Povezovanje e-poštnih sporočil in sledenje e-poštnim sporočilom v programu Business Contact Manager

Sledenje e-poštnih sporočil osebam ali oseb, povezanih s podjetjem, je lahko zahtevno opravilo in če izgubite pregled nad sporočili, lahko izgubite tudi poslovne priložnosti. Business Contact Manager za Outlook to težavo odpravi tako, da poslovni zapis spremeni v navidezni e-poštni nabiralnik in vam tako omogoči, da z njim povežete e-poštna sporočila.

V tem članku je opisano, kako posamezna e-poštna sporočila povežete z zapisi programa Business Contact Manager za Outlook in kako nastavite povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil za samodejno povezavo sporočil z zapisi, vključno s poslovnimi projekti.

Pomembno :  Če vašo zbirko podatkov uporablja več uporabnikov, si lahko povezana e-poštna sporočila ogleda vsak uporabnik, ki ima dovoljenje za dostop do zbirke podatkov.

Kaj želite narediti?

Povezovanje posameznih e-poštnih sporočil z zapisi

Samodejno povezovanje e-poštnih sporočil z zapisi

Onemogočanje povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil

Razumevanje težav, povezanih z zasebnostjo in varnostjo, pri povezovanju in sledenju e-poštnih sporočil v zbirki podatkov v skupni rabi

Brisanje e-poštnih sporočil iz zapisa

Povezovanje e-poštnih sporočil z zapisi

E-poštna sporočila lahko povežete z vrstami zapisov »kupec« in »poslovni stik« ter poslovnimi projekti. Nato pa si lahko z le nekaj kliki ogledate sporočila, povezana z zapisom.

Ko poslovne stike in poslovne projekti povežete s kupcem, si lahko ogledate tudi e-poštna sporočila, povezana s posameznim poslovnim stikom in poslovnim projektom v zgodovini komuniciranja v kartoteki kupca.

Samodejno povezovanje e-poštnih sporočil z zapisi

Funkcija povezovanja in sledenje e-poštnih sporočil vam omogoča, da samodejno povežete in sledite e-poštna sporočila svojih kupcev in poslovnih stikov, preberete stara in si celo ogledate sporočila, ki ste jim jih poslali. Poleg tega lahko e-poštna sporočila samodejno povežete tudi glede na temo poslovnih projektov.

Na vrh strani

Povezovanje posameznih e-poštnih sporočil z zapisi

E-poštna sporočila, ki jih povežete s zapisom »Kupec«, »Poslovni stik« ali »Poslovni projekt«, ostanejo v Outlooku. E-poštna sporočila so navedena tudi v zgodovini komuniciranja zapisa in v mapi mapa »Zgodovina komunikacije« programa Business Contact Manager za Outlook.

Štirje KB sporočila so shranjeni v zbirki podatkov programa Business Contact Manager, tako da imate še vedno dostop do celotnega sporočila ali le dela sporočila, tudi če ga izbriše iz Outlooka. Če je bilo izvirno sporočilo večje od 4 KB, boste imeli dostop led do dela sporočila, če ga izbrišete iz Outlooka.

  1. V Outlooku kliknite ali odprite e-poštno sporočilo, ki ga želite povezati z zapisom.

  2. Na traku v skupini Posel kliknite Poveži z zapisom.

  3. V pogovornem oknu Poveži z zapisom programa Business Contact Manager na seznamu Vrsta elementa kliknite vrsto zapisa, ki jo želite poiskati.

    Opomba :  Če izberete kartoteko priložnosti, je e-poštno sporočilo dejansko povezano s kupcem ali poslovnim stikom v kartoteki priložnosti.

  4. Na seznamu zapisov kliknite zapis.

    Če želite element povezati z več zapisi, izberite te zapise.

Kako izberem več zapisov?

Če želite izbrati zaporedne zapise, pritisnite tipko SHIFT in nato kliknite prvi ter zadnji zapis v skupni, ki ga želite dodati. Če želite izbrati nezaporedne zapise, pritisnite tipko CTRL in kliknite posamezen zapis. Če želite izbrati vse zapise, kliknite en zapis in pritisnite tipki CTRL+A.

  1. V razdelku Povezani zapisi kliknite Poveži s/z.

    Zapisi, ki ste jih izbrali, so navedeni v oknu Poveži s/z.

  2. Kliknite V redu .

Ogled e-poštnih sporočil, ki so povezana z zapisom

Če želite prikazati e-poštna sporočila, ki so povezana z zapisom, odprite zapis in nato kliknite zavihek Zgodovina.

Prikažejo se e-poštna sporočila in vsi drugi elementi zgodovine komuniciranja, povezani z zapisom.

Če želite več informacij o elementih zgodovine komuniciranja, si oglejte članek Sledenje komunikaciji s strankami v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani

Samodejno povezovanje e-poštnih sporočil z zapisi

Ko omogočite funkcijo »Povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil«, so vsa nova e-poštna sporočila, poslana na izbrane e-poštne naslove ali prejeta z njih, samodejno povezana z zapisi.

Poiščete lahko tudi pretekla e-poštna sporočila in jih povežete z zapisi.

Sporočila so prikazana v zgodovini komuniciranja v zapisu, ki vsebuje izbran e-poštni naslov.

Če zapis povežete iz e-poštnega sporočila in če ni obstoječega zapisa programa Business Contact Manager za Outlook, ki ustreza e-poštnemu naslovu, funkcija za povezovanje in sledenje ustvari novo kartoteko poslovnih stikov in poveže e-poštno sporočilo z njo.

Na vrh strani

Pred povezovanjem in sledenjem

Preden omogočite povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil, naredite to:

Preverite, ali ste vnesli e-poštne naslove v zapise programa Business Contact Manager za Outlook.

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite eno od teh map, da prikažete delovni prostor:

    • Upravljanje stikov.

    • Prodaja.

    • Projektno vodenje.

  2. Kliknite zavihek, ki vsebuje želeni zapis, in nato dvokliknite zapis, da ga odprete.

  3. Preverite, ali je e-poštni naslov naveden v polju E-poštni naslov.

Preverite, ali je Outlook nastavljen tako, da shranjuje poslana sporočila v mapo Poslano.

Če želite preprosto povezati in slediti e-poštna odhodna sporočila, shranite poslana sporočila v svojo mapo Poslano.

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite Možnosti.

  3. Kliknite Pošta in se pomaknite do razdelka Shranjevanje sporočil.

  4. Preverite, ali je polje ob možnosti Shrani kopije sporočil v mapo »Poslano« potrjeno. Če želite povezati in slediti tudi posredovana sporočila, preverite, ali je potrjeno tudi polje Shrani posredovana sporočila.

  5. Kliknite V redu .

Zaradi zaščitite vaše zasebnosti pri skupni rabi zbirke podatkov programa Business Contact Manager za Outlook z drugimi uporabniki, e-poštna sporočila, ki so označena kot osebna, zasebna ali zaupna, niso povezana in sledena.

Na vrh strani

Nastavitev povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite zavihek Business Contact Manager in nato gumb Upravljaj povezovanje in sledenje.

  3. V pogovornem oknu Upravljanje povezovanja in sledenja na zavihku E-pošta potrdite polja ob e-poštnih naslovih, ki jih želite povezati in jim slediti.

    Če zapis vsebuje več e-poštnih naslovov, bo kartoteka kupca ali kartoteka poslovnih stikov navedena večkrat.

    Pogovorno okno »Upravljanje povezovanja in sledenja«.

  4. Počistite potrditvena polja ob vseh e-poštnih naslovih, ki jih želite ne želite povezati in jim slediti.

  5. Kliknite zavihek Mape.

    Privzeto so izbrane vse mape.

    Opomba :  Če ste v Outlooku nastavili katero koli pravilo za usmerjanje e-poštnih sporočil v različne mape, ne pozabite izbrati teh map na zavihku Mape, da povežete ta sporočila in jim sledite.

  6. Kliknite V redu .

    Program bo samodejno sledil vsem prihodnjim sporočilom, poslanim na izbrane naslove ali prejetim z njih, v izbranih mapah.

    Povezovanja in sledenje lahko nastavite tudi v e-poštnem sporočilu. V mapi »Prejeto« kliknite ali odprite e-poštno sporočilo. Na traku v skupini Posel kliknite Poveži in sledi. V pogovornem oknu Povezovanje in sledenje izberite e-poštne naslove in nato kliknite V redu. Če ni nobenega obstoječega zapisa programa Business Contact Manager za Outlook, ki bi se ujemal z e-poštnim naslovom, s povezavo e-poštnega naslova ustvarite kartoteko poslovnih stikov.

Na vrh strani

Povezovanje preteklih sporočil s kupci in poslovnimi stiki

Če želite povezati sporočila, ki ste jih prejeli, preden ste omogočili povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil, lahko Business Contact Manager za Outlook namesto vas poišče sporočila ter jih poveže z vašimi kupci in poslovnimi stiki.

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite zavihek Business Contact Manager in nato gumb Upravljaj povezovanje in sledenje.

  3. V pogovornem oknu Upravljanje povezovanja in sledenja po potrebi naredite to:

    • Potrdite polja ob vseh kupcih ali poslovnih stikih, katerih sporočila želite poiskati in povezati.

    • Počistite potrditvena polja ob vseh kupcih ali poslovnih stikih, katerih preteklih sporočil ne želite povezati.

      Če zapis vsebuje več e-poštnih naslovov, bo kartoteka kupca ali kartoteka poslovnih stikov navedena večkrat.

  4. Če želite določiti, kje naj Business Contact Manager za Outlook išče pretekla sporočila, na zavihku Mape potrdite ali počistite potrditvena polja ob imenih map.

  5. Kliknite Poišči in poveži.

    Pogovorno okno »Upravljanje povezovanja in sledenja« z izbranim gumbom »Poišči in poveži«.

  6. Če želite izključiti e-poštna sporočila, starejša od določenega datuma, v pogovornem oknu Povezovanje obstoječih e-poštnih sporočil potrdite polje Prezri e-pošto, starejšo kot in nato kliknite datum v koledarju.

  7. Kliknite Začni.

  8. Po končanem iskanju in povezovanju kliknite Zapri.

  9. Po potrebi v pogovornem oknu Upravljanje povezovanja in sledenja spremenite izbrane možnosti za prihodnja e-poštna sporočila.

    Pomembno :  Če kliknete V redu v pogovornem oknu Upravljanje povezovanja in sledenja, ne da bi spremenili izbrane e-poštne naslove in mape, bodo vaša prihodnja e-poštna sporočila povezana in sledena na podlagi izbranih možnosti, ki ste jih uporabili za iskanje in povezovanje.

  10. V pogovornem oknu Upravljanje povezovanja in sledenja klikknite V redu.

Na vrh strani

Povezovanje e-poštnih sporočil glede na temo poslovnih projektov

E-poštna sporočila lahko povežete s kartoteko poslovnega projekta glede na zadevo e-poštnih sporočil. Če želite več informacij o kartotekah poslovnih projektov, si oglejte članek Organiziranje poslovnih projektov v programu Business Contact Manager.

Opozorilo :  Če sporočila povežete s poslovnim projektom ter nato želite onemogočiti funkcijo povezovanja in sledenja, jo morate onemogočiti za vsako enolično zadevo e-poštnega sporočila.

Informacije o tem najdete v razdelku Onemogočanje povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil glede zadevo v nadaljevanju tega članka.

  1. Kliknite ali odprite e-poštno sporočilo, ki ga želite povezati s kartoteko poslovnega projekta.

  2. Na traku v skupini Posel kliknite Poveži in sledi.

  3. V pogovornem oknu Povezovanje in sledenje kliknite zavihek Zadeva e-pošte.

    Pogovorno okno »Povezovanje in sledenje« na zavihku »Zadeva e-pošte« s potrjenim potrditvenim poljem ob možnosti »Poslovni projekt«.

  4. Potrdite polje ob imenu projekta, s katerim želite povezati e-poštno sporočilo.

  5. Kliknite V redu .

Na vrh strani

Onemogočanje povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil

Če ne želite samodejno povezovati e-poštnih sporočil z zapisi, lahko onemogočite povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil.

Priporočamo, da povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil onemogočite, če imate zbirko podatkov v skupni rabi s sodelavci, saj si ti lahko ogledajo vsa povezana e-poštna sporočila. Če jim želite preprečiti ogled samo tistih sporočil, ki so že povezana, si oglejte razdelek Brisanje e-poštnih sporočil iz zapisa v nadaljevanju tega članka.

Na vrh strani

Onemogočanje povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil za kupce in poslovne stike

  1. Kliknite zavihek Datoteka.

  2. Kliknite zavihek Business Contact Manager in nato gumb Upravljaj povezovanje in sledenje.

  3. V pogovornem oknu Upravljanje povezovanja in sledenja na zavihkih E-pošta in Mape kliknite gumb Počisti vse, da počistite vsa potrditvena polja.

    Če želite povezovanje in sledenje onemogočiti le za določene zapise, počistita samo ta potrditvena polja.

  4. Kliknite V redu .

    Opomba :  Če onemogočite povezovanje in sledenje e-poštnih, z zapisi ne bodo več povezana nobena prihodnja e-poštna sporočila. Če želite odstraniti e-poštna sporočila, ki so trenutno povezana z zapisi, jih morate izbrisati, ko onemogočite povezovanja in sledenje e-poštnih sporočil. Informacije najdete v razdelku Brisanje e-poštnih sporočil iz zapisa v nadaljevanju tega članka.

Na vrh strani

Onemogočanje povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil glede na zadevo

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite Projektno vodenje.

  2. Na zavihku Poslovni projekti dvokliknite želeni projekt.

  3. Na traku v skupini Pokaži kliknite Zgodovina.

  4. Z desno tipko miške kliknite e-poštno sporočilo z zadevo, za katero želite ustaviti povezovanja in sledenje, in nato kliknite Poveži in sledi.

  5. Naredite to:

    • Onemogočanje povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil za kupce in poslovne stike    Na zavihku E-poštni naslov po potrebi kliknite Počisti vse, da ustavite povezovanja in sledenje sporočil za kupce in poslovne stike.

    • Onemogočanje povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil za poslovne projekte    Kliknite zavihek Zadeva e-pošte in nato kliknite Počisti vse.

      Povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil lahko onemogočite samo za tiste poslovne projekte, kupce in poslovne stike, ki so povezani z izbranim sporočilom. Če želite onemogočiti funkcijo povezovanja in sledenja za poslovne projekte, jo morate onemogočiti za vsako enolično zadevo e-poštnega sporočila.

  6. Kliknite V redu .

    Opomba :  Če onemogočite povezovanje in sledenje e-poštnih, z zapisi ne bodo več povezana nobena prihodnja e-poštna sporočila. Če želite odstraniti e-poštna sporočila, ki so trenutno povezana z zapisi, jih morate izbrisati, ko onemogočite povezovanja in sledenje e-poštnih sporočil. Informacije najdete v razdelku Brisanje e-poštnih sporočil iz zapisa v nadaljevanju tega članka.

Na vrh strani

Razumevanje težav, povezanih z zasebnostjo in varnostjo, pri povezovanju in sledenju e-poštnih sporočil v zbirki podatkov v skupni rabi

Če daste zbirko podatkov v skupno rabo, daste v skupno rabo vse podatke v zbirki podatkov z vsemi, ki imajo dostop do nje. Če ste nastavili samodejno povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil, so vsa obstoječa in prihodnja e-poštna sporočila in drugi elementi zgodovine komuniciranja, povezani z zapisi, na voljo vsem uporabnikom, ki dostopajo do zbirke podatkov. Več informacij o skupni rabi zbirke podatkov najdete v članku Skupna raba podatkov programa Business Contact Manager z drugimi uporabniki.

Če vašo zbirko podatkov uporablja več uporabnikov    Vsi uporabniki, ki imajo dovoljenje za dostop do zbirke podatkov, si lahko ogledajo povezana e-poštna sporočila in druge elemente zgodovine komuniciranja.

  • Če želite sodelavcem preprečiti dostop do povezanih e-poštnih sporočil, vendar želite kljub temu uporabljati povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil za prihodnja sporočila, pred skupno rabo zbirke podatkov izbrišite obstoječa sporočila iz zapisov. Več informacij najdete v razdelku Brisanje e-poštnih sporočil iz zapisa v tem članku.

  • Če želite sodelavcem preprečiti dostop do prihodnjih e-poštnih sporočil, vendar jim želite omogočiti dostop do preteklih sporočil, prek skupno rabo zbirke podatkov onemogočite povezovanja in sledenje. Oglejte si razdelek Onemogočanje povezovanja in sledenja e-poštnih sporočil v tem članku.

  • Če želite sodelavcem preprečiti dostop do vseh obstoječih in prihodnjih e-poštnih sporočil, ki so povezana z zapisi, pred skupno rabo zbirke podatkov onemogočite povezovanje in sledenje e-poštnih sporočil in izbrišite e-poštna sporočila iz vseh zapisov.

Če ste edina oseba, ki uporablja zbirko podatkov, ali če omogočite skupno rabo zbirke podatkov, da bi ustvarili kopijo v prenosnem računalniku    Varnostna tveganja so minimalna – geslo shranite na primer na varno mesto. Za povezovanje in sledenje lahko varno omogočite kateri koli e-poštni naslov, ker si sporočil ne more ogledati nobena druga oseba.

Opomba :  Če želite ustvariti kopijo zbirke podatkov, ki jo boste uporabljali zunaj pisarne, mora najprej omogočiti skupno rabo zbirke podatkov programa Business Contact Manager, vendar to zbirko podatkov še vedno uporablja samo uporabnik. Več informacij o ustvarjanju kopije zbirke podatkov najdete v članku Skupna raba podatkov programa Business Contact Manager z drugimi uporabniki.

Na vrh strani

Brisanje e-poštnih sporočil iz zapisa

E-poštno sporočilo je mogoče povezati z več zapisi. Če odstranite povezano sporočilo iz enega zapisa, ga iz zgodovine komuniciranja izbrišete samo za ta zapis. Če je e-poštno sporočilo povezano z drugimi zapisi, z odstranitvijo ne vplivate na ta sporočila. Če je na primer e-poštno sporočilo povezano z možnim kupcem in nepovezanim kupcem, z izbrisom e-poštnega sporočila iz možnega kupca ne izbrišete sporočila iz kartoteke kupca.

Z izbrisom e-poštnega sporočila iz zapisa ne izbrišete e-poštnega sporočila iz Outlooka.

  1. V podoknu za krmarjenje v razdelku Business Contact Manager kliknite eno od teh map, da prikažete delovni prostor:

    • Upravljanje stikov.

    • Prodaja.

    • Projektno vodenje.

  2. Kliknite zavihek, ki vsebuje želeni zapis, in nato dvokliknite zapis, da ga odprete.

  3. Na traku v skupini Pokaži kliknite gumb Zgodovina.

    Prikažejo se e-poštna sporočila in vsi drugi elementi zgodovine komuniciranja, povezani z zapisom.

    Če želite prikazati samo e-poštna sporočila, ki so na strani Zgodovina, na traku kliknite zavihek Ogled. Kliknite gumb Vrsta elementa in nato E-poštna sporočila.

  4. Izberite e-poštna sporočila, ki jih želite izbrisati.

    Če želite izbrati zaporedne kartoteke, pritisnite tipko SHIFT in nato kliknite prvo ter zadnjo kartoteko v skupni, ki jo želite izbrisati. Če želite izbrati nezaporedne kartoteke, pritisnite tipko CTRL in nato kliknite posamezno kartoteko.

  5. Kliknite gumb Odstrani.

Več informacij o brisanju zapisov najdete v članku Brisanje zapisov programa Business Contact Manager.

Informacije o obnovitvi izbrisanih elementov najdete v članku Obnovitev zapisa v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani

Brisanje vseh e-poštnih sporočil iz zapisa

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite gumb Business Contact Manager.

  2. V razdelku Poslovni zapisi kliknite Zgodovina komuniciranja.

  3. Kliknite glavo stolpca Vrsta elementa, če želite razvrstiti seznam po vrsti elementa.

  4. Izberite vse e-poštna sporočila, ki jih želite izbrisati.

    Če želite izbrati zaporedne kartoteke, pritisnite tipko SHIFT in nato kliknite prvo ter zadnjo kartoteko v skupni, ki jo želite izbrisati. Če želite izbrati nezaporedne kartoteke, pritisnite tipko CTRL in nato kliknite posamezno kartoteko.

  5. Z desno tipko miške kliknite izbrano e-poštno sporočilo in nato kliknite Izbriši.

Če želite več informacij o elementih zgodovine komuniciranja, si oglejte članek Sledenje komunikaciji s strankami v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×