Seštevanje podatkov s poizvedbo

Seštevanje podatkov s poizvedbo

V članku je razložena uporaba združevalne funkcije za seštevanje podatkov v naboru rezultatov poizvedb. Članek tudi na kratko opisuje uporabo drugih združevalnih funkcij, na primer COUNT in AVG – štetje ali izračun povprečja vrednosti v naboru rezultatov, ter uporabo vrstice z rezultati, ki je nova funkcija programa Microsoft Office Access 2007 in je namenjena seštevanju podatkov, ne da bi vam bilo pri tem treba spremeniti obliko poizvedb.

Kaj želite narediti?

Razumevanje načinov seštevanja podatkov

Priprava vzorčnih podatkov

Seštevanje podatkov z vrstico z rezultati

Izračun skupnih vsot s poizvedbo

Izračun vsote skupin s poizvedbo o vrstici z rezultati

Seštevanje podatkov več skupin z navzkrižno poizvedbo

Združevalne funkcije

Razumevanje načinov seštevanja podatkov

Z združevalno funkcijo lahko v poizvedbi seštejete stolpec števil. Združevalne funkcije izvedejo izračun stolpca podatkov in vrnejo en rezultat. Access omogoča vrsto združevalnih funkcij, med katere spadajo tudi funkcije Sum, Count, Avg (za izračun povprečja), Min in Max. Če želite podatke sešteti, poizvedbi dodate funkcijo Sum, če jih želite prešteti, uporabite funkcijo Count in tako naprej.

Poleg tega program Office Access 2007 omogoča več načinov dodajanja funkcije Sum in drugih združevalnih funkcij poizvedbam. Lahko:

  • odprete poizvedbo v pogledu podatkovnega lista in dodate vrstico z rezultati. Vrstica z rezultati, ki je nova funkcija v programu Office Access 2007, vam omogoča uporabo združevalne funkcije v stolpcih nabora rezultatov poizvedb, ne da bi vam bilo pri tem treba spremeniti obliko poizvedb.

  • ustvarite poizvedbo z rezultati. Poizvedba o vrstici z rezultati izračuna delne vsote vseh skupin zapisov; vrstica z rezultati izračuna skupne vsote stolpcev (polj) s podatki. Če želite izračunati delno vsoto skupne prodaje po mestu ali četrtletju, s poizvedbo o vrstici z rezultati združite zapise glede na želeno kategorijo in nato seštejete vrednosti prodaje.

  • ustvarite navzkrižno poizvedbo. Navzkrižna poizvedba je posebna vrsta poizvedbe, ki rezultate prikaže v mreži, podobni delovnemu listu programa Microsoft Office Excel 2007. Navzkrižne poizvedbe povzamejo vrednosti in jih združijo po dveh naborih dejstev  – en nabor navzdol ob strani (glave vrstic), drug nabor na vrhu (glave stolpcev). Navzkrižno poizvedbo lahko na primer uporabite za prikaz prodajnih rezultatov za vsako mesto za pretekla tri leta, kot je prikazano v tej tabeli:

Mesto

2003

2004

2005

Pariz

254.556

372.455

467.892

Sydney

478.021

372.987

276.399

Džakarta

572.997

684.374

792.571

...

...

...

...

Opomba : Odseki »Kako ...« v tem dokumentu poudarjajo uporabo funkcije Sum, vendar uporabljajte tudi druge združevalne funkcije v vrsticah z rezultati in poizvedbah. Če želite izvedeti več o uporabi drugih združevalnih funkcij, si oglejte poglavje Združevalne funkcije v nadaljevanju tega članka.

Če želite več informacij o načinih uporabe drugih združevalnih funkcij, si oglejte članek Prikaz vsot stolpcev na podatkovnem listu.

V naslednjih odsekih je v korakih razložen način dodajanja vrstice z rezultati, uporaba poizvedbe o vrstici z rezultati za seštevanje podatkov v več skupinah ter način uporabe navzkrižne poizvedbe, ki izračuna delne vsote v več skupinah in časovnih intervalih. Pri nadaljnjem delu ne pozabite, da veliko združevalnih funkcij deluje samo z podatki v poljih, ki so nastavljeni na določen podatkovni tip. Funkcija SUM deluje samo za polja, ki so nastavljena za podatkovni tip števila, decimalke ali valute. Če želite več informacij o podatkovnih tipih, ki jih zahtevajo posamezne funkcije, si oglejte poglavje Združevalne funkcije v nadaljevanju tega članka.

Če želite splošne informacije o podatkovnih tipih, si oglejte članek Prilagajanje ali spreminjanje podatkovnega tipa polja.

Na vrh strani

Priprava vzorčnih podatkov

V odsekih »Kako ...« v tem članku so vzorčni podatki. Koraki »Kako ...« vam z vzorčnimi tabelami pomagajo pri razumevanju delovanja združevalnih funkcij. Če želite, lahko vzorčne tabele dodate v novo ali obstoječo zbirko podatkov.

Access omogoča več načinov dodajanja vzorčnih tabel v zbirko podatkov. Lahko ročno vnesete podatke, vsako tabelo kopirate v program za preglednice Microsoft Office Excel 2007 in nato uvozite delovne liste v Access ali pa prilepite podatke v urejevalnik besedil, na primer v beležko, in podatke uvozite iz teh besedilnih datotek.

Koraki v tem poglavju opisujejo postopek ročnega vnašanja podatkov na prazen podatkovni list ter postopek kopiranja vzorčnih tabel v program za preglednice in uvoza v Access 2007. Če želite več informacij o ustvarjanju in uvažanju besedilnih podatkov, si oglejte članek Uvoz podatkov v besedilno datoteko ali povezovanje s podatki v njej.

Koraki »Kako ...« v tem članku uporabljajo te tabele. Če želite ustvariti svoje vzorčne podatke, uporabite te tabele:

Tabela Kategorije:

Kategorija

Lutke

Igre in sestavljanke

Umetnost in uokvirjanje

Video igrice

DVD-ji in filmi

Modeli in hobiji

Športi

Tabela Izdelki:

Ime izdelka

Cena

Kategorija

Akcijska figura »Programer«

12,95 EUR

Lutke

Zabava s C# (namizna igra za vso družino)

15,85 EUR

Igre in sestavljanke

Diagram relacijske zbirke podatkov

22,50 EUR

Umetnost in uokvirjanje

Čarobni računalniški čip (500 kosov)

32,65 EUR

Igre in sestavljanke

Dostop! Igra!

22,95 EUR

Igre in sestavljanke

Računalniški piflarji in mitološka bitja

78,50 EUR

Video igrice

Vaja za računalniške piflarje! DVD!

14,88 EUR

DVD-ji in filmi

Najboljša leteča pica

36,75 EUR

Športi

Zunanji 5.25 palčni disketni pogon (merilo 1/4)

65,00 EUR

Modeli in hobiji

Negibljiva akcijska figurica »Birokrat«

78,88 EUR

Lutke

Polmrak

53,33 EUR

Video igrice

Izdelajte lastno tipkovnico

77,95 EUR

Modeli in hobiji

Tabela Naročila:

Datum naročila

Datum pošiljanja

Mesto pošiljanja

Cena pošiljke

14.11.05

15.11.05

Džakarta

55,00 EUR

14.11.05

15.11.05

Sydney

76,00 EUR

16.11.05

17.11.05

Sydney

87,00 EUR

17.11.05

18.11.05

Džakarta

43,00 EUR

17.11.05

18.11.05

Pariz

105,00 EUR

17.11.05

18.11.05

Stuttgart

112,00 EUR

18.11.05

19.11.05

Dunaj

215,00 EUR

19.11.05

20.11.05

Miami

525,00 EUR

20.11.05

21.11.05

Dunaj

198,00 EUR

20.11.05

21.11.05

Pariz

187,00 EUR

21.11.05

22.11.05

Sydney

81,00 EUR

23.11.05

24.11.05

Džakarta

92,00 EUR

Tabela Podrobnosti o naročilu:

ID naročila

Ime izdelka

ID izdelka

Cena enote

Količina

Popust

1

Izdelajte lastno tipkovnico

12

77,95 EUR

9

5 %

1

Negibljiva akcijska figurica »Birokrat«

2

78,88 EUR

4

7.5 %

2

Vaja za računalniške piflarje! DVD!

7

14,88 EUR

6

4 %

2

Čarobni računalniški čip

4

32,65 EUR

8

0

2

Računalniški piflarji in mitološka bitja

6

78,50 EUR

4

0

3

Dostop! Igra!

5

22,95 EUR

5

15 %

4

Akcijska figura »Programer«

1

12,95 EUR

2

6 %

4

Najboljša leteča pica

8

36,75 EUR

8

4 %

5

Zunanji 5.25 palčni disketni pogon (merilo 1/4)

9

65,00 EUR

4

10 %

6

Diagram relacijske zbirke podatkov

3

22,50 EUR

12

6.5 %

7

Polmrak

11

53,33 EUR

6

8 %

7

Diagram relacijske zbirke podatkov

3

22,50 EUR

4

9 %

Opomba : V splošni zbirki podatkov bo v podrobnostih o naročilu samo polje z ID-jem izdelka, ne pa tudi polje z imenom izdelka. Vzorčna tabela uporablja polje z imenom izdelka za lažje branje podatkov.

Ročno vnašanje vzorčnih podatkov

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Tabele kliknite Tabela.

    Access vaši zbirki podatkov doda novo, prazno tabelo.

    Opomba : Tega koraka vam ni treba upoštevati, če ste odprli novo, prazno zbirko podatkov. Upoštevati pa ga boste morali, ko boste v zbirko podatkov dodajali tabele.

  2. Dvokliknite prvo celico v naslovni vrstici in vnesite ime polja vzorčne tabele.

    Access glede na privzeto nastavitev vsa prazna polja v naslovni vrstici poimenuje Dodaj novo polje, na primer tako:

    Novo polje na podatkovnem listu

  3. S puščično tipko se premaknite v sosednjo prazno celico v naslovni vrstici in vnesite drugo ime polja (lahko tudi pritisnete tipko TAB ali dvokliknete novo celico). Ta korak ponavljajte, dokler ne vnesete vseh imen polj.

  4. Vnesite podatke v vzorčno tabelo.

    Med vnašanjem podatkov Access določi podatkovni tip za vsako polje. Če še niste uporabljali relacijskih zbirk podatkov, za vsako polje v tabelah najprej nastavite podatkovne tipe, na primer število, besedilo ali datum/čas. Nastavitev podatkovnega tipa zagotavlja natančen vnos podatkov in pomaga preprečevati napake, kot je uporaba telefonske številke v izračunu. Access naj za te vzorčne tabele določi podatkovni tip.

  5. Ko končate vnašanje podatkov, kliknite Shrani.

    Bližnjična tipka  Pritisnite CTRL+S.

    Pojavi se pogovorno okno Shrani kot.

  6. V okno Ime tabele vnesite ime vzorčne tabele in kliknite V redu.

    Uporabite ime vsake vzorčne tabele, ker poizvedbe v odsekih »Kako ...« uporabljajo ta imena.

  7. Te korake ponavljajte, dokler ne ustvarite vseh vzorčnih tabel, naštetih na začetku tega odseka.

Če podatkov ne želite vnašati ročno, sledite tem navodilom za kopiranje podatkov v datoteko s preglednico, nato pa podatke iz datoteke s preglednico uvozite v Access.

Ustvarjanje vzorčnih delovnih listov

  1. Zaženite program za delo s preglednicami in ustvarite novo, prazno datoteko. Če uporabljate Excel, ta privzeto ustvari nov, prazen delovni zvezek.

  2. Kopirajte prvo vzorčno tabelo, ki je navedena zgoraj, in jo prilepite na prvi delovni list z začetkom v prvi celici.

  3. S tehniko, ki jo omogoča program za delo s preglednicami, preimenujte delovni list. Delovnemu listu dajte enako ime, kot ga ima vzorčna tabela. Če je ime tabele Kategorije, tako poimenujte tudi delovni list.

  4. Ponovite 2. in 3. korak, kar pomeni, da vsako vzorčno tabelo prekopirate na prazen delovni list, ki ga nato preimenujete.

    Opomba : Morda boste morali v datoteko za delo s preglednicami dodati delovne liste. Če želite informacije o načinu izvedbe tega opravila, si oglejte pomoč za program za delo s preglednicami.

  5. Delovni zvezek shranite na primerno mesto v računalniku ali omrežju in sledite korakom v nadaljevanju.

Ustvarjanje tabel zbirk podatkov z delovnih listov

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi kliknite Excel.

    -ali-

    Kliknite Več in nato na seznamu izberite program za delo s preglednicami.

    Pojavi se pogovorno okno Dobi zunanje podatke – preglednica ime programa.

  2. Kliknite Prebrskaj, odprite datoteko s preglednico, ki ste jo ustvarili v prejšnjih korakih, in kliknite V redu.

    Zažene se čarovnik za uvoz preglednic

  3. Čarovnik privzeto izbere prvi delovni list v delovnem zvezku (delovni list Stranke, če ste izvedli korake v prejšnjem odseku), podatki z delovnega lista pa se pojavijo v spodnjem delu strani čarovnika. Kliknite Naprej.

  4. Na naslednji čarovnikovi strani kliknite Prva vrstica vsebuje glave stolpcev in še Naprej.

  5. Če želite, lahko na naslednji strani za spreminjanje imen polj in podatkovnih tipov ali za izpuščanje polj iz postopkov uvoza uporabite polja z besedili in seznami pod Možnosti polja. V nasprotnem primeru kliknite Naprej.

  6. Možnost Naj Access doda primarni ključ pustite izbrano in kliknite Naprej.

  7. Access novo tabelo privzeto poimenuje z imenom delovnega lista. Ime sprejmite ali vnesite drugo ime, nato pa kliknite Dokončaj.

  8. Ponavljajte korake od 1 do 7, dokler ne ustvarite tabele z vsakega delovnega lista v delovnem zvezku.

Preimenovanje polja s primarnim ključem

Opomba : Po končanem uvažanju delovnih listov Access vsaki tabeli samodejno doda stolpec za primarne ključe in ga privzeto poimenuje »ID« ter ga nastavi na podatkovni tip »Samoštevilo«. Koraki opisujejo, kako preimenujete vsako polje s primarnim ključem, kar omogoča jasno prepoznavanje vseh polj v poizvedbi.

  1. V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite vsako tabelo, ki ste jo ustvarili v prejšnjih korakih, in kliknite Pogled načrta.

  2. Za vsako tabelo poiščite polje s primarnim ključem. Access vsako polje privzeto poimenuje ID.

  3. V stolpec Ime polja vnesite ime tabele za vsako polje s primarnim ključem.

    Tako lahko polje ID za tabelo kategorij preimenujete v »ID kategorije« in polje za tabelo naročil v »ID naročila«. Polje za tabelo podrobnosti o naročilu preimenujte v »ID podrobnosti«, polje za tabelo izdelkov preimenujte pa v »ID izdelka«.

  4. Shranite spremembe.

Ko se v tem članku pojavijo vzorčne tabele, je v njih polje s primarnim ključem; polje pa se preimenuje, kot je opisano v prejšnjih korakih.

Na vrh strani

Seštevanje podatkov z vrstico z rezultati

Vrstico z rezultati lahko poizvedbi dodate tako, da odprete poizvedbo v pogledu podatkovnega lista, dodate vrstico in nato izberete želeno združevalno funkcijo, na primer Sum, Min, Max ali Avg. Koraki v tem odseku opisujejo način ustvarjanja preproste poizvedbe za izbiranje in dodajanja vrstice z rezultati. Ni vam treba uporabiti vzorčnih tabel, opisanih v prejšnjem odseku.

Ustvarjanje osnovne poizvedbe za izbiranje

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu Pokaži tabele dvokliknite tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi, in kliknite Zapri.

    Izbrane tabele se v zgornjem delu načrtovalca poizvedb pojavijo kot okna.

  3. Dvokliknite polja tabel, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.

    Vključite lahko polja z opisnimi podatki, na primer imena in opise, poleg tega pa morate vključiti tudi polje s številskimi podatki ali podatki o valutah.

    Vsako polje se pojavi v celici v mreži načrta.

  4. Kliknite Zaženi Slika gumba , če želite zagnati poizvedbo.

    Nabor rezultatov poizvedbe se pojavi v pogledu podatkovnega lista.

  5. Če želite, lahko preklopite na pogled načrta in prilagodite poizvedbo. To naredite tako, da z desno miškino tipko kliknete jeziček dokumenta za poizvedbo in nato kliknete Pogled načrta. Poizvedbo lahko nato po potrebi prilagodite tako, da dodate ali odstranite polja tabele. Če želite odstraniti polje, v mreži načrta izberite stolpec in pritisnite »Izbriši«.

  6. Shranite poizvedbo.

Dodajanje vrstice z rezultati

  1. Zagotovite, da bo poizvedba odprta v pogledu podatkovnega lista. To naredite tako, da z desno miškino tipko kliknete jeziček dokumenta za poizvedbo in kliknete Pogled podatkovnega lista.

    -ali-

    V podoknu za krmarjenje dvokliknite poizvedbo. To zažene poizvedbo in rezultate naloži na podatkovni list.

  2. Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Skupaj.

    Na podatkovnem listu se pojavi nova vrstica z rezultati.

  3. V vrstici z rezultati kliknite celico v polju, ki jo želite sešteti, in na seznamu izberite Vsota.

Skrivanje vrstice z rezultati

  • Na zavihku Osnovno v skupini Zapisi kliknite Skupaj.

Če želite več informacij o uporabi vrstice z rezultati, si oglejte članek Prikaz vsot stolpcev na podatkovnem listu.

Na vrh strani

Izračun skupnih vsot s poizvedbo

Skupna vsota je vsota vseh vrednosti v stolpcu. Izračunate lahko več vrst skupnih vsot:

  • preprosto skupno vsoto, ki je rezultat seštevka vrednosti enega stolpca – na primer izračun skupnih stroškov pošiljanja;

  • skupno vsoto, ki je rezultat vrednosti več stolpcev – na primer izračun skupne prodaje, tako da stroške več elementov pomnožite s številom naročenega elementa in seštejete dobljene vrednosti;

  • skupno vsoto, ki izključuje nekatere zapise – na primer izračun skupne prodaje samo za pretekli petek.

V korakih v naslednjem odseku je opisan način ustvarjanja vsake vrste skupne vsote. V korakih so uporabljene tabele naročil in tabele podrobnosti o naročilu.

Tabela naročil

ID naročila

Datum naročila

Datum pošiljanja

Mesto pošiljanja

Cena pošiljke

1

14.11.05

15.11.05

Džakarta

55,00 EUR

2

14.11.05

15.11.05

Sydney

76,00 EUR

3

16.11.05

17.11.05

Sydney

87,00 EUR

4

17.11.05

18.11.05

Džakarta

43,00 EUR

5

17.11.05

18.11.05

Pariz

105,00 EUR

6

17.11.05

18.11.05

Stuttgart

112,00 EUR

7

18.11.05

19.11.05

Dunaj

215,00 EUR

8

19.11.05

20.11.05

Miami

525,00 EUR

9

20.11.05

21.11.05

Dunaj

198,00 EUR

10

20.11.05

21.11.05

Pariz

187,00 EUR

11

21.11.05

22.11.05

Sydney

81,00 EUR

12

23.11.05

24.11.05

Džakarta

92,00 EUR

Tabela podrobnosti o naročilu

ID podrobnosti

ID naročila

Ime izdelka

ID izdelka

Cena enote

Količina

Popust

1

1

Izdelajte lastno tipkovnico

12

77,95 EUR

9

0,05

2

1

Negibljiva akcijska figurica »Birokrat«

2

78,88 EUR

4

0,075

3

2

Vaja za računalniške piflarje! DVD!

7

14,88 EUR

6

0,04

4

2

Čarobni računalniški čip

4

32,65 EUR

8

0,00

5

2

Računalniški piflarji in mitološka bitja

6

78,50 EUR

4

0,00

6

3

Dostop! Igra!

5

22,95 EUR

5

0,15

7

4

Akcijska figura »Programer«

1

12,95 EUR

2

0,06

8

4

Najboljša leteča pica

8

36,75 EUR

8

0,04

9

5

Zunanji 5.25 palčni disketni pogon (merilo 1/4)

9

65,00 EUR

4

0,10

10

6

Diagram relacijske zbirke podatkov

3

22,50 EUR

12

0,065

11

7

Polmrak

11

53,33 EUR

6

0,08

12

7

Diagram relacijske zbirke podatkov

3

22,50 EUR

4

0,09

Izračun preproste skupne vsote

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti v poizvedbi, in nato kliknite Zapri.

    Če uporabljate vzorčne podatke, dvokliknite tabelo naročil.

    Tabela se pojavi v oknu v zgornjem delu načrtovalca poizvedb.

  3. Dvokliknite polje, ki ga želite sešteti. Zagotovite, da bo podatkovni tip polja nastavljen na število ali valuto. Če želite sešteti vrednosti neštevilskih polj, na primer polja z besedilom, Access ob poskusu zagona poizvedbe prikaže sporočilo o napaki Neujemanje podatkovnega tipa v izrazu pogojev.

    Če uporabljate vzorčne podatke, dvokliknite stolpec »Cena pošiljke«.

    Opomba : Če želite izračunati skupno vsoto numeričnih polj, jih dodajte v mrežo. Poizvedba o vrstici z rezultati lahko izračuna skupno vsoto več stolpcev.

  4. Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite Vsote. Slika gumba

    V mreži načrta se pojavi vrstica z rezultati, v celici v stolpcu »Cena pošiljke« pa se pojavi Združi po.

  5. Spremenite vrednost v celici v vrstici z rezultati v vsoto.

  6. Kliknite Zaženi Slika gumba , če želite zagnati poizvedbo in rezultate prikazati v pogledu podatkovnega lista.

    Namig : Upoštevajte, da Access na začetek imena polja, ki ga seštevate, doda »Vsota«. Če želite naslov stolpca spremeniti v bolj razumljiv naslov, na primer Skupna pošiljka, preklopite nazaj v pogled načrta in kliknite vrstico Polje stolpca »Cena pošiljke« v mreži načrta. Kazalec postavite ob besedilo Cena pošiljke in vnesite besede Skupna pošiljka, ki jim sledi dvopičje, na primer: Skupna pošiljka: Cena pošiljke.

  7. Če želite, lahko poizvedbo shranite in zaprete.

Izračun skupne vsote, ki izključuje nekatere zapise

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo dvokliknite tabelo naročil in tabelo podrobnosti o naročilu, nato pa kliknite Zapri, s čimer zaprete pogovorno okno.

  3. V prvi stolpec mreže načrta poizvedbe iz tabele naročil dodajte polje »Datum naročila«.

  4. V vrstico Pogoj prvega stolpca vnesite Date() -1. Ta izraz vsebuje trenutne dnevne zapise izračunanega rezultata.

  5. Ustvarite stolpec, ki izračuna količino prodanega blaga za vsako transakcijo. V vrstico Polje drugega stolpca v mreži vnesite:

    Vrednost skupne prodaje: (1-[Podrobnosti o naročilu].[Popust]/100)*([Podrobnosti o naročilu].[Cena enote]*[Podrobnosti o naročilu].[Količina])

    Zagotovite, da bodo polja sklicev na izreke nastavljena na podatkovni tip »Število« ali »Valuta«. Če se izraz sklicuje na polje ali drug podatkovni tip, Access ob poskusu zagona poizvedbe prikaže sporočilo o napaki Neujemanje podatkovnega tipa v izrazu pogojev.

  6. Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite Vsote.

    V mreži načrta se pojavi vrstica z rezultati, v prvem in drugem stolpcu pa Razvrsti po.

  7. V drugem stolpcu spremenite vrednost celice v vrstici z rezultati v vsoto. Funkcija Vsota doda posamezne vrednosti prodaje.

  8. Kliknite Zaženi Slika gumba , če želite zagnati poizvedbo in rezultate prikazati v pogledu podatkovnega lista.

  9. Poizvedbo shranite kot Dnevna prodaja.

    Opomba : Naslednjič, ko boste poizvedbo odprli v pogledu podatkovnega lista, boste morda opazili manjšo spremembo vrednosti, določenih v vrstici Polje in vrstici z rezultati v stolpcu »Vrednost skupne prodaje«. Izraz je vključen v funkcijo Vsota, v vrstici z rezultati pa se namesto Izraz pojavi Vsota.

    Če ste za poizvedbo uporabite vzorčne podatke (kot je opisano v prejšnjih korakih), lahko vidite:

    Vrednost skupne prodaje: Sum((1-[Podrobnosti o naročilu].Popust/100)*([Podrobnosti o naročilu].Cenaenote*[Podrobnosti o naročilu].Količina))

Na vrh strani

Izračun vsote skupin s poizvedbo o vrstici z rezultati

Koraki v tem odseku opisujejo način ustvarjanja poizvedbe o vrstici z rezultati, ki izračuna delne vsote več skupin podatkov. V poizvedbi o vrstici z rezultati so privzeto samo polja s podatki skupin, na primer polje kategorij in polje s podatki, ki jih želite sešteti, na primer polje prodaje. Poizvedba o vrstici z rezultati ne more vključevati drugih polj, ki opisujejo elemente v kategoriji. Če si želite ogledati te opisne podatke, ustvarite poizvedbo za izbiranje s polji iz poizvedbe o vrstici z rezultati in dodatnimi podatkovnimi polji.

Koraki v tem odseku opisujejo način ustvarjanja poizvedbe o vrstici z rezultati in poizvedb za izbiranje, ki so potrebne za prepoznavanje skupne prodaje vsakega elementa. Koraki predvidevajo uporabo teh vzorčnih tabel:

Tabela izdelkov

ID izdelka

Ime izdelka

Cena

Kategorija

1

Akcijska figura »Programer«

12,95 EUR

Lutke

2

Zabava s C# (namizna igra za vso družino)

15,85 EUR

Igre in sestavljanke

3

Diagram relacijske zbirke podatkov

22,50 EUR

Umetnost in uokvirjanje

4

Čarobni računalniški čip (500 kosov)

32,65 EUR

Umetnost in uokvirjanje

5

Dostop! Igra!

22,95 EUR

Igre in sestavljanke

6

Računalniški piflarji in mitološka bitja

78,50 EUR

Video igrice

7

Vaja za računalniške piflarje! DVD!

15,88 EUR

DVD-ji in filmi

8

Najboljša leteča pica

36,75 EUR

Športi

9

Zunanji 5.25 palčni disketni pogon (merilo 1/4)

65,00 EUR

Modeli in hobiji

10

Negibljiva akcijska figurica »Birokrat«

$78.88

Lutke

11

Polmrak

53,33 EUR

Video igrice

12

Izdelajte lastno tipkovnico

77,95 EUR

Modeli in hobiji

Tabela podrobnosti o naročilu

ID podrobnosti

ID naročila

Ime izdelka

ID izdelka

Cena enote

Količina

Popust

1

1

Izdelajte lastno tipkovnico

12

77,95 EUR

9

5 %

2

1

Negibljiva akcijska figurica »Birokrat«

2

78,88 EUR

4

7,5 %

3

2

Vaja za računalniške piflarje! DVD!

7

14,88 EUR

6

4 %

4

2

Čarobni računalniški čip

4

32,65 EUR

8

0

5

2

Računalniški piflarji in mitološka bitja

6

78,50 EUR

4

0

6

3

Dostop! Igra!

5

22,95 EUR

5

15 %

7

4

Akcijska figura »Programer«

1

12,95 EUR

2

6 %

8

4

Najboljša leteča pica

8

36,75 EUR

8

4 %

9

5

Zunanji 5.25 palčni disketni pogon (merilo 1/4)

9

65,00 EUR

4

10 %

10

6

Diagram relacijske zbirke podatkov

3

22,50 EUR

12

6.5 %

11

7

Polmrak

11

53,33 EUR

6

8 %

12

7

Diagram relacijske zbirke podatkov

3

22,50 EUR

4

9 %

V teh korakih je predpostavljena relacija ena proti mnogo med polji »ID izdelka« v tabeli naročil in tabeli podrobnosti o naročilu, pri čemer je tabela naročil na strani relacije »ena«.

Ustvarjanje poizvedbe o vrstici z rezultati

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo izberite tabele, s katerimi želite delati, kliknite Dodaj in po koncu dodajanja tabel še Zapri.

    -ali-

    Dvokliknite tabele, ki jih želite uporabiti, in nato kliknite Zapri. Vsaka tabela se v zgornjem delu načrtovalca poizvedb pojavi kot okno.

    Če uporabljate prej naštete vzorčne tabele, dodate tabelo izdelkov in tabelo podrobnosti o naročilu.

  3. Dvokliknite polja tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.

    Praviloma poizvedbi dodate samo polje skupine in polje vrednosti. Namesto polja vrednosti lahko uporabite izračun – postopek je opisan v naslednjih korakih.

    1. Dodajanje polja »Kategorija« iz tabele izdelkov v mrežo načrta.

    2. Stolpec, ki izračuna količino prodaje za vsako transakcijo, ustvarite tako, da v drugi stolpec v mreži vnesete ta izraz:

      Vrednost skupne prodaje: (1-[Podrobnosti o naročilu].[Popust]/100)*([Podrobnosti o naročilu].[Cena enote]*[Podrobnosti o naročilu].[Količina])

      Zagotovite, da bodo polja, na katera se sklicujete v izrazu, podatkovnega tipa »Število« ali »Valuta«. Če se sklicujete na polja drugih podatkovnih tipov, Access ob poskusu preklopa v pogled podatkovnega lista prikaže sporočilo o napaki Neujemanje podatkovnega tipa v izrazu pogojev.

    3. Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite Vsote.

      V mreži načrta se pojavi vrstica z rezultati, v tej vrstici pa se v prvem in drugem stolpcu pojavi Združi po.

    4. V drugem stolpcu spremenite vrednost v vrstici z rezultati v vsoto. Funkcija Vsota doda posamezne vrednosti prodaje.

    5. Kliknite Zaženi Slika gumba , če želite zagnati poizvedbo in rezultate prikazati v pogledu podatkovnega lista.

    6. Poizvedbo pustite odprto za uporabo v naslednjem odseku.

      Uporaba pogojev v poizvedbi o vrstici z rezultati

      V poizvedbi, ki ste jo ustvarili v prejšnjem odseku, so vsi zapisi iz temeljnih tabel. Pri izračunavanju rezultatov ne izključuje vrstnega reda in prikaže rezultate za vse kategorije.

      Če želite izključiti nekatere zapise, lahko poizvedbi dodate pogoje. Prezrete lahko vse transakcije, ki so manjše od 100 EUR, ali izračunate rezultate samo za nekatere kategorije izdelkov. Koraki v tem odseku opisujejo uporabo treh vrst pogojev:

    7. Pogoji, ki pri izračunavanju rezultatov prezrejo določene skupine     Izračunate lahko na primer rezultate samo za kategorije »Video igrice«, »Umetnost in uokvirjanje« in »Šport«.

    8. Pogoji, ki lahko po izračunu določene rezultate skrijejo    Prikažete lahko na primer samo rezultate, ki so večji od 150.000 EUR.

    9. Pogoji, ki iz izračuna rezultatov izločijo posamezne zapise.    Izključite lahko na primer posamezne transakcije, če njihove vrednosti (Cena enote * Količina) padejo pod 100 EUR.

      Ti koraki opisujejo dodajanje posameznih pogojev in ogled vpliva, ki ga imajo na rezultate poizvedbe.

      Dodajanje pogojev poizvedbi

    10. Poizvedbo iz prejšnjega odseka odprite v pogledu načrta. To naredite tako, da z desno miškino tipko kliknete jeziček dokumenta za poizvedbo in nato kliknete Pogled načrta.

      -ali-

      V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite poizvedbo in nato kliknite Pogled načrta.

    11. V vrstico Pogoji stolpca »ID kategorije«, vnesite =Lutke ali Šport ali Umetnost in uokvirjanje.

    12. Kliknite Zaženi Slika gumba , če želite zagnati poizvedbo in rezultate prikazati v pogledu podatkovnega lista.

    13. Preklopite nazaj v pogled načrta in v vrstico Pogoji stolpca »Vrednost skupne prodaje« Vnesite >100.

    14. Če si želite ogledati rezultate, zaženite poizvedbo in nato preklopite nazaj na pogled načrta.

    15. Dodajte pogoje za izključitev posameznih prodajnih transakcij, ki so manjše od 100 EUR. To naredite tako, da dodate še en stolpec.

      Opomba : V stolpcu »Vrednost skupne prodaje« ni mogoče določiti tretjega pogoja. Vsi pogoji, ki jih določite v tem stolpcu, veljajo za skupno vrednost in ne za posamezne vrednosti.

    16. Izraz iz drugega stolpca kopirajte v tretjega.

    17. V vrstici z rezultati za nov stolpec izberite Kjer in v vrstico pogojevvnesite >20.

    18. Če si želite ogledati rezultate si oglejte poizvedbo in jo nato shranite.

      Opomba : Ko boste poizvedbo naslednjič odprli v pogledu podatkovnega lista, boste morda opazili manjše spremembe v mreži načrta. V drugem stolpcu se bo izraz v vrstici Polje pojavil v funkciji Vsota, v vrstici z rezultati pa se pojavi vrednost Izraz namesto Vsota.

      Vrednost skupne prodaje: Sum((1-[Podrobnosti o naročilu].Popust/100)*([Podrobnosti o naročilu].Cenaenote*[Podrobnosti o naročilu].Količina))

      Prav tako bo viden tudi četrti stolpec. Ta stolpec je kopija drugega stolpca, vendar se pogoji, ki ste jih določili v drugem stolpcu, dejansko pojavijo kot del novega stolpca.

Na vrh strani

Seštevanje podatkov več skupin z navzkrižno poizvedbo

Navzkrižna poizvedba je posebna vrsta poizvedbe, ki rezultate prikaže v mreži, ki je podobna Excelovemu delovnemu listu. Navzkrižne poizvedbe povzemajo vrednosti in jih nato združujejo po dveh naborih dejstev  – en nabor ob strani (nabor glav vrstic) in drugi na vrhu (nabor glav stolpcev). Ta primer prikazuje del nabora rezultatov za vzorčno navzkrižno poizvedbo:

Vzorčna navzkrižna poizvedba

Pri nadaljnjem delu ne pozabite, da navzkrižna poizvedba ne zapolni vedno vseh polj v naboru rezultatov, ker tabele, ki jih uporabljate, ne vsebujejo vedno vrednosti za vsako mogočo podatkovno točko.

Ko ustvarite navzkrižno poizvedbo, praviloma vključite podatke iz več tabel, vedno pa vključite tri vrste podatkov: podatki kot glave vrstic, podatki kot glave stolpcev in vrednosti, ki jih želite sešteti ali kako drugače izračunati.

Koraki v tem odseku predpostavljajo uporabo teh tabel:

Tabela naročil

Datum naročila

Datum pošiljanja

Mesto pošiljanja

Cena pošiljke

14.11.05

15.11.05

Džakarta

55,00 EUR

14.11.05

15.11.05

Sydney

76,00 EUR

16.11.05

17.11.05

Sydney

87,00 EUR

17.11.05

18.11.05

Džakarta

43,00 EUR

17.11.05

18.11.05

Pariz

105,00 EUR

17.11.05

18.11.05

Stuttgart

112,00 EUR

18.11.05

19.11.05

Dunaj

215,00 EUR

19.11.05

20.11.05

Miami

525,00 EUR

20.11.05

21.11.05

Dunaj

198,00 EUR

20.11.05

21.11.05

Pariz

187,00 EUR

21.11.05

22.11.05

Sydney

81,00 EUR

23.11.05

24.11.05

Džakarta

92,00 EUR

Tabela podrobnosti o naročilu

ID naročila

Ime izdelka

ID izdelka

Cena enote

Količina

Popust

1

Izdelajte lastno tipkovnico

12

77,95 EUR

9

5 %

1

Negibljiva akcijska figurica »Birokrat«

2

78,88 EUR

4

7.5 %

2

Vaja za računalniške piflarje! DVD!

7

14,88 EUR

6

4 %

2

Čarobni računalniški čip

4

32,65 EUR

8

0

2

Računalniški piflarji in mitološka bitja

6

78,50 EUR

4

0

3

Dostop! Igra!

5

22,95 EUR

5

15 %

4

Akcijska figura »Programer«

1

12,95 EUR

2

6 %

4

Najboljša leteča pica

8

36,75 EUR

8

4 %

5

Zunanji 5.25 palčni disketni pogon (merilo 1/4)

9

65,00 EUR

4

10 %

6

Diagram relacijske zbirke podatkov

3

22,50 EUR

12

6.5 %

7

Polmrak

11

53,33 EUR

6

8 %

7

Diagram relacijske zbirke podatkov

3

22,50 EUR

4

9 %

Ti koraki opisujejo ustvarjanje navzkrižne poizvedbe, ki združi skupno prodajo po mestih. Poizvedba z dvema izrazoma vrne oblikovan datum in skupno prodajo.

Ustvarjanje navzkrižne poizvedbe

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.

  2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti v poizvedbi, in kliknite Zapri.

    Vsaka tabela se v zgornjem delu načrtovalca poizvedb pojavi kot okno.

    Če uporabljate vzorčne tabele, dvokliknite tabelo naročil in tabelo podrobnosti o naročilu.

  3. Dvokliknite polja tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi.

    V prazni celici vrstice Polje mreže načrta se pojavi ime vsakega polja.

    Če uporabljate vzorčne tabele, dodajte polji »Mesto pošiljanja« in »Datum pošiljanja« iz tabele naročil.

  4. V naslednjo prazno celico v vrstici Polje kopirajte in prilepite ali vnesite ta izraz: Vsa prodaja: Sum(CCur([Podrobnosti o naročilu].[Cena enote]*[Količina]*(1-[Popust])/100)*100)

  5. Na zavihku Načrt v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Navzkrižna polja.

    V mreži načrta se pojavita vrstici Skupaj in Navzkrižno.

  6. Kliknite celico v vrstici Skupaj v polju »Mesto« in izberite Združi po. Enako naredite za polje »Datum pošiljanja«. V celici Skupaj polja »Vsa prodaja« spremenite vrednost v Izraz.

  7. V vrstici Navzkrižno nastavite celico v polju »Mesto« na Glava vrstice, polje »Datum pošiljanja« nastavite na Glava stolpca in polje »Vsa prodaja« na Vrednost.

  8. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

    Rezultati poizvedbe se pojavijo v pogledu podatkovnega lista.

Na vrh strani

Združevalne funkcije

V tej tabeli so naštete in opisane združevalne funkcije, ki jih omogoča Access v vrstici »Skupaj« in poizvedbah. Access več združevalnih funkcij omogoča za poizvedbe kot za vrstico »Skupaj«. Če torej delate v Accessovem projektu (Accessov spletni vmesnik, povezan z zbirko podatkov Microsoft SQL Serverja), lahko uporabljate nabor združevalnih funkcij, ki jih omogoča SQL Server. Če želite več informacij o naborih funkcij, si oglejte spletne knjige Microsoft SQL Serverja.

Funkcija

Opis

Uporaba s podatkovnimi tipi

Povprečje

Izračuna povprečno vrednost stolpca. V stolpcu morajo biti številski, valutni ali datumski/časovni podatki. Funkcija prezre ničelne vrednosti.

Število, Valuta, Datum/čas

Štetje

Prešteje število elementov v stolpcu.

Vsi podatkovni tipi, razen zapletenih, ponavljajočih se skalarnih podatkov, kot je stolpec seznamov z več vrednostmi.

Če želite več informacij o seznamih z več vrednostmi, si oglejte članka Vodnik po poljih z več vrednostmi in Dodajanje ali spreminjanje polja za iskanje, ki omogoča shranjevanje več vrednosti.

Maksimum

Vrne element z najvišjo vrednostjo. Za besedilne podatke je najvišja vrednost zadnja črka abecede – Access prezre velike začetnice. Funkcija prezre ničelne vrednosti.

Število, Valuta, Datum/čas

Minimum

Vrne element z najnižjo vrednostjo. Za besedilne podatke je najnižja vrednost prva črka abecede – Access prezre velike začetnice. Funkcija prezre ničelne vrednosti.

Število, Valuta, Datum/čas

Standardni odklon

Izmeri odstopanja posameznih vrednosti od povprečne vrednosti (aritmetična sredina).

Če želite več informacij o uporabi te funkcije,si oglejte članek Prikaz vsot stolpcev na podatkovnem listu.

Število, Valuta

Vsota

Elemente doda v stolpce. Deluje samo pri številskih in valutnih podatkih.

Število, Valuta

Varianca

Izmeri statistično varianco vseh vrednosti v stolpcu. To funkcijo lahko uporabljate samo pri številskih in valutnih podatkih. Če sta v tabeli manj kot dve vrstici, Access vene ničelno vrednost.

Če želite več informacij o funkcijah variance, si oglejte članek Prikaz vsot stolpcev na podatkovnem listu.

Število, Valuta

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×