Primeri uporabe InfoPatha in storitev InfoPath Forms Services

V tem članku so predstavljeni primeri, v katerih lahko organizacije uporabijo Microsoft Office InfoPath in InfoPath Forms Services za izboljšanje poslovnih procesov, kot je povračilo stroškov ali poročanje o zavarovalnih zahtevkih.

Primeri in podjetja, predstavljeni v tem članku, so izmišljeni in služijo zgolj kot ponazoritev. Če želite izvedeti več o uporabi InfoPatha in InfoPath Forms Services v resničnih poslovnih okoljih, si lahko ogledate dejanske študije primerov. Če želite več informacij o študijah primerov, si oglejte povezave v odseku Glejte tudi.

V tem članku

1. primer: Poročila o stroških

2. primer: Zavarovalniški zahtevki

3. primer: Vloga za dovoljenje

4. primer: Upravljanje zaloge

5. primer: Raziskava trga

1. primer: Poročila o stroških

del obrazca poročila o stroških A. Datum Corporation, nacionalni ponudnik računalniške opreme in storitev IT, prodaja računalnike, omrežno strojno opremo in pogodbe o storitvah IT.

Veliko skupin v družbi A. Datum Corporation – vključno s trženjem, prodajo in svetovalci za podporo – ima stroške, povezane z delom, in o njih tudi poroča.

Strokovnjaki za IT v družbi A. Datum Corporation želijo uporabiti InfoPath in InfoPath Forms Services, da izboljšajo učinkovitost postopka poročanja o stroških v podjetju. Predvsem želijo preprečiti napake ob vnosu podatkov in se izogniti potrebi po administrativnem osebju, ki bi znova vnašalo podatke iz poročil o stroških v drugo, ločeno zbirko podatkov. Organizacija A. Datum Corporation želi zaposlenim ponuditi tudi način, da si lahko ogledajo statuse svojih poročil o stroških v spletu.

Pred uvedbo InfoPatha

Čeprav je družba A. Datum Corporation za ustvarjanje poročil o stroških uporabljala Microsoft Office Excelov delovni zvezek, zaposleni še vedno posredujejo poročila o stroških ročno. Zaposleni je na primer vnesel svoje stroške v Excelov delovni zvezek, nato pa natisnil delovni zvezek. Seznam prejemnikov je nato priložil natisnjenemu poročilu in poslal poročilo prek pisarniške pošte do nadrejenega.

Ko je vodja odobril poročilo, je označil ime zaposlenega na seznamu prejemnikov in nato poslal poročilo v računovodstvo prek pisarniške pošte. Če je vodja računovodstva odobril poročilo, so bili čeki za povračilo izdani. V primerih območnih pisarn je lahko med pošiljanjem prvotnega poročila in časom, ko je zaposleni prejel ček za povračilo, minilo več tednov.

Po uvedbi InfoPatha

Zaradi preklopa s papirnatega procesa na avtomatiziran postopek, ki uporablja InfoPath in InfoPath Forms Services, je organizacija A. Datum Corporation skrajšala čas in znižala stroške, ki jih je porabila za obdelavo poročil o stroških svojih zaposlenih. Zaposleni lahko zdaj izpolnijo obrazce v spletu in jih elektronsko pošljejo svojim vodjem. Ko vodje odobrijo poročila, jih lahko elektronsko usmerijo v računovodski oddelek za končno odobritev in povračilo stroškov.

Prednosti preklopa na sistem, ki temelji na InfoPathu, so:

  • Spletna priročnost    Zaposleni, ki imajo InfoPath nameščen v svojem računalniku, lahko z InfoPathom izpolnijo in pošljejo obrazec poročila o stroških. Zaposleni, ki v računalniku nimajo nameščenega InfoPatha, lahko izpolnijo in pošljejo svoja poročila o stroških tako, da uporabijo spletni brskalnik.

  • Podpora brez povezave    Če zaposleni izpolnijo obrazec poročila o stroških v InfoPathu, lahko shranijo svoje delno izpolnjene obrazce v svojih računalnikih, delajo v obrazcu brez povezave in nato pošljejo izpolnjen obrazec v omrežje podjetja, ko je povezava znova vzpostavljena. To je zlasti uporabno za zaposlene, ki imajo občasen ali omejen dostop do omrežnih virov ali interneta, na primer zaposleni, ki veliko potujejo.

  • Večja natančnost    Ker je predloga obrazca zasnovana tako, da pomaga zagotoviti celovitost podatkov, neveljavni vnosi niso pogosti. Zaposleni na primer prek polja s spustnim seznamom izberejo s standardiziranega seznama kategorij izdatkov, namesto da bi si morali zapomniti in ročno vnesti kategorijo izdatka v obrazec.

  • Učinkovitost     Zaposleni si lahko ogledajo status postopka odobritve tako, da odprejo stran na spletnem mestu storitev Microsoft Windows SharePoint Services.

Na vrh strani

2. primer: Zavarovalniški zahtevki

Del obrazca zavarovalnega zahtevka Zavarovalnica Cekinček je veliko, mednarodno podjetje, ki prodaja zavarovanja za čolne, avtomobile in lastnike hiš. Te izdelke prodaja potrošnikom in poslovnim strankam.

Zavarovalnica Cekinček ima veliko, mobilno delovno silo, ki šteje več kot 10.000 ljudi, vključno s prodajalci, urejevalci zahtevkov, odvetniki, osebjem za IZ, kadrovniki in finančniki.

Zavarovalnica Cekinček želi uporabiti InfoPath in InfoPath Forms Services ter tako omogočiti strankam, zavarovalniškim posrednikom in sorodnim podjetjem uporabo elektronskih obrazcev za obdelavo njihovih zavarovalnih zahtevkov.

Pred uvedbo InfoPatha

Pred uporabo InfoPatha in InfoPath Forms Services so zaposleni v zavarovalnici Cekinček zavarovalne zahtevke obravnavali ročno v papirnati obliki. Po razgovoru s stranko je posrednik ročno izpolnil zavarovalni zahtevek in nato poslal obrazec zahtevka v obravnavo po faksu. Ko je urejevalec pregledal informacije, je moral pogosto poklicati posrednika, da je pridobil dodatna pojasnila, odvisno od kakovosti tiskanja faksa.

Po uvedbi InfoPatha

Preklop iz papirnatih zahtevkov na InfoPath in InfoPath Forms Services je omogočil, da zavarovalnica Cekinček poveže stranke, posrednike in urejevalce v spletu.

Zdaj lahko na primer stranka zavarovalnice Cekinček vloži zahtevek prek interneta, tako da izpolni obrazec, ki je omogočen v brskalniku. Stranka lahko obišče spletno mesto zavarovalnice Cekinček, vzpostavi svoj račun, se prijavi in vloži zahtevek. Ko stranka pošlje obrazec, obrazec prejme urejevalec v e-poštnem sporočilu, kopijo e-poštnega sporočila pa prejme posrednik. Če so potrebne dodatne informacije, urejevalec vrne obrazec posredniku. Avtomatiziran sistem je zmanjšal stroške obravnave, skrajšal čas obdelave zahtevkov in na splošno povečal zadovoljstvo strank.

Prednosti preklopa na sistem, ki temelji na InfoPathu, so:

  • Priročnost    Poleg pošiljanje zahtevkov po telefonu, lahko stranke pošljejo zahtevke tako, da izpolnijo obrazec v spletu. Tako lahko stranke pošljejo svoje obrazce, kadar je njim priročno, ne le med običajnim delovnim časom.

  • Večja natančnost    Ker je predloga obrazca zasnovana tako, da pomaga zagotoviti celovitost podatkov, neveljavni vnosi niso pogosti. Stranke ali posredniki lahko na primer v polju s spustnim seznamom izberejo vrsto zahtevka na standardnem seznamu, namesto da bi morali poiskati in ročno vnesti vrsto prispevka v obrazec.

  • Učinkovitost    Poleg tega uporaba integriranega poteka dela odobritve omogoča, da posrednik ali urejevalec hitreje vidi status drugih oseb, ki se ukvarjajo z zahtevkom. Čeprav so zaposleni pri zavarovalnici Cekinček prej uporabljali jasno opredeljen potek dela, so njihovi postopki temeljili na papirnatih dokumentih. Zato predstavniki in urejevalci niso mogli hitro določiti statusa zahtevka brez opravljenega telefonskega klica. Zdaj lahko posrednik na primer na strani s statusom poteka dela na SharePointovem mestu, kjer je obrazec shranjen, preveri, ali je urejevalec dokončal postopek odobritve.

Na vrh strani

3. primer: Vloga za dovoljenje

Del prijavnega obrazca za dovoljenje Oddelek za nadzor nad gradnjo je agencija mestne vlade za mesto Springfield, ki šteje 100 oseb.

Ta agencija je odgovorna za pregledovanje vlog za izdajo dovoljenj, ki jih posredujejo elektro službe, in za odobritev ali zavrnitev teh prošenj.

Oddelke za nadzor nad gradnjo želi, da bi lahko pogodbene stranke izpolnjevale vloge za izdajo dovoljenj v spletnem brskalniku, zato da bi bil postopek obravnave dovoljenja preprostejši in priročnejši.

Pred uvedbo InfoPatha

Pred uporabo InfoPatha in InfoPath Forms Services je oddelek za nadzor nad gradnjo ročno obravnaval prošnje za izdaj vloge v papirnati obliki, kar je pomenilo vnašanje odvečnih podatkov. Pogodbene stranke so izpolnile papirnate obrazce pri vladni službi. Uredniki so nato posredovali ročno izpolnjene obrazce do receptorjev, ki so vnesli podatke v sistem zbirke podatkov. Ko so bili podatki vneseni, je sledila primerjava vnosov s papirnatim obrazcem, da se je zagotovila točnost podatkov. Če so se pojavili neveljavni ali nerazumljivi podatki, je bil obrazec vrnjen pogodbeni stranki po pošti skupaj z drugim obrazcem, ki je vseboval navodila za popravilo neveljavnih vnosov.

Ko je pogodbena stranka posredovala popravljen obrazec, so bile posodobitve vnesene v zbirko podatkov, novi vnosi pa so bili zaradi točnosti preverjeni glede na izvorni in drugi obrazec. Ko so bili podatki ocenjeni kot veljavni, se je začel postopek odobritve. Med fazo odobritve je nadzornik odobril ali zavrnil vlogo za dovoljenje na podlagi različnih meril. Ko je bil postopek odobritve končan, je pogodbena stranka prejela odločitev po pošti.

Po uvedbi InfoPatha

S preklopom postopka obravnave vlog za izdajo dovoljenj v papirnati obliki na avtomatiziran postopek, ki uporablja InfoPath in InfoPath Forms Services, lahko oddelek za nadzor nad gradnjo poveže pogodbene stranke, uradnike in nadzornik v spletu.

Ko na primer pogodbena stranka odda vlogo za izdajo dovoljenja na spletnem mestu oddelka za nadzor nad gradnjo, se podatki obrazca posredujejo v zbirko podatkov, ki je v omrežju oddelka za nadzor nad gradnjo. Ko je vloga oddana, se nova zahteva za izdajo dovoljenja samodejno pojavi na SharePointovem mestu, kjer posrednik, ki prejme vlogo, preveri popolnost informacij in digitalno podpiše obrazec vloge, da potrdi prejem.

Prednosti preklopa na sistem, ki temelji na InfoPathu, so:

  • Spletna priročnost    Pogodbenim strankam se ni treba več voziti do vladnih služb, da oddajo vlogo za izdajo dovoljenja. Pogodbene stranke lahko zdaj posredujejo svoje vloge za izdajo dovoljenja prek spleta, tako da izpolnijo obrazec, ki je omogočen za brskalnik, kot so Safari, Firefox ali Internet Explorer.

  • Večja natančnost    Ker je predloga obrazca za dovoljenje načrtovana tako, da pomaga zagotoviti celovitost podatkov, neveljavni vnosi niso pogosti. Pogodbene stranke na primer v polju s spustnim seznamom izberejo na standardnem seznamu kategorij vrsto dovoljenja, ki ga iščejo, namesto da bi morale iskati in ročno vnašati vrsto dovoljenja v obrazec.

  • Boljša uporabniška izkušnja    Ko so podatki poslani, se nov obrazec vloga za izdajo dovoljenja samodejno pojavi na intranetnem mestu oddelka za nadzor nad gradnjo. Ko uradnik odpre obrazec, so v obrazcu prikazani podatki podjetja pogodbene stranke in podatki vloga za izdajo dovoljenja.

Na vrh strani

4. primer: Upravljanje zaloge

del obrazca za inventar Wide World Importers je mednarodno podjetje s sedežem v Baltimoru, MD. Podjetje uvaža tekstil, ročne izdelke in potrošne materiale s posebnim poudarkom na blagu iz Severne Afrike.

Podjetje Wide World Importers kupuje pri več kot 70 dobaviteljih v 12 različnih državah/območjih. Ker so zaloge pri teh dobaviteljih precej dinamične in sezonske, želi podjetje Wide World Importers načrtovati InfoPathovo predlogo obrazca, ki jim omogoča preprosto in učinkovito poizvedovanje o zalogah pri dobaviteljih.

Pred uvedbo InfoPatha

Pred uporabo InfoPatha in InfoPath Forms Services je podjetje Wide World Importers ročno obravnavalo povpraševanja v papirnati obliki, kar je pomenilo vnašanje odvečnih podatkov. Kupci so pošiljali poročila o zalogah čezmorskim dobaviteljem prek pošte Global Express Guaranteed. Dobavitelji so nato nazaj poslali izpolnjene obrazce o zalogi po pošti ali faksu. Včasih so poklicali podjetje Wide World Importers po telefonu in jim posredovali svoje odgovore. Redko so prodajalci zbirali rezultate poročil o zalogah osebno pri dobaviteljih. Na splošno je lahko minilo več mesecev, preden je podjetje Wide World Importers prejelo končne rezultate o zalogah.

Pri skoraj vsakem poročilu je prišlo do vnosa odvečnih podatkov. Povpraševanja v papirnati obliki je tajnica pri podjetju Wide World Importers vnesla v zbirko podatkov. Po vnosu zapisov v zbirko podatkov je sledila primerjava vnosov s papirnatim obrazcem, da se je zagotovila točnost podatkov. V primeru neveljavnih ali nerazumljivih informacij je sledil telefonski razgovor z dobaviteljem. Če to ni bilo mogoče, je bila zahteva za pojasnilo posredovana po pošti ali faksu. Ko je podjetje Wide World Importers prejelo popravljene informacije, so bili podatki dokončno vneseni.

Po uvedbi InfoPatha

Namesto pošiljanja povpraševanja podjetju World Wide Importers po pošti, lahko dobavitelji zdaj posredujejo povpraševanje tako, da izpolnijo obrazce, ki jih je mogoče uporabiti z brskalnikom, v spletu. Podatki, ki jih dobavitelji vnesejo v obrazce, se takoj prenesejo v zbirko podatkov o zalogi. Zaradi preklopa v InfoPath in InfoPath Forms Services, lahko podjetje Wide World Importers zdaj uživa številne prednosti:

  • Spletna priročnost    S sistemom, ki temelji na InfoPathu, lahko dobavitelji izpolnijo povpraševanja prek brskalnika. Dobaviteljem ni več treba vračati povpraševanja podjetju Wide World Importers nazaj po pošti ali faksu.

  • Pravočasnost    V prejšnjem sistemu s papirnatimi obrazci je pogosto prišlo do velikih zamud od takrat, ko je dobavitelj izpolnil povpraševanje, do takrat, ko je bil njihov odgovor vnesen v zbirko podatkov podjetja Wide Word Importer. Posledično so ocene o zalogah pogosto zastarele. Z InfoPathovo predlogo obrazca, ki jo je mogoče uporabiti z brskalnikom, se podatki, ki jih dobavitelji vnesejo v obrazce, takoj prenesejo v zbirko podatkov zaloge.

  • Večja natančnost    Ker je predloga obrazca zasnovana tako, da pomaga zagotoviti celovitost podatkov, neveljavni vnosi niso pogosti. Dobavitelji na primer v polju s spustnim seznamom izberejo na standardnem seznamu kategorij vrsto izdelka, ki ga iščejo, namesto da bi morali iskati in ročno vnašati vrsto izdelka v obrazec.

Na vrh strani

5. primer: Raziskava trga

del obrazca raziskave trga Proseware, Inc. je podjetje za programsko opremo s sedežem v Kanadi, ki razvija izdelke za tiskanje v založništvu.

Proseware, Inc. začenja razvojni cikel za naslednjo izdajo svojega najbolj prepoznavnega izdelka. Razvojna skupina se odloči, da bo uporabila InfoPath in InfoPath Forms Services kot pomoč pri dejavnosti raziskave trga. Med srečanji s strankami namerava razvojna skupina uporabiti predlogo obrazca za zbiranje in beleženje povratnih informacij strank. Namen obrazca je, da se zabeležijo vse medsebojne dejavnosti s strankami, ki pomagajo k boljšemu razumevanju potreb strank in zagotavljanju, da bo zbrane podatke lažje odkriti in znova uporabiti.

Predloga obrazca bo posredovala podatke neposredno v zbirko podatkov, kar bo zaposlenim omogočilo pridobivanje in analizo podatkov, zbranih med številnimi različnimi srečanji. Proseware, Inc. želi shraniti izpolnjene obrazce v knjižnici na SharePointove mestu.

Pred uvedbo InfoPatha

Čeprav so člani razvojne ekipe včasih uporabljali Microsoft Office Word in Microsoft Office Excel za ustvarjanje zapiskov, ko so zbirali povratne informacije pri strankah in partnerjih, se je analiziranje in razširjanje teh podatkov pogosto končalo z vnašanjem odvečnih podatkov. Člani skupine so ustvarjali zapiske povsem prostoročno in sorodne informacije so bile raztresene v dokumentu ali celo v več dokumentih. Ko so želeli člani skupine vključiti informacije, ki so jih zbrali, v tehnične značilnosti, so veliko časa porabili za brskanje po nestandardnih dokumentih, da so našli, kar so iskali.

Po uvedbi InfoPatha

Preklop na standardni postopek zbiranja podatkov, ki uporablja InfoPath in InfoPath Forms Services, omogoča razvoji skupini v podjetju Proseware, Inc., da skrajša čas in zmanjša stroške pri zbiranju, analiziranju in internemu razširjanju podatkov.

Pri srečanjih z obstoječimi in potencialnimi strankami člani razvoje skupine zdaj uporabljajo InfoPathov obrazec, da zberejo podatke o potrebah in zamislih strank. Za shranjevanje in skupno rabo obrazcev ekipa uporablja knjižnico na SharePointovem mestu. Iz te knjižnice lahko člani skupine izpolnijo nove obrazce s podatki o strankah, pregledajo podatke v obstoječih obrazcih, izvozijo podatke iz izpolnjenih obrazcev v program Microsoft Office Excel 2003 ali Microsoft Office Excel 2007, ali pa združijo podatke iz več obrazcev v en obrazec.

Prednosti preklopa na sistem, ki temelji na InfoPathu, so:

  • Skladne informacije    Predloga obrazca je zasnovana tako, da pomaga zagotoviti skladno organizacijo in formalizacijo informacij. Podatki, ki se prikažejo na seznamih v obrazcu, prihajajo iz standardiziranih SharePointovih seznamov in datotek .xml. Vnosi na seznamu Vrsta poslovanja prihajajo neposredno iz vnaprej določene sheme XML, ki se uporablja v celotnem podjetju Proseware, Inc., da se zagotovi standardna izmenjava poslovnih podatkov med različnimi sistemi.

  • Integracija z obstoječimi sistemi    Ko je obrazec poslan, se samodejno shrani v knjižnico na SharePointovem mestu. Podatki iz posameznega obrazca se pojavijo zunaj obrazca, v stolpcu v knjižnici. Tako lahko člani skupine lažje poiščejo in razvrstijo podatke obrazca v knjižnici, ne da bo morali odpreti vsak obrazec posebej.

  • Več pogledov    Obrazec za vnos podatkov stranke vključuje poglede, ki obravnavajo drugačne potrebe, vključno z ločenimi pogledi za beleženje informacij o strankah, ugotovitvami skupine, metodologijo raziskave in dodatnimi viri. Obrazec vsebuje tudi dodeljen pogled tiskanja, v katerem so povzeti podatki iz drugih pogledov v enem priročnem obrazcu za tiskanje.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×