Premikanje podatkov iz Excela v Access

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

V tem članku sta opisana postopka premikanja podatkov iz Excela v Access in pretvorbe podatkov v relacijsko tabelo, da boste lahko Microsoft Office Excel in Access uporabljali skupaj. Kratek povzetek: Access je najbolj primeren za zajemanje, shranjevanje in skupno rabo podatkov ter poizvedovanje po podatkih, Excel pa za izračun, analiziranje in ponazoritev podatkov.

V dveh člankih, in sicer Uporaba Accessa ali Excela za upravljanje podatkov in 10 največjih razlogov za uporabo Accessa z Excelom, je opisano, kateri program je najbolj primeren za določeno opravilo ter kako s souporabo Excela in Accessa ustvariti praktično rešitev.

V tem članku

Bistvo relacijske zbirke podatkov in modeliranja podatkov

Komponente relacijske tabele

Kaj je normaliziranje?

Tabele so lahko v različnih normalnih oblikah

Relacije in ključi

Celovitost in veljavnost podatkov

Povzemanje

Osnovni koraki pri premikanju podatkov iz Excela v Access

1. korak: uvozite podatke iz Excela v Access

Samodejno dodajanje podatkov na preprost način

2. korak: normalizirajte podatke s čarovnikom za analizo tabel

3. korak: ustvarite povezavo do Accessovih podatkov iz Excela

Uvoz podatkov v Access

Bistvo relacijske zbirke podatkov in modeliranja podatkov

Številne podatkovne datoteke, vključno z Excelovimi, se imenujejo datoteke brez strukture. Te datoteke so pogosto velike in vsebujejo redundantne podatke, stolpce, ki se le redko uporabljajo, in veliko praznih vrednosti. Te datoteke lahko podeduje iz drugega sistema ali uporabnika ali pa so postopoma razvile v take datoteke, saj so bili zaradi izpolnjevanja spreminjajočih se zahtev sčasoma dodani stolpci. Razvrstitev podatkov v datoteko brez strukture je sicer primerna za določen namen, vendar pa te datoteke niso prilagodljive, poleg tega pa boste le težko odgovorili na nepričakovana vprašanja o svojih podatkih.

datoteka brez strukture

Preizkušena rešitev za datoteko brez strukture je relacijska zbirka podatkov. Access je program za ustvarjanje relacijskih zbirk podatkov in deluje najbolje, če so tabele dobro zasnovane z relacijami, ki so skladne z modelom relacijske zbirke podatkov.

Na vrh strani

Komponente relacijske tabele

V dobro načrtovani relacijski zbirki podatkov je vsaka tabela zbirka poimenovanih stolpcev in več vrstic, v katerih so shranjene informacije o enem predmetu, na primer o zaposlenih. Vsak stolpec v tabeli je enolično poimenovan in vsebuje informacije o predmetu, na primer ime in naslov zaposlenega. Vrstice tabele vsebujejo ponovitve predmeta, na primer vse trenutne zaposlene v podjetju. Ena vrednost je shranjena v presečišču vrstice in stolpca in je eno dejstvo, na primer »Ljubljana«. Vrstice in stolpce pa nenazadnje lahko prerazvrstite tako, da ne spremenite pomena tabele.

relacijska tabela

1. Tabela predstavlja en predmet – osebo, mesto, stvar, dogodek ali koncept

2. Vsaka vrstica je enolična in vsebuje primarni ključ, na primer številko izkaznice

3. Vsakemu stolpcu je dodeljeno enolično, kratko in pomenljivo ime

4. Vse vrednosti v stolpcu imajo podoben pomen in oblikovanje

5. Vsaka vrednost v tabeli (vrednost je enaka celici v Excelu) predstavlja eno dejstvo

Na vrh strani

Kaj je normaliziranje?

Dobro načrtovana relacijska tabela se žal ne ustvari samodejno v Accessovi zbirki podatkov. Uporabiti morate način za analiziranje podatkov v datoteki brez strukture in preurediti podatke iz ene tabele v dve ali več sorodnih tabel. Ta način se imenuje normaliziranje. V postopku po korakih razdelite eno tabelo na dve ali več manjših tabel tako, da odstranite ponavljajoče se vrednosti v stolpcu, s čimer odstranite odvečne podatke iz vrstic ter dodate primarne ključe (polje, po katerem je mogoče enolično prepoznati posamezen zapis v tabeli) in tuje ključe (polje, ki vsebuje vrednosti, najdene v polju s primarnim ključem v sorodni tabeli), da določite relacije med novimi tabelami.

relacijski diagram

1. Relacijska tabela

2. Imena stolpcev

3. Primarni ključ

4. Tuji ključ

5. Relacijske črte in simboli

Na vrh strani

Tabele so lahko v različnih normalnih oblikah

Tabela je lahko v eni od štirih različnih normalnih oblikah: nič, prvi, drugi in tretji. Vsaka oblika opisuje stopnjo, na kateri so organizirani podatki v tabeli, in jo je mogoče uspešno uporabiti v relacijski zbirki podatkov. Nična normalna oblika je najmanj organizirana, tretja normalna oblika pa je organizirana najučinkoviteje.

Nična normalna oblika    Pokazatelj, da je tabela v najmanj organiziranem stanju, ki se imenuje tudi »nična normalna oblika«, je, da en ali več stolpcev vsebuje »neatomske« vrednosti, kar pomeni, da je v eni celici več vrednosti. Naslov kupca je lahko na primer sestavljen iz ulice (na primer 2302 Harvard Ave), mesta, zvezne države in poštne številke. Najbolje bi bilo, če bi bil vsak od teh elementov naslova shranjen v ločenih stolpcih. Drug primer je lahko stolpec, ki vsebuje polna imena, na primer »Zajc, Marko« ali »Maja Hočevar«, in bi ga bilo treba razdeliti v ločene stolpce za imena in priimke. Priporočamo, da imena in priimke shranite v ločene stolpce, saj boste tako lahko hitro našli in razvrstili podatke.

Drug pokazatelj podatkov v nični normalni obliki je, kadar tabela vsebuje informacije o različnih subjektih, kot so prodajalci, izdelki, stranke in naročila. Podatke je treba ločiti v ločene tabele za vsak subjekt, kadar je to mogoče.

Prva normalna oblika    Tabela je v prvi normalni obliki, če vsak stolpcev vsebuje atomske vrednosti, vendar en ali več stolpcev vsebuje nekaj odvečnih podatkov, kot so podatki o prodajalcu ali kupcu za vsak del naročila. Hočevar, Maja se na primer ponovi petkrat na delovnem listu, ker ima dve različni naročili (eno s tremi izdelki in eno z dvema).

Druga normalna oblika    Tabela je v drugi normalni obliki, če so bili odvečni podatki odstranjeni, vendar eden ali več stolpcev ne temeljijo na primarnem ključu ali vsebujejo izračunane vrednosti (na primer cena * popust).

Tretja normalna oblika    Tabela je v tretji normalni obliki, če vsi stolpci v tabeli temeljijo izključno na primarnem ključu. Kot je prikazano na spodnji sliki, so podatki o izdelku in dobavitelju shranjeni v ločenih tabelah in so združeni v iskalno poizvedbo v polju »ID dobavitelja« v tabeli »Dobavitelji«.

Pri tabelah v nični, prvi in drugi normalni obliki lahko pride do težav, če želite spremeniti podatke. Posodabljanje vrednosti, ki se pogosto ponavljajo, je na primer zelo zamuden postopek. Ob vsaki posodobitvi vrednosti morate preverite, ali vsaka druga vrstica vsebuje isto vrednost. Za ta postopek lahko porabite veliko časa, postopek pa je tudi dovzeten za napake. Poleg tega je težko učinkovito razvrstiti in filtrirati stolpce, ki vsebujejo ponavljajoče se vrednosti. Tabele v prvi in drugi normalni obliki so znatna izboljšava v primerjavi z nično normalno obliko, vendar lahko pri njih še vedno pride do napak, kadar vstavite, posodobite ali izbrišete podatke.

Med normaliziranjem podatkov morate tabelo pretvarjati iz nižje oblike v višjo toliko časa, dokler niso vse oblike v tretji normalni obliki. V večini primerov je tretja normalna oblika najprimernejša, ker:

  • je mogoče pri vstavljanju, brisanju ali posodabljanju preprečiti težave s spreminjanjem,

  • je mogoče z omejitvami podatkov in poslovnimi pravili ohraniti celovitost podatkov ter

  • lahko na različne načine zaženete poizvedbe po podatkih, da poiščete odgovore na vprašanja.

Na vrh strani

Relacije in ključi

Dobro definirana relacijska zbirka podatkov več tabel, ki so vse v tretji normalni obliki, vendar pa so med temi tabelami tudi relacije, s katerimi je mogoče lažje združevati podatke. Zaposleni na primer pripadajo oddelkom in so dodeljeni projektom, projekti imajo podopravila, podopravila so v lasti zaposlenih, oddelki pa vodijo projekte. V tem primeru bi relacijska zbirka podatkov vsebovala štiri definirane tabele: zaposleni, projekti, podopravila in oddelki s temi definiranimi relacijami ključa: pripadajo, so dodeljeni, imajo, so v lasti, in vodijo.

Obstajajo tri vrste relacij:

  • Ena proti ena (1:1)    Vsak zaposleni ima na primer enolični ID izkaznice, vsak ID izkaznice pa se nanaša na enoličnega zaposlenega.

  • Ena proti mnogo (1:M)    Vsak zaposleni je na primer dodeljen enemu oddelku, vendar pa ima oddelek veliko zaposlenih. To se imenuje tudi relacija »nadrejeni-podrejeni«.

  • Mnogo proti mnogo (M:M)    Zaposlenega je na primer mogoče dodeliti več projektom, vsakemu projektu pa je lahko dodeljenih več zaposlenih. Opazili boste, da je posebna tabela, imenovana stična tabela, pogosto uporabljena za ustvarjanje relacije »ena proti mnogo« med vsako tabelo v tretji normalni obliki, tako da so skupaj ustvarjene tri tabele, ki skupaj sestavljajo relacijo »mnogo proti mnogo«.

Relacijo lahko ustvarite med dvema ali več tabelami na podlagi primarnih in tujih ključev. Primarni ključ je stolpec v tabeli z vrednostmi, po katerih je mogoče enolično prepoznati posamezno vrstico v tabeli, kot je številka izkaznice ali koda oddelka. Tuji ključ je stolpec v tabeli, katerih vrednosti so enake primarnemu ključu iz druge tabele. Tuji ključ je nekakšna kopija primarnega ključa iz druge relacijske tabele. Relacija med dvema tabelama je ustvarjena tako, da so za vrednosti tujega ključa v eni tabeli poiskane vrednosti primarnega ključa v drugi tabeli.

odnosi primarnih in tujih ključev

Na vrh strani

Celovitost in veljavnost podatkov

Ko ustvarite relacijske zbirke podatkov z vsemi tabelami v tretji normalni obliki in definirate pravilne relacije, vam priporočamo, da preverite celovitost podatkov. Celovitost podatkov pomeni, da lahko kadar koli pravilno in dosledno poiščete relacije ter spreminjate tabele v zbirki podatkov, ko se zbirka podatkov sčasoma posodablja. Za relacijske zbirke podatkov obstajata dve osnovni pravili, s katerima zagotovite celovitost podatkov.

Pravilo entitete    Vsaka vrstica v tabeli mora vsebovati primarni ključ, ta primarni ključ pa mora vsebovati vrednost. To pravilo zagotovi, da je mogoče vse vrstice v tabeli enolično prepoznati in da jih nikoli ni mogoče nehote izgubiti. Poleg tega lahko pri vsakem vstavljanju, posodabljanju ali brisanju podatkov ohranite enoličnost in obstoj vseh primarnih ključev.

Pravilo referenčne integritete    To pravilo nadzoruje pravila za vstavljanje in brisanje v relaciji »ena proti mnogo«. Če tabela vsebuje tuji ključ, mora biti vsaka vrednost tujega ključa ničelna (brez vrednosti) ali pa se mora ujemati z vrednostmi v relacijski tabeli, v kateri je ta tuj ključ primarni ključ.

urejanje odnosov

Celovitost podatkov v relacijski zbirki podatkov lahko dodatno zagotovite tudi tako, da uporabite različna pravila za preverjanje veljavnosti podatkov, vključno s podatkovnim tipom (na primer celo število), dolžino podatkov (na primer kot 15 znakov ali manj), obliko zapisa podatkov (na primer valuta), privzeto vrednostjo (na primer 10) in omejitvami (na primer količina_zaloga > količina_ponovnega naročila). S temi pravili za preverjanje veljavnosti podatkov lahko zagotovite, da so v zbirki podatkov kakovostni podatki in da je tabela tudi skladna z vzpostavljenimi poslovnimi pravili.

Omeniti moramo, da je vnos podatkov pomembna razlika med Accessovo zbirko podatkov in Excelovim delovnim zvezkom. Podatke na Excelov delovni list vnašate v »poljubni obliki«. Podatke lahko vnesete na poljubno mesto in preprosto razveljavite spremembo. Accessova zbirka podatkov pa je mnogo bolj strukturirana in omejena. Ko vnesete podatke v tabelo, je sprememba poleg tega potrjena v zbirki podatkov. Vnosa podatkov ne morete razveljaviti tako kot v Excelu, vendar pa lahko izbrišete ali posodobite podatke, da popravite morebitne napake.

Na vrh strani

Povzemanje

Ko normalizirate podatke v relacijski tabele z dobro definiranimi relacijami in določite celovitost podatkov, lahko preprosteje:

  • prihranite prostor in izboljšate učinkovitost delovanja, ker fizično odstranite ponavljajoče se in odvečne podatke,

  • natančno posodobite podatke in ohranite celovitost podatkov,

  • razvrščate, filtrirate, ustvarjate izračunane stolpce, združujete in povzemate podatke ter

  • na različne načine ustvarjate poizvedbe po podatkih, s katerimi odgovorite na pričakovana in nepričakovana vprašanja.

Pri načrtovanju relacijske zbirke podatkov kot zagotovilo obstajajo tudi napredni vidiki, kot so sestavljeni ključi (ključ, ki ga sestavljajo vrednosti iz dveh ali več stolpcev), dodatne normalne oblike (četrta normalna oblika – odvisnost z več vrednostmi) in denormaliziranje. Vendar pa imate zdaj za najbolj preproste in zmerne zahteve za zbirke podatkov osnovne informacije o načrtovanju zbirke podatkov, ki jih potrebujete za razumevanje študij primerov v tem članku.

Na vrh strani

Osnovni koraki pri premikanju podatkov iz Excela v Access

Postopek premikanja podatkov iz Excela v Access je sestavljen iz treh tri osnovnih korakov.

trije osnovni koraki

Na vrh strani

1. korak: uvozite podatke iz Excela v Access

Uvoz podatkov je postopek, ki lahko poteka mnogo bolj nemoteno, če si vzamete čas za pripravo in čiščenje podatkov. Uvoz podatkov je podoben selitvi v novo hišo. Če pred selitvijo očistite in organizirate svoje premoženje, se boste veliko navadili na svoj novi dom.

Očistite podatke, preden jih uvozite

Preden uvozite podatke v Access, priporočamo, da v Excelu:

  • Celice, ki vsebujejo neatomske podatke (kar pomeni več vrednosti v eni celici), pretvorite v več stolpcev. Celico v stolpcu »Spretnosti«, ki vsebuje več vrednosti za spretnosti, kot so »Programiranje v jeziku C#«, »Programiranje v jeziku VBA« in »Oblikovanje spletnih mest«, morate na primer razdeliti v ločene stolpce, od katerih vsak vsebuje samo eno vrednost za spretnost.

  • Z ukazom TRIM odstranite vodilne in končne presledke ter več vdelanih presledkov.

  • Odstranite nenatisljive znake.

  • Poiščite in odpravite črkovalne napake ter napake ločil.

  • Odstranite podvojene vrstice ali polja.

  • Zagotovite, da stolpci s podatki ne vsebujejo mešanih oblik zapisa, zlasti številk, ki so oblikovane kot besedilo, ali datumov, ki so oblikovani kot številke.

Podrobnejše informacije najdete v teh temah pomoči za Excel:

Opomba : Če so zahteve glede čiščenja podatkov preveč zahtevne ali če nimate časa oziroma sredstev, da bi sami avtomatizirali postopek, vam priporočamo, da najamete drugega ponudnika. Če želite več informacij, v spletnem brskalniku v svojem priljubljenem iskalniku poiščite »programska oprema za čiščenje podatkov« ali »kakovost podatkov«.

Pri uvozu izberite najboljši podatkovni tip

Priporočamo, da pri uvozu v Access izberete ustrezne možnosti, da boste prejeli malo (ali sploh nobenih) sporočil o napakah pri pretvorbi, ki jih boste morali ročno odpraviti. V spodnji tabeli si lahko ogledate povzetek, kako so pri uvozu podatkov iz Excela v Access pretvorjene Excelove oblike zapisa števil in Accessovi podatkovni tipi, in nekaj nasvetov o najboljših podatkovnih tipih, ki jih izberete v čarovniku za uvoz preglednic.

Excelova oblika zapisa števila

Accessov podatkovni tip

Komentarji

Najboljša praksa

Besedilo

Besedilo, Memo

Accessov podatkovni tip »Besedilo« shrani največ 255 znakov alfanumeričnih podatkov. Accessov podatkovni tip »Memo« shrani največ 65.535 znakov alfanumeričnih podatkov.

Izberite Memo, da želite preprečiti prirezovanje podatkov.

Število, Odstotek, Ulomek, Znanstveno

Število

Access ima en podatkovni tip »Število«, ki se razlikuje glede na lastnost »Velikost polja« (bajt, celo število, dolgo celo število, enojno, dvojno, desetiško).

Izberite Dvojno, da preprečite napake pri kateri koli pretvorbi podatkov.

Datum

Datum

Access in Excel uporabljata enako zaporedno številko datuma za shranjevanje datumov. V Accessu je datumski obseg večji: od -657.434 (1. januar 100 n. š.) do 2.958.465 (31. december 9999 n. š.).

Access ne prepozna datumskega sistema 1904 (ki je uporabljen v Excelu za Macintosh), zato morate pretvoriti datume v Excelu ali Accessu, da preprečite zmedo.

Če želite več informacij, glejte spremenite sistemski datum, oblika, ali dve števki leta razlago in uvoz ali povezava do podatkov v Excelovem delovnem zvezku

.

Izberite Datum.

Ura

Ura

Tako Access kot tudi Excel shranjujeta časovne vrednosti z istim podatkovnim tipom.

Izberite Ura, kar je običajno privzeta vrednost.

Valuta, Računovodstvo

Valuta

V Accessu podatkovni tip »Valuta« shrani podatke kot 8-bajtna števila z natančnostjo na štiri decimalna mesta ter se uporablja za shranjevanje finančnih podatkov in preprečevanje zaokroževanja vrednosti.

Izberite Valuta, kar je običajno privzeta vrednost.

Logična vrednost

Da/ne

Access uporablja -1 za vse vrednosti »Da« in 0 za vse vrednosti »Ne«, Excel pa uporablja 1 za vse vrednosti TRUE in 0 za vse vrednosti FALSE.

Izberite Da/ne, ki samodejno pretvori temeljne vrednosti.

Hiperpovezava

Hiperpovezava

Hiperpovezava v Excelu in Accessu vsebuje URL ali spletni naslov, ki ga lahko kliknete in obiščete mesto, ki ga predstavlja.

Izberite Hiperpovezava, saj bo Access v nasprotnem primeru morda privzeto uporabil podatkovni tip »Besedilo«.

Ko uvozite podatke v Access, lahko izbrišete podatke v Excelu. Pred izbrisom podatkov ne pozabite najprej varnostno kopirati izvirnega Excelovega delovnega zvezka.

Če želite več informacij, si oglejte temo pomoči dostop, uvoz ali povezava do podatkov v Excelovem delovnem zvezku.

Na vrh strani

Samodejno dodajanje podatkov na preprost način

Pogoste težave Excel uporabnikov je dodajanje podatkov v isti stolpce v enem obsežen delovni list. Na primer, morda za rešitev, ki je začel v Excelu, vendar je zdaj zrasla vključiti datotek v številne delovne skupine in oddelke za evidenco osnovnih sredstev. Te podatke lahko v različnih delovnih listih in delovnih zvezkov ali besedilne datoteke, ki so viri podatkov iz drugih sistemov. Ni uporabniški vmesnik ukaz ali preprost način za dodajanje podobni podatki v Excelu.

Najboljša rešitev je uporaba Accessa, kjer lahko s čarovnikom za uvoz preglednic preprosto uvozite in dodate podatke v eno tabelo. Poleg tega lahko v eno tabelo dodate veliko podatkov. Postopke uvoza lahko shranite, jih dodate kot načrtovana opravila v Microsoft Office Outlooku in celo uporabite makre za avtomatiziranje postopka.

Na vrh strani

2. korak: normalizirajte podatke s čarovnikom za analizo tabel

Izvajanje korakov v postopku normaliziranja podatkov se vam lahko na prvi pogled zdi zahtevna naloga. Na srečo pa je normaliziranje tabel v Accessu zaradi čarovnika za analizo tabel mnogo preprostejši postopek.

čarovnik analizatorja tabel

1. Povlecite izbrane stolpce v novo tabelo in samodejno ustvarite relacije

2. Z ukazi gumbov preimenujte tabelo, dodajte primarni ključ, spremenite obstoječi stolpec v primarni ključ in razveljavite zadnje dejanje

S tem čarovnikom lahko naredite to:

  • Pretvorite tabelo v naboru manjših tabel ter samodejno ustvarite relacije s primarnim in tujim ključem med tabelami.

  • Dodajte primarni ključ v obstoječe polje, ki vsebuje enolične vrednosti, ali ustvarite novo polje z ID-jem, ki uporablja podatkovni tip »Samoštevilo«.

  • Samodejno ustvarjanje odnosov za vzpostavljanje referenčne integritete s kaskadnimi posodobitve. Kaskadno brisanje niso samodejno dodane preprečijo nenamerno brisanje podatkov, vendar lahko preprosto dodate kaskadno brisanje pozneje.

  • V novih tabelah poiščete odvečne ali podvojene podatke (na primer istega kupca z dvema različnima telefonskima številkama) in jih po potrebi posodobite.

  • Varnostno kopirate izvirno tabelo in jo preimenujete tako, da njenemu imenu dodate »_STARO«. Nato ustvarite poizvedbo, ki je znova ustvari izvirno tabelo z imenom izvirne tabele, da bodo vsi obstoječi obrazci ali poročila, ki temeljijo na izvirni tabeli, delovali z novo strukturo tabele.

Na vrh strani

3. korak: ustvarite povezavo do Accessovih podatkov iz Excela

Ko normalizirate podatke v Accessu in ustvarite poizvedbo ali tabelo, ki znova ustvari izvirne podatke, morate le še izvesti preprost postopek ustvarjanja povezave do Accessovih podatkov iz Excela. Vaši podatki so zdaj v Accessu kot zunanji podatkovni vir, zato jih lahko povežete z delovnim zvezkom prek podatkovne povezave, ki je vsebnik informacij, uporabljenih za iskanje zunanjega podatkovnega vira, prijavo vanj in dostop do njega. Informacije o povezavi so shranjeni v delovnem zvezku, vendar jih lahko shranite tudi v datoteko za povezavo, kot je Officeova datoteka za povezavo podatkov (ODC) (datotečna pripona .odc) ali datoteko z imenom vira podatkov (pripona .dsn). Ko ustvarite povezavo do zunanjih podatkov, lahko tudi samodejno osvežite (ali posodobite) Excelov delovni zvezek v Accessu, kadar koli posodobite podatke v Accessu.

Če želite več informacij, si oglejte Pregled povezovanja (uvažanja) podatkov in Izmenjava (kopiranje, uvoz, izvoz) podatkov med Excelom in Accessom.

Na vrh strani

Uvoz podatkov v Access

V tem razdelku so opisani koraki za te faze normaliziranja podatkov: razčlenitev vrednosti v stolpcih »Prodajalec« in »Naslov« na njihove najmanjše atomske dele, ločevanje sorodnih subjektov v ločene tabele, kopiranje teh tabel iz Excela in lepljenje tabel v Access, ustvarjanje ključev relacij med novo ustvarjenimi tabelami v Accessu ter ustvarjanje in izvajanje preproste poizvedbe v Accessu, ki vrne podatke.

Primer podatkov nenormalizirani obliki

Na tem delovnem listu so neatomske vrednosti v stolpcih »Prodajalec« in »Naslov«. Oba stolpca je treba razdeliti na dva ali več ločenih stolpcev. Ta delovni list vsebuje tudi podatke o prodajalcih, izdelkih, kupcih in naročilih. Te podatke je treba dodatno razdeliti po subjektu v ločene tabele.

Prodajalec

ID naročila

Datum naročila

ID izdelka

Količina

Cena

Ime kupca

Naslov

Telefon

Zupan, Marko

2348

2.3.09

J-558

16

8,50 €

Konto, d.o.o.

2302 Harvard Ave Portorožu, WA 98227

425-555-0222

Zupan, Marko

2348

2.3.09

B-205

14

4,50 €

Konto, d.o.o.

2302 Harvard Ave Portorožu, WA 98227

425-555-0222

Zupan, Marko

2348

2.3.09

D-4420

17

7,25 €

Konto, d.o.o.

2302 Harvard Ave Portorožu, WA 98227

425-555-0222

Zupan, Marko

2349

4.3.09

C-789

15

7,00 €

Kavi na kvadrat

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Zupan, Marko

2349

4.3.09

C-795

18

9,75 €

Kavi na kvadrat

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Hočevar, Maja

2350

4.3.09

A-2275

14

16,75 €

Avanturist

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hočevar, Maja

2350

4.3.09

F-198

18

5,25 €

Avanturist

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hočevar, Maja

2350

4.3.09

B-205

13

4,50 €

Avanturist

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Horvat, Jože

2351

4.3.09

C-795

18

9,75 €

Konto, d.o.o.

2302 Harvard Ave Portorožu, WA 98227

425-555-0222

Horvat, Jože

2352

5.3.09

A-2275

14

16,75 €

Avanturist

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Horvat, Jože

2352

5.3.09

D-4420

15

7,25 €

Avanturist

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Kralj, Branko

2353

7.3.09

A-2275

18

16,75 €

Kavi na kvadrat

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Kralj, Branko

2353

7.3.09

C-789

17

7,00 €

Kavi na kvadrat

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Božič, Tomaž

2354

7.3.09

A-2275

15

16,75 €

Konto, d.o.o.

2302 Harvard Ave Portorožu, WA 98227

425-555-0222

Hočevar, Maja

2355

8.3.09

D-4420

16

7,25 €

Avanturist

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hočevar, Maja

2355

8.3.09

C-795

15

9,75 €

Avanturist

1025 Kolumbijo krog Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Zupan, Marko

2356

10.3.09

C-789

18

7,00 €

Konto, d.o.o.

2302 Harvard Ave Portorožu, WA 98227

425-555-0222

Podatki v najmanjših delih: atomski podatki

Za urejanje podatkov iz tega primera lahko z ukazom Besedilo v stolpec v Excelu razdelite »atomske« dele celice (na primer ulico, mesto, zvezno državo in poštno številko) v ločene stolpce.

V tej tabeli so prikazani novi stolpci na istem delovnem listu, ko jih razdelite tako, da so vse vrednosti atomske. Upoštevajte, da so bili podatki v stolpcu »Prodajalec« razdeljeni v stolpca »Priimek« in »Ime« in da so podatki v stolpcu »Naslov« razdeljeni v stolpce »Ulica«, »Mesto«, »Zvezna država« in »Poštna številka«. Ti podatki so v »prvi normalni obliki«.

Priimek

Ime

 

Ulica

Mesto

Zvezna država

Poštna številka

Zupan

Marko

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Hočevar

Maja

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

Horvat

Jože

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Kralj

Branko

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Božič

Tomaž

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Razčlenitev podatkov v organizirane subjekte v Excelu

V več tabelah z vzorčnimi podatki v nadaljevanju so prikazani enaki podatki iz Excelovega delovnega lista, ko ga razdelite v tabele za prodajalce, izdelke, kupce in naročila. Oblika tabele ni dokončna, vendar je na pravi poti.

Tabela »Prodajalci« vsebuje samo podatke o prodajalcih. Vsak zapis ima enoličen ID (ID prodajalca). Vrednost »ID prodajalca« bo uporabljena v tabeli »Naročila« za povezavo s prodajalci.

Prodajalci

ID prodajalca

Priimek

Ime

101

Zupan

Marko

103

Hočevar

Maja

105

Horvat

Jože

107

Kralj

Branko

109

Božič

Tomaž

Tabela »Izdelki« vsebuje samo podatke o izdelkih. Vsak zapis ima enoličen ID (ID izdelka). Vrednost »ID izdelka« bo uporabljena za povezovanje podatkov o izdelku s tabelo »Podrobnosti o naročilu«.

Izdelki

ID izdelka

Cena

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Tabela »Kupci« vsebuje samo podatke o kupcih. Vsak zapis ima enoličen ID (ID kupca). Vrednost »ID kupca« bo uporabljena za povezovanje podatkov o kupcu s tabelo »Naročila«.

Kupci

ID kupca

Ime

Ulica

Mesto

Zvezna država

Poštna številka

Telefon

1001

Konto, d.o.o.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Avanturist

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Kavi na kvadrat

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabela »Naročila« vsebuje podatke o naročilih, prodajalcih, kupcih in izdelkih. Vsak zapis ima enoličen ID (ID naročila). Nekatere podatke v tej tabeli morate razdeliti v dodatno tabelo, ki vsebuje podrobnosti o naročilu, da bo tabela »Naročila« vsebovala le štiri stolpce – enolični ID naročila, datum naročila, ID prodajalca in ID kupca Tabeli, ki je prikazana tukaj, še ni bila razdeljena v tabelo »Podrobnosti o naročilu«.

Naročila

ID naročila

Datum naročila

ID prodajalca

ID kupca

ID izdelka

Količina

2348

2.3.09

101

1001

J-558

16

2348

2.3.09

101

1001

B-205

14

2348

2.3.09

101

1001

D-4420

17

2349

4.3.09

101

1005

C-789

15

2349

4.3.09

101

1005

C-795

18

2350

4.3.09

103

1003

A-2275

14

2350

4.3.09

103

1003

F-198

18

2350

4.3.09

103

1003

B-205

13

2351

4.3.09

105

1001

C-795

18

2352

5.3.09

105

1003

A-2275

14

2352

5.3.09

105

1003

D-4420

15

2353

7.3.09

107

1005

A-2275

18

2353

7.3.09

107

1005

C-789

17

2354

7.3.09

109

1001

A-2275

15

2355

8.3.09

103

1003

D-4420

16

2355

8.3.09

103

1003

C-795

15

2356

10.3.09

101

1001

C-789

17

Podrobnosti o naročilu, kot je ID izdelka in količina, so premaknjene iz tabele »Naročila« in shranjene v tabelo z imenom »Podrobnosti o naročilu«. Upoštevajte, da je vsega skupaj 9 naročil, zato je smiselno, da ta tabela vsebuje 9 zapisov. Tabela »Naročila« vsebuje enolični ID (ID naročila), na katerega bo ustvarjen sklic iz tabele »Podrobnosti o naročilu«.

Končna oblika tabele »Naročila« bi morala biti podobna tej:

Naročila

ID naročila

Datum naročila

ID prodajalca

ID kupca

2348

2.3.09

101

1001

2349

4.3.09

101

1005

2350

4.3.09

103

1003

2351

4.3.09

105

1001

2352

5.3.09

105

1003

2353

7.3.09

107

1005

2354

7.3.09

109

1001

2355

8.3.09

103

1003

2356

10.3.09

101

1001

Tabela »Podrobnosti o naročilu« ne vsebuje nobenih stolpcev, ki bi zahtevali enolične vrednosti (to pomeni, da ne vsebuje nobenega primarnega ključa), zato lahko kateri koli stolpec ali vsi stolpci vsebujejo »odvečne« podatke. Vendar pa ta tabela ne sme vsebovati nobenih dveh zapisov, ki sta povsem enaka (to pravilo velja za vse tabele v zbirki podatkov). V tej tabeli mora biti 17 zapisov – vsak ustreza izdelku v posameznem naročilu. V naročilu št. 2349 na primer trije izdelki C-789 sestavljajo enega od dveh delov celotnega naročila.

Tabela »Podrobnosti o naročilu« bi zato morala biti podobna tej:

Podrobnosti o naročilu

ID naročila

ID izdelka

Količina

2348

J-558

16

2348

B-205

14

2348

D-4420

17

2349

C-789

15

2349

C-795

18

2350

A-2275

14

2350

F-198

18

2350

B-205

13

2351

C-795

18

2352

A-2275

14

2352

D-4420

15

2353

A-2275

18

2353

C-789

17

2354

A-2275

15

2355

D-4420

16

2355

C-795

15

2356

C-789

17

Kopiranje in lepljenje podatkov iz Excela v Access

Ko podatke o prodajalcih, kupcih, izdelkih, naročilih in podrobnostih o naročilih razčlenite v ločene subjekte v Excelu, jih lahko kopirate neposredno v Access, kjer postanejo tabele.

Ustvarjanje relacij med Accessovimi tabelami in zagon poizvedbe

Ko uvozite podatke v Access, lahko ustvarite relacije med tabelami in nato ustvarite poizvedbe, da pridobite informacije o različnih subjektih. Ustvarite lahko na primer poizvedbe, ki vrne ID naročila in imena prodajalcev za naročila, vnesena med 05.3.09 in 08.3.09.

Poleg tega lahko ustvarite obrazce in poročila, da olajšate vnos podatkov in analizo prodaje.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×