Spajanje dokumentov z ovojnicami

Ko želite osebam na svojem poštnem seznamu poslati množično pošto, lahko uporabite spajanje dokumentov, da ustvarite paket ovojnic z naslovi. Posamezna ovojnica bo vsebovala naslov z vašega poštnega seznama. Prav tako lahko ustvarjate in tiskate ovojnice brez spajanja dokumentov.

Opombe : 

Tri datoteke v postopku spajanja dokumentov, ker je glavni dokument s poštnim seznamom, ki ustvari nabor pisem, e-poštnih sporočil, ovojnic ali oznak.

Pri ustvarjanju in tiskanju ovojnic z uporabo postopka spajanja dokumentov so vključeni ti dokumenti:

  • Glavni dokument
    Ta dokument vsebuje besedilo in grafike (logotip ali sliko), ki so identični v vsaki različici spojene ovojnice. Povratni naslov na ovojnici je primer identične vsebine.

  • Vaš poštni seznam
    Ta dokument vsebuje naslove, ki jih želite natisniti na ovojnice.

Če združujete oba dokumenta s spodnjimi koraki, bodo ovojnice vsebovale naslove.

1. korak: nastavitev poštnega seznama

Poštni seznam je vaš vir podatkov. Lahko je preglednica aplikacije Excel, imenik stikov aplikacije Outlook, zbirka podatkov aplikacije Access ali seznam naslovov sistema Office. Vsebuje zapise, ki jih Word uporablja za ustvarjanje naslovov, ki bodo natisnjeni na ovojnicah.

Namigi

  • Če nimate poštnega seznama, ga lahko ustvarite med spajanjem dokumentov. Preden začnete postopek spajanja dokumentov, zberite vse sezname naslovov in jih dodajte v vir podatkov.

  • Če uporabljate preglednico aplikacije Excel, poskrbite, da je stolpec s poštnimi številkami oblikovan kot besedilo, tako da ne izgubite ničel. Če želite več informacij, preberite članek Oblikovanje številk, datumov in drugih vrednosti pri spajanju dokumentov v Excelu.

  • Če želite uporabiti Outlookove stike, se prepričajte, da za privzeti e-poštni program uporabljate Outlook.

2. korak: Preizkusite postavitev ovojnice

Pri postopku spajanja dokumentov je treba najprej nastaviti ovojnico za spajanje dokumentov. Vedno je priporočljivo, da zaženete majhen testni paket ovojnic pred dejanskim spajanjem dokumentov.

Opomba : Če poznate tiskanje ovojnic v svojem sistemu, lahko preskočite na 3. korak.

  1. V aplikaciji Word izberite Datoteka > Novo > Prazen dokument.

  2. Na zavihku Pošiljanje v skupini Ustvari izberite Ovojnice.

    Tiskanje ovojnic

  3. V polje Naslov prejemnika vnesite vzorčni naslov ter preizkusite videz ovojnice pri tiskanju.

    Polje »Naslov prejemnika ovojnice«

    Opomba : Vzorčni naslov ne bo prikazan v spajanju dokumentov.

  4. V polje Naslov pošiljatelja vnesite svoj naslov.

    Polje »Naslov pošiljatelja«

  5. Izberite Možnosti > Možnosti za ovojnice in naredite nekaj od tega:

    • Na spustnem seznamu Velikost ovojnice izberite velikost ovojnice, ki ustreza vaši ovojnici, ali pa izberite Velikost po meri.

      Zavihek »Možnosti za ovojnice« za nastavitev velikosti ovojnice in pisav za naslov

      Opomba : Če izberete Velikost po meri, vnesite mere ovojnice v polji Širina in Višina. Ko končate, izberite V redu.

    • V razdelkih Naslov prejemnika in Naslov pošiljatelja izberite pisavo ter položaj levega in zgornjega odmika za vsak naslov.

      Opomba : Na podlagi predogleda postavitve ovojnice prilagodite svoje izbire.

  6. Na zavihku Možnosti tiskanja se prepričajte, da je izbrano polje Način podajanja, namestite ovojnico v skladu z ilustracijo ter nato izberite V redu.

    Opomba : Tiskalnik pošlje aplikaciji Word informacije, v katero smer je treba ovojnice naložiti v tiskalnik, te informacije pa so prikazane v razdelku Način podajanja.

    Diagram možnosti podajanja za podajanje ovojnic v tiskalnik

  7. Izberite Natisni in nato izberite Da, če želite shraniti naslov pošiljatelja kot privzeti naslov.

    Opomba : Če je ovojnica pravilno natisnjena, vam čestitamo, saj ste pripravljeni, da se premaknete na naslednji korak v postopku spajanja dokumentov. Če se ovojnica ne natisne, kot ste pričakovali, pojdite nazaj na 5. korak in znova prilagodite možnosti postavitve ovojnice in možnosti Vir obrazca, kot je treba.

3. korak: Začetek spajanja dokumentov

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Začni spajanje dokumentov > Ovojnice.

    Meni »Začni spajanje dokumentov«

  2. V pogovornem oknu Možnosti za ovojnice nastavite ovojnico tako, da izberete možnosti kot v 2. koraku: Preizkusite postavitev ovojnice in nato izberite V redu.

    Opomba : Word ustvari dokument, katerega velikost je prilagojena dimenzijam ovojnice in prikazuje mesto naslova pošiljatelja na ovojnici.

  3. Če želite dodati naslov pošiljatelja ali logotip na ovojnice, ga dodajte zdaj.

  4. Izberite Datoteka > Shrani in dodajte ime datoteke.

4. korak: Povezava poštnega seznama z glavnim dokumentom

Zdaj lahko odprete vir podatkov za vaš poštni seznam.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Izberi prejemnike in nato izberite možnost.

    Ukaz »Vnesi nov seznam«

  2. Naredite nekaj od tega

    • Če nimate poštnega seznama, izberite Vnesi nov seznam in ustvarite seznam.

      ali

    • Če je vaš seznam pošiljanja v Excelovi razpredelnici, Accessovi zbirki podatkov ali drugi vrsti podatkovne datoteke, kliknite Uporabi obstoječ seznam. Nato poiščite svoj seznam in kliknite Odpri.

      ali

    • Če uporabljate Outlookove stike, izberite Izberi iz Outlookovih stikov.

  3. Izberite Datoteka > Shrani.

Urejanje poštnega seznama

Če ustvarjate in tiskate ovojnice za vse osebe na vašem seznamu, pojdite na 5. korak: Dodajanje naslovnega bloka na ovojnico Če želite na primer natisniti ovojnice za ljudi z vašega seznama, ki živijo največ 20 km stran od dogodka, ki ga organizirate, za zoženje seznama uporabite filter, na primer poštno številko. Če želite več informacij o filtriranju podatkov, glejte Razvrščanje in filtriranje podatkov za spajanje dokumentov.

Namig : Morda se vam bo zdela uporaba funkcije filtra uporabna za filtriranje stikov, katerih poštnega naslova nimate. Tako ne boste zapravljali ovojnic, ki jih ne boste mogli poslati.

Če želite izbrati posamezne osebe na svojem seznamu, za katere želite ustvariti ovojnice, naredite to:

  1. Izberite Uredi seznam prejemnikov.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje označen ukaz »Uredi seznam prejemnikov«.

  2. Preverite imena ljudi, za katere želite, da prejmejo vašo pošto.

    Izbira vrstic s potrditvijo potrditvenega polja

    Če želite olajšati iskanje imen in naslovov, lahko razvrstite ali filtrirate seznam.

5. korak: Dodajanje naslovnega bloka na ovojnico

Naslovni blok je polje za spajanje dokumentov. Znan je tudi kot označba mesta. S spojnim poljem označite mesto na ovojnici, kjer želite dodati naslove.

Opomba : Pogosto je laže pravilno poravnati naslovni blok, če vklopite prikaz oznak odstavkov (¶). Če ga želite vklopiti, se pomaknite na zavihek Osnovno na traku in kliknite gumb Pokaži/skrij ¶ ali pa pritisnite CTRL + SHIFT + 8.

  1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite postaviti naslovni blok. Če je vklopljena možnost »Pokaži oznake odstavka«, kliknite mesto takoj za oznako odstavka (¶), ki jo je Word postavil na sredino ovojnice.

  2. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Naslovni blok.

    Polje za spajanje dokumentov »Vstavi naslovni blok«

  3. V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka izberite obliko zapisa imena prejemnika za prikaz na ovojnici.

    Možnosti naslovnega bloka

    Opomba : V razdelku Predogled izberite Naslednji Naslednji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov ali Prejšnji Prejšnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , če se želite premikati skozi zapise v viru podatkov in si ogledati, kako bo naslov prikazan na ovojnici.

  4. Izberite V redu.

  5. Izberite Datoteka > Shrani, če želite spojeni dokument shraniti pred nadaljevanjem.

Preverjanje imen spojnih polj

Preverite, ali Word postavi imena in naslove s poštnega seznama na pravilna mesta na ovojnici.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Primerjaj polja.

  2. V pogovornem oknu Primerjanje polj v stolpcu na levi so imena polj, ki jih Word uporablja v naslovnem bloku. Stolpec na desni strani vam omogoča povezovanje polj v viru podatkov s temi imeni polj. Prepričajte se, da se imena polj, ki se pojavijo na levi strani, ujemajo z imeni naslovov stolpcev zapisov na poštnem seznamu tako, da Word lahko postavi pravilne podatke na pravo mesto na ovojnici.

    Pogovorno okno Primerjanje polj
  3. Naredite nekaj od tega

    • Če se prikazana imena polj ujemajo z naslovi stolpcev, ki ste jih uporabili za zapise v viru podatkov za poštni seznam, ne storite ničesar.

      ali

    • Če se v imenu polja, za katerega ste pričakovali, da se bo ujemal z naslovom stolpca v viru podatkov, prikaže (ni ujemanja), izberite puščico spustnega seznama in nato izberite ime polja v viru podatkov za poštni seznam. Postopek po potrebi ponovite.

  4. Izberite V redu.

6. korak: Predogled in tiskanje ovojnic

Preden natisnete ovojnice, opravite končni pregled.

  1. Izberite Predogled rezultatov in nato izberite gumb za snemanje Naslednji Naslednji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov ali Prejšnji Prejšnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , da se prepričate, da so imena in naslovi na vseh ovojnicah videti v redu.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje skupino »Predogled rezultatov«.

    Namig :  Če se želite vrniti na začetek seznama, izberite gumb Prvi Prvi gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , če pa želite preklopiti na konec seznama, izberite gumb Zadnji Zadnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov .

  2. Izberite Dokončaj in spoji > Natisni dokumente.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Končaj in spoji« in povezane možnosti.

7. korak: Shranjevanje dokumenta ovojnice za spajanje dokumentov

Ko shranite dokument ovojnice za spajanje dokumentov, ostane povezan z vašim poštnim seznamom, tako da ga lahko uporabite pri naslednjem množičnem pošiljanju pošte.

Vnovična uporaba dokumenta ovojnice za spajanje dokumentov

  • Odprite dokument za ovojnice, ki je nastal po spajanju dokumentov, in izberite Da, ko vas Word vpraša, ali želite ohraniti povezavo.

Za spreminjanje naslovov v dokumentu ovojnice za spajanje dokumentov

  • Odprite dokument ovojnic za spajanje dokumentov in izberite Urejanje seznama prejemnikov, če želite razvrstiti, filtrirati in izbrati določene naslove.

Glejte tudi

Ali imate vprašanje o spajanju dokumentov v Wordu, na katerega tukaj nismo odgovorili?

Objavite vprašanje v forumu skupnosti za Word

Pomagajte nam izboljšati Word

Ali imate predloge, kako bi lahko izboljšali spajanje dokumentov (ali katero koli drugo funkcijo) v Wordu? Če jih imate, obiščite spletno mesto Word User Voice in nam pošljite predlog.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×