Pošiljanje e-pošte v poteku dela

Pošiljanje e-pošte v poteku dela

Morda boste želeli, da potek dela pošilja e-poštna sporočila za različne namene. Na primer, morda želite, da vam potek dela pošlje obvestilo vsakič, ko se začne izvajati.

Nov element, s katerim je sproženo pošiljanje e-poštnega sporočila v poteku dela

1. Nov element se doda na seznam ali v knjižnico in potek dela se začne.

2. Potek dela pošlje e-poštno sporočilo, da vas obvesti, da se je začel izvajati.

V tem članku boste izvedeli, kako nastavite potek dela za pošiljanje e-poštnega sporočila. Razloženo je tudi, kako uporabite iskanja poteka dela za naslavljanje pošte in za vključevanje dinamične vsebine v telo sporočila, vključno z načini vstavljanja ali ustvarjanja hiperpovezav. Na koncu tega članka boste izvedeli, kako oblikujete vsebino sporočila ter druge informacije o delu z e-poštnimi sporočili, ustvarjenimi s potekom dela.

Kaj želite narediti?

Pošiljanje osnovnega e-poštnega sporočila iz poteka dela

Dinamično izbiranje uporabnikov ali skupin za prejemanje sporočila

Vključitev informacij o trenutnem elementu

Vključitev statične hiperpovezave

Vključitev hiperpovezave v trenutni element

Vključitev slike

Oblikovanje vsebine sporočila

Pošiljanje obvestil o opravilih po meri

Nepodprte možnosti

Pošiljanje osnovnega e-poštnega sporočila iz poteka dela

V načrtovalniku poteka dela lahko z dejanjem Pošlji e-poštno sporočilo nastavite potek dela po meri za pošiljanje e-poštnih sporočil sebi ali drugim navedenim uporabnikom ali skupini. Polja, ki so na voljo za e-poštno sporočilo, so Za, Kp, Zadeva in Telo. Ta polja lahko vsebujejo statično besedilo in tudi besedilo, ki je bilo dinamično ustvarjeno v iskanju poteka dela.

Dejanje Pošlji e-poštno sporočilo lahko uporabite za ustvarjanje različnih vrst sporočil, vključno z obvestili, ko potek dela doseže določene stopnje ali izvede določena dejanja (vključno s splošnima začetkom in ustavitvijo poteka dela), in z opomniki o opravilih, ki niso dokončani do njihovega roka.

Opomba : Preden lahko potek dela pošlje e-poštna sporočila, morajo biti v strežniku konfigurirane nastavitve za odhodno e-pošto. Če niste prepričani o trenutnih strežniških nastavitvah e-pošte, se obrnite na skrbnika strežnika. Več povezav do dodatnih informacij o nastavitvah odhodne pošte je na voljo v razdelku Glejte tudi.

V tem primeru boste nastavili poteka dela za pošiljanje e-poštnega obvestila vsakič, ko se ta začne izvajati v novem elementu.

  1. V meniju Datoteka pokažite na Novo in kliknite Potek dela.

  2. Na prvi strani načrtovalnika poteka dela poimenujte potek dela, označite seznam ali knjižnico, kateri bo potek dela priložen in potrdite potrditvena polja za želene začetne možnosti.

    Prva stran Načrtovalnika poteka dela

  3. Kliknite Naprej.

  4. Na naslednji strani načrtovalnika poteka dela vnesite ime za ta korak poteka dela.

  5. Kliknite Dejanja, nato pa še Pošlji e-poštno sporočilo.

    Če se to dejanje ne prikaže na seznamu, kliknite Več dejanj, da prikažete celoten seznam.

  6. V dejanju kliknite to sporočilo.

    Druga stran Načrtovalnika poteka dela

  7. V pogovornem oknu Določi e-poštno sporočilo v polje Za vnesite svoj e-poštni naslov.

    Opombe : 

    • Če želite izbrati uporabnike s seznama ali iz adresarja, kliknite gumb Adresar Slika gumba na koncu polja Za.

    • Naslov v polju Za je lahko določen, statični naslov (na primer NORTHWINDTRADERS\junmin ali junmin@northwindtraders.com) ali iskanje poteka dela za iskanje spremenljivih informacij. Za več informacij o uporabi iskanj poteka dela za dinamično naslavljanje e-poštnih sporočil, poslanih iz poteka dela, namesto uporabe statičnih naslovov, glejte naslednji razdelek Dinamično izbiranje uporabnikov ali skupin za prejemanje sporočila.

    • Naslov pošiljatelja upodobljenega sporočila bo vedno e-poštni naslov skrbnika strežnika, razen če skrbnik strežnika ne spremeni naslova pošiljatelja za trenutni spletni program ali vse spletne programe. Več povezav do dodatnih informacij o tem spreminjanju je na voljo v razdelku Glejte tudi.

  8. V polje Zadeva vnesite zadevo sporočila ali kliknite Prikaži vpenjanje podatkov Slika gumba , da določite iskanje poteka dela za besedilo, ki naj bo tukaj.

    Opomba : Za pravilno sestavljanje poteka dela morate nekaj vnesti v polje Zadeva.

  9. V veliko polje pod poljem Zadeva vnesite ali prilepite besedilo telesa sporočila.

    Namig : V tem polju ni na voljo priročni meni. Za kopiranje besedila pritisnite tipki Ctrl + C. Da prilepite kopirano besedilo, pritisnite tipki Ctrl + V. Besedilo, ki ga kopirate in lepite ne sme vsebovati iskanj poteka dela.

    Pogovorno okno »Določanje e-poštnega sporočila« z besedilom

Na tej točki lahko kliknete V redu, da dokončate sporočilo. Po drugi strani pa bi bilo morda koristno, da vključite naslov novega elementa, ki je zagnal potek dela, ali celo povezavo do novega elementa. V naslednjih razdelkih boste izvedeli, kako izvedete ta opravila in kako oblikujete videz besedila sporočila. Najprej pa se boste naučili, kako uporabite iskanja poteka dela za dinamično naslavljanje sporočila.

Na vrh strani

Dinamično izbiranje uporabnikov ali skupin za prejemanje sporočila

Če v polji Za in Kp sporočila podate statične naslove, potem morate potek dela odpreti v načrtovalniku poteka dela vsakič, ko želite spremeniti prejemnike, in ročno opraviti spremembe. Če se naslovi pogosto spreminjajo, je bolje uporabiti iskanja poteka dela v poljih Za in Kp. Iskanja se lahko sklicujejo na naslove iz polja v trenutnem elementu, iz polja v elementu na drugem seznamu ali v knjižnici ali iz spremenljivk poteka dela.

Uporaba seznama po meri za shranjevanje naslovov prejemnikov

Če se prejemniki spreminjajo redno, vendar ne tako pogosto, da bi jih bilo treba navesti na obrazcu za začetek vsakič, ko se začne potek dela, lahko ustvarite seznam prejemnikov po meri, ki vsebuje en element seznama za posamezen potek dela, na katerega se sklicuje, nato pa ustvarite stolpce, kamor lahko shranite naslove, na katere želite poslati posamično e-poštno sporočilo iz vsakega poteka dela. Ko se prejemniki za sporočilo poteka dela spremenijo, morate samo spremeniti naslove v ustreznem polju v elementu seznama prejemnikov za ta potek dela.

Pomembno : Stolpci, kamor shranjujete naslove za e-poštna sporočila poteka dela, lahko vsebujejo eno vrstico besedila, več vrstic besedila ali stolpce vrste »oseba« ali »skupina«. Če uporabljate stolpec vrste »oseba« ali »skupina«, lahko v vsako polje, na katero se bo skliceval poteka dela za e-poštne naslove, vnesete samo en vnos. Pri prvem ustvarjanju stolpca morate v razdelku Omogoči izbor več predmetov izbrati Ne. Če želite uporabiti to vrsto stolpca za določanje več prejemnikov, lahko ustvarite SharePointovo skupino, ki vsebuje osebe, na katere želite, da potek dela naslovi e-pošto, nato pa navedete skupino v polju. Pri ustvarjanju stolpca v razdelku Dovoli izbiro izberite Osebe in skupine. Povezava do dodatnih informacij o ustvarjanju seznamov in dodajanju stolpcev je na voljo v razdelku Glejte tudi.

Opomba : Pri ustvarjanju SharePointovih skupin mora imeti vsaka skupina vsaj dovoljenja za branje na spletnem mestu, in v območju Nastavitve skupine na strani nove skupine v razdelku Kdo si lahko ogleda članstvo v skupini? mora biti izbrana možnost Vsi.

Če želite uporabiti iskanje poteka dela na seznamu prejemnikov po meri, naredite to:

  1. V brskalniku ustvarite seznam po meri, imenovan »Prejemniki«, s temi tremi stolpci:

    • Privzeto ime stolpca Naslov spremenite v ime poteka dela.

    • Dodajte stolpec vrste »oseba« ali »skupina«, imenovan Za. V tem stolpcu omogočite izbiranje oseb in skupin, vendar pa ne omogočajte več izbir.

    • Dodajte stolpec z eno vrstico besedila, imenovan Kp.

  2. Na seznamu prejemnikov ustvarite nov element in naredite to:

    • V polje Ime poteka dela vnesite Pregled dokumenta, ki je ime tukaj uporabljenega vzorčnega poteka dela.

    • V polju Za kliknite Adresar Slika gumba , nato v pogovornem polju Izbiranje oseb in skupin izberite eno osebo ali skupino, na katero želite nasloviti sporočila.

    • V polje Kp vnesite e-poštne naslove prejemnikov kopije, ločene s podpičji.

  3. V programu Microsoft Office SharePoint Designer 2007 v načrtovalniku poteka dela kliknite Dejanja, nato pa Pošlji e-poštno sporočilo.

    Če se to dejanje ne prikaže na seznamu, kliknite Več dejanj, da prikažete celoten seznam.

  4. V dejanju kliknite to sporočilo.

  5. V pogovornem oknu Določi e-poštno sporočilo na koncu polja Za kliknite Adresar Slika gumba .

  6. V pogovornem oknu Izbiranje uporabnikov na seznamu Ali izberite med obstoječimi uporabniki in skupinami kliknite Iskanje poteka dela, nato pa kliknite Dodaj.

  7. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela izberite te možnosti:

    • Vir: Prejemniki ali ime vašega seznama po meri.

    • Polje: Za ali polje, ki vsebuje želeni naslov.

    • Polje: Prejemniki: ime poteka dela

    • Vrednost: Vnesite pregled dokumenta ali ime trenutnega poteka dela.

      Iskanje polja sporočila »Za«

      To iskanje pravi: »Na seznamu prejemnikov izberite vrednost polja »Za«, kjer je ime poteka dela enako »Pregled dokumenta«.«

      V zgornji polovici pogovornega okna sta navedena seznam in stolpec, v spodnji polovici pa vrstica.

  8. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela kliknite V redu.

  9. V sporočilu o zagotavljanju enoličnih iskanj kliknite V redu.

  10. Znova kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno Izbiranje uporabnikov.

  11. V pogovornem oknu Določi e-poštno sporočilo na koncu polja Kp kliknite Adresar Slika gumba .

  12. V pogovornem oknu Izbiranje uporabnikov na seznamu Ali izberite med obstoječimi uporabniki in skupinami kliknite Iskanje poteka dela, nato pa kliknite Dodaj.

  13. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela izberite te možnosti:

    • Vir: Prejemniki ali ime vašega seznama po meri.

    • Polje: Kp ali polje, ki vsebuje želeni naslov.

    • Polje: Prejemniki: ime poteka dela

    • Vrednost: Vnesite pregled dokumenta ali ime trenutnega poteka dela.

      Iskanje polja sporočila »Kp«

      To iskanje pravi: »Na seznamu prejemnikov izberite vrednost polja »Kp«, kjer je ime poteka dela enako »Pregled dokumenta«.«

  14. Kliknite V redu, nato v sporočilu o napaki znova kliknite V redu, in še enkrat V redu, da zaprete pogovorno okno Izbiranje uporabnikov.

Ko potek dela zdaj pošlje to e-poštno sporočilo, ga pošlje na naslove, navedene v poljih »Za« in »Kp« elementa pregleda dokumenta na seznamu »Prejemniki« po meri. Če želite spremeniti prejemnike, preprosto opravite želene spremembe v elementu seznama.

En potek dela lahko pošlje več e-poštnih sporočil, vsa sporočila pa se ne pošljejo nujno istim prejemnikom. Če želite shraniti druge naslove za dodatna sporočila, poslana s tem potekom dela, lahko na seznam dodate stolpce za shranjevanje drugih naslovov. V tem primeru stolpce poimenujte »Prvo sporočilo za«, »Drugo sporočilo za« in tako naprej.

Druga možnost je, da načrtujete seznam, tako da za vsako sporočilo, ki ga pošlje potek dela, ustvarite en element, namesto enega elementa za vsak potek dela. V tem primeru preverite, ali je ime, uporabljeno za identifikacijo posamičnih sporočil, enolično, tako da bodo iskanja, ki pridobivajo naslove, vrnila želeno enolično vrednost.

Uporaba obrazca za začetek poteka dela za določanje prejemnikov

Če želite, da se prejemniki določijo vsakič, ko se potek dela zažene ročno, lahko prilagodite obrazec za začetek poteka dela za zbiranje naslovov od osebe, ki je začela potek dela. Potek dela lahko nato preprosto uporabi vnesene naslove neposredno ali jih kopira v polja v trenutnem elementu, kjer so še vedno na voljo za sklic, ko potek dela dokonča svoj trenutni primerek. Če je potek dela nastavljen tako, da se lahko zažene tudi samodejno, lahko določite privzete naslove v obrazcu za začetek vsakič, ko pride do samodejnega zagona.

Na vrh strani

Vključitev informacij o trenutnem elementu

Do zdaj je bilo telo besedila v primeru sporočila statično: vsakič ko potek dela ustvari primerek sporočila, je besedilo popolnoma enako.

Vendar pa bi bilo uporabno vključiti besedilo, ki se spreminja glede na element, v katerem se potek dela trenutno izvaja. Na primer, lahko bi bilo koristno, da naslov dokumenta, ki ga je treba pregledati, vključite v telo sporočila. Da vključite to vrsto dinamičnih informacij, uporabite iskanje poteka dela. Iskanja pridobivajo podatke iz različnih virov podatkov, na primer s seznamov, iz knjižnic in podatkov o poteku dela.

Če želite dodati naslov dokumenta v besedilo sporočila, naredite to:

  1. Vnesite ali prilepite statično besedilo, v katerem želite prikazati informacije iskanja.

    Telo sporočila s statičnim besedilom na mestu

  2. Postavite točko vstavljanja na mesto, kjer želite da bo iskanje.

    Namig : Ko je iskanje vstavljeno, ga ni mogoče povleči na novo mesto. (Lahko ga sicer »premestite« tako, da povlečete drugo besedilo okrog njega.) Prav tako iskanja ali besedila, ki vsebuje iskanje, ni mogoče izrezati, kopirati ali prilepiti.

  3. Kliknite Dodaj iskanje v telo.

  4. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela izberite Trenutni element v polju Vir in Ime v polju Polje.

    Iskanje imena trenutnega elementa

  5. Kliknite V redu.

Vstavljeno iskanje se prikaže v telesu sporočila.

Telo sporočila z vstavljenim iskanjem

Ko se potek dela zažene in se ustvari sporočilo, iskanje nadomesti naslov dokumenta.

Končno sporočilo, v katerem je polje za iskanje nadomestil naslov

Vključitev naslova dokumenta je koristna, morda pa bi bilo še koristneje vključiti hiperpovezavo neposredno do dokumenta. Da to naredite, vključite iskanje v hiperpovezavo. V razdelku Vključitev hiperpovezave v trenutni element boste izvedeli, kako.

Na vrh strani

Vključitev statične hiperpovezave

Vključite lahko tudi statično hiperpovezavo – torej tisto, ki se vedno povezuje z istim naslovom ali mestom – tako, da v telesu e-poštnega sporočila poteka dela uporabite sidrno oznako HTML (<a> in </a>) z atributom href in navedete ciljni naslov kot vrednost atributa href.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

V nastalem sporočilu se besedilo med sidrnima oznakama upodobi kot hiperpovezava do navedenega naslova.

Upodobljeno besedilo sporočila s statično hiperpovezavo

Opomba : Nekateri e-poštni programi, ki temeljijo na besedilu, ne omogočajo upodabljanja kodiranja HTML, tako da hiperpovezava ne bo upodobljena.

Če želite izvedeti, kako uporabite iskanje poteka dela za ustvarjanje dinamičnih hiperpovezav, ki kažejo na različne naslove glede na element, v katerem se trenutno izvaja potek dela, glejte naslednji razdelek Vključitev hiperpovezave v trenutni element.

Na vrh strani

Vključitev hiperpovezave v trenutni element

V prejšnjem razdelku Vključitev statične hiperpovezave naslov v vzorčni hiperpovezavi ne vsebuje spremenljivih informacij: vsakič ko potek dela pošlje e-poštno sporočilo, hiperpovezava kaže na isto stran.

Toda z uporabo iskanja poteka dela lahko ustvarite dinamično povezavo, v kateri so uporabljeni podatki o trenutnem elementu za odločanje, na kateri naslov URL naj ta kaže.

Če je trenutni element dokument v knjižnici dokumentov

V primeru obvestila o zagonu poteka dela lahko podate povezavo do novega dokumenta:

  1. Vnesite ali prilepite statično besedilo, v katerem želite prikazati povezavo.

  2. Na mestu, kjer želite, da bo iskanje, vnesite to besedilo.

<a href="">here</a>

Namig : Ko je iskanje vstavljeno, ga ni mogoče povleči na novo mesto. (Lahko ga sicer »premestite« tako, da povlečete drugo besedilo okrog njega.) Prav tako iskanja ali besedila, ki vsebuje iskanje, ni mogoče izrezati, kopirati ali prilepiti.

  1. Postavite točko vstavljanja med dvojne narekovaje (»«).

  2. Kliknite Dodaj iskanje v telo.

  3. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela izberite Trenutni element v polju Vir.

  4. V polju Polje izberite Šifriran absolutni URL in kliknite V redu.

    Besedilo sporočila z dinamično povezavo za ogled ali urejanje dokumenta

Ko prejemnik sporočila klikne povezavo, se dokument odpre za ogled ali urejanje.

Če je trenutni element element seznama

Ko ustvarite povezavo do elementa seznama – na primer objavo ali dogodek koledarja, lahko izberete, da povezava odpre obrazec za prikaz (DispForm.aspx) ali obrazec za urejanje (EditForm.aspx) elementa seznama.

Če želite ustvariti povezavo, ki odpre element seznama za dokument (namesto samega dokumenta):

  1. V brskalniku se pomaknite do knjižnice dokumentov v skupni rabi.

  2. Odprite element seznama za kateri koli obstoječi dokument v knjižnici z uporabo možnosti Ogled elementa, če želite, da povezava odpre obrazec za prikaz, ali Urejanje elementa, če želite, da povezava odpre obrazec za urejanje.

  3. Kopirajte naslov v naslovno vrstico od začetka http: ali https: do prvega enačaja (=), tako kot je prikazano na teh slikah.

    Naslovna vrstica, v kateri je prikazan naslov obrazca za prikaz

    Naslovna vrstica, v kateri je prikazan naslov obrazca za urejanje

    Besedilo ?ID = je parameter niza poizvedbe, ki strani pove, naj prikaže obrazec za kateri koli element na trenutnem seznamu ali v knjižnici, ki vsebuje ID seznama za enačajem (=), kar je v tem primeru ID trenutnega elementa seznama, kot ga definira iskanje poteka dela.

    Opomba : Če je trenutni element opravilo, ustvarjeno z enim od treh dejanj opravil poteka dela, in želite, da povezava odpre obrazec opravila po meri (in ne privzetega obrazca za prikaz ali obrazca za urejanje za seznam opravil), glejte naslednji razdelek Če je trenutni element obrazec opravila po meri. Za opravila, ustvarjena z dejanjem opravila poteka dela, in obrazce za prikaz celo tistih opravil, ustvarjenih z enim od dejanj opravila poteka dela, potrebujete samo trenutni postopek.

  4. V pogovornem oknu Določi e-poštno sporočilo prilepite naslov na mestu, kjer želite prikazati hiperpovezavo.

  5. Postavite točko vstavljanja neposredno za enačajem (=), nato pa kliknite Dodaj iskanje v telo.

  6. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela izberite Trenutni element v polju Vir in ID v polju Polje.

    Iskanje ID-ja trenutnega elementa

  7. Kliknite V redu.

    Vstavljeno iskanje se prikaže v telesu sporočila.

    Pomembno : Medtem ko je trenutno iskanje ID-ja elementa uporabno pri ustvarjanju povezav do trenutnega elementa seznama, lahko naslednja iskanja podajo napake v upodobljeni poti, zato njihova vključitev v povezavah do e-poštnih sporočil ni priporočena: pot, relativni naslov URL, URL vira in pot URL.

  8. Dodajte preostanek besedila za hiperpovezavo in za sidrno oznako, v kateri je vsebovana, kot tudi povezano besedilo sporočila, ki ga želite vključiti.

    Na spodnji sliki so prikazana besedila povezave za obrazec za prikaz in za obrazec za urejanje, kot se prikažejo v e-poštnem sporočilu.

    Besedilo sporočila s povezavo za ogled in povezavo za urejanje za trenutni element

Če nameravate povezavo uporabiti večkrat, glejte razdelek v nadaljevanju Shranjevanje naslova elementa seznama kot spremenljivko poteka dela.

Če je trenutni element obrazec opravila po meri

Če potek dela uporablja enega od treh dejanj opravila za ustvarjanje opravil, se obrazec opravila po meri ustvari samodejno, ko sestavljate potek dela. Če želite, da sekundarni potek dela pošilja opomnike za opravila, ustvarjena z dejanjem opravila poteka dela, bo verjetno koristno, da vključite povezavo do tega obrazca opravila po meri v opomnikih.

Privzeti obrazci za seznam opravil, na primer DispForm.aspx in EditForm.aspx, so shranjeni v mapi za ta seznam opravil. Vendar pa je obrazec opravila po meri shranjen v mapi poteka dela, s katerim je povezan. Vsako opravilo poteka dela ima svojo vrsto vsebine, in ravno vrsta vsebine opravila poteka dela je ta, ki označuje obrazec opravila po meri, ki ga uporablja vrsta vsebine. Ker je obrazec opravila po meri shranjen na drugem mestu, se ustvarjanje URL-ja do tega obrazca razlikuje od ustvarjanja URL-ja do običajnega obrazca za prikaz ali obrazca za urejanje za element.

Naslov URL obrazca opravila po meri je videti takole.

URL obrazca za urejanje za opravilo po meri

Označbe mest za spremenljive informacije so krepko oblikovane in v oklepajih.

Atribut Vir določa seznam opravil, s katerimi je povezan trenutni potek dela. Ko v obrazcu opravila po meri kliknete Dokončaj opravilo ali Prekliči, obrazec uporabi naslov iz atributa vir, da izve, na kateri seznam naj se vrne. Če želite ustvariti povezavo do obrazca opravila po meri, lahko kopirate in prilepite URL od začetka do znakov ID=[item_ID] in prezrete preostanek (del, ki je označen v primeru).

Najpreprostejši način za pridobitev URL-ja za obrazec opravila po meri je ta, da enkrat zaženete potek dela, tako da ta ustvari opravilo. Ko za to opravilo odprete obrazec opravila po meri v brskalniku, lahko kopirate del naslova URL, ki ga potrebujete, ga prilepite v telo e-poštnega sporočila v načrtovalniku poteka dela in dodate iskanje poteka dela, ki vsebuje ID elementa opravila.

Če želite vključiti v iskanje v besedilo sporočila:

  1. V načrtovalniku poteka dela v pogovornem oknu Določi e-poštno sporočilo vnesite ali prilepite celotno besedilo za povezavo v telo e-poštnega sporočila, razen iskanja za ID elementa.

  2. Postavite točko vstavljanja za enačaj (=), izbrišite številko za trenutni ID elementa in kliknite Dodaj iskanje v telo.

  3. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela izberite Trenutni element v polju Vir, kliknite ID na seznamu Polje, nato pa še V redu.

    Povezava do obrazca opravila po meri z vstavljenim iskanjem ID-ja

    Ne pozabite, da je v tem primeru uporabljen sekundarni potek dela na seznamu opravil, tako da je trenutni element opravilo. Ustvarjanje povezave do obrazca opravila po meri iz primarnega poteka dela, ki dejansko ustvari element opravila, je drugačno. Če želite izvedeti, kako nastavite potek dela, ki uporablja dejanje Zberi podatke od uporabnika za pošiljanje obvestil po meri osebam, katerim je dodeljeno opravilo, glejte naslednji razdelek Pošiljanje obvestil o opravilih po meri.

    Če želite izvedeti, kako nastavite ta naslov, da ga lahko uporabite drugje v istem poteku dela, glejte naslednji razdelek Shranjevanje naslova elementa seznama kot spremenljivko poteka dela.

Shranjevanje naslova elementa seznama kot spremenljivko poteka dela

Naslov URL obrazca za prikaz ali obrazca za urejanje elementa seznama v spremenljivki poteka dela lahko shranite in ga tako uporabite na več mestih v istem poteku dela.

  1. V načrtovalniku poteka dela kliknite Dejanja, nato pa Sestavi dinamični niz.

    Če se to dejanje ne prikaže na seznamu, kliknite Več dejanj, da prikažete celoten seznam.

  2. V dejanju kliknite dinamičen niz.

  3. V pogovornem oknu Graditelj nizov prilepite del statičnega besedila naslova URL (ne pa iskanja za trenutni ID elementa).

    V tem pogovornem oknu uporabite CTRL + C za kopiranje, CTRL + X za izrezovanje in CTRL + V za lepljenje.

  4. Postavite točko vstavljanja za enačajem (=), nato pa kliknite Dodaj iskanje.

  5. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela izberite Trenutni element v polju Vir in ID v polju Polje.

    Iskanje ID-ja trenutnega elementa

  6. Kliknite V redu.

    Iskanje je dodano v besedilo v pogovornem oknu.

    Besedilo URL-ja z vstavljenim iskanjem ID-ja

  7. Kliknite V redu in zaprite pogovorno okno Graditelj nizov.

  8. V dejanju kliknite spremenljivko.

  9. Na seznamu kliknite Ustvari novo spremenljivko, nato pa v pogovornem oknu Urejanje spremenljivke vnesite ime za novo spremenljivko.

  10. Prepričajte se, ali je Vrsta nastavljena na Niz in kliknite V redu.

  11. Dodajte dejanje Pošlji e-poštno sporočilo v potek dela in v dejanju kliknite to sporočilo.

  12. Za uporabo nove spremenljivke v pogovornem oknu Določi e-poštno sporočilo vnesite ali prilepite sosednje besedilo in oznake HTML (vključno z dvojnimi narekovaji) v telo sporočila, postavite kazalec med narekovaje in kliknite Dodaj iskanje v telo.

  13. V pogovornem oknu Določi iskanje poteka dela na seznamu polj Vir kliknite Podatki o poteku dela.

  14. Na seznamu Polje kliknite Spremenljivka: ime spremenljivke, nato pa V redu.

    Nova spremenljivka, vstavljena med dvojne narekovaje

Zdaj lahko vstavite to spremenljivko kamor koli v trenutnem poteku dela.

Na vrh strani

Vključitev slike

Vdelava slikovne ali grafične datoteke v telo e-poštnega sporočila, ki se pošilja prek poteka dela, ni mogoča. Vendar pa lahko grafiko vključite v sporočilo z uporabo oznake slike HTML (<img/>) za povezavo do slike, ki je shranjena kot datoteka JPEG (.jpg) in prenesena v knjižnico slik na vašem spletnem mestu.

  1. V telesu sporočila, na mestu, kjer želite, da se prikaže povezana slika, vnesite oznako HTML <img src=""/>.

  2. Postavite točko vstavljanja med dvojne narekovaje (»«).

  3. Vnesite ali prilepite URL za slikovno datoteko JPEG. Dokončana oznaka je videti tako, kot ta.

    Dokončana oznaka HTML za sliko

Ko je sporočilo poslano, se namesto oznake povezave prikaže slika iz datoteke JPEG.

Na vrh strani

Oblikovanje vsebine sporočila

V prejšnjih razdelkih se sidrne oznake HTML (< a > in </a>) uporabljajo za ustvarjanje hiperpovezave. Za določanje tipografije, barve, sloga in drugih atributov besedila v sporočilu lahko uporabite druge oznake HTML.

Ker načrtovalnik poteka dela podpira samo sloge v vrstici za oblikovanje sporočil, ne pa oblikovanja z zunanjim ali vdelanim kaskadnim seznamom slogov (CSS), morate za vsa želena oblikovanja uporabiti atribut slog z oznakami HTML. To lahko naredite tako, da vnesete oznake HTML neposredno v pogovorno okno Določi e-poštno sporočilo v načrtovalniku poteka dela ali da ustvarite telo sporočila v pogledu kode in pogledu načrta in ga nato prilepite v pogovorno okno Določi e-poštno sporočilo.

  1. Shranite potek dela, tako da kliknete Dokončaj.

  2. Ustvarite novo stran HTML.

  3. Preklopite na deljeni pogled, nato pa kliknite kjer koli v območju pogleda načrta.

  4. Medtem ko je točka vstavljanja v območju pogleda načrta, v vrstici stanja dvokliknite Uporaba sloga.

    Prikaže se orodna vrstica Uporaba sloga.

  5. V orodni vrstici Uporaba sloga se prepričajte, ali je Uporaba sloga nastavljena na Ročno, Ciljno pravilo pa na (Nov slog v vrstici), tako kot je prikazano tukaj.

    Orodna vrstica »Uporaba sloga«, v kateri so prikazane pravilne nastavitve

    Če oblikujete besedilo sporočila v pogledu kode in pogledu načrta, morate možnost Uporaba sloga nastaviti na Ročno, tako da Office SharePoint Designer 2007 ne bo dodal razredov CSS, ki jih strežnik ne more upodobiti v e-pošti poteka dela. Poleg tega morate delati v pogledu kode, da v oznake razpona postavite besedilo, ki je že ugnezdeno znotraj oblikovanega besedila, vendar želite zanj določiti drugačno oblikovanje. Ko so oznake razpona na svojem mestu, lahko delate v pogledu načrta in uporabite želeno oblikovanje.

  6. Oblikujte besedilo kot po navadi z orodji WYSIWYG v pogledu načrta:

    • Če želite oblikovati besedilo znotraj oznake, na primer <para> ali <li> – postavite točko vstavljanja v pogledu kode in dvokliknite oznako, ki jo želite v kompletu orodij.

    • Druga možnost je, da vnesete oznako in nato uporabite funkcijo IntelliSense za vstavljanje atributa sloga in želenih parov lastnost/vrednost. Pare lastnost/vrednost ločite s podpičjem.

Nekaj najboljših praks:

  • Uporabite oznake za odstavek (<p> in </p>), da določite ločene odstavke in navedete poljubno privzeto oblikovanje za odstavek, ki se razlikuje od privzetega oblikovanja za celotno sporočilo.

  • Znotraj odstavka uporabite dodatne oznake razpona, da določite oblikovanje, ki se razlikuje od privzetega oblikovanja odstavka in celotnega sporočila.

  • Načrtovalnik poteka dela upodablja ročni prelom vrstice kot dodatni prelom vrstice v sporočilu. Ker oznake odstavka že dodajo ustrezen razmik med odstavki, morate odstraniti vse ročne prelome iz končne različice sporočila v načrtovalniku, da preprečite čezmerni razmik med odstavki.

    Morda bi bilo enostavneje ustvariti oblikovano besedilo s prelomi vrstic zaradi jasnosti, in nato odstraniti odvečne presledke in prelome vrstic, preden zaključite sporočilo v načrtovalniku poteka dela.

    Ta najboljša praksa velja samo, če vključujete oznake za odstavek ali druge oznake, ki samodejno dodajajo navpični prostor med enote besedila.

Na spodnji sliki je prikazan primer besedila, oblikovanega z oznakami HTML. Upoštevajte, da ni ročnih prelomov vrstic.

Besedilo, oblikovano z oznakami HTML

V sporočilu, poslanem s potekom dela, je ta oblikovana vsebina ustrezno upodobljena.

Dokončana različica besedila, oblikovana s HTML-jem

Ko ste zadovoljni z oblikovanjem besedila sporočila, lahko ustvarite veliko različnih slogov za sporočila. Če želite več informacij o enem načinu uporabe oblikovanja besedila sporočila, glejte naslednji razdelek v tem članku Pošiljanje obvestil o opravilih po meri.

Na vrh strani

Pošiljanje obvestil o opravilih po meri

Privzeto seznam opravil samodejno pošilja e-poštna obvestila osebam, katerim je dodeljeno novo opravilo, ko potek dela uporabi enega od treh dejanj opravila po meri za ustvarjanje in dodeljevanje opravil. Če želite načrtovati lastna obvestila opravila po meri, lahko nastavite sekundarni potek dela, ki se izvaja na seznamu opravil za njihovo pošiljanje.

Da preprečite podvojeno pošiljanje obvestil, lahko izklopite samodejna obvestila za seznam opravil:

  • Na strani »Napredne nastavitve« za seznam opravil v območju E-poštno obvestilo kliknite Ne v razdelku Ali želite poslati e-pošto, ko bo lastništvo dodeljeno?

    Opomba : Če izklopite samodejno obvestilo, se izklopijo vsa samodejna obvestila o opravilih za spletno mesto, vključno s tistimi, ustvarjenimi z vnaprej določenimi poteki dela, ki so na voljo v programu Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Ko izklopite samodejna obvestila, lahko uporabite en sekundarni potek dela za pošiljanje istega obvestila za vsa opravila, ali pa uporabite pogoje z več razvejanimi dejanji ali z več sekundarnimi poteki dela za pošiljanje različnih vrst obvestil, ki se ujemajo z različnimi situacijami.

Uporabite lahko isti sekundarni potek dela ali poteke dela za pošiljanje e-poštnih opomnikov za opravila, ki še niso končana, ko se bliža njihov rok. Če želite več informacij o sekundarnih potekih dela, glejte članek Ustvarjanje sekundarnega poteka dela.

Obvestila po meri lahko oblikujete po želji. Eden od načinov, kako začeti, je ta, da prilagodite vsebino HTML privzetih samodejnih obvestil, ki jih lahko kopirate neposredno iz spodnjega vzorca kode.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

V prejšnjem vzorcu kode HTML je vključenih sedem označb mest za iskanja. Označbe mesta so prikazane v oglatih oklepajih ([]). Ko prilepite vsebino HTML v telo e-poštnega sporočila v načrtovalniku poteka dela, morate označbe mest, vključno z oglatimi oklepaji, zamenjati z dejanskimi iskanji. Navodila za ustvarjanje teh iskanj so na voljo v naslednjih šestih podrazdelkih. (Ena od označb mest, tista za ime dokumenta, je uporabljena dvakrat.)

Iskanje imena poteka dela

Uporabite to iskanje.

Iskanje imena poteka dela, s katerim je bilo ustvarjeno trenutno opravilo

Iskanje datuma nastanka opravila

Uporabite to iskanje.

Iskanje datuma ustvarjanja za trenutno opravilo

Iskanje imena dokumenta (uporabljeno dvakrat)

Uporabite to iskanje.

Iskanje imena dokumenta

Iskanje URL-ja dokumenta

Uporabite to iskanje.

Iskanje URL-ja dokumenta

Iskanje obrazca opravila po meri

To iskanje je vstavljeno kot del naslova URL za obrazec opravila po meri, ustvarjen s trenutnim potekom dela, kot je opisano v prejšnjem razdelku Če je trenutni element obrazec opravila po meri.

Iskanje samo je videti takole.

Iskanje ID-ja trenutnega elementa

Celoten naslov pa je videti nekako takole:

Naslov za obrazec opravila po meri z vstavljenim iskanjem ID-ja

Obrazec za prikaz za iskanje elementa dokumenta

To iskanje je vstavljeno kot del naslova URL za obrazec za prikaz elementa opravila, kot je opisano v prejšnjem razdelku Če je trenutni element element seznama.

Iskanje samo je videti takole.

Iskanje ID-ja trenutnega elementa

Celoten naslov pa je videti nekako takole:

Naslov za obrazec za prikaz elementa dokumenta z vstavljenim iskanjem ID-ja

Ko so vsa iskanja na svojem mestu, je podoba obvestila o opravilu po meri videti takole.

Končna različica sporočila obvestila po meri

To sporočilo lahko prilagodite tako, da dodate nadaljnja navodila ali druge informacije ali prilagodite videz sporočila tako, da oblikujete besedilo. Z orodji, ki ste jih spoznali v tem članku, ste pripravljeni na nastavitev potekov dela za pošiljanje natanko takšnih sporočil, kot jih želite poslati.

Na vrh strani

Nepodprte možnosti

Trenutna različica dejanja Pošlji e-poštno sporočilo ne podpira teh možnosti:

  • Določanje naslova v vrstici Od. (V e-poštnih sporočilih, poslanih prek poteka dela, je e-poštni naslov, ki ga določi skrbnik strežnika, vedno prikazan v vrstici Od. To lahko spremeni samo skrbnik strežnika in smo za vsa obvestila v trenutnem spletnem programu, ne pa na potek dela.)

  • Vključitev hiperpovezave na strani stanja poteka dela. (Uporaba iskanja poteka dela za vnos vrednosti spremenljivke »WorkflowInstanceID« v niz poizvedbe ni mogoča.)

  • Uporaba vdelanega seznama slogov (CSS) za oblikovanje besedila sporočila. (Besedilo lahko oblikujete z atributom slog atribut, vendar pa oznaka <slog> in razredi CSS niso podprti.)

  • Uporaba iskanja poteka dela bodisi v polju Za ali Kp, ki se sklicuje na stolpec vrste oseba ali skupina, ki vsebuje več vrednosti.

  • Navajanje prejemnika sporočila v polju Skp (skrita kopija). (Razvijalec lahko spremeni datoteko .ACTIONS v strežniku in vključi polje Skp, vendar pa to ni mogoče v načrtovalniku poteka dela.)

  • Vključitev druge datoteke s sporočilom kot prilogo.

  • Vdelava slikovnih ali grafičnih datotek v sporočilo. (Lahko vključite povezavo do slike – glejte prejšnji razdelek Vključitev slike.)

Na vrh strani

Glejte tudi

Ustvarjanje opozoril ali naročanje na vir RSS v programu SharePoint Online, SharePoint 2016 in SharePoint 2013

Ustvarjanje opozoril ali naročanje na vir RSS v programu SharePoint 2010

Ustvarjanje opozoril ali naročanje na vir RSS v programu SharePoint 2007

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×