Pregled: spremljanje napredka

Ikona: Spremljanje napredka

V Microsoft Projectu lahko preprosto nadzorujete in spremljate napredovanje svojega načrta, vendar pa morate pred začetkom nadzorovanja napredka projekta izvesti več korakov.

Nadzorovanje projekta je običajno mogoče razdeliti na pregled in spremljanje napredka projekta. Prepoznana so odstopanja od prvotnega načrta (ali osnovnega načrta), ki so upravljana tako, da projekt ostane v obsegu, bo pravočasno dokončan in je v okviru proračuna.

V tem članku je v razdelku Zemljevid projektnega vodenja predstavljen eden od številnih ciljev projektnega vodenja.

Primeri projektnega vodenja . . .

Prvi primer: projektni vodja za nesreče   : Ustvarili ste načrt, vsi opravljajo opravila, ki ste jim jih dodelili, zato predvidevate, da vse poteka po načrtu.

To je vaša prva napaka. Noben projekt ne poteka po načrtu. Prihaja do težav, zato je bolje, da jih prepoznate, preden bo prepozno. Če odlašate s prepoznavanjem težav, se težave le še poslabšajo.

Pri spremljanju napredka načrta upoštevajte te smernice.

  • Ustvarjanje osnovnega načrta za projekt    Ko ustvarite razpored, priporočamo, da ustvarite osnovni načrt zanj. Osnovni načrt je podoben različici projekta, ki jo lahko uporabite za primerjavo z napredkom opravil. Z osnovnim načrtom lahko primerjate prvotni razpored in nadaljnje različice.

  • Ročno zbiranje podatkov    Čeprav informacije o stanju projekta najhitreje in najpreprosteje zberete s strežnikom Project Server, vam priporočamo, da te informacije zberete ročno.
    Morda na primer ne želite namestiti strežnika Project Server ali pa je vaš projekt tako majhen, da boste za zbiranje podatkov porabili malo časa.
    Če se odločite, da boste podatke o stanju zbrali ročno, ne pozabite, da morate te podatke tudi ročno vnesti v načrt projekta.

  • Pričakovanje odpora Odpor na uradno sledenje podatkov projektnega vodenja je običajen pojav. Na srečo pa je na voljo nekaj načinov, s katerimi lahko zmanjšate to vrsto odpora.

Oglejte si spodnje tri preproste korake za začetek spremljanja svojega razporeda.

  1. Ustvarite osnovni načrt za projekt. Kliknite zavihek Projekt in nato še Nastavi osnovni načrt.

  2. Komunicirajte, komunicirajte, komunicirajte. Drugi vam težko pošiljajo informacije o stanju dela. Informacije o stanju lahko preprosto pridobite na tedenskih sestankih skupine ali drugih sestankih, pri katerih udeleženci stojijo. Zbiranje informacij o stanju vsak teden je odlična izbira za večino projektov. Če pa informacije o stanju zbirate pogosteje kot vsak teden, je to lahko neproduktivno. Nastavite lahko tudi tedenske opomnike v programu Outlook 2010 za prejemanje informacij o stanju od uporabnikov.

  3. Uporabite skupinski načrtovalnik. Pogled skupinskega načrtovalnika v Projectu je zasnovan tako, da lahko z njim razrešite številne težave v zvezi s tem, katero delo opravlja določen član skupine. Če ta pogled uporabite na srečanju skupine, lahko pospešite postopke zbiranja informacij o stanju.

Drugi primer: ste izkušen projektni vodja   : Projektni vodja ste že dolgo časa, v preteklosti pa ste uporabljali zapleteno programsko opremo za vodenje projektov. Zdaj ste odgovorni za projekt, za katerega naročnik zahteva zelo natančen nadzor, da ne bo prekoračil proračuna. Spremljanje oseb se povsem razlikuje od spremljanja napredka opravil in stroškov.

Poleg tega ste naročnik zahteva, da želi vsak mesec prejeti poročilo za izvršni odbor. Zdaj ste res zaskrbljeni.

V nadaljevanju so navedene pogoste ovire pri nadzorovanju in sledenju ter informacije, kako lahko ukrepate v zvezi z njimi.

Ovira

Morebitna rešitev

Pričakujte odpor

Odpor na uradno sledenje podatkov projektnega vodenja je običajen pojav. Na srečo pa je na voljo nekaj načinov, s katerimi lahko zmanjšate to vrsto odpora.

Manjkajoča e-poštna sporočila

Pridobivanje informacij o stanju prek e-pošte je eden od nejpreprostejših načinov za nadzorovanje projekta. Vendar pa se e-poštna sporočila lahko izgubijo. Nastavite lahko tedenske opomnike v Outlooku, s katerimi opomnite člane skupine, naj vam redno pošiljajo informacije o stanju svojih opravil.

Project Server

Če uporabljate Project Server za spremljanje stanja opravil, priporočamo, da najamete svetovalca, ki bo članom skupine pomagal pri premagovanju ovir v zvezi s pošiljanjem poročil o dejanskem delu. Svetovalec vam lahko pomaga tudi pri izvedbi pogosto zapletenih faz nadzora projekta, zlasti velikih projektov. Pri tem vam lahko pomaga strokovnjak Project MVP (Most Valued Professional).

Dobavitelji

Prepričajte se, da za opravila v projektu najamete pogodbene dobavitelje, ki vsak teden pošiljajo informacije o stanju svojih opravil. To lahko naredite tako, da ta korak vključite v izjavo o delu (ali druge dokumente pogodbe), preden sprejmete dobavitelja v skupino.

Zastračujoča priprava proračuna

Priprave proračuna se bojijo vsi. Preberite, kako si lahko pomagate z analizo prislužene vrednosti. Če ste nastavili osnovni načrt projekta (ki ga morate imeti, če ste izkušen strokovnjak) in vnašate stroške v načrt, morate v načrtu nadzorovati prisluženo vrednost.

Nenadzorovana rast obsega projekta

Nenadzorovano rast obsega projekta je pogosto težko spremljati. Do nje pride, kadar vsi člani skupine ne razumejo popolnoma zahtev izdelka projekta. Skupina inženirjev se lahko na primer odloči, da bi bile izboljšane funkcije boljše za izdelek, vendar pa tega ne sporočijo projektnemu vodji, ki bi preveril, ali so stroški izboljšav vzdržni v okviru večjih ciljev pogojev na trgu.

Pregled napredka opravila pred sledenjem

Ustvarite ali posodobite osnovni ali začasni načrt

Ustvarite ali posodobite osnovni ali začasni načrt, da boste lahko pozneje v nadaljnjih fazah projekta te informacije primerjali s posodobljenim načrtom ali osnovnim načrtom. Če shranite osnovni načrt, lahko prepoznate in razrešite razlike in ustvarite natančnejši načrt za podobne prihodnje projekte.

Preglejte napredek v razporedu

Ko sledite napredku v projektu, si lahko ogledate razlike med načrtovanim, razporejenim in dejanskim delom. Tako lažje ocenite, ali delo v projektu napreduje po pričakovanjih.

Od česa je odvisen končni datum projekta (kritična pot)

Besedilo

Eden od prvih korakov pri nadzorovanju projektov je odkrivanje, kako se končni datum projekta spreminja skupaj z opravili in viri.

Primerjajte dve različici projekta (povezava sledi)

Morda boste morali ustvariti ali shraniti izvirne ocene projekta in dejanske podatke projekta, ki jih primerjate, da pridobite napredek.

Nadzorujte delovne obremenitve s skupinskim načrtovalnikom

Besedilo

Projektni vodje imajo težave pri hitrem pridobivanju pregledih informacij o tem, katera opravila izvajajo njihove skupine na določeni točki v načrtu projekta. S skupinskim načrtovalnikom se lahko hitro odzovete na posamezne delovne obremenitve.

Oglejte si dejavnike načrtovanja in jih spremljajte

Z nadzornikom opravil lahko preverite, kako spremembe enega opravila vplivajo na druga opravila. Ko posodobite napredek opravila, bodite pozorni na te vrste sprememb.

Kako deluje načrtovanje v programu Project

Seznanite se z novo funkcijo načrtovanja v programu Project 2010. Tako se boste pri nadzorovanju projekta lahko lažje odzvali na spremembe.

Premagajte odpor v zvezi s sledenjem

Odpor organizacije na sledenje podatkov projektnega vodenja je običajen pojav. Spoznajte nekaj načinov, kako se soočiti z njim.

Na vrh strani

Nadzorovanje napredka v razporedu

Posodobite delo v projektu

Pri napredovanju dela v vašem projektu lahko posodobite načrt z dejanskimi začetnimi in končnimi datumi, dejanskim delom, dejanskim in preostalim trajanjem ter trenutnim odstotkom dokončanega dela in odstotkom dokončanega dela.

Hitro posodobiti dokončana opravila

Preberite, kako hitro posodobite opravila s kontrolniki na traku.

Analizirajte učinkovitost projekta na podlagi analize prislužene vrednosti

Analiza prislužene vrednosti označuje, koliko proračuna naj bi bilo porabljenega glede na količino doslej opravljenega dela in načrtovane stroške za opravilo, dodelitev ali vire.

Shranite projekt v Project Server

Ko končate nadzorovanje projekta, lahko shranite različico v Project Server ali pa jo daste v skupno rabo s člani skupine in drugimi zainteresiranimi skupinami.

Ustvarite poročila o napredku projekta

Besedilo

Vizualna poročila vam omogočajo, da si informacije o projektu ogledate v grafični obliki z izboljšanimi vrtilnimi tabelami v programu Excel 2010 ali vrtilnimi diagrami v programu Visio 2010.

Sledite razvoju aplikacije Project Web App

Če želite najboljše orodje za spremljanje dela v celotni organizaciji, začnite uporabljati Project Server 2010 in njegovega spremljevalca, aplikacije Project Web App.

Nazaj na zemljevid projektnega vodenja

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×