Posodabljanje podatkov v zbirki podatkov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

V tem članku je opisan način posodabljanja podatkov. Program Microsoft Office Access 2007 omogoča številna orodja za posodabljanje obstoječih zapisov, med katere spadajo podatkovni listi, obrazci, poizvedbe, funkcija iskanja in zamenjave ter nova funkcija zbiranja podatkov.

Ko boste nadaljevali, ne pozabite, da posodabljanja podatkov ni enak postopku vnesete nove podatke. Več informacij o vnašanju novih podatkov v zbirki podatkov, si oglejte članek Dodajanje enega ali več zapisov v zbirko podatkov.

V tem članku

Kako vpliva na načrtovanje zbirke podatkov posodabljanje

Kako vplivajo na podatkovne tipe posodabljanje

Kako vplivajo na lastnosti polja tabele posodabljanje

Uporaba obrazca za posodabljanje podatkov

Za posodobitev podatkov uporabite na podatkovnem listu

Če želite spremeniti obstoječe podatke uporabite poizvedbo za posodabljanje

S poizvedbo za dodajanje zapisov v tabelah

Uporaba zbirke podatkov za posodobitev zapisov

Uporaba kaskadnega posodabljanja za spreminjanje vrednosti primarnih in tujih ključev

Kako na posodabljanje vpliva načrt zbirke podatkov

Če Accessa še ne poznate ali se ne spoznate na delovanje relacijskih zbirk podatkov, si oglejte ta odsek. Če poznate osnove načrta zbirke podatkov, je posodabljanje veliko lažje.

Accessova zbirka podatkov ni datoteka v enakem pomenu besede kot dokument programa Microsoft Office Word 2007 ali skupina diapozitivov programa Microsoft Office PowerPoint 2007. Običajna Accessova zbirka podatkov je zbirka tabel in nabor predmetov, zgrajenih okrog tabel – obrazci, poročila, poizvedbe in tako naprej.

Predmeti morajo ustrezati naboru osnov načrta, drugače zbirka podatkov ne deluje pravilno ali pa v celoti odpove. Osnove načrta vplivajo na način vnašanja podatkov. Ta dejstva o predmetih in načrtu zbirke podatkov upoštevajte v nadaljevanju.

  • Access vse podatke shrani v tabele, razen nekaterih izjem (na primer vrsta seznama, ki se imenuje seznam vrednosti). Število tabel je odvisno od načrta in zapletenosti zbirke podatkov. Čeprav si lahko podatke ogledate ali jih posodobite v obrazcu, poročilu ali rezultatih, ki jih vrne poizvedba, jih Access shrani samo v tabele.

  • Vsaka tabela naj bi shranjevala podatke za eno zadevo, kategorijo ali namen. Tabela poslovnih stikov naj na primer ne bi vsebovala informacij o prodaji. Če jih, je lahko iskanje pravih informacij oteženo, če ne celo nemogoče.

  • Vsako polje v tabeli naj bi sprejelo samo eno vrsto podatkov. V polja za števila naj na primer ne bi shranjevali zapiskov. Če v tako polje poskusite vnesti besedilo, Access prikaže sporočilo o napaki.

  • Razen ene izjeme naj bi polja v zapisu sprejela samo eno vrednost. Ustrezno načrtovana zbirka podatkov na primer prepreči vnos več naslovov v polje za naslov. To je drugače kot v programu Microsoft Office Excel 2007, ki privzeto omogoča vnos poljubnega števila imen, naslovov ali slik v celico, če celice ne nastavite tako, da sprejme omejeno število vrst podatkov.

    Program Office Access 2007 omogoča tudi novo funkcijo polja z več vrednostmi. Polja z več vrednostmi se uporabljajo za prilaganje več delov podatkov enemu zapisu. Zapisu v zbirki podatkov lahko na primer priložite besedilno datoteko, skupino diapozitivov programa Office PowerPoint 2007 in poljubno število slik. Ustvarite lahko tudi seznam imen in izberete toliko imen, kolikor jih potrebujete. Uporaba polj z več vrednostmi na prvi pogled krši zakonitosti načrta zbirke podatkov, ker lahko v polje tabele shranite več delov podatkov. V resnici zakonitosti ne krši, saj Access pravila »na skrivaj« uveljavi tako, da podatke shrani v posebne skrite tabele.

Te povezave vas pripeljejo do člankov, ki nudijo več informacij o predmetih in funkcijah, opisanih v tem odseku.

Na vrh strani

Kako na posodabljanje vplivajo podatkovni tipi

Če Accessa še ne poznate ali se ne spoznate na delovanje relacijskih zbirk podatkov, si oglejte ta odsek. Če poznate osnove načrta zbirke podatkov, je posodabljanje veliko lažje.

Ko načrtujete tabelo zbirke podatkov, lahko za vsako polje v tabeli izberete podatkovni tip – proces, ki zagotavlja natančnejši vnos podatkov. Ker morate na primer izračunati vrednost prodaje, za polje določite podatkovni tip števila. Če bo kdo v to polje poskusil vnesti besedilo, bo Access prikazal sporočilo o napaki in ne bo dovolil shranjevanja spremenjenega zapisa – korak, ki pomaga zaščititi vrednosti.

Pokaži mi, kako si lahko ogledate vrste podatkov

Access omogoča dva načina ogleda podatkovnih tipov za polje v tabeli. Uporabite lahko ukaze na kartici Podatkovni list ali pa odprete tabelo v pogledu podatkovnega lista. Koraki v nadaljevanju razložijo uporabo obeh načinov.

Ogled podatkovnih tipov z ukazi na kartici »Podatkovni list«

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti.

  2. Kliknite polje, ki ga želite preiskati.

  3. Na kartici Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje kliknite puščico navzdol za seznam Podatkovni tip, če si želite ogledati podatkovni tip za polje.

Ogled podatkovnih tipov v pogledu načrta

  • V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite tabelo in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

    Access odpre tabelo v mreži načrta in zgornjem delu mreže prikaže ime in podatkovni tip vsakega polja v tabeli.

    Polja v pogledu načrta

Nabor podatkovnih tipov za vsako polje v tabeli je prva raven nadzora nad tem, kaj lahko vnesete v polje in česa vanj ne smete vnesti. V nekaterih primerih nastavitve podatkovnega tipa popolnoma prepreči vnos informacij. V tej tabeli so navedeni podatkovni tipi, ki jih ponuja program Office Access 2007, opisan pa je tudi njihov učinek na vnos podatkov.

Podatkovni tip

Učinek na vnos podatkov

Besedilo

Besedilna polja sprejmejo besedilo ali numerične znake, tudi ločene sezname elementov. Besedilno polje sprejme manjše število znakov kot polje za zapiske – od 0 do 255 znakov. V nekaterih primerih lahko s funkcijami za pretvarjanje izvedete izračune s podatki v besedilnem polju.

Zapisek

V to vrsto polja lahko vnesete veliko količino besedila in numeričnih podatkov. Če načrtovalec zbirke podatkov to polje nastavi tako, da podpira obogateno besedilo, lahko uporabite vrste oblikovanja, ki jih običajno uporabljate v programih za urejanje besedil, na primer v programu Office Word 2007. Določenim znakom v besedilu lahko na primer dodelite različne pisave in velikosti pisave, krepko ali ležeče oblikovanje in tako naprej. Poleg tega lahko podatkom dodate tudi oznake HTML (Hypertext Markup Language).

Če želite več informacij o uporabi oblikovanja obogatenega besedila v polja »Zapisek« , si oglejte članek oblikovanje podatkov v vrsticah in stolpcih.

Kot v besedilnih poljih lahko funkcije za pretvarjanja zaženete na podatkih v polju z zapiskom.

Število

V to vrsto polja lahko vnesete samo števila, izračune vrednosti pa lahko izvedete v polju za števila.

Datum/čas

V to vrsto polja lahko vnesete samo datum in čas. Glede na to, kako načrtovalec zbirke podatkov nastavi polje, lahko naletite na te pogoje:

  • Če je načrtovalec zbirke podatkov za polje nastavil vnosno masko (niz dobesednih znakov in znakov ograde, ki se pojavijo, ko izberete polje), morate podatke vnesti v prostore in obliko, ki jo omogoča maska. Če na primer opazite masko DD_MMM_LLLL, morate v prostor vnesti datum v tej obliki – na primer 11 okt 2006. Polnega imena meseca (na primer julij) ali dvomestne vrednosti leta ne morete vnesti.

  • Če načrtovalec ni ustvaril vnosne maske za nadzor načina vnosa podatkov, lahko vnesete podatke v kateri koli veljavni obliki datuma ali časa. Vnesete lahko na primer 11 okt. 2006, 11. 10. 06 ali 11 oktober 2006.

  • Načrtovalec zbirke podatkov lahko v polju uporabi obliko prikaza. V tem primeru lahko vrednost vnesete v kateri koli obliki (če ni vnosne maske), Access pa datume prikaže v skladu z obliko prikaza. Vnesete lahko na primer 11. 10. 2006, oblika prikaza pa je nastavljena tako, da se prikaže 11-okt-2006.

    Če želite več informacij o vnosnih maskah, si oglejte članek oblikovanje podatkov v vrsticah in stolpcih.

Valuta

V to polje lahko vnesete samo valutne vrednosti. Simbola za valuto ni treba vnesti ročno. Access privzeto uporabi znak za valuto (¥, £, $ in tako naprej) v področnih nastavitvah programa Windows.

Samoštevilo

V to vrsto polja ne morete kadar koli vnesti podatkov ali jih spremeniti. Access povišuje vrednosti v polju za samoštevilo, ko tabeli dodate nov zapis.

Da/ne

Ko kliknete polje, ki je nastavljeno na ta podatkovni tip, Access prikaže potrditveno polje ali spustni seznam, odvisno od oblike polja. Če polje oblikujete tako, da prikaže seznam, lahko na seznamu izberete Da ali Ne, True ali False ali Vklop ali Izklop, kar je znova odvisno od oblike polja. Vrednosti ne morete vnašati v seznam ali jih spreminjati neposredno v obrazcu ali tabeli.

Predmet OLE

To vrsto polja uporabite, ko želite prikazati podatke iz tabele, ki jo je ustvaril drug program. V polju predmeta OLE lahko na primer prikažete besedilno datoteko, Excelov grafikon ali PowerPointovo skupino diapozitivov.

Priloge omogočajo hitrejši, preprostejši in bolj prilagodljiv način ogleda podatkov iz drugih programov. Če želite več informacij, si oglejte vnos priloge v tej tabeli.

Hiperpovezava

Lahko vnesete vse podatke v tej vrsti polja in dostop do to prelomi v spletni naslov. Na primer, če vnesete vrednost v polju, Access besedilo obda z enotno Resource Locator (URL) besedila, kot so: http://www. your_text.com. Če vnesete veljaven spletni naslov, bo vaša povezava deluje, sicer bo vaša povezava posledico sporočilo o napaki. Poleg urejanje obstoječe hiperpovezave lahko težko, ker tako, da kliknete polje »hyperlink« z miško se zažene spletni brskalnik in odpre se na mesto, ki je navedena v povezavo. Če želite urediti polje »hiperpovezava« , izberite sosednje polje, tipkama TAB ali PUŠČICA za premik fokusa na polju »hiperpovezava« in pritisnite tipko F2, da se omogoči urejanje.

Priloga

V to vrsto polja lahko priložite podatke iz drugih programov, ne morete pa vtipkati ali kako drugače vnesti besedilnih ali numeričnih podatkov.

Več informacij o uporabi polja za prilogo, si oglejte članek Dodajanje datotek in grafik zapisom v zbirki podatkov.

Čarovnik za iskanje

Čarovnik za iskanje ni podatkovni tip. S čarovnikom lahko ustvarite dve vrsti spustnih seznamov: seznam vrednosti in polja za iskanje. Seznam vrednosti uporablja ločen seznam elementov, ki ga vnesete ročno med uporabo čarovnika za iskanje. Te vrednosti so lahko neodvisne od katerega koli drugega podatka ali predmeta v zbirki podatkov.

Nasprotno pa polje za iskanje s poizvedbo pridobi podatke iz drugih tabel v zbirki podatkov ali z drugega mesta, na primer strežnika, v katerem so storitve Windows SharePoint Services 3.0. Polje za iskanje podatke nato prikaže na spustnem seznamu. Čarovnik za iskanje polje tabele privzeto nastavi na podatkovni tip »Število«.

Lahko delate s polji za iskanje neposredno v tabele in obrazce in poročila. Privzeto prikazane vrednosti v polju za iskanje v vrsti kontrolnika seznama, ki se imenuje kombinirano polje – seznam, ki ima spustno puščico: Prazen iskalni seznam . Odvisno od tega, kako je načrtovalec zbirke podatkov nastavite polja za iskanje in kombinirano polje, lahko uredite elemente na seznamu in omogoča dodajanje elementov na seznamu. To storite, načrtovalec zbirke podatkov morate nastaviti lastnosti za polje za iskanje (lastnost, ki se imenuje Omeji na seznam, in oblikovalec je, da ga izklopite).

Če ne morete neposredno urediti vrednosti na seznamu za iskanje, morate dodati ali spremeniti podatke na seznamu vnaprej določene vrednosti, ali v tabeli, ki služi kot vir za polje za iskanje. Več informacij o tem, si oglejte razdelek z naslovom »Uredi elemente v polja za iskanje« v članku Dodajanje enega ali več zapisov v zbirko podatkov.

Ko ustvarite polje za iskanje, ga lahko po želi nastavite tako, da podpira več vrednosti. Seznam, ki je rezultat tega, poleg vsakega elementa seznama prikaže potrditveno polje, vi pa lahko izberete ali počistite toliko elementov, kot jih potrebujete. Ta primer prikazuje običajen seznam z več vrednostmi:

Seznam potrditvenih polj.

Več informacij o ustvarjanju polj za iskanje z več vrednostmi in uporabi rezultata seznami, preberite članke, uporabite seznam, ki shranjevanje več vrednosti in vodnik za polja z več vrednostmi.

Na vrh strani

Kako na posodabljanje vplivajo lastnosti polja tabele

Če Accessa še ne poznate ali se ne spoznate na delovanje relacijskih zbirk podatkov, si oglejte ta odsek. Večjih posodobitev ne morete uspešno dokončati, če ne razumete, kako lastnosti, ki so nastavljene za polja tabele, vplivajo na posodabljanje.

Ko načrtujete zbirko podatkov, običajno začnete z oblikovanjem nekaj tabel. Odločite se, katera vrsta podatkov bo v posamezni tabeli, nastavite primarne ključe – polje, ki enolično določa vsak zapis (vrstico) – za vsako tabelo in ustvarite relacije med tabelami.

Kot del tega procesa nastavite lastnosti polj v posamezni tabeli. Nastavite lahko na primer, da v besedilno polje ni mogoče vnesti več kot 50 znakov, polje za števila pa lahko nastavite tako, da sprejme samo valutne vrednosti.

Večina lastnosti polja lahko nastavite tako, da uporabite pogled načrta. Vendar pa lahko nastavite tudi nekatere lastnosti tako, da uporabite ukaze v skupinah na traku in del uporabniški vmesnik Microsoft Office Fluent. Na primer, lahko nastavite vizualnih oblikah za polja »besedilo «in» Zapisek« tako, da uporabite ukaze v skupini Pisava na zavihku osnovno . Če želite več informacij o uporabi teh ukazov, si oglejte članek oblikovanje podatkov v vrsticah in stolpcih.

Pokaži, kako nastavite ali spremenite lastnosti za polje tabele.

Access omogoča dva načina ogleda lastnosti za polje v tabeli – uporabite lahko ukaze na kartici Podatkovni list ali pa odprete tabelo v pogledu podatkovnega lista. Ti nabori korakov razložijo uporabo obeh načinov.

Ogled lastnosti tabele z ukazi na kartici »Podatkovni list«

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti.

  2. Če si želite ogledati lastnosti za vsako polje tabele, kliknite jeziček Podatkovni list in uporabite ukaze v skupini Podatkovni tip in oblikovanje.

Ogled lastnosti tabel v pogledu načrta

  1. V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite tabelo in nato kliknite Pogled načrta.

    Access tabelo odpre v mreži načrta.

  2. V spodnjem delu mreže pod Lastnosti polja kliknite jeziček Splošno, če še ni zbran.

    -ali-

    Če si želite ogledati lastnosti polja za iskanje, kliknite jeziček Iskanje.

    Polje za iskanje je polje tabele z vprogramiranim seznamom vrednosti ali poizvedbo, ki vrne vrednosti iz tabel zbirke podatkov. Polje za iskanje te vrednosti privzeto predstavi v obliki seznama. Glede na to, kako načrtovalec zbirke podatkov nastavi polje za iskanje, lahko izberete elemente s tega seznama.

    Polja za iskanje pogosto zmedejo nove Accessove uporabnike, ker se seznam elementov (seznam, ki ga ustvari Access iz podatkov v polju za iskanje) pojavi na enem mestu, podatki pa so lahko na drugem mestu (v tabeli s podatki). Ko posodobite podatke v polju za iskanje, morate posodobiti tudi izvorno tabelo (drugo mesto). Polja za iskanje ne morete posodobiti na seznamu.

V tej tabeli so navedene lastnosti tabel, ki imajo največji vpliv na vnos podatkov, razložen pa je tudi njihov učinek.

Lastnost

Mesto v mreži načrta tabele

Možne vrednosti

Obnašanje ob poskusu vnosa podatkov

Velikost polja

Kartica Splošno

0–255

Omejitev števila znakov velja samo za polja, ki so nastavljena na podatkovni tip »Besedilo«. Če poskusite vnesti več znakov, kot je dovoljeno, jih polje odreže.

Zahtevano

Kartica Splošno

Da/ne

Ko je ta lastnost vklopljena, ste prisiljeni, da v polje vnesete vrednost. Access novih podatkov ne dovoli shraniti, dokler polja ne izpolnite. Ko je lastnost izklopljena, polje sprejema tudi ničelne vrednosti, kar pomeni, da lahko ostane prazno.

Opomba : Ničelna vrednost ni enaka nič. Nič je števka, ki jo lahko Access uporabi v izračunih. Ničelna vrednost je vrednost, ki manjka, ni določena ali ni znana.

Dovoli nize ničelne dolžine

Kartica Splošno

Da/ne

Ko je ta lastnost vklopljena, lahko vnašate nize ničelne dolžine – nize brez znakov. Če želite ustvariti nize ničelne dolžine, vnesite dvojne narekovaja brez presledka ("") in pritisnite ENTER.

Indeksirano

Kartica Splošno

Da/ne

Ko indeksirate polje tabele, Access prepreči dodajanje podvojenih vrednosti.

Vnosna maska

Kartica Splošno

Vnaprej določeni nabori ali nabori po meri dobesednih znakov in znakov ograde

Vnosna maska vas prisili, da podatke vnesete v vnaprej določeni obliki. Maske se pojavijo, ko v tabeli izberete polje ali kontrolnik v obrazcu. Recimo, da kliknete polje »Datum« in zagledate ta nabor znakov: DD-MMM-LLLL. Ta nabor znakov je vnosna maska. Prisili vas, da za mesece vnesete trimestno okrajšavo, na primer OKT, in leto s štirimi števkami namesto dvema. Če torej zagledate tako masko, datum vnesete tako: 15-OKT-2006.

Opomba : Vnosne maske nadzorujejo samo način vnosa podatkov, ne pa tudi načina, na katerega jih Access prikaže. Vnesete lahko na primer datum 15-OKT-2006, Access pa to vrednost shrani kot 15102006 – brez znakov oblikovanja. Ko si datum ogledate v tabeli, obrazcu ali poročilu, lahko Access nastavite tako, da datum prikaže kot 15/10/2006.

Če želite več informacij o ustvarjanju in uporabi vnosnih mask, si oglejte članek oblikovanje podatkov v vrsticah in stolpcih.

Kontrolnik prikaza

Kartica Iskanje

Vrednosti, ki so odvisne od podatkovnega tipa, nastavljenega za polje

Za polja za besedila in števila lahko izbirate med kontrolniki polja z besedilom, polja s seznamom ali kombiniranega polja. Za polja »Da/ne« lahko izbirate med kontrolniki potrditvenega polja, polja z besedilom ali kombiniranega polja.

Opomba : Če ne izberete Polje s seznamom ali Kombinirano polje, ampak nekaj drugega, Access skrije druge lastnosti na kartici Iskanje.

Vrsta vira vrstic

Kartica Iskanje

Tabela/Poizvedba
Seznam vrednosti
Seznam polj

Če polje z lastnostjo Kontrolnik prikaza nastavite na Polje s seznamom ali Kombinirano polje, lahko lastnost nastavite na Tabela/Poizvedba, Seznam vrednosti ali Seznam polja. Ta lastnost nato nadzoruje vrsto vrednosti, ki jo lahko uporabite v lastnosti Vir vrstic. Oglejte si naslednji vnos.

Vir vrstic

Kartica Iskanje

Odvisno od lastnosti Vrsta vira vrstic

Če nastavite lastnost Vrsta vira vrstic na Tabela/Poizvedba, je lahko v tem polju z lastnostjo ime tabele ali poizvedbe. Če lastnost nastavite na Seznam vrednosti, je v lastnosti seznam vrednosti, ki je ločen s podpičji (;). Če nastavite lastnost Vrsta vira vrstic na Seznam polja, je v lastnosti ime tabele, poizvedbe, ali izjave SQL (Structured Query Language).

Omeji na seznam

Kartica Iskanje

Da/ne

Ko je nastavljena na da, Access najde ujemajoče se vrednosti kot uporabniki vnašajo besedilo v kontrolnik kombiniranega polja. Povedano drugače, da nastavitev omogoča vnaprejšnje vnašanje besedila. Nastavitev da prav tako prepreči uporabnikom urejanje elementov na seznamu neposredno s seznamom ali kombiniranega polja v kontrolniku. Namesto tega morajo uporabniki Urejanje elementov v polju z lastnostmi Vir vrstic , ali gre za polja za iskanje, uredite elemente v tabeli, ki vsebuje vir podatkov za polje za iskanje. Če želite več informacij o uporabi polja za iskanje, si oglejte razdelek z naslovom »Uredi elemente v polja za iskanje« v članku Dodajanje enega ali več zapisov v zbirko podatkov.

Dovoli urejanje seznama vrednosti

Kartica Iskanje

Da/ne

Omogoči ali onemogoči ukaz Uredi elemente seznama za sezname vrednosti, ne pa tudi za polja za iskanje. Če želite ukaz omogočiti za polja za iskanje, v lastnost Obrazec za urejanje elementov seznama vnesite veljavno ime obrazca. V priročnem meniju, ki ga odprete tako, da z desno miškino tipko kliknete polje s seznamom ali kontrolnik kombiniranega polja, se pojavi ukaz »Dovoli urejanje seznama vrednosti«. Ko zaženete ukaz, se pojavi pogovorno okno Uredi elemente seznama. Če v polju z lastnostmi Obrazec za urejanje elementov seznama določite ime obrazca, Access ta obrazec odpre namesto pogovornega okna.

Ukaz Uredi elemente seznama lahko zaženete iz polja s seznamom in kontrolnikov kombiniranega polja v obrazcih in iz kontrolnikov kombiniranega polja v tabelah in naborih rezultatov poizvedb. Obrazci morajo biti odprti v pogledu načrta ali pogledu brskalnika. Tabele in nabori rezultatov poizvedb morajo biti odprti v pogledu podatkovnega lista.

Obrazec za urejanje elementov seznama

Kartica Iskanje

Ime obrazca za vnos podatkov

Če ime obrazca za vnos podatkov navedete v tej lastnosti tabele, ki jo obrazec odpre, ko uporabnik zažene ukaz Uredi elemente seznama. V nasprotnem primeru se pojavi pogovorno okno Uredi elemente seznama, ko uporabniki zaženejo ukaz.

Če želite več informacij o načrtovanju tabel zbirke podatkov in nastavljanju lastnosti, si oglejte članka:

  • Osnove načrtovanja zbirk podatkov je razloženo osnovnih konceptov, kot so načrtovanje zbirke podatkov, načrtovanje podatkov in normalizacija – postopek deljenja podatkov v povezanih tabelah in odstranjevanju odvečnih podatkov.

  • Ustvarjanje tabel v zbirki podatkov je razloženo, kako ustvarite tabele, dodajte primarni ključi (polja, ki enolično določa vsako vrstico ali zapis v tabeli) in nastavite podatkovne tipe in lastnosti tabele.

Na vrh strani

Uporaba obrazca za posodabljanje podatkov

Za posodobitev manjše količine podatkov uporabite obrazec. »Manjša količina« pomeni katero koli število zapisov, ki jih želite posodobiti ročno. Obrazci omogočajo preprostejši, hitrejši in natančnejši način urejanja in posodabljanja manjše količine podatkov.

Kako uporabite obrazec za urejanje podatkov, je odvisno od načrta obrazca. Oblike lahko vsebujejo poljubno število kontrolnikov , na primer sezname, polja z besedilom, gumbi in podatkovne liste – mreže, ki so videti Excelovih delovnih listih. Obenem posameznih kontrolnikov v obrazec ali prebere podatke iz ali piše podatkov temeljno tabelo polje. Kako z določeno nadzor je odvisen od podatkovni tip je nastavljen temeljne tabele za polje, vse lastnosti, ki je nastavljena za to polje, in morda več lastnosti, ki je načrtovalec zbirke podatkov nastavi za vsak kontrolnik. Če želite več informacij o tem, kako podatkovne tipe in lastnosti polja vplivajo na vnos podatkov, glejte Kako podatkovnih tipov vpliva na način, ki ga vnesete podatke in vpliv lastnosti polja tabele na način, ki ga vnesete podatke, v tem članku.

V teh odsekih je razložena uporaba najobičajnejših kontrolnikov za vnos podatkov. Če imate vprašanja, ki so povezana z določeno zbirko podatkov, se obrnite na skrbnika sistema ali načrtovalca zbirke podatkov.

Dodajanje ali urejanje besedila v polju z besedilom

Access za delo z besedilnim poljem in poljem z zapiskom omogoča en kontrolnik besedila. Običajno lahko temeljno polje označite za besedilo ali zapisek glede na velikost kontrolnika, iz katerega je običajno razvidna velikost polja temeljne tabele. Če na primer kontrolnik vežete na besedilno polje, ki ne sprejme več kot 50 znakov, ustrezno prilagodite tudi kontrolnik. Če pa kontrolnik vežete na polje z zapiskom, lahko kontrolnik nastavite tako, da bo prikazal enega ali dva odstavka besedila, ne da bi vam bilo treba uporabiti drsnik.

Poleg tega lahko polje z zapiskom nastavite tako, da podpira oblikovanje obogatenega besedila. Tako lahko za besedilo uporabite različne pisave, velikosti, sloge in barve.

Urejanje besedila v polju z besedilom

  • Kazalec postavite v polje z besedilom in spremenite podatke. Izračunov ne morete izvajati s števili v besedilnem polju ali polju z zapiskom.

Uporaba oblikovanja obogatenega besedila

Opomba : Le takrat, ko je polje z besedilom, ki je vezan na polje »Zapisek« , lahko sledite tem korakom. Oglejte si korake v Lastnosti pogleda za polje tabele, v tem članku.

  1. Ko je tabela odprta v pogledu podatkovnega lista, izberite polje z zapiskom. Običajno lahko iščete polje z imenom »Komentarji«, »Opombe«, ali »Opis«.

  2. Na kartici Osnovno v skupini Pisava z gumbi in meniji oblikujte besedilo.

    Lahko uporabite različne pisave in velikosti, krepko ali ležeče oblikovanje, spremenite barvo in tako naprej.

Na vrh strani

Uporaba podatkovnega lista za posodabljanje podatkov

Besedila lahko spreminjate neposredno v pogledu podatkovnega lista (mreža vrstic in stolpcev, podobna Excelovemu delovnemu listu). Podatke lahko spreminjate v tabelah, naborih rezultatov poizvedb in obrazcih, v katerih so prikazani podatkovni listi.

Običajno za spreminjanje manjšega števila zapisov ali dela enega zapisa uporabite podatkovne liste. Če ste seznanjeni z Excelom, z razumevanjem podatkovnih listov ne bi smeli imeti težav. Spremembe tako lahko naredite brez poglobljenega poznavanja Accessa, na primer ustvarite in izvedete poizvedbe.

Med izvajanjem postopka upoštevajte ta dejstva:

  • Sprememb ni treba shranjevati posebej. Access jih v tabeli uveljavi, ko se s kazalcem premaknete v novo polje v isti vrstici ali v polje v drugi vrstici.

  • Polja v Accessovi zbirki podatkov bi morala biti privzeto nastavljena tako, da sprejmejo določeno vrsto podatkov, na primer besedilo ali števila. Vnesti morate vrsto podatkov, ki je nastavljena za polje. Če vnesete drugačno vrsto podatkov, Access prikaže sporočilo o napaki.

  • V polju je morda uporabljena vnosna maska. Vnosna maska je nabor dobesednih znakov in znakov ograd, ki vas prisilijo, da podatke vnesete v določeni obliki. Vnosna maska za poštno kodo lahko na primer zahteva podatke, ki ustrezajo francoski obliki, vnosna maska za telefonsko številko pa vnos številk v nemški obliki.

    Če želite več informacij o vnosnih maskah, si oglejte članek oblikovanje podatkov v vrsticah in stolpcih.

  • V večino seznamov lahko vnesete samo eno vrednost (z izjemo prilog in seznamov z več vrednostmi). Če ne veste, ali polje sprejema priloge, se obrnite na načrtovalca zbirke podatkov ali skrbnika sistema. Seznam z več vrednostmi lahko vedno prepoznate, ker Access ob vsakem elementu na seznamu prikaže tudi potrditveno polje.

Spreminjanje podatkov na podatkovnem listu

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo ali poizvedbo s podatki, ki jih želite spremeniti.

    Access privzeto odpre tabelo v pogledu podatkovnega lista – mreži, podobni Excelovemu delovnemu listu.

  2. Kliknite ali kako drugače označite prvo polje, ki ga želite spremeniti, in začnite urejanje.

  3. Če se želite premakniti v naslednje polje, pritisnite TAB, eno od puščičnih tipk ali pa kliknite naslednje polje.

    Ko pritisnete TAB, Access za določanje smeri premikanja kazalca v levo ali desno privzeto uporabi področne nastavitve programa Windows. Če je računalnik nastavljen na jezik, ki poteka od leve proti desni, se kazalec premakne v levo, ko pritisnete TAB. Če je računalnik nastavljen na jezik, ki poteka od desne proti levi, se kazalec premakne v levo.

Uporaba oblikovanja obogatenega besedila v podatkih v polju z zapiskom

  1. Ko so tabela in rezultati poizvedbe odprti v pogledu podatkovnega lista, izberite polje z zapiskom.

    Po navadi, si lahko ogledate za polje z imenom »Pripombe« , »Opombe« ali »Opis. « Če še vedno ne najdete polja »Zapisek« , si oglejte korake v Lastnosti pogleda za polje tabele, v tem članku.

  2. Na kartici Osnovno v skupini Pisava z gumbi in meniji oblikujte besedilo.

    Lahko uporabite različne pisave in velikosti, krepko ali ležeče oblikovanje, spremenite barvo in tako naprej.

Na vrh strani

Uporaba poizvedbe za posodabljanje za spreminjanje obstoječih podatkov

Poizvedbe za posodabljanje lahko uporabljate za dodajanje, spreminjanje ali brisanje delov (vendar ne vseh) obstoječih zapisov. Poizvedbe za posodabljanje so nekakšna oblika pogovornega okna Najdi in zamenjaj. Vnesete pogoj za izbiranje (približek iskalnega niza) in pogoj za posodobitev (približek nadomestnega niza). V nasprotju s pogovornimi okni lahko poizvedbe za posodabljanje sprejmejo več pogojev, kar omogoča večje število posodobitev zapisov naenkrat in spreminjanje zapisov v več tabelah.

S poizvedbami za posodabljanje ni mogoče dodati celotnih zapisov. Če želite to narediti, uporabite poizvedbo za dodajanje.

Če želite več informacij, glejte članek Dodajanje zapisov v tabelo tako, da uporabite poizvedbo za dodajanje.

Opomba : Najvarnejši način uporabe poizvedbe za posodabljanje je, da najprej ustvarite poizvedbo za izbiranje, ki preveri pogoje za izbiranje. Za dano stranko želite na primer niz polj »Da/ne« posodobiti iz Ne v Da. Če želite to narediti, poizvedbi za izbiranje dodajajte pogoje, dokler ne vrne vseh želenih zapisov Ne te stranke. Ko ste prepričani, da imate pravilne zapise, poizvedbo za izbiranje pretvorite v poizvedbo za posodabljanje, vnesete pogoje za posodabljanje in zaženete poizvedbo za posodabljanje izbranih vrednosti. Koraki v tem odseku razlagajo način ustvarjanja poizvedbe za izbiranje in pretvorbe v poizvedbo za posodabljanje.

Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje

  1. Odprite zbirko podatkov z zapisi, ki jih želite posodobiti.

  2. Na zavihku Ustvari v skupini Drugo kliknite Načrt poizvedbe.

    Odpre se načrtovalec poizvedbe, pojavi se kartica Načrt in odpre se pogovorno okno Pokaži tabelo.

  3. Izberite tabele z zapisi, ki jih želite posodobiti, kliknite Dodaj in nato Zapri.

    Tabele so prikazane v oknih v zgornjem odseku mreže načrta poizvedbe, v oknih pa so navedena vsa polja posameznih tabel. Na tej sliki je prikazan načrtovalec poizvedbe s splošno tabelo.

    Tabela v načrtovalcu poizvedbe

  4. Dvokliknite polja, ki jih želite posodobiti. Izbrana polja so prikazana v vrstici Polje v spodnjem odseku načrtovalca poizvedb.

    V spodnji odsek lahko dodate eno polje tabele na stolpec, vsa polja pa lahko v tabelo hitro dodate tako, da na vrhu seznama polj tabele dvokliknete zvezdico (*). Na tej sliki je prikazan načrtovalec poizvedbe z vsemi dodanimi polji.

    Poizvedba z vsemi dodanimi polji tabele.

  5. Če želite, lahko v vrstico Pogoji mreže načrta vnesete nekaj pogojev. V tej tabeli je opisanih nekaj primerov pogojev in njihov vpliv na poizvedbo.

Pogoji

Učinek

> 234

Vrne vsa števila, ki so večja od 234. Če želite poiskati vsa števila, ki so manjša od 234, uporabite < 234.

>= "Cajhen"

Vrne vse zapise od primera Cajhen do konca abecede

Between #2.2.2006# And #1.12.2006#

Vrne datume od 2. februarja 2006 do 1. decembra 2006 (ANSI-89). Če zbirka podatkov uporablja nadomestne znake ANSI-92, namesto znakov za lojtro uporabite enojne narekovaje ('). Primer: Between '02.02.06' And '01.12.06'

Not "Nemčija"

Najde vse zapise, katerih vsebina polj ni povsem enaka nizu »Nemčija«. Pogoj bo vrnil zapise, v katerih so poleg niza »Nemčija« še drugi znaki, na primer »Nemčija (evro)« ali »Evropa (Nemčija)«.

Not "T*"

Najde vse zapise, razen tistih, ki se začnejo s »T«. Če zbirka podatkov uporablja nabor nadomestnih znakov ANSI-92, namesto zvezdice uporabite znak za odstotek (%).

Not "*t"

Najde vse zapise, ki se ne končajo s »t«. Če zbirka podatkov uporablja nabor nadomestnih znakov ANSI-92, namesto zvezdice uporabite znak za odstotek (%).

In(Kanada,Velika Britanija)

Na seznamu najde vse zapise, v katerih so nizi Kanada ali Velika Britanija.

Like "[A-D]*"

V polju z besedilom najde vse zapise, ki se začenjajo na črke od A do D. Če zbirka podatkov uporablja nabor nadomestnih znakov ANSI-92, namesto zvezdice uporabite znak za odstotek (%).

Like "*ar*"

Najde vse zapise z zaporedjem črk »ar«. Če zbirka podatkov uporablja nabor nadomestnih znakov ANSI-92, namesto zvezdice uporabite znak za odstotek (%).

Like "Jaka Stel?"

Najde vse zapise, ki se začnejo z »Jaka« in je v njih tudi petčrkovni drugi niz, katerega prve štiri črke so »Stel«, zadnja črka pa je neznana. Če zbirka podatkov uporablja nabor nadomestnih znakov ANSI-92, namesto vprašaja uporabite podčrtaj (_).

#02.02.06#

Najde vse zapise za 02.02.06. Če zbirka podatkov uporablja nabor nadomestnih znakov ANSI-92, datuma ne postavite med znaka za lojtro, ampak med enojne narekovaje ('02.02.06').

< Date() - 30

Vrne vse datume, ki so starejši od 30 dni.

Date()

Vrne vse zapise z današnjim datumom.

Between Date() And DateAdd("M"; 3; Date())

Vrne vse zapise od današnjega datuma do treh mesecev po današnjem datumu.

Is Null

Vrne vse zapise z ničelno (prazno ali nedoločeno) vrednostjo.

Is Not Null

Vrne vse zapise z vrednostjo.

""

Vrne vse zapise, v katerih so nizi ničelne dolžine. Niz ničelne dolžine uporabite, ko želite v zahtevano polje dodati vrednost, vendar še ne veste, kakšna vrednost je to. Polje lahko na primer zahteva številko faksa, nekatere vaše stranke pa morda nimajo faksov. V tem primeru namesto števila vnesite dva dvojna narekovaja brez vmesnega presledka ("").

  1. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

    Preverite, ali je poizvedba vrnila samo zapise, ki jih želite posodobiti. Po potrebi lahko izberete polja, ki jih ne želite, in pritisnite DELETE ter jih tako odstranite. Dodatna polja lahko povlečete v mrežo načrta in spremenite pogoje, dokler niste zadovoljni z rezultati poizvedbe.

  2. Nadaljujete z naslednjimi koraki.

Posodabljanje zapisov

  1. Na kartici Načrt v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Posodobi.

    To poizvedbo za izbiranje spremeni v poizvedbo za posodabljanje. Access v spodnji odsek načrtovalca poizvedbe doda vrstico Posodobitev na.

    Poizvedba za posodabljanje z enim pogojem za posodobitev

  2. Poiščite mesto s podatki, ki jih želite spremeniti, in vnesite izraz (ki bo spremenil vaše podatke) v vrstico Posodobi na za to polje.

    Nekaj izrazov je prikazanih v tej tabeli, ki tudi opisuje, kako ti izrazi spremenijo podatke.

Izraz

Rezultat

"Prodajalec"

V besedilnem polju spremeni besedilno vrednost v »Prodajalec«.

#10.08.06#

V polju »Datum/čas« spremeni vrednost datuma v 10.08.06.

Da

V polju »Da/ne« spremeni vrednost Ne v Da.

"PN" & [ŠtevilkaDela]

Doda "PN" na začetek vsake določene številke dela.

[CenaEnote] * [Količina]

Pomnoži vrednosti v poljih »Cena enote« in »Količina«.

[Prevoz] * 1.5

Poviša vrednosti v polju »Prevoz« za 50 odstotkov.

DSum("[Količina] * [CenaEnote]";
"Podrobnosti o naročilu"; "[IDIzdelka]=" & [IDIzdelka])

Kjer se vrednosti IDizdelka v trenutni tabeli ujemajo z vrednostmi IDizdelka v tabeli s podrobnostmi o naročilu, ta izraz posodobi skupno prodajo tako, da v polju »Količina« pomnoži vrednosti z vrednostmi v polju »CenaEnote«.

Right([PoštnaŠtevilkaPrejemnika]; 5)

V besedilnem ali numeričnem nizu obreže znake, ki so skrajno levo, in pusti 5 znakov, ki so skrajno desno.

IIf(IsNull([CenaEnote]); 0; [CenaEnote])

V polju »CenaEnote« ničelno (neznano ali nedoločeno) vrednost spremeni v nič (0).

  1. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

    Pojavi se sporočilo z opozorilom. Ta slika prikazuje opozorilo:

    Opozorilo poizvedbe za posodabljanje

  2. Če želite zagnati poizvedbo, kliknite Da.

    Opomba : Opozorilna sporočila lahko izklopite. To storite tako, kliknite Gumb »Microsoft Office « Podoba gumba , kliknite Accessove možnostikliknite dodatnoin pod možnostjo potrdipočistite potrditveno polje poizvedbe za dejanja .

  3. Če si želite ogledati rezultate poizvedbe za posodabljanje, na karticah Osnovno ali Načrt v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled podatkovnega lista. Kliknete lahko tudi gumb Pogled podatkovnega lista v Accessovi vrstici stanja.

    Opomba : Ko izvajate poizvedbo, boste morda opazili, da v naboru rezultatov manjkajo nekatera polja. Če so v poizvedbi polja, ki jih ne posodabljate, Access privzeto odstrani ta polja. Vključite lahko na primer polja ID iz dveh tabel, s čimer zagotovite, da poizvedba vrne rezultate in se izvaja na pravilnih zapisih. Če teh polj ID ne posodobite, jih Access odstrani.

Na vrh strani

Uporaba poizvedbe za dodajanje zapisov v tabele

Ena najpogostejših uporab poizvedb za dodajanje je dodajanje skupin zapisov iz tabel izvorne zbirke podatkov v tabele ciljne zbirke podatkov. Predvidevate na primer, da pridobite nekaj novih strank in tudi zbirko podatkov, kjer je tabela z informacijami o njih. Če se želite izogniti ročnemu vnašanju podatkov, lahko v zbirko podatkov dodate ustrezne tabele. Poizvedbe za dodajanje lahko uporabljate tudi za:

  • dodajanje zapisov, ki temeljijo na pogojih. Ko želite dodati na primer samo imena in naslove strank, ki naročil še niso plačale.

  • dodajanje zapisov, ko nekatera polja ene tabele v drugi ne obstajajo. Tabela strank ima na primer 11 polj, polja iz druge tabele strank pa se ujemajo z devetimi. S poizvedbo za dodajanje lahko dodate samo podatke iz ujemajočih se polj in prezrete ostale.

Če želite ustvariti poizvedbo za dodajanje podatkov iz ene zbirke podatkov v drugo, uporabite te osnovne korake:

  • Odprite izvorno zbirko podatkov (zbirka podatkov z zapisi, ki jih želite dodati) in ustvarite poizvedbo za izbiranje, ki vrne samo zapise, ki jih želite dodati.

  • Poizvedbo za izbiranje pretvorite v poizvedbo za dodajanje.

  • Poizvedbi za dodajanje dodajte ciljne tabele in polja. Če zapise dodajate v drugo zbirko podatkov, jo najprej odprite in izberite tabele.

  • Zaženite poizvedbo za dodajanje zapisov.

Opomba : Pred začetkom ustvarite varnostno kopijo podatkov. Če se zmotite, lahko dodane zapise izbrišete iz ciljne tabele, vendar lahko ročno brisanje večjega števila podatkov vzame veliko časa. Z varnostno kopijo lahko napake odpravite v krajšem času.

Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje

  1. Odprite izvorno zbirko podatkov – zbirka podatkov z zapisi, ki jih želite dodati.

  2. Na zavihku Ustvari v skupini Drugo kliknite Načrt poizvedbe.

    Odpre se mreža načrta poizvedbe in pojavi se pogovorno okno Pokaži tabelo.

  3. Izberite tabelo z zapisi, ki jih želite dodati, kliknite Dodaj in še Zapri.

    Tabela se pojavi kot okno v zgornjem delu mreže načrta poizvedbe. V oknu so navedena vsa polja v tabeli. Na tej sliki je prikazana običajna tabela v načrtovalcu poizvedbe:

    Tabela v načrtovalcu poizvedbe

  4. Polja, ki jih želite dodati, iz tabele povlecite v vrstico Polje v spodnjem odseku mreže načrta poizvedbe.

    Stolpcu v spodnjem odseku lahko dodate eno polje tabele. Če želite hitro dodati vsa polja, kliknite zvezdico (*) na vrhu seznama polj tabele. Ta slika prikazuje načrtovalca poizvedbe z več dodanimi polji tabele:

    Poizvedba s tremi polji v mreži načrta

    Ta slika prikazuje načrtovalca z vsemi dodanimi polji:

    Poizvedba z vsemi polji tabele

  5. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

    Preverite, ali poizvedba vrne zapise, ki jih želite dodati. Če morate odstraniti neželena polja, počistite potrditveno okno Pokaži ali pritisnite DELETE. V mrežo načrta lahko povlečete tudi dodatna polja, dokler ne boste zadovoljni z rezultati poizvedbe.

  6. Nadaljujte z naslednjimi koraki.

Pretvorba poizvedbe v poizvedbo za dodajanje

  1. Na zavihku Načrt v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Dodaj.

    Pojavi se pogovorno okno Dodaj.

  2. Zapise lahko iz ene tabele dodate v drugo v isti zbirki podatkov, lahko pa jih dodate tudi v v tabelo v drugi zbirki podatkov.

    • Dodajanje zapisov v tabelo v isti zbirki podatkov

      1. V pogovornem oknu Dodaj kliknite Trenutna zbirka podatkov (če še ni izbrana) in nato na seznamu Ime tabele izberite ciljno tabelo.

      2. Kliknite V redu.

        V 4. koraku prejšnjega odseka ste dodali del polj ali vsa polja iz izvorne tabele v mrežo načrta poizvedbe. Če ste v tem koraku dodali celotno tabelo, Access v vrstico Dodaj v doda celotno ciljno tabelo, kot je prikazano:

        Poizvedba za dodajanje z vsemi polji dveh tabel

        -ali-

        Če ste v 4. koraku prejšnjega odseka dodali posamezna polja in se imena polj v izvorni in ciljni tabeli ujemajo, Access v vrstico Dodaj v samodejno doda imena ciljnih polj, kot je prikazano:

        Poizvedba za dodajanje z ujemajočimi se polji

        -ali-

        Če ste dodali posamezna polja in se nekatera ali vsa imena polj ne ujemajo, Access neujemajoča se polja v vrstici Dodaj v pusti prazna. Kliknite vsako prazno polje in na seznamu izberite želeno izvorno polje, kot je prikazano:

        Izbira ciljnih polj za poizvedbo za dodajanje

      3. Če želite predogled sprememb, kliknite Pogled.

      4. Če želite dodati zapise, se vrnite na pogled načrta in kliknite Zaženi.

    • Dodajanje zapisov v tabelo v drugi zbirki podatkov

      1. V pogovornem oknu Dodaj kliknite Druga zbirka podatkov.

      2. V polje Ime polja vnesite mesto in ime ciljne zbirke podatkov.

      3. V polje Ime tabele vnesite ime ciljne tabele in kliknite V redu.

        -ali-

        Kliknite Prebrskaj in za iskanje ciljne zbirke podatkov uporabite drugo pogovorno okno Dodaj. Ko ste našli in izbrali ciljno zbirko podatkov, kliknite V redu. Tako boste zaprli drugo pogovorno okno. V prvo pogovorno okno v polje Ime tabele vnesite ime ciljne tabele in kliknite V redu.

        Vnesite ime ciljne tabele, kliknite V redu in tako zaprite prvo pogovorno okno Dodaj.

        V 4. koraku prejšnjega odseka ste dodali del polj ali vsa polja iz izvorne tabele v vrstico Polje v mrežo načrta poizvedbe. Če ste v tem koraku dodali celotno tabelo, Access v vrstico Dodaj v doda celotno ciljno tabelo, kot je prikazano:

        Poizvedba za dodajanje z vsemi polji dveh tabel

        -ali-

        Če ste v 4. koraku dodali posamezna polja in se imena polj v izvorni in ciljni tabeli ujemajo, Access v vrstico Dodaj v doda imena polj ciljne tabele tako:

        Poizvedba za dodajanje z ujemajočimi se polji

        -ali-

        Če ste dodali posamezna polja in se nekatera ali vsa imena polj ne ujemajo, Access neujemajoča se polja v vrstici Dodaj v pusti prazna. Kliknite vsako prazno polje in na seznamu izberite želeno ciljno polje tako:

        Izbira ciljnih polj za poizvedbo za dodajanje

      4. Če želite predogled sprememb, kliknite Pogled.

      5. Če želite dodati zapise, preklopite na pogled načrta in kliknite Zaženi.

Na vrh strani

Uporaba funkcije zbiranja podatkov za posodabljanje zapisov

Program Office Access 2007 omogoča novo funkcijo zbiranja podatkov. V programu Microsoft Office Outlook 2007 lahko nastavite obrazec za vnos podatkov, zbirate informacije in podatke shranjujete v Accessovo zbirko podatkov. Razlaga uporabe funkcije zbiranja podatkov ni vključena v ta članek.

Več informacij o uporabi zbirke podatkov, si oglejte članek z naslovom zbiranja podatkov z e-poštna sporočila.

Na vrh strani

Spreminjanje podatkov v pogovornem oknu »Najdi in zamenjaj«

Pogovorno okno Najdi in zamenjaj omogoča drug način spreminjanja majhne količine podatkov v krajšem času in z manj truda. Razlaga uporabe pogovornega okna ni vključena v ta članek.

Več informacij o s pogovornim oknom, si oglejte članek uporabite Najdi in zamenjaj pogovorno okno za spreminjanje podatkov.

Na vrh strani

Uporaba kaskadnega posodabljanja za spreminjanje vrednosti primarnega in tujega ključa

Občasno boste morali posodobiti vrednosti primarnih ključev. Če primarni ključ uporabljate kot tujega, ga lahko samodejno posodobite s podrejenimi primerki tujega ključa.

Primarni ključ je vrednost, ki enolično identificira (zapis) v tabeli zbirke podatkov. Tuj ključ je stolpec, ki se ujema s primarnim ključem. Običajno so tuji ključi v drugih tabelah in omogočajo ustvarjanje relacij (povezav) med podatki v tabelah.

Kot primarni ključ na primer uporabljate številko ID izdelka. Ena številka ID enolično identificira en izdelek. To številko ID uporabljate tudi kot tuj ključ v tabeli s podatki o naročilih. Tako lahko poiščete vsa naročila za posamezen izdelek, saj ID postane del naročila vsakič, ko kdo naroči ta izdelek.

Včasih se številke ID (ali druge vrste primarnih ključev) spremenijo. Ko se, lahko spremenite vrednost primarnega ključa in tako sprožite samodejno kaskadno prehajanje spremembe med vsemi podrejenimi zapisi v relaciji. To obnašanje omogočite tako, da vklopite referenčno integriteto in kaskadno posodabljanje med dvema tabelama.

V nadaljevanju postopka upoštevajte ta pravila:

  • Kaskadne posodobitve lahko omogočite samo za polja s primarnim ključem, nastavljena na podatkovna tipa »Besedilo« in »Število«. V polju s podatkovnim tipom »Samoštevilo« kaskadnih posodobitev ni mogoče izvajati.

  • Kaskadne posodobitve lahko omogočite samo med tabelami z relacijami ena proti mnogo.

V teh korakih je pojasnjen način ustvarjanja relacij in omogočanja kaskadnih posodobitev teh relacij.

Ustvarjanje relacije

  1. Na kartici Orodja za zbirke podatkov v skupini Pokaži/skrij kliknite Relacije.

  2. Na kartici Načrtovanje v skupini Relacije kliknite Zaženi.

    Prikaže se pogovorno okno Pokaži tabelo.

  3. Kliknite jeziček Tabele, če še ni izbran, izberite tabele, ki jih želite spremeniti, kliknite Dodaj in še Zapri.

    Če želite izbrati več tabel, pritisnite SHIFT, ali pa dodajte vsako tabelo posebej. Izberite samo tabele na straneh relacij »ena« in »mnogo«.

  4. V oknu Relacije povlecite primarni ključ iz tabele na strani relacije »ena« in ga spustite v polje s tujim ključem v tabeli na strani relacije »mnogo«.

    Pojavi se pogovorno okno Urejanje relacij. Ta slika prikazuje pogovorno okno:

    Pogovorno okno »Urejanje relacij«.

  5. Potrdite potrditveno polje Vzpostavi referenčno integriteto in kliknite Ustvari.

  6. Nadaljujte z naslednjimi koraki.

Omogočanje kaskadnih posodobitev v primarnih ključih

  1. Če niste sledili korakom iz prejšnjega odseka, odprite zbirko podatkov z relacijo, ki jo želite spremeniti.

  2. Na kartici Orodja za zbirke podatkov v skupini Pokaži/skrij kliknite Relacije.

    Pojavi se okno Relacije in prikaže povezave (prikazane kot povezujoče črte) med tabelami v zbirki podatkov. Ta slika prikazuje običajno relacijo:

    razmerje med dvema tabelama

  3. Z desno miškino tipko kliknite povezovalno črto med nadrejenimi in podrejenimi tabelami in kliknite Urejanje relacij.

    Pojavi se pogovorno okno Urejanje relacij. Ta slika prikazuje pogovorno okno:

    Pogovorno okno »Urejanje relacij« z obstoječo relacijo

  4. Izberite Kaskadno posodabljanje polj v relaciji, zagotovite, da bo potrditveno polje Vzpostavi referenčno integriteto potrjeno, in kliknite V redu.

Če želite več informacij o ustvarjanju relacij, si oglejte ta članka:

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×