Pri upravljanju projektov presezite Excel

Kar priznajte  – za upravljanje projektov uporabljate preglednice programa Microsoft Excel in ne vidite nobenega razloga, da bi to spremenili. Niste edini.

Načrt projekta je mamljivo začeti pripravljati v Excelu, saj lahko hitro sestavite seznam projektov, jih razporedite kot želite in celo ustvarite nekaj, kar je podobno pogled »Ganttogram«. Kljub temu pa preglednica ni več tako pripravna, ko je treba izračunati spremembe v projektu.

Ko se znajdete v situaciji, kjer morate ravnati z več projekti, prekinjenimi načrti in viri v skupni rabi, postane vzdrževanje načrta v preglednici zelo zapleteno opravilo. S svojim dinamičnim mehanizmom za načrtovanje, orodji za upravljanje virov in podporo za boljšo komunikacijo vam Microsoft Project pomaga ostali na začrtani poti.

Kaj želite storiti?

Izkoriščanje upravljanja virov v celem podjetju

Prepuščanje izračuna učinkov sprememb datumov programu Project

Uporaba prilagodljivih načinov poročanja

Integracija z Excelom

Izkoriščanje upravljanja virov v celem podjetju

Kaj se zgodi s posameznim virom, ki je dodeljen več projektom, ko za sledenje projektom uporabljate preglednice? Vire morate upravljati izven načrta projekta, ročno ali z zunanjim programom. Viri so pogosto nenamerno čezmerna dodelitev, vnovično načrtovanje dela pa vam vzame veliko časa.

V programu Microsoft Project Professional lahko vsi projekti organizacije črpajo iz središčneskupina virov celotnega podjetja. To vodjem projektov omogoča, da si razpoložljivost vira ogledajo preden ga dodelijo opravilu.

Na vrh strani

Prepuščanje izračuna učinkov sprememb datumov programu Project

Recimo, da sledite projektu v preglednici. V tem projektu je opravilo, ki se ne more začeti, dokler v drugem projektu ni proizveden določen dobavljiv predmet. Ta dobavljivi predmet bi moral po načrtu biti dokončan 18. junija. Danes je 25. junij, dobavljivega predmeta pa še vedno ni. Koliko časa vam bo vzelo, da preglednico posodobite z novim datumom za opravilo, ki je odvisno od tega dobavljivega predmeta? Če je opravilo blizu konca projekta, morda ne veliko. Kaj pa če je opravilo na začetku projekta? In kaj če je v projektu več kot 50 opravil? Več kot 100 opravil?

Project s svojim dinamičnim mehanizmom načrtovanja omogoča hitro prilagajanje načrta projekta in dodelitev virov. Neopazno ravna s spremembami datumov in njihovimi učinki, pri čemer upošteva vse odvisnosti, dobavljive predmete in dodelitve virov. Ne le, da samodejno znova izračuna načrt, Project prav tako obarva spremenjene datume, tako da lahko hitro vidite učinke vsakega premika načrta.

Na vrh strani

Uporaba prilagodljivih načinov poročanja

Čez deset minut imate nenapovedano srečanje z upraviteljem, kjer boste razpravljali stanju projekta. S sabo želite prinesti poročilo o napredovanju projekta, vendar je največ, kar lahko v tako kratkem času pripravite, natisnjena preglednica, ob tem pa upate, da so vsi podatki natančni. Upravitelju bi radi predstavili bolj robustno poročilo o projektu, vendar v tako kratkem času to enostavno ni mogoče, če uporabljate preglednico.

S programom Project lahko hitro ustvarite vizualno poročilo, ki s pomočjo predloge izvozi podatke v poročilo vrtilne tabele programa Excel ali vrtilni diagram programa Microsoft Visio Professional. Izberete lahko, katera polja želite označiti v poročilu, vključno s polji po meri, ki ste jih nastavili za vaš projekt, in na sestanku z upravitelji predstavite kratko in jedrnato poročilo.

Na vrh strani

Integracija z Excelom

Če podatke projekta izvozite v Excel, lahko še naprej uporabljate njegovo izredno funkcionalnost preglednic, obenem pa za sledenje načrtu projekta in virom izkoristite Project. Excelove podatke lahko tudi uvozite in vdelate v načrt projekta.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×