Razvrščanje in filtriranje podatkov za spajanje dokumentov

Razvrščanje in filtriranje podatkov za spajanje dokumentov

Z možnostjo spajanja dokumentov lahko ustvarite in pošljete množično pošto in ustvarite ovojnice in nalepke. Vaš poštni seznam predstavlja vir podatkov za spajanje dokumentov. Word pridobi informacije z vašega poštnega seznama in jih vstavi v dokument za spajanje.

Urejanje poštnega seznama

S spajanjem dokumentov lahko razvrščate in filtrirate podatke na poštnem seznamu, če želite izbrati le določene.

  1. Po potrebi odprite dokument za spajanje dokumentov.

  2. Na zavihku Pošiljanje v skupini Začni spajanje dokumentov izberite Uredi seznam prejemnikov.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov v skupini »Začni spajanje« na zavihku »Pošiljanje« izberite »Uredi seznam prejemnikov«.

    Namig: Če možnost Uredi seznam prejemnikov ni na voljo, izberite Izberi prejemnike in povežite dokument s poštnim seznamom, ki ga želite uporabiti.

  3. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov potrdite potrditveno polje ob prejemnikih, katerih zapise želite vključiti v spajanje.

    Za vsako vrstico potrdite potrditveno polje, da vključite prejemnika.

    Namig: Če želite združiti vrstice ali omejiti ogled na določene vrstice, razvrstite ali filtrirajte poštni seznam.

Več možnosti

V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov so na voljo možnosti za bolj natančno določanje seznama prejemnikov. Najpogosteje uporabljeni možnosti za lažje iskanje imen in naslovov sta razvrščanje in filtriranje seznama. Če želite več informacij, si preberite razdelek »Razvrščanje seznama prejemnikov« ali »Filtriranje seznama prejemnikov« v nadaljevanju.

V Wordovem dokumentu za spajanje dokumentov izberite »Uredi prejemnike« in izberite možnost v pogovornem oknu »Prejemniki spajanja dokumentov« pod »Prečiščevanje seznama prejemnikov«.

Razvrščanje seznama prejemnikov

Seznam prejemnikov lahko razvrstite na več načinov. Opisani koraki so le en primer, kaj vse lahko naredite, če želite razvrstiti zapise.

  1. V razdelku Prečiščevanje seznama prejemnikov izberite Razvrščanje in odpre se pogovorno okno Filtriranje in razvrščanje .

  2. Na zavihku Razvrščanje zapisov izberite puščico dol ob polju Razvrsti zapise, izberite ime stolpca v poštnem seznamu programa Excel, po katere želite razvrščati, nato pa za vrstni red razvrščanja izberite Naraščajoče ali Padajoče.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov izberite možnost »Urejanje seznama prejemnikov« in v razdelku »Prečiščevanje seznama prejemnikov« izberite »Razvrščanje«.

  3. (Izbirno) Izberite puščico dol ob polju Nato po, izberite ime drugega stolpca, po katerem želite razvrščati, nato pa izberite vrstni red razvrščanja Naraščajoče ali Padajoče.

  4. (Izbirno) Če želite dodati še eno ime stolpca, po katerem želite razvrščati, ponovite 3. korak.

  5. Izberite V redu in si oglejte rezultate razvrščanja.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov se rezultati razvrščanja nanašajo na seznam prejemnikov.

    Opomba: Seznam prejemnikov je zdaj v naraščajočem abecednem vrstnem redu.

Filtriranje seznama prejemnikov

Seznam prejemnikov lahko filtrirate tako, da prikažete le prejemnike, ki jih želite vključiti v spajanje dokumentov. Filtriranje vam lahko na primer vrne rezultate za osebe v določenem mestu ali za artikle na zalogi za določeno ceno.

V naslednjih korakih boste določili pogoje, ki jih želite uporabiti za filtriranje poštnega seznama. Filtriranje uporabi preproste pogoje (izraze) na podlagi vaših izborov, da oceni obstoj podatkov, ki ste jih določili.

  1. V razdelku Prečiščevanje seznama prejemnikov izberite Filtriranje in odpre se pogovorno okno Filtriranje in razvrščanje .

  2. Na zavihku Filtriranje zapisov izberite puščico dol ob polju Polje in nato izberite ime stolpca na poštnem seznamu programa Excel, ki ga želite uporabiti kot filter prve ravni.

    Opomba: Zavihek Filtriranje zapisov je oblikovan kot obrazec brez stolpcev. Od leve proti desni si sledijo stolpci za pogoj, polje, operator primerjave in uporabniško določene pogoje ujemanja.

  3. Izberite puščico dol ob polju Primerjava in nato izberite Enako kot ali drugo možnost primerjave.

  4. V polje Primerjaj z vnesite podatke, s katerimi naj se ujema izbor, ki ste ga vnesli v Polje.

  5. (Izbirno) Če želite dodati filter druge ravni, v stolpcu na skrajni levi strani naredite nekaj od tega:

    • Izberite And, da se prepričajte, da sta oba pogoja za filtriranje izpolnjena, nato pa ponovite korake od 2 do 4.

      ali

    • Izberite Or, da se prepričajte, da je izpolnjen eden od pogojev za filtriranje, nato pa ponovite korake od 2 do 4.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov izberite možnost »Urejanje seznama prejemnikov« in v razdelku »Prečiščevanje seznama prejemnikov« izberite »Filtriranje«.

  6. Po potrebi ponovite 5. korak.

  7. Ko končate, izberite V redu in si nato oglejte rezultate filtriranih zapisov.

    Med Wordovim spajanjem dokumentov se rezultati filtriranja nanašajo na seznam prejemnikov.

Iskanje prejemnika

Na poštnem seznamu lahko poiščete in najdete določenega prejemnika ali skupino prejemnikov s skupnim atributom, kot je priimek, poštna številka ali članska številka.

  1. V pogovornem oknu Prejemniki spajanja dokumentov v razdelku Prečiščevanje seznama prejemnikov izberite Najdi prejemnika.

  2. V pogovornem oknu Iskanje vnosa v polje Najdi vnesite ime atributa, po katerem želite iskati v poštnem seznamu.

    Če želite poiskati prejemnika, vnesite ime v pogovorno okno »Iskanje vnosa«.

  3. Za Išči v naredite nekaj od tega:

    • Sprejmite privzeto možnost Vsa polja.

      ali

    • Izberite To polje in na spustnem seznamu izberite ime stolpca, ki ga želite poiskati.

  4. Izberite Nadaljuj iskanje.

    Opomba: Če program najde ujemanje z vnosom za iskanje, označi vnos na poštnem seznamu. Znova izberite Nadaljuj iskanje in če obstaja še kakšno ujemanje, bo tudi to označeno.

Glejte tudi

Oglejte si videoposnetek Napredna uporaba spajanja dokumentov – Brezplačen videoposnetek za izobraževanje, ki razloži razvrščanje in filtriranje polj spajanja dokumentov, prilagajanja spajanja dokumentov s prilagojenimi sporočili in vstavljanjem spojnih polj po meri.

V nekaterih primerih morda ne boste želeli uporabiti vseh informacij na seznamu prejemnikov spojenega dokumenta. Izberete lahko le nekatere ljudi na seznamu, lahko pa tudi razvrščate in filtrirate podatke in tako v spojeni dokument vključite le želeno vsebino.

Razvrščanje in filtriranje seznama prejemnikov spojenega dokumenta

  1. Odprite dokument za spajanje, če še ni odprt.

  2. Kliknite Pošiljanje > Uredi prejemnike.

    Kliknite, da uredite seznam prejemnikov.

    Če možnost Uredi prejemnike ni na voljo, kliknite Izbiranje prejemnikov in povežite dokument s poštnim seznamom, ki ga želite uporabiti.

  3. V razdelku Edit List Entries lahko dodate ljudi na seznam ali jih odstranite z njega. Kliknite znak plus (+), če želite nekoga dodati, ali znak minus (-), da osebo odstranite s seznama.

    Kliknite znak plus ali minus, da dodate ali odstranite ljudi s seznama.

  4. Ko izberete vse ljudi, ki jih želite imeti na seznamu, kliknite V redu.

Razvrščanje seznama za iskanje skupin

Seznam prejemnikov lahko razvrstite tako, da informacije zberete na določen način. Če želite na primer e-pošto poslati le ljudem, ki živijo v določenem mestu, razvrstite seznam po mestu, tako da so vsi ljudje v posameznem mestu zbrani skupaj. Tako jih boste lažje izbral, ko boste začeli spajanje.

  1. Kliknite Pošiljanje >Filtriranje prejemnikov.

  2. Kliknite Razvrsti zapise > Razvrsti po, nato pa izberite ime polja, po katerem želite razvrščati.

    Kliknite »Razvrsti zapise«, da razvrstite elemente v spojenem dokumentu.

    Če želite razvrščati po več poljih, na primer po državi in nato po mestu, kliknite Nato po in izberite dodatna polja, po katerih želite razvrščati.

    Kliknite, da razvrstite po več poljih.

  3. Ko so vsa polja razvrščena tako, kot želite, kliknite V redu.

Filtrirajte seznam tako, da so prikazane le vrstice, ki jih želite vključiti

Seznam lahko filtrirate tako, da so prikazane le osebe elementi, ki jih želite vključiti v spajanje. Na primer le osebe iz določenega mesta ali elementi inventarja z določeno ceno.

  1. Kliknite Pošiljanje >Filtriranje prejemnikov.

    Kliknite, da filtrirate seznam prejemnikov spojenega dokumenta.

  2. V razdelku Filtriraj zapise kliknite puščico ob polju Polje, nato pa kliknite stolpec, po katerem želite filtrirati, na primer Naziv ali Priimek.

    Kliknite polje, po katerem želite filtrirati.

  3. Kliknite Primerjava, nato pa kliknite vrsto primerjave, ki jo želite uporabiti.

    Kliknite možnosti primerjave, ki jih želite nastaviti.

  4. V polje Primerjaj po vnesite vrednost za filter. Če na primer izberete mesto s seznama Polje, vnesite ime mesta.

  5. Kliknite In ali Ali in nato v filter dodajte nov pogoj. Če želite rezultate za na primer dve mesti, kliknite Ali, nato »Mesto« na seznamu Polje, kliknite Enako kot in nato vnesite ime drugega mesta.

  6. Kliknite V redu.

Zdaj lahko vstavite polja za spajanje dokumentov v dokument, ki ga uporabljate za spajanje dokumentov ali nalepke. Če želite več informacij, si oglejte Vstavljanje polj za spajanje dokumentov.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×