Prilagajanje e-poštnih sporočil

Ustvarjanje e-poštnega sporočila v programu Microsoft Outlook vam ponuja največ možnosti in konfiguracij za katero koli Outlookovo funkcijo. Vedno lahko najdete način, kako dodati enoličen slog, ne glede na to, ali sestavljate poslovno ali osebno sporočilo.

Microsoft Outlook 2010 uporablja urejevalnik, ki temelji na Microsoft Wordu 2010 za e-poštna sporočila. Če želite podrobnejšo pomoč o funkcijah urejanja, ki jih ponuja ta urejevalnik, zaženite Word 2010, pritisnite F1 in iščite po pomoči za Word.

Kaj želite narediti?

Nastavljanje možnosti dostave

Spreminjanje videza sporočila

Dodajanje sledenja sporočilu

Nastavljanje možnosti dostave

Dodeljevanje ravni pomembnosti

Nastavljanje datuma poteka

Zakasnitev pošiljanja sporočila

Dodeljevanje ravni pomembnosti

Nastavite lahko raven pomembnosti sporočila, tako da lahko prejemniki vidijo oznako v mapi »Prejeto«, še preden odprejo element. Nastavitev ravni pomembnosti prejemnikom tudi omogoča, da sporočila razvrstijo po pomembnosti.

  • Na zavihku Sporočilo v skupini Oznake kliknite Slika gumba Visoka pomembnost ali Slika gumba Nizka pomembnost, če želite preklapljati med nastavitvama. Izbrana ikona bo poudarjeno prikazovala izbiro.

Nastavljanje datuma poteka

Ko sporočilo poteče, ostane glava sporočila v Outlookovih mapah vidna kot prečrtana, sporočilo pa je še vedno mogoče odpreti.

  1. Na zavihku Možnosti v skupini Več možnosti kliknite zaganjalnik pogovornega okna Možnosti sporočila Slika gumba .

  2. V pogovornem oknu Lastnosti pod Možnosti dostave potrdite potrditveno polje Poteče po, nato kliknite datum in čas.

Zakasnitev pošiljanja sporočila

Če uporabljate Microsoft Exchangev e-poštni račun, lahko zakasnite dostavo posameznega sporočila. Ne glede na vrsto e-poštnega računa lahko vsakdo uporablja pravila za zakasnitev dostave vseh sporočil, tako da sporočila za navedeni čas ostanejo v mapi »Odpošlji« po kliku gumba Pošlji.

Opomba : Microsoft Exchange je najpogosteje uporabljan v poslovnih okoljih – zelo malo domačih ali zasebnih e-poštnih računov uporablja Microsoft Exchange.

  • Samo Exchangevi računi    

    1. Na zavihku Možnosti v skupini Več možnosti kliknite Zakasnitev dostave. Odpre se pogovorno okno Lastnosti z izbranim potrditvenim poljem Ne dostavi pred.

    2. Kliknite želeni datum in čas dostave.

      Opomba : Kliknite Zakasnitev dostave za vsako sporočilo, katerega dostavo želite zakasniti. Če želite zakasniti dostavo vseh sporočil, si oglejte odsek Vsi e-poštni računi, ki sledi.

  • Vsi e-poštni računi    

    S tem postopkom zakasnite dostavo vseh sporočil za vse račune. Če želite omejiti pogoje, ki veljajo za nastavitev zakasnitve, lahko prilagodite nastavitve v čarovniku za pravila.

    1. Če želite odpreti Microsoft Officeov pogled »Backstage« v katerem koli Outlookovem pogledu, kliknite zavihek Datoteka. Na zavihku Informacije kliknite Upravljanje pravil in opozoril.

    2. Kliknite Novo pravilo.

    3. Pod 1. korak: Izberite predlogo pod Začni s praznim pravilom kliknite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih pošiljam in nato še Naprej.

    4. Znova kliknite Naprej. Ko se prikaže sporočilo To pravilo bo uporabljeno za vsa sporočila, ki jih pošljete, kliknite Da.

    5. Pod 1. korak: Izberite dejanja potrdite potrditveno polje odloži dostavo za število min.

    6. Pod 2. korak: Uredite opis pravila (kliknite podčrtano besedno zvezo) kliknite število.

    7. Vnesite število med 1 in 120 in nato kliknite V redu.

    8. Kliknite Dokončaj. Ko se prikaže sporočilo To pravilo je samo odjemalsko pravilo, zato se bo izvajalo samo takrat, ko se izvaja Outlook, kliknite V redu.

      Opomba : To pravilo zakasni dostavo vseh sporočil, ki jih pošljete, za število minut, ki ste jih vnesli v 7. koraku. Outlook se mora še naprej izvajati toliko časa po tem, ko kliknete Pošlji, da lahko prilagodi določeno zakasnitev, preden pošlje sporočilo.

Na vrh strani

Spreminjanje videza sporočila

Dodajanje barve ozadja, preliva, teksture, vzorca ali slike

Spreminjanje vrste pisave

Dodajanje grafik

Dodajanje oštevilčenega ali označenega seznama

Dodajanje tabele

Dodajanje podpisa

Dodajanje simbolov, enačb in vodoravnih črt

Spreminjanje teme

Dodajanje barve ozadja, preliva, teksture, vzorca ali slike

  1. Na zavihku Možnosti v skupini Teme kliknite Barva strani.

  2. Kliknite barvo na paleti Barve teme ali Standardne barve. Kliknite Več barv, če želite podrobnejšo paleto. Če želite odstraniti barvo, kliknite Brez barve.

  3. Če želite dodati preliv, teksturo, vzorec ali sliko, kliknite Učinki polnila.

  4. Izberite želene možnosti polnila.

    Namig : Barva preliva, teksture ali vzorca temelji na barvi, ki jo izberete v 2. koraku.

Spreminjanje vrste pisave

Pisavo v sporočilu lahko spremenite na več načinov:

  • Na zavihku Sporočilo v skupini Osnovno besedilo lahko izberete pisavo, velikost pisave, slog pisave (krepko, ležeče ali podčrtano), barvo pisave in označevanje besedila.

  • Na zavihku Oblikovanje besedila v skupini Pisava lahko izberete pisavo in velikost pisave, povečate ali zmanjšate velikost za eno vrednost, spremenite slog pisave (krepko, ležeče, podčrtano, prečrtano, podpisano, nadpisano), spremenite velike črke v male in obratno, spremenite barvo pisave in označevanje besedila ter odstranite vse oblikovanje pisave.

  • V mini orodni vrstici, ki se pojavi, ko označite besedilo, lahko izberete pisavo, povečate ali zmanjšate velikost za eno vrednost, izberete temo, uporabite preslikovalnik oblik, izberete slog pisave (krepko, ležeče in podčrtano) in označite besedilo.

    Mini orodna vrstica

  • Na zavihku Oblikovanje besedila v skupini Slog lahko izberete sloge.

Namig : Uporabljajte sloge, če želite ustvariti dodelan videz sporočil.

Dodajanje grafik

Grafike pritegnejo pozornost prejemnikov. Lahko tudi povečajo velikost datoteke e-poštnega sporočila, zato jih uporabljajte zmerno. Če želite spremeniti videz ozadja sporočila, si oglejte predhodni odsek Dodajanje barve ozadja, preliva, teksture, vzorca ali slike.

  • Na zavihku Vstavljanje v skupini Ilustracije kliknite nekaj od tega:

    • Slika      Poiščite mapo, v kateri je shranjena želena slika, izberite sliko in nato kliknite Vstavi. Sliki lahko spremenite velikost ali jo zasukate z ročicami za vlečenje slike. Če želite dodatne možnosti slike, z desno miškino tipko kliknite sliko in nato kliknite ukaz v priročnem meniju.

    • Izrezki      Vnesite opis izrezka, ki ga želite iskati, in kliknite Pojdi. Potrdite potrditveno polje Vključi vsebino spletnega mesta Office.com, če želite vključiti izrezke, ki so na voljo s spletnega mesta Office.com. Kliknite sliko, ki jo želite vstaviti.

    • Oblike      Kliknite obliko. Če želite dodatne možnosti oblike, z desno miškino tipko kliknite obliko in nato kliknite ukaz v priročnem meniju.

    • SmartArt      Izberite postavitev grafike SmartArt in nato kliknite V redu. Kliknite grafiko SmartArt, če želite dodati besedilo. Če želite dodatne možnosti, z desno miškino tipko kliknite grafiko SmartArt in nato kliknite ukaz v priročnem meniju.

    • Grafikon      Izberite vrsto grafikona in kliknite V redu. Na delovni list programa Microsoft Excel 2010, ki se prikaže, vnesite podatke za grafikon. Če želite zapreti preglednico, kliknite gumb »Excel« in nato Zapri. Če želite dodatne možnosti grafikona, z desno tipko miške kliknite grafikon in nato kliknite ukaz v priročnem meniju.

    • Posnetek zaslona      Kliknite eno od slik predogleda ali kliknite Izrezek zaslona. Izberite področje zaslona, ki ga želite zajeti.

  • Če želite vstaviti WordArt, v meniju Vstavljanje v skupini Besedilo kliknite WordArt.

Dodajanje oštevilčenega ali označenega seznama

  1. Na zavihku Sporočilo v skupini Osnovno besedilo kliknite ukaz »Oznake ali oštevilčevanje«.

  2. Pritisnite ENTER, če želite dodati naslednji element seznama.

    Outlook samodejno vstavi naslednjo oznako ali številko.

  3. Če želite končati seznam, dvakrat pritisnite ENTER ali pritisnite BACKSPACE, če želite izbrisati zadnjo oznako ali številko s seznama.

Bližnjična tipka  Vnesite * (zvezdica), če želite začeti označen seznam, ali 1., če želite začeti oštevilčen seznam, in nato pritisnite PRESLEDNICO ali tipko TAB.

Dodajanje tabele

Tabela je sestavljena iz vrstic in stolpcev celic, ki jih lahko zapolnite z besedilom in grafikami. Tabele se pogosto uporabljajo za urejanje in prikaz informacij.

Tabela za prikaz informacij v obliki mreže

Tabele lahko uporabite tudi za ustvarjanje zanimivih postavitev strani ali ustvarjanje besedila, grafik in dodatnih postavitev tabele.

Postavitev strani, ustvarjena s tabelami

  1. Kliknite mesto, kamor želite vstaviti tabelo.

  2. Na zavihku Vstavljanje v skupini Tabele kliknite Tabela.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Pokažite na Hitre tabele in nato kliknite želeno tabelo. Podatke v tabeli zamenjajte z želenimi podatki.

    • Kliknite mrežo tabele ter določite število vrstic in stolpcev, ki jih želite ustvariti v novi prazni tabeli.

      Izbirnik tabele

    • Izberite Nariši tabelo, če želite dobiti kazalec, ki omogoča spreminjanje velikosti celic tabele, ki jih dodate.

    • Izberite Excelova preglednica, če želite imeti v sporočilu odprto novo preglednico. Za spreminjanje velikosti uporabite točke ročic na dnu in na desnih robovih.

      Opomba : Ko izberete Excelova preglednica, se bo morda prikazalo pogovorno okno z vprašanjem, ali zaupate viru Excelovega lista. V večini primerov, zlasti če preglednica izhaja iz Excela, nameščenega v vašem računalniku, lahko kliknete Da. Če se Excel izvaja iz drugega vira ali omrežja in ste negotovi, se posvetujte s skrbnikom omrežja.

Dodajanje podpisa

Ustvarite lahko privzeti podpis, ki se doda vsem odhodnim sporočilom, ali ročno vstavite podpis v odhajajoča sporočila. Naredite nekaj od tega:

  • Samodejno vstavljanje podpisa    

    1. Na zavihku Sporočilo v skupini Vključi kliknite Podpis in nato Podpisi.

      Opomba : Dostop imate tudi do možnosti podpisa, ki so na voljo na zavihku Sporočilo, ko v odprtem sporočilu kliknete Odgovori, Odgovori vsem ali Posreduj.

    2. V pogovornem oknu Podpisi in tiskovine na zavihku E-poštni podpis na seznamu Izberite podpis, ki ga želite urediti izberite želeni podpis. Ali kliknite gumb Novo, če želite ustvariti podpis.

    3. Pod Izberite privzeti podpis na vrhu pogovornega okna na seznamu Nova sporočila izberite želeni podpis.

    4. Če želite vključiti podpis v sporočila, na katera odgovorite, in v sporočila, ki jih posredujete, na seznamu Odgovori/posredovanja izberite podpis. Če ne želite podpisa v teh sporočilih, izberite brez.

    5. Kliknite V redu.

    6. Če želite dodati privzeti podpis trenutnemu sporočilu, na zavihku Sporočilo v skupini Vključi kliknite Podpis in nato izberite podpis.

  • Ročno vstavljanje podpisa    

    1. Na zavihku Sporočilo v skupini Vključi kliknite Podpis in nato izberite želeni podpis.

      Opomba : Dostop imate tudi do možnosti podpisa, ki so na voljo na zavihku Sporočilo, ko v odprtem sporočilu kliknete Odgovori, Odgovori vsem ali Posreduj.

Dodajanje simbolov, enačb in vodoravnih črt

Uporabite lahko ukaz Simbol, če želite vnesti to:

  • simbole, ki jih ni na tipkovnici, na primer 1 in ©;

  • posebne znake, ki jih ni na tipkovnici, na primer dolgi pomišljaj (—) ali tri pike (…);

  • znake Unicode.

Če uporabljate razširjeno pisavo, na primer Arial ali Times New Roman, se pojavi seznam podmnožic. Na tem seznamu lahko izbirate z razširjenega seznama jezikovnih znakov, kamor spadajo tudi grški in ruski (cirilica) znaki, če so na voljo.

Na zavihku Vstavljanje v skupini Simboli ukaz Enačba omogoča hitro vnašanje zahtevnih enačb.

Ukaz Vodoravna črta omogoča razdelitev odsekov sporočila.

  • Na zavihku Vstavljanje v skupini Simboli kliknite Enačba, Simbol ali Vodoravna črta.

Spreminjanje teme

Tema je množica elementov s poenotenim načrtom in barvnih shem. Uporabite temo, če želite preprosto ustvariti dodelana in lepo oblikovana sporočila.

Dokument z uporabljeno temo Ko uporabite temo v dokumentu, Outlook prilagodi barve ozadja in grafike, sloge telesa in naslovov, sezname, vodoravne črte, barve hiperpovezav in barve obrob tabel. Prilagojeni so tudi enoravenski in večravenski seznami.

Če želite hitro spremeniti videz teh elementov, lahko spremenite temo.

  • Na zavihku Možnosti v skupini Teme kliknite Teme.

Na vrh strani

Vstavljanje elektronske vizitke

Elektronska vizitka Elektronske vizitke olajšajo posredovanje kontaktnih informacij. Hitro jih je mogoče vstaviti v sporočila, ki jih pošiljate, prejemnika pa jih takoj prepozna. Pošiljate lahko elektronske vizitke podjetja ali osebne, ki ste jih prilagodili. Lahko pa v obliki elektronske vizitke pošiljate tudi kontaktne informacij druge osebe. Vizitke lahko tudi posredujete.

Če želite več informacij o elektronskih vizitkah, si oglejte članek Ustvarjanje in skupna raba stikov kot elektronskih vizitk.

  1. Na zavihku Sporočilo v skupini Vključi kliknite Priloži element in izberite Vizitka, nato pa ime na seznamu.

  2. Če želeno ime ni prikazano, kliknite Druge vizitke, nato ime na seznamu Shranjeno kot in nato še V redu.

    Opombe : 

    • Meni Vizitka prikaže imena zadnjih desetih stikov, ki so bila vstavljena v sporočila kot elektronske vizitke.

    • V sporočilo lahko vstavite več elektronskih vizitk.

    • Če želite razlikovati med podvojenimi imeni v meniju Vizitka, kliknite Druge vizitke. V pogovornem oknu Vstavi vizitko si boste lahko ogledali več informacij in predogled vizitke.

    • Če povlečete vizitko iz pogleda vizitk v novo sporočilo, je ob pošiljanju v sporočilo vključena samo datoteka .vcf. Priložena datoteka .vcf odpre obrazec stika z vsemi informacijami, ki jih prejemnik lahko shrani na seznam stikov. Če prejemnik uporablja Microsoft Office Outlook 2007 or Outlook 2010, je elektronska vizitka vidna v obrazcu stika.

Na vrh strani

Dodajanje sledenja sporočilu

Označevanje sporočila z zastavico

Dodajanje volilnih gumbov

Prejemanje potrdila o dostavi ali branju

Označevanje sporočila z zastavico

Z zastavico označena e-poštna sporočila omogočajo lažje upravljanje pošte. Z njimi ustvarite elemente zadolžitve samo zase ali zase in za prejemnike e-poštnega sporočila. Z zastavico lahko na primer označite e-poštno sporočilo, v katerem zahtevate informacijo, ki jo potrebujete do določenega datuma. Ko prejemnik prejme sporočilo, se ob njem pojavi zastavica. Ko sporočilo odpre v Outlooku, se v informacijski vrstici v podoknu za branje in na vrhu sporočila pojavi sporočilo.

Sporočilo, ki ga z zastavico označite zase, vam lahko pomaga slediti, kdo je odgovoril na sporočilo. V prejšnjem primeru ste poslali z zastavico označeno e-poštno sporočilo, v katerem je bila zahteva za informacijo do določenega datuma. Če sporočilo označite z zastavico tudi zase, vas program opomni, da preverite odgovore. Outlook vam lahko tudi pomaga samodejno najti odgovore na izvirno sporočilo, ki je označeno z zastavico.

  1. Na zavihku Sporočilo v skupini Oznake kliknite Nadaljnje delo in nato izberite rok za nadaljnje delo ali kliknite Po meri.

  2. Če želite opomnik za to z zastavico označeno sporočilo, na zavihku Sporočilo v skupini Oznake kliknite Nadaljnje delo in nato še Dodaj opomnik. Če želite, lahko spremenite datum in čas opomnika.

  3. Če želite, lahko zastavico dodate za prejemnike, da bodo opomnjeni na rok. Na zavihku Sporočilo v skupini Oznake kliknite Nadaljnje delo in nato še Označi za prejemnike. Če želite za prejemnike dodati opomnik za sporočilo, ki ste ga označili z zastavico, potrdite potrditveno polje Opomnik in nato po potrebi spremenite datum in čas.

Dodajanje volilnih gumbov

V programu Microsoft Outlook preprosto ustvarite anketo, tako da v e-poštno sporočilo dodate volilne gumbe.

  1. Na zavihku Možnosti v skupini Sledenje kliknite Uporabi volilne gumbe.

  2. Kliknite nekaj od tega:

    • Da;Ne      Če želite odgovor »da« ali »ne«, lahko na ta način hitro izvedete anketo.

    • Da;Ne;Morda      Če ne želite omejiti možnosti na »da« in »ne«, ponuja ta možnost glasovanja nadomesten odgovor.

    • Po meri      Ta ukaz kliknite, če želite ustvariti imena volilnih gumbov po meri. Lahko na primer prosite svoje sodelavce, naj izberejo dan med tremi dnevi v tednu za ponavljajoče se tedensko srečanje zaposlenih.

      1. Ko se pojavi pogovorno okno Možnosti sporočila, pod Možnosti glasovanja in sledenja potrdite potrditveno polje Uporabi volilne gumbe.

      2. Označite in izbrišite privzeta imena gumbov in nato vnesite želeno besedilo. Imena gumbov ločite s podpičjem.

Prejemanje potrdila o dostavi ali branju

Potrdilo o dostavi pove, da je bilo e-poštno sporočilo dostavljeno v prejemnikov nabiralnik, vendar ne pove, ali ga je prejemnik videl ali prebral. Potrdilo o branju pove, da je bilo sporočilo odprto. V obeh primerih prejmete obvestilo, ko je sporočilo dostavljeno ali prebrano. Vsebina obvestil se nato samodejno zabeleži v izvirnem sporočilu v mapi Poslano.

Vendar se ne zanašajte samo na ta potrdila. Prejemnik sporočila lahko ugotovi, ali je bilo potrdilo o branju zahtevano, in zavrne pošiljanje potrdila. Če je sporočilo samo za branje v podoknu za branje, potrdilo o branju morda ni poslano. Poleg tega je mogoče, da e-poštni program prejemnika ne podpira potrdil o branju.

  1. V sporočilu na zavihku Možnosti v skupini Sledenje potrdite potrditveno polje Zahtevaj potrdilo o dostavi ali Zahtevaj potrdilo o branju.

  2. Če želite vklopiti te možnosti za vsa e-poštna sporočila, ki jih pošiljate:    

    • Če želite odpreti Microsoft Officeov pogled »Backstage«, kliknite zavihek Datoteka.

    • Kliknite Možnosti.

    • Kliknite Pošta.

    • Pod Sledenje izberite želene možnosti.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×