Nastavite shrambo in skupno rabo datotek v storitvi Office 365

Sodelavci: Tom Werner Diane Faigel

Eden od najboljših načinov za nastavitev shranjevanja in skupne rabe datotek za podjetje je sočasna uporaba storitve OneDrive za podjetja in spletnega mesta skupine v storitvi Office 365. Ta rešitev je odlična, če imate malo podjetje z le nekaj zaposlenimi.

Office 365 vključuje osnovno spletno mesto skupine, ki ga lahko uporabite za začetek. V storitvi OneDrive za podjetja lahko takoj začnete razvrščati datoteke in delati z njimi hkrati z drugimi člani skupine.

Kje je mogoče shraniti dokumente v storitvi Office 365

  • Storitev OneDrive za podjetja je zasnovana za individualno uporabo z občasno skupno rabo datotek. Storitev OneDrive za podjetja lahko uporabljate za shranjevanje svojih datotek.

  • Spletno mesto skupine v storitvi Office 365 je zasnovano za pogosto skupno rabo in sodelovanje. Mesto skupine je idealno za shranjevanje datotek, ki so v lasti več oseb ali celotne skupine, člani skupine pa lahko sodelujejo z drugimi pri delu z datotekami.

Vi in vaši zaposleni lahko s storitvijo OneDrive za podjetja in z mesti skupine do datotek dostopate kjer koli.

Diagram s prikazom, kako lahko uporabite dve vrsti shrambe: Spletna mesta storitve OneDrive ali mesta skupine

Oglejte si nekaj predlogov, kaj shraniti na določeno mesto, ko sočasno uporabljate OneDrive za podjetja in spletna mesta skupine v storitvi Office 365:

Mesto shrambe

Čemu služi

Kaj tukaj shranjevati

OneDrive za podjetja

Shranjevanje vsebine v OneDrive za podjetja je podobno shranjevanju vsebine v računalnik. Nihče drug ne more preprosto odpreti shranjene vsebine.

Storitev je odlična za shranjevanje poslovnih datotek, s katerimi delate sami.

Poslovne datoteke, ki jih drugi člani skupine ne bodo pogosto potrebovali ali dostopali do njih.

Mesto skupine v storitvi Office 365

Mesto skupine v storitvi Office 365 je podobno spletnemu mestu, vendar privzeto ni javno. Do njega lahko dostopajo le osebe, katerim daste dovoljenje.

Odlično je za skupno rabo datotek in sodelovanje z njimi.

Dokumenti v skupni rabi, ki jih lahko odprejo vsi zaposleni in sočasno delajo z njimi. Ta rešitev omogoča na primer sodelovanje s PowerPointovo predstavitvijo, shranjevanje načrtov skupine, ki jih posodabljajo vsi člani skupine, ali pa objavljanje dnevnih redov za srečanja.

Podmesto skupine v storitvi Office 365

Podmesto skupine v storitvi Office 365 je podobno ločenemu odseku mesta skupine z edinstvenim videzom ali enoličnimi dovoljenji za dostop.

Odlično se obnese pri skupni rabi in sodelovanju z datotekami s stranko ali partnerjem, ki ni del vašega podjetja.

Odlično se obnese tudi pri shranjevanju datotek, ki jih ne želite prikazati drugim zaposlenim v podjetju, ki imajo dostop do mesta skupine. Podmesto lahko ustvarite zato, da boste do vsebine na njem lahko dostopali le vi (in po potrebi nekaj drugih oseb).

Naučite se ustvariti podmesto skupine.

Datoteke, ki jih želite dati v skupno rabo za ljudi, ki niso zaposleni v vašem podjetju.

Datoteke, ki jih ne želite razkriti drugim zaposlenim v podjetju. Tukaj lahko na primer shranite osebne in finančne podatke.

Zbirke mest v storitvi Office 365

Shranjevanje in skupna raba datotek, vendar je zbirka mest popolnoma ločena od obstoječega spletnega mesta skupine.

Nova zbirka mest v storitvi Office 365 ima svoj naslov in dovoljenja. Uporabite jo lahko za notranje ali zunanje sodelovanje.

Večja podjetja uporabljajo zbirke mest na enak način, kot mala podjetja uporabljajo podmesta. Malo podjetje z naprednimi varnostnimi zahtevami in dobro tehnično podkovanostjo lahko ustvari zbirko mest.

V zbirki mest lahko shranite enake informacije v skupni rabi, kot bi jih shranjevali na mestu skupine in podmestu.

Videoposnetek: premikanje datotek v oblak

Oglejte si videoposnetek, v katerem lahko vidite, kako lahko hitro začnete shranjevanti dokumente v oblak. Skočite na korake.

Vaš brskalnik ne podpira tega videoposnetka. Namestite Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ali Internet Explorer 9.

Koraki: Začnite uporabljati OneDrive za podjetja in spletno mesto skupine za shranjevanje datotek in sodelovanje v spletu

Ocenjen čas za dokončanje opravila: 5–10 minut

Vsaka oseba v podjetju, ki ima Office 365, dobi shrambo v spletu v storitvi OneDrive za podjetja. Naročite jim, naj tukaj shranijo poslovne datoteke, če nihče drug ne potrebuje dostopa do njih. Shranijo lahko na primer osnutek ponudbe, svoje zapiske s srečanja ali scenarij za predstavitev, ki jo bodo prikazali.

Zaposlene morate obvezno obvestiti, da dajo svojo mapo v storitvi OneDrive za podjetja v skupno rabo z vami in drugimi sodelavci. Če zaposleni zboli ali odide iz podjetja, boste zelo težko odprli njegove datoteke, shranjene v storitvi OneDrive za podjetja. Če pa so mape v storitvi OneDrive za podjetja v skupni rabi, jih lahko kadar koli odprete.

V nadaljevanju so navedena navodila, kako lahko posamezen član skupine dostopa do storitve OneDrive za podjetja in da svojo mapo v skupno rabo.

  1. Obiščite spletno mesto https://portal.office.com, da se vpišete.

  2. Vnesite uporabniško ime in geslo ter izberite Vpis.

  3. Na domači strani storitve Office 365 izberite OneDrive.

    V zaganjalniku datotek izberite ploščico OneDrive.

  4. Če že imate mapo V skupni rabi z vsemi v storitvi OneDrive za podjetja, jo odprite. Tukaj naj člani skupine shranijo svoje poslovne dokumente v storitvi OneDrive za podjetja. Izberite Skupna raba in nadaljujte z naslednjim korakom.

    Če te mape še nimate, izberite Novo, da ustvarite novo mapo. Poimenujte jo V skupni rabi z vsemi in izberite Povabi osebe. Če možnosti Povabi osebe ne vidite, kliknite Ustvari, kliknite novo mapo z desno tipko miške in nato kliknite Skupna raba.

    Izberite mapo »V skupni rabi z vsemi« v storitvi OneDrive

  5. V polje Povabi osebe vnesite imena ali e-poštne naslove članov skupine, za katere želite, da imajo dostop do mape. Če želite dobiti kopijo e-poštnega sporočila, ki ga bodo prejele osebe, katerim dodeljujete dostop, vključite tudi svoj e-poštni naslov.

    Pogovorno okno za vnašanje e-poštnih naslovov oseb, za katere želite dati v skupno rabo mapo programa OneDrive za podjetja.

  6. Izberite nastavitev za dovoljenje za mapo na Lahko ureja ali Lahko gleda.

  7. Vnesite sporočilo, ki ga želite vključiti v e-poštno sporočilo. To sporočilo bo poslano osebam, ki jih povabite. Tako bodo vedeli, da e-poštno sporočilo vključuje povezavo do vaših poslovnih datotek v skupni rabi. Izberite Ustvari. E-poštno sporočilo je takoj poslano osebam, ki jih povabite.

    Takšno bo e-poštno sporočilo, ko bo poslano. Vključuje povezavo do vaše mape V skupni rabi z vsemi na dnu, da lahko drugi dostopajo do nje.

    Odprite e-poštno sporočilo in kliknite »Obišči spletno mesto«.

Ocenjen čas za dokončanje opravila: 5–10 minut

Office 365 vključuje osnovno spletno mesto skupine z nekaterimi funkcijami za lažji začetek dela. Do tega internega spletnega mesta lahko dostopajo le osebe v podjetju.

Tako dostopite do mesta skupine:

  1. Ko ste vpisani v Office 365, v zgornjem desnem kotu strani izberite zaganjalnik programov Ikona za zagon programa Office 365 in izberite Mesta.

    V zgornjem desnem kotu strani izberite zaganjalnik programov, nato pa izberite »Mesta«.

  2. Na strani »Mesta« izberite Mesto skupine.

    Če želite dostopati do mest skupine, kliknite »Mesta«, nato pa še »Mesta skupine«.

Videli boste domačo stran za interno spletno mesto skupine s privzetim imenom <ime vašega podjetja> mesto skupine. Ta domača stran vključuje:

  • Ploščice do funkcij, s katerimi lahko začnete prilagajati mesto skupine.

  • Povezave na levi strani za krmarjenje do drugih delom mesta skupine.

  • Knjižnica dokumentov za shranjevanje in skupno rabo datotek za skupino.

Prvotno mesto skupine vključuje ploščice do pogosto uporabljenih funkcij za prilagajanje mesta.

Ocenjen čas za dokončanje opravila: 20–30 minut za prvih nekaj datotek

Spletno mesto skupine vključuje prostor za shranjevanje datotek, kar vam omogoča lažje začetek pri hitrem shranjevanju in skupni rabi datotek. Ta prostor se imenuje Knjižnica dokumentov.

Postopek:

  1. Na domači strani spletnega mesta skupine v meniju za krmarjenje na levi strani izberite Dokumenti. S tem odprete knjižnico dokumentov.

    Izberite »Knjižnica dokumentov« v levem meniju.

  2. Medtem ko ste vpisani v Office 365, odprite Raziskovalca v vrstici zagona ali na drugem mestu.

    Odprite Raziskovalca v vrstici zagona ali v drugem mestu.

  3. Premaknite se do datotek, ki jih želite naložiti na mesto skupine.

    Izberite »Prebrskaj«, da se premaknete do datoteke v računalniku, ki jo želite naložiti na mesto skupine.

  4. Izberite datoteke, ki jih želite naložiti na mesto skupine, nato pa jih povlecite v knjižnico dokumentov.

    Primer datoteke, prenesene v knjižnico dokumentov na spletnem mestu skupine.

    Ko končate, bodo datoteke shranjene tako na mestu skupine kot tudi v vašem računalniku.

    Slika, kako je videti knjižnica dokumentov potem, ko vanjo prenesete datoteke.

    Datoteke v računalniku lahko izbrišete. Na slednjem koraku, 4. korak: Sinhronizacija datotek z namizjem, boste ustvarili novo mesto za datoteke v računalniku.

    Če želite na mesto skupine naložiti veliko datotek ali velike datoteke, preberite te nasvete za nalaganje velikih ali veliko datotek v knjižnico.

    Če potrebujete več prostora za shranjevanje, glejte Spreminjanje prostora v shrambi za naročnino.

Ocenjen čas za dokončanje opravila: 20–30 minut za prvih nekaj datotek

Ko imate datoteke na spletnem mestu skupine, jih lahko nastavite tako, da bodo sinhronizirane z računalnikom s sistemom Windows ali računalnikom Mac. Tako lahko datotekami namesto v Internet Explorerju, brskalniku Chrome ali drugem brskalniku urejate v računalniku s sistemom Windows ali računalniku Mac. Priročno je imeti tudi različico sinhroniziranih datotek v računalniku. Tako jih lahko odprete tudi takrat, ko nimate vzpostavljene internetne povezave.

Ko nastavite sinhronizacijo datotek v računalniku, bodo pri vzpostavljeni internetni povezavi samodejno sinhronizirane vsakih 10 minut.

Tako sinhronizirate datoteke na mestu skupine z namizjem:

  1. Na domači strani spletnega mesta skupine v meniju za krmarjenje na levi strani izberite Dokumenti. Sinhronizacije ni mogoče nastaviti na domači strani. Knjižnico morate odpreti v meniju za krmarjenje.

    Namig : Ko sinhronizirate datoteke na mestu skupine, sinhronizirate vsako knjižnico dokumentov na mestu, ne celotno mesto.

    Izberite »Knjižnica dokumentov« v levem meniju.

  2. V knjižnici dokumentov izberite Sinhroniziraj ali pa izberite posamezne datoteke, ki jih želite sinhronizirati.

    Izberite datoteko in nato izberite sinhronizacijo.
  3. V polju OneDrive za podjetja izberite Sinhroniziraj zdaj. (OneDrive za podjetja je postopek, ki izvaja sinhronizacijo.)

    Izberite gumb »Sinhroniziraj zdaj«, da začnete sinhronizirati datoteke na mestu skupine z namiznim računalnikom.
  4. Če prejmete varnostni poziv, izberite Dovoli. Če ste pozvani k vnosu poverilnic za Office 365, vnesite ID uporabnika za Office 365 in nato svoje geslo. Ko se postopek sinhronizacije začne, se odpre to pogovorno okno:

    Slika pogovornega okna, ki se prikaže, ko se začne sinhronizacija.
  5. Izberite Pokaži moje datoteke, da si ogledate dokumente v Raziskovalcu. Datoteke si lahko v svojem računalniku ogledate v svoji SharePointovi mapi. Zelena kljukica ob datoteki označuje, da je datoteka posodobljena in je bila sinhronizirana z različico na spletnem mestu skupine.

    Z Raziskovalcem se premaknite do sinhronizirane datoteke v namiznem računalniku. Najdete jo v SharePointovi mapi.

    Opombe : 

    • Ko sinhronizirate datoteke v storitvi OneDrive za podjetja, so premaknjene v mapo storitve OneDrive za podjetja v računalniku.

    • Posnetek zaslona v Raziskovalcu po sinhronizaciji datoteke programa OneDrive za podjetja in namizja

  6. Odprite svojo SharePointovo mapo in odprite datoteko. Vnesite spremembe in izberite Shrani. Če imate vzpostavljeno povezavo z internetom, se na dnu zaslona prikaže sporočilo Nalaganje v SharePoint. To označuje, da poteka postopek shranjevanja datoteke na spletno mesto skupine. Datoteka je hkrati shranjena tudi v SharePointovo mapo v namiznem računalniku. Če se prikaže sporočilo »Ni mogoče naložiti«, poskusite znova. Včasih lahko postopek shranjevanja prekinejo motnje v internetni povezavi.

    Slika sporočila o stanju, ki se prikaže, ko je datoteka shranjena na mesto skupine.

    Čestitamo. Nastavili ste shrambo datotek in sodelovanje v spletu za svojo organizacijo.

Najboljše prakse za shranjevanje in skupno rabo datotek

  • Mala neprofitna organizacija: če želite dokumente v skupni rabi shranjevati tako, da bodo informacije na voljo na enem mestu in arhivirane, ustvarite spletno mesto skupine v storitvi Office 365. Tako informacije med menjavo osebja niso izgubljene, če na primer pride do zamenjave direktorja. Če želite shranjevati datoteke, ki jih ne želite prikazovati drugih članom skupine, na primer svoje osebne datoteke in finančne datoteke, ustvarite zasebno podmesto skupine v storitvi Office 365.

  • Izključna lastništva: OneDrive za podjetja lahko uporabite za shranjevanje in skupno rabo svojih datotek s strankami glede na potrebo.

  • Solastništvo: Če ste lastnik podjetja, lahko še vedno uporabljate OneDrive za podjetja, vendar boste morali svoje datoteke dati v skupno rabo za druge lastnike in obratno.

  • Podjetja z zunanjimi strankami ali partnerji, ki potrebujejo dostop do datotek: s podmesti skupine v storitvi Office 365 lahko datoteke shranjujete in jih dajete v skupno rabo z določeno stranko. Do podmesta lahko dostopajo le določene stranke, dostop pa je omejen le na podmesto, zato vam ni treba skrbeti, da bo imela neka stranka dostop do informacij, ki so namenjene drugi stranki.

Ko shranite datoteko v OneDrive za podjetja, imate dostop do nje le vi, razen če jo daste v skupno rabo z drugimi. Če želite dati datoteke v skupno rabo, lahko za skupno rabo izberete posameznike ali pa skupno rabo omogočite vsem. V storitvi OneDrive lahko tudi ustvarite ločene mape za različne namene, npr. za javne, osebne ali individualne projekte. Vsako mapo lahko daste v skupno rabo z drugo osebo ali skupino ali pa sploh z nikomer.

Če želite več informacij o skupni rabi, si oglejte tudi Skupna raba datotek v storitvi OneDrive za podjetja.

Če želite videti, koliko prostora za shranjevanje imate še na voljo v storitvi OneDrive za podjetja, glejte Upravljanje shrambe v storitvi OneDrive za podjetja.

Čeprav lahko prenesete datoteke skoraj vseh oblik zapisa, pa nekaterih datotek morda ne bo dovoljeno prenesti iz dveh razlogov – zaradi varnosti in zaradi neveljavnih znakov v imenu datoteke. Varnostni pravilniki storitve OneDrive za podjetja blokira določene vrste datotek in majhen nabor znakov. Če želite več informacij o tem, katere oblike zapisa datotek in neveljavni znaki niso dovoljeni, glejte Neveljavni znaki in vrste datotek v storitvi OneDrive za podjetja.

Naslednji koraki

Tukaj smo, da vam pomagamo!

Če ste skrbnik storitve Office 365, lahko kadar koli brezplačno pokličete našo podporo uporabnikom.

Ta članek je bil nazadnje posodobljen 22. marca 2017 na podlagi vaših povratnih informacij.

Če imate vprašanje ali predlog, ga vnesite v spodnje okno za komentar, da bomo lahko odgovorili nanj v prihodnjih posodobitvah tega članka.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×