Osnovna opravila v Outlooku

Outlook na enem mestu organizira e-pošto, koledarje, stike, opravila in sezname opravil. Ta organizacija se začne z vašim e-poštnim računom. Že tukaj lahko začnete delati s svojimi e-poštnimi sporočili, jih spreminjati v opravila ali srečanja in shranjevati informacije o ljudeh, s katerimi sodelujete, med svoje stike, tako da si e-poštnih naslovov ali telefonskih številk ni treba zapomniti. Na hitro si oglejmo nekatera osnovna opravila.

Uvod

V prvem koraku nastavite Outlookov račun. Po tem boste lahko začeli prejemati in pošiljati e-pošto, uporabljati koledar, ustvarjati stike in delati z Outlookovimi opravili.  

Nastavitev je samodejna, če ste v istem računalniku uporabljali starejšo različico Outlooka. Če niste, se bo zagnala samodejna nastavitev računa, ko boste prvič zagnali Outlook, in vas vodila skozi proces.

Pozvani boste k vnosu imena, e-poštnega naslova in gesla. To po navadi zadostuje, če pa samodejna nastavitev ni uspešna, vas Outlook pozove k vnosu dodatnih podatkov, kot je imen poštnega strežnika. Če tega podatka nimate, se za podrobnosti obrnite na ponudnika e-pošte.

Gumb »Dodaj račun« v pogledu »Backstage«

Opomba : Če želite pozneje dodati drug e-poštni račun, izberite Datoteka > Dodaj račun, da zaženete samodejno nastavitev računa.

Vrstica za hitri dostop

Vrstica za hitri dostop je pomemben del vaše izkušnje z Outlookom. Omogoča vam preprosto premikanje med najpomembnejšimi Outlookovimi funkcijami – Pošto, Koledarjem, Ljudmi in Opravili. Vrstica je dodatek k standardnim zavihkom in trakovom, kjer najdete izbor orodij in možnosti za pomoč pri uporabi in upravljanju Outlooka.

Vrstico za hitri dostop običajno najdete na dnu Outlookovega okna in glede na izbrane nastavitve prikazuje bodisi imena gumbov (leva slika) ali ikon (desna slika), ki so povezana z imeni funkcij.

Vrstica za hitri dostop v Outlooku, ki po imenu prikazuje gumbe Pošta, Koledar, Ljudje in Opravila ter Več možnosti (tri pike)

Vrstica za hitri dostop v Outlooku, ki prikazuje ikone za možnosti Pošta, Koledar, Ljudje, Opravila in Več možnosti

Spreminjanje prikaza v vrstici za hitri dostop

Če želite, lahko spremenite, kateri gumbi (ali ikone) bodo prikazani v vrstici za hitri dostop in celo njihov vrstni red.

  1. Izberite Več Dodatne možnosti > Možnosti krmarjenja.

    Če si želite ogledati možnosti krmarjenja, v vrstici za hitri dostop izberite »Več« (tri pike)

  2. V pogovornem oknu Možnosti krmarjenja naredite to:

    Pogovorno okno »Možnosti krmarjenja« v vrstici za hitri dostop

    • Če želite spremeniti število gumbov ali ikon, ki so prikazane v vrstici, povišajte ali znižajte privzeto nastavitev 4 za Najvišje število vidnih elementov.

    • Če želite namesto imen prikazati ikone, potrdite potrditveno polje Stisnjena navigacija.

    • Če želite preurediti navedene gumbe ali ikone, v polju Prikaži v tem vrstnem redu izberite element in nato izberite Premakni navzgor ali Premakni navzdol.

  3. Izberite V redu.

    Namig : Če vam spremembe, ki ste jih naredili, niso všeč, ali če želite preprosto začetni znova, izberite Ponastavi.

E-pošta vas povezuje z ljudmi znotraj in zunaj organizacije. Svojim e-poštnim sporočilom lahko dodate elektronski podpis in priloge.

Ustvarite novo e-poštno sporočilo

  1. V katerikoli poštni mapi (kot je mapa »Prejeto«) izberite Nova e-pošta.

    Novo e-poštno sporočilo

    Bližnjica na tipkovnici:    Če želite ustvariti e-poštno sporočilo, pritisnite Ctrl+Shift+M.

  2. Ko je sporočilo sestavljeno, izberite Pošlji.

Več informacij najdete v razdelku Ustvarjanje e-poštnega sporočila.

Dodajte sporočilu e-poštni podpis

Ustvarite podpise po meri, ki se pojavijo na dnu sporočil. Podpisi lahko vključujejo besedilo, slike, vaš elektronska vizitka, logotip ali celo sliko lastnoročnega podpisa.

Ustvarjanje podpisa

  1. V novem sporočilu izberite Podpis >Podpisi.

    Podpis

  2. Na zavihku E-poštni podpis izberite Nov.

  3. Vnesiteime in nato izberite V redu.

  4. V razdelku Izberite privzeti podpis naredite to:

    • Na seznamu E-poštni račun izberite e-poštni račun, ki ga želite povezati s podpisom.

    • Na seznamu Nova sporočila izberite podpis, ki ga želite samodejno dodati v vsa nova e-poštna sporočila. Če e-poštnih sporočil ne želite samodejno podpisati, lahko to možnost prezrete, saj je privzeta vrednost (brez).

    • Na seznamu Odgovori/posredovanja izberite podpis, ki ga želite samodejno dodati (samodejni podpis) pri pošiljanju odgovorov na sporočila ali pri posredovanju sporočil. V nasprotnem primeru sprejmite privzeto možnost (brez).

  5. V razdelku Uredite podpis vnesite podpisin nato izberite V redu.

Dodajte podpis

  • V novem sporočilu izberite Podpis in nato izberite želen podpis.

    Podpis

Več informacij najdete v temi Ustvarjanje in dodajanje podpisa v e-poštno sporočilo.

Posredujte e-poštno sporočilo ali pa nanj odgovorite

  1. Na traku ali v podoknu za branje izberite Odgovori, Odgovori vsem ali Posreduj

    Odgovori

  2. V polju Za, Kp ali Skp naredite nekaj od tega:

    • Če želite dodati prejemnika, kliknite v ustreznem polju in vnesite prejemnikovo ime.

    • Če želite odstraniti prejemnika, kliknite v ustreznem polju, izberite prejemnikovo ime in nato pritisnite »Izbriši«.

Za več informacij si poglejte Odgovorite na e-poštno sporočilo ali pa ga posredujte.

Dodajte e-poštnemu sporočilu prilogo

Če želite dati datoteko v skupno rabo, jo lahko priložite sporočilu. Priložite lahko tudi druge Outlookove elemente, kot so sporočila, stiki ali opravila.

  1. Ustvarite novo sporočilo ali v obstoječem sporočilu izberite Odgovori, Odgovori vsem ali Posreduj.

  2. V oknu sporočila izberite Sporočilo > Priloži datoteko.

    Priloži datoteko

Če želite več informacij, preberite Prilaganje datoteke, sporočila, stika ali opravila v e-poštno sporočilo.

Odprite ali shranite prilogo e-poštnega sporočila

Prilogo lahko odprete v podoknu za branje ali pa v odprtem sporočilu. Ko odprete in si ogledate prilogo, jo lahko shranite. Če ima sporočilo več kot eno prilogo, jih lahko shranite kot skupino ali pa eno po eno.

Odpiranje priloge

Odvisno od različice Outlooka, ki ga uporabljate, je lahko na voljo več možnosti za odpiranje priloge.

  • Dvokliknite prilogo.

Več informacij najdete tukaj: Odpiranje prilog.

Shranjevanje priloge

  1. Izberite prilogo v podoknu za branje ali odprtem sporočilu.

  2. Na zavihku Priloge v skupini Dejanja izberite Shrani kot. Prilogo lahko tudi kliknete z desno tipko miške in nato izberite Shrani kot.

    Priloge »Shrani kot«

Če želite več informacij, preberite Shranjevanje prilog.

Sestanki in srečanja so stranski proizvod vašega osebnega in poslovnega življenja in koledar je odlično orodje za njihovo upravljanje. Z Outlookom lahko nastavite opomnike za načrtovane dogodke.

Ustvarjanje sestanka na koledarju

V Outlooku sestanki niso enako kot srečanja. Sestanki so dejavnosti, ki jih razporedite na koledarju in na katere ni potrebno povabiti drugih ljudi ali zanje rezervirati sredstev, kot je konferenčna soba ali oprema.

Kliknite »Koledar«

  • V mapi Koledar izberite Nov sestanek. Lahko tudi kliknete z desno tipko miške časovni blok v mreži koledarja in nato izberete Nov sestanek.

    Nov sestanek na koledarju

    Bližnjica na tipkovnici:    Če želite ustvariti sestanek, pritisnite Ctrl+Shift+A.

Če želite več informacij, glejte Načrtovanje sestanka.

Načrtovanje srečanja

V Outlooku srečanje vključuje druge ljudi in lahko vključuje tudi sredstva, kot je konferenčna soba. Odgovore na povabila na srečanje boste dobili v mapo »Prejeto«.

  • V mapi Koledar izberite Novo srečanje.

    Novo srečanje na koledarju

Bližnjica na tipkovnici:    Če želite ustvariti novo povabilo na srečanje iz katere koli mape v programu Outlook, pritisnite Ctrl+Shift+Q.

Če želite več informacij, glejte Načrtovanje srečanja z drugimi osebami.

Nastavitve opomnika

Opomniki se pojavijo v oknu z opozorilom, da ne zamudite pomembnih rokov. Opomnike lahko dodate ali jih odstranite za skoraj vse v Outlooku, vključno z e-poštnimi sporočili, sestanki in stiki.

Za sestanke ali srečanja

  • Odprite Sestanek ali Srečanje in nato v polju s seznamom Opomnik izberite, koliko časa pred sestankom ali srečanjem želite, da se opomnik pojavi. Če želite opomnik izklopiti, izberite Brez.

Za e-poštna sporočila, stike in opravila

  • Izberite Nadaljnja obravnava> Dodaj opomnik.

Namig :  Z zastavico lahko e-poštna sporočila hitro označite kot opravila tako, da uporabite opomnike. Tako se sporočilo pojavi na seznamu opravil in v mapi »Opravila«, ni pa s tem samodejno dodan opomnik. Z desno tipko miške kliknite zastavico na seznamu sporočil, da dodate opomnik. Če pa imate sporočilo odprto, izberite Nadaljnja obravnava > Dodaj opomnik.

Nadaljnja obravnava

Ljudje

Ljudje je ime vedra za tiste osebe – in podjetja – ki sestavljajo vaše vaše stike podjetja in osebne stike. Dodajate lahko poljubne, omejitve glede tega, koga lahko ali ne smete dodati, so povezane z omejitvami, ki jih narekuje vaše podjetje. Vaše podjetje lahko na primer uveljavi pravila, ki so povezana s korespondenco z določenimi zunanjimi e-poštnimi naslovi.

Ustvarjanje stika

Stik lahko vključuje le ime in e-poštni naslov ali pa na primer še podrobnosti, kot so poštni naslov, več telefonskih številk, sliko in rojstni dan. Stike najdete v oknu Ljudje, ki ga odprete v vrstici za bližnjice v spodnjem levem kotu Outlookovega okna.

Ljudje

  • V razdelku Ljudje izberite Nov stik.

    Nov stik

    Bližnjica na tipkovnici:    Če želite ustvariti stik iz katere koli mape v programu Outlook, pritisnite Ctrl+Shift+C.

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje ali dodajanje stika.

Pridobitev seznama stikov v Outlookovem adresarju

Shranjevanje kopije stikov v adresar je znak dobre prakse. V programu Outlook 2013 ali Outlook 2016 za Windows lahko prenesete datoteko stikov, z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv), v napravo in jo odprete v Excelu.

  1. Odprite Outlook, izberite Datoteka > Odpri in izvozi > Uvozi ali izvozi.

    Choose Open & Export, and then choose Import/Export.

  2. V čarovniku za uvoz in izvoz izberite Izvozi v datoteko > Naprej.

  3. Izberite Vrednosti, ločene z vejico in nato na strani Izvozi v datoteko izberite Stiki kot mapo, iz katere želite izvoziti, za svoj račun.

    Pomaknite se navzgor in nato izberite mapo s stiki, ki jih želite izvoziti.

    Pomembno : Preden nadaljujete, se prepričajte, da je mapa »Stiki«, ki ste jo izbrali, povezana z vašim e-poštnim računom. To je posebej pomembno, če izvajate te korake v računalniku druge osebe.

  4. Izberite Naprej > Prebrskaj in nato pojdite do mesta, kamor želite shraniti datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv).

  5. Vnesite ime datoteke in nato izberite V redu > Naprej.

    Shranjevanje adresarja stikov v obliki datoteke .csv

  6. Izberite Dokončaj, da zaženete postopek izvoza.

    Opomba : Outlook ne prikaže sporočila, ko je postopek izvoza dokončan.

Odpiranje datoteke s stiki .csv

Datoteka z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv) z izvoženimi stiki običajno odprete v Excelu.

  1. Prebrskajte do lokacije, kamor ste shranili datoteko .csv in jo odprite.

  2. Preverite, ali so vaši stiki navedeni v datoteki.

    Primer Outlookove datoteke .csv, odprte v Excelu

    Opomba : V datoteki so morda prazne celice. To je običajno.

  3. Zaprite datoteko, ne da bi naredili kakšne spremembe, da se izognete težavam z uvažanjem datoteke v drugo napravo, kjer je nameščena enaka različica Outlooka ali druga e-poštna storitev.

Ustvarite opravilo

Mnogi vzdržujejo sezname opravil na papirju, v preglednici ali pa s kombinacijo papirnatih in elektronskih metod. V Outlooku lahko kombinirate različne sezname tako, da sestavite enega, dobite opomnike ali pa sledite napredku opravila.

  1. Odprite Outlook in na zavihku Osnovno izberite Novo, nato izberite Novi elementi.

  2. Izberite Opravilo, kot želite izpolnite obrazec opravila in nato izberite Shrani in zapri.

Bližnjica na tipkovnici:    če želite ustvariti novo opravilo, pritisnite Ctrl+Shift+K.

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje opravil in elementov opravkov.

Dodeljevanje opravila

  1. V vrstici za hitri zagon izberite Ikona »Opravila« v vrstici za hitri dostop v Outlooku ali Opravila v vrstici za krmarjenje.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Na traku izberite Ikona novega opravila ali pritisnite Ctrl+Shift+K, da ustvarite opravilo.

      ali

    • Odprite obstoječe opravilo.

  3. Izberite Dodeli opravilo.

    Ukaz »Dodeli opravilo« na traku

  4. V obrazcu opravila naredite to:

    • V polje Za vnesite ime ali e-poštni naslov.

    • Dodajte Zadevo, izberite Začetni datum in Rok ter po potrebi nastavite Stanje in Prioriteto.

      Lastnosti začetnega datuma in roka dodeljenega opravila

    • Sprejmite ali počistite privzeti izbor v dveh potrditvenih poljih: Obdrži posodobljeno kopijo opravila na seznamu opravil in Pošlji poročilo o stanju, ko je opravilo dokončano.

    • Če je treba, vnesite sporočilo v blok za vsebino pod potrditvenima poljema.

  5. Če želite, da se opravilo ponovi, na traku izberite Ponavljanje, v pogovornem oknu Ponavljanje opravila izberite želene možnosti in nato izberite V redu.

    Opomba : Če dodelite ponavljajoče se opravilo, kopija opravila ostane na seznamu opravil, vendar se nikoli ne posodobi. Če izberete potrditveno polje Pošlji poročilo o stanju, ko je opravilo dokončano, prejmete poročila o stanju za vsako dokončano ponovitev opravila.

  6. Izberite Pošlji.

Namig : Outlook lahko sledi poteku opravila, ki je bilo dodeljeno eni osebi. Če želite, da na enem opravilu dela več oseb, razdelite opravilo na manjše dele ali dodelite vsako opravilo posebej. Če želite na primer slediti poročilu, ki ga morajo napisati tri osebe, ustvarite tri ločena opravila in dodelite vsako posamezno opravilo ustreznemu avtorju.

Sprejemanje ali zavrnitev dodeljenega opravila

Ko je opravilo ustvarjeno in vam dodeljeno, se prikaže v mapi »Prejeto«.

Ukaza »Sprejmi« in »Zavrni« v zahtevi za opravilo, ki je prikazana v podoknu za branje

  • V podoknu za branje kliknite Sprejmi ali Zavrni.

    ali

    Odprite opravilo, na traku izberite Sprejmi ali Zavrni in ne glede na izbrano možnost izberite bodisi Uredi odgovor pred pošiljanjem ali Pošlji odgovor zdaj, nato izberite V redu.

    Opomba : Sprejeta opravila so prikazana na Outlookovem seznamu opravil.

Če odprete opravilo, lahko izberete možnost Odgovori, Odgovori vsem ali Posreduj, da odgovorite osebi, ki vam je dodelila opravilo in po potrebi tudi drugim. V blok s sporočilom lahko vključite komentar.

Prikaz opravila

  1. Odprite Outlook in v vrstici za hitri dostop izberite Ikona »Opravila« v vrstici za hitri dostop v Outlooku .

  2. Na seznamu Seznam opravil ali Opravila dvokliknite element, ki ga želite prikazati v polni obliki.

Prikaz opravil lahko kadar koli spremenite.

  • Na zavihku Osnovno v skupini Trenutni pogled izberite drug pogled.

    Trenutne možnosti pogleda za opravila .

Tiskanje opravila

Ko izberete prikaz svojih opravil, lahko na osnovi tega izbora izberete tudi, v kateri obliki zapisa želite opravilo natisniti – v slogu tabele ali v slogu zapiska. Če želite na primer natisniti eno samo opravilo, potem je na voljo le nastavitev tiskanja v slogu zapiska. Če pa izberete seznam, na primer seznam opravil, je na voljo tudi oblika zapisa »Slog tabele«.

  1. V vrstici za hitri dostop izberite Ikona »Opravila« v vrstici za hitri dostop v Outlooku .

    Vrstica za hitri dostop v Outlooku

  2. V eni od svojih map izberite eno samo opravilo – Seznam opravil ali seznam Opravila – ali izberite mapo.

  3. Izberite Datoteka > Natisni in v razdelku z nastavitvami izberite obliko zapisa (če je na voljo).

Tiskanje e-poštnega sporočila, stika ali elementa koledarja

V Outlooku lahko natisnete elemente, kot so e-poštna sporočila, stiki ali elementi koledarja ali pa večje poglede, kot so koledarji, adresarji ali pa seznami vsebine map za pošto.

  1. Izberite element ali mapo v Outlooku, ki jo želite natisniti.

  2. Izberite Datoteka > Natisni.

Tiskanje

Če želite več informacij, glejte Tiskanje elementov v Outlooku.

Vam je bila informacija v pomoč?

Odlično! Imate morda še druge povratne informacije?

Kako lahko to izboljšamo?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

×