Osnovna opravila v programu Access 2010

Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.

Tukaj je nekaj osnovnih opravil zbirke podatkov, ki jih lahko izvedete, da se boste lažje naučili uporabljati Microsoft Access 2010.

 

V tem članku

Kaj je Access?

Relacijske zbirke podatkov v Accessu

Ko odprete Access

Iskanje in uporaba predloge

Ustvarjanje zbirke podatkov iz nič

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

Začnite uporabljati novo zbirko podatkov

Dodajanje tabele

Lepljenje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

Uvažanje ali povezovanje s podatki iz drugega vira

Naslednji koraki

Uvoz podatkov iz preglednice ali drugega programa

Uvoz Excelovega delovnega lista v Access

Uvoz Excelovega delovnega lista kot tabele v novi zbirki podatkov

Organiziranje podatkov s čarovnikom za analizo tabel

Delo s podatki iz drugih programov

Uporaba starejše različice zbirke podatkov v več različicah Accessa

Uporaba Accessove datoteke zbirke podatkov v več različicah Accessa

1. korak: naredite kopijo obstoječe zbirke podatkov in jo shranite v novi obliki zapisa.

2. korak: razdelitev kopije zbirke podatkov in uporaba izvirne datoteke kot zaledne zbirke podatkov

3. korak: povezovanje novega vmesnika z izvirno zbirko podatkov

Uporaba vmesnika/zaledne aplikacije v več različicah Accessa

Kaj je Access?

Access 2010 je orodje za načrtovanje aplikacije zbirke podatkov in uvajanje , s katerim lahko spremljate pomembne informacije. Podatke lahko obdržite v računalniku, lahko pa jih objavite v spletu, tako da lahko drugi uporabljajo zbirko podatkov s spletnim brskalnikom.

Mnogi uporabniki začnejo uporabljati Access, ko program, ki ga uporabljajo za spremljanje nečesa, postopoma postane manj zdrav za opravilo. Denimo, da ste načrtovalnik dogodkov in želite spremljati vse podrobnosti, ki jih morate upravljati, da bodo vaši dogodki uspešni. Če za to naredite uporabo urejevalnika besedil ali programa za preglednice, lahko preprosto naletite na težave s podvojenimi in nedoslednimi podatki. Uporabite lahko programsko opremo za koledarje, vendar sledenje finančnim podatkom v koledarju ni primerno.

Relacijske zbirke podatkov v Accessu

Včasih potrebujete relacijsko zbirko podatkov, če želite spremljati te informacije – skladišče podatkov, ki so bili ločeni v manjše zbirke podatkov (imenovane tabele), da bi odpravili redundanco, in nato povezani skupaj na osnovi pogostih bitov informacij (imenovana polja) . Relacijska zbirka dogodkov, na primer, lahko vsebuje tabelo s podatki o strankah, tabelo s podatki dobavitelja in tabelo z informacijami o dogodku. Tabela z informacijami o dogodku ima morda polje, ki ga lahko poveže s tabelo» Customer «, in polje, ki ga želite povezati s tabelo» dobavitelj «. Na ta način, na primer, če je bila dobaviteljeva telefonska številka spremenjena, bi se lahko informacije spremenile enkrat v tabeli» Dobavitelj «namesto v vsakem dogodku, ki je vključeval prodajalca.

Access je orodje, s katerim lahko hitro in preprosto razvijete relacijske aplikacije zbirke podatkov, ki vam pomagajo pri upravljanju informacij. Ustvarite lahko zbirko podatkov, ki vam bo v pomoč pri sledenju skoraj vseh vrst informacij, kot so inventar, poklicni stiki ali poslovni procesi. V bistvu ima Access predloge, ki jih lahko uporabite takoj, če želite spremljati različne informacije, kar omogoča preprostejše delo tudi za začetnike.

Ko odprete Access

Ko zaženete Access 2010, se prikaže pogled Microsoft Officea v pogledu» Backstage «, kjer lahko pridobite informacije o trenutni zbirki podatkov, ustvarite novo zbirko podatkov, odprete obstoječo zbirko podatkov in si ogledate predstavljeno vsebino iz Office.com.

Pogled »Backstage« v Accessu 2010

Pogled» Backstage «vsebuje tudi mnoge druge ukaze, ki jih lahko uporabite za prilagajanje, vzdrževanje ali skupno rabo zbirk podatkov. Ukazi v pogledu» Backstage «se običajno nanašajo na celotne zbirke podatkov in ne na predmete znotraj zbirke podatkov.

Opomba: V pogledu» Backstage «lahko kadar koli dostopate tako, da kliknete zavihek Datoteka .

Na vrh strani

Iskanje in uporaba predloge

Access vam ponuja različne predloge, s katerimi lahko pospešite postopek ustvarjanja zbirke podatkov. Predloga je zbirka podatkov, ki je pripravljena za uporabo, ki vsebuje vse tabele, poizvedbe, obrazce in poročila, ki jih potrebujete za izvajanje določenega opravila. Na primer, obstajajo predloge, ki jih lahko uporabite za spremljanje težav, upravljanje stikov ali ohranjanje zapisa stroškov. Nekatere predloge vsebujejo nekaj vzorčnih zapisov, s katerimi lahko izkažete njihovo uporabo. Zbirke podatkov s predlogo je mogoče uporabiti kot je, lahko pa jih prilagodite tako, da bodo bolje ustrezale vašim potrebam.

Če želite poiskati in uporabiti predlogo v zbirki podatkov, naredite to:

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Novo.

  2. V razdelku Predloge, ki so na voljo naredite nekaj od tega:

    • Če želite znova uporabiti predlogo, ki ste jo nedavno uporabili, kliknite nedavne predlogein nato izberite želeno predlogo.

    • Če želite uporabiti predlogo, ki ste jo že namestili, kliknite Moje predlogein nato izberite želeno predlogo.

    • Če želite poiskati predlogo v storitvi Office.com, v razdelku Office.com predlogekliknite kategorijo predloge, izberite želeno predlogo in nato kliknite Prenesi, da prenesete predlogo iz Officea. com v svoj računalnik.

      V Accessu lahko poiščete tudi predloge v Office.com. V polje »Poišči predloge na Office.com vnesite enega ali več iskalnih izrazov, nato pa kliknite gumb s puščico za iskanje.

  3. Po želji kliknite ikono mape ob polju ime datoteke , če želite poiskati mesto, kjer želite ustvariti zbirko podatkov. Če ne navedete določenega mesta, Access ustvari zbirko podatkov na privzetem mestu, ki je prikazano pod poljem ime datoteke .

  4. Kliknite Ustvari.

Access ustvari zbirko podatkov in jo odpre za uporabo.

Na vrh strani

Ustvarjanje zbirke podatkov iz nič

Če želite bolj temeljit uvod v koncepte za uporabo Accessa, da ustvarite zbirko podatkov, si oglejte članek osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Če nobena od predlog ne ustreza vašim potrebam ali če imate podatke v drugem programu, ki ga želite uporabiti v Accessu, se lahko odločite, da je bolje ustvariti zbirko podatkov iz nič. V programu Access 2010 imate možnost izbire: Standardna namizna zbirka podatkov ali spletna zbirka podatkov.

Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, si oglejte članek ustvarjanje zbirke podatkov, ki jo želite dati v skupno rabo v spletu.

Če želite ustvariti novo zbirko podatkov, naredite to:

  1. Zaženite Access.

  2. Na zavihku novo v pogledu» Backstage «kliknite prazna zbirka podatkov ali prazna Spletna zbirka podatkov.

    Pomembno: Izbira, ki jo naredite tukaj, bo določila, katere funkcije so na voljo v zbirki podatkov. Namiznih zbirk podatkov ni mogoče objaviti v spletu in spletne zbirke podatkov ne podpirajo nekaterih namiznih funkcij, kot so poizvedbe za skupno vsoto.

  3. Na desni vnesite ime zbirke podatkov v polje ime datoteke .

    Če želite spremeniti mesto, kjer ustvarite datoteko, kliknite Prebrskaj Slika gumba zraven polja ime datoteke , poiščite in izberite novo mesto, nato pa kliknite v redu.

  4. Kliknite Ustvari.

    Access ustvari zbirko podatkov in nato odpre prazno tabelo (imenovano Tabela1) v Pogled podatkovnega lista.

  5. Access postavi kazalec v prvo prazno celico na klik, da dodate stolpec nove tabele.

    Če želite dodati podatke, začnite vnašati – lahko pa prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Prilepi podatke iz drugega vira v Accessovo tabelo, pozneje v tem članku.

    Opombe: 

    • Vnos podatkov v pogledu podatkovnega lista je zasnovan tako, da je zelo podoben vnašanju podatkov na Excelovem delovnem listu. Glavna omejitev je, da morate vnesti podatke v sosednje vrstice in stolpce, ki se začnejo v zgornjem levem kotu podatkovnega lista. Podatkov ne poskušajte oblikovati tako, da vključite prazne vrstice ali stolpce, kot bi jih lahko izvajali na Excelovem delovnem listu, ker bo to v tabeli naredilo odpadke. Tabela vsebuje le podatke. Vse vizualne predstavitve teh podatkov bodo opravljene v obrazcih in poročilih, ki jih načrtujete pozneje.

    • Struktura tabele je ustvarjena med vnašanjem podatkov. Kadar koli dodate nov stolpec na podatkovni list, je v tabeli definirano novo polje. Access nastavi podatkovni tip polja glede na vrsto podatkov, ki jih vnesete. Če imate na primer stolpec, v katerega ste vnesli le datumske vrednosti, bo Access nastavil podatkovni tip tega polja na datum/čas. Če pozneje poskušate vnesti nedatumsko vrednost (kot je ime ali telefonska številka) v tem polju, Access prikaže sporočilo, ki vas obvesti, da se vrednost ne ujema s podatkovnim tipom stolpca. Če je mogoče, morate načrtovati tabelo tako, da vsak stolpec vsebuje isto vrsto podatkov, ne glede na to, ali gre za besedilo, datume, številke ali kakšno drugo vrsto. Tako boste lažje gradili poizvedbe, obrazce in poročila, ki izberejo le želene podatke.

Če še ne želite vnesti podatkov, kliknite Zapri Slika gumba .

Opomba: Access bo izbrisal Tabela1, če ga zaprete brez shranjevanja.

Na vrh strani

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

Namig: Če želite hitro odpreti eno od zadnjih več zbirk podatkov, ki ste jih odprli, na zavihku Datoteka kliknite Nedavnoin nato kliknite ime datoteke.

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  2. Kliknite bližnjico v pogovornem oknu Odpri ali pa v polju Išči v kliknite pogon ali mapo, v kateri je zbirka podatkov, ki jo želite.

  3. Na seznamu map dvokliknite mape, dokler ne odprete mape, v kateri je zbirka podatkov.

  4. Ko najdete zbirko podatkov, naredite nekaj od tega:

    • Če želite odpreti zbirko podatkov v privzetem odprtem načinu, jo dvokliknite.

    • Če želite odpreti zbirko podatkov za dostop v skupni rabi v večuporabniškem okolju, tako da lahko tako vi kot drugi uporabniki hkrati berete in pišete v zbirko podatkov, kliknite Odpri.

    • Če želite odpreti zbirko podatkov za dostop samo za branje, da si jo lahko ogledate, vendar je ne morete urejati, kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri samo za branje.

    • Če želite odpreti zbirko podatkov za ekskluzivni dostop, tako da je nihče drug ne more odpreti, medtem ko ga imate odprto, kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri ekskluzivno.

    • Če želite odpreti zbirko podatkov za dostop samo za branje, kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato kliknite Odpri izključno samo za branje drugi uporabniki lahko še vedno odprejo zbirko podatkov, vendar imajo le dostop samo za branje.

Če ne najdete zbirke podatkov, ki jo želite odpreti    

  1. V pogovornem oknu Odpri kliknite bližnjico» Moj računalnik «– ali pa v polju Išči v kliknite Moj računalnik.

  2. Na seznamu pogonov z desno tipko miške kliknite pogon, za katerega menite, da morda vsebuje zbirko podatkov, in nato kliknite Išči.

  3. Vnesite pogoje iskanja in pritisnite tipko ENTER, da poiščete zbirko podatkov.

  4. Če je zbirka podatkov najdena, jo odprite tako, da jo dvokliknete v pogovornem oknu Rezultati iskanja .

    Ker je bilo iskanje zagnano v pogovornem oknu» Odpri «, morate v tem pogovornem oknu klikniti Prekliči, preden se odpre zbirka podatkov.

Podatkovno datoteko lahko neposredno odprete v zunanji obliki zapisa datoteke (kot je dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ali Excel). Prav tako lahko neposredno odprete katero koli ODBC vir podatkov, na primer Microsoft SQL Server ali Microsoft FoxPro. Access samodejno ustvari novo Accessovo zbirko podatkov v isti mapi kot podatkovno datoteko in doda povezave do vsake tabele v zunanji zbirki podatkov.

Na vrh strani

Začnite uporabljati novo zbirko podatkov

Odvisno od predloge, ki ste jo uporabili, boste morda morali narediti nekaj od tega, da začnete z novo zbirko podatkov:

  • Če Access prikaže pogovorno okno za prijavo s praznim seznamom uporabnikov, začnite uporabljati ta postopek:

    1. Kliknite nov uporabnik.

    2. Vnesite obrazec» podrobnosti uporabnika «.

    3. Kliknite Shrani in zapri.

    4. Izberite uporabniško ime, ki ste ga pravkar vnesli, in nato kliknite login (prijava).

  • Če Access prikaže prazen podatkovni list, lahko začnete vnašati podatke neposredno v podatkovni list, ali pa kliknite druge gumbe in zavihke, da raziščete zbirko podatkov.

  • Če Access prikaže stran» Uvod «, lahko kliknete povezave na tej strani, če želite izvedeti več o zbirki podatkov, ali pa kliknite druge gumbe in zavihke, da raziščete zbirko podatkov.

  • Če Access prikaže sporočilo varnostnega opozorila v vrstici za sporočila in zaupate viru predloge, kliknite Omogoči vsebino. Če zbirka podatkov zahteva prijavo, se boste morali znova prijaviti.

Za namizne in spletne zbirke podatkov se želite začeti tudi z enim od teh korakov:

Na vrh strani

Dodajanje tabele

V obstoječo zbirko podatkov lahko dodate novo tabelo tako, da uporabite orodja v skupini tabele na zavihku Ustvari .

Skupina »Tabele« na zavihku »Ustvari«

Opomba: V spletni zbirki podatkov je na voljo le ukaz» tabela «v skupini» tabele «.

Ne glede na to, v katerem pogledu začnete, lahko vedno preklopite na drug pogled tako, da uporabite gumbe pogleda v vrstici stanja v Accessovem oknu.

Ustvarjanje prazne tabele v pogledu podatkovnega lista    V pogledu podatkovnega lista lahko vnašate podatke takoj in dovolite, da Access zgradi strukturo tabele v ozadju. Imena polj so dodeljena številsko (Polje1, Polje2 in tako dalje), Access pa nastavi podatkovni tip polja glede na vrsto podatkov, ki jih vnesete.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite tabela Slika gumba .

  2. Access ustvari tabelo in nato postavi kazalec v prvo prazno celico na klik za dodajanje stolpca.

  3. Če želite dodati podatke, začnite vnašati v prvo prazno celico, lahko pa prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v nadaljevanju tega članka.

    • Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite naslov stolpca in nato vnesite novo ime.

      Namig: Poimenujte vsako polje, da boste lahko pogledali, kaj vsebuje, ne da bi vam bilo treba pogledati podatke.

    • Če želite premakniti stolpec, ga izberite tako, da kliknete glavo stolpca, nato pa ga povlecite na želeno mesto. Izberete lahko tudi več strnjenih stolpcev in jih povlečete na novo mesto.

      Če želite tabeli dodati več polj, lahko začnete vnašati stolpec v polje klik za dodajanje stolpca v pogledu podatkovnega lista, lahko pa dodate nova polja tako, da uporabite ukaze v skupini Dodaj & Izbriši na zavihku polja .

Ustvarjanje tabele, ki se začne v pogledu načrta    V pogledu načrta najprej ustvarite strukturo nove tabele. Nato preklopite na pogled podatkovnega lista, če želite vnesti podatke, ali pa vnašate podatke tako, da uporabite drug način, na primer z obrazcem.

Pogled načrta ni na voljo za tabele v spletni zbirki podatkov.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini tabele kliknite načrt tabele. Slika gumba

  2. Za vsako polje v tabeli vnesite ime v stolpec ime polja in nato izberite podatkovni tip na seznamu podatkovni tip .

  3. V stolpec Opis lahko vnesete dodatne informacije za vsako polje. Opis, ki ga vnesete, je prikazan v vrstici stanja, ko je mesto vstavljanja v tem polju in je uporabljeno kot besedilo vrstice stanja za vse kontrolnike, ki jih ustvarite tako, da povlečete polje iz podokna seznam polj v obrazec ali poročilo. in za vse kontrolnike, ki so ustvarjeni za to polje s čarovnikom za obrazce ali s čarovnikom za poročila.

  4. Ko dodate vsa polja, shranite tabelo:

    • Na zavihku Datoteka kliknite Shrani.

  5. Podatke lahko začnete vnašati v tabelo kadar koli tako, da preklopite na pogled podatkovnega lista, kliknete prvo prazno celico in vnesete. Lahko tudi prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v naslednjem odseku.

Ustvarjanje tabele, ki temelji na SharePointovem seznamu    S SharePointovim seznamom lahko podatke uporabljajo osebe, ki nimajo dostopa. Poleg tega so podatki seznama shranjeni v strežniku, ki običajno zagotavlja boljšo zaščito pred izgubo podatkov kot datoteke, shranjene v namiznem računalniku. Začnete lahko z novim seznamom ali pa se povežete z obstoječim seznamom. Na SharePointovem mestu, kjer želite ustvariti seznam, morate imeti zadostna dovoljenja. To se lahko razlikuje glede na mesto, da se obrnete na skrbnika za SharePoint, če želite izvedeti več o možnostih.

Ta funkcija ni na voljo v spletni zbirki podatkov.

  1. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Tabele kliknite SharePointovi seznami.

  2. Če želite ustvariti standardni SharePointov seznam, na primer stike ali dogodke, lahko uporabite eno od predlog seznama.

    Ustvarite lahko tudi seznam po meri ali pa se povežete z obstoječim seznamom ali ga uvozite. Kliknite želeno možnost.

  3. Če izberete katerega koli od predlog seznama ali ustvarite seznam po meri, se odpre pogovorno okno Ustvari nov seznam , ki vas vodi skozi postopek. Če se odločite za uporabo obstoječega seznama, se odpre pogovorno okno Dobi zunanje podatke , ki vam bo v pomoč.

Če želite več informacij o tabelah, si oglejte članek Uvod v tabele.

Na vrh strani

Lepljenje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

Če so podatki trenutno shranjeni v drugem programu, kot je Excel, lahko podatke kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. Na splošno to deluje najbolje, če so vaši podatki že ločeni v stolpce, saj so na Excelovem delovnem listu. Če so vaši podatki v programu za urejanje besedila, morate najprej ločiti stolpce s podatki z zavihki ali pretvoriti podatke v tabelo v programu za urejanje besedila in nato kopirati podatke. Če vaši podatki potrebujejo kakršno koli urejanje ali manipulacijo (na primer ločevanje polnih imen v ime in priimek), boste morda želeli to narediti, preden kopirate podatke, še posebej, če niste seznanjeni z Accessom.

Ko prilepite podatke v prazno tabelo, Access nastavi podatkovni tip vsakega polja glede na vrsto podatkov, ki jih najde tam. Če na primer prilepljeno polje vsebuje samo datumske vrednosti, Access uporabi podatkovni tip Datum/čas za to polje. Če prilepljeno polje vsebuje le besede» da «in» ne «, Access uporabi podatkovni tip» da/ne «v polje.

Access poimenuje polja, odvisno od tega, kaj najde v prvi vrstici prilepljenih podatkov. Če je prva vrstica prilepljenih podatkov podobna vrsticam, ki se nadaljujejo, Access določi, da je prva vrstica del podatkov in dodeli polja generična imena (Polje1, Polje2 in tako dalje). Če prva vrstica prilepljenih podatkov ni podobna vrsticam, ki spremljajo, Access uporabi prvo vrstico kot imena polj in izključi prvo vrstico v dejanskih podatkih.

Če Access dodeli generična imena polj, lahko polja čim prej preimenujete, da se izognete zmedi. Uporabite ta postopek:

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Shrani , da shranite tabelo.

  2. V pogledu podatkovnega lista dvokliknite vsak naslov stolpca in nato vnesite ime stolpca.

  3. Znova shranite tabelo.

Na vrh strani

Uvažanje ali povezovanje s podatki iz drugega vira

Morda imate podatke, ki ste jih zbirali v drugem programu, ki ga želite uporabiti v Accessu. Morda delate z osebami, ki shranjujejo svoje podatke v druge programe, in želite delati s podatki v Accessu. Morda pa imate več različnih virov podatkov in potrebujete "pristajalno ploščad", kjer jih lahko združite za globljo analizo.

Access omogoča preprosto uvoz ali povezovanje podatkov iz drugih programov. Podatke iz Excelovega delovnega lista lahko prinesete iz tabele v drugi Accessovi zbirki podatkov, s SharePointovega seznama ali iz katerega koli drugega vira. Postopek se nekoliko razlikuje glede na vir podatkov, vendar bodo ta navodila začela uporabljati:

  1. Na zavihku zunanji podatki v skupini Uvozi & povezavo kliknite ukaz za vrsto datoteke, iz katere uvažate.

    Če na primer uvažate podatke iz Excelovega delovnega lista, kliknite Excel. Če ne vidite pravilne vrste programov, kliknite več.

    Opomba: Če ne najdete pravilne vrste oblike zapisa v skupini Uvozi _AMP_ povezave , boste morda morali zagnati program, v katerega ste prvotno ustvarili podatke, in nato s tem programom shraniti podatke v obliki zapisa datoteke, ki jo Access podpira (na primer ločena besedilna datoteka ) in nato uvozite ali povežite podatke.

  2. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj , če želite poiskati izvorno podatkovno datoteko, ali pa v polje ime datoteke vnesite celotno pot izvorne podatkovne datoteke.

  3. Kliknite želeno možnost v razdelku določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov. Novo tabelo lahko ustvarite tako, da uporabite uvožene podatke ali ustvarite povezano tabelo, ki vzdržuje povezavo do vira podatkov.

  4. Kliknite V redu.

    Odvisno od vaše izbire se odpre pogovorno okno predmeti povezave ali pogovorno okno Uvozi predmete .

  5. S pogovornim oknom lahko dokončujete postopek. Točen postopek, ki ga upoštevate, je odvisen od možnosti za uvoz ali povezavo, ki ste jo izbrali.

  6. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

    Če ste se odločili uvoziti, vas Access vpraša, ali želite shraniti podrobnosti o operaciji uvoza, ki ste jo pravkar dokončali.

  7. Če menite, da boste znova izvajali isto operacijo uvoza, kliknite Shrani korake uvozain nato vnesite podrobnosti.

    Postopek uvoza lahko preprosto znova ustvarite tako, da kliknete Shrani uvoz v skupini Uvozi na zavihku zunanji podatki , kliknete uvozno specifikacijo in nato kliknete Zaženi.

  8. Če ne želite shraniti podrobnosti operacije, kliknite Zapri.

Access Uvozi podatke v novo tabelo in nato prikaže tabelo v razdelku tabele v podoknu za krmarjenje.

Če želite izvedeti več o uvažanju podatkov v Access, uporabite povezave v razdelku Glejte tudi v tem članku.

Na vrh strani

Naslednji koraki

Preostali del procesa načrtovanja se razlikuje glede na vaše cilje, vendar boste verjetno želeli razmisliti o ustvarjanju poizvedb, obrazcev, poročil in makrov. V tem članku ne najdete informacij o ustvarjanju dodatnih predmetov zbirke podatkov.

Če želite več informacij, si oglejte te članke:

Na vrh strani

Uvoz podatkov iz preglednice ali drugega programa

Če poznate druge zbirke podatkov ali programe za preglednice, verjetno poznate osnove, kako delujejo ti programi in katere zbirke podatkov so uporabljene. Access se razlikuje od številnih drugih aplikacij v zbirki podatkov, tako da lahko ustvarite relacijske zbirke podatkov in se razlikuje od večine programov za preglednice, tako da ponudi orodja za razvijanje sofisticiranih poizvedb, obrazcev in poročil. Access ponuja tudi številne možnosti za delo z drugimi programi zbirke podatkov, kot je strežnik SQL Server.

Uvoz Excelovega delovnega lista v Access

Mnogi ljudje začnejo raziskovati dostop po prvi gradnji seznama v Excelu. Excel je odličen kraj za začetek seznama, toda ko se seznam povečuje, je težje organizirati in posodabljati. Premikanje seznama v Access je običajno naslednji logični korak.

Tabela zbirke podatkov je podobna strukturi na delovnem listu, v teh podatkih pa je shranjena v vrsticah in stolpcih. Kot rezultat je običajno preprosto uvoziti delovni list v tabelo zbirke podatkov. Glavna razlika med shranjevanjem podatkov na delovnem listu in shranjevanjem v zbirki podatkov je v tem, kako so podatki organizirani. Preprosto uvažanje celotnega delovnega lista kot nove tabele v zbirki podatkov ne bo rešilo težav, povezanih z organiziranjem in posodabljanjem podatkov, še posebej, če delovni list vsebuje odvečne podatke. Če želite odpraviti te težave, morate podatke iz preglednice razdeliti v ločene tabele, ki vsebujejo povezane podatke. Če želite več informacij o tem, kako razporediti podatke v tabelah, si oglejte članek osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Access ima čarovnika analizatorja tabel, ki vam lahko pomaga dokončati ta postopek. Ko uvozite podatke v tabelo, vam čarovnik pomaga razdeliti tabelo v ločene tabele, od katerih vsaka vsebuje podatke, ki niso podvojeni v kateri koli drugi tabeli. Čarovnik ustvari tudi potrebne relacije med tabelami.

Na vrh strani

Uvoz Excelovega delovnega lista kot tabele v novi zbirki podatkov

  1. Na zavihku Datoteka kliknite novoin nato še prazna zbirka podatkov.

  2. V polje ime datoteke vnesite ime nove zbirke podatkov in nato kliknite Ustvari.

    Odpre se nova zbirka podatkov, Access pa ustvari novo prazno tabelo, Tabela1.

  3. Zaprite Tabela1.

    Ko vas program vpraša, ali želite shraniti spremembe v načrt Tabela1, kliknite ne.

  4. Na zavihku zunanji podatki v skupini Uvozi _AMP_ povezavo kliknite Excel. Slika gumba

  5. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj.

  6. Če želite poiskati datoteko, uporabite pogovorno okno Odpri datoteko .

  7. Izberite datoteko in kliknite Odpri.

  8. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke zagotovite, da je izbrana možnost Uvozi izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov .

  9. Kliknite V redu.

    Zažene se čarovnik za uvoz preglednice in vas vpraša nekaj vprašanj o vaših podatkih.

  10. Sledite navodilom, kliknite naprej ali naprej , da se pomaknete po straneh. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

    Opomba: Access vas vpraša, ali želite shraniti podrobnosti o operaciji uvoza, ki ste jo pravkar dokončali. Če menite, da boste znova izvajali isto operacijo uvoza, kliknite da, nato pa vnesite podrobnosti. Operacijo lahko nato preprosto znova ustvarite v prihodnje tako, da kliknete Shrani uvoz v skupini Uvozi na zavihku zunanji podatki . Če ne želite shraniti podrobnosti operacije, kliknite Zapri.

Access Uvozi podatke v novo tabelo in jo nato prikaže pod vsemi tabelami v podoknu za krmarjenje.

Na vrh strani

Organiziranje podatkov s čarovnikom za analizo tabel

Ko so podatki uvoženi v Accessovo tabelo, lahko s čarovnikom za analizo tabel hitro prepoznate odvečne podatke. Čarovnik nato zagotovi preprost način za organiziranje podatkov v ločene tabele, tako da je shranjena na najbolj učinkovit način. Access ohrani izvirno tabelo kot varnostno kopijo in nato ustvari nove tabele, ki jih lahko uporabite kot osnovo za svoj program zbirke podatkov.

  1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, v kateri je tabela, ki jo želite analizirati.

  2. Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Analiziraj kliknite Analiziraj tabelo.

    Zažene se čarovnik za analizator tabele.

    Prvi dve strani čarovnika vsebujeta kratko vadnico – skupaj z gumbi, ki jih lahko kliknete, da si ogledate primere. Če ne vidite uvodnih strani, vendar je namesto tega prikazano potrditveno polje» Pokaži uvodne strani «?potrdite polje in nato dvakrat kliknite Vrni , da si ogledate uvod. Če ne želite znova videti uvodnih strani po branju predstavitve, lahko počistite potrditveno polje Pokaži uvodne strani?

  3. V tabeli» katera tabela «so polja z vrednostmi, ki so ponovljene v številnih zapisih? izberite tabelo, ki jo želite analizirati, in nato kliknite naprej.

  4. Čarovniku lahko dovolite, da odloči, katera polja bodo v katerih tabelah, ali pa sami naredite to odločitev. Če upoštevate predloge čarovnika, lahko še vedno spremenite postavitev tabele na naslednji strani čarovnika.

    Opomba: Če dovolite, da čarovnik odloči, katera polja naj se postavi v tabele, njene možnosti morda ne bodo vedno primerne za vaše podatke, še posebej, če ni veliko podatkov, s katerimi lahko delate. Rezultate čarovnika morate skrbno preveriti. Na drugi strani lahko čarovnik predlaga učinkovitejšo organizacijo, kot je tista, o kateri razmišljate, zato priporočamo, da vsaj enkrat poskusite z odločitvami čarovnika. Če vam predlogi niso všeč, lahko polja še vedno urejate ročno in lahko vedno znova kliknete in uredite vsa polja.

  5. Kliknite Naprej. Na tej strani določite, katere tabele vsebujejo polja. Če ste se odločili, da naj čarovnik odloči, si oglejte več tabel, povezanih s črtami relacije. V nasprotnem primeru Access ustvari le eno tabelo, ki vsebuje vsa polja. V obeh primerih lahko spremenite na tej strani.

    • Polja iz tabele lahko povlečete v prazno območje na strani, če želite ustvariti novo tabelo, ki vsebuje ta polja. Access vas pozove k imenu tabele.

    • Polja lahko povlečete iz ene tabele v drugo tabelo, če menite, da bodo tam shranjene učinkoviteje.

    • Večina tabel bo podana z ID-jem ali poljem z ustvarjenIM enoličnim ID-jem . Če želite izvedeti več o poljih» ID « , kliknite namigi v zgornjem desnem kotu čarovnika.

    • Če želite razveljaviti spremembo, kliknite gumb Razveljavi .

    • Če želite preimenovati tabelo, dvokliknite njeno naslovno vrstico, vnesite novo ime in nato kliknite v redu.

  6. Ko so polja urejena tako, kot želite, kliknite naprej.

  7. Če čarovnik najde zapise z zelo podobnimi vrednostmi, bo prepoznal te vrednosti kot možne tipkarske napake in predstavil zaslon, kjer lahko potrdite, kaj storiti glede njih. PoMaknite se po seznamu, da poiščete poljubne vrednosti v stolpcu popravek , nato pa kliknite ustrezen element na spustnem seznamu. Izberite (pusti kot je) , da čarovnik ohrani kakršne koli spremembe vrednosti. Ko končate, kliknite naprej.

  8. Čarovnik vas vpraša, ali želite ustvariti poizvedbo, ki je podobna prvotni tabeli. Če ste že zgradili obrazce in poročila, ki temeljijo na izvirni tabeli, je ustvarjanje takšne poizvedbe dobra ideja. Če izberete da, ustvarite poizvedbo, čarovnik preimenuje izvirno tabelo tako, da doda» _OLD «v ime tabele in nato poimenuje novo poizvedbo tako, da uporabi ime izvirne tabele. Obrazci in poročila, ki temeljijo na tabeli, zdaj uporabljajo poizvedbo za njihove podatke in še naprej delujejo kot prej.

  9. Kliknite Dokončaj.

    Čarovnik Ustvari nove tabele, kot je določeno, nato pa jih odpre. Ko končate pregled rezultatov, jih zaprite.

Na vrh strani

Delo s podatki iz drugih programov

Access 2010 ponuja funkcije za delo s podatki, ki so shranjeni v drugih programih.

Ustvarjanje nove Accessove zbirke podatkov, ki je povezana s podatki v drugi obliki zapisa datoteke    Z Accessom lahko odprete datoteko v drugi obliki zapisa datoteke, na primer besedilo, dBASE ali preglednico. Access samodejno ustvari Accessovo zbirko podatkov in poveže datoteko namesto vas.

  1. Zaženite Access.

  2. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  3. V pogovornem oknu Odpri kliknite vrsto datoteke, ki jo želite odpreti na seznamu. Če niste prepričani o vrsti datoteke, kliknite vse datoteke (*. *).

  4. Po potrebi Prebrskajte do mape, v kateri je datoteka, ki jo želite odpreti. Ko najdete datoteko, jo dvokliknite, da jo odprete.

  5. Sledite navodilom v čarovniku. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

Uvoz ali povezovanje podatkov z obstoječo Accessovo zbirko podatkov    Podatke iz drugih virov in programov lahko uvozite v Accessove tabele, tako da so podatki v Accessovi datoteki, lahko pa se povežete s podatki iz Accessa, tako da podatki ostanejo v izvirni datoteki (zunaj Accessove datoteke).

  1. Na zavihku zunanji podatki v skupini Uvozi & povezavo kliknite obliko zapisa, v kateri so shranjeni podatki.

    Podatke iz teh virov lahko uvozite ali povežete s temi viri:

    • Excel    Podatke iz delovnega lista ali imenovanega obsega lahko prinesete v Excelovem delovnem zvezku. Vsak delovni list ali imenovani obseg je treba uvoziti ali povezati ločeno.

    • Access    To je zelo priročno za ločevanje procesa iz podatkov, ustvarjanje razdeljene zbirke podatkov. To pomeni, da lahko uporabite eno zbirko podatkov, če želite vsebovati vse obrazce, poročila in makre ter ohraniti podatke v drugi zbirki podatkov. Nato lahko razvijete izboljšave, ne da bi prekinili delo kogar koli. Prav tako lahko združite podatke iz različnih Accessovih zbirk podatkov v eni, s čimer Poenostavite povzemanje podatkov v oddelkih ali med poslovnimi partnerji.

    • zbirka podatkov ODBC    Številni programi podpirajo to obliko zapisa, vključno z mnogimi izdelki strežniških zbirk podatkov. S tem ustvarite zbirke podatkov» pristajalna ploščica «, v katerih združujete podatke iz različnih sistemov.

    • Besedilna datoteka    Povežete se lahko s preprosto besedilno datoteko, lahko pa tudi uporabite Access, če želite spremeniti vsebino te datoteke. S tem lahko omogočite lažji dostop do podatkov s široko paleto programov.

    • Datoteka XML    Ta oblika zapisa ponuja tudi združljivost z različnimi drugimi programi, vključno z nekaterimi spletnimi strežniki.

    • SharePointov seznam    S tem boste uporabili podatke, ki so uporabni za spletni brskalnik, in sicer tako, da uporabite SharePointov seznam.

    • Podatkovne storitve    Povežete se lahko s spletnimi podatkovnimi storitvami v podjetju.

    • Dokument HTML    

    • Outlookova mapa    Povežete se lahko z Outlookovimi mapami, tako da boste lažje integrirali svoje podatke za stik s preostalimi podatki.

    • datoteka dBase    dBase je priljubljen nadomestni sistem zbirke podatkov, ki ga podpira Access

      Prikaže se pogovorno okno Dobi zunanje podatke .

  2. Sledite navodilom v pogovornem oknu.

    Access bo uvozil ali povezal podatke z zbirko podatkov. Za večino oblik zapisa morate določiti mesto podatkov in nato izbrati, kako naj bodo podatki shranjeni v zbirki podatkov.

Na vrh strani

Uporaba starejše različice zbirke podatkov v več različicah Accessa

Če je bila Accessova zbirka podatkov ali Accessov projekt ustvarjen v Accessu 2000 ali novejši različici, lahko uporabite zbirko podatkov ali projekt iz različice Accessa, v kateri je bila ustvarjena, ali v kateri koli novejši različici – tudi če je datoteka omogočena za varnost. Datoteke Access 2000 lahko na primer uporabite v Accessu 2000, Accessu 2002, Accessu 2003, Accessu 2007 in Accessu 2010.

Morda imate stanje, v katerem želite ohraniti podatke v starejši različici Accessa, vendar imate uporabniki z novejšo različico Accessa, ki se želijo povezati s temi podatki, vendar še vedno izkoristite nekatere funkcije novejše različice. Rešitev je, da ustvarite novo zbirko podatkov» Front-End «v novejši različici (ki vsebuje obrazce, poročila, poizvedbe, makre, vendar brez tabel) in jo povežete s tabelami v starejši različici datoteke. Uporabite enega od teh postopkov, odvisno od tega, ali je zbirka podatkov vključena v eno datoteko ali pa je že razdeljena v osprednji/zaledni program.

Uporaba Accessove datoteke zbirke podatkov v več različicah Accessa

Če so vse tabele, obrazci in drugi predmeti Accessove zbirke podatkov v prejšnji različici vsebovani v eni datoteki in želite uporabiti zbirko podatkov v več različicah Accessa, lahko ustvarite novo začetno zbirko podatkov v novejši različici in jo povežete z izvirno datoteko. Uporabniki, ki imajo starejšo različico Accessa, še vedno lahko uporabljajo izvirno zbirko podatkov. Uporabniki, ki imajo novejšo različico, lahko za povezavo do istih podatkov uporabljajo novo zbirko podatkov v ospredju. Če želite prilagoditi več različic Accessa, lahko ustvarite več različic v ospredju.

Na vrh strani

1. korak: naredite kopijo obstoječe zbirke podatkov in jo shranite v novi obliki zapisa.

S tem postopkom lahko pretvorite zbirko podatkov v katero koli od treh najnovejših oblik: Access 2000, Access 2002-2003 ali Access 2007. Ta ukaz ohrani izvirno zbirko podatkov v izvirni obliki zapisa in ustvari kopijo v obliki zapisa, ki jo navedete.

  1. Zaprite Accessovo datoteko. Če je datoteka večuporabniške Accessove zbirke podatkov, ki je v strežniku ali v mapi v skupni rabi, zagotovite, da je nihče drug ne odpre.

  2. Zaženite Access 2010.

  3. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  4. Poiščite mesto datoteke, ki jo želite pretvoriti, in jo dvokliknite, da jo odprete.

    Če se prikaže pogovorno okno» Izboljšava zbirke podatkov «in vas vpraša, ali želite povečati zbirko podatkov, kliknite ne.

  5. Če se obrazec odpre, ko zaženete zbirko podatkov, zaprite obrazec.

  6. Na zavihku Datoteka kliknite Shrani zbirko podatkov kot.

  7. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime nove zbirke podatkov.

    Opomba: Če ne boste shranili nove zbirke podatkov na drugo mesto, mora biti njeno ime drugačno od izvirne zbirke podatkov. V obeh primerih je običajno najbolje uporabiti drugo ime, tako da lahko preprosto razlikujete med vmesnikom zbirke podatkov in zaledno zbirko podatkov. Če pa želite pretvoriti v obliko zapisa programa Access 2007, se spremeni pripona imena datoteke iz. mdb v. accdb, tako da lahko uporabite isto ime datoteke.

  8. Kliknite Shrani.

Na vrh strani

2. korak: razdelitev kopije zbirke podatkov in uporaba izvirne datoteke kot zaledne zbirke podatkov

RazDelite pretvorjeno zbirko podatkov tako, da uporabite ta postopek:

  • Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Premakni podatke kliknite Accessova zbirka podatkov. Slika gumba

  • V pogovornem oknu Razdeljevalec zbirke podatkov kliknite Razdeli zbirko podatkov.

    Če želite, lahko naredite varnostno kopijo, lahko pa jo preprosto znova ustvarite tako, da uporabite izvirno zbirko podatkov.

  • Vnesite ime za zaledno zbirko podatkov in nato kliknite razdeli.

Na vrh strani

3. korak: povezovanje novega vmesnika z izvirno zbirko podatkov

  1. Izbrišite zaledno zbirko podatkov, ki jo je ustvarilo orodje razdeljevalca zbirke podatkov, pri tem pa pazite, da ne izbrišete izvirne zbirke podatkov.

  2. PoVežite novo namizno zbirko podatkov s tabelami v izvirni zbirki podatkov: na zavihku zunanji podatki v skupini Uvozi _AMP_ povezavo kliknite upravitelj povezanih tabel. Slika gumba

  3. Kliknite Izberi vsein potrdite potrditveno polje vedno vprašaj za novo mesto .

  4. Kliknite v redu, poiščite prejšnjo različico zbirke podatkov in jo dvokliknite.

    Če je vse v redu, Access prikaže sporočilo, da so bile vse izbrane povezane tabele uspešno osvežene.

Zdaj lahko povečate novo zbirko podatkov v ospredju, da podprete nove funkcije za uporabnike, ki imajo novejše različice Accessa. Uporabniki, ki imajo starejše različice, lahko še naprej uporabljajo prejšnjo različico zbirke podatkov.

Na vrh strani

Uporaba vmesnika/zaledne aplikacije v več različicah Accessa

Če je Accessova zbirka podatkov že osprednji/zaledni program, lahko sprednji konec pretvorite v novo obliko zapisa datoteke. V zaledni zbirki podatkov ni potrebna nobena sprememba.

V tem postopku je opisano, kako z ukazom Shrani zbirko podatkov pretvorite zbirko podatkov v ospredje v eno od treh najnovejših oblik: Access 2000, Access 2002-2003 ali Access 2007. Ta ukaz ohrani izvirno zbirko podatkov v izvirni obliki zapisa in ustvari kopijo v obliki zapisa, ki jo navedete.

  1. Zaprite sprednjo stran zbirke podatkov. Če je datoteka večuporabniške Accessove zbirke podatkov, ki je v strežniku ali v mapi v skupni rabi, se prepričajte, da je nihče drug ne odpre.

  2. Zaženite Access 2010.

  3. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.

  4. Poiščite mesto v vmesniku zbirke podatkov in ga dvokliknite, da ga odprete.

    Če se prikaže pogovorno okno» Izboljšava zbirke podatkov «in vas vpraša, ali želite povečati zbirko podatkov, kliknite ne.

  5. Če se obrazec prikaže, ko odprete zbirko podatkov, zaprite obrazec.

  6. Na zavihku Datoteka kliknite Shrani zbirko podatkov kot.

  7. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime nove zbirke podatkov.

  8. Kliknite Shrani.

Novo zbirko podatkov v ospredju lahko zdaj izboljšate in tako podprete nove funkcije.

Na vrh strani

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×