Seznanite se s strukturo Accessove zbirke podatkov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Če se seznanite s tabelami, obrazci, vprašalniki in drugimi predmeti v zbirki podatkov, boste lažje izvajali različna opravila, na primer vnos podatkov v obrazec, dodajanje ali odstranjevanje tabel, iskanje in zamenjava podatkov ter izvajanje poizvedb.

V tem članku najdete osnovna pregled strukturo Accessove zbirke podatkov. Access ponuja več orodij, ki jih lahko uporabite, da se seznanite s strukturo določeno zbirko podatkov. V tem članku je razloženo tudi kako, kdaj in zakaj uporabljate vsako orodje.

Opomba : Ta članek govori o tradicionalne Accessove zbirke podatkov, ki je sestavljen iz datoteke ali niza datotek, ki vsebuje vse podatke in uporaba funkcije, na primer obrazcev za vnos podatkov. Nekaj od tega ne velja za spletne zbirke podatkov, nova vrsta Accessovo zbirko podatkov, ki jih objavite v spletu z uporabo strežnika SharePoint Server z storitve Access Services. Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, si oglejte članek ustvarjanje zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

V tem članku

Pregled

Si ogledati podrobnosti o predmetov v zbirki podatkov.

Raziskovanje tabele v pogledu načrta

Preberite članek relacije med tabelami

Vidite, kako predmetov z drugimi predmeti

Pregled

Zbirka podatkov je zbirka informacij, ki je povezana z določenim predmetom ali namenom, kot je sledenje naročilom strank ali vzdrževanje glasbene zbirke. Če vaša zbirka podatkov ni shranjena v računalniku ali pa je vanj le delno shranjena, boste morda morali slediti informacijam iz različnih virov, ki jih je treba koordinirati in organizirati.

Če so na primer telefonske številke vaših dobaviteljev shranjene na različnih lokacijah: v datoteki in a mapi s karticami, ki vsebuje telefonske številke dobaviteljev, v datotekah z informacijami o izdelkih v kabinetni datoteki in v preglednici, ki vsebuje tudi druge informacije. Če dobavitelj spremeni telefonsko številko, boste morali te informacije spremeniti na vseh treh mestih. Če je zbirka podatkov Access pravilno zasnovana, je telefonska številka shranjena samo enkrat, zato boste to informacijo morali samo enkrat posodobiti. Ko posodobite telefonsko številko dobavitelja, se samodejno posodobi, ko jo uporabite v zbirki podatkov.

Accessove zbirke podatkov

Access lahko uporabite za upravljanje vseh informacij v eni datoteki. V podatkovni datoteki Access lahko uporabite:

  • Tabele, če želite shraniti svoje podatke.  

  • Poizvedbe, če želite najti in prenesti samo podatke, ki jih želite.

  • Obrazce, če si želite ogledovati, dodajati in posodabljati podatke v tabelah.   

  • Poročila, da analizirate ali tiskate podatke v določeni postavitvi.

Uporaba podatkov iz tabel v poizvedbi, obrazcu ali poročilu

1. Podatke shranite enkrat v eni tabeli in si jih oglejte z več lokacij. Ko posodobite podatke, se ti samodejno posodobijo na vseh lokacijah.

2. Podatke pridobite z uporabo poizvedbe.

3. Podatke si oglejte ali jih vnesite prek obrazca.

4. Prikažite ali natisnite podatke z uporabo poročila.

Vsi ti elementi — tabele, poizvedbe, obrazci in poročilo — so predmeti zbirke podatkov.

Opomba : Nekatere zbirke podatkov Access vsebujejo povezave do tabel, ki so shranjene v drugih zbirkah podatkov. Tako imate lahko na primer eno zbirko podatkov Access, ki ne vsebuje nič drugega kot tabele, in drugo zbirko podatkov Access, ki vsebuje povezave do teh tabel skupaj s poizvedbami, obrazci in poročili na osnovi povezanih tabel. V večini primerov ni pomembno, ali je tabela povezana tabela ali pa je dejansko shranjena v zbirki podatkov.

Tabele in relacije

Če želite shraniti svoje podatke, lahko ustvarite eno tabelo za vsako vrsto informacij, ki ji sledite. Vrste informacij lahko vključujejo informacije o strankah, izdelkih in podrobnosti naročila. Če želite združiti podatke iz več tabel v poizvedbo, obrazec ali poročilo, morate določiti relacije med tabelami.

Opomba : V spletni zbirki podatkov ni mogoče uporabiti zavihek predmeta relacije ustvariti relacije. Polja za iskanje lahko uporabite za ustvarjanje relacije v spletni zbirki podatkov.

Združevanje podatkov, shranjenih v tabelah, v povezana polja

1. Informacije o strankah, ki so bile včasih v poštnih seznamih, so zdaj v tabeli strank.

2. Informacije o naročilih, ki so bile včasih v preglednicah, so zdaj v tabeli naročil.

3. Enolični ID, na primer ID stranke, razlikuje en zapis od drugega v tabeli. Če dodate polje z enoličnim ID iz ene tabele v drugo tabelo in določite relacijo med obema poljema, lahko Access uskladi povezane zapise iz obeh tabel, da ju lahko združite v obrazcu, poročilu ali poizvedbi.

Poizvedbe

Poizvedba vam lahko pomaga poiskati in prenesti podatke, ki izpolnjujejo pogoje, ki jih sami določite - vključno s podatki iz več tabel. Poizvedbo lahko uporabite za posodobitev ali brisanje več zapisov hkrati in izvajanje predhodno določenih ali osebno prilagojenih izračunov z vašimi podatki.

Opomba : Poizvedbe ni mogoče uporabiti za posodabljanje ali brisanje zapisov v spletni zbirki podatkov.

Vrnjeni rezultati poizvedbe iz različnih tabel

1. Tabela »Stranke« vsebuje podatke o strankah.

2. Tabela »Naročila« vsebuje podatke o naročilih.

3. Ta poizvedba pridobi podatke o ID-ju naročila in zahtevanem datumu iz tabele »Naročila«, podatke o imenu podjetja in podatke o mestu pa pridobi iz tabele »Stranke«. Poizvedba vrne samo naročila, ki so bila zahtevana v aprilu, samo za stranke, ki so nastanjene v Londonu.

Obrazci

Obrazec lahko uporabite za enostaven pregled, vnos in spreminjanje podatkov po posameznih vrsticah. Obrazec lahko uporabite, da izvedete druga dejanja, na primer pošiljanje podatkov v drugo aplikacijo. Obrazci običajno vsebujejo kontrolnike, ki so povezani s temeljnimi polji v tabelah. Ko odprete obrazec, Access pridobi podatke iz najmanj ene tabele, nato pa prikaže podatke v postavitvi, ki ste jo izbrali ob izdelavi obrazca. Obrazec lahko ustvarite tako, da uporabite enega od ukazov Obrazec na traku ali pa v Čarovniku za obrazce. Lahko pa tudi sami ustvarite obrazec v pogledu načrta.

Opomba : Pogled postavitve, ne pogled načrta, uporabite za ustvarjanje obrazcev in poročil v spletnih zbirkah podatkov.

Obrazci omogočajo lažji ogled in vnos podatkov

1. Tabela prikazuje veliko zapisov hkrati, vendar se boste morda morali vodoravno pomikati, če si želite ogledati vse podatke v posameznem zapisu. Prav tako ob ogledu tabele ni mogoče posodobiti podatkov iz več kot ene tabele naenkrat.

2. Obrazec se osredotoča na en zapis naenkrat in lahko prikazuje polja iz več kot ene tabele. Lahko prikazuje tudi slike in druge predmete.

3. Obrazec lahko vsebuje gumb, ki ga kliknete, če želite natisniti poročilo, odpreti druge predmete ali drugače avtomatizirati opravila.

Poročila

Poročilo lahko uporabite, če želite hitro analizirati svoje podatke ali pa jih na določen način predstaviti v tisku ali drugih oblikah. Tako lahko na primer kolegu pošljete poročilo, ki združi podatke in izračuna skupni znesek. Lahko pa tudi ustvarite poročilo, v katerem so podatki o naslovu oblikovani za tiskanje nalepk za naslovi.

Oblikovani ali izračunani podatki, prikazani v poročilu

1. Uporabite poročilo za ustvarjanje nalepk z naslovom.

2. Uporabite poročilo za prikaz skupnih zneskov v grafu.

3. Uporabite poročilo za prikaz izračunanih vsot.

Zdaj poznate osnovo strukturo zbirk podatkov Access, zato si lahko preberete, kako uporabiti vgrajena orodja za raziskovanje določene zbirke podatkov Access.

Na vrh strani

Ogled podrobnosti o predmetu v zbirki podatkov

En od najboljših načinov za pridobivanje informacij o določeni zbirki podatkov je uporaba dokumentatorja zbirke podatkov. Dokumentator zbirke podatkov uporabite, če želite izdelati poročilo, ki vsebuje podrobne informacije o predmetih v zbirki podatkov. Najprej izberite, kateri predmeti bodo podrobno predstavljeni v poročilu. Ko izvajate dokumentator zbirke podatkov, njegovo poročilo vsebuje vse podatke o izbranih predmetih v zbirki podatkov.

  1. Odprite zbirko podatkov, ki jo želite dokumentirati.

  2. V zavihku Orodja za zbirke podatkov, v skupini Analiziraj kliknite Dokumentator zbirke podatkov.

  3. V pogovornem oknu Dokumentator kliknite zavihek, ki predstavlja vrsto predmeta zbirke podatkov, ki ga želite dokumentirati. Če želite ustvariti poročilo za vse predmete v zbirki podatkov, kliknite zavihek Vse vrste predmetov.

  4. Izberite več predmetov, ki so navedeni na zavihku. Če želite izbrati vse predmete na zavihku, kliknite Izberi vse.

  5. Kliknite V redu .

    Dokumentator zbirke podatkov ustvari poročilo, v katerem so podrobni podatki o vseh izbranih predmetih, nato pa odpre poročilo v predogledu tiskanja. Če dokumentator zbirke podatkov zaženete na primer v obrazcu za vnos podatkov, bodo v poročilu, ki ga ustvari dokumentator, seznam lastnosti za celoten obrazec, lastnosti za vsak razdelek v obrazcu in lastnosti za vse gumbe, oznake, polja z besedilom in druge kontrolnike v obrazcu, poleg tega pa tudi morebitni moduli kode in uporabnikova dovoljenja, povezana z obrazcem.

  6. Če želite natisniti poročilo, na zavihku Predogled tiskanja v skupini Natisni kliknite Natisni.

Na vrh strani

Odpiranje tabele v pogledu načrta

Opomba : Pogled načrta ni na voljo za tabele v spletnih zbirkah podatkov.

Z odpiranjem tabele v pogledu načrta dobite podroben pregled nad strukturo tabele. Tako lahko na primer najdete nastavitev vrste podatkov za vsako posamezno polje, najdete morebitne vnosne maske ali pa si ogledate, ali tabela uporablja polja za iskanje — tovrstna polja uporabljajo poizvedbe za pridobitev podatkov iz drugih tabel. Te informacije so koristne, ker lahko vrste podatkov in vnosne maske vplivajo na vašo zmožnost iskanja podatkov in izvajanja poizvedb za posodabljanje. Predstavljajte si na primer, da želite uporabiti poizvedbo za posodabljanje za posodobitev določenih polj v eni tabeli tako, da kopirate podatke v podobna polja iz druge tabele. Poizvedba se ne bo zagnala, če se vrste podatkov za vsako polje v izvirni in ciljni tabeli ne ujemajo.

  1. Odprite zbirko podatkov, ki jo želite analizirati.

  2. V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite tabelo, ki jo želite raziskati, nato pa v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  3. Po potrebi si zabeležite vsakega polja tabele in vrste podatkov, ki je dodeljena posameznim poljem.

    Vrsta podatkov, ki je dodeljena polju, lahko omeji velikost in vrsto podatkov, ki jih lahko uporabniki vnesejo v polje. Uporabniki so lahko na primer omejeni na 20 znakov v besedilnem polju in ne morejo vnašati besedilnih podatkov v polja, za katera je določena podatkovni tip »Število«.

  4. Če želite določiti, ali polje predstavlja polje za iskanje, kliknite zaznamek Iskanje v spodnjem delu mreže za oblikovanje tabele pod Lastnosti polja.

    Polje za iskanje prikaže en niz vrednosti (najmanj eno polje, na primer ime in priimek), vendar običajno shrani različne vrednosti (eno polje, na primer številski ID). Polje za iskanje lahko tako na primer shrani številko ID zaposlenega (shranjena vrednost), vendar prikazuje ime zaposlenega (prikazana vrednost). Ko v izrazih ali med postopkom iskanja in zamenjave uporabite polje za iskanje, uporabite shranjeno vrednost, ne prikazane vrednosti. Če se seznanite s shranjeno in prikazano vrednostjo polja za iskanje, se boste še najlažje prepričali, da bosta izraz ali postopek iskanja in zamenjave, ki uporabljata polje za iskanje delovala na pričakovan način.

    Naslednja slika prikazuje običajno polje za iskanje. Ne pozabite, da bodo v lastnosti Vir vrstice prikazane različne nastavitve.

    Uporaba tabele ali poizvedbe kot vir podatkov za polje za iskanje

    Tukaj prikazano polje za iskanje uporablja poizvedbo za prenos podatkov iz druge tabele. Lahko naletite tudi na drugo vrsto polja za iskanje, imenovano seznam vrednosti, ki vsebuje vprogramiran seznam izbir. Na tej sliki je prikazen seznam tipičnih vrednosti.

    Uporaba seznama vrednosti kot vira podatkov za polje za iskanje

    Seznami z vrednostmi privzeto uporabljajo vrsto podatkov »Besedilo«.

    Sezname za iskanje in vrednosti najlažje poiščete tako, da prikažete zaznamek Lookup in nato kliknete vnose v stolpcu Vrsta podatkov za vsako polje v tabeli. Če želite več informacij o izdelavi polj za iskanje in seznamov vrednosti, si oglejte povezavo v odseku Glejte tudi.

Na vrh strani

Ogled relacij med tabelami

Opomba : Zavihek predmeta relacije ni mogoče uporabiti v spletni zbirki podatkov.

Če si želite ogledati predstavitev tabel v zbirki podatkov, polj v vsaki tabeli in relacije med temi tabelami, uporabite zavihek predmeta Relacije. Zavihek predmeta Relacije zagotavlja skupen pregled tabele in strukture relacij zbirke podatkov - ključne informacije, ko morate ustvariti ali spremeniti relacije med tabelami.

Opomba : Zavihek predmeta Relacije lahko uporabite tudi, če želite dodati, spremeniti ali zbrisati relacije.

  • Odprite zbirko podatkov, ki jo želite analizirati.

  • Na zavihku Orodja zbirke podatkov v skupini Relacije kliknite Relacije.

Prikaže se zavihek predmeta Relacije in vam prikaže relacije med vsemi tabelami v odprti zbirki podatkov.

razmerje med dvema tabelama

Na vrh strani

Ogled načina, na katerega predmeti uporabljajo druge predmete

Podokno Odvisnosti predmetov ponazarja, kako predmeti zbirke podatkov, kot so tabele, poizvedbe in poročila, komunicirajo z drugimi predmeti oziroma na kakšen način so odvisni od njih.

Podokno Odvisnosti predmetov lahko uporabite, da se izognete nehotenemu brisanju virov zapisov. Če imate na primer poizvedbo naročil v četrtletju v prodajni zbirki podatkov, vendar je ne potrebujete več. Preden izbrišete poizvedbo, morate vedeti, ali kateri koli drugi predmeti v zbirki podatkov, na primer obrazci ali poročila, uporabljajo poizvedbo kot vir podatkov. Nato lahko spremenite odvisne predmete, da odstranite sklice na poizvedbo ali pa izbrišete odvisne predmete skupaj s poizvedbo. Z ogledom celotnega seznama odvisnih predmetov lahko prihranite pri času, saj vam ni več treba ročno preveriti lastnosti predmeta in lahko zmanjšate število napak, saj najdete podrobnosti, ki bi jih z ročno revizijo lahko spregledali.

Ko želite spremeniti zasnovo podatkovnega predmeta, lahko uporabite tudi podokno Odvisnosti predmetov, saj vam to pokaže, kakšen vpliv bo sprememba zasnove imela na druge predmete. Podokno Odvisnosti predmetov uporabite za načrtovanje večjih sprememb zasnove.

Uporabite podokno »Odvisnosti predmetov«

  1. Odprite zbirko podatkov, ki jo želite preiskati.

  2. V podoknu za krmarjenje izberite ali odprite tabelo, obrazec, poročilo ali poizvedbo.

  3. Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini relacije kliknite Odvisnosti predmetov.

  4. Če ste pozvani, kliknite V redu, da posodobite informacije o odvisnosti.

    Opomba : Posodobitev informacij o odvisnosti, lahko traja nekaj časa.

    Prikaže se podokno Odvisnosti predmetov.

    Podokno »Odvisnosti predmetov«

  5. Če si želite ogledati seznam predmetov, ki uporabljajo predmet, ki ste ga izbrali v 2. koraku, kliknite Predmeti, ki so odvisni od mene v zgornjem delu podokna. Če si želite ogledati seznam predmetov, ki jih uporablja izbrani predmet, kliknite Predmeti, od katerih sem odvisen.

  6. Če si želite ogledati informacije o odvisnosti predmeta, kliknite ikono za razširitev (+) poleg tega predmeta. Access prikaže največ štiri nivoje odvisnosti predmeta.

Ta dejstva si zapomnite med uporabo podokna Odvisnosti predmetov:

  • Informacije o odvisnosti so na voljo samo, če imate dovoljenja za odpiranje predmeta v pogledu načrta.

  • To podokno ne prikazuje informacij za makre in module kode.

  • To podokno deluje samo za tabele, obrazce, poročila in poizvedbe in izključuje naslednje vrste poizvedb:

    • Poizvedbe za dejanja — tovrstne poizvedbe vstavljajo, posodabljajo ali brišejo podatke

    • Poizvedbe, značilne za SQL, ki vključujejo poizvedbe za združevanje, poizvedbe za določanje podatkov in prepustne poizvedbe

    • Podpoizvedbe

      Ko Access naleti na ugnezdene poizvedbe, se informacije o odvisnosti ustvarijo samo za skrajnje zunanjo poizvedbo. To pravilo velja tudi za izvirne tabele in poizvedbe podpodatkovnega lista poizvedbe ter polja za iskanje.

  • Access ustvari informacije o odvisnosti tako, da poišče zemljevide imen, ki jih vzdržuje funkcija dnevnik samopopravkov imena — ta funkcija samodejno popravlja pogoste stranske učinke, ki se zgodijo, ko preimenujete obrazce, poročila, poizvedbe, polja ali krmilnike na obrazcih in poročilih. Če je informacija o samopopravkih imena sledenja onemogočena, boste pozvani k vklopu, preden si lahko ogledate informacije o odvisnostih.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Daj v skupno rabo Facebook Facebook Twitter Twitter E-pošta E-pošta

Vam je bila informacija v pomoč?

Odlično! Imate morda še druge povratne informacije?

Kako lahko to izboljšamo?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

×