Priročnik za zasebnost za osebno nadzorno ploščo Microsoftove analitike delovnih navad in dodatek za Outlook

Z analitiko delovnih navad uporabniki bolje razumejo, kako sodelujejo s sodelavci in kako porabijo čas, ko so v službi. Ponuja uporabne informacije, s katerimi lahko uporabniki določijo prednost svojih nalog in učinkovito porabijo čas. V tem vodniku je podroben pregled vrst podatkov, ki jih zbere in uporablja analitika delovnih navad. Opisano je tudi, kako smo v to storitev vključili možnosti za zasebnost, izbor in nadzor.

Pretvorba podatkov ...

Analitika delovnih navad ponuja vpoglede s tremi vrstami podatkov:

  1. podatki o dejavnosti e-pošte in koledarja, ki so na voljo uporabnikovem nabiralniku storitve Office 365, na primer čas, ki ga uporabnik preživi na sestankih, ali e-poštna sporočila, poslana določeni osebi;

  2. podatki o dejanjih oseb, ki jim uporabnik pošilja e-pošto, vendar v združeni obliki, katere namen je zaščita posameznikove zasebnosti;

  3. podatki storitve Office 365, ki so ustvarjeni iz dejanj oseb v organizaciji uporabnika, prav tako v združeni obliki.

    Opomba : V analitiki delovnih navad ni podatkov o zunanjih uporabnikih.

Prvo vrsto podatkov imenujemo »Podatki nabiralnika«. Drugo in tretjo vrsto podatkov imenujemo »Postopni podatki«.

Analitika delovnih navad prikaže podatke nabiralnika na povsem nov način. Analitika delovnih navad na primer ustvari poglede, v katerih uporabniki hitro vidijo, koliko časa porabijo za sestanke, koliko časa vsak dan porabijo za e-pošto, s kom največ sodelujejo in s kom izgubljajo stik. Vsi ti podatki so v celoti povzeti iz informacij, ki jih ima uporabnik že na voljo v svojem nabiralniku.

S postopnimi podatki analitika delovnih navad ustvari pregled nad celotno organizacijo, saj lahko uporabniki učinkovito primerjajo svoje delovne navade z navadami drugih v organizaciji. Prirastne podatke uporablja tudi dodatek analitike delovnih navad za Outlook, ki ustvari statistiko o dejavnostih, povezanih z e-pošto uporabnika. Ko uporabljate postopne podatke, analitika delovnih navad ne identificira uporabnikov po imenu in tako poskuša zaščititi posameznikovo zasebnost.

... v vpoglede

V spodnjih primerih je opisano, kako so podatki nabiralnika uporabljeni kot osnova za številne vpoglede analitike delovnih navad. Če uporabnika zanima, kdo mu je v zadnjem tednu poslal največ e-poštnih sporočil, lahko ročno prešteje sporočila od vseh ljudi, s katerimi sodeluje, in jih nato razvrsti od osebe, ki je poslala največ sporočil, do osebe, ki jih je poslala najmanj. Podobno bi z enostavnim matematičnim postopkom uporabnik lahko izračunal, koliko časa v povprečju traja, da dobijo odgovor na svoja sporočila, če bi uporabil časovne žige v nabiralniku. Iz uporabnikovih podatkov nabiralnika je mogoče ustvariti različne vrste meritev:

  • čas, porabljen za sestanke in e-poštna sporočila;

  • čas v dnevu, ko je uporabnik najbolj dejaven v e-pošti;

  • trajanje časovnih blokov na koledarju, ki niso zasedeni s sestanki in ko uporabnik lahko neprekinjeno dela;

  • sodelavci, ki jim uporabnik najpogosteje pošilja e-poštna sporočila in se z njimi srečuje;

  • povprečen čas za odgovor na prejeto in poslano e-pošto.

Na spodnji sliki je na primer prikazana uporabnikova osebna nadzorna plošča analitike delovnih navad. Prikazano je, koliko časa je uporabnik porabil za e-pošto in sestanke, koliko časa ima zase (ure fokusa) in koliko časa je porabil izven službe (ure izven).

Na osebni nadzorni plošči za Analitiko Delve so prikazani tedenski statistični podatki o porabi časa

Celotna spodnja statistika je izračunana na podlagi informacij, ki jih ima uporabnik že na voljo v nabiralniku in so del podatkov nabiralnika.

Več informacij o izračunu teh in drugih meritev preberite v članku Nadzorna plošča analitike delovnih navad.

Poleg vpogledov, ki temeljijo na podatkih nabiralnika, analitika delovnih navad ustvari statistiko, ki temelji na postopnih podatkih, na primer koliko časa osebe v organizaciji v povprečju porabijo za sestanke in e-pošto ter kdaj je največja verjetnost, da preberejo e-pošto. Pri tej statistiki je ključnega pomena, da je predstavljena v združeni obliki z anonimnimi podatki, saj želi ohraniti zasebnost posameznikov. Analitika delovnih navad nobenih postopnih podatkov ne uporabi z namenom ugotavljanja posameznikovih dejavnosti.

Opomba : »Anonimno« pomeni, da se podatki morda nanašajo na določene osebe, vendar obstaja visoka stopnja zanesljivosti, da ni mogoče prepoznati dejanskih ljudi, na katere se ti podatki nanašajo, neposredno ali posredno, iz samih podatkov ali v kombinaciji z drugimi pridobljenimi ali razpoložljivimi podatki.

V analitiki delovnih navad uporabnik v pogledu nadzorne plošče lahko vidi podatke o povprečnem času, ki je v organizaciji porabljen za sestanke. V tem pogledu ni mogoče nikogar prepoznati.

Čas za srečanja prikazuje, koliko časa ste v tem tednu porabili za srečanja

Še en primer postopnih podatkov, ki jih analitika delovnih navad pridobi za uporabnika, so vpogledi v odstotek njihove e-pošte, ki je prebrana. Na spodnji sliki je prikazano, kolikšen odstotek e-poštnih sporočil je prebranih, ko gre za posameznika, in kolikšen odstotek je prebranih, ko je prejemnik del skupine.

Navade, povezane z e-pošto, prikazujejo oceno časa, ki ste ga porabili za pošiljanje in branje e-poštnih sporočil.

Te informacije niso na voljo v nabiralniku uporabnika. Zato gre za postopne podatke; vendar so prikazani tako, da ni mogoče prepoznati posameznikov ali njihovih dejavnosti.

Zasebnost v celoti

V analitiki delovnih navad so ti vpogledi na voljo na nadzorni plošči, ki je prilagojena za vsakega uporabnika. Analitika delovnih navad nima mehanizma ali možnosti, s katero bi do nadzorne plošče lahko dostopal kdor koli drugi razen uporabnika. V analitiki delovnih navad nima do uporabnikove nadzorne plošče dostopa noben upravitelj ali organizacija.

V analitiki delovnih navad so podatki, ki jih uporabniki vidijo na svojih nadzornih ploščah o drugih osebah, omejeni na podatke, ki so že v njihovih nabiralnikih.

Pri uporabi postopnih podatkov za statistiko poskuša analitika delovnih navad zaščititi zasebnost posameznika, tako da pri najmanjši velikosti skupine sporoči le takšne vpoglede. Poleg tega niso prikazani statistični rezultati »0 %« ali »100 %«, saj bi to določilo dejavnost posameznika; uporabnik bi torej vedel, da so njegovo e-poštno sporočilo prebrali vsi prejemniki oz. ga ni prebral noben prejemnik. Uporabnik namesto odstotkov vidi opis »nizka dejavnost branja« ali »visoka dejavnost branja« ali podobno besedno zvezo. Analitika delovnih navad uporablja prilagojene nadzorne plošče ter združene in anonimne podatke. Tako varuje zasebnost uporabnikov.

Opomba : V trenutni različici analitike delovnih navad je najmanjša velikost skupine pet oseb. V prihodnjih različicah analitike delovnih navad bo skrbnik za IT lahko najmanjšo velikost skupine prilagodil navzgor na večjo številko.

Ko uporabniki prispevajo k postopnim podatkom, zase in za svoje sodelavce omogočijo več dragocenih podatkov o kontekstu in več primerjav. Uporabniki, ki ne želijo svojih podatkov prispevati za statistiko postopnih podatkov, lahko kadar koli zavrnejo sodelovanje v analitiki delovnih navad. Prav tako si lahko premislijo in kadar koli znova privolijo v sodelovanje.

Izbira in nadzor pri omogočanju analitike delovnih navad

Poleg teh varoval zasebnosti so v analitiki delovnih navad na voljo tudi prilagodljivi kontrolniki, ki jih lahko organizacije in njihovi uporabniki nastavijo skladno z različnimi pravnimi zahtevami in zahtevami pravilnikov glede zasebnosti in uporabe podatkov zaposlenih.

Ko skrbniki v organizaciji omogočijo analitiko delovnih navad, lahko izbirajo med temi možnostmi:

  1. Kateri uporabniki lahko dostopajo do analitike delovnih navad ali jo uporabljajo.

    • Skrbniki lahko določijo, kateri uporabniki bodo dostopali do analitike delovnih navad in jo uporabljali. To naredijo tako, da izdajo licence le tistim posameznim uporabnikom, ki morajo imeti dostop (»licencirani uporabniki«).

  2. Katera je začetna privzeta nastavitev licenciranega uporabnika za prispevanje v postopne podatke.

    • Skrbniki lahko analitiko delovnih navad nastavijo, da je privzeto izklopljena, kar pomeni, da morajo licencirani uporabniki vsak posebej privoliti v sodelovanje v analitiki delovnih navad, če želijo prispevati v postopne podatke ter imeti dostop do svoje nadzorne plošče in Outlookovega dodatka. Analitiko delovnih navad pa je mogoče nastaviti tudi tako, da je privzeto vklopljena, kar pomeni, da licencirani uporabniki samodejno prispevajo v postopne podatke ter imajo dostop do svoje nadzorne plošče in Outlookovega dodatka, vendar lahko v meniju Nastavitve zavrnejo sodelovanje.

      Opomba : Licencirani uporabniki morajo imeti vklopljeno sodelovanje, da prispevajo v postopne podatke in dostopajo do izkušnje analitike delovnih navad. Če uporabnik zavrne sodelovanje, nima več dostopa do izkušnje analitike delovnih navad.

  3. Kateri uporabniki na občutljivih delovnih mestih ne smejo nikoli prispevati v postopne podatke.

    • V nekaterih organizacijah so morda uporabniki zaposleni na delovnih mestih, ki so obravnavana kot neprimerna za prispevanje v postopne podatke. Zato je v analitiki delovnih navad na voljo možnost, s katero skrbniki te uporabnike označijo kot »izključene«. Izključeni uporabniki ne bodo mogli privoliti k sodelovanju in prispevati postopnih podatkov. Ti uporabniki bodo še vedno lahko uporabljali izkušnjo analitike delovnih navad, pod pogojem, da so licencirani.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×