Omogočanje in konfiguracija enoličnih ID-jev dokumenta

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

V tem članku so navedene prednosti uporabe funkcije »ID dokumenta« pri upravljanju dokumentov ali zapisov. Izvedeli boste tudi, kako omogočite storitev »ID dokumenta« za zbirko mest in kako konfigurirate možnosti storitve »ID dokumenta« za pravila imenovanja datotek po meri.

V tem članku

Pregled

Ne pozabite

Aktiviranje, omogočanje in konfiguracija ID-ji dokumentov

Aktiviranje funkcije zbirke mest ID-ja dokumenta

Omogočanje in konfiguracija uporabe ID-ji dokumentov v zbirki mest

Pregled

S funkcijo »ID dokumenta« lahko upravljate svoje dokumente, saj omogočajo preprosto sledenje elementom, ne glede na to, kje so. Če je pravna pogodba na primer iz knjižnice dokumentov na enem spletnem mestu premaknjena v knjižnico dokumentov na drugem mestu, je dokument mogoče preprosto najti z njegovim ID-jem dokumenta. ID-ji dokumentov so samodejno dodeljeni prenesenim dokumentom, ta ID pa bo elementu sledil skozi njegovo celotno življenjsko dobo. ID-je dokumentov je mogoče dodeliti tudi kompletom dokumentov.

Sledenje elementom z ID-ji dokumenta

Ko je storitev »ID dokumenta« prvič omogočena, bodo novim dokumentom v zbirki mest samodejno dodeljeni novi ID-ji. Posel časovnika je načrtovan tako, da so ID-ji dodeljeni dokumentom, ki so že v zbirki mest.

Ko je storitev omogočena, je novi stolpec samodejno dodeljen vrstam vsebine »Dokument« in »Komplet dokumentov«. V stolpcu z ID-ji dokumentov je prikazan ID, dodeljen elementu.

Pred uporabo funkcije »ID dokumenta« v sistemu upravljanja vsebine jo morate najprej omogočiti za zbirke mest, v katerih gostujejo vaši dokumenti.

Ne pozabite

ID dokumenta v določenih okoliščinah niso vedno ohranjeni. V tej tabeli so povzete te izjeme.

Dejanje

Rezultat

Prenos dokumenta in nato prenos dokumenta na drugo mesto.

Dokument je obravnavan kot kopija, dodeljen pa bo novi ID dokumenta.

Uporabite ukaz Premakni s Pošlji.

Dokument je obravnavan kot kopija, dodeljen pa bo novi ID dokumenta.

Uporabite ukaz Kopiraj.

Dodeljen bo nov ID dokumenta.

Edini način za ohranitev ID-ja dokumenta znotraj mest je uporaba skrbniške strani vsebine in strukture mesta v nastavitvah mesta med premikanjem dokumentov. Ne pozabite, da kopiranje s tem postopkom ne ohrani ID-ja dokumenta.

Če želite več informacij o vsebini in strukturi mesta, si oglejte delo z vsebino in strukturo mesta.

Na vrh strani

Aktiviranje, omogočanje in konfiguracija funkcije »ID dokumenta«

Pred prvo uporabo funkcije »ID dokumenta« za sledenje dokumentom ali zapisom morate izvesti postopek, sestavljen iz dveh korakov:

Aktiviranje funkcije »ID dokumenta« v zbirki mest

Opomba :  Če želite omogočiti funkcijo »ID dokumenta«, morate biti skrbnik zbirke mest.

  1. Pojdite na zbirko mest najvišje ravni.

  2. Kliknite Dejanja mesta in Nastavitve mesta.

  3. V razdelku »Skrbništvo zbirke mest« kliknite Funkcije zbirke mest.

  4. Ob storitvi »ID dokumenta« kliknite Aktiviraj. Ob elementu se prikaže ikona »Aktivno«, funkcija pa je aktivirana za trenutno zbirko mest.

Omogočanje in konfiguracija uporabe funkcije »ID dokumenta« v zbirki mest

Ko funkcijo »ID dokumenta« omogočite za katero koli zbirko mest, bodo vsem dokumentom v zbirki mest samodejno dodeljeni ID-ji dokumentov. Postopek lahko traja kar nekaj časa, odvisno od števila dokumentov v zbirki mest.

Opomba :  Če želite omogočiti funkcijo »ID dokumenta« in jo konfigurirati, morate biti skrbnik zbirke mest.

  1. Pojdite na zbirko mest najvišje ravni.

  2. Kliknite Dejanja mesta in Nastavitve mesta.

  3. V razdelku »Skrbništvo zbirke mest« kliknite Nastavitve ID-ja dokumenta.

  4. Na strani z nastavitvami funkcije »ID dokumenta« v odseku »Dodelitev ID-jev dokumenta« preverite, ali je potrjeno polje Dodelitev ID-jev dokumenta.

Opomba :  Ko prvič omogočite dodelitev ID-jev dokumentov znotraj zbirke mest, se prikaže sporočilo: Funkcija »Konfiguracija ID-jev dokumenta« je načrtovana tako, da bo dokončana s samodejnim postopkom. To pomeni, da je za dokončanje dodelitve ID-jev dokumentov vsem dokumentom v zbirki mest odgovoren posel časovnika. Trajanje tega postopka je odvisno od števila dokumentov v zbirki mest.

  1. Če želite nastaviti nabor znakov ali številk po meri, ki so samodejno pripete na začetek posameznega ID-ja dokumenta, vnesite niz v razdelek ID-ji naj se začnejo z.

  2. Če želite, da je predpona samodejno dodana vsem obstoječim ID-jem dokumentov v zbirki mest, potrdite polje Ponastavi vse ID-je dokumentov ….

  3. V odsekih »Obsegi iskanja ID-ja dokumenta« izberite spletna mesta, ki jih želite uporabiti kot obseg iskanja za iskanje ID-ja.

  4. Kliknite V redu.

    Opomba :  Ko je storitev ID-jev dokumentov omogočena za katero koli zbirko mest, je vrsti vsebine »Dokument« in »Komplet dokumentov« dodeljen stolpec. V stolpcu z ID-ji dokumentov je prikazan ID, dodeljen elementu.

Na vrh strani

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×