Odpiranje praznega podatkovnega lista

V članku je razloženo, kako odpreti nov, prazen podatkovni list v programu Microsoft Office Access 2007. Razloženo je tudi, kako uporabiti načrtovanje z brskanjem, novo funkcijo, ki omogoča vizualno načrtovanje večjih delov podatkovnega lista, namesto z uporabo načrtovalca tabel.

V tem članku

Odpiranje praznih podatkovnih listov

Ustvarjanje praznega podatkovnega lista v novi zbirki podatkov

Dodajanje praznega podatkovnega lista v obstoječo zbirko podatkov

Dodajanje predloge podatkovnih listov v obstoječo zbirko podatkov

Nastavitev podatkovnega tipa Priloga ali OLE-predmet

Dodajanje polja za iskanje na podatkovni list

Ustvarjanje relacij med novim podatkovnim listom in preostalim delom zbirke podatkov

Spreminjanje podatkovnega tipa polja

Upravljanje polj na podatkovnem listu

Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob ročnem vnosu informacij v Accessu

Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob lepljenju informacij v Accessu

Odpiranje praznih podatkovnih listov

Podatkovni list je vizualna predstavitev podatkov v tabeli ali rezultatov poizvedbe. Podatkovni listi so podobni delovnim listom programa Microsoft Office Excel 2007, vendar v nekaterih primerih opravljajo druge funkcije. Običajno lahko dodate samo en zapis v posamezno polje na podatkovnem listu, pri tem pa morate običajno vnesti posebne podatkovne tipe v dano polje, na primer datum in čas ali vrednosti »Da/ne«. Polje lahko vsebuje omejitve velikosti ali dolžine podatkov, kar v programu Office Excel 2007 ni določeno kot privzeto. V nekatera polja lahko na primer vnesete največ 256 znakov.

Nove funkcije podatkovnega lista

Office Access 2007 poenostavi ustvarjanje tabele. Zdaj lahko odprete prazen podatkovni list (tabelo) in opravite večino opravil načrtovanja, ki ste jih prej lahko opravili samo z načrtovalcem tabel. Ko ustvarite nov podatkovni list, lahko na primer nastavite podatkovni tip za večino polj v novi tabeli, tako da ročno vnesete podatke ali jih prilepite v polja. Če na primer vnesete datum v prazno polje, je v Accessu za to polje nastavljen podatkovni tip Datum/čas. Če vnesete besedilo, na primer ime, je v Accessu za to polje uporabljen podatkovni tip Besedilo in tako naprej.

Nastavite ali spremenite lahko tudi imena polj, ne da bi bilo treba uporabiti načrtovalca tabel, in dodate nova polja, tako da vnesete besedilo v prazen stolpec na desni ali levi strani mreže glede na na jezikovne nastavitve. Poleg tega lahko uporabite ukaze za oblikovanje, na primer krepko in ležeče, če želite poljem dodati oblike prikaza, kar je bilo prej mogoče narediti v načrtovalcu tabel.

Opomba : Čeprav lahko z Accessom pospešite in poenostavite ustvarjanje tabele, morajo biti tabele še zmeraj ustvarjene v skladu s pravili načrtovanja zbirk podatkov.

Če želite več informacij o teh pravilih, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Odpiranje praznega podatkovnega lista

Ko odprete prazen podatkovni list, dodate novo, prazno tabelo v zbirko podatkov. Praznega podatkovnega lista ni mogoče odpreti, ne da bi hkrati ustvarili novo tabelo. Ko se v Accessu naloži nov podatkovni list, sledite tem korakom:

  • Ustvarite lahko ime za vsako polje posebej ali pa sprejmete privzeta imena, ki jih ponudi Access.

  • Podatke lahko vnesete v polja ročno ali jih prilepite. Predhodno nastavljanje podatkovnih tipov za vsako polje ni več potrebno, ker je med vnašanjem v Accessu podatkovni tip določen glede na vrsto podatkov, ki jih vnašate. Če na primer v prvo polje nove tabele vnesete ime, je to polje v Accessu nastavljeno na podatkovni tip Besedilo. Če v naslednje polje vnesete datum, je polje v Accessu nastavljeno na podatkovni tip Datum/čas in tako naprej. Če želite več informacij o nastavljanju podatkovnih tipov ob vnosu podatkov v Accessu, si spodaj oglejte Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob ročnem vnosu informacij v Accessu in Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob lepljenju informacij v Accessu.

    Opomba : Nekaterih podatkovnih tipov za polja ni mogoče nastaviti samo z lepljenjem podatkov. Podatkovnega tipa Priloga ali OLE-predmet ni mogoče nastaviti tako, da prilepite datoteko v prazno polje. Tudi polja za iskanje ni mogoče ustvariti tako, da prilepite seznam podatkov v polje. Če želite več informacij o uporabi omenjenih podatkovnih tipov, si spodaj oglejte odseka Nastavitev podatkovnega tipa Priloga ali OLE-predmet in Dodajanje polja za iskanje na podatkovni list.

  • Če želite pozneje spremeniti podatkovni tip polja, uporabite Accessova orodja.

Vpliv pravil načrtovanja na podatkovne liste

Med odpiranjem in izpolnjevanjem podatkovnega lista ne pozabite, da je delovanje relacijskih zbirk podatkov določeno s pravili načrtovanja, ki jih morate upoštevati med ustvarjanjem podatkovnih listov. Pravila omogočajo, da zbirke podatkov delujejo pravilno, in zagotavljajo pridobivanje pravilnih podatkov iz zbirke podatkov. Podrobnejša razlaga delovanja pravil načrtovanja pa že presega temo tega članka.

Če ne poznate pravil načrtovanja zbirk podatkov, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Dodajanje primarnega ključa na nove podatkovne liste v Accessu

V Accessu je privzeto ustvarjeno polje s primarnim ključem »ID« za vse nove podatkovne liste, podatkovni tip polja pa je nastavljen na Samoštevilo. Polje je privzeto skrito v pogledu podatkovnega lista, vendar lahko polje »ID« kadar koli prikažete tako, da kliknete z desno miškino tipko katero koli glavo stolpca, kliknete Razkrij stolpce, nato pa uporabite pogovorno okno Razkrij stolpce za prikaz skritega polja. Prikazano je pogovorno okno Razkrij stolpce za novo tabelo:

Pogovorno okno »Razkrij stolpce«

Polje »ID« in druga skrita polja si lahko ogledate tudi tako, da odprete tabelo v pogledu načrtovanja,  ali pa si jih ogledate med ogledom seznama polj v tabeli v podoknu Seznam polj. Če želite več informacij o uporabi podokna opravil, si spodaj oglejte odsek Ustvarjanje relacij med novim podatkovnim listom in preostalim delom zbirke podatkov.

Na vrh strani

Ustvarjanje praznega podatkovnega lista v novi zbirki podatkov

Ko želite ustvariti enostavno zbirko podatkov, na primer seznam stikov, lahko ustvarite novo zbirko podatkov s praznim podatkovnim listom. Office Access 2007 pospeši in poenostavi proces v primerjavi s prejšnjimi različicami, ker ni treba uporabiti pogleda načrtovanja, če želite ustvariti novo tabelo. Pogled podatkovnega lista lahko uporabite za izvajanje katerih koli opravil načrtovanja tabel razen za ustvarjanje polja za iskanje. Če želite več informacij o dodajanju polja za iskanje v tabelo, si spodaj oglejte odsek Dodajanje polja za iskanje na podatkovni list.

Ustvarjanje nove tabele v novi zbirki podatkov

  1. Zaženite Access in na strani Uvod v Microsoft Access pod Nova prazna zbirka podatkov kliknite Prazna zbirka podatkov.

  2. Pod Prazna zbirka podatkov v polje Ime datoteke vnesite ime za novo zbirko podatkov. Če želite spremeniti mesto nove zbirke podatkov, kliknite ikono mape. Ko končate, kliknite Ustvari.

    V Accessu se ustvari nova zbirka podatkov in odpre se tabela »Tabela1« v pogledu podatkovnega lista:

    Nova prazna tabela v novi zbirki podatkov

  3. Na podatkovnem listu dvokliknite glavo prvega stolpca (barvna celica z napisom Dodaj novo polje) in vnesite ime polja.

  4. Kliknite naslednjo glavo stolpca ali uporabite puščične tipke, če želite postaviti fokus na naslednjo glavo, nato pa vnesite ime za to polje. Ponovite postopek, dokler ne vnesete imen za vsa polja v tabeli.

  5. V prvo prazno celico pod imenom polja vnesite ustrezne podatke.

    Access uporabi vnesene podatke za nastavitev podatkovnega tipa za polje. Če vnesete datum, Access nastavi polje na podatkovni tip Datum/čas.

    Pomembno : Polje lahko vsebuje samo en podatkovni tip. Datumsko polje ne sme vsebovati imen strank, polje s ceno pa ne sme vsebovati telefonskih številk.

    Če želite več informacij o nastavljanju podatkovnih tipov ob vnosu podatkov v Accessu, si spodaj oglejte Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob ročnem vnosu informacij v Accessu in Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob lepljenju informacij v Accessu.

  6. Kliknite Shrani.

    Bližnjična tipka  Pritisnite CTRL+S.

    Pojavi se pogovorno okno Shrani kot.

  7. V polje Ime tabele vnesite ime za novo tabelo in kliknite V redu.

    Opombe : 

    • Ko je v Accessu ustvarjena tabela, je dodano polje s primarnim ključem z imenom ID, podatkovni tip za polje pa je nastavljen na Samoštevilo. Polje je tudi privzeto skrito. Če si želite ogledati polje, kliknite z desno miškino tipko katero koli glavo stolpca, kliknite Razkrij stolpce, nato pa uporabite pogovorno okno Razkrij stolpce za prikaz stolpca.

      -ali-

      Kliknite z desno miškino tipko kartico dokumenta za tabelo, nato pa kliknite Pogled načrta.

    • Primarni ključ lahko spremenite ali odstranite samo tako, da odprete tabelo v pogledu načrta. Če želite več informacij o tem, si oglejte članek Dodajanje, nastavitev, spreminjanje ali odstranjevanje primarnega ključa.

    • Če še niste seznanjeni z delom v Accessu, se ne spoznate na načrtovanje zbirk podatkov in ne veste, zakaj so potrebni primarni ključi, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Na vrh strani

Dodajanje praznega podatkovnega lista v obstoječo zbirko podatkov

Ko dodate nov podatkovni list (tabelo) v obstoječo zbirko podatkov, je nova tabela samostojna, dokler ne ustvarite relacije med njo in obstoječimi tabelami. Predstavljajte si, da morate slediti naročilom vladne agencije. Če želite to narediti, dodajte tabelo »Vladni stiki«. Če želite izkoristiti vse možnosti, ki jih ponuja relacijska zbirka podatkov – če želite na primer poiskati naročila določenega stika – ustvarite relacijo med novo tabelo in tabelami, ki vsebujejo podatke o naročilih.

Če želite več informacij o načrtovanju zbirk podatkov in relacijah tabel, si oglejte članka Osnove načrtovanja zbirk podatkov in Ustvarjanje, urejanje ali brisanje relacij.

Poleg tega morate v novo tabelo ročno dodati polji »Priloga« ali »OLE-predmet«, tako da uporabite seznam Podatkovni tip (na kartici Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje) ali načrtovalca tabel. Odsek Nastavitev podatkovnega tipa Priloga ali OLE-predmet v nadaljevanju tega članka vsebuje navodila po korakih, kjer si lahko ogledate, kako dodati omenjena tipa polj.

Dodajanje podatkovnega lista v zbirko podatkov

  1. Odprite zbirko podatkov, ki jo želite spremeniti.

  2. Na zavihku Ustvari v skupini Tabele kliknite Tabela.

    Podoba Accessovega traku

    Access doda novo, prazno tabelo in jo odpre v pogledu podatkovnega lista.

    Nov podatkovni list, ki je dodan v obstoječo zbirko podatkov

  3. Na podatkovnem listu dvokliknite glavo prvega stolpca (barvna celica z napisom Dodaj novo polje) in vnesite ime za polje.

  4. Kliknite naslednje polje ali uporabite puščične tipke, če želite postaviti fokus v naslednje polje, nato pa vnesite ime za to polje. Ponovite postopek, dokler ne vnesete imen za vsa polja v tabeli.

  5. V prvo prazno celico pod imenom polja vnesite ustrezne podatke.

    Access uporabi vnesene podatke za nastavitev podatkovnega tipa za polje. Če na primer vnesete datum, Access nastavi polje na podatkovni tip Datum/čas.

    Če želite več informacij o nastavljanju podatkovnih tipov ob vnosu podatkov v Accessu, si spodaj oglejte Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob ročnem vnosu informacij v Accessu.

  6. Kliknite Shrani.

    Bližnjična tipka  Pritisnite CTRL+S.

    Pojavi se pogovorno okno Shrani kot.

  7. V polje Ime tabele vnesite ime za novo tabelo in kliknite V redu.

Na vrh strani

Dodajanje predloge podatkovnih listov v obstoječo zbirko podatkov

V programu Office Access 2007 so poleg praznih tabel na voljo tudi predloge tabel. Vsaka predloga tabel ustreza predlogi zbirke podatkov, ki je na voljo v programu Office Access 2007. Dodate lahko na primer tabelo, oblikovano za sprejemanje podatkov o sredstvih, stikih in težavah. Predloge tabel omogočajo hitrejše ustvarjanje majhnih zbirk podatkov, ker ni treba vnašati imen za polja in nastaviti podatkovnih tipov.

V nadaljevanju upoštevajte, da lahko dodate predlogo tabel samo v obstoječo zbirko podatkov.

Dodajanje predloge tabel v zbirko podatkov

  1. Odprite zbirko podatkov, ki jo želite spremeniti.

  2. Na zavihku Ustvari v skupini Tabele kliknite Predloge tabel in na seznamu izberite eno od predlog, ki so na voljo.

    Podoba Accessovega traku

    Program Access odpre novo tabelo v pogledu podatkovnega lista. Vsako polje v novi tabeli vsebuje ime in podatkovni tip, podatke pa lahko vnesete brez dodatnega dela.

  3. Vnesite podatke.

  4. Kliknite Shrani.

    Bližnjična tipka  Pritisnite CTRL+S.

    Pojavi se pogovorno okno Shrani kot.

  5. V polje Ime tabele vnesite ime za novo tabelo in kliknite V redu.

Na vrh strani

Nastavitev podatkovnega tipa Priloga ali OLE-predmet

Ko za ustvarjanje tabele uporabite pogled podatkovnega lista, lahko nastavite večino podatkovnih tipov tako, da vnesete podatke v prvo vrstico polja. Vendar te metode ni mogoče uporabiti za nastavitev podatkovnih tipov Priloga in OLE-predmet; omenjena podatkovna tipa nastavite ročno tako, da uporabite seznam Nastavi podatkovni tip na kartici Podatkovni list ali da uporabite načrtovalca tabel. V navodilih po korakih v tem odseku je razloženo, kako uporabiti metodi za nastavitev podatkovnih tipov.

Uporaba seznama »Nastavi podatkovni tip«

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite spremeniti.

    Tako odprete tabelo v pogledu podatkovnega lista.

  2. Izberite novo polje.

    Nova polja so privzeto nameščena na desni ali levi strani podatkovnega lista (glede na področne in jezikovne nastavitve programa Windows), glava pa ima napis Dodaj novo polje.

    Novo polje na podatkovnem listu

    Opomba : Izberite novo polje. Podatkovnega tipa obstoječega polja ni mogoče spremeniti v tip Priloga ali OLE-predmet.

  3. Če dodajate polje »OLE-predmet«, dvokliknite vrstico glave in vnesite ime polja. Če ne dodajate omenjenega polja, preskočite na naslednji korak, saj v primeru, da dodajate polje »Priloga«, Access spremeni vrstico glave v ikono sponke.

  4. Kliknite prvo prazno podatkovno vrstico pod glavo.

  5. Na kartici Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje kliknite puščico dol zraven Podatkovni tip (seznam na vrhu skupine) in izberite OLE Predmet ali Priloga.

    Seznam podatkovnih tipov

    Če izberete podatkovni tip Priloga, Access nastavi vrstico glave za prikaz ikone sponke: Novo polje tabele, nastavljeno na podatkovni tip Priloga

  6. Shranite spremembe.

  7. Če želite dodati podatke v novo polje, dvokliknite prvo prazno vrstico in uporabite pogovorno okno Priloge za iskanje podatkov.

    Če želite več informacij o tem, kako zbirki podatkov priložiti datoteke, glejte članek Kako zapisom v zbirki podatkov priložiti datoteke in grafiko.

Uporaba pogleda načrta tabele

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite z desno miškino tipko tabelo, ki jo želite spremeniti, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. V stolpcu Ime polja izberite prazno vrstico in vnesite ime novega polja.

    Opomba : Izberite novo polje. Podatkovnega tipa obstoječega polja ni mogoče spremeniti v tip Priloga ali OLE-predmet.

  3. V stolpcu Podatkovni list kliknite puščico navzdol ob novem imenu polja in s seznama izberite OLE Predmet ali Priloga.

  4. Shranite spremembe.

Če želite več informacij o tem, kako zapisom na podatkovnem listu priložiti datoteke, glejte članek Kako zapisom v zbirki podatkov priložiti datoteke in grafiko.

Na vrh strani

Dodajanje polja za iskanje na podatkovni list

Polje za iskanje je druga funkcija, ki mora biti ročno nastavljena za nov podatkovni list. Polje za iskanje prikaže množico vrednosti v obliki seznama. Ob vsaki izbiri elementa s spustnega seznama v Accessovi zbirki podatkov praviloma uporabljate iskalni seznam. Ustvarite lahko dve vrsti iskalnih seznamov.

  • Seznami na osnovi tabel     uporabljajo poizvedbe za pridobivanje vrednosti iz drugih tabel. Poizvedba je povezana s tabelo, na kateri temelji novi podatkovni list. Sezname na osnovi tabel ustvarite, ko morate uporabiti vrednosti iz drugih delov zbirke podatkov. Predstavljajte si, da vzdržujete zbirko podatkov z zadevami o podpori. Informacije o zadevah so v eni tabeli, seznam oseb, ki se ukvarjajo z zadevo, pa v drugi tabeli, v kateri se podatki pogosto spreminjajo. Če uporabite seznam na osnovi tabele, vam ni treba ročno vnesti dolgega seznama imen, prejmete pa tudi najsodobnejše podatke. Če želite zapolniti seznam na osnovi tabel, lahko uporabite podatke v tabeli ali podatke, ki jih vrne druga poizvedba.

  • Seznami na osnovi vrednosti     so dokaj kratki seznami elementov, ki jih uporabljate samo na enem mestu v zbirki podatkov. Predstavljajte si, da uporabljate Access za shranjevanje in upravljanje informacij o sredstvih družbe. Ustvarite lahko polje za iskanje »Pogoj« (ali kaj podobnega) in omogočite uporabnikom, da izberejo vrednost s tega seznama, na primer »Dobro«, »Zadovoljivo«, »Slabo« in tako naprej. Vrednosti ustvarite tako, da vnesete seznam elementov neposredno v tabelo, na kateri temelji novi podatkovni list.

Ko dodate iskalni seznam na osnovi tabel na novi podatkovni list, Access ustvari relacijo med tabelo, na kateri temelji novi podatkovni list, in tabelo, iz katere polje za iskanje jemlje svoje podatke. Nastalo polje za iskanje postane tudi tuji ključ – stolpec, katerega vrednosti se ujemajo z vrednostmi primarnega ključa v drugi tabeli. Če še niste seznanjeni z delom v Accessu in potrebujete več informacij o relacijah, primarnih ključih in tujih ključih, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Zdaj lahko dodate iskalni seznam na osnovi vrednosti ali tabele, tako da uporabite čarovnika ali pa ju ustvarite ročno v načrtovalcu tabel. Polje za iskanje najlažje in najhitreje ustvarite s čarovnikom, zato je v korakih v tem odseku razloženo, kako to narediti s čarovnikom.

Dodajanje polja za iskanje v pogledu podatkovnega lista

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite spremeniti.

    Access odpre tabelo v pogledu podatkovnega lista.

  2. Na kartici Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Stolpec za iskanje.

    Zažene se čarovnik za iskanje.

  3. Naredite nekaj od tega:

    • Ustvarjanje seznama na osnovi tabele    

      1. Izberite Želim, da stolpec za iskanje poišče vrednosti v tabeli ali poizvedbi in kliknite Naprej.

      2. V Pogled izberite možnost, nato z nastalega seznama izberite tabelo ali poizvedbo in kliknite Naprej.

        Če želite uporabiti vrednosti na primer iz tabele v polju za iskanje, kliknite Tabele. Če želite uporabiti poizvedbo, kliknite Poizvedbe. Če si želite ogledati seznam vseh tabel in poizvedb v zbirki podatkov, kliknite Oboje.

      3. Polja, za katera želite, da se pojavijo v seznamu za iskanje, premaknite iz podokna Polja, ki so na voljo v podokno Izbrana polja, nato kliknite Naprej.

      4. Lahko pa tudi izberete nekatere možnosti razvrščanja za polja, ki ste jih izbrali v prejšnjem koraku, in nato kliknete Naprej.

      5. Če želite, prilagodite širino posameznih stolpcev v seznamu za iskanje in kliknite Naprej.

      6. Če želite, vnesite ime v polje z besedilom pod Katero oznako želite za stolpec za iskanje.

      7. Če želite, potrdite potrditveno polje Dovoli več vrednosti.

        Z izbiro te možnosti lahko izberete in shranite več elementov s seznama.

      8. Kliknite Dokončaj. Če vas Access pozove, da shranite tabelo, kliknite Da.

        Access doda poizvedbo iskanja novi tabeli. Poizvedba privzeto pridobiva polja, ki jih določite, in vrednosti primarnega ključa za izvorno tabelo. Access nato nastavi podatkovni tip polja za iskanje tako, da se ujema s podatkovnim tipom, ki je nastavljen za polje s primarnim ključem v izvorni tabeli. Če na primer polje s primarnim ključem v izvorni tabeli uporablja podatkovni tip Samoštevilo, Access nastavi podatkovni tip za polje za iskanje na podatkovni tip Število.

      9. Vrnite se v pogled podatkovnega lista, pojdite v polje za iskanje in izberite element s seznama.

    • Ustvarjanje seznama na osnovi vrednosti    

      1. Kliknite Vnesel bom vrednosti, ki jih sam hočem in kliknite Naprej.

      2. V polje Število stolpcev vnesite število stolpcev, ki jih želite prikazati na seznamu, nato pojdite na prvo prazno celico in vnesite vrednost.

        Ko vnesete prvo vrednost, se pod trenutno celico prikaže dodatna prazna celica.

      3. Ko vnesete prvo vrednost, uporabite tipko TAB ali puščica navzdol, da se fokus premakne na naslednjo celico, nato pa vnesite drugo vrednost.

      4. 2. in 3. korak ponavljajte, dokler ne dokončate ustvarjanja seznama, nato kliknite Naprej

      5. Če želite, vnesite ime za novo polje in kliknite Dokončaj.

Dodajanje polja za iskanje v pogledu načrtu

  1. V podoknu za krmarjenje z desno miškino tipko kliknite tabelo, na kateri temelji novi podatkovni list, nato pa v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. Izberite polje, ki ga želite pretvoriti.

    -ali-

    Izberite prazno vrstico in v stolpcu Ime polja vnesite ime za novo polje.

  3. V stolpcu Podatkovni tip kliknite puščica navzdol in izberite Čarovnik za iskanje.

    Pojavi se čarovnik za iskanje.

  4. Če želite uporabiti čarovnika, sledite korakom v prejšnjem odseku.

Opomba : Ko ustvarite polje za iskanje, lahko uporabite novo funkcijo – polje z več vrednostmi. Če želite več informacij o seznamih z več vrednostmi in o tehnologiji, ki jih omogoča (funkcija z imenom polja z več vrednostmi), si oglejte članke Dodajanje ali spreminjanje polja za iskanje, ki omogoča shranjevanje več vrednosti, Vodnik po poljih z več vrednostmi in Uporaba seznama za shranjevanje več vrednosti.

Na vrh strani

Ustvarjanje relacij med novim podatkovnim listom in preostalim delom zbirke podatkov

Informacije na novem podatkovnem listu so privzeto ločene od drugih informacij v zbirki podatkov, dokler ne ustvarite vsaj ene relacije med tabelo, na kateri temelji podatkovni list, in drugimi tabelami v zbirki podatkov. Office Access 2007 poenostavi ustvarjanje relacij, ker lahko povlečete polja iz podokna opravil in jih spustite na odprt podatkovni list.

Z novim načinom lahko ustvarite dve vrsti relacij.

  • V tabelo, na kateri temelji novi podatkovni list, dodajte polje s tujim ključem. Tako postavite novi podatkovni list na stran »mnogo« v relaciji »ena proti mnogo«.

  • Vrednosti primarnih ključev z novega podatkovnega lista postavite v skupno rabo z drugo tabelo. Tako postavite novi podatkovni list na stran »ena« v relaciji »ena proti mnogo«.

Ne glede na to, katero vrsto relacije ustvarite, uporabite čarovnika za iskanje, če želite ustvariti polje za iskanje na osnovi tabele. Ustvarjanje obeh vrst relacij je razloženo v teh korakih.

Pomembno    Če želite uspešno ustvarjati relacije med tabelami, morate poznati pravila načrtovanja zbirk podatkov.

Če želite več informacij o načrtovanju zbirk podatkov in relacijah, si oglejte članke Osnove načrtovanja zbirk podatkov, Dodajanje, nastavljanje, spreminjanje ali odstranjevanje primarnega ključa, Vodnik po relacijah tabel in Ustvarjanje, urejanje ali brisanje relacij.

Dodajanje polja s tujim ključem na novi podatkovni list

  1. Odprite novi podatkovni list v pogledu podatkovnega lista, če tega še niste naredili. Če želite to narediti, v podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo.

  2. Na kartici Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Dodaj obstoječa polja.

    Prikaže se podokno opravil Seznam polj s seznamom drugih tabel v zbirki podatkov.

  3. Razširite vnos za tabelo, ki jo želite uporabiti.

  4. Povlecite polje s primarnim ključem s Seznama polj na odprti podatkovni list in ga spustite med obstoječi polji na podatkovnem listu. Ko izberete veljavno mesto, kamor želite spustiti polje, se miškin kazalec spremeni v I-kazalko.

    Polje povlečete s seznama polj in ga spustite med stolpca

    Ko spustite novo polje, se zažene čarovnik za iskanje.

  5. Če želite dokončati postopek, pojdite na naslednjo skupino korakov.

Uporaba čarovnika za iskanje za ustvarjanje relacije

  1. Polja, za katera želite, da se pojavijo v seznamu za iskanje, premaknite iz podokna Polja, ki so na voljo v podokno Izbrana polja, nato kliknite Naprej.

  2. Lahko pa tudi izberete nekatere možnosti razvrščanja za polja, ki ste jih izbrali v prejšnjem koraku, in nato kliknete Naprej.

  3. Če želite, prilagodite širino posameznih stolpcev v seznamu za iskanje in kliknite Naprej.

  4. Če želite, vnesite ime v polje z besedilom pod Katero oznako želite za stolpec za iskanje.

  5. Če želite, potrdite potrditveno polje Dovoli več vrednosti.

    Z izbiro te možnosti lahko izberete in shranite več elementov s seznama.

  6. Kliknite Dokončaj. Če vas Access pozove, da shranite tabelo, kliknite Da.

    Access doda poizvedbo iskanja novi tabeli. Poizvedba privzeto pridobiva polja, ki jih določite, in vrednosti primarnega ključa za izvorno tabelo. Access nato nastavi podatkovni tip polja za iskanje tako, da se ujema s podatkovnim tipom, ki je nastavljen za polje s primarnim ključem v izvorni tabeli. Če na primer polje s primarnim ključem v izvorni tabeli uporablja podatkovni tip Samoštevilo, Access nastavi podatkovni tip za polje za iskanje na podatkovni tip Število.

Dodajanje primarnega ključa z novega podatkovnega lista v drugo tabelo

  1. Če je novi podatkovni list odprt, ga zaprite.

  2. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, v katero želite dodati novi tuji ključ.

  3. Na kartici Podatkovni list v skupini Polja in stolpci kliknite Dodaj obstoječa polja.

    Prikaže se podokno opravil Seznam polj s seznamom drugih tabel v zbirki podatkov, skupaj z novim podatkovnim listom.

  4. V podoknu opravil kliknite znak plus zraven vnosa za novi podatkovni list, povlecite polje s primarnim ključem (privzeto ime za polje je »ID«) iz podokna opravil na odprti podatkovni list in ga spustite na primerno mesto.

    Novo polje morate privzeto spustiti med obstoječi polji na podatkovnem listu. Ko izberete veljavno mesto, kamor želite spustiti polje, se miškin kazalec spremeni v I-kazalko.

    Polje povlečete s seznama polj in ga spustite med stolpca

    Ko spustite novo polje, se zažene čarovnik za iskanje

  5. Če želite dokončati čarovnika za iskanje, sledite prejšnji skupini korakov.

Na vrh strani

Spreminjanje podatkovnega tipa polja

Ob ustvarjanju tabele v pogledu podatkovnega lista se lahko zgodi, da vnesete podatke, zaradi katerih Access izbere napačen podatkovni tip. Če na primer vnesete samo prvih pet številk poštne številke, veljavne v ZDA, Access za to polje določi podatkovni tip Število, zaradi česar v polje ni mogoče vnesti poštnih številk drugih držav. Če želite odpraviti težavo, lahko spremenite podatkovni tip polja.

V Accessu lahko spremenite podatkovni tip na dva načina. Uporabite lahko ukaze s kartice Podatkovni list ali uporabite načrtovalca tabel. V nadaljevanju sta pojasnjena oba načina.

Pomembno    Med spreminjanjem podatkovnih tipov lahko pride v Accessu do izbrisa obstoječih podatkov. Če na primer spremenite polje z besedilom v podatkovni tip Število, polje pa vsebuje tako črke kot številke, Access izbriše obstoječe podatke, ker ne more izvesti računanja z besedilnimi znaki.

Uporaba ukazov s traku za spreminjanje podatkovnega tipa

  1. V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, ki jo želite spremeniti.

    Tako odprete tabelo v pogledu podatkovnega lista.

  2. Izberite polje, ki ga želite spremeniti.

  3. Na kartici Podatkovni list v skupini Podatkovni tip in oblikovanje izberite možnost s seznama Nastavi podatkovni tip na vrhu skupine.

    Opomba : Trak je del uporabniški vmesnik Microsoft Office Fluent.

  4. Če Access zahteva potrditev spremembe, kliknite Da, če ste prepričani, da želite nadaljevati.

  5. Shranite spremembe.

Uporaba načrtovalca tabel za spreminjanje podatkovnega tipa

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite z desno miškino tipko tabelo, ki jo želite spremeniti, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

  2. Kliknite stolpec Podatkovni tip in izberite nov podatkovni tip.

  3. Če Access zahteva potrditev spremembe, kliknite Da, če ste prepričani, da želite nadaljevati.

  4. Shranite spremembe.

Na vrh strani

Upravljanje polj na podatkovnem listu

Tabele lahko upravljate na različne načine, tako da z desno miškino tipko kliknete vrstico glave in izberete ukaz v priročnem meniju, ki se pojavi. Lahko vstavite polje na določeno mesto, izbrišete ali preimenujete polje, prikažete ali skrijete stolpec, zaženete čarovnika za iskanje in pretvorite stolpec v polje za iskanje.

Uporaba ukazov v priročnem meniju

  • Kliknite z desno miškino tipko glavo stolpca in izberite ukaz v priročnem meniju.

    Na sliki si lahko ogledate priročni meni:

    Priročni meni polj v tabeli

Na vrh strani

Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob ročnem vnosu informacij v Accessu

Ko ustvarite prazen podatkovni list, Access ob prvem vnosu podatkov v polje dodeli podatkovni tip za to polje. V spodnji tabeli so različni podatkovni tipi, ki jih lahko vnesete, in podatkovni tip, ki ga dodeli Access.

Opomba : Podatkovnih tipov Priloga ali OLE-predmet ni mogoče nastaviti z vnosom podatkov v prazno polje. Če želite več informacij o nastavitvi omenjenih podatkovnih tipov, si zgoraj oglejte Nastavitev podatkovnega tipa Priloga ali OLE-predmet.

Če vnesete:

Program Office Access 2007 ustvari polje s podatkovnim tipom:

Janko

Besedilo

Besedilo ali besedilo in številke, daljše od 256 znakov.

Zapisek

Opomba : Načrtovanja z brskanjem ni mogoče uporabiti za omogočanje oblikovanja obogatenega besedila. Če želite več informacij o omogočanju oblikovanja obogatenega besedila, si oglejte članek Vnos ali urejanje podatkov v kontrolniku ali stolpcu, v katerem je podprto obogateno besedilo.

http://www.contoso.com

Access podpira naslednje internetne protokole: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Opomba : Če želite, da Access prepozna protokol in nastavi podatkovni tip Hiperpovezava, protokolu ne sme slediti presledek.

Hiperpovezava

50000

Število, dolgo celo število

50.000

Število, dolgo celo število

50.000,99

Število, dvojna natančnost

50000,389

Število, dvojna natančnost

31. 12. 2006

Oblike zapisa datuma in časa, določene v področnih in jezikovnih nastavitvah programa Windows, določajo način oblikovanja datuma/časa v Accessu.

Nastavitev in spreminjanje teh nastavitev

V operacijskem sistemu Windows Vista    

  1. Kliknite gumb Start Slika gumba , nato kliknite Nadzorna plošča.

  2. Če na nadzorni plošči uporabljate privzeti pogled, dvokliknite Ura, jezik in področje.

    -ali-

    Če uporabljate klasični pogled, dvokliknite

    Področne in jezikovne možnosti.

    Pojavi se pogovorno okno Področne in jezikovne možnosti.

  3. V Standardi in oblike kliknite Po meri.

    Pojavi se pogovorno okno Prilagajanje področnih možnosti.

  4. Kliknite jeziček, ki vsebuje nastavitve, ki jih želite spremeniti, in jih spremenite. Če želite delno ali v celoti spremeniti obliko številk, kliknite jeziček Število in spremenite želeno nastavitev. Če želite pomoč za določeno možnost, kliknite gumb Pomoč (?) in nato kliknite možnost.

V operacijskem sistemu Microsoft Windows XP (klasični pogled)    

  1. V opravilni vrstici programa Windows kliknite Start, nato kliknite Nadzorna plošča.

  2. Na nadzorni plošči dvokliknite Področne in jezikovne možnosti.

    Pojavi se pogovorno okno Področne in jezikovne možnosti.

  3. V Standardi in oblike kliknite Po meri.

    Pojavi se pogovorno okno Prilagajanje področnih možnosti.

  4. Kliknite jeziček, ki vsebuje nastavitve, ki jih želite spremeniti, in jih spremenite. Če želite delno ali v celoti spremeniti obliko številk, kliknite jeziček Število in spremenite želeno nastavitev. Če želite pomoč za določeno možnost, kliknite gumb Pomoč (?) in nato kliknite možnost.

V programu Microsoft Windows XP (pogled po kategorijah)

  1. V opravilni vrstici programa Windows kliknite Start, nato kliknite Nadzorna plošča.

    Pojavi se nadzorna plošča.

  2. Kliknite Datum, ura, jezik in področne možnosti.

    Pojavi se pogovorno okno Datum, ura, jezik in področne možnosti.

  3. Kliknite Spreminjanje oblike števil, datuma in ure.

    Pojavi se pogovorno okno Področne in jezikovne možnosti.

  4. V Standardi in oblike kliknite Po meri.

    Pojavi se pogovorno okno Prilagajanje področnih možnosti.

  5. Kliknite jeziček, ki vsebuje nastavitve, ki jih želite spremeniti, in jih spremenite. Če želite delno ali v celoti spremeniti obliko številk, kliknite jeziček Števila in spremenite želeno nastavitev. Če želite pomoč za določeno možnost, kliknite gumb Pomoč (?), nato kliknite možnost.

Datum/čas

31. december 2006

Opomba : Access ne prepozna imen dni v tednu (ponedeljek, torek itn.) za veljavno izbiro podatkovnega tipa Datum/čas. Vnesti morate ime meseca.

Datum/čas

10:50:23

Datum/čas

10:50

Datum/čas

17:50

Datum/čas

12,50 EUR

Access prepozna valutni simbol, ki je določen v področnih in jezikovnih nastavitvah programa Windows.

Nastavitev in spreminjanje teh nastavitev

V operacijskem sistemu Windows Vista    

  1. Kliknite gumb Start Slika gumba , nato kliknite Nadzorna plošča.

  2. Če na nadzorni plošči uporabljate privzeti pogled, dvokliknite Ura, jezik in področje.

    -ali-

    Če uporabljate klasični pogled, dvokliknite

    Področne in jezikovne možnosti.

    Pojavi se pogovorno okno Področne in jezikovne možnosti.

  3. Na kartici Oblikovanje pod možnostjo Trenutne oblike zapisa kliknite Prilagajanje te oblike.

    Pojavi se pogovorno okno Prilagajanje področnih možnosti.

  4. Kliknite jeziček Valuta in na seznamu Valutni simbol izberite simbol, ki ga želite uporabiti. Če želite pomoč za določeno možnost, kliknite gumb Pomoč (?), nato kliknite možnost.

V operacijskem sistemu Microsoft Windows XP (klasični pogled)    

  1. V opravilni vrstici programa Windows kliknite Start, nato kliknite Nadzorna plošča.

    Pojavi se nadzorna plošča.

  2. Na nadzorni plošči dvokliknite Področne in jezikovne možnosti.

    Pojavi se pogovorno okno Področne in jezikovne možnosti.

  3. V Standardi in oblike kliknite Po meri.

    Pojavi se pogovorno okno Prilagajanje področnih možnosti.

  4. Kliknite jeziček Valuta in na seznamu Valutni simbol izberite simbol, ki ga želite uporabiti. Če želite pomoč za določeno možnost, kliknite gumb Pomoč (?), nato kliknite možnost.

V operacijskem sistemu Microsoft Windows XP (pogled po kategorijah)    

  1. V opravilni vrstici programa Windows kliknite Start, nato kliknite Nadzorna plošča.

    Pojavi se nadzorna plošča.

  2. Kliknite Datum, ura, jezik in področne možnosti.

    Pojavi se pogovorno okno Datum, ura, jezik in področne možnosti.

  3. Kliknite Spreminjanje oblike števil, datuma in ure.

    Pojavi se pogovorno okno Področne in jezikovne možnosti.

  4. V Standardi in oblike kliknite Po meri.

    Pojavi se pogovorno okno Prilagajanje področnih možnosti.

  5. Kliknite jeziček Valuta in na seznamu Valutni simbol izberite simbol, ki ga želite uporabiti. Če želite pomoč za določeno možnost, kliknite gumb Pomoč (?), nato kliknite možnost.

Valuta

21,75

Število, dvojna natančnost

123,00 %

Število, dvojna natančnost

3,46E+03

Število, dvojna natančnost

Na vrh strani

Način dodeljevanja podatkovnih tipov ob lepljenju informacij v Accessu

Ob lepljenju podatkov na nov delovni list, lahko v polja prilepite mešane ali nedosledne podatkovne tipe. Predstavljajte si, da lepite več stolpcev podatkov o stikih, podatki pa vsebujejo poštne številke s celega sveta – preplet zapisov in številk.

Ob lepljenju podatkov Access obdela vse zapise (vse vrstice v stolpcu) in določi podatkovni tip za vsak zapis posebej. Nato poskusi izbrati podatkovni tip, ki shrani vse informacije, ne da bi pri tem prišlo do izgube ali prirezovanja zapisov. Poleg tega Access včasih določi širok podatkovni tip.

Na tem seznamu si lahko ogledate opise nekaterih načinov določanja podatkovnih tipov v programu Access.

  • Ko Access naleti na mešane podatkovne tipe, običajno nastavi polje na podatkovni tip Besedilo, ker so polja z besedilom najbolj prilagodljiva.

  • Ko Access naleti na številke, med katerimi je tudi valutni simbol, nastavi podatkovni tip Število in izloči valutni simbol. Tako omogoči lažje razvrščanje in filtriranje ter večje število združevalnih funkcij. Če želite valutni simbol, lahko določite valutno obliko za polje »Število« ali pretvorite polje v podatkovni tip Valuta.

  • Če lepite podatke z različnimi valutnimi simboli, Access določi za polje podatkovni tip Besedilo in ohrani simbole.

  • Če lepite datumske in časovne vrednosti z različnimi oblikami prikaza (na primer 14. december 2005 in 14. 12. 2005), Access določi podatkovni tip Datum/čas in splošno obliko zapisa datuma.

Na vrh strani

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×