Pošiljanje in prejemanje InfoPathovih e-poštnih obrazcev z Outlookom

V tem članku

InfoPathovi e-poštni obrazci

Pogoji za uporabo e-poštnih obrazcev

InfoPathovi e-poštni obrazci

Če že uporabljate Microsoft Office InfoPath za opravila, kot je na primer pošiljanje tedenskih poročil o stanju, Microsoft Office Outlook 2007 pa za upravljanje e-poštnih sporočil, lahko InfoPathovi e-poštni obrazci poenostavijo postopke sodelovanja in skupne rabe podatkov, saj jih lahko odpirate, izpolnjujete in pošiljate v programu Office Outlook 2007, ne da bi vam bilo treba odpreti InfoPath. Če prejmete InfoPathov e-poštni obrazec, lahko nanj odgovorite, ga posredujete in shranite enako kot vse druge elemente v programu Office Outlook 2007.

InfoPathovi obrazci in predloge obrazcev

InfoPath je program, ki s standardi odprtega XML-ja uporabnikom ponuja prilagodljivo, vendar učinkovito zbiranje podatkov. Ker je InfoPath oblikovan na standardih XML, je z InfoPathovimi obrazci zbrane podatke mogoče uporabljati znova v celotni organizaciji. Do podatkov, shranjenih na primer v obrazcu za poročilo o stroških, je mogoče dostopiti in prikazati na spletni strani, ki označuje trende pri uporabi proračuna za oddelek.

Ko načrtovalec obrazca ustvari nov InfoPathov obrazec, dejansko ustvari, kot se imenuje, predlogo obrazca. Predloga obrazca določa strukturo podatkov ter videz in vedenje obrazcev, ki jih uporabniki izpolnjujejo. Predlogo obrazca lahko primerjate z načrtom – začetna točka, ki uporabnikom omogoča ustvarjanje novih obrazcev, v katerih so podatki uporabljeni in shranjeni na enak način. Ker mora biti predloga obrazca na voljo, preden lahko izpolnite obrazec, morate predloge obrazcev uvesti na mesto, do katerega uporabniki lahko dostopajo. Predloge obrazcev so po navadi uvedene na mesta v omrežju podjetja, kot so na primer mape v skupni rabi, spletni strežniki, knjižnice v tehnologiji Windows SharePoint Services 3.0 ali mestih Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Če imajo uporabniki dovoljenja za dostop do mesta, kjer je shranjena predloga obrazca, lahko z InfoPathom, spletnim brskalnikom, prenosno napravo ali programom Office Outlook 2007 izpolnijo obrazec, ki temelji na tej predlogi. Ali je obrazec možno izpolniti z InfoPathom ali na kakšen drug način, je odvisno od več stvari, vključno s tem, kako je bila predloga obrazca načrtovana in uvedena. Če želite obrazec na primer izpolniti v brskalniku, mora biti obrazec načrtovan za zagon v brskalniku, predloga obrazca za ta obrazec pa mora biti uvedena v strežnik, v katerem se izvaja InfoPath Forms Services.

InfoPathove e-poštne obrazce lahko uporabite, če želite dati podatke v skupno rabo ali pa zbrati podatke drugih uporabnikov programa Office Outlook 2007.

Skupna raba podatkov z InfoPathovimi e-poštnimi obrazci

InfoPathove e-poštne obrazce lahko uporabite za skupno rabo podatkov. Če v InfoPathu izpolnjujete obrazec za tedensko poročilo o stanju in ga nato izpolnjenega pošljete vodji v prilogi e-poštnega sporočila, lahko uporabite program Office Outlook 2007, če želite izboljšati učinkovitost tega postopka. Poročilo o stanju lahko odprete na mestu objave kot InfoPathov e-poštni obrazec, ga izpolnite in nato s programom Office Outlook 2007 pošljete vodji, ne da bi pri tem odprli InfoPath. Če je obrazec konfiguriran za pošiljanje podatkov v vir podatkov, bodo podatki med pošiljanjem obrazca z Outlookom poslani tudi v ta vir podatkov. Ko pošljete podatke, lahko kopijo InfoPathovega e-poštnega obrazca in podatke, ki jih vsebuje, shranite v trenutno mapo.

Zbiranje podatkov z InfoPathovimi e-poštnimi obrazci

InfoPath lahko uporabite za zbiranje podatkov drugih oseb. Če ste vodja in svoji ekipi tedensko pošiljate e-poštna sporočila, da jo opomnite, naj izpolni obrazec za poročilo o stroških, lahko uporabite program Office Outlook 2007, če želite obrazec za poročilo o stroških poslati kot InfoPathov e-poštni obrazec. Če člani ekipe v InfoPathovem e-poštnem obrazcu v polje Za dodajo vaš e-poštni naslov, boste kopije njihovih obrazcev za poročilo o stroških prejeli v mapo »Prejeto« programa Office Outlook 2007. Ko zbirate podatke z InfoPathovimi e-poštnimi obrazci, lahko te podatke tudi upravljate, tako da izvedete ta opravila:

  • Shranjevanje podatkov v mape    V programu Office Outlook 2007 lahko za shranjevanje zbirk sorodnih obrazcev programa Office InfoPath 2007 uporabite novo vrsto mape, ki se imenuje InfoPathova mapa za obrazce. Če na primer obrazce za poročilo o stanju zbirate od ekipe s programom Office Outlook 2007, lahko izpolnjene obrazce shranite v mapo z InfoPathovimi obrazci v mapi »Prejeto«. Podatke iz vsakega obrazca v tej mapi lahko prikažete kot stolpce, kar vam omogoča, da podatke iz več obrazcev hitro združite, filtrirate in uredite.

    Preden lahko v pogledu mape z InfoPathovimi obrazci prikažete podatke iz obrazca, mora biti predloga tega obrazca konfigurirana za uporabo povišanja lastnosti. Povišanje lastnosti omogoča, da se v poljih obrazca prikažejo vrednosti iz map z InfoPathovimi obrazci v programu Office Outlook 2007 ali strežniku s storitvami Windows SharePoint Services 3.0 ali InfoPath Forms Services. Povišanje lastnosti za predlogo obrazca lahko v InfoPathu omogoči samo načrtovalec predloge obrazca.

  • Spajanje podatkov    Podatke iz več InfoPathovih e-poštnih obrazcev lahko združite v enega. Če na primer obrazce za poročilo o stanju zbirate od ekipe s programom Office Outlook 2007, lahko podatke iz drugih obrazcev spojite v en obrazec povzetka za vodjo.

  • Izvažanje podatkov    Če želite izvesti podrobno analizo podatkov v obrazcu, jih lahko izvozite iz svoje mape z obrazci v Outlooku v delovni zvezek programa Microsoft Office Excel 2007. Posamezne InfoPathove e-poštne obrazce lahko kot datoteke .xml izvozite tudi na namizje.

Na vrh strani

Pogoji za uporabo e-poštnih obrazcev

Če želite uspešno uporabljati InfoPathove e-poštne obrazce, zagotovite, da boste vi in osebe, s katerimi sodelujete, imeli nameščeno in konfigurirano pravo programsko opremo.

Pogoji za namestitev

Če želite pošiljati ali prejemati InfoPathove e-poštne obrazce v programu Microsoft Office Outlook 2007, morate v računalnik namestiti program Microsoft Office InfoPath 2007, Office Outlook 2007 pa mora biti konfiguriran za pošiljanje in prejemanje InfoPathovih e-poštnih obrazcev. Če imate v računalnik nameščena ta dva programa, Office Outlook 2007 pa je nastavljen za pošiljanje InfoPathovih e-poštnih obrazcev, vendar to ne velja za prejemnike InfoPathovih e-poštnih obrazcev, bodo tem prejemnikom poslani obrazci prikazani kot priloge v e-poštnih sporočilih. Prejemniki nato lahko shranijo priložene obrazce in jih odprejo z InfoPathom. Office Outlook 2007 je privzeto konfiguriran za pošiljanje in prejemanje InfoPathovih e-poštnih obrazcev. Če želite vklopiti ali izklopiti InfoPathove e-poštne obrazce, v pogovornem oknu Možnosti programa Office Outlook 2007 na zavihku Drugo kliknite Dodatne možnosti in v pogovornem oknu Dodatne možnosti potrdite ali počistite polje Omogoči InfoPathove e-poštne obrazce.

Pogoji za namestitev za prejemnike

Če prejemniki InfoPathovih e-poštnih obrazcev v računalniku nimajo nameščenih programov Microsoft Office Outlook 2007 in Microsoft Office InfoPath 2007 in konfiguriranih za uporabo InfoPathovih e-poštnih obrazcev, bodo prejeli e-poštno sporočilo s predstavitvijo HTML-ja za privzeti pogled obrazca, e-poštnemu sporočilu pa bo priložen InfoPathov obrazec. Če imajo prejemniki v računalniku nameščeno starejšo različico InfoPatha, obrazec pa vsebuje funkcije, ki so združljive s starejšimi različicami, lahko shranijo datoteko z obrazcem in jo odprejo s starejšo različico InfoPatha.

Odvisnosti predlog obrazcev

Če želite, da bodo uporabniki izpolnili InfoPathove e-poštne obrazce in vam poslali podatke, z obrazcem povezana predloga obrazca pa ni shranjena na skupnem mestu, do katerega lahko uporabniki dostopajo, lahko vključite predlogo obrazca v InfoPathov e-poštni obrazec tako, da v podoknu opravil Možnosti pošte kliknete možnost Vključi predlogo obrazca. Podokno opravil se prikaže, ko posredujete InfoPathov e-poštni obrazec, odgovorite nanj ali ga pošljete tako, da v obrazcu kliknete Pošlji. Poleg tega pa lahko pošljete različico obrazca, ki je samo za branje.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×