Sledenje morebitnim prodajnim priložnostim v programu Business Contact Manager

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

V kartoteki priložnosti so shranjene informacije o potencialnih prodajnih naročilih, z njo pa lahko spremljate podatkov o prodaji trenutnim ali potencialnim strankam.

V tem članku je opisano, kako lahko kartoteke priložnosti uporabite za beleženje podrobnih informacij o izdelkih in storitvah, ki so pomembne za vaše stranke in za interakcijo z njimi.

Kaj želite narediti?

Ustvarjanje kartoteke priložnosti

Odpiranje kartoteke priložnosti

Dokončanje obrazca »Priložnost«

Prilagajanje seznamov v obrazcu »Priložnost«

Prilagajanje stopenj prodaje in prodajnih dejavnosti

Izbris stopenj prodaje in prodajnih dejavnosti

Urejanje kartoteke priložnosti

Spreminjanje računa ali poslovnega stika, ki je povezan s kartoteko priložnosti

Povezava elementov zgodovine komunikacije s kartoteko priložnosti

Dodelitev priložnosti sodelavcu

Označevanje priložnosti kot zaključene

Spremljanje opravil, ki so potrebne za dokončanje ali pridobitev priložnosti

Ustvarjanje kartoteke priložnosti

Vsako kartoteko priložnosti, ki jo ustvarite, morate povezati z računom ali zapisom poslovnega stika. V kartoteko priložnosti lahko dodate elemente zgodovine komunikacije, na primer poslovne zapiske, opravila, sestanke, dnevnike klicev in datoteke, s katerimi lahko spremljate interakcijo s stranko. Ti elementi zgodovine so dodani tudi v zgodovino povezanega računa ali poslovnega stika.

Če želite prilagoditi vključene stopnje prodaje in dejavnosti, glejte Prilagajanje stopenj prodaje in prodajnih dejavnosti. Če želite prilagoditi obrazec »Priložnost« z dodajanjem ali odstranjevanjem polj, glejte Ustvarjanje in prilagajanje vrst zapisov in seznamov.

Na vrh strani

Odpiranje kartoteke priložnosti

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Prodaja.

  2. Če želite odpreti nov prazen obrazec »Priložnost«, na traku kliknite Nova priložnost.

  3. Če želite odpreti obstoječo kartoteko priložnosti, na zavihku Priložnosti dvokliknite kartoteko priložnosti, ki jo želite odpreti.

Na vrh strani

Dokončanje obrazca »Priložnost«

  1. Vnesite ali izberite informacije, ki jih želite zabeležiti v obrazcu »Priložnost«.

    Obrazec vključuje te strani:

    Splošno. Na tej strani so splošne informacije o priložnosti, poleg tega pa še stanje, vir in finančni pogoji.

    Podatki o priložnosti.

    • Naslov priložnosti (obvezno). Vnesite ime za priložnost.

    • Dodeljeno. Kliknite ime osebe, ki bo spremljala in zaključila priložnost.

      Na seznamu dodeljeno so le imena zaposlenih, za katere ste dali v skupno rabo zbirko podatkov Business Contact Manager ali pa ste jim dodelili dostop do nje. Če želite več informacij o tem, kako dodate imena in daste zbirko podatkov v skupno rabo, glejte Skupna raba podatkov storitve Business Contact Manager z drugimi uporabniki.

    • Vrsta. Kliknite vrsto potencialnih prodajnih naročil za zapis.

    Povezan račun ali poslovni stik

    • Povezava do (zahtevano). Kliknite gumb Povezava do, da izberete kupec ali poslovni stik za povezavo s to priložnostjo. Če želite več informacij o tem, kako dokončate pogovorno okno, glejte Izbor zapisa za povezovanje v programu Business Contact Manager.

      Opomba : Priložnost lahko povežete le z eno vrsto računa ali vrsto zapisa poslovnega stika.

    Podatki o prodaji.

    • Verjetnost. Vnesite odstotek, ki predstavlja verjetnost, da se bo priložnost razvila v prodajo. Z odstotkom verjetnosti je izračunan pričakovan dohodek na podlagi skupne vrednosti izdelkov in storitev v odseku Izdelki in storitve.

    • Pričakovan dohodek. Pričakovan dohodek je izračunan samodejno z odstotkom verjetnosti in skupno vrednostjo izdelkov in storitev v odseku Izdelki in storitve.

    • Zaključni datum. Kliknite datum, do katerega pričakujete prodajo.

    • Pogoji plačila. Kliknite način, s katerim bo stranka plačala izdelke ali storitve.

    • Datum poteka. Kliknite datum poteka ponudbe.

    • Datum dostave. Kliknite datum dostave, ki jo nudite stranki.

    Izdelki in storitve.

    Dodajte izdelke in storitve, ki so zanimive za stranke.

    Naredite nekaj od tega:

    • Dodaj . Če želite dodati nov izdelek ali novo storitev, kliknite Dodaj.

      V pogovorno okno Dodajanje izdelka ali storitve vnesite želene informacije ali jih izberite. Če želite več informacij o izpolnjevanju obrazca za dodajanje izdelka ali storitve, glejte Upravljanje izdelka ali storitev v dodatku Business Contact Manager.

    • Uredi. Če želite spremeniti element, ga kliknite, nato pa kliknite Uredi.

    • Odstrani. Če želite izbrisati element s seznama, ga kliknite, nato pa kliknite Odstrani.

    Informacije o viru.

    • Vir. Kliknite vir priložnosti, na primer vrsto marketinške dejavnosti, s katero ste dobili ime stranke ali priložnost.

    • Sprožil .... Kliknite, da izberete ime računa, poslovnega stika ali marketinške dejavnosti, s katero ste dobili to priložnost.

      Ime marketinške dejavnosti je uporabljeno za sledenje števila priložnosti, ki ste jih dobili z določeno dejavnostjo. Ko kliknete ime marketinške dejavnosti v tem polju, Business Contact Manager za Outlook doda priložnost na stran za sledenje marketinške dejavnosti.

    • Konkurenca. Vnesite imena morebitne konkurence. Tako boste opomnjeni, da preverite njihove cene in ponudite boljšo ceno ali boljšo storitev.

    Faza prodaje in dejavnosti

    • Faza prodaje. Izberite fazo prodaje za priložnost, da boste lahko spremljali napredovanje.

      Ta seznam lahko prilagodite tako, da vključuje informacije o fazi prodaje, ki je enolična za vaše podjetje. Kliknite Uredi ta seznam in glejte Prilagodite faze prodaje in prodajne dejavnosti.

      Če izberete fazo prodaje Zaključena priložnost ali Izgubljena priložnost, zaklenete zapis kot datoteko le za branje. Zaključena priložnost nastavi verjetnost na 100 %. Izgubljena priložnost nastavi verjetnost na 0 %.

    • Opomnik. Potrdite polje Opomnik, če želite prejeti Outlookove opomnike o tej priložnosti. Kliknite datum in uro, ko želite prejeti opomnik.

    Podrobnosti. Na tej strani so pripombe ali opomniki o priložnosti

    Pripombe lahko prilepite iz drugih datotek ali pa jih dodate neposredno v zapis. Če želite zabeležiti datum in uro, ko ste dodali pripombo, kliknite Dodaj časovni žig.

    Zgodovina. Na strani z zgodovino so vsi elementi zgodovine komunikacije, ki so povezani s kartoteko priložnosti.

    Bolj podrobno zgodovino o priložnosti lahko ustvarite tako, da kliknete gumb Novo, nato pa z zapisom povežete element, kot je poslovna opomba, telefonski dnevnik, sestanek ali opravilo.

  2. Ko dokončate obrazec, kliknite Shrani in zapri.

  3. Vnesite informacije, ki jih želite zabeležiti v obrazcu »Priložnost«.

  4. Ko informacije vnesete v obrazec, kliknite Shrani in zapri.

    Če ustvarjate veliko kartotek priložnosti, kliknite Shrani in novo, da shranite spremembe in odprete nov obrazec »Priložnost«.

Na vrh strani

Prilagajanje seznamov v obrazcu »Priložnost«

Business Contact Manager za Outlook uporablja veliko standardnih poslovnih izrazov, lahko pa ustvarite tudi svoje izraze za prodajo, tarife plačila in druge elemente z informacijami, specifičnimi za vaše poslovne potrebe.

Vsak seznam, ki ga je mogoče prilagoditi, vključuje možnost Uredi ta seznam. Izberite to možnost, da odprete pogovorno okno, v katerem lahko dodajate ali urejate poslovno terminologijo. V obrazcu »Priložnost« lahko prilagodite sezname za ta polja: Vrsta, Plačilni pogoji, Vir in Faza prodaje.

Če želite več informacij o prilagajanju seznamov, glejte Ustvarite in prilagodite vrste zapisov in seznamov.

Na vrh strani

Prilagajanje stopenj prodaje in prodajnih dejavnosti

V dodatku Business Contact Manager za Outlook lahko spremljate vsa opravila, ki jih morate dokončati, če želite možno stranko pretvoriti v dejansko stranko. Privzeti nabor faz prodaje in dejavnosti je na voljo v obrazcu »Možna stranka«, te podatke pa lahko prilagodite tako, da ustrezajo vašim poslovnim zahtevam.

Opomba :  Samo lastnik zbirke podatkov lahko prilagodi faze prodaje in prodajne dejavnosti.

Kot lastnik zbirke podatkov lahko spremenijo ime in vrstni red faz prodaje ter posodobijo ime, vrstni red in trajanje prodajnih dejavnosti v poljubni fazi prodaje. Lahko tudi nastavite opomnike za prodajne dejavnosti.

  1. Odprite pogovorno okno Spreminjanje faz prodaje in prodajnih dejavnosti tako, da naredite nekaj od tega:

  2. Na traku na zavihku Osnovno v skupini Prilagodi kliknite Faza prodaje.

  3. Kliknite zavihek Datoteka. Na zavihku Business Contact Manager kliknite Prilagodi, nato pa Spreminjanje faz prodaje in prodajnih dejavnosti.

  4. Če želite v postopek dodati novo fazo, kliknite Dodaj fazo prodaje, vnesite ime za novo fazo prodaje, nato pa kliknite V redu. Uporabite gumbe s puščicami za premikanje faze prodaje gor ali dol po seznamu.

  5. Če želite v fazo prodaje dodati nov korak, kliknite Dodaj prodajno dejavnost, vnesite ime za dejavnost, nato pa kliknite časovno obdobje, kolikor bo trajala dejavnost. Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno Dodaj prodajno dejavnost, nato pa uporabite gumbe s puščicami za premikanje dejavnosti gor ali dol po seznamu.

    Pogovorno okno »Urejanje prodajne dejavnosti«, za katerim sta prikazani pogovorni okni »Spreminjanje faz prodaje« in »Prodajne dejavnosti«

  6. Če želite spremeniti fazo prodaje prodajno dejavnost na seznamu, kliknite element na seznamu, nato pa kliknite Uredi. Posodobite informacije v pogovornem oknu, ki se odpre, nato pa kliknite V redu.

Faz prodaje Zaključena priložnost in Izgubljena priložnost ni mogoče urediti.

  1. Če želite spremeniti vrstni red seznam, kliknite fazo prodaje ali prodajno dejavnost, nato pa z gumbi s puščicami premaknite elemente gor ali dol po seznamu. Če premaknete fazo prodaje, se z njo premaknejo vse povezane prodajne dejavnosti.

  2. Potrditvena oznaka označuje, katera faza prodaje je privzeta faza prodaje za vse nove kartoteke priložnosti. Če želite nastaviti drugo privzeto fazo prodaje, kliknite tisto, ki jo želite uporabiti, nato pa kliknite Nastavi kot privzeto. Če želite odstraniti privzeto nastavitev, kliknite fazo prodaje, nato pa še Počisti privzeto.

  3. Potrdite potrditveno polje, da ustvarite opomnike za vsako prodajno dejavnost z določenim trajanjem. Opomniki bodo prikazani v obrazcu »Priložnost«.

Na vrh strani

Izbris stopenj prodaje in prodajnih dejavnosti

Če iz dodatka Business Contact Manager za Outlook odstranite fazo prodaje ali prodajno dejavnost, lahko to vpliva na informacije v trenutni kartoteki priložnosti.

Če izbrišete prodajno dejavnost, odstranite dejavnost s seznama in z zapisov, ki so vključevali to dejavnost. Vsaka kartoteka priložnosti, ki je vključevala izbrisano dejavnost, je ne bo več prikazovala, tudi če je bila dejavnost v kartoteki označena kod dokončana.

Če izbrišete fazo prodaje, jo s tem odstranite s seznama in ustvarite prazen vnos v vsakem zapisu, ki jo je vključeval. Na primer kartoteka priložnosti, ki je bila v fazi prodaje »Izbrisano«, bo prikazovala prazno polje Faza prodaje, ko boste znova odprli kartoteko. Ko izbrišete fazo prodaje, jo lahko zamenjate z drugo fazo prodaje ali s praznim poljem. Če jo zamenjate z drugo fazo prodaje, lahko dodate dejavnosti iz te faze v fazo zamenjave. V nasprotnem primeru bodo dejavnosti izbrisane s fazo prodaje.

  1. Odprite pogovorno okno Spreminjanje faz prodaje in prodajnih dejavnosti tako, da naredite nekaj od tega:

  2. Na traku na zavihku Osnovno v skupini Prilagodi kliknite Faza prodaje.

  3. Kliknite zavihek Datoteka. Na zavihku Business Contact Manager kliknite Prilagodi, nato pa Spreminjanje faz prodaje in prodajnih dejavnosti.

  4. Če želite izbrisati prodajno dejavnost, jo izberite na seznamu, nato pa kliknite Izbriši.

  5. Če želite izbrisati fazo prodaje, jo izberite na seznamu, nato pa kliknite Izbriši. V pogovornem oknu Izbriši element izberite drugo fazo prodaje, s katero boste zamenjali izbrisano fazo, ali pa pustite polje Zamenjaj z prazno.

  6. Če izberete nadomestno fazo prodaje, lahko potrdite polje možnosti, da premaknete vse prodajne dejavnosti iz izbrisane faze prodaje v nadomestno fazo prodaje. Dejavnosti bodo dodane na vrh seznama obstoječih dejavnosti, vrstni red pa lahko spremenite z gumbi s puščicami.

Na vrh strani

Urejanje kartoteke priložnosti

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Prodaja.

  2. V delovnem prostoru na zavihku Priložnosti dvokliknite zapis, ki ga želite odpreti.

    Informacije o kartoteki si lahko ogledate tudi brez tega, da bi odprli delovni prostor prodaje. Na poljubnem zavihku kliknite kartoteko, ki vas zanima. Podrobnosti o tej kartoteki so prikazane v podoknu za branje. Če želite več informacij o uporabi delovnih prostorov prodaje, glejte Obvladovanje delovnih prostorov programa Business Contact Manager.

  3. V odprti kartoteki lahko naredite kar koli od tega:

    • Uredite informacije. Vnesete nove informacije in jih po potrebi spremenite. Ko končate vnos sprememb, kliknite Shrani in zapri.

    • Natisnete kartoteko.

      Kje je ukaz za tiskanje?

      Kliknite zavihek Datoteka. Kliknite zavihek Natisni, nato pa še želene možnosti.

    • Pošljite e-poštno sporočilo povezanemu računu ali poslovnemu stiku. V skupini Komuniciranje kliknite E-pošta.

    • Uredite sestanek z računom ali poslovnim stikom. V skupini Komuniciranje kliknite Povabila na srečanje.

    • Razvrstite kartoteko. V skupini Oznake kliknite možnost Kategoriziraj, nato pa kliknite kategorijo, v katero želite dodati kartoteko. Če želite več informacij o kategoriziranju kartotek, glejte Uporaba kartotek v dodatku Business Contact Manager.

    • Izbrišete kartoteko. Kliknite Izbriši.

Na vrh strani

Spreminjanje računa ali poslovnega stika, ki je povezan s kartoteko priložnosti

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Prodaja.

  2. Na zavihku Priložnosti dvokliknite kartoteko priložnosti, ki jo želite spremeniti.

  3. V razdelku Povezani račun ali poslovni stik kliknite Poveži z.

  4. V pogovornem oknu Poveži s kupcem ali poslovnim stikom na seznamu Vrsta elementa kliknite vrsto kartoteke, na primer Računi ali Vse vrste poslovnih stikov.

  5. Na seznamu kliknite kartoteko, ki jo želite povezati. Če želite kartoteko poiskati, vnesite ime v polje Išči.

    Če želite dodati novo kartoteko, kliknite gumb Novo in dokončajte obrazec.

  6. Kliknite Poveži z, da dodate račun ali poslovni stik, nato pa kliknite V redu, da se vrnete v kartoteko priložnosti.

  7. Kliknite Shrani in zapri.

Opomba : Priložnost je mogoče povezati le z eno vrsto zapisa, ki temelji na računu ali poslovnem stiku.

Na vrh strani

Povezava elementov zgodovine komunikacije s kartoteko priložnosti

Vsako vrsto komunikacije, ki je povezana s priložnostjo, lahko preprosto povežete s kartoteko. Tako lahko spremljate vse stike strank. Če pokličete račun ali poslovni stik, ki je povezan s kartoteko priložnosti, ustvarite dnevnik klicev. Če ste se vrnili s srečanja, vnesite zapiske v poslovni zaznamek ali izvirno Outlookovo povabilo na srečanje. Dogovorite se za srečanje s stranko, nato pa povežite srečanje s kartoteko priložnosti.

Vsi elementi zgodovine komunikacije, ki jih ustvarite v odprti kartoteki priložnosti, so samodejno povezani s kartoteko.

Če želite ustvariti element zgodovine komunikacije, ki je samodejno povezan s kartoteko priložnosti, dokončajte ta postopek.

  1. Odprite kartoteko priložnosti.

  2. Na traku na zavihku Osnovno v skupini Pokaži kliknite Zgodovina.

  3. Kliknite gumb Novo, nato pa kliknite enega od teh elementov:

    • Poslovni zaznamek

    • Dnevnik klicev

    • Opravilo

    • Poštno sporočilo

    • Sestanek

    • Datoteka

    Ne morete ustvariti nove datoteke, lahko pa izberete datoteko v računalniku, ki jo želite povezati s kartoteko priložnosti.

  4. Dokončajte obrazec za nov element, nato pa kliknite Shrani in zapri ali Pošlji.

Če želite s kartoteko priložnosti povezati obstoječe e-poštno sporočilo ali sestanek, odprite e-poštno sporočilo ali sestanek, nato pa v traku kliknite Poveži z zapisom. Na seznamu Vrsta elementa kliknite Priložnosti, nato pa kliknite priložnost, s katero želite povezati e-poštno sporočilo ali sestanek.

Na vrh strani

Dodelitev priložnosti sodelavcu

Business Contact Manager za Outlook shrani vaše poslovne podatke v zbirki podatkov. Kartoteko priložnosti lahko dodelite vsaki osebi, za katero ste dali v skupno rabo zbirko podatkov.

  1. Odprite kartoteko priložnosti, ki jo želite dodeliti. Izberete lahko tudi več kartotek.

Kako lahko izberem več kot en zapis?

Če želite izbrati sosednje zapise, pritisnite tipko SHIFT, nato pa kliknite prvi in zadnji zapis skupine, ki jih želite dodati. Če želite izbrati zapise, ki niso sosednji, pritisnite tipko CTRL, nato pa kliknite posamezne zapise. Če želite izbrati vse zapise, kliknite enega, nato pa pritisnite CTRL+A.

  1. Na traku v skupini Dejanja kliknite Dodeli, nato pa kliknite ime osebe, kateri želite dodati priložnost.

Na vrh strani

Označevanje priložnosti kot zaključene

  1. Odprite kartoteko priložnosti, ki jo želite označiti kot zaključeno.

  2. Na zavihku Priložnosti dvokliknite kartoteko priložnosti, ki jo želite zapreti.

  3. V razdelku Prodajna dejavnost na seznamu Faza prodaje kliknite Zaključena priložnost, da zaprete priložnost, ki je privedla do prodaje, ali Izgubljena priložnost, da zaprete priložnost, ki ni privedla do prodaje.

  4. Lahko pa tudi v polju Zaključni datum kliknete dejanski zaključni datum za priložnost.

  5. Kliknite Shrani in zapri.

    Če želite informacije o tem, kako hkrati več priložnosti navedete kot zaključene, glejte Sočasno urejanje zapisov v dodatku Business Contact Manager.

Na vrh strani

Spremljanje opravil, ki so potrebne za dokončanje ali pridobitev priložnosti

Poleg ustvarjanja opravil, ki jih dokončate, da zaključite prodajo, lahko ustvarite poslovni projekt, ki vsebuje specifična opravila za izdelke ali storitve, ki jih boste nudili, ko boste priložnost dobili. Celoten poslovni projekt lahko dodelite sodelavcu, posamezna opravila v okviru projekta pa različnim sodelavcem. Zapis poslovnega projekta mora biti povezan z računom ali poslovnim stikom.

Če želite iz kartoteke priložnosti ustvariti poslovni projekt, dokončajte ta postopek.

  1. Odprite kartoteko priložnosti, ki jo želite uporabiti.

  2. Na traku v skupini Poslovni projekt kliknite Ustvari projekt.

  3. Odpre se pogovorno okno Ustvari poslovni projekt. Na seznamu kliknite predlogo, ki jo želite uporabiti, drugače pa kliknite Ne uporabi predloge.

  4. V polju Ime projekta uporabite privzeto ime, ki je ime izbrane priložnosti, ali pa vnesite drugo ime za poslovni projekt.

  5. V polju Poveži z je prikazan račun ali poslovni stik, ki je povezan z izbrano priložnostjo. Če želite izbrati drug zapis računa ali poslovnega stika, kliknite Poveži z.

  6. Lahko tudi vnesete začetni datum za projekt in kliknete V redu.

  7. V oknu z zapisom poslovnega stika, ki se odpre, vnesite poljubne informacije, ki jih želite dodati:

    • Če želite v projekt dodati račune in poslovne stike, v razdelek Povezani računi in poslovni stiki kliknite Dodaj.

    • Če želite dodati opravila, v razdelek Informacije o projektih opravilih kliknite Novo.

Če želite več informacij o izpolnjevanju obrazcev poslovnega projekta in projektnih opravil, glejte Uporabite projektna opravila v dodatku Business Contact Manager.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×