Spajanje dokumentov: vstavljanje polja za spajanje

V tem članku

Več o poljih za spajanje dokumentov

Dodajanje polj ali označb mesta

Več o poljih za spajanje dokumentov

Ograde, na primer naslov in pozdrav, so imenovane polja »spajanja dokumentov«. Polja v Wordu ustrezajo naslovom stolpcev v izbrani podatkovni datoteki.

Podatkovna datoteka s stolpci (kategorijami) in vrsticami (zapisi)

1. Stolpci v podatkovni datoteki predstavljajo kategorije informacij. Polja, ki jih dodate glavnemu dokumentu, so označbe mesta za te kategorije.

2. Vrstice v podatkovni datoteki predstavljajo zapise podatkov. Word pri izvedbi spajanja dokumentov za vsak zapis ustvari kopijo glavnega dokumenta.

Z vključitvijo polja v glavni dokument navedete, da želite, da je določena kategorija informacij, na primer ime ali naslov, prikazana na tem mestu.

Polja, vstavljena v dokument programa Word

Opomba : Ko v glavni dokument vstavite polje za spajanje dokumentov, je ime polja vedno obkroženo z navednicama (« »). Navednice niso prikazane v spojenih dokumentih, ampak le omogočajo, da razlikujete med polji v glavnem dokumentu in navadnim besedilom.

Ko izvedete postopek spajanja, informacije iz prve vrstice v podatkovni datoteki nadomestijo polja v glavnem dokumentu ter tako ustvarijo prvi spojeni dokument. Informacije iz druge vrstice v podatkovni datoteki nadomestijo polja in tako ustvarijo drugi spojeni dokument in tako naprej.

Spajanje informacij iz podatkovne datoteke v dokument

Dodajanje polj ali označb mesta

  1. V glavni dokument vnesite poljubno vsebino, za katero želite, da je prikazana na vsaki kopiji dokumenta.

    Če želite dodati sliko, na primer logotip, na zavihku Vstavljanje v skupini Slike kliknite Slika.

  2. Kliknite mesto, kamor želite vstaviti polje.

  3. Uporabite skupino Pisanje in vstavljanje polj na zavihku Pošiljanje.

    Trak v sistemu Office 2010

  4. Dodajte nekaj od tega:

    Naslovni blok z imenom, naslovom in drugimi podatki

    1. Kliknite Naslovni blok.

    2. V pogovornem oknu Vstavljanje naslovnega bloka izberite elemente naslova, ki jih želite, in želeno oblikovanje, in nato kliknite V redu.

    3. Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj, Word morda ni uspel najti nekaterih informacij, ki jih potrebuje za naslovni blok. Kliknite puščico ob možnosti (se ne ujema) in izberite polje v viru podatkov, ki ustreza zahtevanemu polju za spajanje dokumentov.

    Pozdravna vrstica

    1. Kliknite Pozdravna vrstica.

    2. Izberite obliko pozdravne vrstice, ki vključuje pozdrav, obliko imena in ločila, ki sledijo.

    3. Izberite besedilo, ki naj se prikaže v primerih, v katerih Microsoft Word ne bo znal razbrati prejemnikovega imena. Primer: ko vir podatkov nima priimka ali imena prejemnika, pač pa samo ime podjetja.

    4. Kliknite V redu.

    5. Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj, Word morda ni uspel najti nekaterih informacij, ki jih potrebuje za pozdravno vrstico. Kliknite puščico ob možnosti (se ne ujema) in izberite polje v viru podatkov, ki ustreza zahtevanemu polju za spajanje dokumentov.

    Posamezna polja

    Vstavite lahko podatke iz posameznih polj, na primer ime, telefonsko številko ali višino prispevka s seznama darovalcev. Če želite polje iz podatkovne datoteke hitro dodati glavnemu dokumentu, kliknite puščico ob možnosti Vstavi polje za spajanje in nato ime polja.

    Če želite več možnosti za vstavljanje posameznih polj v dokument, naredite to:

    1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj kliknite Vstavi spojno polje.

    2. V pogovornem oknu Vstavljanje polja za spajanje naredite nekaj od tega:

      • Če želite izbrati polja naslova, ki se bodo samodejno usklajevala s polji v viru podatkov, tudi če polja v viru podatkov nimajo enakih imen kot vaša polja, kliknite Polja naslova.

      • Če želite izbirati polja, ki podatke vedno vzamejo neposredno iz stolpca v podatkovni datoteki, kliknite Polja zbirke podatkov.

    3. V polju Polja kliknite želeno polje.

    4. Kliknite Vstavi in nato Zapri.

    5. Če se prikaže pogovorno okno Primerjanje polj, Microsoft Word morda ni našel nekaterih informacij, ki jih potrebuje za vstavljanje polja. Kliknite puščico ob možnosti (se ne ujema) in nato izberite polje iz vira podatkov, ki ustreza polju, potrebnemu za spajanje dokumentov.

      Opomba : Če ste vstavili polje s seznama Polja zbirke podatkov in pozneje preklopili na vir podatkov, ki nima stolpca z enakim imenom, Word ne bo mogel vstaviti informacij iz tega polja v spojeni dokument.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×