Priprava Excelovega vira podatkov za Wordovo spajanje dokumentov

Bistven korak v procesu spajanja dokumentov Word je nastavitev in priprava vira podatkov. Uporabite lahko obstoječ Excel vir podatkov ali ustvarite novega tako, da uvozite s tabulatorji ločeno (.txt) ali z vejico ločeno (.csv) datoteko. Ko nastavite in pripravite svoj vir podatkov, lahko izvedete spajanje dokumentov s DDE (dinamična izmenjava podatkov) čarovnikom za spajanje dokumentov po korakih ali z načinom ročnega spajanja dokumentov.

Če ne uporabljate obstoječega Excel vira podatkov za svoje spajanje dokumentov, lahko uporabite seznam stikov oziroma adresar v datoteki .txt ali .csv. Čarovnik za uvoz besedila vas vodi skozi korake, da prenesete podatke, ki so v datoteki .txt ali .csv, v Excel.

  1. Odprite Excel.

  2. Na zavihku Podatki izberite Pridobi zunanje podatke > Iz besedila.

    Na zavihku »Podatki« je označena možnost »Iz besedila«.

  3. Izberite želeno datoteko .txt ali .csv in nato izberite Uvozi.

  4. V čarovniku za uvoz besedila v podoknu Izvirna vrsta podatkov izberite Ločeno.

    Excelova funkcija »Pridobi zunanje podatke iz besedila«, Čarovnik za uvoz besedila, korak 1 od 3

  5. Potrdite potrditveno polje Moji podatki imajo glave nad podoknom Predogled, če uvažate datoteko z glavami, nato pa izberite Naprej.

  6. V podoknu Ločila potrdite potrditveno polje, ki se ujema z ločilom (na primer tabulatorka ali vejica) za vaše podatke, in nato kliknite Naprej.

    V čarovniku za uvoz besedila so označene možnosti za ločila.

    Namig : V podoknu Predogled podatkov se prikaže predogled rezultatov v obliki tabele.

  7. V razdelku Predogled podatkov izberite stolpec s poštnimi številkami, nato pa v razdelku Oblika zapisa podatkov v stolpcih izberite Besedilo.

    V čarovniku za uvoz besedila je označena možnost »Besedilo« za obliko podatkov v stolpcih.

    Opombe : 

    • Oblike zapisa, ki so na voljo, so Splošno, Besedilo in Datum. Vsakič ko uporabite obliko zapisa podatkov v stolpcu, se ime oblike zapisa prikaže v glavi tabele za ta stolpec.

    • Stolpec, ki vsebuje številske podatke, kot sta na primer odstotek ali vrednost valute, je mogoče oblikovati samo po uvozu datoteke. Za več informacij si oglejte podrazdelek »Oblikuj številske podatke v Excel«, ki sledi.

  8. Po potrebi ponovite 7. korak in izberite stolpec, ki ga želite spremeniti, in obliko zapisa podatkov, ki jo želite uporabiti.

  9. Izberite Dokončaj.

  10. V pogovornem oknu Uvoz podatkov sprejmite privzete nastavitve za Obstoječi delovni list in naslov celice, nato pa kliknite V redu.

    V pogovornem oknu »Uvoz podatkov« izberite vstavljanje podatkov v obstoječi delovni list, privzeto nastavitev ali vstavljanje v nov delovni list

    Pozor : V naslovu celice v pogovornem oknu Uvoz podatkov je prikazana trenutno izbrana celica. Podatki se uvozijo tako, da se najprej uvozi celica z naslovom.

  11. Ko končate, shranite svoj vir podatkov z novim imenom datoteke.

Oblikovanje številskih podatkov vExcel

Oblikujte poljubne številske podatke, kot so odstotki ali vrednosti valute, v poljubnem novem ali obstoječem viru podatkov v Excel, ki ga želite uporabiti pri spajanju dokumentov Word. Če želite ohraniti številske podatke, ki ste jih oblikovali kot odstotek ali kot valuto med spajanjem dokumentov, upoštevajte navodila v razdelku »2. korak: Uporaba dinamične izmenjave podatkov (DDE) za spajanje dokumentov«.

V viru podatkov za Excel, ki ga boste uporabili za poštni seznam v spajanju dokumentov Word, preverite, ali ste pravilno oblikovali stolpce s številskimi podatki. Oblikujte stolpec s števili, na primer tako, da se ujema z določeno kategorijo, kot je valuta.

  1. Odprite svoj Excel vir podatkov.

  2. Izberite stolpec, ki ga želite oblikovati.

  3. Na zavihku Osnovno v skupini Število kliknite puščico dol v polju Oblika zapisa številke (splošno) in nato izberite možnost na seznamu.

    V Excelovem zavihku »Osnovno«, skupina »Število« izberite puščico navzdol v skupini »Splošno«, če želite izbrati uporabljeno obliko zapisa števil.

  4. Po potrebi ponovite 2. in 3. korak.

  5. Ko končate, izberite možnost Shrani.

Če imate Excel vir podatkov, ki vsebuje oblikovane številke, kot so odstotki in vrednosti valute, nekateri številski podatki morda ne bodo ohranili svojega oblikovanja med spajanjem dokumentov. Dobili boste želene rezultate spajanja dokumentov in lahko boste ohranili obliko zapisa svojih številskih podatkov v Excel z uporabo DDE.

Excelova oblika zapisa podatkov v primerjavi s spajanjem polj za delo s pomočjo dinamične izmenjave podatkov ali brez nje

Opomba : Če se odločite, da ne boste uporabljali DDE, upoštevajte navodila v razdelku Uporaba spajanja dokumentov za pošiljanje množičnih e-poštnih sporočil.

  1. Odprite Word, izberite Datoteka > Možnosti > Napredno.

  2. V razdelku Splošno izberite potrditveno polje Ob odpiranju potrdite pretvorbo oblike datoteke.

    Pri možnosti odpiranja potrdite pretvorbo oblike datoteke

  3. Izberite V redu.

  4. Na zavihku Pošiljanje izberite možnost Začni spajanje dokumentov > Čarovnik za spajanje dokumentov po korakih.

    Na zavihku »Pošiljanje« v Wordu izberite možnost »Začni spajanje dokumentov« in nato izberite čarovnika za spajanje dokumentov po korakih.

  5. V podoknu Spajanje dokumentov v razdelku Izbiranje prejemnikov izberite možnost Uporabi obstoječ seznam.

    Podokno opravil za spajanje dokumentov v Wordu, ki se odpre, ko izberete čarovnika za spajanje dokumentov po korakih v skupini za spajanje dokumentov

  6. V razdelku Uporabi obstoječ seznam izberite možnost Prebrskaj in nato odprite svoje oblikovane preglednice.

  7. V pogovornem oknu Potrdi vir podatkov izberite potrditveno polje Pokaži vse, nato izberite Delovni listi MS Excela prek DDE (*.xls) > V redu.

    Pogovorno okno »Potrdite vir podatkov«

  8. V pogovornem oknu Microsoft Excel izberite možnost Celotna preglednica > V redu.

    Pogovorno okno »Microsoft Excel« v Wordu

  9. Ko se odpre pogovorno okno Prejemniki spajanja dokumentov, izberite možnost V redu.

    Pogovorno okno »Prejemniki spajanja dokumentov«, ki prikazuje vsebino Excelove preglednice, ki se uporablja kot vir podatkov za poštni seznam

  10. Nadaljujte s spajanjem pisma, e-poštnega sporočila, oznake ali ovojnice.

Namig : Lahko preprečite, da vas ob vsakem odpiranju podatkovne datoteke pozove Word. Ko vzpostavite povezavo s svojim poštnim seznamom, pojdite na Datoteka > Možnosti > Napredno. V razdelku Splošno počistite potrditveno polje Ob odpiranju potrdite pretvorbo oblike datoteke.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×