Prisotnost – vodič za preživetje

Tento sprievodca funkciou Prítomnosť je určený pre vás. Obsahuje základné informácie potrebné na pochopenie tejto funkcie, informácie o tom, ako funguje a ako ju môžete čo najlepšie využiť, ak chcete kontaktovať ostatných, povoliť im, aby kontaktovali vás, kontrolovať vyrušenia a zvýšiť tak svoju produktivitu.

Obsah tejto témy

Prehľad funkcie Prítomnosť

Päť najužitočnejších možností funkcie Prítomnosť

Čo znamenajú tlačidlá funkcie Prítomnosť?

Atribúty prítomnosti, ktoré opisujú kontakt

Ako manuálne zmeniť informácie o prítomnosti

Aktualizácia prítomnosti na základe kalendára programu Outlook

Aktualizácia prítomnosti v závislosti od aktivity

Aktualizácia prítomnosti v závislosti od neaktivity

Ako kontrolovať informácie o prítomnosti tak, aby sa zobrazovali len niektorým kontaktom

Ako sa informácie o prítomnosti zobrazujú kontaktom na základe úrovní prístupu

Prehľad funkcie Prítomnosť

Prítomnosť osoby určuje súhrn atribútov, ktoré popisujú stav osoby, jej aktivitu, umiestnenie, ochotu komunikovať a kontaktné informácie tejto osoby. Informácie o prítomnosti vám umožnia skontaktovať sa s ostatnými a pomáhajú ostatným spojiť sa s vami.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Program Office Communicator poskytuje celú skupinu atribútov prítomnosti osoby, ktoré môžete prispôsobiť a sprístupniť ostatným kontaktom, a uľahčiť im tak komunikáciu s vami. Atribúty prítomnosti, ktoré možno nastaviť, zahŕňajú stav prítomnosti, vaše umiestnenie, osobnú poznámku a číslo mobilného telefónu.

Presence attributes include status, location, note, and mobile phone number. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Informácie o prítomnosti poskytujú kontaktu kontext a pomôžu vám rozhodnúť sa pre najlepší spôsob komunikácie s príslušným kontaktom. Predpokladajme, že so spolupracovníkom potrebujete prediskutovať určitý návrh. Prostredníctvom stavu zobrazeného v zozname kontaktov sa dozviete, či je kontakt dostupný. Mohli ste ísť s touto osobou po chodbe a rozprávať sa s ňou tvárou v tvár, no všimnete si, že indikátor umiestnenia a osobná poznámka naznačujú, že osoba pracuje doma. Rozhodnete sa preto radšej poslať kontaktu okamžitú správu.

Program Communicator zobrazuje rozličné informácie o každom kontakte, takže môžete vidieť kontext tohto kontaktu – som k dispozícii; mám schôdzu; budem voľný o hodinu; pracujem doma – a tento kontext vám pomôže rozhodnúť sa pre najlepší spôsob komunikácie s príslušným kontaktom. Ak je napríklad kontakt na schôdzi a vy potrebujete prediskutovať naliehavý problém, môžete osobe poslať okamžitú správu.

Communicator displays various bits of information about each contact.

Na vrh strani

Päť najužitočnejších možností funkcie Prítomnosť

  • Môžete zistiť, či je kontakt dostupný a či dostanete okamžitú odpoveď.

  • Môžete zistiť stav kontaktu (Dostupný, Nemám čas, Som preč) a rozhodnúť sa pre najlepší spôsob komunikácie.

  • Môžete rýchlo vyhľadať dodatočné informácie o kontakte, napríklad číslo mobilného telefónu alebo iného telefónu.

  • Môžete si pozrieť informácie o voľnom čase kontaktu, aby ste vedeli, kedy bude požadovaný kontakt dostupný.

  • Ak chcete pracovať bez prerušenia, môžete nastaviť stav na možnosť Nerušiť.

Na vrh strani

Čo znamenajú tlačidlá funkcie Prítomnosť?

Pri každom kontakte sa nachádza tlačidlo prítomnosti, ktoré signalizuje stav kontaktu. Tieto tlačidlá menia farbu v závislosti od rôznych faktorov, ako to popisuje nasledujúca tabuľka.

Tlačidlo funkcie Prítomnosť

Správa o stave

Popis

Available

Dostupný

Kontakt je online a môže sa zúčastniť konverzácie. Stav môže používateľ nastaviť manuálne.

Busy

Nemám čas
Telefonujem
Na konferencii
Mám schôdzu

Kontakt je dostupný, no je zaneprázdnený inou činnosťou. Činnosti zahŕňajú:

  • Telefonujem    Kontakt sa práve zúčastňuje telefonickej, hlasovej konverzácie alebo videokonverzácie.

  • Na konferencii     Kontakt sa práve zúčastňuje konverzácie s viacerými účastníkmi prostredníctvom telefónu, zvuku alebo videa.

  • Mám schôdzu     Kalendár programu Office Outlook ukazuje, že kontakt má plánovanú schôdzu.


Túto úroveň prítomnosti môže používateľ nastaviť manuálne.

Do not disturb

Nerušiť

Tento stav kontaktu sa zobrazí v prípade, že vám kontakt pridelil inú úroveň prístupu ako Tím a za predpokladu, že platí nasledujúca podmienka:

  • Kontakt manuálne nastavil stav na možnosť Nerušiť.

Urgent interruptions only

Vyrušiť len v naliehavých prípadoch

Tento stav kontaktu sa zobrazí v prípade, že vám kontakt pridelil úroveň prístupu Tím a za predpokladu, že platí nasledujúca podmienka:

  • Kontakt manuálne nastavil stav na možnosť Nerušiť.

Away

Som preč
Mimo kancelárie

Kontakt pravdepodobne nie je dostupný. Uvedený stav sa zobrazuje z nasledujúcich príčin:

  • Počítač kontaktu bol nečinný dlhšie, ako je nastavená doba nečinnosti (predvolene 15 minút).

    Opomba : Predvolene sa po piatich minútach stav Dostupný zmení na stav Neaktívny. Ak sa na počítači počas ďalších 15 minút nevykoná žiadna aktivita, stav Neaktívny sa zmení na stav Som preč.

  • Kalendár alebo Asistent pre režim Mimo pracoviska programu Office Outlook signalizuje, že kontakt je mimo pracoviska.

  • Kontakt je dočasne nedostupný. Po zaznamenaní činnosti počítača kontaktu program Communicator 2007 automaticky nastaví stav prítomnosti na zodpovedajúci stav.

  • Kontakt manuálne nastavil stav prítomnosti na možnosť Som preč.

Inactive

Neaktívny

Tento kontakt môže byť dostupný, no jeho počítač bol nečinný dlhšie, ako je nastavená doba nečinnosti – predvolene päť minút. Počas tohto stavu je kontakt online a prechádza zo stavu Dostupný, ako signalizuje napoly žlté, napoly zelené tlačidlo. Tento stav nastavuje program Communicator.

Busy Inactive

Nemám čas (Neaktívny)

Tento kontakt sa práve zúčastňuje schôdze alebo má naplánovanú schôdzu (ako je zobrazené v kalendári programu Outlook), no jeho počítač bol počas doby nečinnosti (predvolene nastavenej na päť minút) neaktívny. Tento stav nastavuje program Communicator.

Offline

Offline

Kontakt nie je dostupný. Tento stav sa zobrazuje z nasledujúcich príčin:

  • Kontakt manuálne nastavil stav na možnosť Zobraziť sa offline. (Stav Zobraziť sa offline predvolene nie je k dispozícii. Môže ho povoliť iba správca systému pre organizáciu, ktorá používa skupinovú politiku EnableAppearOffline.)

  • Program Communicator nie je spustený v počítači kontaktu alebo kontakt nie je prihlásený.

  • Kontakt vás zablokoval, aby ste nemohli vidieť jeho stav prítomnosti.

Presence unknown

Neznáma prítomnosť

Program Communicator nemôže zistiť stav kontaktu. Tento stav sa zobrazuje zvyčajne preto, lebo stav prítomnosti kontaktu je uložený v inom počítačovom systéme, napríklad v počítačovom systéme organizácie, ktorá nie je externou partnerskou organizáciou.

Blocked

Zablokované

Toto tlačidlo sa zobrazí v zozname kontaktov vedľa mena kontaktu, ktorý ste zablokovali. Osobe, ktorú ste zablokovali, sa zobrazujete ako offline.

Na vrh strani

Atribúty prítomnosti, ktoré opisujú kontakt

Informácie o prítomnosti obsahujú rôzne atribúty, ktoré opisujú dostupnosť kontaktu, aktivitu, kontaktné informácie, plán, umiestnenie a osobnú poznámku alebo poznámku o stave Mimo pracoviska. Nasledujúca tabuľka uvádza úplný zoznam atribútov prítomnosti programu Communicator. Na ľavej strane tabuľky sú zobrazené atribúty prítomnosti a na pravej strane tabuľky sa zobrazuje, či je atribút dostupný pre danú úroveň prístupu. Podrobnejšie informácie nájdete nižšie v tejto téme.

Informácie o prítomnosti

Zablokované

Verejné

Spoločnosť

Tím

Osobné

Offline

Funkcia Prítomnosť

Zobrazované meno

E-mailová adresa

Titul *

Telefón do práce *

Mobilný telefón *

Telefón domov *

Iný telefón

Spoločnosť *

Kancelária *

Adresa do práce *

Lokalita Sharepoint *

Miesto schôdze

Predmet schôdze

Voľný čas

Pracovné hodiny

Umiestnenie koncového bodu

Poznámky (Mimo pracoviska)

Poznámky (Osobná)

Naposledy aktívne

Opomba : *Ak sú tieto atribúty definované v službe Microsoft Active Directory, zobrazia sa všetkým kontaktom vo vašej spoločnosti bez ohľadu na úroveň prístupu. V závislosti od udelenej úrovne prístupu sa zobrazia aj externým kontaktom. Nezobrazujú sa verejným kontaktom na odosielanie okamžitých správ.

Na vrh strani

Ako manuálne zmeniť informácie o prítomnosti

Program Communicator poskytuje skupinu atribútov prítomnosti, ktoré môžete manuálne zmeniť. Môžete napríklad upraviť a zverejniť telefónne čísla, aby ste ich mohli zdieľať s ostatnými kontaktmi. Ak ste v ten deň na školení, môžete pridať osobnú poznámku. A ak máte dôležitý termín a chcete pracovať bez vyrušovania, môžete zmeniť stav na možnosť Nerušiť.

Zmena stavu prítomnosti

  • Kliknite na tlačidlo Prítomnosť a z rozbaľovacej ponuky vyberte požadovaný stav.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Upravte alebo pridajte číslo mobilného telefónu alebo iné telefónne číslo.

  1. Kliknite na tlačidlo Ponuka, ukážte na položku Nástroje a kliknite na položku Možnosti.

  2. Kliknite na kartu Telefóny a potom na tlačidlo Telefón pre číslo, ktoré chcete pridať.

  3. Po pridaní telefónneho čísla kliknite na položku Zverejniť toto telefónne číslo. Keď pridáte telefónne čísla, mali by ste nastaviť úrovne prístupu pre tie kontakty, s ktorými chcete čísla zdieľať. Pozrite si časť "Ako kontrolovať informácie o prítomnosti tak, aby sa zobrazovali len niektorým kontaktom" uvedenú nižšie v tejto téme.

Vytvorenie osobnej poznámky

  • Kliknite na pole Napísať poznámku a napíšte poznámku. Po dopísaní poznámky kliknite mimo poľa.

    Osobná poznámka sa zobrazí všetkým kontaktom s úrovňou prístupu Spoločnosť, Tím alebo Osobné.

Pridanie poznámky o stave Mimo pracoviska

  • V programe Office Outlook kliknite na ponuku Nástroje a potom na príkaz Asistent pre režim „Mimo pracoviska“.

  • Vyberte možnosť Mimo pracoviska, napíšte správu Mimo pracoviska a kliknite na tlačidlo OK.

Opomba : Poznámka Mimo pracoviska nahradí Osobnú poznámku, ktorú ste zadali predtým. Poznámka Mimo pracoviska sa však neaktualizuje, až kým sa neodhlásite a znovu neprihlásite v programe Communicator. Keď tak spravíte, rozšírenie poznámky v systéme prítomnosti môže trvať až 30 minút. Okrem toho musíte používať klienta programu Communicator v zariadení, ktoré sa môže pripojiť k serveru Exchange, aby sa informácie mohli rozšíriť.

Zobrazenie umiestnenia

Prostredníctvom programu Communicator možno zobraziť umiestnenie ako súčasť informácií o prítomnosti. Aktuálne umiestnenie môžete označiť ako Domov alebo Kancelária alebo môžete vytvoriť vlastné umiestnenie.

  • Kliknite na tlačidlo Prítomnosť, ukážte na položku Aktuálne umiestnenie a vyberte umiestnenie alebo kliknite na položku Vytvoriť vlastné umiestnenie.

Informácie o umiestnení sa zobrazia iba kontaktom, ktorým ste priradili úroveň prístupu Tím alebo Osobné. Ďalšie informácie o udeľovaní úrovní prístupu kontaktom nájdete v časti Ako sa informácie o prítomnosti zobrazujú kontaktom v závislosti od úrovní prístupu uvedenej ďalej v tejto téme.

Na vrh strani

Aktualizácia prítomnosti na základe kalendára programu Outlook

Stav prítomnosti sa predvolene viaže na kalendár programu Outlook. Preto ak je v kalendári programu Outlook plánovaná schôdza, v programe Communicator sa zobrazí stav Mám schôdzu, ako je to zobrazené na obrázku nižšie. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie osobných možností.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

Na vrh strani

Aktualizácia prítomnosti v závislosti od aktivity

Ak sa práve zúčastňujete zvukového hovoru, videohovoru alebo konferencie, program Communicator aktualizuje stav prítomnosti. Tlačidlo Prítomnosť sa zobrazí so stavom Nemám čas a text stavu sa aktualizuje na Telefonujem alebo Na konferencii.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

Na vrh strani

Aktualizácia prítomnosti v závislosti od neaktivity

Používateľom programu Communicator je často nejasný význam napoly žltého a napoly oranžového tlačidla a napoly zeleného a napoly žltého tlačidla funkcie Prítomnosť.

Tlačidlo prítomnosti

Popis

Busy Inactive

Tlačidlo prítomnosti Nemám čas (Neaktívny)     sa zobrazí, ak má používateľ programu Communicator schôdzu alebo manuálne nastavil stav na možnosť Nemám čas a program Communicator nezaznamenal počas posledných piatich minút žiadnu činnosť na počítači (na ktoromkoľvek počítači používateľa so spusteným programom Communicator). Ak používateľ napríklad pohne myšou alebo stlačí kláves, stav sa zmení na Nemám čas.

Inactive

Tlačidlo prítomnosti Neaktívny     sa zobrazí, ak je kontakt dostupný, ale jeho počítač bol nečinný dlhšie, ako je nastavená doba nečinnosti (predvolene 15 minút). V tomto prípade je kontakt online, ale jeho stav sa mení zo stavu Dostupný, ako to naznačuje napoly zelené a napoly žlté tlačidlo. Tento stav nastavuje program Communicator.

Away

Tlačidlo prítomnosti Som preč sa zobrazí, ak program Communicator nezaznamenal počas 15 minút žiadnu činnosť na počítači so spusteným programom Communicator. Ak používateľ na počítači vykoná nejakú aktivitu, tlačidlo Prítomnosť a stav sa vrátia do predchádzajúceho stavu.

Na vrh strani

Ako kontrolovať informácie o prítomnosti tak, aby sa zobrazovali len niektorým kontaktom

Program Communicator poskytuje úrovne prístupu, ktoré môžete priradiť jednotlivým kontaktom a kontrolovať tak množstvo a typ informácií o prítomnosti, ktoré majú k dispozícii. Napríklad asi chcete, aby sa číslo vášho mobilného telefónu zobrazovalo len najbližším spolupracovníkom a nie celej spoločnosti. Takisto môžete chcieť, aby sa vaše aktuálne umiestnenie zobrazovalo len členom vášho tímu a nie celej spoločnosti. Prostredníctvom úrovní prístupu programu Communicator možno kontrolovať prístup k informáciám o prítomnosti. Úrovne prístupu možno priradiť jedným z nasledujúcich spôsobov:

  • V zozname kontaktov kliknite na kontakt, ktorému chcete priradiť úroveň prístupu, ukážte na položku Zmeniť úroveň prístupu a vyberte úroveň prístupu pre kontakt.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Kliknite na tlačidlo Zmeniť spôsob zobrazenia kontaktov a potom na položku Úrovne prístupu. Kontaktom priradíte úrovne prístupu tak, že ich presuniete myšou na požadované úrovne prístupu.

  • Keď vás niekto pridá do svojho zoznamu kontaktov, dostanete upozornenie, na základe ktorého môžete prijať alebo odmietnuť žiadosť osoby o pridanie do jej zoznamu kontaktov. Ak chcete priradiť úroveň prístupu z upozornenia, v poli Úroveň prístupu tejto osoby vyberte úroveň prístupu a kliknite na tlačidlo OK.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

Na vrh strani

Ako sa informácie o prítomnosti zobrazujú kontaktom na základe úrovní prístupu

Nasledujúce príklady vám pomôžu porozumieť tomu, ako sa informácie o vašej prítomnosti zobrazujú ostatným a ako môžu úrovne prístupu určovať, či informácie o prítomnosti kontaktom k dispozícii.

Keď zmeníte stav z možnosti Dostupný na možnosť Som preč

Tlačidlo Prítomnosť vyzerá takto

Change your status from Available to Away.

Kontaktu s úrovňou prístupu Spoločnosť sa zobrazuje

Company access level

Kontaktu s úrovňou prístupu Tím sa zobrazuje

Team access level

Keď zverejníte číslo mobilného telefónu

Číslo mobilného telefónu sa zverejní na karte Telefóny

Your mobile number is published in the Phones tab.

Kontaktu s úrovňou prístupu Spoločnosť sa zobrazuje

Company access level

Kontaktu s úrovňou prístupu Tím sa zobrazuje

Team access level

Keď nastavíte stav na možnosť Nerušiť

Tlačidlo Prítomnosť vyzerá takto

Set your status to Do not disturb

Kontaktu s úrovňou prístupu Spoločnosť sa zobrazuje

Company access level

Kontaktu s úrovňou prístupu Tím sa zobrazuje

Team access level

Keď ste na schôdzi plánovanej v kalendári programu Outlook

Stav prítomnosti sa automaticky aktualizuje na možnosť Som preč – Mám schôdzu

Set to Busy - In a meeting

Kontaktu s úrovňou prístupu Spoločnosť sa zobrazuje

Company access level

Kontaktu s úrovňou prístupu Tím sa zobrazuje

Team access level

Keď ste online, ale za posledných päť minút ste na počítači nevykonali žiadnu aktivitu

Stav prítomnosti sa automaticky aktualizuje na možnosť Neaktívny

Inactive status

Kontaktu s úrovňou prístupu Spoločnosť sa zobrazuje

Company access level

Kontaktu s úrovňou prístupu Tím sa zobrazuje

Team access level

Keď ste na schôdzi, ale za posledných päť minút ste na počítači nevykonali žiadnu aktivitu

Tlačidlo Prítomnosť sa automaticky aktualizuje na Nemám čas (Neaktívny)

Inactive - In a meeting

Kontaktu s úrovňou prístupu Spoločnosť sa zobrazuje

Company access level

Kontaktu s úrovňou prístupu Tím sa zobrazuje

Team access level

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×