Razvrščanje zapisov po besedilnih, številskih ali podatkovnih vrednostih

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Razvrščanje podatkov lahko pomembno vpliva na to, ali je poročilo ali obrazec učinkovit in preprost za uporabo. Uporaba kataloga izdelkov, ki izdelke navaja v abecednem vrstnem redu ali na osnovi cene enote, je mnogo preprostejša od uporabe kataloga izdelkov, ki elemente navaja v naključnem vrstnem redu.

V tem članku je razloženo, kako razvrstiti zapise med ogledom in načrtovanjem tabele, poizvedbe, obrazca ali poročila.

V tem članku

Uvod

Razvrščanje zapisov v pogledu

Odstranjevanje vrstnega reda razvrščanja

Shranjevanje vrstnega reda razvrščanja s predmetom

Uvod

Nekateri seznami, ki jih vidite vsakodnevno, so že razvrščeni ali pa omogočajo, da jih razvrstite na želeni način. Koledar ali rokovnik je razvrščen po datumu. Ko iščete letalske vozovnice ali brskate po vnosih v e-poštni mapi »Prejeto«, lahko razvrščate po enem od mnogih polj, ki so na voljo. Vozovnice lahko razvrstite po ceni, času odhoda ali letalski družbi, vnose v nabiralniku pa lahko razvrstite po pošiljatelju, zadevi ali datumu. Razvrščen seznam uporabnikom olajša pregled in iskanje želene vsebine brez brskanja po podatkih.

Zapise v tabeli, poizvedbi, obrazcu ali poročilu lahko razvrstite tudi po več poljih. Vi ali uporabniki obrazca ali poročila lahko z minimalnim preoblikovanjem izberejo način razvrščanja zapisov.

Ko oblikujete na primer poročilo o katalogu izdelkov, se boste morda odločili za navajanje izdelkov v abecednem vrstnem redu. Vrstni red, ki ga izberete ob oblikovanju predmeta, postane privzeti vrstni red razvrščanja predmeta. Vendar pa lahko uporabniki, ki si ogledajo poizvedbo ali poročilo, zapise razvrstijo na želeni način, na primer po ceni ali dobavitelju.

Opomba : Pogled lahko razvrstite po poljubnem polju, ki je prikazan v pogledu, razen po poljih s prilogami ali OLE-predmeti.

Rezultate lahko podrobneje določite tako, da razvrstite zapise po več poljih. Ko razvrščate po več poljih, označite najbolj zunanje in najbolj notranje polja za razvrščanje. Želene rezultate lahko dobite samo, če ustrezni polji označite kot notranje in zunanje polja za razvrščanje. Recimo, da želite na primer tabelo »Stiki« razvrstiti po poljih »Ime« in »Priimek«. Če želite imena razvrstiti od A do Ž (ali od Ž do A) znotraj posameznega priimka, je polje »Ime« najbolj notranje polje. Če pa želite priimke razvrstiti znotraj posameznega imena, je polje »Priimek« najbolj notranje polje. Drugače povedano, zapisi se najprej razvrstijo po polju »Priimek« (najbolj zunanje polje), nato pa po polju »Ime« (najbolj notranje polje).

Najbolj notranje in najbolj zunanje polje za razvrščanje

1. »Priimek« je najbolj zunanje polje, »Ime« pa najbolj notranje polje.

2. »Ime« je najbolj zunanje polje, »Priimek« pa najbolj notranje polje.

Ko razvrščate po vrstnem redu, upoštevajte, da se števila, besedilo in posebni znaki razvrstijo glede na izbrane jezikovne in področne nastavitve računalnika. Če se jezikovne in področne nastavitve, ki so navedene v pogovornem oknu Accessove možnosti, ne ujemajo s tistimi na nadzorni plošči, vrstni redi razvrščanja morda ne bodo v skladu z vašimi pričakovanji.

Preverjanje ali spreminjanje privzetega jezika ali regije

Če želite pregledati jezikovne nastavitve v programu Access, kliknite Gumb »Microsoft Office « Podoba gumba in nato kliknite Accessove možnosti. V razdelku Priprava, preglejte ali spremenite vrednost v polju s seznamom vrstni red razvrščanja nove zbirke podatkov . Nastavite možnost na splošno , če želite uporabiti eno od teh jezikov – afrikanščina, albanščina, arabščina, baskovščina (Baskija), bolgarščini, beloruščina, katalonščina, nizozemščina, angleščina, ferščina, perzijščina, standardna nemščina, grščina, hebrejščini, hindijščini, indonezijščina, malajščina, portugalščini, ruščini, srbščina, Svahili, in urdujščina. Upoštevajte, da je ta nastavitev vpliva na le nove zbirke podatkov. Če želite uporabiti to nastavitev v obstoječo zbirko podatkov, prvi stisnjeni zbirke podatkov.

Stiskanje zbirke podatkov:

  • Kliknite Gumb Microsoft Office Podoba gumba , pokažite na Upravljajin nato v razdelku upravljanje zbirke podatkov, kliknite Stisni in popravi zbirko podatkov.

Če želite pregledati področne nastavitve, na nadzorni plošči odprite področne in jezikovne možnosti. Na kartici Področne možnosti preglejte nastavitve in jih po želji spremenite. Če želite več informacij, si oglejte pomoč za program Microsoft Windows.

Na vrh strani

Razvrščanje zapisov v pogledu

Opomba : V Accessu se razvrščanje poročila nekoliko razlikuje od razvrščanja tabele, poizvedbe ali obrazca.

Razvrščanje poročila

Razvrščanje tabele, poizvedbe ali obrazca

Razvrščanje poročila

  1. Poročilo odprite v pogledu postavitve ali pogledu načrta.

  2. Če podokno združevanje, razvrščanje in vsota ni odprto, v skupini združevanje in vsote (na zavihku oblika v pogledu postavitve) ali pa na zavihku »načrt« v pogledu načrta, kliknite Združi in razvrsti.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Če poročilo še ni združeno ali razvrščeno, v podoknu Združevanje, razvrščanje in vsota kliknite Dodaj skupino in izberite najbolj zunanje polje za razvrščanje. Kliknite drugo spustno puščico in izberite način razvrščanja vrednosti. Kliknite Več in še puščico na desni strani možnosti z odsekom glave in izberite brez odseka glave. Te korake ponovite za vsako polje za razvrščanje, najbolj notranje polje za razvrščanje bo prikazano na dnu.

    • Če je poročilo že združeno ali razvrščeno, preglejte obstoječe ravni, vendar bodite pazljivi ob spreminjanju. Če želite spremeniti polje, kliknite prvo spustno puščico. Če želite spremeniti vrstni red, kliknite drugo spustno puščico. Če želite raven združevanja spremeniti v zgolj raven razvrščanja, možnost z odsekom glave spremenite v brez odseka glave.

Namig : Če želite poročilo razvrstiti po enem polju, ga odprite v pogledu postavitve, z desno miškino tipko kliknite polje in izberite želeni ukaz za razvrščanje. Če izberete na primer polje »Starost«, kliknite Razvrsti od najmanjšega do največjega ali Razvrsti od največjega do najmanjšega. Če pa je poročilo združeno ali želite razvrstiti po več poljih, uporabite podokno Združevanje, razvrščanje in vsota.

Razvrščanje tabele, poizvedbe ali obrazca

  1. Označite polja, po katerih želite razvrstiti. Če želite razvrstiti po več poljih, označite najbolj notranje in najbolj zunanje polje za razvrščanje.

  2. Kliknite z desno miškino tipko poljubno mesto v stolpcu ali kontrolniku, ki ga želite označiti za najbolj notranje polje, in kliknite enega od ukazov za razvrščanje. Ukazi se spremenijo glede na podatkovni tip izbranega polja.

    Opomba : Ko razvrščate podatke v polju s podatkovnim tipom Da/ne, vrednosti »Da«, »True« ali »Vklopljeno« štejejo za »izbrane«, vrednosti »Ne«, »False« ali »Izklopljeno« pa štejejo za »počiščene«. Ta vrsta polja je privzeto prikazana kot potrditveno polje, vendar ga lahko nastavite, da je prikazano kot polje z besedilom ali kombinirano polje. Tudi če spremenite prikaz za to vrsto polja v polje z besedilom ali kombinirano polje, bo še vedno veljalo razvrščanje glede na »izbrano« ali »počiščeno«.

    Možnosti razvrščanja

    1. Število, Valuta, Samoštevilo

    2. Besedilo, Zapisek, Hiperpovezava

    3. Da/ne

    4. Datum/čas

  3. Prejšnji korak ponovite za vsako polje za razvrščanje, najbolj zunanje polje za razvrščanje označite nazadnje.

    Zapisi se prerazporedijo, da ustrezajo vrstnemu redu razvrščanja.

    Opomba : Če so v polju z besedilom nizi ničelne vrednosti ali nizi ničelne dolžine, se ob razvrščanju v naraščajočem vrstnem redu najprej navedejo zapisi z ničelnimi vrednosti, nato zapisi z nizi ničelne dolžine in šele nato zapisi z vrednostmi, ki niso prazne.

    Več informacij o obravnavanju posebnih znakov, vodilnih presledkov in negativnih vrednosti med razvrščanjem

    Če se vrednost v polju začne s posebnim znakom, na primer z vezajem, oklepajem ali drugim simbolom, boste ob razvrščanju v naraščajočem vrstnem redu opazili to:

    • Vrednosti, ki se začnejo s presledkom, so navedene pred alfanumeričnimi vrednostmi.

    • Vrednosti v narekovajih so za vrednostmi, ki se začnejo s presledkom, vendar pred alfanumeričnimi vrednostmi.

    • Vrednosti, ki se začnejo z znakom minus (-), so pred vrednostmi, ki se začnejo z znakom plus (+).

    • Vrstni red vseh drugih simbolov določajo kode znakov ASCII. Koda simbola za dolar ($) je 36, koda enačaja pa (=) je 61, zato so vrednosti, ki se začnejo z »$«, navedene pred vrednostmi, ki se začnejo z »=«.

      Če želite prepisati ta vrstni red, lahko prezrete prvi znak vseh vrednosti v polju. To deluje, če se vrednosti v polju vedno začnejo z enim posebnim znakom, na primer z znakom minus, ali z enakim številom posebnih znakov – v tem primeru veste, koliko znakov morate prezreti. Če želite več informacij o razvrščanju delnih vrednosti korak za korakom, si oglejte članek Razvrščanje zapisov na podlagi delnih vrednosti v polju. Če število znakov, ki jih želite prezreti, ni povsod enako, lahko navedete vrstni red razvrščanja po meri. Če želite več informacij o tem, kako temu postopku slediti korak za korakom, si oglejte članek Razvrščanje zapisov po vrstnem redu po meri.

Vrstnega reda razvrščanja ne morete odstraniti samo iz enega polja. Če želite odstraniti vrstni red razvrščanja iz vseh polj za razvrščanje, na kartici Osnovno v skupini Razvrščanje in filtriranje kliknite Počisti vsa razvrščanja in uporabite želene vrstne rede razvrščanja.

Dodatni primeri razvrščanja   

Ko uporabljate ukaze za razvrščanje, vrstni red zapisov določijo podatkovni tip polja in celotne vrednosti posameznega polja. Kaj narediti, če želite besedilne vrednosti, na primer ponedeljek, torek in tako dalje, razvrstiti po vrstnem redu po meri in ne po abecednem vrstnem redu? Ali če želite razvrstiti polje z besedilom, v katerem so naslovi IP? Če ukazi za razvrščanje ne zadostijo vašim potrebam po razvrščanju, si oglejte te teme:

  • Razvrščanje zapisov na podlagi delnih vrednosti v polju Ali želite razvrstiti zapise na osnovi prvih nekaj ali zadnjih nekaj znakov v polju? Če znate sestavljati preproste izraze, si oglejte ta članek z razlago, kako z izrazi pridobiti delne vrednosti.

  • Razvrščanje zapisov po vrstnem redu, ki razlikuje velike in male črke Access ne upošteva primerov besedilnih vrednosti. Vrednosti kovač in Kovač veljata na primer za identični, zato ne morete vplivati na to, katera bo prikazana prej. Ta članek si oglejte, če želite razvrstiti po vrstnem redu, ki razlikuje velike in male črke.

  • Razvrščanje zapisov po številskih vrednostih, shranjenih v polju z besedilom Ali so prikazani zapisi, ki so razvrščeni po posameznih števkah in ne po številski vrednosti? Ta članek si oglejte, če so na primer zapisi z vrednostma 11 in 121 prikazani pred zapisi z vrednostma 2 ali 25.

  • Razvrščanje zapisov po vrstnem redu po meri Ta članek si oglejte, če želite razvrstiti določene vrednosti, na primer imena dni (ponedeljek, torek in tako naprej) ali nazive zaposlenih (vodja, direktor) po vrstnem redu, ki vam nekaj pomeni.

  • Razvrščanje naslovov IP V polju, v katerem so shranjeni naslovi IP, je več števil in pik (.), zato preprosto razvrščanje besedila ali števil ne bo učinkovalo za naslove IP. Ta članek si oglejte, če želite več informacij o razvrščanju naslovov IP.

Na vrh strani

Odstranjevanje vrstnega reda razvrščanja

  • Če želite odstraniti vrstni red razvrščanja v tabeli, poizvedbi ali obrazcu, na kartici Osnovno v skupini Razvrščanje in filtriranje kliknite Počisti vsa razvrščanja.

    S tem odstranite vrstni red razvrščanja iz vseh polj v pogledu.

  • Če želite odstraniti vrstni red razvrščanja poročila, odprite podokno združevanje, razvrščanje in vsota tako, da kliknete Združi in razvrsti v skupini združevanje in vsote (na zavihku oblika v pogledu postavitve, na zavihku »načrt« v pogledu načrta). Nato kliknite razvrščanje ravni, ki ga želite odstraniti, in kliknite Izbriši. Vnos, ki ustreza razvrsti polje začne z besedami Razvrsti po. Ne izbrišete vnose, ki se začnejo s skupino tako, da, ker, bo spremeniti načrt poročila.

Na vrh strani

Shranjevanje vrstnega reda razvrščanja s predmetom

Nazadnje uporabljeni vrstni red razvrščanja se samodejno shrani s tabelo, poizvedbo, obrazcem ali poročilom. Če želite, da se samodejno uporabi, ko naslednjič odprete predmet, poskrbite, da bo lastnost OrderByOnLoad predmeta nastavljena na Da.

Nazadnje uporabljeni vrstni red se občasno spremeni, zato boste morda želeli določiti trajni (ali privzeti) vrstni red razvrščanja. Privzeti vrstni red razvrščanja lahko navedete za poizvedbo ali poročilo. Čeprav trenutni ali nazadnje shranjeni vrstni red razvrščanja ne prepiše privzetega vrstnega reda razvrščanja, bo privzeti vrstni red razvrščanja učinkoval samo, če trenutni ali nazadnje shranjeni vrstni red odstranite iz pogleda.

  • Če želite določiti privzeti vrstni red razvrščanja za poizvedbo, jo odprite v pogledu načrta. Polja za razvrščanje dodajte v mrežo načrta in v vrstici Razvrsti navedite želeni vrstni red.

  • Če želite določiti privzeti vrstni red razvrščanja za poročilo, uporabite podokno Združevanje, razvrščanje in vsota v pogledu postavitve ali načrta. Če želite več informacij o tem, kako temu postopku slediti korak za korakom, si oglejte odsek Razvrščanje poročila.

Če si želite ogledati zapise, ki so razvrščeni v privzetem vrstnem redu, na kartici Osnovno v skupini Razvrščanje in filtriranje kliknite Počisti vsa razvrščanja. Tako se iz pogleda odstrani trenutni ali nazadnje shranjeni filter, zapise pa si lahko ogledate v privzetem vrstnem redu.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×