Namigi za Microsoft MyAnalytics

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Ti namigi lahko časa bolje in se osredotočajo na kaj je pomembno v vaše delo. Namigi za vse niso za vse. Kaj lahko in ali naj se vedno temelji na vaša vloga in organizacija delate v.

Uporaba MyAnalytics v Outlook

Če želite izvedeti, koliko ljudi branje določenem e-pošte poslana? Oglejte si Dodatek MyAnalytics za Outlook , da si ogledate, koliko ljudi prebrali, odgovorili ali posredovanje e-pošte.

Namig : Pojdite na Outlook in odprite e-poštno sporočilo ste poslano ali sprejeto. Kliknite MyAnalytics na vrhu e-pošto, tik pod vrstico prejemnike, če si želite ogledati statistiko.

Srečanja

Manj srečanj, krajša srečanja ali bolj fokusirana srečanja. To so nekatere možnosti, če želite prihraniti čas, porabljen za srečanja.

Pošljite povzetke namesto povabil

E-pošta ne pomeni vedno izgube časa. Lahko vam koristi, če želite zmanjšati število udeležencev na srečanjih, pri čemer ti ljudje ne bodo prikrajšanji za obveščanje o pomembnih zadevah. Če imate sodelavce, katerih odločitve na srečanju niso potrebne, jih lahko o odločitvah, sprejetih na srečanju, po e-pošti obvestite po srečanju.

Skrajšajte srečanja

Nedavne raziskave vodstva so pokazale, da so na srečanjih zapravili 25 do 50 odstotkov svojega časa. Nekatera podjetja so uvedla ti. stoječa srečanja. Čeprav ni primerno za vse oblike srečanj, je stoječe srečanje nujno krajše in bolj učinkovito od tipičnega srečanja, kjer udeleženci sedijo. Lahko pa razmislite o tem, da bi skrajšali ali uskladili ponavljajoča se srečanja, še posebej, če je udeležencev več kot 10.

Preuredite ponavljajoča se srečanja

Pogost namig za večjo storilnost narekuje, da v svojem koledarju naredite generalno čiščenje. Poskusite preklicati vsa tedensko ponavljajoča se srečanja in nato po potrebi znova dodajte tista, ki so res potrebna. Izkazalo se je, da s tem lahko zmanjšate število srečanj za 10 do 30 %, ko gre za skupino.

Preuredite seznam udeležencev

Na številčnih srečanjih, ki so namenjena obveščanju o stanju, in srečanjih, ki so namenjena sprotnemu obveščanju določenih udeležencev, kjer vsi udeleženci niso popolnoma vključeni v vsebino, je pozornost lahko slabša. Udeležba oseb, ki ob srečanju opravlja več opravil naenkrat, pogosto ni nujna. Ali jim namesto tega lahko pošljete povzetek srečanja?

Ne spodbujajte poslovnega turizma

Izraz »poslovni turisti« se uporablja za ljudi v podjetju, ki želijo na vsak način udeležiti vseh srečanj samo zato, da bi bili o vsem obveščeni. Za uspešna srečanja je potreben dinamičen prispevek in fokus vseh udeležencev, udeleženci, ki so se izključili, pa lahko znatno zmanjšajo učinkovitost srečanja. Kot organizator poskusite omejiti sodelovanje udeležencev srečanja, da zmanjšate odvračanje pozornosti in zagotovite ustrezen prispevek.

E-pošta

Čas, ki ga porabite za e-pošto, lahko zmanjšate tako, da dvignete telefonsko slušalko, ne odgovorite vsem ali se odjavite z vseh e-poštnih seznamov, ki niso uporabni.

Odstranite nepotrebne prejemnike e-pošte

Preden kliknete »Pošlji«, si oglejte seznam prejemnikov in se prepričajte o tem, ali bo vsak od njih prispeval svoj delež v pogovoru. Dvakrat premislite, preden uporabite možnost Odgovori vsem. Privzeto bi morali odgovoriti le pošiljatelju. Možnost Odgovori vsem uporabite le, ko je vaš odgovor v resnici pomemben za vse vpletene. Nekateri prejemniki morajo morda poznati le rezultat odločitev, ni pa jim treba poznati vsebine celotnega pogovora.

Pošiljanje manj e-poštna sporočila – uporabite Skype ali iskat telefon

Pred pošiljanjem e-poštno sporočilo na vseh, razmislite o teh vpoglede. Za organizacije preprostost projektne skupine najti, da zmanjšanje rezultat izvršno e-pošte za 54 odstotkov povzročila 7 odstotkov produktivnost povečanje skozi celotno podjetje. Upravljanje namig stolpca ta pristop podpira pozivajo vodstvo »iskat telefona. « Pogosto telefonske klice so bolj učinkovito kot in nazaj e-poštne pogovore in omogočiti za vprašanja in odgovori v realnem času. Skype je dobra izbira.

Odjavite se iz skupin, ki jih ne berete

Priporočamo vam, da se odjavite iz skupin, v katerih ste pogrešljivi. Če se dogaja, da le brišete e-pošto ali da jo premikate v mapo »Preberi pozneje« in je nato nikoli več ne pogledate, je morda bolje, da vam ta e-pošta ne ustvarja nepotrebne zmede v mapi »Prejeto«.

Ne ustvarjajte zmede v mapah »Prejeto« drugih ljudi

Morda bi v podjetju lahko uvedli pravilo, povezano s pošiljanjem kopij e-poštnih sporočil. V bistvu je zelo preprosto: ko odgovarjate na e-poštno sporočilo, premaknite vse osebe, ki jih lahko, v vrstico prejemnikov slepe kopije z opombo, ki pravi: »premikam Miho, Marijo in Barbaro med prejemnike slepe kopije, da zmanjšam gnečo v njihovi mapi ‘Prejeto‘«. S tem imajo ti sodelavci možnost, da se pritožijo, če želijo še naprej slediti niti pogovora, hkrati pa lahko zlahka spregledajo e-pošto, ki bi le ustvarjala zmedo v njihovi mapi »Prejeto«, zaradi katere bi le izgubljali čas. Drugim bi tako preprosto pokazali, da cenite njihov čas, obenem pa spodbujali lepe navade vsakič, ko bi to opazili tudi drugi. Povejte naprej.

Po delovnem času

Upoštevajte sodelavce.

  • Strnite e-poštna sporočila in posodobitve stanja z dnevnimi ali tedenskimi povzetki za e-poštna sporočila, ki so namenjena obveščanju. S tem zmanjšate skupno število e-poštnih sporočil ter naključen izbor, ki ga povzroča preveč e-pošte.

  • Shranite osnutke ali trenutno zaustavite pošiljanje e-pošte, dokler prejemniki ne pridejo na svoja delovna mesta. Ne pošiljajte nepomembne pošte ponoči ali zgodaj zjutraj in se omejite le na nujna e-poštna sporočila, da zmanjšate preveliko število e-poštnih sporočil.

  • Izklopite obvestila v telefonu in v namiznem računalniku, ko se želite osredotočiti.

Kot skupina:

  • Primer: Srede brez srečanj

  • Dogovor o »urah za skupine«

  • Spoštujte čas drugih ljudi

  • Pazite na prekoračitve časa srečanja in na to, koga povabite na srečanje

Čas za fokus

Čas za fokus smo opredelili kot čas vsaj dveh neprekinjenih ur brez srečanja. Čas za fokus naj bi bil dovolj dolg, da bi se lahko osredotočili na svoje delo ali dokončanje pomembnih opravil.

Blokirajte čas za fokus na koledarju

Dajte prednost svojemu času in blokirajte podvojevanje nalog v tem času. Na enak način spoštujte podvojevanje nalog v blokiranem času svojih sodelavcev.  

Manj srečanj

Manj srečanj lahko pomeni več časa, da se osredotočite na pomembne naloge ali ostalo.

Več časa za spodbujanje medosebnih odnosov lahko pomeni višjo raven storilnosti

Če si vzamete čas za kratko sprostitev med delovnim časom, lahko naredite več v svojem poklicnem življenju. Čas, namenjen spodbujanju medosebnih odnosov in širjenju mrež, je dokazano neprecenljiv za strokovno napredovanje. Študija, ki jo je izvedla partnerska skupina, je dokazala, da obstaja povezava med uspešnimi prodajalci in velikimi mrežami. Odkrili so, da so najboljši prodajalci povečali notranje mreže, ki so bile za 33 % večje od tistih, katerih prodaja je bila pod povprečjem. V tem primeru je naložba v pomemben odnos s sodelavcem pomenila večjo učinkovitost.

Vzemite si čas za tisto, kar je pomembno

Preden preskočite kosilo in si namesto tega privoščite skodelico kave v pisarni, poskusite organizirati kosilo s člani svoje skupine. Odpočili si boste, razširili svojo mrežo in verjetno povečali učinkovitost.

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×