Razvrščanje podatkov v obsegu ali tabeli

Razvrščanje podatkov je sestavni del analize podatkov. Morda boste želeli urediti seznam imen po abecednem vrstnem redu, sestaviti seznam količin izdelkov na zalogi od najvišjega do najnižjega ali razvrstiti vrstice glede na barve in ikone. Razvrščanje podatkov vam pomaga, da so vaši podatki bolj pregledni, razumljivi in urejeni, ter da laže najdete želene podatke in tako sprejemate boljše odločitve.

Podatke je mogoče razvrstiti po besedilu (od A do Ž ali od Ž do A), številih (od najmanjšega do največjega ali od največjega do najmanjšega) ter datumih in časih (od najstarejšega do najnovejšega ali od najnovejšega do najstarejšega) v enem stolpcu ali več. Podatke je mogoče razvrstiti tudi glede na seznam po meri (na primer »Velik«, »Srednji« in »Majhen«) ali obliko, vključno z barvo celice, barvo pisave ali naborom ikon.

Opombe : 

Kaj želite narediti?

Razvrščanje besedila

  1. Izberite celico v stolpcu za razvrstitev.

  2. Na zavihku Podatki, v skupini Razvrsti in filtriraj, naredite nekaj od tega:

    • Če želite hitro razvrstiti podatke v naraščajočem vrstnem redu, kliknite Ukaz »A do Z« v Excelu, ki razvrsti od A do Z ali od najmanjšega števila do največjega (Razvrsti od A do Ž).

    • Če želite hitro razvrstiti podatke v padajočem vrstnem redu, kliknite Ukaz »Z do A« v Excelu, ki razvrsti od Z do A ali od največjega števila do najmanjšega (Razvrsti od Ž do A).

Opombe : Morebitne težave

  • Prepričajte se, da so vsi podatki shranjeni kot besedilo    Če stolpec, ki ga želite razvrstiti, vsebuje števila, ki so shranjena kot števila, in števila, ki so shranjena kot besedilo, jih morate vsa oblikovati ali kot števila ali kot besedilo. Če ne boste uporabili tega oblikovanja, bodo števila, ki so shranjena kot števila, razvrščena pred števili, ki so shranjena kot besedilo. Če želite oblikovati vse izbrane podatke kot besedilo, pritisnite Ctrl + 1, da zaženete pogovorno okno Oblikovanje celic, kliknite zavihek Število in nato v razdelku Kategorija kliknite Splošno, Število, ali Besedilo.

  • Odstranite morebitne začetne presledke    V nekaterih primerih so lahko pri podatkih, uvoženih iz drugih aplikacij, pred podatki vstavljeni začetni presledki. Pred razvrščanjem podatkov odstranite začetne presledke. To lahko naredite ročno ali pa uporabite funkcijo TRIM.

  1. Izberite celico v stolpcu za razvrstitev.

  2. Na zavihku Podatki, v skupini Razvrsti in filtriraj, naredite nekaj od tega:

    • Za razvrščanje od najmanjših do največjih vrednosti kliknite Ukaz »A do Z« v Excelu, ki razvrsti od A do Z ali od najmanjšega števila do največjega (Razvrsti od najmanjšega do največjega).

    • Za razvrščanje od največjih do najmanjših vrednosti kliknite Ukaz »Z do A« v Excelu, ki razvrsti od Z do A ali od največjega števila do najmanjšega (Razvrsti od največjega do najmanjšega).

Opombe : 

  • Morebitna težava   

  • Preverite, ali so vsa števila shranjena kot števila    Če rezultati niso takšni, kot ste pričakovali, stolpec morda vsebuje števila, ki niso shranjena kot števila, ampak kot besedilo. Na primer, negativna števila, uvožena iz nekaterih računovodskih sistemov, ali število, ki je vneseno z opuščajem pred njim ('), so shranjena kot besedilo. Če želite več informacij, glejte Popravki števil, oblikovanih kot besedilo, z obliko zapisa števil.

  1. Izberite celico v stolpcu za razvrstitev.

  2. Na zavihku Podatki, v skupini Razvrsti in filtriraj, naredite nekaj od tega:

    • Če želite datume ali ure razvrstiti od najbolj oddaljenega do najbližjega, kliknite Ukaz »A do Z« v Excelu, ki razvrsti od A do Z ali od najmanjšega števila do največjega (Razvrsti od najstarejšega do najnovejšega).

    • Če želite datume ali ure razvrstiti od najbližjega do najbolj oddaljenega, kliknite Ukaz »Z do A« v Excelu, ki razvrsti od Z do A ali od največjega števila do najmanjšega (Razvrsti od najnovejšega do najstarejšega).

Opombe : Morebitna težava   

  • Preverite, ali so vsi datumi in ure shranjeni kot datumi ali ure    Če rezultati niso takšni, kot ste pričakovali, stolpec morda vsebuje datume ali ure, ki niso shranjeni kot datumi ali ure, ampak kot besedilo. Če želite, da Excel pravilno razvrsti datume in ure, morajo biti vsi datumi in ure v stolpcu shranjeni kot datumske ali časovne zaporedne številke. Če Excel ne more prepoznati vrednosti kot datum ali uro, je datum ali ura shranjena kot besedilo. Če želite več informacij, glejte Pretvorba datumov, shranjenih kot besedilo, v datume.

  • Če želite razvrstiti podatke po dnevih v tednu, oblikujte celice tako, da prikažete dan v tednu. Če želite razvrstiti podatke po dnevu v tednu ne glede na datum, pretvorite datume v besedilo tako, da uporabite funkcijo TEXT. Funkcija TEXT nato vrne besedilno vrednost in tako bo operacija razvrščanja temeljila na alfanumeričnih podatkih. Če želite več informacij, si oglejte Prikaz datumov kot dni v tednu.

Morda boste želeli razvrščati po več stolpcih ali vrsticah, če imate podatke, ki jih želite združiti po isti vrstici v enem stolpcu ali vrstici, nato pa razvrstiti drug stolpec ali vrstico znotraj teh skupin z enakimi vrednostmi. Če imate na primer stolpca Oddelek in Zaposleni, lahko podatke najprej razvrstite po stolpcu Oddelek (da združite vse zaposlene, ki delajo v istem oddelku), in zaposlene nato razvrstite po imenu (da razvrstite imena zaposlenih za vsak oddelek po abecednem vrstnem redu). Razvrstite lahko po največ 64 stolpcih.

Opomba : Za najboljši rezultat mora imeti obseg celic za razvrščanje glave stolpcev.

  1. Izberite katero koli celico v obsegu podatkov.

    Izberite obseg v dveh stolpcih ali več

  2. Na zavihku Podatki v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Razvrsti.

    Skupina »Razvrsti in filtriraj« na zavihku »Podatki«

  3. V pogovornem oknu Razvrsti v razdelku Stolpec v polju Razvrsti po izberite prvi stolpec, ki ga želite razvrstiti.

    Izberite prvi stolpec za razvrščanje.

  4. Pod Razvrsti po izberite vrsto razvrščanja. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite razvrščati po besedilu, številki ali datumu in času, potrdite Vrednosti.

    • Če želite razvrščati po oblikovanju, izberite Barva celice, Barva pisave ali Ikona celice.

  5. Pod Vrstni red izberite način razvrščanja. Naredite nekaj od tega:

    • Za besedilne vrednosti izberite od A do Ž ali od Ž do A.

    • Za številske vrednosti izberite Od najmanjšega do največjega ali Od največjega do najmanjšega.

    • Za vrednosti datumov ali časov izberite Od najstarejšega do najnovejšega ali Od najnovejšega do najstarejšega.

    • Če želite razvrščati podatke glede na lastni seznam, izberite Lastni seznam.

  6. Če želite dodati še en stolpec, po katerem želite razvrščati, kliknite Dodaj raven in nato ponovite korake od tri do pet.

    Kliknite »Dodaj raven«.

  7. Če želite kopirati stolpec, po katerem želite razvrščati, izberite vnos in nato kliknite Kopiraj raven.

  8. Če želite izbrisati stolpec, po katerem želite razvrščati, izberite vnos in nato kliknite Izbriši raven.

    Opomba : V seznamu mora ostati vsaj en vnos.

  9. Če želite spremeniti vrstni red razvrščanja stolpcev, izberite vnos in kliknite puščico Navzgor ali Navzdol, ki je ob gumbu Možnosti, da spremenite vrstni red.

    Vnosi, ki so najvišje na seznamu, bodo razvrščeni pred vnosi, ki so nižje na seznamu.

Če ste obseg celic ali stolpec tabele oblikovali ročno ali pogojno po barvi celice ali barvi pisave, lahko podatke razvrstite tudi po teh barvah. Razvrščate lahko tudi po naboru ikon, ustvarjenim s pogojnim oblikovanjem.

  1. Izberite celico v stolpcu za razvrstitev.

  2. Na zavihku Podatki v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Razvrsti.

    Skupina »Razvrsti in filtriraj« na zavihku »Podatki«

  3. V pogovornem oknu Razvrsti v razdelku Stolpec v polju Razvrsti po izberite stolpec, ki ga želite razvrstiti.

    V razdelku »Stolpec« kliknite »Razvrsti po« in izberite možnost.

  4. Pod Razvrsti po izberite Barva celice, Barva pisave ali Ikona celice.

    V razdelku »Razvrsti po« izberite možnost.

  5. Pod Vrstni red kliknite puščico poleg gumba, nato pa glede na vrsto oblike izberite barvo celice, barvo pisave ali ikono celice.

  6. Nato izberite način razvrščanja. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite premakniti barvo celice, barvo pisave ali ikono na vrh ali v levo, potrdite Na vrhu za razvrščanje stolpcev in Na levi za razvrščanje vrstic.

    • Če želite premakniti barvo celice, barvo pisave ali ikono na dno ali v desno, potrdite Na dnu za razvrščanje stolpcev in Na desni za razvrščanje vrstic.

      Opomba : Privzeti vrstni red razvrščanja po barvi celice, barvi pisave ali ikoni ne obstaja. Za vsako operacijo razvrščanja morate določiti želeni vrstni red.

  7. Če želite določiti naslednjo barvo celice, barvo pisave ali ikono za razvrščanje, kliknite Dodaj raven in nato ponovite korake od tri do pet.

    Prepričajte se, ali ste izbrali isti stolpec v polju Nato po in ali ste izbrali enako pod Vrstni red.

    Ponavljajte korake za vsako dodatno barvo celice, barvo pisave ali ikono, ki jo želite vključiti v razvrščanje.

Za razvrščanje po uporabniško določenem vrstnem redu lahko uporabite seznam po meri. V stolpcu so lahko na primer vrednosti, ki jih želite razvrstiti po možnostih »Najvišja«, »Srednja« in »Najnižja«. Kako lahko razvrstite stolpec, tako da bodo najprej prikazane najvišje vrednosti, nato srednje in nazadnje najnižje? Če bi razvrstili stolpec po abecednem vrstnem redu (razvrščanje od A do Ž), bi bile najprej prikazane najnižje vrednosti, najvišje vrednosti pa bi bile prikazane pred srednjimi. Če pa bi uporabili razvrščanje od Ž do A, bi bile najprej prikazane srednje vrednosti, nato pa najvišje. Ne glede na vrstni red pa želite, da so srednje vrednosti vedno prikazane na sredini. Tej težavi se izognete tako, da ustvarite lasten seznam po meri.

  1. Izbirno lahko ustvarite seznam po meri:

    1. V obseg celic vnesite vrednosti, po katerih želite razvrščati v želenem vrstnem redu, od zgoraj navzdol kot v tem primeru.

      Ustvarjanje seznama v obsegu celic z vrstnim redom od najvišje do najnižje vrednosti

    2. Izberite obseg, ki ste ga pravkar vnesli. S prejšnjim primerom izberite celice A1:A3.

    3. Pojdite na Datoteka > Možnosti > Napredno > Splošno > Uredi sezname po meri, nato pa v pogovornem oknu Lastni seznami kliknite Uvoz, ter nato dvakrat kliknite V redu.

      Opombe : 

      • Mogoče je ustvariti seznam po meri, ki temelji le na vrednosti (besedilo, število in datum ali čas). Ne morete ustvariti seznama po meri, ki bi temeljil na obliki (barva celice, barva pisave ali ikona).

      • Največja dovoljena dolžina seznama po meri je 255 znakov, prvi znak pa ne sme biti številka.

  2. Izberite celico v stolpcu za razvrstitev.

  3. Na zavihku Podatki v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Razvrsti.

    Skupina »Razvrsti in filtriraj« na zavihku »Podatki«

  4. V pogovornem oknu Razvrsti v razdelku Stolpec v polju Razvrsti po ali Nato po izberite stolpec, ki ga želite razvrstiti s seznamom po meri.

  5. Pod Vrstni red izberite Lastni seznam.

  6. V pogovornem oknu Lastni seznami izberite želeni seznam. Uporaba seznama po meri, ki ste ga ustvarili v prejšnjem primeru, kliknite Visoka, Srednja, Nizka.

  7. Kliknite V redu.

  1. Na zavihku Podatki v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Razvrsti.

    Skupina »Razvrsti in filtriraj« na zavihku »Podatki«

  2. V pogovornem oknu Razvrsti kliknite Možnosti.

    Kliknite »Razvrsti«, da odprete pogovorno okno »Razvrščanje«.

  3. V pogovornem oknu Možnosti razvrščanja, potrdite Razlikovanje med velikimi in malimi črkami.

    V pogovornem oknu »Razvrščanje« kliknite »Možnosti«.

  4. Dvakrat kliknite V redu.

Najpogosteje je uporabljano razvrščanje od vrha proti dnu, vendar lahko podatke razvrščate tudi od leve proti desni.

Opomba : Tabele ne podpirajo razvrščanja od leve proti desni. Če želite narediti to, najprej pretvorite tabelo v obseg tako, da izberete katero koli celico v tabeli in nato kliknete Orodja za tabele > Pretvori v obseg.

  1. Izberite katero koli celico v obsegu, ki ga želite razvrstiti.

  2. Na zavihku Podatki v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Razvrsti.

    Skupina »Razvrsti in filtriraj« na zavihku »Podatki«

  3. V pogovornem oknu Razvrsti kliknite Možnosti.

    Kliknite »Razvrsti«, da odprete pogovorno okno »Razvrščanje«.

  4. V pogovornem oknu Možnosti razvrščanja, pod Usmerjenost potrdite polje Razvrsti od leve proti desni in nato kliknite gumb Dodaj.

    V polju »Možnosti razvrščanja« kliknite »Od leve proti desni«.

  5. V razdelku Vrstica v polju Razvrsti po izberite vrstico, ki jo želite razvrstiti. To bo po navadi 1. vrstica, če želite razvrščati glede na vrstico z glavo.

    Izberite vrstico, ki jo želite razvrstiti.

    Namig : Če je vrstica z glavo besedilo, vendar želite stolpce razvrstiti po številkah, lahko nad podatkovni obseg dodate novo vrstico in dodate številke glede na želeni vrstni red.

  6. Za razvrščanje po vrednosti izberite eno od možnosti na spustnem seznamu »Vrstni red«:

    1. Za besedilne vrednosti izberite od A do Ž ali od Ž do A.

    2. Za številske vrednosti izberite Od najmanjšega do največjega ali Od največjega do najmanjšega.

    3. Za vrednosti datumov ali časov izberite Od najstarejšega do najnovejšega ali Od najnovejšega do najstarejšega.

  7. Če želite razvrstiti po barvi celice, barvi pisave ali ikoni, naredite to:

    1. Pod Razvrsti po izberite Barva celice, Barva pisave ali Ikona celice.

    2. V razdelku Vrstni red izberite barvo celice, barvo pisave ali ikono celice, nato pa izberite Na levi ali Na desni.

Opomba : Ko razvrščate vrstice, ki so del orisa delovnega zvezka, Excel razvrsti najpomembnejše skupine (raven 1), tako da vrstice in stolpci s podrobnostmi, tudi če so skriti, ostanejo skupaj.

Če želite razvrščati po delni vrednosti v stolpcu, kot je del številske kode (789-WDG-34), priimek (Renata Lavtar) ali ime (Lavtar, Renata), morate najprej stolpec razdeliti na dva stolpca ali več, tako da je vrednost, glede na katero želite podatke razvrstiti, v svojem stolpcu. To naredite tako, da z besedilnimi funkcijami ločite dele celic ali pa uporabite čarovnika za pretvorbo besedila v stolpce. Če si želite ogledati primere in dodatne informacije, glejte Razdeljevanje besedila v različne celice in Razdeljevanje besedila med stolpci z uporabo funkcij.

Opozorilo : Možno je razvrščanje obsega znotraj obsega, vendar ni priporočeno, saj rezultat ločuje razvrščeni obseg od izvirnih podatkov. Če bi te podatke razvrstili na prikazani način, bi bili izbrani zaposleni povezani z različnimi oddelki kot prej.

Primer razvrščanja majhnega obsega znotraj večjega.

K sreči vas bo Excel opozoril, če zazna, da nameravate narediti to:

Kliknite »Nadaljevati s trenutnim izborom«.

Če podatkov niste želeli razvrstiti tako, pritisnite možnost Razširiti izbor, sicer izberite Nadaljevati s trenutnim izborom.

Če rezultati niso taki, kot želite, kliknite Razveljavi Slika gumba .

Opomba : Takšno razvrščanje v tabeli ni mogoče.

Če pri razvrščanju podatkov dobite nepričakovane rezultate, naredite tole:

Preverite, ali so se spremenile vrednosti, ki jih vrne formula    Če razvrščeni podatki vsebujejo eno ali več formul, se lahko vrnjene vrednosti teh formul spremenijo, ko se delovni list znova izračuna. V takšnem primeru znova uporabite razvrščanje ali pa podatke znova razvrstite, da dobite najnovejše rezultate.

Pred razvrščanjem razkrijte vrstice in stolpce    Skriti stolpci ne bodo premaknjeni pri razvrščanju stolpcev, skrite vrstice pa ne bodo premaknjene, ko razvrščate vrstice. Preden razvrščate podatke, je pametno, da razkrijete skrite stolpce in vrstice.

Preverite nastavitev jezika    Vrstni red razvrščanja je odvisen od jezikovnih nastavitev. Prepričajte se ali je nastavljen pravilen jezik v pogovornih oknih Področne nastavitve ali Področne in jezikovne možnosti na Nadzorni plošči. Če želite več informacij o spreminjanju jezikovnih nastavitev, si oglejte sistem pomoči programa Windows.

Vnesite glave stolpcev samo v eni vrstici    Če potrebujete večvrstične oznake, prelomite besedilo v celici.

Vklopite ali izklopite vrstico z glavami    Običajno je najbolje, da imate vrstico z glavami, ko razvrščate stolpec, saj tako lažje razumete pomen podatkov. Vrednost v glavi privzeto ni vključena v operacijo razvrščanja. Občasno boste morda morali vključiti ali izključiti glavo, tako da vrednost v glavi bo ali ne bo vključena v operaciji razvrščanja. Naredite nekaj od tega:

  • Če želite iz razvrščanja izključiti prvo vrstico, ker je glava stolpca, na zavihku Osnovno, v skupini Urejanje, kliknite Razvrsti in filtriraj, kliknite Razvrščanje po meri, in nato izberite Moji podatki imajo glave.

  • Če želite v razvrščanje izključiti prvo vrstico, ker ni glava stolpca, na kartici Osnovno, v skupini Urejanje kliknite Razvrsti in filtriraj, kliknite Razvrščanje po meri, in nato počistite polje Moji podatki imajo glave.

Na vrh strani

Potrebujete dodatno pomoč?

Kadar koli lahko zastavite vprašanje strokovnjaku v skupnosti tehničnih strokovnjakov za Excel, pridobite podporo skupnosti Answers ali predlagate novo funkcijo oziroma izboljšavo na spletnem mestu Excel User Voice.

Glejte tudi

Videoposnetek: razvrščanje podatkov v tabeli

Pregled formul v Excelu

Kako se izogniti nedelujočim formulam

Iskanje in popravljanje napak v formulah

Bližnjice na tipkovnici in funkcijske tipke za Excel

Funkcije v Excelu (po abecedi)

Funkcije v programu Excel (po kategoriji)

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×