Podpora projektne pisarne oz. PMO-ja (Project Management Office) pri uvajanju storitve Project Online

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

< Več pomoči za Project

Kaj je PMO?

Torej nameravate uvesti Project Online v svoje podjetje. Kako ga nameravate uporabljate oz. z drugimi besedami, kakšno poslovno težavo želite rešiti? Tukaj je nekaj primerov:

  • Vodje želijo boljši vpogled v stanje projekta.

  • Potrebujem boljši način upravljanja svojih virov in dodeljevanja projektov.

  • Želim preprost način spremljanja časa, ki ga osebe porabijo za svoja opravila.

  • Želim zmogljivejši način spremljanja podatkov o projektu, kot je uporaba Excelovih preglednic.

Organizacije, ki so bile najuspešnejše pri obvladovanju zgornjih poslovnih težav z uporabo storitve Project Online, postavljajo merila za ustvarjanje standardov, procesov in najboljših praks za načine vodenja projektov v organizaciji. Oseba ali skupina, ki ustvarja in upravlja ta pravila za vodenje projektov, se včasih imenuje projektna pisarna oz. PMO (Project Management Office).

Kaj dela PMO?

V večjih podjetjih PMO lahko predstavlja oddelek, ki se ukvarja s temami vodenja projektov v organizaciji, kot so upravljanje projektov, uvajanje, izobraževanje, raziskava potreb vodenja projektov ali iskanje najboljših načinov izdelave uporabnih poročil. V majhnih ali srednje velikih podjetjih je PMO lahko ena oseba ali majhna skupina, ki pa prav tako lahko obravnava enake vprašanja kot velika podjetja. Skupni cilji vseh PMO-jev so:

  • Upravljanje in širjenje uvajanja sistema vodenja projektov.

  • Poenostavitev vodenja projektov za uporabnike organizacije z uvedbo avtomatizacijo procesov v orodju.

  • Ustvarjanje pravil, postopkov in najboljših praks za funkcije vodenja projektov.

  • Zagotavljanje strokovnosti na področju vodenja projektov tako, da predstavljajo »center za razvoj« vsega, povezanega z vodenjem projektov, in nudijo izobraževanje o najboljših praksah in orodjih za vodenje projektov.

  • Imeti pristojnost, da izvršno sponzorstvo v skladu z njihovimi priporočili izvede in uveljavi spremembe.

Ali ste še vedno zmedeni? Stopimo korak nazaj in si oglejmo primer, ki nam je vsem blizu – kako vodja gospodinjstva skrbi za svojo družino:

Potreba

PMO

Družina

PMO – podatki

PMO pomaga ustvariti učinkovito posredovanje informacij udeležencem projekta s stanjem projekta in poročili o stanju. To lahko vključuje raziskavo potreb poročanja, prenos potrebnih podatkov v sistem in ustvarjanje potekov dela, ki zagotavljajo, da so podatki, potrebni za ustvarjanje ponavljajočih se poročil, pravočasno vneseni v sistem.

Vodje gospodinjstva potrebujejo informacije o stanju:

  • Četrtletna poročila o otrokovih napredkih v izobraževalni ustanovi.

  • Mesečne bančne izpiske za prikaz finančnega stanja.

  • Letne obiske pri zdravniku za določitev zdravstvenega stanja družinskih članov.

Podatki PMO o tem, kaj kdo počne

PMO ustvari procese za posredovanje ustreznih podatkov v sistem vodenja projektov, da vodjem projektov zagotovi stanje na ravni projektov. Prav tako zagotavlja smernice in najboljše prakse za upravljanje virov.

Družinski člani morajo biti seznanjeni s tem, kaj kdo dela. To lahko vključuje:

  • Kdo bo šel danes iskat otroke v šolo, peljal zvečer psa na sprehod, skuhal večerjo itd.

  • Če nekdo ne more narediti, za kar je zadolžen, morate vedeti, ko bo lahko prevzel njegovo opravilo.

  • Pri tem vam je lahko v pomoč prikaz delovnega in šolskega urnika ter razpoložljivosti vseh članov v družinskem koledarju. Na ta način ste seznanjeni z načrtovanim delov vsakega posameznika.

PMO – forumi za sodelovanje

PMO pomaga ustvariti mesta za sodelovanje pri projektu in jih prilagodi tako, da najbolje ustrezajo uporabnikom strani.

Družinski člani potrebujejo forum, kjer lahko sodelujejo, npr:

  • Objavljajo pomembne dogodke na stenskem koledarju v kuhinji.

  • Se vsak dan pogovarjajo za mizo pri večerji.

Ocena PMO in ublažitev posledic tveganja

PMO je odgovoren za nastavitev sistema za upravljanje tveganja.

Vodje gospodinjstva bodo morda morali izdelati načrt za zmanjšanje tveganja:

  • Določiti potrebe po zdravstvenem zavarovanju.

  • Se včlaniti v klub zdravja.

  • Povečati znesek pokojninskega varčevanja.

PMO – ustvarjanje pravil in postopkov

PMO nadzoruje trenutne procese in poteke dela ter poišče način za njihovo avtomatizacijo tako, da uvede orodje za vodenje projektov. Določi lahko na primer gonilnike za izbiro prednostnih projektov glede na dodeljen proračun (analiza portfelja).

Vodje gospodinjstva oblikujejo pravila in procese za družino, kot so:

  • Določijo policijsko uro ali uro za spanje za otroke.

  • Raziščejo dejavnike, da določijo vrsto nakupov (npr. »Ali naj letos kupimo avto, popravimo streho ali si privoščimo počitnice?«).

  • Nastavijo samodejni časovnik za vrtne škropilnike.

  • Določijo dan v tednu za nakupe v trgovini z živili in opravke.

PMO je zaslužen za učinkovitejše vodenje projektov v podjetju, saj izvaja ta opravila:

  • Zbira informacije za lažje določanje potreb vodenja projektov v organizaciji. Analizira na primer poslovne potrebe organizacije, oblikuje procese za zadovoljevanje teh potreb in nato preslika te procese v nastavitve ali poteke dela v storitvi Project Online.

  • Določa, katere podatke je treba redno pregledovati, in sodeluje s skrbnikom projekta, ki nato da te podatke v skupno rabo z zainteresiranimi skupinami. Določa na primer vrsto potrebnih podatkov in proces za vnos teh podatkov v sistem, da ustvari tedenska poročila o stanju projekta, ki zainteresiranim skupinam zagotavljajo pregled stanja projektov v teku.

  • Ustvarja pravila za procese in poteke dela. Oblikuje na primer potek dela, ki omogoča, da gredo projektne zamisli skozi proces odobritve, preden postanejo projekti v storitvi Project Online.

  • Seli obstoječe podatke iz trenutnega sistema za vodenje projektov v novega. Poišče na primer najlažjo pot za selitev podatkov o viru in projektu iz Microsoft Excelovih preglednic v Project Online ali iz programa Project Professional v posameznikovem računalniku v centralizirano okolje storitve Project Online.

  • Zagotavlja podporo upravljanje portfeljev projekta, kar omogoča lažje določanje pomembnosti in napovedovanje projekta. Tako kot večina podjetij, bi tudi vi radi izvedli več projektov, vendar imate omejen proračun in omejene vire, ki vam preprečujejo. Ugotoviti morate, katere projekti so nujni in kateri ne. PMO lahko vodi postopek izbire projekta in programa, s čimer zagotovi, da so prihodnje naložbe v skladu s strateškimi cilji organizacije in njeno vizijo rasti.

  • Upravlja morebitno čustveno navezanost uporabnikov na star sistem za vodenje projektov. Na obziren način na primer spodbudi projektne vodje k opustitvi starega procesa shranjevanja projektnih datotek na trde diske in njihove skupne rabe tako, da jim predstavi prednosti objavljanja datotek v storitvi Project Online. PMO bo morda več časa namenil najprej temu, da prepriča višje projektne vodje, in nato upal, da bodo oni spodbudili druge projektne vodje k spremembi.

  • Upravlja tehnične izzive spremembe tako, da nudi možnosti strokovnega izobraževanja.

Zakaj potrebujem PMO?

Če se v primeru družine ne odzovemo na potrebe posameznega člana, so posledice lahko težke. Če na primer ne pregledate otrokovega spričevala takoj, ko ga ta prejme, lahko predpostavljamo, da je vse v redu, medtem ko bi otrok dejansko moral nameniti več časa učenju oz. bi potreboval inštrukcije. Na enak način ima lahko uvedba storitve Project Online brez kakršne koli pomoči pri standardizaciji in uvajanju hude posledice. PMO bo tako pomagal povečati možnost uspeha pri uvajanju okolja storitve Project Online. Odvisno od vaših ciljev, to lahko pomeni boljšo učinkovitost vodenja projektov (npr. več pravočasno dokončanih projektov), kar je običajno povezano z nižjimi stroški vodenja projektov (npr. več dokončanih projektov v skladu s proračunom ali z nižjimi stroški, kot jih je predvideval proračun).

Kaj so prvi koraki za ustvarjanje PMO-ja?

Prve korake za ustvarjanje PMO-ja ste izvedli že s tem, ko ste poiskali ta članek. Če želite začeti uporabljati Project Online, imate verjetno že zamisel, kako lahko storitev izboljša učinkovitost ali reši morebitne težave v vašem podjetju. Pri načrtovanju oblikovanja PMO-ja morate upoštevati to:

Določite naloge za PMO

Glavni cilj PMO-JA bo treba obravnavati določene poslovne težave? Na primer, morda želite izvajati sistem časovni list se večji nadzor analize stroškov. Ali imate morda projekta podatkov razširiti dve ali celo tri različne vloge in želite uskladiti podatke v en sistem, ki bi pomagajo zagotoviti boljši vpogled v izvajanja projektov. Ali bo morda ponujajo navodila za upravljanje tekočega projekta in projekta upravitelj usposabljanje potrebe. Ko boste razumeli, zakaj je potrebno PMO-JA, bo veliko lažje obseg, kaj je treba izpolnjevati so pri vzpostavljanju in vzdrževanju to.

Pridobite izvršno sponzorstvo

Zagotovite podporo nekoga na višjem položaju. Pomembno je, da ima PMO izvršno sponzorstvo, saj je pomanjkanje izvršnega sponzorstva glavni razlog za neuspeh PMO-jev. Če že imate vodje, ki poznajo prednosti in pomembnost vašega početja, ste že korak bližje cilju. Če takšnih vodij še nimate, jih boste najlažje prepričali tako, da jim predstavite prednosti uporabe sistema za vodenje projektov, kot je Project Online. To lahko storite tako, da jim pokažete poslovno težavo, ki jo rešite. To ste morda storili že, ko ste prvič ocenjevali Project Online, vendar lahko prave zaveznike najdete med vodstvom, če jim predstavite delovanje storitve z vašimi lastnimi podatki v pilotnem okolju. Zajem prednosti je ključnega pomena za pridobivanje izvršnega sponzorstva.

Močno izvršno sponzorstvo je lahko koristno, če naletite na neodobravanje uporabnikov pri ukinitvi njim znanih načinov dela in prehodu na nov sistem za vodenje projektov, kot je Project Online. Seznanjanje drugih vplivnih višjih vodij projektov s prednostmi prav tako lahko pomaga pretrgati kakršno koli čustveno navezanost drugih uporabnikov na sistem, ki ga želite zamenjati.

Ustvarite svojo skupino

Če želite ustvariti PMO v velikem ali majhnem podjetju, morajo vloge znotraj PMO-ja prevzeti te odgovornosti:

Vloga

Opis

Vodenje načrta uvajanja storitve Project Online

Če ste sredi postopka izvajanje Project Online, celoten načrt mora nekdo to pogon. Tako kot vsak projekt načrta uvajanja mora lastnika osebjem in dokončati zahtevane opravila.

Raziskava potreb vodenja projekta

Ta oseba bo ocenila zahteve vodenja projektov v vaši organizaciji. Morala bo govoriti z uporabniki v podjetju in oddelkih, da se bo seznanila s trenutnim načinom vodenja projektov in zahteve uporabnikov ter poskušala ugotoviti način za izboljšanje teh zahtev z uvedbo storitve Project Online. Zahteve je treba posredovati skrbniku projekta, da jih bo mogoče ustrezno uvesti v Project Online. Ta oseba mora razpolagati z znanjem in spretnostmi na področju vodenja projektov, biti pa mora tudi spretna v komuniciranju. Obstaja možnost, da so osebe v podjetju čustveno navezane na proces, ki ga želite ukiniti, zato jim boste morali predstaviti, kako jim bo nov sistem olajšal delo.

Izobraževanje, dokumentacija in podpora

Ta oseba mora oceniti raven usposobljenosti uporabnikov in je odgovorna za zagotavljanje virov za izobraževanje, potrebnih za uspešno uporabo izdelka. To lahko vključuje organiziranje izobraževanja na podlagi vlog za skrbnike projektov, vodje projektov, vodje skupine in člane skupine. Največ truda boste verjetno vložili v organiziranje izobraževanja za vodje projektov ali skrbnike projektov, medtem ko bodo za vodje skupine in člane skupine primernejše kartice s kratkimi navodili, kontrolni seznami ali kratke vadnice. Za uporabnike boste morali poiskati tudi podporo v podjetju in najti pravo pot za reševanje zapletenejših težav.

Sodelovanje z oddelkom IT

Sodelovanje z oddelkom IT je ključnega pomena za njihovo pomoč pri prijavi, nastavitvi in konfiguraciji storitve Project Online. Če želite oceniti Project Online, to lahko običajno stori nekdo iz oddelka IT brez večjih težav tako, da si ogleda dokumentacijo Uvod v Project Online.

PMO mora sodelovati z oddelkom IT, da obravnava ti dve področji:

  • Skrbništvo storitve Office 365: PMO mora sodelovati s skrbnikom storitve Office 365 pri dodelitvi uporabnikov in licenc.

  • Skrbništvo storitve Project Online: PMO mora sodelovati tudi s skrbnikom storitve Project Online pri elementih, kot so konfiguracija polj po meri, virov in časovnih listov. Skrbništvo bo morda moralo sodelovati s PMO-jem pri uvedbi procesov v Project Online s poteki dela.

Nekateri PMO-ji v večjih podjetjih imajo tudi vodje projektov, katerih naloga je zagotavljanje pomoči za določene projekte. Pomoč lahko vključuje svetovanje lastniku podjetja ali celo prevzem lastništva, odvisno od obsega projekta.

Ustvarite obrazložitev poslanstva za PMO

Vsak PMO mora imeti obrazložitev poslanstva Če ste že ugotovili razlog, zakaj potrebujete PMO, boste lažje ustvarili obrazložitev. Oglejte si obstoječe obrazložitve poslanstva v podjetju in poskušajte ustvariti podobno. Obrazložitev naj ne bo preveč zapletena, a ravno dovolj, da navedete vsa osnovna dejstva, zakaj je potreben PMO in kakšna je njegova vloga v podjetju.

Ustvarite načrt za ustanovitev PMO-ja

Ko ste določili opravila za ustanovitev PMO-ja, boste morda želeli zanj ustvariti načrt projekta na visoki ravni. Ustvarjanja PMO-ja se lotite kot velikega projekta s povezanimi opravili, trajanji in nalogami. Z obravnavanjem nekaterih začetnih opravil, kot je na primer ocenjevanje okolja, bo vaš načrt projekta postajal vse bolj opredeljen. Načrt projekta zagotavlja PMO-ju načrt graditve za spremljanje, kaj ste že naredili, kaj trenutno delate in kaj morate še narediti, da ustvarite PMO. Spodaj je primer nekaterih opravil za PMO v načrtu projekta v storitvi Project Online:

Načrt projekta PMO v storitvi Project Online

Več informacij o PMO-jih

Če še nimate PMO-ja, boste sprva morda nekoliko prestrašeni nad mislijo, da ga ustvarite. Čeprav so potrebe in zahteve vaše organizacije glavno vodilo za PMO, se morate kljub temu naučiti, kako ustvariti ogrodje za ustanovitev in razvoj PMO-ja. Odvisno od vaših ciljev, boste morda želeli raziskati različne metodologije industrije in procesov PMO ali si ogledati, kateri model PMO je za vas najprimernejši. V pomoč so vam na voljo številne knjige, izobraževanja in spletni viri o ustvarjanju in upravljanju PMO-jev.

Če želite nastaviti PMO in potrebujete pomoč, se obrnite na partnerja Microsoft Certified Partner ali storitve Microsoft Consulting Services. Microsoft ima na voljo tudi svoje svetovalce, ki imajo izkušnje z nastavitvijo PMO-jev za majhna, srednje velika ali velika podjetja.

Kaj pa sedaj?

Ali ste pripravljeni, da ustvarite PMO? Upamo, da vas je vsebina tega članka prepričala, da je ustanovitev PMO-ja naložba, vredna časa in truda. Potrebnega bo veliko sodelovanja z osebami v organizaciji, ključnega pomena pa je vsekakor dober izvršni »vodja«. Vložiti boste morali tudi dodatna sredstva za podrobnejšo raziskavo nastavitve PMO-ja prek številnih virov, ki so vam na voljo. Za pomoč se lahko obrnete na partnerja Microsoft Certified Partner ali storitve Microsoft Consulting Services.

Če ste majhno podjetje, se vam bo morda zdelo, da vsega ne zmorete. Morda nimate na voljo zadostnih sredstev, da zaposlite osebe za posamezne vloge PMO, navedene v tabeli »Ustvarite svojo skupino«, a vam tega tudi ni treba storiti. Ne pozabite, da so to obveznosti, ki se jim boste morda morali nekoč posvetiti v tolikšni meri, kot to ustreza vašim potrebam. Prav tako se prizadevanja večajo v skladu z velikostjo in cilji vašega podjetja. PMO se bo v manjšem podjetju morda moral sestati le z nekaj višjimi vodji projektov v podjetju, da bo ocenil njihove potrebe, medtem ko se bo v večjem podjetju moral sestati z več oddelki, kjer vladajo številne različne zahteve.

Ustanovitev PMO-ja lahko prispeva k uspešni uporabi storitve Project Online in uporaba storitve Project Online lahko prispeva k uspešnemu delovanju PMO-ja. Želimo vam veliko sreče pri uvajanju.

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×