Samodejno arhiviranje starejših elementov

Samodejno arhiviranje starejših elementov

E-pošta lahko hitro napolni Outlookovo mapo »Prejeto« – z novimi sporočili, odgovori in posredovanimi sporočili. Kar naenkrat imate na tisoče sporočil. Ohranite nadzor nad Outlookovo mapo »Prejeto« in njenimi mapami, tako da starejše elemente, ki jih želite ohraniti, premaknete v Arhiv. Če želite, da se to izvede samodejno, Uporabite »Samoarhiviranje«.

Če želite, lahko spremenite, kolikokrat se samoarhiviranje zažene, kje shrani arhivirane elemente in koliko časa Outlook hrani elemente, preden jih arhivira.

  1. Kliknite Datoteka > Možnosti > Napredno.

  2. Pod Samoarhiviranje kliknite Nastavitve samoarhiviranja.

  3. Kliknite polje Zaženi samoarhiviranje vsakih n dni in navedite, kako pogosto naj se zažene samoarhiviranje.

  4. Izberite katere koli druge možnosti, kot npr. da Outlook izbriše starejše elemente, namesto da jih arhivira.

    Namig : Arhiviranje in samoarhiviranje morda ne bosta na voljo, če je poštni profil povezan s strežnikom Exchange Server. Možno je tudi, da ima organizacija pravilnik o hranjenju pošte, ki prepiše možnost samoarhiviranja. Preverite pri skrbniku sistema, če želite več informacij.

Če želite več informacij o nastavitvah samoarhiviranja, glejte Razlaga nastavitev samoarhiviranja.

Spreminjanje nastavitev samoarhiviranja za posamezno mapo

  1. Na seznamu mape podokna za krmarjenje z desno tipko miške kliknite mapo, ki jo želite spremeniti, in kliknite Lastnosti.

  2. Na zavihku Samoarhiviranje izberite želene možnosti.

Ko prvič zaženete Outlook, je samoarhiviranje privzeto vklopljeno in se zažene vsakih 14 dni. Spremenite lahko, kako pogosto se samoarhiviranje zažene, določite Outlookovo podatkovno datoteko (.pst), ki se uporablja za shranjevanje arhiviranih elementov, in izberete, kdaj so elementi v Outlookovih mapah pripravljeni na arhiviranje.

  1. Izberite Orodja > Možnosti in nato še zavihek Drugo.

  2. Izberite Samoarhiviranje.

    Samoarhiviranje v pogovornem oknu Orodja Možnosti

  3. Potrdite potrditveno polje Zaženi samoarhiviranje vsakih n dni in nato navedite, kako pogosto naj se zažene samoarhiviranje.

  4. Izberite želene možnosti.

    • Zaženi samoarhiviranje vsakih Izberite, kako pogosto naj se samoarhiviranje zažene. Arhiviranje več elementov hkrati lahko upočasni učinkovitost delovanja računalnika. Zato je dobro, da izberete časovno obdobje, ki bo skrajšalo postopek samoarhiviranja. Razmislite, koliko elementov običajno prejmete v tem času, in ustrezno prilagoditi časovni okvir. Vprašaj pred zagonom samoarhiviranja To možnost izberite, če želite, da Outlook prikaže sporočilo opomnika, preden samoarhiviranje obdela Outlookove elemente. Ko se prikaže sporočilo, lahko kliknete Ne, če želite preklicati to sejo samoarhiviranja.

    • Brisanje poteklih elementov (le za e-poštne mape) Ta možnost ni izbrana privzeto. Lahko določite, da bodo po obdobju zapadlosti e-poštna sporočila izbrisana. Privzeto obdobje za elemente v mapi »Osnutek« in »Prejeto« je šest mesecev, za mapo »Poslano« pa tri mesece, vendar lahko spremenite ta obdobja z možnostjo Izbriši elemente, starejše od.

    • Arhiviranje ali brisanje elementov To možnost izberite, če želite, da samoarhiviranje izbrišete nekatere ali vse elemente, ko ti potečejo. Ta možnost aktivira druge možnosti, ki vam omogočijo, da se odločite, kateri elementi bodo arhivirani in kateri izbrisani, ko dosežejo konec obdobja zapadlosti. Nato izberite dodatne nastavitve, če želite uporabiti arhiviranje in brisanje.

      Opomba : V pogovornem oknu Samoarhiviranje se »mape« nanašajo na glavna območja Outlookove funkcije, na primer mapa Koledar in mapa Opravilo in posamezne e-poštne mape. To je zato, ker so vaši elementi koledarja in opravila shranjeni v ustreznih mapah Koledar in Opravilo.

    • Pokaži mapo arhiva na seznamu map V podoknu za krmarjenje določite, da je mapa arhiva na seznamu z drugimi delovnimi mapami. V glavni mapi Arhiv lahko odprete podmape in si ogledate arhivirane elemente. Pri ogledu arhiviranih elementov lahko preverite, ali so bili arhivirani pravi elementi, lahko pa tudi povlečete elemente, ki jih potrebujete, nazaj v delovno mapo.

    • Počisti elemente, ki so starejši od Izberite privzeto nastavitev, kdaj naj se elementi arhivirajo; čez določeno število dni, tednov ali mesecev. Nastavite lahko obdobje od enega dneva do 60 mesecev. »Čiščenje« pomeni arhiviranje – shranjevanje – elementov. To ne pomeni »brisanja«, razen če ste določili to nastavitev za mape kje drugje.

    • Premakni stare elemente v Privzeta nastavitev za to mesto je drugačna za računalnike, v katerih se izvajata operacijska sistema Microsoft Windows Vista in Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Če želite nastaviti drug cilj za arhivirane elemente, lahko poiščete in nastavite drugo mesto. Po obdobju zastaranja bodo elementi premaknjeni na to mesto.

      Opomba : Elementi, ki so arhivirani v mestu po meri, ne bodo izbrisani, razen če boste odprli mape in jih ročno izbrisali.

    • Trajno izbriši elemente Ta možnost takoj izbriše potekle elemente, namesto da jih premakne na privzeto mesto, v drugo mapo, ki ste jih določili, ali mapo »Izbrisano«.

    • Uporabi te nastavitve za vse mape Ta možnost uporabi nastavitve samoarhiviranja, vključno s spremembami, za vse vaše mape. Če želite določiti drugačne nastavitve za eno ali več map, ne izberite te možnosti. Namesto tega uporabite navodila pod gumbom, v katerih je razloženo, kako določite nastavitve za posamezne mape. Ta navodila so vključena tudi v razdelku »Spreminjanje nastavitev samoarhiviranja za posamezno mapo«. Spremembe, narejene v določenih mapah, veljajo le za te mape.

    • Informacije o pravilniku o hranjenju Skrbnik sistema v vaši organizaciji je morda nastavil pravilnike o hranjenju, ki določajo, kdaj in kako so elementi v nabiralniku samoarhivirani. Pravilnike si lahko ogledate tukaj, vendar jih ne morete spremeniti brez ustreznih dovoljenj.

  5. Kliknite V redu.

Spreminjanje nastavitev samoarhiviranja za posamezno mapo

  1. Na seznamu map v Podokno za krmarjenje z desno tipko miške kliknite mapo, ki jo želite spremeniti, in nato v priročnem meniju kliknite Lastnosti.

  2. Kliknite zavihek Samoarhiviranje.

  3. Izberite želene možnosti.

    Opomba : Če želite več informacij o nastavitvah, si oglejte 4. korak v razdelku zgoraj, »Pregled ali spreminjanje privzetih nastavitev samoarhiviranja«.

  4. Kliknite V redu.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×