Spajanje dokumentov z Excelovo preglednico

Spajanje dokumentov z Excelovo preglednico

S spajanjem dokumentov lahko naenkrat ustvarite več dokumentov. Ti dokumenti imajo enako postavitev, oblikovanje, besedilo in grafike. Razlikujejo se le de določeni odseki vsakega dokumenta, ki so prilagojeni. Dokumenti Word, ki jih lahko ustvarite s spajanjem dokumentov vključujejo množične nalepke, pisma, ovojnice in e-poštna sporočila. Za spajanje dokumentov so potrebni trije dokumenti:

  • glavni dokument

  • vir podatkov

  • spojen dokument

Več informacij o tem, kako uporabite podatke iz Excela za spajanje dokumentov, dobite v tem videu, ki je del izobraževalnega tečaja – Razširite spajanje dokumentov za naslednjo raven.

1. korak: Priprava podatkov v Excelu za spajanje dokumentov

Najpomembnejši korak v postopku spajanja dokumentov je nastavitev in priprava podatkov. Svojo preglednico programa Excel boste uporabili kot vir podatkov za seznam prejemnikov.

Tukaj je nekaj nasvetov, kako pripravite podatke za spajanje dokumentov. Prepričajte se, da:

  • Imena stolpcev v preglednici se ujemajo z imeni polj, ki jih želite vstaviti v spajanje dokumentov. Če želite na primer bralce nasloviti z njihovim imenom v dokumentu, boste potrebovali ločene stolpce za imena in priimke.

  • Vsi podatki, ki jih želite spojiti, so na prvem listu preglednice.

  • Vnosi podatkov z odstotki, valute in poštne številke so pravilno oblikovane v preglednici, zato da lahko Word pravilno prebere njihove vrednosti.

  • Preglednica Excel, ki jo želite uporabiti v spajanju dokumentov, je shranjena v lokalnem računalniku.

  • Če želite preglednico spremeniti ali ji kaj dodati, to naredite, preden jo povežete z dokumentom za spajanje v programu Word.

Opombe : 

  • Informacije iz preglednice Excel lahko uvozite tako, da uvozite podatke iz datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv), ali iz besedilne datoteke (.txt) ter uporabite čarovnika za uvoz besedila, da ustvarite novo preglednico.

  • Če želite več informacij, glejte Priprava Excelovega vira podatkov za spajanje dokumentov v Wordu.

2. korak: Začetek spajanja dokumentov

  1. V Word izberite Datoteka > Novo > Prazen dokument.

  2. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Začni spajanje dokumentov, nato pa izberite vrsto spajanja, ki ga želite zagnati.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Začni spajanje dokumentov« in seznam možnosti, ki so na voljo za želeno vrsto spajanja dokumentov.

  3. Kliknite Izbira prejemnikov > Uporabi obstoječi seznam.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Izbira prejemnikov« z izbrano možnostjo »Uporabi obstoječ seznam«.

  4. Poiščite preglednico programa Excel in nato izberite Odpri.

  5. Če vas Word pozove, izberite List1$ > V redu.

    Opomba : Zdaj je preglednica programa Excel povezana z dokumentom za spajanje, ki ste ga ustvarili v programu Word.


Urejanje poštnega seznama

Omejite prejemnike e-pošte.

  1. Izberite Uredi seznam prejemnikov.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje označen ukaz »Uredi seznam prejemnikov«.

  2. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov potrdite polje ob imenu osebe, za katero ne želite, da prejme vaše e-poštno sporočilo.

    Izbira vrstic s potrditvijo potrditvenega polja

    Opomba : Če želite poenostaviti iskanje imen in naslovov, lahko seznam tudi razvrstite ali ga filtrirate. Če želite več informacij o razvrščanju in filtriranju elementov, glejte Razvrščanje in filtriranje podatkov za spajanje dokumentov.

3. korak: Vstavljanje polja za spajanje

Vstavite lahko tudi enega ali več polj za spajanje dokumentov, ki pridobivajo podatke iz preglednice v dokumentu.

Vstavljanje naslovnega bloka za ovojnico, nalepko, e-poštno sporočilo ali pismo

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Naslovni blok.

    Polje za spajanje dokumentov »Vstavi naslovni blok«

  2. V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka izberite obliko zapisa imena prejemnika za prikaz na ovojnici.

    Možnosti naslovnega bloka

  3. Izberite V redu.

  4. Izberite Datoteka > Shrani.

Vstavljanje pozdravne vrstice v e-poštno sporočilo ali pismo

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Polja za pisanje in vstavljanje izberite Pozdravna vrstica.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje označen ukaz »Pozdravna vrstica«.

  2. V pogovornem oknu Vstavljanje pozdravne vrstice naredite to:

    • V razdelku Pozdravna vrstica oblikujte in po potrebi spremenite pozdrav, tako da izberete pozdrav (Dragi je privzeta nastavitev), obliko zapisa za ime prejemnika in končno ločilo (vejica je privzeta nastavitev).

      in

    • V razdelku Pozdravna vrstica za neveljavna imena prejemnikov izberite možnost na seznamu pozdrav.

  3. Izberite V redu.

  4. Izberite Datoteka > Shrani.

Vstavljanje podatkov iz preglednice v e-poštno sporočilo ali pismo

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Polja za pisanje in vstavljanje kliknite Vstavi spojno polje.

  2. V pogovornem oknu Vstavljanje spojnega polja v razdelku Polja izberite ime polja (ime stolpca v preglednici) in nato še Vstavljanje.

  3. Po potrebi ponovite 2. korak in izberite Zapri, ko končate.

  4. Izberite Datoteka > Shrani.

Če želite več informacij o dodajanju polj iz preglednice za spajanje dokumentov, glejte Vstavljanje polj za spajanje dokumentov. In če želite izvedeti več o možnostih nastavljanja e-poštnega sporočila, glejte Spajanje e-pošte v Wordu.

4. korak: Predogled in dokončanje spajanja dokumentov

Ko vstavite želena polja za spajanje, si v predogledu oglejte rezultate, da preverite, ali ste zadovoljni z vsebino. Nato ste pripravljeni, da dokončate spajanje.

  1. Na zavihku Pošiljanje izberite Predogled rezultatov.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje skupino »Predogled rezultatov«.

  2. Izberite Naslednji Naslednji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov ali Prejšnji Prejšnji gumb za predogled rezultatov spajanja dokumentov , če se želite premikati po zapisih v viru podatkov in si ogledati, kako bodo rezultati prikazani v dokumentu.

  3. V skupini Dokončanje izberite Dokončaj in spoji, nato pa izberite možnost Natisni dokumente ali Pošlji e-poštna sporočila.

    Posnetek zaslona zavihka »Pošiljanje« v Wordu, ki prikazuje ukaz »Končaj in spoji« in povezane možnosti.

5. korak: Shranjevanje dokumenta, ki nastane po spajanju

Če shranite dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, ta ohrani povezavo z virom podatkov. Dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, lahko znova uporabite za naslednjo množično pošiljanje pošte.

  • Odprite dokument, ki je nastal po spajanju dokumentov, in izberite Da, ko vas Word vpraša, ali želite ohraniti povezavo.

Glejte tudi

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×