Pregled: najboljše prakse za upravljanje načina uporabe spletnega mesta skupine

Pregled: najboljše prakse za upravljanje načina uporabe spletnega mesta skupine

Če ste lastnik spletnega mesta skupine, priporočamo, da ustvarite model upravljanja – to je model, ki bo obravnaval pravilnike spletnega mesta, procese, vloge in odgovornosti. Model, kot je ta, vam bo pomagal nadzorovati, kako ljudje uporabljajo vaše spletno mesto. Morda želite na primer zahtevati rezervacijo datotek, tako da več oseb ne poskuša urejati datoteke hkrati. Morda boste želeli dovoliti le določenim osebam, da ustvarijo podmesta. V tem članku najdete pregled nad idejami in najboljšimi praksami, s katerimi lahko razmišljate o tem, kdaj ustvariti tak model.

Opomba: Če iščete navodila za ustvarjanje spletnega mesta, glejte Ustvarjanje SharePointovega mesta.

Kaj je upravljanje?

Pomemben, a pogosto nevidni del katerega koli mesta je njegov model upravljanja– nabor pravilnikov, vlog, odgovornosti in procesov, ki jih določite, da ugotovite, kako osebe v skupini uporabljajo SharePoint.

Številne organizacije imajo model upravljanja, ki je na voljo za mesta na osrednjem skrbniškem mestu ali ravni zbirke mest, ki jo lahko ustvarijo in vzdržuje oddelek za informacijske tehnologije (IT) ali skupina.

Če ste lastnik mesta za podmesto v zbirki mest, kot je na primer spletno mesto skupine, je priporočljivo, da ustvarite svoj dodatni model upravljanja za obravnavanje določenih težav.

Model upravljanja olajša:

  • Naj uporabniki mesta vedo, Kdaj bi morali ustvariti novo podmesto, v nasprotju z ustvarjanjem seznama ali druge vsebine mesta.

  • Prepričajte se, da so podmesta in vsebina upokojeni, ko so zastareli, namesto da bi uporabili vaš prostor za shranjevanje in razredčili rezultate iskanja.

  • Zagotovite, da imajo pravi ljudje dostop do prave vsebine.

  • Naj lastniki podmesta vedo, katere predloge in teme lahko uporabljajo.

  • Nemoten prehod lastništva mesta od ene osebe do druge.

Elementi modela upravljanja

Model upravljanja mora obravnavati te težave:

  • Ustvarjanje mesta

  • Upravljanje dovoljenj

  • Arhitektura informacij

  • Življenjski cikel mesta in upokojitev

  • Omejitve shrambe

  • Razvrstitev informacij

  • Customization

  • Zaščita podatkov

  • Krmarjenje

  • Iskanje

  • Vloge in odgovornosti za podporo mestu

Nekatera od teh vprašanj bi morda že lahko določila za vas z modelom za upravljanje mesta ali na ravni organizacije, na primer koliko prostora za shranjevanje imate za mesto in kakšne vrste prilagajanja lahko naredite za videz in delovanje spletnega mesta. Druge morda ne bodo pomembne, odvisno od tega, kako zapleteno je spletno mesto skupine, in koliko oseb jo uporabljate. Toda tudi če vam ni treba sprejemati odločitev o teh temah, priporočamo, da ugotovite, katere odločitve so bile sprejete, da lahko obvestite uporabnike mesta in ustrezno uveljavite pravilnike.

Tukaj je nekaj stvari, ki jih je treba upoštevati pri nastavljanju novega mesta.

Ustvarjanje podmesta

Morda boste želeli, da člani skupine lahko ustvarijo podmesta pod mestom skupine za uporabo v določenih projektih.

Če želite, da lahko spontano ustvari nove podmesta, je velika prednost za skupino, vendar lahko neomejena ustvarjanje mesta izvleče iz roke. Ko se podmesta razmnožujejo svobodno, se lahko pojavijo težave. Primer:

  • Uporabnikom je težko poiskati pravo podmesto ali pa se prepričajte, ali so.

  • Informacije lahko podvojite na več podmestih, pri tem pa uporabite drag prostor za shranjevanje in zahtevate podvojene napore za vzdrževanje.

  • Zastareli podatki lahko bivajo na podmestih, potencialno za leta, ki se prikažejo v rezultatih iskanja. Težko je ugotoviti, katero različico podatkov je mogoče popraviti.

  • Upravljanje dovoljenj za množico podmest lahko postane velika chore, uporabniki pa lahko nehote končajo z dostopom do informacij, ki jih res ne bi smeli imeti.

  • Ko zaposleni zapustijo skupino, so lahko podmesta, ki jih ustvarijo, zapuščena, tako da ustvarijo zmedo in blatne rezultate iskanja za preostale uporabnike mesta.

Če nastavite nekatere pravilnike za ustvarjanje mesta, ki obravnavajo ta območja, lahko prihranite čas in energijo:

  • Kdo lahko ustvari podmesta?

  • Ali je treba nove podmesta odobriti vnaprej? Če je odgovor da, kakšni so pogoji za odobritev in kdo odobri odobritev?

  • Ali naj nova podmesta uporabljajo uveljavljene predloge in teme?

  • Koliko informacij je morda shranjenih na spletnem mestu? Koliko prostora na disku za strežnik lahko prevzamete?

  • Kakšna so pravila za vključitev strategij za krmarjenje na spletnem mestu?

  • Koliko časa naj bodo informacije shranjene na podmestih, preden je izbrisana ali arhivirana?

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje spletnega mesta ali podmesta .

Upravljanje dovoljenj

Integriteta, zaupnost in zasebnost poslanstva vaše organizacije – kritične informacije so odvisne od tega, kako varno naredite svoje mesto – natančneje, za katere želite dodeliti dostop do mesta.

Dodeljevanje in omejevanje dostopa do mesta se imenuje upravljanje dovoljenj in to je ena od najpomembnejših odgovornosti kot lastnik mesta.

Tukaj je nekaj namigov, ki jih morate imeti v mislih, ko razvijate strategijo dovoljenj.

  • Upoštevajte načelo najmanjšega privilegija: osebam dodelite najnižjo raven dovoljenj, ki jih potrebujejo za izvajanje svojih dodeljenih opravil.

  • Osebam omogočite dostop tako, da jih dodate standardnim, privzetim skupinam (kot so člani, obiskovalci in lastniki). Izkoristite večino oseb članov skupine članov ali obiskovalcev in omejite število oseb v skupini lastniki.

  • Uporabite dedovanje dovoljenj, če želite ustvariti čisto, enostavno ponazoritev hierarhije. To pomeni, da se izognete dodeljevanju dovoljenj posameznikom, namesto da bi delali s skupinami. Če je mogoče, imajo podmesta preprosto dedovanje dovoljenj s spletnega mesta skupine in ne z enoličnimi dovoljenji.

  • Organizirajte vsebino, da Izkoristite dedovanje dovoljenj: Razmislite o segmentaciji vsebine po ravni varnosti – ustvarite mesto ali knjižnico posebej za občutljive dokumente, namesto da bi jih razdelili v večji knjižnici in jih zaščitili z enoličnim dovoljenja.

Če želite več informacij o nastavitvi dovoljenj, glejte razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu ali urejanje dovoljenj za seznam, knjižnico ali posamezen element .

Arhitektura informacij

Arhitektura podatkov spletnega mesta je kot kazalo vsebine za knjigo: določa, kako so informacije na tem mestu – njegove spletne strani, dokumenti, seznami in podatki – organizirane in predstavljene uporabnikom spletnega mesta. Arhitektura informacij je pogosto zapisana kot hierarhični seznam vsebine mesta, iskanje ključnih besed, podatkovnih tipov in drugih konceptov.

Če želite ustvariti arhitekturo informacij, morate analizirati informacije, ki bodo predstavljene na spletnem mestu. Tukaj je nekaj vprašanj, ki jih lahko uporabite za razvoj arhitekture informacij:

  • Kakšno vsebino boste imeli na spletnem mestu? Kako bo to prevedlo v podmesta, sezname, knjižnice in tako dalje?

  • Kako bodo informacije predstavljene na spletnem mestu?

  • Kako se bodo uporabniki mesta pomikali po mestu?

  • Kako bodo informacije usmerjene na določene ciljne skupine?

  • Kako bodo iskanja konfigurirana in optimizirana?

Del strukture podatkov lahko vključuje razvrščanje informacij.

Če so informacije, s katerimi se ukvarjate, visoko vredne za podjetje, potrebujete posebno varnost ali pa so zajete v pravilih o skladnosti predpisov, boste morda želeli nastaviti shemo razvrščanja, da prepoznate določene vrste vsebine, ki jih je treba skrbno upravljati.

Ko organizirate informacije na določene sezname in knjižnice, lahko uporabite funkcije upravljanja za upravljanje načina vodenja vsebine. Primer:

Zahtevaj rezervacijo datotek

Ko zahtevate rezervacijo datoteke, zagotovite, da lahko datoteka ureja le ena oseba, dokler ni potrjena. Če zahtevate, da so dokumenti rezervirani, preprečite, da bi več ljudi spreminjalo hkrati, kar lahko ustvari spore pri urejanju in povzroči zmedo. Z zahtevo za rezervacijo lahko tudi opomnite člane ekipe, da dodajo pripombo, ko preverijo datoteko, tako da lahko lažje izkoristite vsebino, ki se je spremenila v vsaki različici. Za več informacij glejte Nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.

Spremljanje različic

Če morate obdržati starejše različice datotek, vam lahko knjižnice pomagajo spremljati, shranjevati in obnavljati datoteke. Lahko se odločite za spremljanje vseh različic na enak način. Lahko pa izberete, da določite nekatere različice kot velike, kot je dodajanje novega poglavja v priročnik in nekatere različice kot manjše, kot je na primer popravljanje črkovalne napake. Če želite pomoč pri upravljanju prostora za shranjevanje, lahko izberete število vseh vrst različic, ki jih želite shraniti. Če želite več informacij shranjevanju različic, si oglejte Delovanje shranjevanja različic na seznamu ali v knjižnici.

Določite lahko, da je zahtevana odobritev dokumenta. Dokumenti ostanejo v stanju čakajoče, dokler jih ne odobri ali zavrne nekdo, ki ima dovoljenje za to dejanje. Nadzorujete lahko, katere skupine uporabnikov si lahko ogledajo dokument, preden je odobrena. Ta funkcija vam lahko pomaga, če vaša knjižnica vsebuje pomembne smernice ali postopke, ki morajo biti dokončni, preden jih vidijo drugi. Če želite več informacij o odobritvi dokumenta, glejte Zahtevanje odobritve elementov na seznamu mest ali v knjižnici.

Knjižnice podpirajo tehnologijo RSS, tako da lahko člani vaše delovne skupine samodejno prejemajo in si ogledajo posodobitve ali vire novic in informacij na konsolidiranem mestu. S tehnologijo RSS lahko vas opozorite na morebitne spremembe knjižnice, na primer, ko so datoteke, ki so shranjene v knjižnici, spremenjene. Viri RSS omogočajo članom delovne skupine ogled usklajenega seznama spremenjenih datotek. E-poštna opozorila lahko ustvarite tudi tako, da ste obveščeni, ko se datoteke spremenijo. Če želite več informacij o virih RSS, glejte upravljanje virov RSS za spletno mesto ali zbirko mest.

Knjižnica dokumentov ali vrsta vsebine lahko uporablja poteke dela, ki jih je vaša organizacija določila za poslovne procese, kot je upravljanje odobritve dokumenta ali pregled. Vaša skupina lahko uporabi poslovne procese za svoje dokumente, ki so znani kot poteki dela, ki določajo dejanja, ki jih je treba sprejeti v zaporedju, kot je odobritev ali prevajanje dokumentov. Potek dela je avtomatiziran način premika dokumentov ali elementov z zaporedjem dejanj ali opravil. Trije poteki dela so privzeto na voljo za knjižnice: odobritev, ki usmerja dokument v skupino oseb za odobritev; Zbiranje povratnih informacij, ki usmerja dokument v skupino oseb za povratne informacije in vrne dokument osebi, ki je začela potek dela kot urejanje; in zbirajo podpise, ki usmerjajo dokument skupini oseb, da zbirajo svoje digitalne podpise. Če želite več informacij o potekih dela, glejte pregled potekov dela, ki so vključeni v SharePoint

Če vaša skupina deluje z več vrstami datotek, kot so delovni listi, predstavitve in dokumenti, lahko funkcije knjižnice razširite tako, da omogočite in določite več vrst vsebine. Vrste vsebine zagotavljajo prilagodljivost in enotnost v več knjižnicah. Vsaka vrsta vsebine lahko določi predlogo in celo procese poteka dela. Predloge delujejo kot izhodišče za oblikovanje in katero koli zapečeno besedilo in za lastnosti, ki veljajo za dokumente te vrste, kot je ime oddelka ali številka pogodbe. Če želite več informacij o vrstah vsebine, glejte Uvod v vrste vsebine in objavljanje vrste vsebine

Če imate skupino občutljivih datotek in bi bilo koristno vedeti, kako so bili dokumenti uporabljeni, lahko določite pravilnik, ki vam omogoča, da omogočite sledenje dogodkom, kot so spremembe datotek, kopije ali brisanje. Če želite informacije o nastavitvi nadzora, glejte Konfiguriranje nastavitev nadzora za zbirko mest

Življenjski cikel mesta in upokojitev

Spletna mesta, kot sta dokument worksites in spletna mesta za razprave, se pogosto družita, potem ko niso več uporabna, z uporabo dragocenega prostora za shranjevanje in Blatnim rezultatom iskanja. Priporočljivo je, da nastavite urnik za pregledovanje mest in njihove vsebine (vsaj enkrat na leto), da preverite, ali jih je treba obdržati.

Dobro je tudi pozabiti, da je model večjega upravljanja vaše organizacije morda na preži za zastarele strani. Skrbnik lahko na primer samodejno izbriše mesta, ki so bila nedotaknjena za 90 dni. Kot lastnik mesta, boste prejeli e-poštno opozorilo, da se bo to zgodilo. Če želite več informacij o življenjskih obdobjih in pravilnikih o upokojitvi, glejte pravilniki o zaprtju mesta.

Omejitve shrambe

Skrbnik je morda nastavil omejitev na količino shrambe diskov, ki jo skupina lahko uporabi. Ugotoviti morate, ali obstaja omejitev, in če je tako, se odločite, kako jo boste razdelili med mesta, strani in knjižnice.

Strežnik SharePoint Server privzeto nalaga omejitev 50 MB na velikost posameznega dokumenta, ki ga je mogoče prenesti v knjižnico dokumentov. Poleg tega privzeto lastniki mest skupine prejmejo opozorila, ko je shramba na 90% količinske omejitve.

Ko veste, katere so vaše omejitve, lahko uporabite funkcije, kot so različica ali sledenje nadzora, da zagotovite, da vaše mesto ostane znotraj njih. Če želite več informacij, glejte upravljanje omejitev shrambe za zbirko mest.

Customization

Morda ima vaša organizacija nekaj standardiziranih blagovnih znamk, predlog mesta ali postavitev mesta, ki so najprimernejša ali zahtevana. Kako daleč lahko uporabniki dostopajo do prilagajanja videza svojih spletnih mest in strani?

Če želite nadzorovati prilagajanje, se boste morda odločili, da zaklenete, kdo v vaši ekipi ima dovoljenje za prilagajanje, ali pa se boste morda odločili za uporabo standardiziranih postavitev strani, da zagotovite, da bodo izpolnjene določene zahteve, kot je na primer lastnik mesta, ki je prikazan v zgornjem levem kotu mesta.

Morda boste želeli nastaviti tudi smernice o funkcijah, ki jih ljudje lahko uporabljajo na svojih podmestih. Morda boste želeli na primer vprašati, ali ljudje ne uporabljajo spletnih gradnikov, ki bi zahtevali kodiranje po meri.

Na drugem koncu spektra boste morda vsem v ekipi omogočili SharePoint Designerja, da bodo lahko naredili vse želene spremembe.

Če želite več informacij o prilagajanju mesta, glejte Spreminjanje videza SharePointovega mesta ali Uvod v prilagajanje mest in strani.

Krmarjenje

Elementi krmarjenja osebam omogočajo ogled vsebine, ki jo potrebujejo. Dva elementa krmarjenja, ki ju lahko prilagodite, sta zgornja vrstica s povezavami in podokno »Hitri zagon«.

Če za vsak seznam ali knjižnico uporabite strani z nastavitvami, lahko izbirate, kateri seznami in knjižnice so prikazani v podoknu »Hitri zagon«. Spremenite lahko tudi vrstni red povezav, dodate ali izbrišete povezave in dodate ali izbrišete razdelke, v katerih organizirane povezave. Če je v razdelku Seznam na primer preveč seznamov, dodajte nov razdelek za Seznam opravil, v katerega vključite povezave do seznamov opravil.

Prek zgornje vrstice s povezavami uporabniki mesta lahko pridejo na druga mesta v zbirki mest tako, da je vrstica z zavihki prikazana na vrhu vsake strani na mestu. Ko ustvarite novo mesto, lahko izberete, ali ga boste vključili v zgornjo vrstico s povezavami nadrejenega mesta in ali boste zgornjo vrstico s povezavami uporabljali z nadrejenega mesta.

Če želite več informacij o krmarjenju po mestu, glejte Uvod v krmarjenje po mestu ali prilagajanje krmarjenja na SharePointovem mestu

Iskanje

Vsebina se prikaže na mnogih mestih, vključno s spletnimi mesti, seznami, knjižnicami, spletnimi gradniki in stolpci. Ko nekdo preišče mesto, se privzeto prikaže vsa vsebina na mestu katerega koli od njegovih podmest.

Kot lastnik mesta lahko izberete, ali je vsebina na vašem spletnem mestu prikazana v rezultatih iskanja. Ko v rezultatih iskanja preprečite prikaz vsebine mesta, je vsebina vseh podmest pod njo tudi blokirana v rezultatih iskanja.

Vsebina z omejenimi dovoljenji se privzeto ne prikaže v rezultatih iskanja za uporabnike, ki nimajo dovoljenj za branje. To lahko spremenite tako, da je omejena vsebina prikazana v rezultatih iskanja, vendar uporabniki ne bodo mogli odpreti vsebine, za katero nimajo dovoljenja.

Če želite več informacij o iskanju, si oglejte pregled skrbništva za iskanje v storitvi SharePoint online ali konfigurirajte spletni gradnik za iskanje vsebine v SharePointu .

Vloge in odgovornosti za podporo mestu

Priporočljivo je, da določite vloge in odgovornosti za zmanjšanje kaosa, ki lahko pride na mesto, ko člani osebja zaidejo v skupino ali iz nje. Tukaj je nekaj stvari, ki jih je dobro imeti zapisano o tem, kdo dela na vašem spletnem mestu:

  • Izobraževanje: izobraževanje za osnovno krmarjenje, iskanje in upravljanje dokumentov je lahko zelo uporabno za ljudi, ki so novi v izdelku.

  • Podpora: za odpravljanje težav in sodelovanje s skrbnikom boste morda želeli določiti strokovnjaka v skupini.

  • Skladnost z zakonskimi ali organizacijskimi smernicami: včasih je to morda le vprašanje vzdrževanja ažurnih povezav z ustreznimi smernicami, vendar je dobro, da je odgovorna oseba.

Če želite več informacij o vlogah, glejte načrtovanje mest in upravljanje uporabnikov ali upravljanje skrbnikov za zbirko mest .

Zaščita podatkov

Funkcije varnostnega kopiranja in obnovitve ščitijo podatke pred naključno izgubo. Pogostost varnostnega kopiranja in hitrost ter raven obnovitve nastavi skrbnik. Ogled pregleda varnostnega kopiranja in obnovitve v strežniku SharePoint Server ali upravljanje koša v zbirki mest v SharePoint onlineu

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×