Pregled: najboljše prakse za upravljanje, kako uporabniki uporabljajo vaše spletno mesto skupine

Pregled: najboljše prakse za upravljanje, kako uporabniki uporabljajo vaše spletno mesto skupine

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Če ste lastnik mesta skupine, je dobro, da ustvarite z modelom upravljanja – torej modela za naslov spletnega mesta pravilnike, procese, vloge in odgovornosti. Model tako boste določite, kako uporabniki uporabljajo vaše spletno mesto. Morda boste želeli zahteva rezervacijo datotek, tako da več oseb ne želite istočasno urejanje datoteke. Ali želite dovoliti le določene osebe za ustvarjanje podmest. V tem članku je pregled ideje in najboljše prakse pomislite pri ustvarjanju tak model.

Opomba : Če iščete navodila za ustvarjanje spletnega mesta, si oglejte Ustvarjanje SharePointovega mesta.

V tem članku

Kaj je upravljanje

Elementi modela upravljanja

Ustvarjanje podmesta

Upravljanje dovoljenj

Zgradba informacij

Zahtevanje rezervacije datotek

Sledenje različicam

Zahtevanje odobritve dokumenta

Obveščenost o spremembah

Ustvarjanje potekov dela

Določanje vrst vsebine

Nadzorna sled

Življenjski cikel in ukinitev mesta

Omejitve shrambe

Prilagajanje

Za krmarjenje

Iskanje

Vloge ter odgovornosti za zagotavljanje podpore za mesto

Zaščita podatkov

Kaj je upravljanje

Pomemben, a pogosto neviden del vseh mest je model upravljanja – komplet pravilnikov, vlog, odgovornosti in procesov, ki jih uvedete, da bi z njimi ugotovili, kako uporabniki v skupini uporabljajo SharePoint.

Številne organizacije uporabljajo model upravljanja, ki ga lahko ustvari in vzdržuje oddelek ali skupina za informacijsko tehnologijo, za mesta v osrednjem skrbništvu ali na ravni zbirke mest.

Če ste lastnik mesta za podmesto v zbirki mest, kot je na primer spletno mesto skupine, vam priporočamo, da ustvarite svoj dodatni model upravljanja, s katerim odpravite določene težave.

Z modelom upravljanja lahko preprosto:

  • uporabnikom mesta sporočite, kdaj naj ustvarijo novo podmesto in ne seznama ali druge vsebine mesta,

  • zagotovite, da so podmesta in vsebina ukinjeni, ko so zastareli, tako da ne uporabljajo prostora za shranjevanje in poslabšajo rezultatov iskanja,

  • zagotovite, da imajo prave osebe dostop do prave vsebine,

  • lastnikom podmest sporočite, katere predloge in teme lahko uporabljajo, ter

  • nemoteno prenesete lastništvo mesta z ene osebe na drugo.

Elementi modela upravljanja

Model upravljanja mora obravnavati te zadeve:

  • Ustvarjanje mesta

  • Upravljanje dovoljenj

  • Zgradba informacij

  • Življenjski cikel in ukinitev mesta

  • Omejitve shrambe

  • Razvrstitev informacij

  • Prilagajanje

  • Zaščita podatkov

  • Krmarjenje

  • Iskanje

  • Vloge ter odgovornosti za zagotavljanje podpore za mesto

Odločitve o nekaterih zgoraj navedenih temah so bile morda že sprejete prek modela upravljanja za zbirko mest ali celotno organizacijo, na primer koliko prostora za shranjevanje je na voljo za mesto ter kako je mogoče prilagoditi videz in način delovanja mesta. Druge morda niso uporabne, kar je odvisno od tega, kako obsežno je vaše spletno mesto skupine in koliko uporabnikov ga uporablja. Toda tudi če vam ni treba sprejeti odločitev o teh temah, priporočamo, da poznate sprejete odločitve, tako da boste o njih lahko obvestili uporabnike mesta in ustrezno izvajali pravilnike.

Spodaj je navedenih nekaj stvari, na katere ne smete pozabiti pri ustvarjanju novega mesta.

Ustvarjanje podmesta

Članom skupine lahko na primer omogočite, da pod spletnim mestom skupine ustvarijo podmesta in jih uporabljajo za določene projekte.

Možnost ustvarjanja poljubnega števila novih podmest je lahko odlična prednost za skupino, vendar pa lahko zaradi neomejenega ustvarjanja mest hitro izgubite nadzor. Zaradi neomejenega množenja podmest lahko pride do težav. Primeri:

  • Uporabniki težko najdejo pravo podmesto oziroma niso prepričani, ali so našli pravo mesto.

  • Informacije so lahko podvojene na več podmestih in uporabljajo dragoceni prostor za shranjevanje, tako da jih težje vzdrževati.

  • Zastarele informacije so lahko na podmestih shranjene tudi več let in so poleg tega prikazane tudi med rezultati iskanja. Uporabnik zato težko ugotovi, katera različica informacij je pravilna.

  • Upravljanje dovoljenj za veliko število podmest lahko postane glavno opravilo, uporabniki pa lahko nehote pridobijo dostop do informacij, do katerih ga pravzaprav ne bi smeli imeti.

  • Ko zaposleni zapustijo skupino, podmest, ki jih ustvarijo, morda ne uporablja nihče več, kar za ostale uporabnike mesta ustvarja zmedo in dodaja neželene rezultate med njihove rezultate iskanja.

Čas in energijo prihranite tako, da nastavite nekaj pravilnikov za ustvarjanje mest, v katerih so obravnavne te teme:

  • Kdo lahko ustvarja podmesta?

  • Ali je treba nova podmesta odobriti vnaprej? Če jih je treba, kakšni so pogoji za odobritev in kdo jih odobri?

  • Ali morajo nova podmesta uporabljati ustvarjene predloge in teme?

  • Koliko informacij je mogoče shraniti na mesto? Koliko prostora na disku v strežniku lahko zavzamejo?

  • Kakšna so pravila za vključitev strategij krmarjenja na mesto?

  • Koliko časa naj bodo informacije shranjene na podmestih, preden jih je mogoče izbrisati ali arhivirati?

Če želite več informacij, glejte ustvarjanje mesta ali podmesta .

Upravljanje dovoljenj

Celovitost, zaupnost in zasebnost informacij, ki so nujno potrebne za izvedbo dela v organizacijo, so odvisne od varnosti mesta, še posebej od tega, koga izberete za podeljevanje dostopa do mesta.

Podeljevanje in omejevanje dostopa do mesta se imenuje upravljanje dovoljenj in je ena od vaših najpomembnejših odgovornosti kot lastnik mesta.

Spodaj je navedenih nekaj nasvetov, ki jih upoštevajte pri pripravi strategije podeljevanje dovoljenj.

  • Sledite načelu najmanjše pravice in osebam podelite najnižjo raven dovoljenj, ki jo potrebujejo za izvajanje dodeljenih opravil.

  • Uporabnikom podelite dostop tako, da jih dodajte v standardne, privzete skupine (kot so člani, obiskovalci in lastniki). Večino uporabnikov dodajte v skupino članov ali obiskovalcev in omejite število uporabnikov v skupini lastnikov.

  • Z dedovanjem dovoljenj ustvarite pregledno hierarhijo, ki jo je mogoče preprosto ponazoriti. Dovoljenj torej ne podeljujte posameznikom, ampak skupinam. Če je mogoče, za podmesta ne nastavitve enoličnih dovoljenj, ampak naj ta podmesta preprosto podedujejo dovoljenja od spletnega mesta skupine.

  • Razvrstite vsebino in izkoristite prednost dedovanja dovoljenj. Priporočamo, da vsebino razdelite glede na raven varnosti. Namesto da imate občutljive dokumente raztresene v veliki knjižnici in zaščitene z enoličnimi dovoljenji, ustvarite mesto ali knjižnico posebej za občutljive dokumente.

Več informacij o nastavljanju dovoljenj, glejte razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu ali urejanje dovoljenj za seznam, knjižnico, ali posamezen element .

Zgradba informacij

Zgradba informacij na mestu je kot kazalo vsebine za knjige: določa, kako informacije v tem spletnem mestu – svoje spletne strani, dokumenti, seznami in podatkov – organizirani in predstavljeni uporabnikom spletnega mesta. Zgradba informacij je pogosto zapisana kot hierarhičen seznam vsebine mesta, ključnih besed za iskanje, podatkovne tipe in drugi koncepti.

Če želite ustvariti zgradbo informacij, morate analizirati informacije, ki jih želite predstaviti na mestu. Spodaj je navedenih nekaj vprašanja, s katerimi si lahko pomagate pri razvoju zgradbe informacij:

  • Kakšno vrsto vsebine boste uporabljali na mestih? Kako bo ta vsebina uporabljena na podmestih, seznamih, v knjižnicah in drugih elementih mesta?

  • Kako bodo informacije predstavljene na mestu?

  • Kako se bodo uporabniki pomikali po mestu?

  • Kako bodo informacije usmerjene določenim občinstvom?

  • Kako bo konfigurirano in optimirano iskanje?

V zgradbo informacij je lahko vključena tudi razvrstitev informacij v kategorije.

Če so informacije na mestih zelo pomembne za podjetje, če je za njih treba uporabiti posebno zaščito ali če za njih veljajo pravila za skladnost s predpisi, priporočamo, da nastavite shemo razvrstitve v kategorije, po kateri lahko prepoznate posebne vrste vsebine, ki jo je treba pazljivo upravljati.

Ko razvrstite informacije na posebne sezname in v knjižnice, lahko s funkcijami upravljanja upravljate način upravljanja vsebine. Primeri:

Zahtevanje rezervacije datotek

Ko ste rezervacijo datoteke, zagotovite, da je le ena oseba datoteko lahko urejate, dokler je ne sprostite. Zahtevo za dokumente, da je treba preveriti prepreči več oseb hkrati, ki lahko ustvarite spori pri urejanju in zmedo opravite spremembe. Zahteva rezervacijo lahko pomaga opomni člani skupine, če želite dodati pripombo, ko so oglejte datoteke, tako da lahko bolj preprosto sledite, kaj se je spremenilo v vsaki različici. Če želite več informacij, glejte nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.

Sledenje različicam

Če želite ohraniti pretekle različice datoteke, knjižnice lahko spremljate, shranjevanje in obnoviti datoteke. Izberete lahko sledite vse različice na enak način kot. Ali lahko v nekaterih različicah namenite večjih, kot so dodajanje novih poglavje ročna in nekaterih različicah kot manjše, na primer popravljanje črkovalne napake. Za lažje upravljanje prostora za shranjevanje, lahko izberete število posamezno vrsto različice, ki jo želite shraniti. Če želite več informacij o shranjevanje različic, si oglejte delovanje shranjevanja različic na seznamu ali v knjižnici?.

Določite lahko, da je potrebna odobritev za dokument. Dokumenti ostanejo na čakanju, dokler niso odobrene ali zavrnjene druga oseba, ki ima dovoljenja ne smete. Določite lahko, katere skupine uporabnikov lahko ogled dokumenta, preden je potrjena. Ta funkcija je koristno, če je vaša knjižnica pomembne smernice ali postopkov, s katerimi je treba končno pred drugi vidijo. Če želite več informacij o odobritve dokumenta, glejte zahteva odobritev elementov seznama ali knjižnice.

Knjižnice podpora RSS tehnologije, tako, da člani delovne skupine lahko samodejno sprejemanje in si ogledate posodobitve ali virov novic in informacij na mestu, usklajeni. Uporabite lahko RSS tehnologije opozori, da boste vse spremembe v knjižnico, na primer, ko spremenite datoteke, ki so shranjeni v knjižnici. Viri RSS omogočajo člani delovne skupine, če si želite ogledati zbranega seznama datotek, ki so se spremenile. E-poštnih opozoril, lahko ustvarite tudi tako, da vas obvesti, ko spremenite datoteke. Če želite več informacij o virov RSS, glejte upravljanje virov RSS za spletno mesto ali zbirko mest.

V dokument knjižnico ali vrsto vsebine lahko uporabite poteke dela, ki so določene organizacije za poslovne procese, kot je na primer upravljanje odobritve dokumenta ali pregledati. Skupino lahko uporabite poslovne procese za dokumente v njej, imenovanim potekih dela, ki določite dejanja, da se premaknete v zaporedju, na primer odobritvi ali prevajanje dokumentov. Potek dela je avtomatiziran način premaknite dokumente ali elemente po zaporedju dejanja ali opravila. Trije poteki dela so na voljo za knjižnice privzeto: odobritve, ki preusmerja dokumenta v skupino oseb za odobritev; Zbiranje povratnih informacij, ki preusmerja dokumenta v skupino oseb, za povratne informacije in vrne dokument osebi, ki je začela potek dela kot urejanje; in zbiranja podpisov, ki preusmerja dokumenta v skupino oseb, za zbiranje svoje digitalni podpisi. Če želite več informacij o potekih dela, si oglejte pregled potekov dela, ki so vključeni v SharePoint

Če vaša skupina dela z več vrst datotek, na primer delovne liste, predstavitve in dokumente, lahko razširite funkcionalnost knjižnici tako, da omogočite in določite več vrst vsebine. Vrste vsebine dodajo prilagodljivost in doslednost med več knjižnicami. Vsaka vrsta vsebine lahko določite predlogo in celo procesov poteka dela. Predlog, ki delujejo kot izhodišče za oblikovanje in standardnega besedila in za lastnosti, ki veljajo v dokumentih te vrste, na primer oddelek za ime ali pogodbo številko. Če želite več informacij o vrstah vsebine, glejte Uvod v vrste vsebine in objavljanja vrste vsebine

Če imate skupino občutljivih datotek in je dobro vedeti, kako so dokumenti uporabljajo, lahko določite pravilnika, ki vam omogoča, da omogočite sledenje "Nadzora" na dogodke, kot so datoteke spremembe, kopij ali brisanje. Če želite informacije o nastavitvi nadzor, si oglejte Konfiguriranje nastavitev nadzora za zbirko mest

Življenjski cikel in ukinitev mesta

Mesta, kot so na primer mesta delovnega prostora za dokumente in mesta za razprave, so lahko še vedno prisotna, čeprav niso več uporabna, s tem pa zavzemajo dragocen prostor za shranjevanje in med rezultati iskanja prikazujejo neuporabne rezultate. Priporočamo vam, da nastavite urnik za pregled mest in vsebine na njih (vsaj enkrat letno) ter tako ugotovite, ali jih je še smiselno obdržati.

Je dobro, da imejte v mislih, da večje model upravljanja organizacije lahko tudi iščejo zastarele mesta. Na primer skrbnik lahko samodejno brisanje mesta, ki so bile nedotaknjene 90 dni. Kot lastnik mesta bi prejeli e-pošto opozorilo, tako, da bo zgodilo. Če želite več informacij o življenjski cikel in ukinitev mesta, glejte Pravilniki o zaprtju mesta.

Omejitve shrambe

Skrbnik je morda nastavil omejitev za količino prostora na disku, ki ga lahko uporablja skupina. Izvedeti morate, ali je količina prostora omejena. Če je količina prostora omejena, se morate odločiti, kako boste porazdelili prostor med mesta, strani in knjižnice.

V strežniku SharePoint Server je privzeto nastavljena omejitev 50 MB za ena sam dokument, ki ga je mogoče prenesti v knjižnico dokumentov. Lastniki spletnega mesta skupine pa privzeto prejmejo tudi opozorilo, ko shramba doseže 90 % količinske omejitve.

Ko poznate svoje omejitve, lahko uporabite funkcije, kot so različice ali nadzorno sledenje, če želite zagotoviti, da mesto ne preseže teh omejitev. Če želite več informacij, glejte upravljanje omejitev za shrambe zbirke mest.

Prilagajanje

Organizacija lahko ustvari nekaj standardnih značilnosti, predlog mest ali postavitev strani, ki naj bi jih uporabili oziroma jih morate uporabiti. V kakšni meri lahko uporabniki prilagodijo videz svojih mest in strani?

Če želite nadzorovati prilagajanje, dovoljenja za prilagajanje podelite le določenim osebam v skupini ali pa uporabite standardne postavitve strani in tako zagotovite, da so izpolnjeni določeni pogoji, na primer prikaz lastnika mesta v zgornjem levem kotu vseh mest.

Pripravite lahko tudi priporočila o funkcijah, ki jih osebe lahko uporabljajo na svojih podmestih. Osebe lahko na primer prosite, naj ne uporabljajo spletnih gradnikov, za katere je treba napisati kodo po meri.

Po drugi strani pa vam priporočamo, da vsem v skupini omogočite uporabo SharePoint Designerja, s katerim lahko naredijo vse želene spremembe.

Če želite več informacij o prilagajanje spletnega mesta, glejte prilagajanje spletnega mesta skupine ali Uvod v prilagajanje mest in strani.

Krmarjenje

Elementi krmarjenja osebam omogočajo brskanje po vsebini, ki jo potrebujejo. Dva elementa za krmarjenje, ki ju lahko prilagodite, sta zgornja vrstica s povezavami in hitri zagon.

Izberete lahko sezname in knjižnice, ki bodo prikazani v podoknu »Hitri zagon«, tako da za vsak seznam ali knjižnico uporabite strani z nastavitvami. Spremenite lahko tudi vrstni red povezav, dodate ali izbrišete povezave in dodate ali izbrišete razdelke, v katerih so razvrščene povezave. Če je v razdelku »Seznam« na primer preveč seznamov, dodajte nov razdelek za seznam opravil, v katerega vključite povezave do seznamov opravil.

Prek zgornje vrstice s povezavami uporabniki mesta lahko pridejo na druga mesta v zbirki mest tako, da je vrstica z zavihki prikazana na vrhu vsake strani na mestu. Ko ustvarite novo mesto, lahko izberete, ali ga boste vključili v zgornjo vrstico s povezavami nadrejenega mesta in ali boste zgornjo vrstico s povezavami uporabljali z nadrejenega mesta.

Če želite več informacij o krmarjenju po mestu, glejte Uvod v krmarjenje po mestu ali prilagajanje krmarjenja po spletnem mestu skupine

Iskanje

Vsebina je prikazana na številnih mestih, tudi na spletnih mestih, seznamih, v knjižnicah, spletnih gradnikih in stolpcih. Ko določena oseba išče po vašem mestu, se med rezultati iskanja privzeto prikaže vsa vsebina, ki je na mestu in na vseh njegovih podmestih.

Kot lastnik mesta lahko izberete, ali želite vsebino mesta prikazati med rezultati iskanja. Če preprečite prikaz vsebine mesta med rezultati iskanja, je vsebina vseh podmest pod njim prav tako blokirana in se ne prikaže med rezultati iskanja.

Vsebina z omejenimi dovoljenji privzeto ni prikazana med rezultati iskanja uporabnikom, ki nimajo dovoljenj za branje vsebine. To lahko spremenite in omejeno vsebino prikažete med rezultati iskanja, vendar uporabniki ne bodo mogli odpreti vsebine, za katero nimajo dovoljenja.

Če želite več informacij o iskanju, glejte pregled skrbništva iskanja za SharePoint Online ali Konfiguriraj vsebine spletnega gradnika iskanja v SharePointu .

Vloge ter odgovornosti za zagotavljanje podpore za mesto

Priporočamo vam, da opredelite vloge in odgovornosti in tako zmanjšate zmedo, do katere lahko pride na mestu, ko se člani osebja pridružijo skupini ali jo zapustijo. Spodaj je navedenih nekaj opravil, za katere določite osebe, ki jih bodo izvajale na mestu:

  • Izobraževanje: Izobraževalni tečaji o osnovnem krmarjenju, iskanju in upravljanju dokumentov so lahko zelo uporabni za uporabnike, ki so šele začeli uporabljati izdelek.

  • Podpora: V skupini lahko izberete strokovnjaka, ki bo odpravljal težave in komuniciral s skrbnikom.

  • Skladnost s pravnimi predpisi in predpisi organizacije: Včasih to pomeni le, da je treba posodabljati povezave do ustreznih predpisov, vendar vam priporočamo, da je za to odgovorna ena oseba.

Za več o vlogah, glejte načrtovanje mest in upravljanje uporabnikov ali upravljanje skrbnikov za zbirko mest .

Zaščita podatkov

Varnostno kopiranje in obnovitev funkcije zaščita podatkov pred izgubo. Pogostost varnostno kopiranje in hitrost in raven obnovitev nastavite tako, da skrbnik. Preberite pregled varnostnega kopiranja in obnovitve v SharePointuali upravljanje koša v zbirki mest SharePoint Online

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×