Omogočanje in konfiguriranje shranjevanja različic za SharePointovo knjižnico

Ena od številnih odločitev, ki jih morate sprejeti pri nastavljanju SharePointove knjižnice, se nanaša na shranjevanje različic. Ali želite pri vsakem shranjevanju obdržati različice vsakega elementa ali datoteke? Če to želite, se morate odločiti, koliko različic želite obdržati. Ali želite slediti le glavnim različicam ali glavnim različicam in podrazličicam? Ali želite, da vsi uporabniki mesta vidijo vse osnutke ali pa lahko te vidijo le izvirni avtor in osebe z dovoljeni za načrtovanje ali z dovoljenji za polni nadzor? Posamezna odločitev je odvisna od vrste in pomembnosti elementov in datotek v knjižnicah, od namena posameznega elementa ali datoteke, od potreb skupine uporabnikov in ravni varnosti, ki jo morate ohraniti.

V tem članku

Zakaj omogočiti shranjevanje različic?

Delovanje nastavitev shranjevanja različic

Omogočanje shranjevanja različic v SharePointovi knjižnici

Odstranjevanje shranjevanja različic iz SharePointove knjižnice

Zakaj omogočiti shranjevanje različic?

Če je v SharePointovih knjižnicah omogočeno shranjevanje različic, lahko sledite in upravljate informacije, ko se te razvijajo. Ogledate si lahko starejše različice in jih po potrebi obnovite. To je zelo uporabno, če pride na primer do poškodbe datoteke ali če uporabniki ugotovijo, da so starejše različice datoteke bolj ustrezne od novejših. Nekatere organizacije obdržijo več različic datotek zaradi pravnih razlogov ali nadzora. Shranjevanje različic je privzeto izklopljeno. Če ga želite vklopiti in uvesti odločitve glede shranjevanja različic, morate imeti dovoljenja za polni nadzor ali načrtovanje.

Morda boste želeli slediti tako glavne različice kot tudi podrazličice datoteke. To je uporabno, ko želite na primer videti, kako se razvija pravno mnenje ali kako deluje nov program, ki je trenutno v razvoju. Glavna različica lahko označuje, da lahko dokument pregleda širše občinstvo, medtem ko je podrazličica (osnutek) delovna različica in še ni primerna za širšo javnost.

Glavna različica je tista, ki se je znatno spremenila od zadnje glavne različice, prepoznati pa jo je mogoče po celem številu, kot je na primer 2.0. Glavne različice si običajno lahko ogledajo vse osebe, ki imajo dostop do knjižnice. Podrazličica je tista, ki od zadnje glavne različice ni bila znatno spremenjena. Prepoznati jo je mogoče po decimalni številki, kot je na primer 2.1. Podrazličice si na splošno lahko ogledajo le osebe, ki vnašajo spremembe, in osebe z dovoljenji za polni nadzor in dovoljenji za načrtovanje. Mesto pa lahko nastavite tudi tako, da vsi uporabniki mesta vidijo vse razpoložljive različice.

Opomba :  Glavne različice in podrazličice so na voljo le za knjižnice, ne za sezname.

Na vrh strani

Delovanje nastavitev shranjevanja različic

V pogovornem oknu Nastavitve shranjevanja različic so štirje glavni razdelki, nekateri od njih pa se ne nanašajo neposredno na shranjevanje različic. Pri nastavljanju knjižnice morate v vsakem razdelku sprejeti določene odločitve. Če imate zahtevana dovoljenja, lahko nastavitve spremenite tudi pozneje.

Izbor

Vpliv

Brez različic

Uporabnikom mesta je na voljo le trenutna različica elementa ali datoteke. To je privzeta nastavitev.

Ustvari glavne različice

Različice so ustvarjene in ohranjene za vsako glavno različico. Podrazličice niso niti ustvarjene niti ohranjene.

Ustvari glavne različice in podrazličice (osnutki)

Po sprostitvi datoteke so ustvarjene in sledene tako glavne različice kot tudi podrazličice. Oseba, ki dela z datoteko, mora pri sprostitvi označiti, ali je datoteka glavna različica ali podrazličica.

Obdrži to število glavnih različic

Če potrdite polje za to izbirno nastavitev, številka pod nastavitvijo označuje, koliko glavnih različic je ohranjenih v knjižnici. Če je ta številka na primer 25, je najstarejša različica izbrisana, ko je ustvarjena 26. različica. Nato so na voljo le različice 2–26. Knjižnico lahko preprosteje upravljate tako, da preprečite množenje števila različic. Če pa morate ohraniti vsako različico ali veliko različic, uporabite visoko omejitev ali pa omejitve sploh ne uporabite.

Obdrži osnutke za to število glavnih različic

Če izberete to izbirno nastavitev, številka v polju označuje, koliko osnutkov različic je ohranjenih. Lahko na primer določite, da želite ohraniti 25 glavnih različic, osnutke pa potrebujete le za zadnjih pet različic. Če tega ne zahtevajo pravne ali druge posebne zahteve, vam najverjetneje ni treba ohraniti vseh osnutkov za vse glavne različice.

  • Odsek za zaščito elementov osnutka   . S tem razdelkom določite, kdo lahko vidi elemente osnutkov v knjižnici. Določite lahko, da jih vidijo vsi uporabniki z dovoljenjem za branje elementov v knjižnici, lahko pa omejite pogled le na uporabnike, ki lahko spreminjajo elemente, ali le na avtorja elementa in osebe, ki lahko elemente odobrijo. Če pogled omejite, si lahko podrazličice (osnutke) ogledajo le določeni pregledovalci. Drugi uporabniki lahko vidijo le glavne različice.

  • Odsek za zahtevo za rezervacijo   . S tem razdelkom določite, ali morajo uporabniki datoteke rezervirati, preden jih lahko spremenijo. Če želite več informacij, glejte Zahtevanje rezervacije datotek v SharePointovi knjižnici.

Na vrh strani

Omogočanje shranjevanja različic v SharePointovi knjižnici

  1. Poiščite knjižnico, v kateri želite delati. Če se ime knjižnice ne prikaže v podoknu »Hitri zagon«, kliknite Vsa vsebina mesta, nato pa izberite ime knjižnice.

  2. Na traku v skupini Orodja za knjižnico kliknite zavihek Knjižnica.

  3. Kliknite Nastavitve knjižnice Gumb »Nastavitve knjižnice« na traku knjižnice tehnologije SharePoint Foundation .

  4. Na strani Nastavitve knjižnice v razdelku Splošne nastavitve kliknite Nastavitve shranjevanja različic. Odpre se pogovorno okno Nastavitve shranjevanja različic.

  5. V razdelku Zgodovina različic dokumenta izberite eno od teh možnosti:

    • Ustvari glavne različice – Če izberete to možnost, lahko omejite število glavnih različic.

    • Ustvari glavne različice in podrazličice (osnutki) – Če izberete to možnost, lahko omejite tako število glavnih različic kot tudi število različic, za katere želite ohraniti osnutke.

  6. Izbirno: omejite število različic, ki jih želite ohraniti.

    • Če želite omejiti število različic, ki so ohranjene v knjižnici, potrdite polje Ohrani to število glavnih različic. V nasprotnem primeru polja ne potrjujte. V polje tik pod potrditvenim poljem vnesite število različic, ki jih želite ohraniti.

    • Če želite omejiti število osnutkov, ki so ohranjeni, potrdite polje Obdrži osnutke za to število glavnih različic. Ta možnost je na voljo le, če je izbrana možnost Ustvari glavne različice in podrazličice (osnutki). V polje tik pod potrditvenim poljem vnesite število različic, za katere želite ohraniti osnutke.

  7. Izbirno: Določite, kateri uporabniki lahko vidijo elemente osnutka v knjižnici dokumentov. V razdelku Varnost elementov osnutka izberite nekaj od tega.

    • Vsak uporabnik, ki lahko bere elemente. Če želite dostop dovoliti vsakemu, ki ima dovoljenje za branje na mestu, izberite to možnost. Ta možnost je na voljo takrat, ko je v razdelku Zgodovina različice dokumenta izbrana možnost Ustvari glavne različice in podrazličice (osnutke).

    • Le uporabniki, ki lahko urejajo elemente. Če želite ogled osnutkov omejiti na osebe, ki imajo dovoljenje za urejanje mesta, izberite to možnost. Ta možnost je na voljo takrat, ko je v razdelku Zgodovina različice dokumenta izbrana možnost Ustvari glavne različice in podrazličice (osnutke).

    • Le uporabniki, ki lahko odobrijo elemente (in avtor elementa). Če želite ogled omejiti le na izvirnega avtorja elementa in na osebe z dovoljenji za odobritev elementov v knjižnici, izberite to možnost. Ta možnost je na voljo takrat, ko je za razdelek Odobritev vsebine izbrana vrednost Da.

  8. Izbirno: Določite, ali naj v tej knjižnici velja zahteva za rezervacijo. Rezervacija privzeto ni omogočena. Če želite spremeniti privzeto nastavitev, v razdelku Zahtevaj rezervacijoizberite Da. Če želite več informacij o zahtevi za rezervacijo, glejte Zahteva za rezervacijo datotek v SharePointovi knjižnici.

  9. Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno in se vrnete na stran Nastavitve knjižnice dokumentov.

Na vrh strani

Odstranjevanje shranjevanja različic iz SharePointove knjižnice

Morda boste čez čas ugotovili, da za SharePointovo knjižnico ne potrebujete shranjevanja različic. Če imate dovoljenja za polni nadzor ali načrtovanje, lahko iz knjižnice odstranite shranjevanje različic.

  1. Poiščite knjižnico, v kateri želite delati. Če se ime knjižnice ne prikaže v podoknu »Hitri zagon«, kliknite Vsa vsebina mesta, nato pa izberite ime knjižnice.

  2. Na traku v skupini Orodja za knjižnico kliknite zavihek Knjižnica.

  3. Kliknite Nastavitve knjižnice Gumb »Nastavitve knjižnice« na traku knjižnice tehnologije SharePoint Foundation .

  4. Na strani Nastavitve knjižnice v razdelku Splošne nastavitve kliknite Nastavitve shranjevanja različic.

  5. V razdelku Zgodovina različic dokumenta pogovornega okna Nastavitve shranjevanja različic izberite Brez shranjevanja različic. S tem odstranite vse morebitne vnose, ki ste jih prej ustvarili v tem razdelku.

  6. Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno in se vrnete na stran Nastavitve knjižnice dokumentov.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×