Omejevanje vnosa podatkov z veljavnostmi pravili

Omejevanje vnosa podatkov z veljavnostmi pravili

Z veljavnostnimi pravili lahko ob vnosu podatkov v Accessove namizne zbirke podatkov te obdelate z orodjem za ekstrahiranje različice (VET) ali preverite njihovo veljavnost. V Accessu so na voljo tri vrste veljavnostnih pravil:

  • Veljavnostno pravilo polja    Z veljavnostnim pravilom lahko določite pogoj, kateremu morajo ustrezati vse vrednosti veljavnega polja. Na primer, datumsko polje lahko ima veljavnostno pravilo, ki onemogoča pretekle vrednosti.

  • Veljavnostno pravilo zapisa    Z veljavnostnim pravilom lahko določite pogoj, kateremu morajo ustrezati vsi veljavni zapisi. Na primer, zapis z dvema datumskima poljema lahko zahteva, da so vrednosti enega polja vedno pred vrednostmi drugega polja (na primer polje »ZačetniDatum« je pred poljem »KončniDatum«).

  • Preverjanje veljavnosti v obrazcu    Z lastnostjo Veljavnostno pravilo lahko za kontrolnik v obrazcu določite pogoj, kateremu morajo ustrezati vse vrednosti vnosa v ta kontrolnik. Lastnost kontrolnika Veljavnostno pravilo deluje kot »Veljavnostno pravilo polja«.

    Opomba : Ta članek ne velja za spletne Accessove programe – vrsto zbirke podatkov, ki jo ustvarite z Accessom in objavite v spletu.

V tem članku

Pregled

Vrste veljavnostnih pravil

Kje lahko uporabljate veljavnostna pravila

Kaj je lahko v veljavnostnem pravilu

Dodajanje veljavnostnega pravila tabeli

Ustvarjanje veljavnostnega pravila polja

Ustvarjanje sporočila za prikazovanje neveljavnega vnosa v polje

Ustvarjanje veljavnostnega pravila zapisa

Ustvarjanje sporočila za prikazovanje neveljavnega vnosa zapisa

Preskušanje obstoječih podatkov z novim veljavnostnim pravilom

Dodajanje veljavnostnega pravila kontrolniku v obrazcu

Ustvarjanje veljavnostnega pravila za kontrolnik

Sklic na veljavnostno pravilo

Primeri veljavnostnega pravila in veljavnostnega besedila

Primeri sintakse za operatorje skupnih veljavnostnih pravil

Uporaba nadomestnih znakov v veljavnostnih pravilih

Pregled

V tem članku je razložena raba veljavnostnih pravil in veljavnostnih besedil v poljih tabele in kontrolnikih. Veljavnostno pravilo je en od načinov, kako omejiti vnos v polje tabele ali kontrolnik (na primer polje z besedilom) v obrazcu. Veljavnostno besedilo omogoča prek sporočila pomoč uporabnikom, ki so vnesli neveljavne podatke.

Po vnosu podatkov Access preveri, ali je kršeno veljavnostno pravilo. Če je, Access vnosa ne sprejme in prikaže sporočilo.

Access zagotavlja več načinov omejevanja vnosa:

  • Podatkovni tipi    Vsako polje tabele ima podatkovni tip, ki omejuje vnose uporabnikov. Na primer, polje »Datum/ura« sprejme le datume in ure, polje »Valuta« sprejme le denarne vrednosti itd.

  • Lastnosti polja    Nekatere lastnosti polja omejujejo vnos podatkov. Na primer lastnost polja Velikost polja omejuje količino vnosa podatkov.

    Z lastnostjo Veljavnostno pravilo lahko zahtevate določene vrednosti, z lastnostjo Veljavnostno besedilo pa obveščate uporabnike o napakah. Na primer vnos pravil >100 in <1000 v lastnost Veljavnostno pravilo zahteva od uporabnikov vnos vrednosti med 100 in 1.000. Pravilo [KončniDatum]>=[ZačetniDatum] zahteva od uporabnikov vnos končnega datuma, ki se pojavi ob ali po začetnem datumu. Vnos besedila, na primer »Vnesite podatke med 100 in 1.000« ali »Vnesite končni datum ob ali po začetnem datumu« v lastnost Veljavnostno besedilo sporoči uporabnikom, kdaj so naredili napako in kako odpraviti napako.

  • Vnosne maske    Z vnosno masko lahko preverjate veljavnost podatkov tako, da zahtevate od uporabnikov vnos vrednosti na določen način. Na primer vnosna maska zahteva od uporabnikov vnos podatkov v evropskem formatu, na primer 2007.04.14.

Te metode preverjanja veljavnosti podatkov lahko uporabljate posamezno ali v kombinaciji. Podatkovni tipi niso izbirni in zagotavljajo najbolj osnovno vrsto preverjanja veljavnosti podatkov.

Če želite več informacij o podatkovnih tipih, velikostih polj in vnosnih maskah, si oglejte članek Uvod v podatkovne tipe in lastnosti polj.

Vrste veljavnostnih pravil

Ustvarite lahko dve osnovni vrsti veljavnostnega pravila:

  • Veljavnostna pravila za polja    Z veljavnostnim pravilom za polja preverite vrednost, ki ste jo vnesli v polje po tem, ko ga zapustite. Imate na primer polje »Datum« in vnesete >=#01/01/2010# v lastnost Veljavnostno pravilo tega polja. Vaše pravilo zahteva od uporabnikov, da vnesejo datume ob ali po januarju 1, 2010. Če boste vnesli datum starejši od 2010 in se nato poskušali premakniti v drugo polje, vam bo Access preprečil izhod iz polja, dokler težava ne bo odpravljena.

  • Veljavnostna pravila za zapis    Z veljavnostnim pravilom za zapis nadzorujete, kdaj lahko shranite zapis (vrstica v tabeli). Za razliko od veljavnostnega pravila za polje, se veljavnostno pravilo za zapis sklicuje na druga polja v isti tabeli. Veljavnostna pravila za zapis ustvarite, kadar želite preveriti vrednosti v enem polju in vrednosti v drugem polju. Vaše podjetje zahteva na primer pošiljanje izdelkov v 30 dneh in če v tem času izdelka ne pošljete, morate stranki povrniti del zneska nakupa. Veljavnost pravila za zapis, na primer [ZahtevanDatum]<=[DatumNaročila]+30, je mogoče določiti, če ne želite, da oseba vnese datum pošiljanja (vrednost v polju z zahtevanim datumom), ki bo predaleč v prihodnosti.

Če je sintaksa za veljavnostna pravila morda nejasna, si oglejte odsek Kaj je lahko v veljavnostnem pravilu, kjer so opisane sintakse in navedeni primeri veljavnostnih pravil.

Kje lahko uporabljate veljavnostna pravila

Veljavnostna pravila je mogoče določiti za polja tabele in kontrolnike v obrazcih. Ko določite pravila za tabele, program pravila uporabi pri uvažanju podatkov. Če želite tabeli dodati veljavnostna pravila, odprite tabelo in uporabite ukaze na zavihku Polja traku. Če želite obrazcu dodati veljavnostna pravila, odprite obrazec v pogledu »Postavitev« in dodajte pravila lastnostim posameznih kontrolnikov.

Koraki v odseku Dodajanje veljavnostnega pravila tabeli opisujejo postopek dodajanja veljavnostnih pravil za polja tabele. Koraki za dodajanje pravil za lastnosti posameznih kontrolnikov so opisani v nadaljevanju tega članka v odseku Dodajanje veljavnostnega pravila kontrolniku v obrazcu.

Kaj je lahko v veljavnostnem pravilu

V veljavnostnih pravilih so lahko izrazi – funkcije, ki vrnejo eno vrednost. Z izrazi lahko računate, spreminjate znake ali preskušate podatke. Izraz veljavnostnega pravila preskuša podatke. Izraz lahko na primer preverja enega od nizov vrednosti, na primer "Tokio" ali "Moskva" ali "Pariz" ali "Helsinki". Izrazi lahko izvajajo tudi matematične operacije. Izraz <100 na primer od uporabnikov zahteva, da vnesejo vrednosti, ki so manjše od 100. Izraz ([DatumNaročila] - [DatumPošiljanja]) izračuna število dni, ki je preteklo med prejetim naročilom in odposlano pošiljko.

Več informacij o izrazih najdete v članku Ustvarjanje izraza.

Na vrh strani

Dodajanje veljavnostnega pravila tabeli

Dodate lahko veljavnostno pravilo za polje in/ali veljavnostno pravilo za zapis. Veljavnostno pravil za polje preverja vnos v polje in ga program uporabi, kadar se premaknete v drugo polje. Veljavnostno pravilo za zapis preveri vnos v enega ali več polj in ga program uporabi, kadar se premaknete v na drugi zapis. Običajno veljavnostno pravilo za zapis primerja vrednosti dveh ali več polj.

Opombe : Vrste polj, ki ne podpirajo veljavnostnih pravil:

  • Samoštevilo

  • Predmet OLE

  • Priloga

  • ID replikacije

Ustvarjanje veljavnostnega pravila polja

  1. Izberite polje, za katerega želite preveriti veljavnost

  2. Na zavihku Polja v skupini Preverjanje veljavnosti polja kliknite Preverjanje veljavnosti in nato še Veljavnostno pravilo polja.

  3. Če želite ustvariti pravilo, uporabite graditelja izrazov. Če želite več informacij o uporabi graditelja informacij, si oglejte članek Uporaba graditelja izrazov.

Ustvarjanje sporočila za prikazovanje neveljavnega vnosa v polje

  1. Izberite polje, ki potrebuje sporočilo za neveljaven vnos. Polje mora že imeti veljavnostno pravilo.

  2. Na zavihku Polja v skupini Preverjanje veljavnosti polja kliknite Preverjanje veljavnosti in nato še Veljavnostno sporočilo polja.

  3. Vnesite ustrezno sporočilo. Če je veljavnostno pravilo na primer >10, se sporočilo lahko glasi »Vnesite vrednost, ki je manjša od 10.«

Če želite nekaj primerov veljavnostnih pravil polja in sporočil, si oglejte odsek Sklic na veljavnostno pravilo.

Ustvarjanje veljavnostnega pravila zapisa

  1. Odprite tabelo, za katero želite preveriti veljavnost zapisov

  2. Na zavihku Polja v skupini Preverjanje veljavnosti polja kliknite Preverjanje veljavnosti in nato še Veljavnostno pravilo zapisa.

  3. Če želite ustvariti pravilo, uporabite graditelja izrazov. Če želite več informacij o uporabi graditelja informacij, si oglejte članek Uporaba graditelja izrazov.

Ustvarjanje sporočila za prikazovanje neveljavnega vnosa zapisa

  1. Odprite tabelo, ki potrebuje sporočilo za neveljaven vnos. Tabela mora že imeti veljavnostno pravilo zapisa.

  2. Na zavihku Polja v skupini Preverjanje veljavnosti polja kliknite Preverjanje veljavnosti in nato še Veljavnostno sporočilo zapisa.

  3. Vnesite ustrezno sporočilo. Če je veljavnostno pravilo na primer [ZačetniDatum]<[KončniDatum] se sporočilo lahko glasi »ZačetniDatum mora biti pred KončnimDatumom.«

Na vrh strani

Preskušanje obstoječih podatkov z novim veljavnostnim pravilom

Če v obstoječo tabelo dodate veljavnostno pravilo, boste morda želeli pravilo preskušati in tako preveriti, ali kateri koli od obstoječih podatkov niso veljavni.

Opomba :  Navedeni postopek velja le za tabele namiznih zbirk podatkov.

  1. Tabelo, ki jo želite preskušati, odprite v pogledu načrta.

    Na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite Preskušanje veljavnostnih pravil.

  2. Če želite zapreti sporočilo z opozorilom in začeti preskus, kliknite Da.

  3. Če vas program pozove, da shranite tabelo, kliknite Da.

  4. Morda boste med postopkom naleteli še na druga sporočila z opozorilom. Preberite si navodila v vsakem sporočilu in nato kliknite Da ali Ne glede na to, ali boste preskus želeli dokončati ali zaustaviti.

Na vrh strani

Dodajanje veljavnostnega pravila kontrolniku v obrazcu

Če želite preveriti veljavnost podatkov, ki ste jih vnesli v kontrolnik, in pomagati uporabnikom, ki so vnesli neveljavne podatke, uporabite lastnost Veljavnostno pravilo in lastnost kontrolnika obrazca Veljavnostno besedilo.

Namig :  Če iz tabele z enim od ukazov za obrazce na traku samodejno ustvarite obrazec, ustrezni kontrolniki v obrazcih podedujejo katera koli preverjanja veljavnosti za polja v temeljni tabeli.

Kontrolnik lahko ima različno veljavnostno pravilo za polje tabele, ki je povezana s kontrolnikom. To vam pride prav, če želite, da je obrazec bolj omejen kot tabela. Program uporabi najprej pravilo obrazca in nato še pravilo tabele. Če ima tabela več omejitev kot obrazec, je pravilo, določeno za polje tabele, pred pravilom obrazca. Če se pravila medsebojno izključujejo, vam bo program preprečil vnos kakršnih koli podatkov.

Spodaj navedeno pravila uporabite na primer za polje »Datum« v tabeli:

<#01/01/2010#

Nato uporabite to pravilo za kontrolnik obrazca, ki je povezan s poljem »Datum«:

>=#01/01/2010#

Polje »Datum« zdaj zahteva vrednosti, ki so pred letom 2010, vendar pa kontrolnik obrazca zahteva datume istega leta ali poznejše, zato vam program preprečuje vnos katerih koli podatkov.

Ustvarjanje veljavnostnega pravila za kontrolnik

  1. Z desno tipko miške kliknite obrazec, ki ga želite spremeniti in nato še Pogled postavitve.

  2. Z desno tipko miške kliknite kontrolnik, ki ga želite spremeniti, nato kliknite Lastnosti in odprite list z lastnostmi za kontrolnik.

  3. Kliknite zavihek Vse in nato vnesite veljavnostno pravilo v polje z lastnostjo Veljavnostno pravilo.

    Namig :  Če želite zagnati graditelja izrazov, kliknite gumb Zgradi.

    Če želite več informacij o uporabi graditelja izrazov, si oglejte članek Uporaba graditelja izrazov.

  4. Vnesite sporočilo v polje z lastnostjo Veljavnostno besedilo.

Na vrh strani

Sklic na veljavnostno pravilo

Veljavnostna pravila uporabljajo Accessovo sintakso izrazja. Če želite več informacij o izrazih, si oglejte članek Uvod v izraze.

Primeri veljavnostnega pravila in veljavnostnega besedila

Veljavnostno pravilo

Veljavnostno besedilo

<>0

Vnesite vrednost, ki ni ničelna.

>=0

Vrednost mora biti enaka 0 ali večja.

-ali-

Vnesti morate pozitivno število.

0 ali >100

Vrednost mora biti 0 ali več kot 100.

BETWEEN 0 AND 1

Vnesite vrednost z znakom za odstotek. (Za uporabo v polju, ki shranjuje vrednosti številk kot odstotke).

<#01.01.2007#

Vnesite datum pred letom 2007.

>=#01.01.2007# IN <#01.01.2008#

Datum mora biti v letu 2007.

<Datum()

Datum rojstva ne more biti v prihodnosti.

StrComp(UCase([Priimek]),
[Priimek],0) = 0

Podatki v polju »Priimek« morajo biti zapisani z velikimi črkami.

>=Int(Now())

Vnesite današnji datum.

M ali F

Vnesite »M« za moškega ali »F« za žensko

LIKE "[A-Z]*@[A-Z].com" OR "[A-Z]*@[A-Z].net" OR "[A-Z]*@[A-Z].org"

Vnesite veljaven e-poštni naslov .com, .net ali .org.

[ZahtevanDatum]<=[DatumNaročila]+30

Vnesite zahtevani datum, ki nastopi najpozneje v 30 dneh po datumu naročila.

[KončniDatum]>=[ZačetniDatum]

Vnesite končni datum na dan začetnega datuma ali za tem.

Primeri sintakse za operatorje skupnih veljavnostnih pravil

Operator

Funkcija

Primer

NOT

Preskusi nasprotne vrednosti. Uporabi pred vsakim operatorjem primerjanja, razen pred IS NOT NULL.

NOT > 10 (enako kot <=10).

IN

Preverite vrednosti, ki so enake obstoječim članom na seznamu. Primerjalna vrednost mora biti seznam, ločen z vejico in obdan z oklepaji.

IN ("Tokio","Pariz","Moskva")

BETWEEN

Preskus za obseg vrednosti.Uporabiti morate dve primerjalni vrednosti – najnižjo in najvišjo – in ju ločiti z AND.

BETWEEN 100 AND 1000 (enako kot >=100 AND <=1000)

LIKE

Ustreza nizu vzorca v poljih »Besedilo« in »Zapisek«.

LIKE "Geo*"

IS NOT NULL

Prisili uporabnike, da vnesejo vrednosti v polje. To je tako kot bi lastnost polja Zahtevano nastavili na Da. Če pa omogočite lastnost Zahtevano in uporabnik ne vnese vrednosti, Access prikaže malce neprijazno sporočilo. Običajno je zbirka podatkov preprostejša za uporabo, če uporabite »IS NOT NULL« in v lastnost Veljavnostno besedilo vnesete prijazno sporočilo.

IS NOT NULL

AND

Določa, da morajo biti vsi deli veljavnostnega pravila resnični.

>= #01.01.2007# AND <=#03.06.2008#

Opomba : Če želite združiti veljavnostna pravila, lahko uporabite tudi AND. Na primer: NOT "UK" AND LIKE "U*".

OR

Določa, da morajo biti nekateri, vendar ne vsi deli veljavnostnega pravila, resnični.

januar OR februar

<

Manj kot.

<=

Manj kot ali enako kot.

>

Večje kot.

>=

Večje kot ali enako kot.

=

Enako kot.

<>

Ni enako kot.

Uporaba nadomestnih znakov v veljavnostnih pravilih

V veljavnostnih pravilih lahko uporabite nadomestne znake. Ne pozabite, da Access podpira dva nabora nadomestnih znakov: ANSI-89 in ANSI-92. Vsak od teh standardov uporablja različen nabor nadomestnih znakov.

Vse datoteke .accdb in .mdb privzeto uporabijo standard ANSI-89.

Standard ANSI je mogoče za zbirko podatkov spremeniti v ANSI-92 tako, da sledite temu postopku:

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Možnosti.

  2. V pogovornem oknu Accessove možnosti kliknite Načrtovalniki predmetov.

  3. V odseku Načrt poizvedbe pod Sintaksa, združljiva s strežnikom SQL Server (ANSI 92) izberite Ta zbirka podatkov.

Če želite več informacij o uporabi nadomestnih znakov in standarda ANSI za SQL, si oglejte ta članek Sklic na Accessov nadomestni znak.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×