Ročno arhiviranje elementov

Outlookov nabiralnik ni neskončno velik, verjetno pa ne boste kmalu prenehali dobivati e-pošte. Če želite preprečiti, da se vedno znova napolni, lahko starejše elemente, ki jih želite obdržati, premaknete v arhiv, ločeno Outlookovo podatkovno datoteko (.pst), ki jo lahko kadar koli odprete z Outlookom.

Opomba :  Če vključite račun za Exchange Server in vaša organizacija uporablja Microsoft Exchange Server Online Archive, ukaz in funkcija Arhiviraj nista prikazani za noben račun v vašem Outlookovem profilu. To funkcijo lahko onemogoči tudi vaš skrbnik omrežja.

Outlook privzeto uporablja samoarhiviranje, da arhivira elemente v rednih časovnih obdobjih. Če želite več informacij, si oglejte Samodejno arhiviranje starejših elementov.

Elemente lahko kadar koli arhivirate tudi ročno. Tako lahko nadzirate, katere elemente boste arhivirali, kje bodo shranjeni in koliko mora biti star element, preden je lahko arhiviran.

  1. Naredite nekaj od tega:

    • V programu Outlook 2013: kliknite Datoteka > Informacije > Orodja za čiščenje > Arhiviraj.


      Arhiviranje

    • V programu Outlook 2016: Kliknite Datoteka > Informacije > Orodja > Počisti stare elemente.

      Čiščenje starih elementov

    Namig : Arhiviranje in samoarhiviranje morda ne bosta na voljo, če je poštni profil povezan s strežnikom Exchange Server. Možno je tudi, da ima organizacija pravilnik o hranjenju pošte, ki prepiše možnost samoarhiviranja. Preverite pri skrbniku sistema, če želite več informacij.

  2. Kliknite možnost Arhiviraj to mapo in vse podmape in nato izberite mapo, ki jo želite arhivirati.

  3. V razdelku Arhiviraj elemente, starejše od vnesite datum.

    Pogovorno okno »Arhiv«

  4. Ustvarite lahko več datotek .pst, če želite nekatere mape arhivirati z drugimi nastavitvami. Npr. morda želite ohraniti elemente v mapi »Poslano« več časa kot elemente v mapi »Prejeto«.

  5. Potrdite polje Vključi elemente, ki imajo potrjeno »Ne uporabi samoarhiviranja«, če želite arhivirati posamezne elemente, ki niso zajeti v samodejno arhiviranje. Ta možnost ne odstrani izključitve teh elementov, ampak ne upošteva nastavitve Ne uporabi samoarhiviranja za ta arhiv.

  6. Kliknite V redu.

Izklop samoarhiviranja

Če želite arhivirati le kadar želite, izklopite funkcijo samoarhiviranja.

  1. Kliknite Datoteka > Možnosti > Napredno.

  2. Pod Samoarhiviranje kliknite Nastavitve samoarhiviranja.

  3. Počistite potrditveno polje Samoarhiviraj vsakih n dni.

Privzeto so starejši Outlookovi elementi samodejno arhivirani v rednih presledkih. Če želite izvedeti več o funkciji samodejnega arhiviranja, glejte Varnostno kopiranje ali brisanje elementov z uporabo samoarhiviranja.

Elemente lahko tudi ročno varnostno kopirate in arhivirate, in sicer dodatno poleg funkcije samoarhiviranja ali namesto samoarhiviranja. Ročno arhiviranje lahko sami prilagajate in določite, katere mape želite vključiti v arhiv in katera arhivska Outlookova podatkovna datoteka (.pst) je uporabljena.

Če želite ročno arhivirati Outlookove elemente, naredite to:

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Orodja za čiščenje.

  3. Kliknite Arhiviraj.

  4. Kliknite možnost Arhiviraj to mapo in vse podmape in nato kliknite mapo, ki jo želite arhivirati. V ročno arhiviranje bodo vključene tudi vse podmape v izbrani mapi.

  5. V razdelku Arhiviraj elemente, starejše od vnesite datum.

    Pogovorno okno »Arhiv«

  6. Če ne želite uporabiti privzete datoteke ali mesta, v razdelku Datoteka arhiva kliknite Prebrskaj in izberite novo datoteko ali mesto. Prebrskajte do želene datoteke ali vnesite njeno ime in kliknite V redu. Ciljno mesto datoteke je prikazano v polju Datoteka arhiva.

  7. Potrdite polje Vključi elemente, ki imajo potrjeno »Ne uporabi samoarhiviranja«, če želite vključiti elemente, ki so morda posebej izključeni iz samodejnega arhiviranja. S to možnostjo ni odstranjena izključitev teh elementov, temveč je polje Ne uporabi samoarhiviranja prezrto samo pri tem arhiviranju.

Izklop samoarhiviranja

Če želite arhivirati le ročno, izklopite funkcijo samoarhiviranja. Naredite to:

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Možnosti.

  3. Na zavihku Dodatno pod Samoarhiviranje kliknite Nastavitve samoarhiviranja.

  4. Počistite potrditveno polje Samoarhiviraj vsakih n dni .

Funkcija samoarhiviranja, ki je privzeto vklopljena, samodejno premakne stare elemente na mesto za arhiviranje v vnaprej določenih časovnih razmakih. Elemente pa lahko na izbrano mesto varnostno kopirate in arhivirate tudi ročno.

Opomba : Nastavitve samoarhiviranja v programu Microsoft Office Outlook 2007 je mogoče prilagajati. Namesto da elemente varnostno kopirate ali arhivirate ročno, boste morda ugotovili, da funkcija samoarhiviranja ustreza vašim potrebam. Če želite več informacij, glejte Varnostno kopiranje ali brisanje elementov s samoarhiviranjem.

  1. V meniju Datoteka kliknite Arhiviraj.

  2. Izberite možnost Arhiviraj to mapo in vse podmape in v razdelku Arhiviraj elemente, starejše od izberite datum.

    Arhivirane mape na seznamu map

  3. V razdelku Datoteka arhiva kliknite Prebrskaj, da določite novo datoteko ali mesto, če ne želite uporabiti privzetega.

  4. Če želite preglasiti prejšnjo nastavitev, da se določeni elementi ne arhivirajo samodejno, potrdite polje Vključi elemente, ki imajo potrjeno polje »Ne uporabi samoarhiviranja«. Če želite te elemente arhivirati ročno, bo zanje veljala nastavitev Ne uporabi samoarhiviranja, razen če to nastavitev v prihodnje znova ročno preglasite.

  5. Kliknite V redu.

Opomba : Outlook samodejno ustvari še eno datoteko arhiva za elemente v mapi in na mestu, ki ste ju navedli.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×