Primeri uporabe delov predlog

V tem članku so prikazani primeri uporabe delov predlog v vaših predlogah obrazcev. Čeprav se vaše poslovne potrebe morda razlikujejo od potreb kadrovskega oddelka in prodajnega osebja, opisanih v tem članku, lahko uporabite temeljna načela primerov v svoji situaciji.

Opomba : V tem članku je opisano, kako načrtujete in distribuirate dele predloge. Povezave do več informacij o načrtovanju in distribuiranju delov predloge boste našli v odseku Glejte tudi.

V tem članku

Prednosti uporabe delov predloge

1. primer: Človeški viri

2. primer: Prodaja

Prednosti uporabe delov predloge

Deli predloge so deli predloge obrazca, ki jih je mogoče znova uporabiti. Običajno vključujejo kontrolnike, vir podatkov in funkcije, kot so podatkovne povezave ali preverjanje veljavnosti podatkov. Deli predloge so lahko uporabni v številnih situacijah. Še posebej pa so uporabni, kadar imate veliko število predlog obrazcev, ki vsebujejo pogoste kontrolnike in komponente načrta. Namesto da bi znova načrtovali standardni odsek v posameznih predlogah obrazcev, lahko načrtujete le en del predloge in ga znova uporabite v več predlogah obrazcev.

Na sliki je prikazan del predloge z informacijami o zaposlenih, ki je večkrat uporabljen v različnih poslovnih obrazcih v celotni organizaciji.

del predloge, prikazan v več obrazcih

Standardizacija obrazca je zelo koristna, ker lahko vsi načrtovalci obrazca uporabljajo enake dele predloge. Uporaba delov predloge olajša ta opravila:

  • Načrtovanje predlog obrazcev    Če ponudite načrtovalcem obrazcev knjižnico delov predloge, lahko večkrat uporabijo pogoste elemente načrta v različnih predlogah obrazcev. Z uporabo knjižnice delov predloge lahko načrtovalci obrazcev prihranijo čas, ker jim ni treba načrtovati istega odseka za vsak posamezen obrazec. Številni poslovni obrazci na primer vsebujejo nabor polj z besedilom, v katere je treba vnesti ime zaposlenega, službeni naziv, e-poštni naslov in druge pomembne informacije o stiku. Z delom predloge lahko načrtujete ta odsek le enkrat, določenim kontrolnikom dodate preverjanje veljavnosti podatkov ali druge funkcije poslovne logike in nato distribuirate del predloge načrtovalcem obrazcev. Ko dodajo načrtovalci obrazcev del predloge v podokno opravil Kontrolniki, lahko kadar koli znova uporabijo razdelek z informacijami o stiku in jim razdelka z informacijami o stikih ni treba preoblikovati vedno, kadar ga morajo uporabiti.

  • Izpolnjevanje obrazcev    Doslednost je dobra tudi za ljudi, ki izpolnjujejo obrazec. Pomaga jim, da hitreje izpolnijo obrazec, saj so ne glede na obrazec, ki ga uporabnik izpolnjuje, običajna polja enako označena, dosledno organizirana in se na vnos podatkov odzivajo na pričakovan način.

  • Vnovična uporaba podatkov obrazca    Standardizacija je ključnega pomena, če se podatki obrazca posredujejo sistemu na ravni podjetja, kot so zbirke podatkov za upravljanje odnosov s strankami (CRM), ki zahtevajo dosledna imena polj in vrst podatkov. Z deli predloge lahko pomagate zagotoviti, da se podatki v enakih odsekih obrazca ujemajo z običajnim modelom za izmenjavo podatkov.

Na vrh strani

1. primer: Človeški viri

Oddelek za človeške vire (HR) za veliko zavarovalno agencijo je odgovoren za načrtovanje in vzdrževanje vrste predlog obrazcev, ki so povezani z zaposlovanjem in osebjem, zagotavljanjem ugodnosti, plačevanjem zaposlenih in zagotavljanjem skladnosti s predpisi. Ker se običajni odseki, kot so informacije o zaposlenem in odsek s podpisom zaposlenega, pojavljajo v številnih predlogah obrazcev, je smiselno, da zaposleni v oddelku s človeškimi viri (HR) sodelujejo z razvijalci v oddelku informacijske tehnologije (IT) in skupaj razvijejo knjižnico pogosto uporabljenih delov predloge. Načrtovalci obrazcev v podjetju imajo dostop do knjižnice delov predloge omogočen prek podokna opravil Kontrolniki.

Deli predloge, prikazani v podoknu opravil »Kontrolniki«

Zaposleni v oddelku s človeškimi viri lahko na primer odločijo, da v obrazcih za povračilo zdravstvenih stroškov ti deli predloge ne smejo manjkati:

Del predloge

Možna polja

Uporabljeno v

Glava z logotipom

Brez

Večina obrazcev

Odsek z informacijami o zaposlenem

Ime, srednje ime in priimek zaposlenega; Datum rojstva; Poštni naslov; Številka domačega telefona; Številka službenega telefona; Naziv; Ime oddelka

Večina obrazcev

Odsek z informacijami o zaposlenem

Ime, srednje ime in priimek zaposlenega; Poštni naslov; ID številka načrta; Številka skupine

Obrazci zahtev za izplačilo zavarovalnine

Odsek z informacijami o pacientu

Ime, srednje ime in priimek pacienta; Datum rojstva; Poštni naslov; Spol; Odnos z zaposlenim

Obrazci zahtev za izplačilo zavarovalnine

Odsek z informacijami o izvajalcu storitev

Ime, srednje ime in priimek izvajalca; Poštni naslov; Telefonska številka

Obrazci zahtev za izplačilo zavarovalnine

Odsek z informacijami o zahtevku

Datum storitve; Skupno plačilo

Obrazci zahtev za izplačilo zavarovalnine

Odsek s podpisom zaposlenega

Podpis zaposlenega; Datum

Obrazci zahtev za izplačilo zavarovalnine

Odsek z ID-jem zaposlenega

ID zaposlenega; Ime, srednje ime in priimek zaposlenega; E-poštni naslov, telefonska številka; Datum zaposlitve; ID delovnega mesta; Plača; provizija; vodja; oddelek

Obrazci zahtev za izplačilo zavarovalnine

Na vrh strani

2. primer: Prodaja

Prodajni oddelek za farmacevtsko podjetje načrtuje pripravo vrste InfoPathovih predlog obrazcev, ki se bodo uporabljali za zbiranje informacij o naročilih izdelkov in strankah. Za lažjo standardizacijo zbiranja poslovnih podatkov podjetje trenutno uporablja shema XML. To shemo uporabljajo predvsem oddelki za trženje, podajo in storitve strankam, določa pa podatke, ki so povezani s strankami, izdelki in naročili.

V InfoPathu lahko načrtovalci obrazcev ustvarijo dele predloge, ki temeljijo na obstoječih shemah, tako da v pogovornem oknu Načrtovanje predloge obrazca izberejo možnost XML ali sheme.

Načrtovanje dela predloge, ki temelji na že obstoječi shemi XML

Ko načrtovalec obrazca ustvari del predloge, lahko v del predloge vstavi kontrolnike, ki so vezani na ustrezna polja iz sheme. Za kontrolnike v delu predloge lahko načrtovalci določijo nastavitve za preverjanje podatkov, pravila, izračunane privzete vrednosti in podatkovne povezave. Ko dokončajo načrtovanje dela predloge, lahko nato ta del shranijo in o njegovi razpoložljivosti obvestijo preostale načrtovalce obrazcev v organizaciji, ki lahko nato uporabijo del predloge v svojih predlogah obrazca.

Zaposleni v prodajnem oddelku se lahko na primer odločijo, da so nujni ti deli predloge:

Del predloge

Možna polja

Uporabljeno v

Odsek stranke

ID stranke; Ime stranke; Vrsta strank; Poštni naslov; Mesto; Zvezna država/območje; Poštna številka; Država/regija; E-poštni naslov; Telefonska številka

Obrazci za stik s stranko; obrazci za pridobivanje informacij; obrazci za naročila; obrazci za sledenje klicev; zahteva za predstavitev; naročilo storitve

Glava naročila

Oddelek; Distribucijsko središče; Prodajno podjetje

Obrazci za stik s stranko; obrazci za pridobivanje informacij; obrazci za naročila; obrazci za sledenje klicev; zahteva za predstavitev; naročilo storitve

Odsek s statusom naročila

Datum naročila; Datumu odpreme; E-poštni naslov

Obrazci za naročila; obrazci za račune

Odsek s statusom dostave

Ime pacienta; Odnos z zaposlenim; Datum rojstva

Obrazci za naročila; obrazci za račune

Odsek z informacijami o plačilu

Vrsta plačila; Datum plačila; Opombe glede plačila

Obrazci za naročila; obrazci za račune

Odsek s podrobnostmi o naročilu

ID izdelka; Količina; Stroški na enoto; Datum prejema; Popust; Skupna cena; Stanje

Obrazci za naročila; obrazci za račune

Odsek z naslovom za pošiljanje

Ime za dostavo; Naslov za dostavo; Mesto; Zvezna država/območje; Pošta/poštna številka; Država/regija

Obrazci za naročila; obrazci za račune

Odsek z naslovom za plačilo

Ime za plačilo; Naslov za plačilo; Mesto; Zvezna država/območje, Pošta/poštna številka; Država/regija

Obrazci za naročila; obrazci za račune

Odsek prodajnega zastopnika

Ime zastopnika; Začetni datum; Končni datum; Službeni oddelek

Obrazci za naročila; obrazci za račune

Odsek provizije

Prodajno podjetje; Prodajalec; Količina provizije; Znesek provizije; Znesek naročila; Količina naročila; Odstotek količine

Obrazci za naročila; obrazci za račune

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×