Organiziranje datotek v knjižnici

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Način organiziranja datotek v knjižnica je odvisen od potreb vaše skupine in želenega načina shranjevanja in iskanja informacij. Z malo načrtovanja lahko nastavite strukturo, ki ustreza vaši organizaciji.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 vsebuje nekaj knjižnic in predlog za knjižnice, ki so že pripravljene za uporabo. Te knjižnice in predloge so dobro začetno mesto za organizacijo datotek.

V tem članku

Office SharePoint Server 2007 knjižnice in predloge za knjižnico

Načini organiziranja datotek

Dodajanje stolpca v knjižnici

Ustvarjanje pogleda

Ustvarjanje mape v knjižnici

Knjižnice in predloge za knjižnice Office SharePoint Server 2007

Ko namestite program Office SharePoint Server 2007, se ustvari nekaj knjižnic, s katerimi lahko ohranite dobro organizacijo svoje zbirke mest. Knjižice, ki bodo ustvarjene, so odvisne od načina organizacije zbirke mest. Zbirke s konfiguriranimi možnostmi objavljanja vsebujejo te knjižnice:

  • Dokumenti     Knjižnica se ustvari za vsako mesto in se uporablja za shranjevanje dokumentov s strani mesta.

  • Slike     Knjižnica se ustvari za vsako mesto in se uporablja za shranjevanje slik, ki se uporabljajo na straneh mesta.

  • Strani     Knjižnica se ustvari za vsako mesto in se uporablja za shranjevanje strani s tega mesta.

  • Dokumenti zbirke mesta     Knjižnica se ustvari za shranjevanje dokumentov, ki se uporabljajo v celotni zbirki mesta.

  • Slike zbirke mesta     Knjižnica se ustvari za shranjevanje slik, ki se uporabljajo v celotni zbirki mesta.

  • Knjižnica slogov     Knjižnica se ustvari za shranjevanje po meri narejenih slogov XSL in kaskadnih slogov.

Knjižnica predloge, ki so tako da Office SharePoint Server 2007 vam pomaga, da organizirate svoje datoteke. Z uporabo predloge za knjižnico, lahko preprosto ustvarite knjižnice, ki so namenjene podpira določene vrste datotek in omogočite funkcije določene knjižnice. Če želite več informacij o Office SharePoint Server 2007 knjižnico predlog, glejte članek knjižnico predlog, ki so na voljo v programu Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Na vrh strani

Načini organiziranja datotek

Knjižnice imajo več različnih funkcij, ki vam omogočajo lažje delo z več datotekami v eni knjižnici. Vendar vaši organizaciji mogoče bolj ustreza, da uporabite več knjižnic.

Shranjevanje več dokumentov v eno knjižnico

Ustvarite lahko eno veliko knjižnico, ki bo zadostila več različnim potrebam. Ena skupina lahko na primer dela na več projektih ali pa več skupin dela na enem projektu.

Eno knjižnico lahko uporabite v teh primerih:

  • Vaša skupina mora videti povzetek informacij ali drugačen pogled za isto množico datotek. Upravitelj je na primer zahteval ogled datotek, ki so združene po oddelkih ali po rokih.

  • Osebe želijo poiskati datoteke na isti lokaciji na mestu.

  • Za datoteke želite uporabiti iste nastavitve, na primer sledenje različicam datotek ali zahtevanje odobritve.

  • Skupine, ki delajo s knjižnico, imajo podobne lastnosti, na primer enake ravni dovoljenja.

    Opomba : Za vsako datoteko lahko nastavite enolične ravni dovoljenj, če pa se ravni dovoljenj zelo razlikujejo, raje uporabite več knjižnic.

  • Radi bi analizirali informacije o datotekah v preglednici ali pridobili združene posodobitve o datotekah.

    Opomba : Tehnologijo RSS lahko uporabite za obveščanje o spremembah v knjižnici, ko se na primer spremenijo datoteke, ki so shranjene v knjižnici. Tehnologija RSS članom skupine omogoča ogled združenega seznama spremenjenih datotek.

To so različni načini za ogledovanje in upravljanje datotek v isti knjižnici:

  • Dodajanje stolpcev    Za lažjo skupino izslediti podatkov, ki je najbolj pomembno in če si želite ogledati podatke na različne načine, lahko dodate stolpce v knjižnico. Stolpci bodo prikazani na vrhu strani knjižnice kot glave, na primer »Ime oddelka« ali »Rok« . Glave stolpcev lahko uporabite za razvrščanje in filtriranje datotek v knjižnici.

  • Ustvarjanje pogledov    Poglede lahko uporabite, če osebe v vaši skupini pogosto za prikaz podatkov na določen način. V pogledih, stolpci se uporabljajo za razvrščanje, združevanje, filtriranje in prikaz podatkov.

  • Ustvarjanje map    Če knjižnica vsebuje veliko datotek, ki jih je mogoče združiti v logične skupine, lahko uporabite mape za združevanje teh datotek v knjižnici. Mape uporabnikom omogočajo preprosto pregledovanje in upravljanje datotek. Office SharePoint Server 2007 vsebuje drevesni pogled, ki ga uporabniki lahko uporabijo za krmarjenje po mestih in mapah tako, kot delajo z mapami na svojem trdem disku.

  • Nastavitev več predlog    Če je v knjižnici nastavljenih več vrst vsebine, lahko ustvarite različne vrste privzetih predlog  – na primer prodajne pogodbe, predstavitve ponudbe, delovni listi proračuna – v isti knjižnici. Z vrstami vsebine zagotovite večjo prilagodljivost in doslednost v več knjižnicah.

Ustvarjanje več knjižnic

Več knjižnic boste morda želeli ustvariti, ko so med nizi datotek, ki jih želite shraniti in upravljati, ali med skupinami ljudi, ki bodo uporabljali datoteke, velike razlike.

Več knjižnic uporabite v teh primerih:

  • Vrste datotek, ki jih želite shraniti in upravljati, se med seboj razlikujejo, od oseb pa ne morete pričakovati, da si bodo pogosto ogledovale povzetke datotek ali iskale vse datoteke hkrati.

  • Skupine oseb, ki uporabljajo datoteke, se med seboj razlikujejo in imajo različne ravni dovoljenj.

  • Za različne nize datotek morate uporabiti različne nastavitve, na primer različice ali odobritve.

  • Skupna analiza ali prejemanje združenih posodobitev datotek ni potrebna.

  • Želite nastaviti različne možnosti ali želite, da se možnosti v meniju Novo prikažejo v različnem vrstnem redu.

To so nekateri načini za učinkovito delo z več knjižnicami:

  • Nastavitev predlog in stolpcev    Če želi vaša organizacija vzpostaviti usklajene nastavitve v vseh knjižnicah, lahko nastavi predloge mesta in stolpce mesta. Določite lahko, da nastavitve veljajo za več knjižnic, tako da vam nastavitev ni treba ustvarjati vsakokrat znova.

  • Pošiljanje datotek na drugo mesto     Če želite, da bo datoteka na voljo v več knjižnicah, jo lahko shranite v eno knjižnico in nato pošljete kopije v druge knjižnice. Lahko izberete, ali naj vas sistem opozori, da morate posodobiti kopije ob spremembi originala.

  • Ustvarjanje predlog za knjižnice     Če želite uveljaviti enotne nastavitve za knjižnice ali znova uporabiti nekatere značilnosti v vseh knjižnicah, lahko knjižnico shranite kot predlogo. Predloge za knjižnice so na voljo kot možnost v mestu, ko kliknete Ustvari v meniju Dejanja mesta.

Opomba : Če dodajate nove datoteke v knjižnico, ki vsebuje datoteke iz predhodnih projektov, se boste morda težko odločili, ali želite ustvariti novo knjižnico ali pa boste datoteke dodali v obstoječo knjižnico. Vsaka situacija je drugačna, če pa mislite, da boste morali nekoč datoteke skupaj analizirati ali jih upravljati, razmislite o shranjevanju datotek v obstoječo knjižnico. S stolpci, filtri in pogledi lahko nastavite privzeti pogled tako, da se v njem pokažejo samo najnovejše datoteke.

Na vrh strani

Dodajanje stolpca v knjižnico

Knjižnice so privzeto nastavljene tako, da sledijo spremembam imena datoteke in spremembam informacij o stanju datoteke, na primer o stanju rezervacije datoteke. Določite lahko dodatne stolpce, ki bodo vaši skupini omogočile, da datoteke razvrstijo v kategorije in jim lažje sledijo. Taki stolpci so na primer ime oddelka ali številka projekta. Z dodajanjem stolpcev boste lahko dobro izkoristili več pogledov za knjižnico.

Za vrsto stolpca, ki ga ustvarite, je na voljo več možnosti, vključno z eno vrstico besedila, spustnim seznamom možnosti, številom, ki je izračunano iz drugih stolpcev ali celo imenom ali sliko osebe na vašem mestu.

Opomba : Ta postopek se začne na strani knjižnice, v katero želite dodati stolpec. Če knjižnica še ni odprta, kliknite njeno ime v hitrem zagonu. Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled celotne vsebine mesta, nato pa kliknite ime knjižnice.

  1. V meniju Nastavitve v meniju nastavitve kliknite Ustvari stolpec.

  2. V razdelek Ime in vrsta vnesite ime, ki ga želite prikazati v polju Ime stolpca.

  3. V razdelku Vrsta podatkov v tem stolpcu je izberite vrsto podatkov, ki naj bodo prikazani v stolpcu.

  4. V razdelek Dodatne nastavitve stolpca vnesite opis v polje Opis. Tako bodo uporabniki lažje razumeli namen stolpca in katere podatke vsebuje. Opis je izbiren.

  5. Odvisno od izbrane vrste stolpca, so v razdelku Dodatne nastavitve stolpcev prikazane še dodatne možnosti. Izberite želene dodatne nastavitve.

  6. Če želite dodati stolpec privzeti pogled, ki osebe na spletnem mestu samodejno prikaže, ko jih najprej odprite seznam ali knjižnico, kliknite Dodaj v privzeti pogled.

  7. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Ustvarjanje pogleda

Poglede je mogoče uporabiti za ogled najpomembnejših datotek ali datotek, ki najboljše ustrezajo določenemu namenu. Ustvarite lahko na primer poglede za nedavno ustvarjene datoteke, datoteke iz določenih oddelkov ali datoteke, ki jih je ustvarila določena oseba. Ko ustvarite pogled, je ta ob ogledu knjižnice vedno na voljo.

Pogledi v meniju »Pogled«

Ko si ogledujete datoteke v knjižnici, jih lahko začasno razvrstite ali filtrirate tako, da pokažete na ime stolpca in kliknete puščico ob imenu. To je uporabno, ko si morate datoteke ogledati na določen način, vendar morate ob naslednjem ogledu knjižnice ponoviti iste korake.

Razvrščanje elementov v seznamu ali knjižnici

Če ste pričakovali, če si želite ogledati datoteke v določeno pot pogosto, lahko ustvarite pogled. Uporabite lahko ta pogled kadar koli delate s knjižnico. Ko ustvarite pogled, je dodan meni pogled Meni »Pogled« knjižnice.

Knjižnice imajo lahko osebne in javne poglede. Osebni pogled lahko ustvari vsakdo, ki si želi datoteke ogledati na določen način ali filtrirati samo tiste datoteke, ki jih želi uporabiti. Če imate dovoljenje za ustvarjanje mesta, lahko ustvarite javni pogled, ki ga lahko uporabi vsak ob ogledu knjižnice. Kateri koli javni pogled lahko nastavite tudi kot privzeti pogled, tako da osebe samodejno vidijo ta pogled knjižnice.

Poleg tega pri oblikovanju spletnega mesta, lahko povežete različne poglede ali načrt strani s spletnimi gradniki, ki uporabljajo različne poglede.

Če si bodo člani skupine knjižnico ogledovali na mobilni napravi, lahko ustvarite poglede za mobilne naprave, ki postavljajo omejitve (Prikaže se na primer samo določeno število elementov, ki je optimalno za pasovno širino in omejitve naprave). Če želite poiskati povezave do več informacij o ustvarjanju pogledov, si oglejte odsek Glej tudi.

Ta postopek je namenjen ustvarjanju standardnih pogledov. Možnosti, med katerimi lahko izbirate, se razlikujejo v različnih vrstah pogledov, vendar so osnovni koraki zelo podobni.

  1. Če knjižnica še ni odprta, v vrstici za hitri zagon kliknite njeno ime.

    Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime knjižnice.

  2. V meniju Nastavitve v meniju nastavitve kliknite Ustvari pogled.

  3. Pod Izberi obliko pogleda kliknite vrsto pogleda, ki ga želite ustvariti. V veliko situacijah boste kliknili Standardni pogled, vendar lahko izbirate med več vrstami pogledov, ki so namenjeni določenim situacijam, na primer ustvarjanju poročila.

  4. V polje Ime pogleda vnesite ime pogleda, na primer razvrstitev po priimku.

  5. Če želite narediti ta pogled za privzeti pogled knjižnice, potrdite potrditveno polje Naredi za privzeti pogled. Ta pogled lahko naredite za privzeti pogled samo, če gre za javni pogled.

  6. V razdelku Občinstvo pod možnostjo Ogled občinstva izberite, ali želite ustvariti osebni pogled, ki ga boste uporabljali lahko le vi, ali javni pogled, ki ga bodo lahko uporabljali tudi drugi.

  7. V razdelku Stolpci lahko prikažete ali skrijete stolpce tako, da potrdite ustrezna potrditvena polja. Zraven imena stolpca vnesite število za vrstni red stolpcev v pogledu.

  8. V odseku Razvrščanje izberite, ali želite razvrstiti datoteke in kako naj bodo razvrščene. Za razvrščanje lahko uporabite tudi dva stolpca. Razvrstite lahko na primer najprej po avtorjih in nato po imenu datotek za posamezne avtorje.

  9. V odseku Filter izberite ali in kako želite filtrirati datoteke. Filtrirani pogled prikazuje manjšo izbiro datotek, na primer samo datoteke, ki so ustvarjene na določenem oddelku, ali samo odobrene datoteke.

  10. V odseku Združi po lahko združite elemente z isto vrednostjo v odseku, na primer odseku za dokumente vsakega posameznega avtorja, ki ga lahko razširite ali strnete.

  11. V razdelku Skupaj lahko prikažete število elementov v stolpcu, kot je skupno število zadev. V nekaterih primerih lahko delate povzetke ali izpeljete dodatne informacije, kot je na primer povprečje.

  12. V razdelku Slog izberite želeni slog pogleda, kot je na primer zasenčeni pogled, v katerem je vsaka druga vrstica zasenčena.

  13. Če ima knjižnica mape, lahko ustvarite pogled brez map. Ta pogled se včasih imenuje nerazdelani pogled. Če si želite ogledati vse datoteke na isti ravni, v odseku Mape kliknite Prikaži vse elemente brez map.

  14. Omejite lahko število datotek v knjižnici ali število datotek, ki jih je mogoče videti na isti strani. Te nastavitve so še posebej pomembne, če ustvarjate pogled za prenosno napravo. V odseku Omejitev elementov izberite želene možnosti.

  15. Če si nameravate ogledati knjižnico na prenosni napravi, izberite želene možnosti v odseku Mobilno.

  16. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Ustvarjanje mape v knjižnici

Če je v knjižnici več vrst dokumentov ali različne vsebine, lahko ustvarite mape, s katerimi si boste pomagali pri organiziranju vsebine.

  1. Če knjižnica še ni odprta, v vrstici za hitri zagon kliknite njeno ime.

    Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime knjižnice.

  2. V meniju novo Meni »Novo« kliknite Nova mapa.

    Opomba : Oseba, ki je ustvarila knjižnico, je morda navedla, da v knjižnici ni mogoče ustvariti map. V tem primeru ukaz Nova mapa ni na voljo.

  3. Vnesite ime mape, nato pa kliknite V redu.

Namig : Če imate več knjižnic z mapami, osebe v skupini pa želijo brskati po knjižnici kot po trdem disku, je na mestu priporočljivo omogočiti uporabo pogleda drevesa. Pogled drevesa je mogoče uporabiti za razširjanje ali strnjevanje map in za preprosto krmarjenje po mapah. Če imate dovoljenje za načrtovanje mest, lahko pogled drevesa omogočite pod možnostjo Možnosti krmarjenja na strani Nastavitve mesta.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×