Podpora projektne pisarne oz. PMO-ja (Project Management Office) pri uvajanju storitve Project Online

Opomba:  Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

< Več pomoči za Project

Kaj je PMO?

Torej nameravate uvesti Project Online v svoje podjetje. Kako ga nameravate uporabljate oz. z drugimi besedami, kakšno poslovno težavo želite rešiti? Tukaj je nekaj primerov:

  • Vodje želijo boljši vpogled v stanje projekta.

  • Potrebujem boljši način upravljanja svojih virov in dodeljevanja projektov.

  • Želim preprost način spremljanja časa, ki ga osebe porabijo za svoja opravila.

  • Želim zmogljivejši način spremljanja podatkov o projektu, kot je uporaba Excelovih preglednic.

Organizacije, ki so bili najuspešnejša z uporabo Project Online pri odpravljanju težav podjetja, kot so tiste, ki ustvari nabor standardov, postopkov in najboljših praks za upravljanja projektov v organizaciji. Oseba ali skupina, ki ustvari in upravlja ta pravila upravljanja projektov je včasih navedena kot Project Management Office (PMO).

Kaj dela PMO?

V večjih podjetjih PMO lahko predstavlja oddelek, ki se ukvarja s temami vodenja projektov v organizaciji, kot so upravljanje projektov, uvajanje, izobraževanje, raziskava potreb vodenja projektov ali iskanje najboljših načinov izdelave uporabnih poročil. V majhnih ali srednje velikih podjetjih je PMO lahko ena oseba ali majhna skupina, ki pa prav tako lahko obravnava enake vprašanja kot velika podjetja. Skupni cilji vseh PMO-jev so:

  • Upravljanje in širjenje uvajanja sistema vodenja projektov.

  • Poenostavitev vodenja projektov za uporabnike organizacije z uvedbo avtomatizacijo procesov v orodju.

  • Ustvarjanje pravil, postopkov in najboljših praks za funkcije vodenja projektov.

  • Zagotavljanje strokovnosti na področju vodenja projektov tako, da predstavljajo »center za razvoj« vsega, povezanega z vodenjem projektov, in nudijo izobraževanje o najboljših praksah in orodjih za vodenje projektov.

  • Imeti pristojnost, da izvršno sponzorstvo v skladu z njihovimi priporočili izvede in uveljavi spremembe.

Ali ste še vedno zmedeni? Stopimo korak nazaj in si oglejmo primer, ki nam je vsem blizu – kako vodja gospodinjstva skrbi za svojo družino:

Potreba

PMO

Družina

PMO – podatki

PMO pomaga ustvariti učinkovito posredovanje informacij udeležencem projekta s stanjem projekta in poročili o stanju. To lahko vključuje raziskavo potreb poročanja, prenos potrebnih podatkov v sistem in ustvarjanje potekov dela, ki zagotavljajo, da so podatki, potrebni za ustvarjanje ponavljajočih se poročil, pravočasno vneseni v sistem.

Vodje gospodinjstva potrebujejo informacije o stanju:

  • Četrtletna poročila o otrokovih napredkih v izobraževalni ustanovi.

  • Mesečne bančne izpiske za prikaz finančnega stanja.

  • Letne obiske pri zdravniku za določitev zdravstvenega stanja družinskih članov.

Podatki PMO o tem, kaj kdo počne

PMO ustvari procese, da dobite pravilne podatke za sistemom upravljanja projektov za zagotavljanje stanja na ravni projekta vodjem projektov. Zagotavlja tudi navodila in najboljše prakse za upravljanje virov.

Družinski člani morajo biti seznanjeni s tem, kaj kdo dela. To lahko vključuje:

  • Kdo bo šel danes iskat otroke v šolo, peljal zvečer psa na sprehod, skuhal večerjo itd.

  • Če nekdo ne more narediti, za kar je zadolžen, morate vedeti, ko bo lahko prevzel njegovo opravilo.

  • Pri tem vam je lahko v pomoč prikaz delovnega in šolskega urnika ter razpoložljivosti vseh članov v družinskem koledarju. Na ta način ste seznanjeni z načrtovanim delov vsakega posameznika.

PMO – forumi za sodelovanje

PMO pomaga ustvariti mesta za sodelovanje pri projektu in jih prilagodi tako, da najbolje ustrezajo uporabnikom strani.

Družinski člani potrebujejo forum, kjer lahko sodelujejo, npr:

  • Objavljajo pomembne dogodke na stenskem koledarju v kuhinji.

  • Se vsak dan pogovarjajo za mizo pri večerji.

Ocena PMO in ublažitev posledic tveganja

PMO je odgovoren za nastavitev sistema za upravljanje tveganja.

Vodje gospodinjstva bodo morda morali izdelati načrt za zmanjšanje tveganja:

  • Določiti potrebe po zdravstvenem zavarovanju.

  • Se včlaniti v klub zdravja.

  • Povečati znesek pokojninskega varčevanja.

PMO – ustvarjanje pravil in postopkov

PMO nadzoruje trenutne procese in poteke dela ter poišče način za njihovo avtomatizacijo z uvedbo orodja za vodenje projektov. Ena od teh lahko vključuje določanje gonilnike za izbiro projektov za premik naprej glede na nastavitev proračuna (analiza portfelja).

Vodje gospodinjstva oblikujejo pravila in procese za družino, kot so:

  • Določijo policijsko uro ali uro za spanje za otroke.

  • Raziščejo dejavnike, da določijo vrsto nakupov (npr. »Ali naj letos kupimo avto, popravimo streho ali si privoščimo počitnice?«).

  • Nastavijo samodejni časovnik za vrtne škropilnike.

  • Določijo dan v tednu za nakupe v trgovini z živili in opravke.

PMO je zaslužen za učinkovitejše vodenje projektov v podjetju, saj izvaja ta opravila:

  • Zbira informacije za lažje določanje potreb vodenja projektov v organizaciji. Analizira na primer poslovne potrebe organizacije, oblikuje procese za zadovoljevanje teh potreb in nato preslika te procese v nastavitve ali poteke dela v storitvi Project Online.

  • Določa, katere podatke je treba redno pregledovati, in sodeluje s skrbnikom projekta, ki nato da te podatke v skupno rabo z zainteresiranimi skupinami. Določa na primer vrsto potrebnih podatkov in proces za vnos teh podatkov v sistem, da ustvari tedenska poročila o stanju projekta, ki zainteresiranim skupinam zagotavljajo pregled stanja projektov v teku.

  • Ustvarja pravila za procese in poteke dela. Oblikuje na primer potek dela, ki omogoča, da gredo projektne zamisli skozi proces odobritve, preden postanejo projekti v storitvi Project Online.

  • Seli obstoječe podatke iz trenutnega sistema za vodenje projektov v novega. Poišče na primer najlažjo pot za selitev podatkov o viru in projektu iz Microsoft Excelovih preglednic v Project Online ali iz programa Project Professional v posameznikovem računalniku v centralizirano okolje storitve Project Online.

  • Zagotavlja podporo za upravljanje portfeljev projekt za pomoč pri projektu prednostni vrstni red in predvidevanje. Tako kot večina podjetij, so številne projekte bi želeli storiti, vendar imajo omejen proračun in viri za vse od njih. Potrebujete način, da določite, kateri projekti, ki naj se premaknete na. PMO-jih lahko pogon projekta in program izbor postopek, če želite zagotoviti, da prihodnje naložbe v poravnavo z organiziranost organizacije in rast vidom.

  • Upravljanje uporabnikov čustvene spremembe morda prikazano v gibljejo od njihovega trenutnega sistemom upravljanja projektov ki so priloženi. Na primer taktno vplivajo: projektni vodje, da se premaknete iz svoje staro proces shranjevanje svoje datoteke projekta v svojih trdih diskih in njihovo skupno rabo ki jih prikazuje prednosti, ki jih objavite Project Online. PMO lahko storite z več posvetili prepričljivih višji projektni vodje najprej in upa njihov vpliv na druge projekt upravitelji pomaga pri vplivajo na spremembo.

  • Upravlja tehnične izzive spremembe tako, da nudi možnosti strokovnega izobraževanja.

Zakaj potrebujem PMO?

Družinski primeru lahko strašne posledice ne obravnava nekatere potrebe. Na primer ne pregledovati otrokovega poročilo kartice, ko prvič prispe lahko povzroči predvidevamo, da stvari, ki so v redu, ko dejansko več študij čas ali a učitelj morda je treba ustvariti. Na enak način kot uvajanje Project Online , ne da bi ustvarili podjetje za pomoč pri standardizacijo in uvedbo prav tako lahko strašne primerih. Ustanovitev PMO boste za povečanje možnosti uspeha za Project Online uvajanja. Odvisno od vaše cilje, to lahko prevedete boljše učinkovitosti v projektno vodenje (na primer več projekti v času), ki je po navadi povezana s nižji stroški za upravljanje projektov (na primer več projekt dokončati na spletnem mestu ali v okviru proračuna).

Kaj so prvi koraki za ustvarjanje PMO-ja?

Prve korake za ustvarjanje PMO-ja ste izvedli že s tem, ko ste poiskali ta članek. Če želite začeti uporabljati Project Online, imate verjetno že zamisel, kako lahko storitev izboljša učinkovitost ali reši morebitne težave v vašem podjetju. Pri načrtovanju oblikovanja PMO-ja morate upoštevati to:

Določite naloge za PMO

Glavni cilj PMO-ja bo treba obravnavati določene poslovne težave? Na primer, morda želite izvajati sistem časovni list se večji nadzor analize stroškov. Ali imate morda projekta podatkov razširiti dve ali celo tri različne vloge in želite uskladiti podatke v en sistem, ki bi pomagala zagotoviti boljši vpogled v izvajanja projektov. Ali bo morda ponujajo navodila za upravljanje tekočega projekta in projekta upravitelj usposabljanje potrebe. Ko boste razumeli, zakaj je potrebno PMO-ja, bo veliko lažje obseg, kaj je treba izpolnjevati so pri vzpostavljanju in vzdrževanju to.

Pridobite izvršno sponzorstvo

Zagotovite podporo nekoga na višjem položaju. Pomembno je, da ima PMO izvršno sponzorstvo, saj je pomanjkanje izvršnega sponzorstva glavni razlog za neuspeh PMO-jev. Če že imate vodje, ki poznajo prednosti in pomembnost vašega početja, ste že korak bližje cilju. Če takšnih vodij še nimate, jih boste najlažje prepričali tako, da jim predstavite prednosti uporabe sistema za vodenje projektov, kot je Project Online. To lahko storite tako, da jim pokažete poslovno težavo, ki jo rešite. To ste morda storili že, ko ste prvič ocenjevali Project Online, vendar lahko prave zaveznike najdete med vodstvom, če jim predstavite delovanje storitve z vašimi lastnimi podatki v pilotnem okolju. Zajem prednosti je ključnega pomena za pridobivanje izvršnega sponzorstva.

Močno izvršno sponzorstvo lahko koristne pri odpravljanju odpornosti, ki jih morajo uporabniki v prehod s kaj predstavljajo poznate, na novo vodenja sistemov, na primer Project Online. Širjenje in spodbujanje prednosti drugih vplivnih zainteresiranim skupinam, na primer višji projektni vodje, lahko tudi pomaga pri prekinitvi vse čustvene Priloge, ki lahko imajo drugi uporabniki sistema, ki ga premikate, iz.

Ustvarite svojo skupino

Če želite ustvariti PMO v velikem ali majhnem podjetju, morajo vloge znotraj PMO-ja prevzeti te odgovornosti:

Vloga

Opis

Vodenje načrta uvajanja storitve Project Online

Če ste sredi postopka izvajanje Project Online, celoten načrt mora nekdo to pogon. Tako kot vsak projekt načrta uvajanja mora lastnika osebjem in dokončana opravila, ki zahteva.

Raziskava potreb vodenja projekta

Ta oseba bo ocenila zahteve vodenja projektov v vaši organizaciji. Morala bo govoriti z uporabniki v podjetju in oddelkih, da se bo seznanila s trenutnim načinom vodenja projektov in zahteve uporabnikov ter poskušala ugotoviti način za izboljšanje teh zahtev z uvedbo storitve Project Online. Zahteve je treba posredovati skrbniku projekta, da jih bo mogoče ustrezno uvesti v Project Online. Ta oseba mora razpolagati z znanjem in spretnostmi na področju vodenja projektov, biti pa mora tudi spretna v komuniciranju. Obstaja možnost, da so osebe v podjetju čustveno navezane na proces, ki ga želite ukiniti, zato jim boste morali predstaviti, kako jim bo nov sistem olajšal delo.

Izobraževanje, dokumentacija in podpora

Ta oseba mora oceniti raven usposobljenosti uporabnikov in je odgovorna za zagotavljanje virov za izobraževanje, potrebnih za uspešno uporabo izdelka. To lahko vključuje organiziranje izobraževanja na podlagi vlog za skrbnike projektov, vodje projektov, vodje skupine in člane skupine. Največ truda boste verjetno vložili v organiziranje izobraževanja za vodje projektov ali skrbnike projektov, medtem ko bodo za vodje skupine in člane skupine primernejše kartice s kratkimi navodili, kontrolni seznami ali kratke vadnice. Za uporabnike boste morali poiskati tudi podporo v podjetju in najti pravo pot za reševanje zapletenejših težav.

Sodelovanje z oddelkom IT

Sodelovanje z oddelkom IT je bistveno v prepričljivih, da pomaga pri znak gor, namestitev in konfiguracija Project Online. Če ste le pri vrednotenju Project Online, to običajno lahko izvedete z osebo z oddelkom IT, ne da bi preveč težav tako, da si ogledate dokumentacijo Uvod v Project Online .

PMO mora sodelovati z oddelkom IT, da obravnava ti dve področji:

  • Skrbništvo storitve Office 365: PMO mora sodelovati s skrbnikom storitve Office 365 pri dodelitvi uporabnikov in licenc.

  • Skrbništvo storitve Project Online: PMO mora sodelovati tudi s skrbnikom storitve Project Online pri elementih, kot so konfiguracija polj po meri, virov in časovnih listov. Skrbništvo bo morda moralo sodelovati s PMO-jem pri uvedbi procesov v Project Online s poteki dela.

Nekateri PMO-ji v večjih podjetjih imajo tudi vodje projektov, katerih naloga je zagotavljanje pomoči za določene projekte. Pomoč lahko vključuje svetovanje lastniku podjetja ali celo prevzem lastništva, odvisno od obsega projekta.

Ustvarite obrazložitev poslanstva za PMO

Vsak PMO mora imeti obrazložitev poslanstva Če ste že ugotovili razlog, zakaj potrebujete PMO, boste lažje ustvarili obrazložitev. Oglejte si obstoječe obrazložitve poslanstva v podjetju in poskušajte ustvariti podobno. Obrazložitev naj ne bo preveč zapletena, a ravno dovolj, da navedete vsa osnovna dejstva, zakaj je potreben PMO in kakšna je njegova vloga v podjetju.

Ustvarite načrt za ustanovitev PMO-ja

Po obsega naloge, ki jih potrebujete za ustvarjanje PMO-ja, boste morda želeli ustvariti načrta projekta na visoki ravni za to. Razmislite o zgradbe PMO-ja kot en velik projekt, z povezana opravila, trajanje in dodelitve. Načrt projekta postanejo bolj določene, kot ste korak po začetni opravila, na primer ocenjevanje okolje. Načrt projekta pomaga, da PMO-ja zgradi načrt za spremljanje, kaj boste naredili, kaj delate in kaj morate še delati z ustvarjanjem PMO-ja. Tukaj so na primer kako več PMO zgradi opravil v načrtu projekta Project Online je lahko videti:

Načrt projekta PMO v storitvi Project Online

Več informacij o PMO-jih

Če še nimate PMO, boste morda intimidated nekoliko na misel, da zaženete enega. Čeprav v podjetju potrebe in zahteve bo vodenje PMO-ja, morate Naučite se ustvariti okvir vzpostaviti in razvijajo PMO-ja. Glede na cilje, morda želite raziskovanje različnih PMO postopek in industriji metodologij, ali si oglejte PMO model, ki ga boste morda tesno poravnati. Ni na voljo številne knjige, izobraževanje in spletnih virov o ustvarjanju in upravljanju PMO-jih, ki vam lahko pomaga pri vaših prizadevanjih.

Če želite nastaviti PMO in potrebujete pomoč, morda želeli se obrnite na Microsoftovega partnerja potrjeni ali svetovanje storitve družbe Microsoft. Imamo tudi interne svetovalce na spletnem mestu Microsoft z odlično izkušenj pri nastavitvi PMO-jih za majhna, srednje velikih in velikih podjetij.

Kaj pa sedaj?

Tako, ali ste pripravljeni, da začnete PMO-ja? Hopefully, ste spoznali, ko preberete v tem članku, ki začne PMO je naložbe, ki bo vredno časa in truda. To bo zahtevalo veliko sodelovanja z osebami v podjetju in ob nadrejenemu »zmagovalec« je bistveno. Zahtevalo naložbe v raziskovanje več o nastavitvi PMO skozi veliko virov, ki so na voljo. Če potrebujete pomoč, vi pa lahko potrjeni Microsoftovih partnerjev, kot tudi svetovanje storitve družbe Microsoft.

Če ste v podjetju, manjše, obsega vse to zdi velika. Morda ne bo vire, da najamete oseb za posamezno PMO vlogo pa so navedene v tabeli »Zgradi skupino« , in vam ni treba. Samo Bodite pozorni, da to so odgovornosti, da boste verjetno morali obravnavati nekatere točki v času, in po meri, ki ustreza vašim zahtevam. Upoštevajte tudi, potrebujete lahko časovno velikost na velikost podjetja in doseganju ciljev. PMO v manjše podjetje morda morate le za srečanje z nekaj višji projektni vodje v svojem podjetju oceniti svoje potrebe in več oddelki z raznoliko zahteve v podjetju, ki je večje.

Ustanovitev PMO-ja lahko prispeva k uspešni uporabi storitve Project Online in uporaba storitve Project Online lahko prispeva k uspešnemu delovanju PMO-ja. Želimo vam veliko sreče pri uvajanju.

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×