Nastavitev pravil za spajanje dokumentov

Nastavitev pravil za spajanje dokumentov

Preberite več o pravilih spajanja dokumentov in raziščite, kako lahko vaša organizacija uporabi vsako posamezno pravilo. Ko ustvarjate pismo ali e-pošto za vse vaše stranke in želite v pismo vključiti različno vsebino, odvisno od vrednosti v določenih poljih v viru podatkov – lahko nastavite pravilo.

Recimo, da ste ustvarili pismo o dogodku, ki je pred vami, in ki bo potekal na treh različnih geografskih lokacijah po svetu. V Wordu ste z možnostjo Začni spajanje dokumentov na zavihku Pošiljanje ustvarili pismo, vendar ste po pregledu dokumenta odkrili, da vsebuje vsebino, ki se ponavlja, vendar pa je treba določeno vsebino spremeniti, glede na lokacijo dogodka. V takšnem primeru lahko uporabite možnost Pravila v skupini Pisanje in vstavljanje polj, da zadovoljite različne pogoje.

Uporaba pravil

Z dodajanjem pravil v dokument za spajanje, izboljšate postopek delovnega toka, ki postane tudi bolj prilagodljiv. S pravili se lahko izognete potrebi po ustvarjanju več dokumentov in nastavite vsebino, ki jo lahko hitro spremenite.

Pravila lahko dodate, medtem ko nastavljate spajanje dokumentov.

  1. Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Pravila.

    v Wordu na zavihku »Pošiljanje« v skupini »Zapiši in vstavi polja«

  2. Izberite eno od pravil, ki so na voljo.

    Spustni seznam polj »Pravila« v Wordu, ki ga odprete v skupini »Pisanje in vstavljanje« na zavihku »Pošiljanje«

Do pravil ni mogoče dostopati, dokler ne zaženete postopka spajanja dokumentov. Če želite podrobnosti o tem, kako nastaviti katero koli polje, v pogovornem oknu za izbrano pravilo izberite ikono ?. Ime polja lahko poiščete tudi v Pomoči za Word_splošno.

Namig : Če želite preklopiti me prikazovanjem in skrivanjem kod polj, pritisnite ALT+F9.

Polje

Opis

Primer in metoda

Vprašaj

Uporabite, če želite ponoviti zahtevo za isto informacijo na več mestih v dokumentu. Odgovor poziva se prikaže v spojenem dokumentu

V pogovornem oknu Vstavi Wordovo polje: Vprašaj je potrditveno polje Vprašaj enkrat. Potrdite potrditveno polje, če želite, da se poziv prikaže le na začetku končnega spajanja dokumentov. Ali pa počistite potrditveno polje (privzeta nastavitev), če želite, da se poziv prikaže za vsak zapis.

Za več informacij glejte Polje »Vprašaj«.

Pripravlja se zabava ob odhodu sodelavca, ki je šest let delal kot prodajalec izdelkov, ki jih proizvaja vaša organizacija. Vabilo boste poslali po e-pošti ljudem v organizaciji in zunaj nje in jih prosil, naj potrdijo ali odpovejo udeležbo.

V pogovornem oknu Vstavi Wordovo polje: Vprašaj v polje Zaznamek vtipkajte Vabilo.

V polje Poziv vnesite Ali se boste udeležili zabave ob odhodu sodelavca?

V polje Privzeto besedilo zaznamka vnesite Da.

Ko končate, izberite V redu.

Izpolni

Uporabite polje »Izpolni«, ko želite postaviti vprašanje. Polje »Izpolni« je podobno polju »Vprašaj« večkrat v dokumentu.

V pogovornem oknu Vstavi Wordovo polje: Izpolni je potrditveno polje Vprašaj enkrat. Potrdite potrditveno polje, če želite odgovoriti, da ga uporabite za vsak zapis v okviru spajanja. Ali pa počistite potrditveno polje (privzeta nastavitev), če želite, da se poziv prikaže za vsak zapis.

Za več informacij glejte Polje »Izpolni«.

Vaša organizacija sponzorira dogodke, povezan z oceno zdravstvenega stanja. Vsakemu zaposlenemu boste poslali zaupni obrazec za prijavo. V tem obrazcu je treba navesti podatke o starosti, višini, teži.

V pogovornem oknu Vstavi Wordovo polje: Izpolni v polje Poziv vnesite Starost

Ko končate, izberite V redu.

Če, potem, razen če

Uporabite za določitev pogoja, ki ga je treba izpolniti. Če je določeni pogoj izpolnjen, so navedene določene informacije. Če pa določeni pogoj ni izpolnjen, so navedene druge informacije.

Za več informacij glejte Polje »Če«.

za dobrodelno organizacijo vzdržujete veliko zbirko podatkov o članstvu. Člani bodo prejemali različna obvestila o dobrodelnih dogodkih v prihodnosti na osnovi njihove geografske lokacije.

V pogovornem oknu Vstavi Wordovo polje: ČE na spustnem seznamu Ime polja izberite ime stolpca lokacija v viru podatkov (po navadi Excelova preglednica).

Na spustnem seznamu Primerjava izberite Je enako kot.

V polje Primerjaj z/s vnesite Južna Amerika. Nato v polje Vstavi to besedilo vnesite vsebino, ki je vstavljena, če je primerjava izpolnjena. Če primerjava ni izpolnjena, se doda vsebina, ki je navedena v polju Sicer vstavi to besedilo.

Ko končate, izberite V redu.

Spoji zapis št.

Uporabite za zajem dejanske številke zapisa v viru podatkov, ki ga želite vključiti v spojeni dokument. Številka odraža vsa morebitna razvrščanja ali filtriranja, ki ste jih uporabili za vir podatkov pred spajanjem

Za več informacij glejte Polje »SpojiZap«.

Uporabite polje »SpojiZap« zraven polja »Datum tiskanja«, da ustvarite enolične številke računov.

Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Pravila in izberite Spoji zapis št..

Spoji niz št.

Uporabite, ko želite štetje zapisov v spojenem dokumentu.

Za več informacij glejte Polje »SpojiNiz«.

Spojili ste paket pisem in zadnji zapis v paketu tipskih pisem prikazuje skupno število pisem. To število lahko uporabite za izračun stroškov poštnine.

Na zavihku »Pošiljanje« v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Pravila in izberite Spoji niz št..

Naslednji zapis

Uporabite za vstavljanje naslednjega zapisa podatkov v trenutni dokument, ne da bi začeli nov dokument.

Za več informacij glejte Polje »Naslednji«.

Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Pravila in izberite Naslednji zapis.

Naslednji zapis, če

Uporabite za primerjavo dveh vrednosti. Ujemanje vsebine podatkovnega polja z vrednostjo določa, ali naj se naslednji zapis spoji s trenutnim dokumentom ali z novim dokumentom.

Za več informacij glejte Polje »Naslednji,če«.

Na zavihku Pošiljanje v skupini Pisanje in vstavljanje polj izberite Pravila in izberite Naslednji zapis, če.

Na seznamu Ime polja izberite ime spojnega polja, npr. Mesto.

Na seznamu Primerjava izberite želeni operator. Če želite na primer izločiti prejemnike v določenem mestu, kliknite Enako kot.

V polje Primerjaj z vnesite vrednost, ki jo želite uporabiti. Če želite na primer izločiti prejemnike v mestu Tokio, vnesite Tokio.

Nastavi zaznamek

Uporabite za povezovanje imena zaznamka z določeno vrednostjo. Zaznamek lahko vstavite na več mestih v dokumentu. Povsod tam, kamor v dokumentu vstavite zaznamek, bo prikazana vrednost, povezana s tem zaznamkom.

Za več informacij glejte Polje »Nastavi«.

Vaša organizacija pripravlja javno objavo povzetka okoljskega dela, ki bo potekalo na določenem območju. Projektni vodje so pripravili osnutek naziva projekta, vendar opozarjajo, da se lahko spremeni. Najbolje je, če tukaj dodate zaznamek, kajti če se naziv spremeni, boste morali spremeniti le zaznamek, ne pa vsake pojavitve naziva.

V pogovornem oknu Vstavi Wordovo polje: Nastavi v poljeZaznamek vnesite Ime projekta.

V polje Vrednost vnesite Veliko izboljšanje območja »Žabja votlina«

Ko končate, izberite V redu.

Preskoči zapis, če

Uporabite za primerjavo vsebine podatkovnega polja z vrednostjo in nato za preskok vključevanja trenutnega podatkovnega zapisa, če primerjava potrjena.

Za več informacij glejte Polje »Preskoči,če«.

Ste lastnik trgovine z oblačili in ugotovili ste, da imate preveliko zalogo določenih majic, vendar ne najbolj pogoste velikosti. Ko načrtujete pošiljanje letakov, želite izključiti stranke, ki nosijo majice določene velikosti.

V pogovornem oknu Vstavi Wordovo polje: Preskoči zapis, če na spustnem seznamu Ime polja izberite ime stolpca »Velikost« v viru podatkov (po navadi Excelova preglednica).

Na spustnem seznamu Primerjava izberite Je enako kot.

V polje Primerjaj z/s vnesite XL. Ko končate, izberite V redu. Letaka ne bo prejela nobena stranka, ki nosi majice velikosti XL.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×