti pravilno delujejo, mora biti staro ime spremenjeno v novo ime. Če je potrditveno polje» Izvedi samopopravke imen «potrjeno v trenutni kategoriji zbirke podatkov v pogovornem oknu Accessove možnosti , bo večina tega dela izvedena samodejno.

Morda boste želeli spremeniti besedilo, ki je prikazano v glavi stolpca v pogledu podatkovnega lista. To lahko naredite, ne da bi morali preimenovati polje. Če želite spremeniti le besedilo v glavi stolpca in ne želite preimenovati polja, si oglejte razdelek Spreminjanje besedila, ki se prikaže v glavi stolpca.

Ko je potrebno, lahko preimenujete tabelo v podoknu za krmarjenje ali preimenujete polje v pogledu podatkovnega lista ali pogledu načrta. Preden to naredite, priporočamo, da vklopite možnost Samopopravki imen , če ta še ni vklopljena.

Vklop možnosti samopopravkov imen

Ko preimenujete predmet zbirke podatkov, na primer polje, tabelo, obrazec ali poročilo, po navadi želite, da se sprememba imena razširi v celotni zbirki podatkov. Sicer predmeti, ki se sklicujejo na staro ime, ne bodo delovali po pričakovanjih. Access zagotavlja funkcijo samopopravkov imen, ki omogoča razširjanje sprememb imena. Privzeto je samopopravke imen vklopljeno za vse nove zbirke podatkov v storitvi Access. Če pa je izklopljena, lahko to naredite tako, da jo vklopite.

Vklop možnosti samopopravkov imen

  1. Kliknite Datoteka > Možnosti

  2. V pogovornem oknu Accessove možnosti v levem podoknu kliknite Trenutna zbirka podatkov.

  3. V razdelku Možnosti samopopravkov imenpotrdite potrditveno polje beleži podatke o samopopravkih imen in nato potrdite potrditveno polje Izvedi samopopravke imen .

  4. Če želite obdržati tabelo, ki zabeleži vsako spremembo, ki jo izvede Samopopravki imen, potrdite potrditveno polje beleži spremembe samopopravkov imen .

  5. Kliknite V redu.

  6. Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostopkliknite Shrani .

Opomba: Funkcija Samopopravki imen ni ista kot funkcija samopopravkov. Funkcija samopopravkov imen popravi sklice med predmeti. Funkcija samopopravkov popravi pogosto napačno črkovane besede ali besedne zveze.

PreImenovanje polja v pogledu podatkovnega lista

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, v kateri želite preimenovati polje.

    Tabela je odprta v pogledu podatkovnega lista.

  2. Z desno tipko miške kliknite glavo stolpca za polje, ki ga želite preimenovati, in nato v priročnem meniju kliknite Preimenuj polje .

  3. Vnesite novo ime polja in pritisnite tipko ENTER.

PreImenovanje polja v pogledu načrta

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, v kateri želite preimenovati polje, in nato v priročnem meniju kliknite pogled načrta .

    Tabela je odprta v pogledu načrta.

  2. Kliknite celico v stolpcu ime polja za polje, ki ga želite preimenovati.

    Namig: Če želite izbrati celotno ime polja, pokažite na levo od prvega znaka v imenu, dokler se kazalec ne spremeni v puščico, in nato kliknite.

  3. Uredite besedilo, da preimenujete polje.

  4. Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostopkliknite Shrani .

Preimenovanje tabele

Tabelo in večino drugih predmetov zbirke podatkov lahko preimenujete neposredno iz podOkna za krmarjenje.

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, ki jo želite preimenovati, in nato v priročnem meniju kliknite Preimenuj .

    Opomba: Zapreti morate vse odprte predmete, ki se sklicujejo na tabelo, preden jo lahko preimenujete.

  2. Vnesite novo ime in pritisnite tipko ENTER.

  3. Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostopkliknite Shrani .

Spreminjanje besedila, ki je prikazano v glavi stolpca

Napis je naslov ali naslov, ki ga lahko dodelite polju tako, da nastavite lastnost» Caption «polja. Napis je neodvisen od imena polja – vsako polje ima ime polja in ima lahko tudi napis. Na primer, morda želite, da je ime polja eno besedo brez vdelanih presledkov. Nato lahko uporabite lastnost Caption , če želite ustvariti bolj opisno ime, ki vključuje presledke. Access prikaže napis na mestu imena polja v pogledu podatkovnega lista in v oznakah ter naslovih v poizvedbah, obrazcih in poročilih.

Če ne dobavljate besedila za lastnost Caption , je privzeto uporabljeno ime polja.

Če želite spremeniti ime, ki je prikazano v glavi stolpca v pogledu podatkovnega lista, lahko to storite, ne da bi spremenili ime polja, tako da nastavite lastnost» Caption «polja. Če želite spremeniti lastnost» Caption «polja, naredite to:

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, v kateri želite spremeniti napis, in nato v priročnem meniju kliknite pogled načrta .

    Tabela je odprta v pogledu načrta.

  2. Kliknite celico v stolpcu ime polja za polje z lastnostJo» Caption «, ki jo želite nastaviti.

  3. V spodnjem odseku v razdelku Lastnosti poljana zavihku splošno kliknite napis.

  4. Vnesite nov napis za polje.

  5. Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostopkliknite Shrani .

Ko boste naslednjič odprli tabelo v pogledu podatkovnega lista, bo napis namesto imena polja prikazan v glavi stolpca.

Na vrh strani

Dodajanje polja v obrazec ali poročilo

Ko ustvarite zbirko podatkov, ki temelji na predlogi, bo v zbirki podatkov prikazana vrsta vgrajenih, vnaprej oblikovanih obrazcev in poročil, s katerimi lahko takoj delate. Morda boste ugotovili, da želite dodati dodatno polje v obrazec ali poročilo. Ko dodate polje v obrazec ali poročilo, ustvarite to, kar se imenuje kontrolnik.

Kontrolniki so predmeti, ki prikažejo podatke, izvedejo dejanja in omogočajo ogled in delo z informacijami, ki izboljšajo uporabniški vmesnik, kot so oznake in slike. Kontrolniki so lahko vezani, nevezani in izračunani.

Če želite popoln seznam vrst kontrolnikov, ki jih lahko uporabite v obrazcih in poročilih, si oglejte članek Uvod v kontrolnike.

Dodajanje polja v obrazec ali poročilo v pogledu postavitve

Ko ustvarite obrazec ali poročilo, ga lahko preprosto natančneje oblikujete tako, da delate v pogledu postavitve. Če uporabite dejanske podatke v živo kot vodilo, lahko prilagodite širino polj in preuredite polja. V obrazcu ali poročilu lahko postavite nova polja in nastavite lastnosti obrazca ali poročila in njihove kontrolnike.

Če želite preklopiti v pogled postavitve, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite obrazec ali poročilo in nato v priročnem meniju kliknite pogled postavitve . Lahko pa v vrstici stanja Accessa kliknete gumb pogled postavitve , lahko pa z desno tipko miške kliknete zavihek dokumenta za obrazec ali poročilo in nato v priročnem meniju kliknete pogled postavitve .

Odpiranje lista z lastnostmi

  • Na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite List z lastnostmi.

    Bližnjica na tipkovnici Pritisnite tipko F4.

S podoknom seznam polj lahko v načrt dodate polja v temeljni tabeli ali poizvedbi. Če želite prikazati podokno seznam polj , na zavihku oblika v skupini Kontrolniki kliknite Dodaj obstoječa polja. Nato lahko polja povlečete neposredno iz podokna seznam polj na načrt.

Prikaz podokna» seznam polj «

  • Na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite Dodaj obstoječa polja.

Dodajanje polja iz podokna» seznam polj «

  • Če želite dodati eno polje, povlecite polje iz podokna seznam polj v razdelek, kjer želite, da je prikazano v obrazcu ali poročilu.

  • Če želite dodati več polj hkrati, pridržite tipko CTRL in kliknite želena polja. Povlecite izbrana polja v obrazec ali poročilo.

Ko spustite polja na odsek, Access ustvari kontrolnik vezanega polja z besedilom za vsako polje in samodejno postavi kontrolnik nalepke ob posameznem polju.

Če želite več informacij o obrazcih in poročilih, si oglejte članek Dodajanje polja v obrazec ali poročilo, Ustvarjanje obrazca v Accessuin Ustvarjanje preprostega poročila.

Dodajanje polja, ki shranjuje dokumente, datoteke ali slike

Če želite dodati polje s podatkovnim tipom» Priloga «, lahko uporabite Access, če želite shraniti enega ali več dokumentov, datotek ali slik. Polje» Priloga «lahko uporabite za shranjevanje več datotek v enem polju. V to polje lahko shranite tudi več kot eno vrsto datoteke. V zbirki podatkov za kandidate za zaposlovanje lahko na primer priložite enega ali več življenjepisov, poleg fotografije pa na zapis za vsak stik.

Dodajanje polja za prilogo v tabelo

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, v katero želite dodati polje, in nato v priročnem meniju kliknite pogled načrta .

    Tabela je odprta v pogledu načrta.

  2. V stolpcu ime polja kliknite prvo prazno vrstico in vnesite ime za novo polje.

  3. Kliknite priležno celico v stolpcu podatkovni tip in nato na seznamu izberite Priloga .

  4. Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostopkliknite Shrani .

    Access lahko prikaže sporočilo, da ne morete razveljaviti sprememb, ko shranite tabelo. To pomeni, da polja ne morete pretvoriti v drug podatkovni tip, lahko pa izbrišete polje, če menite, da ste naredili napako.

  5. Kliknite da , da potrdite spremembo.

Ko dodate polje» Priloga «v tabelo, lahko uporabite pogovorno okno Priloge , če želite v zapis dodati dokumente, datoteke ali slike.

Dodajanje Priloge v polje

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki ji želite dodati Prilogo.

    Tabela je odprta v pogledu podatkovnega lista.

  2. V tabeli dvokliknite polje» Priloga «.

    Pojavi se pogovorno okno Priloge.

  3. Kliknite Dodaj.

    Prikaže se pogovorno okno Izberite datoteko.

  4. Uporabite seznam Išči v , če želite poiskati datoteko ali datoteke, ki jih želite priložiti zapisu, izberite datoteko ali datoteke in nato kliknite Odpri.

    Upoštevajte, da lahko izberete več datotek katerega koli podprtega podatkovnega tipa.

  5. Če želite datoteke dodati tabeli, v pogovornem oknu Priloge kliknite V redu.

    Access doda datoteke v polje in poveča število, ki označuje Priloge ustrezno.

  6. Po potrebi ponavljajte te korake, če želite dodati datoteke trenutnemu polju ali drugim poljem v tabeli.

Če želite več informacij o poljih s prilogami, si oglejte članek priLožite datoteke in grafike v zapise v zbirki podatkov.

Na vrh strani

Spreminjanje načina prikaza polja

Prilagodite lahko, kako se polje prikaže, ko je prikazano. Oblike prikaza lahko na primer nastavite tako, da jih uporabite v zbirki podatkov, na primer v obrazcih in poročilih, ali ko je tabela odprta v pogledu podatkovnega lista. Če želite nastaviti obliko prikaza, nastavite lastnost» oblika «polja. Lastnost» oblika «polja je nato samodejno podedovana z novimi obrazci in poročili, ki jih ustvarite.

Nastavitev oblike prikaza v pogledu podatkovnega lista

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo s poljem, katerega obliko želite nastaviti.
    Tabela je odprta v pogledu podatkovnega lista.

  2. Kliknite polje, katerega obliko prikaza želite nastaviti.

  3. Na zavihku polja v skupini oblikovanje kliknite puščico na spustnem seznamu ob možnosti oblikain nato izberite obliko.

    Polje je prikazano z novo obliko prikaza.

Nastavitev oblike prikaza v pogledu načrta

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, ki vsebuje polje z obliko prikaza, ki jo želite spremeniti, in nato v priročnem meniju kliknite pogled načrta .

    Tabela je odprta v pogledu načrta.

  2. Kliknite polje, katerega obliko prikaza želite nastaviti.

  3. V razdelku Lastnosti poljana zavihku splošno kliknite polje oblika .

  4. Kliknite spustni seznam in izberite obliko prikaza.

  5. Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostopkliknite Shrani .

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×