Pregled: upravljanje mesta, dovoljenje in skupna raba za lastnike spletnih mest
V tem članku je pregled idej in najboljših praks za model upravljanja spletnega mesta. Če ste lastnik mesta, ustvarite model upravljanja, ki bo obravnaval pravilnike, procese, vloge in odgovornosti spletnega mesta. S takšnem modelom boste lažje upravljali, kako drugi uporabljajo vaše spletno mesto. Morda boste na primer želeli zahtevati rezervacijo datotek, da več oseb ne bo poskušalo urejati datoteke hkrati.
Opomba: Veliko pravil skupne rabe in dovoljenj določa skrbnik SharePoint dovoljenja. V tem članku najdete osnovna navodila za razumevanje, kaj lahko nadzorujete kot lastnik mesta. Če želite SharePoint strategijo vodenja organizacije, se obrnite na svojega skrbnika za upravljanje.
Vloge in odgovornosti za podporo spletnega mesta
Z določanjem vlog in odgovornosti med načrtovanjem in oblikovanjem spletnega mesta boste zmanjšali potrebo po počistiti ali znova organizirati mesto, ko se člani osebja zasukajo za ekipo ali pa ga zasukajo. Upravljanje spletnih mest bi moralo biti upoštevano kot načrt za izobraževanje uporabnikov, nadzor uporabe spletnega mesta, nadzor vsebine in obveščanje članov skupine, ki upravljajo spletno mesto.
Premislite o določanju prednosti in določanju tega:
-
Izobraževanje za mesta za lastnike mest: – Zagotovite osnovno usposabljanje za krmarjenje, iskanje in upravljanje dokumentov za nove lastnike spletnih mest.
-
Podpora za mesto: V svoji skupini dodelite določenega strokovnjaka za spletno mesto za odpravljanje težav in sodelovanje z SharePoint skrbnikom.
-
Navodila za ustvarjanje spletnega mesta in uporabo: Organizacija je pogosto orisan pravilnik podjetja o ustvarjanju mesta. Zagotovite posodobljeno povezavo do ustreznih navodil, navedite podatke za stik za lastnike spletnih mest in avtorje vsebine, če potrebujejo pomoč.
-
Objavljanje in nadzor vsebine: Načrtujte nadzor vsebine mesta in strani tako pogosto, kot je potrebno, da ohranite ustrezno mesto. Vzpostavite urnik nadzora in lastnikom vsebine dodelite velike sezname in knjižnice.
Privzete SharePointove skupine
|
Naslov |
Privzeta raven dovoljenja |
Uporabljeno za |
|
Lastnik |
Popoln nadzor |
Osebe, ki morajo imeti dovoljenje za upravljanje dovoljenj, nastavitev in videza mesta. |
|
Član |
Urejanje in prispevanje |
Osebe, ki morajo imeti možnost urejanja vsebine mesta. Raven dovoljenja je odvisna od predloge mesta, ki je bila uporabljena za ustvarjanje mesta. |
|
Obiskovalec |
Samo za branje |
Osebe, ki morajo imeti prikazano vsebino mesta, ne morejo pa je urejati. |
Sodobno upravljanje mesta
V sodobnem SharePoint je upravljanje mesta pomembnejše kot v prejšnjih različicah, saj je na voljo več nadzora in možnosti za novo omogočanje ustvarjanja mest. Upravljanje organizacije je odvisno od tega, koliko nadzora organizacija potrebuje glede vsebine, kar določa podrobnosti o ustvarjanju mesta in upravljanju lastnika mesta. Vaš SharePoint vam lahko pomaga razumeti pravilnike o varnostnih zahtevah, vladnih predpisih, blagovnih znamkah podjetja, pripomočkih za osebe s posebnimi potrebami in navodilih za izobraževanje. Obrnite se na skrbnika SharePoint, da izveste več o ustvarjanju spletnih mest in pravilnikih o uporabi spletnega mesta v organizaciji, preden ustvarite načrt upravljanja spletnega mesta.
Sodobna SharePoint strukture krmarjenja po mestu
Najučinkovitejše mesto storitve SharePoint uporabnikom omogoča, da hitro najdejo informacije, s pomočjo katerih lahko sprejemajo odločitve, izvejo, kaj se dogaja, dostopajo do orodij, ki jih potrebujejo, ali sodelujejo s sodelavci pri reševanju težave. Več informacij o načrtovanju krmarjenja po mestu v SharePoint.
Del vaše arhitekture podatkov lahko vključuje razvrstitev informacij. Če ima informacija, ki jo boste objavili, visoko vrednost za podjetje, zahteva posebno varnost ali pa so vključene v pravila o skladnosti s predpisi, vam ni treba nastaviti sheme razvrstitve, da določite določene vrste vsebine, ki jih je treba skrbno upravljati. Ko informacije organizirate na določene sezname in v knjižnice, lahko s funkcijami za upravljanje upravljate način ogleda vsebine.
Sodobna SharePoint arhitekture je zasnovana tako, da je prilagodljiva in prilagodljiva glede na spreminjajoče se potrebe vaše organizacije. Sodobna spletna mesta je mogoče povezati s mesti zvezdišča. Povezana mesta bodo nato s središčem delila krmarjenje in blagovno znamko ter če lastniki mest odobrijo dovoljenja zvezdišča, jih lahko dajo v skupno rabo.
Ko določate strukturo krmarjenja na spletnem mestu, upoštevajte to:
-
Kakšno vrsto vsebine boste našli na spletnem mestu? Kako bo to mogoče prevesti v strani, sezname in knjižnice?
-
Kako bodo na spletnem mestu predstavljene informacije?
-
Kako se bodo uporabniki mesta premikali po spletnem mestu?
-
Kako bodo informacije namenjene določenemu občinstvu?
-
Kako bo iskanje konfigurirano in optimizirano?
Upravljanje dovoljenj na sodobnih mestih
Celovitost, zaupnost in zasebnost informacij, ki so ključnega pomena za vašo organizacijo, so v tem, kako varno je vaše spletno mesto – še posebej za osebe, ki jim želite podeliti dostop do spletnega mesta. Pri upravljanju dovoljenj na sodobnih mestih so hkrati uporabniki in skupine uporabnikov. Dovoljenja na sodobni komunikaciji in spletnih mestih skupin prihajajo iz predlog mesta, ki ponujajo različne možnosti. za vsako spletno mesto.
Spletna mesta za komunikacijo niso povezanaMicrosoft 365 skupinami in imajo tri privzete vloge – lastnike spletnih mest, člane spletnega mesta in obiskovalce mesta.
Ko razvijate strategijo dovoljenj, imejte v mislih te namige:
-
Upoštevajte načelo najmanj pravice: Dodelite osebam najnižje ravni dovoljenj, ki jih potrebujejo za izvajanje dodeljenih opravil.
-
Uporabite standardne privzete skupine: Dostop lahko daste ljudem tako, da jih dodate standardnim, privzetim skupinam (kot so Člani, Obiskovalci in Lastniki).
-
Vsebino lahko segmentirate glede na raven varnosti: Namesto da bi bili ti raztreseni v večji knjižnici in zaščiteni z enoličnimi dovoljenji, ustvarite mesto ali knjižnico posebej za občutljive dokumente.
Sodobna dovoljenja mesta po naslovu
|
Naslov |
Raven dovoljenja |
Ima dovoljenje za: |
|
Lastnik mesta |
Popoln nadzor |
Poleg vsega, kar lahko član mesta naredi, lahko lastniki tudi: Spreminjanje teme mesta Spreminjanje postavitve krmarjenja Spreminjanje logotipa mesta Dodajanje ali odstranjevanje lastnikov mesta Urejanje nastavitev člana mesta Dodajanje ali odstranjevanje obiskovalcev mesta Urejanje nastavitev mesta Brisanje mesta Dodajanje Microsoft 365 skupine Povezovanje spletnega mesta z zvezdiščem |
|
Član mesta |
Urejanje in prispevanje |
Dodajanje, urejanje in brisanje seznamov Dodajanje, urejanje in brisanje knjižnic dokumentov Dodajanje ali odstranjevanje članov mesta Dodajanje, urejanje in odstranjevanje dokumentov Dodajanje, urejanje in brisanje strani Dodajanje, urejanje in brisanje objave novic Dodajanje, urejanje in brisanje odsekov strani Dodajanje, urejanje in brisanje spletnih gradnikov Dodajanje, urejanje in brisanje krmarjenja po mestu Ustvarjanje ali brisanje predlog strani Ogled metrike uporabe mesta |
|
Obiskovalec mesta |
Samo za branje |
Ogled vsebine |
Več virov za lastnike mest:
Upravljanje mesta
Pomemben, a pogosto neviden del katerega koli spletnega mesta je njen model upravljanja – nabor pravilnikov, vlog, odgovornosti in procesov, ki jih določite, kako se ljudje v vaši skupini SharePoint.
Številne organizacije imajo na voljo model upravljanja za spletna mesta v osrednjem skrbništvu ali na ravni zbirke mest, ki ga lahko ustvari in vzdržuje oddelek za IT ali skupina. Kot lastnik mesta morate ugotoviti, ali model upravljanja za zbirko mest ali gručo že obstaja. V tem primeru lahko uporabite ta navodila za vodenje uporabnikov spletnega mesta ali pa ustvarite dodaten model upravljanja za reševanje določenih težav. Če ste na primer lastnik podmesta v zbirki mest, kot je klasično spletno mesto skupine, je morda dobro, če ustvarite svoj dodaten model upravljanja. za reševanje določenih težav na podmesti.
Model upravljanja mesta omogoča uporabnikom mesta, da lažje vedo, kdaj morajo ustvariti novo podmesto, seznam ali drugo vsebino mesta. Zagotovite, da so podmesta in vsebina ukinčeni, ko so zastarela, da prihranite prostor za shranjevanje in ohranite natančne rezultate iskanja. Omogoča uporabnikom dostop do pravih vsebin in Ohrani blagovno znamko mesta povsod, tako da lastnikom podmest daste vedeti, katere predloge in teme so na voljo. Prav tako boste lažje spremenili lastnika mesta, ko se osebe zapustijo v organizaciji ali če se spremenijo vloge.
Dober model upravljanja za spletno mesto se mora osredotočati na naslednje dele:
-
Ustvarjanje mesta
-
Upravljanje dovoljenj
-
Arhitektura informacij
-
Življenjski cikel in umik mesta
-
Omejitve prostora za shranjevanje
-
Razvrstitev informacij
-
Prilagajanje
-
Zaščita podatkov
-
Krmarjenje
-
Iskanje
-
Vloge in odgovornosti za podporo spletnega mesta
Nekatere dele prejšnjega seznama je za vas morda že določil model upravljanja na ravni zbirke mest ali organizacije, na primer koliko prostora za shranjevanje imate za spletno mesto in kakšne prilagoditve lahko naredite glede na videz in občutek spletnega mesta. Drugi morda niso pomembni, odvisno od tega, kako zapleteno je vaše spletno mesto skupine in koliko ljudi ga uporabljate. Tudi če vam ni treba sprejemati odločitev v zvezi s temi temami, je dobro vedeti, katere odločitve so bile sprejete, tako da lahko obvestite uporabnike mesta in ustrezno uveljavite pravilnike.
Ustvarjanje podmesta
Morda želite članom skupine omogočite ustvarjanje podmest pod mestom skupine za uporabo v določenih projektih.
Možnost nepričakovanega ustvarjanja novih podmest je lahko v skupini velika prednost, vendar pa vam lahko neomejeno ustvarjanje spletnih mest pri tem ne bo koristilo. Če se podmesta prosto prenašajo, lahko pride do težav. Primer:
-
Uporabniki težko najdejo pravo podmesto ali pa se prepričajo, ali ga imajo.
-
Podatke je mogoče podvojiti na več podmestih, pri tem pa uporabiti drag prostor za shranjevanje in podvojene podatke za vzdrževanje.
-
Posodobljene informacije se lahko nahajajo na podmestih, morda leta in so prikazani v rezultatih iskanja. Morda je težko povedati, katera različica informacij je pravilna.
-
Upravljanje dovoljenj za več podmest lahko postane glavno koreografija, zato se lahko uporabniki nenamerno zavlakajo z dostopom do informacij, ki jih res ne bi smeli imeti.
-
Ko zaposleni zapustijo skupino, so lahko podmesta, ki jih ustvarijo, opuščena, kar povzroči zmedo in iskanje preostalih uporabnikov mesta.
Prihranite čas in energijo, če nastavite nekaj pravilnikov za ustvarjanje mesta, ki obravnavajo ta področja:
-
Who lahko ustvarite podmesta?
-
Ali je treba nova podmesta odobriti vnaprej? V tem primeru kateri so pogoji za odobritev in kdo odobri odobritev?
-
Ali naj nova podmesta uporabljajo uveljavljene predloge in teme?
-
Koliko informacij je lahko shranjenih na spletnem mestu? Koliko prostora na disku strežnika lahko to traja?
-
Kakšna so pravila, ki vključujejo strategije krmarjenja na spletnem mestu?
-
Koliko časa morajo biti informacije shranjene na podmestih, preden so izbrisane ali arhivirane?
Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje mesta ali podmesta.
Upravljanje dovoljenj
Celovitost, zaupnost in zasebnost informacij, ki so ključnega pomena za vašo organizacijo, so v tem, kako varno je vaše spletno mesto – še posebej za osebe, ki jim želite podeliti dostop do spletnega mesta.
Dodeljevanje in omejevanje dostopa do mesta se imenuje upravljanje dovoljenj in je ena od najpomembnejših odgovornosti, ki jih imate kot lastnik mesta.
Ko razvijate strategijo dovoljenj, imejte v mislih te namige.
-
Upoštevajte načelo najmanjših pravic: osebam dodelite najnižje ravni dovoljenj, ki jih potrebujejo za izvajanje dodeljenih opravil.
-
Dostop lahko daste ljudem tako, da jih dodate standardnim, privzetim skupinam (kot so Člani, Obiskovalci in Lastniki). Poskrbite za to, da bo večina članov članov ali skupin Obiskovalcev, in omejite število oseb v skupini »Lastniki«.
-
Z dedovanjem dovoljenj ustvarite urejeno hierarhijo, ki jo je mogoče preprosto ponazoriti. To pomeni, da ne dodelite dovoljenj posameznikom, temveč delate s skupinami. Če je mogoče, podmesta preprosto podedujejo dovoljenja od mesta skupine in ne enoličnih dovoljenj.
-
Organizirajte vsebino, da boste lahko izkoristili prednosti dedovanja dovoljenj: Premislite o segmentiranje vsebine po ravni varnosti – ustvarite mesto ali knjižnico posebej za občutljive dokumente, namesto da bi jih raztreseni v večji knjižnici in zaščiteni z enoličnimi dovoljenji.
Če želite več informacij o SharePoint dovoljenj, glejte Razumevanje ravni dovoljenj v SharePoint urejanje dovoljenj za seznam, knjižnico ali posamezen element.
Arhitektura informacij
Arhitektura informacij spletnega mesta je podobna kazalu vsebine knjige: Določa, kako so informacije na tem mestu – spletne strani, dokumenti, seznami in podatki – organizirane in predstavljene uporabnikom mesta. Arhitektura informacij se pogosto snema kot hierarhični seznam vsebine mesta, ključnih besed za iskanje, podatkovnih tipov in drugih konceptov.
Če želite ustvariti arhitekturo informacij, morate analizirati informacije, ki bodo predstavljene na spletnem mestu. Tukaj je nekaj vprašanj, ki jih lahko uporabite za razvoj arhitekture informacij:
-
Kakšno vrsto vsebine boste našli na spletnem mestu? Kako bodo prevodi v podmesta, sezname, knjižnice in tako naprej?
-
Kako bodo na spletnem mestu predstavljene informacije?
-
Kako se bodo uporabniki mesta premikali po spletnem mestu?
-
Kako bodo informacije namenjene določenemu občinstvu?
-
Kako bo iskanje konfigurirano in optimizirano?
Del vaše arhitekture podatkov lahko vključuje razvrstitev informacij.
Če ima podatek, s katerimi imate opravka, visoko vrednost za podjetje, zahteva posebno varnost ali pa so vključene v pravila o skladnosti s predpisi, boste morda želeli nastaviti shemo razvrstitve tako, da bo določala določene vrste vsebine, ki jih je treba skrbno upravljati.
Ko informacije organizirate na določene sezname in v knjižnice, lahko s funkcijami za upravljanje upravljate način upravljanja vsebine. Primer:
Zahtevanje rezerviranja datotek
Ko zahtevate rezervacijo datoteke, zagotovite, da lahko datoteko ureja le ena oseba, dokler je ne od rezervirate. Če je treba rezervirati dokumente, preprečite več osebam hkrati spreminjanje, kar lahko povzroči spore pri urejanju in povzroči zmedo. Če zahtevate rezervacijo, lahko člane skupine tudi opomnite, naj dodajo komentar, ko datoteko odvajajo, tako da lažje spremljate, kaj se je spremenilo v posamezni različici. Za več informacij glejte Nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.
Sledenje različicam
Če želite ohraniti prejšnje različice datotek, lahko v knjižnicah sledite datotekam, jih shranite in obnovite. Sledite lahko vsem različicam na enak način. Lahko pa nekatere različice določite kot glavne različice, na primer dodajanje novega poglavja v priročnik, nekatere različice pa kot podrazličice, kot je popravljanje črkovalne napake. Če želite upravljati prostor v shrambi, lahko izberete število posameznih vrst različic, ki jih želite shraniti. Če želite več informacij shranjevanju različic, si oglejte Delovanje shranjevanja različic na seznamu ali v knjižnici.
Določite lahko, da je dokument treba odobriti. Dokumenti ostanejo v stanju čakanja, dokler jih ne odobri ali zavrne nekdo z dovoljenjem. Nadzirate lahko, katere skupine uporabnikov si lahko ogledajo dokument, preden je odobren. Ta funkcija je lahko uporabna, če knjižnica vsebuje pomembne smernice ali postopke, ki morajo biti končni, preden jih lahko vidijo drugi. Če želite več informacij o odobritvi dokumenta, glejte Zahtevanje odobritve elementov na seznamu mest ali v knjižnici.
Knjižnice podpirajo tehnologijo RSS, tako da lahko člani delovne skupine samodejno prejmejo in si ogledajo posodobitve novic in informacij na usklajenem mestu ali pa si jih ogledajo. S tehnologijo RSS lahko opozorite na morebitne spremembe knjižnice, na primer ko se spremenijo datoteke, shranjene v knjižnici. Viri RSS omogočajo članom delovne skupine ogled usklajenega seznama spremenjenih datotek. Ustvarite lahko tudi e-poštna opozorila, tako da ste obveščeni, ko se datoteke spremenijo. Če želite več informacij o virih RSS, glejte Upravljanje virov RSS za mesto ali zbirko mest.
Knjižnica dokumentov ali vrsta vsebine lahko uporablja poteke dela, ki jih je organizacija določila za poslovne procese, kot je upravljanje odobritve dokumenta ali pregledovanja. Vaša skupina lahko uporabi poslovne procese v dokumentih, znanih kot poteki dela, ki določajo dejanja, ki jih je treba ukrepati v zaporedju, na primer za odobritev ali prevajanje dokumentov. Potek dela je avtomatiziran način premikanja dokumentov ali elementov prek zaporedja dejanj ali opravil. Za knjižnice so privzeto na voljo trije poteki dela: odobritev, ki dokument potisne skupini oseb v odobritev. Zbiranje povratnih informacij, ki dokument potisne skupini oseb k povratnih informacij in vrne dokument osebi, ki je začel potek dela kot zbiranje. in Zberi podpise, ki dokument potisne skupini oseb k zbiranju digitalnih podpisov. Če želite več informacij o potekih dela, glejte Pregled potekov dela, vključenih SharePoint
Če vaša skupina uporablja več vrst datotek, na primer delovne liste, predstavitve in dokumente, lahko razširite funkcionalnost knjižnice tako, da omogočite in določite več vrst vsebine. Vrste vsebine zagotavljajo prilagodljivost in enotnost v več knjižnicah. Vsaka vrsta vsebine lahko določa predlogo in celo procese poteka dela. Predloge delujejo kot začetna točka, za oblikovanje in poljubno osnovno besedilo ter za lastnosti, ki veljajo za dokumente te vrste, kot je ime oddelka ali številka pogodbe. Če želite več informacij o vrstah vsebine, glejte Uvod v vrste vsebine in objavljanje vrste vsebine.
Če imate skupino občutljivih datotek in bi bilo uporabno vedeti, kako so bili dokumenti uporabljeni, lahko določite pravilnik, s katerim omogočite spremljanje dogodkov, kot so spremembe v datoteki, kopije ali brisanje. Če želite informacije o nastavljanju nadzora, glejte Konfiguracija nastavitev nadzora za zbirko mest.
Življenjski cikel in umik mesta
Spletna mesta, kot so dela z dokumenti in mesta za razprave, se običajno obesijo, ko niso več uporabna, pri tem pa uporabljajo uporaben prostor za shranjevanje in rezultate iskanja z muddying. Dobro je, če nastavite urnik za pregledovanje mest in njihove vsebine (vsaj enkrat na leto), da boste videli, ali jih je vredno obdržati.
Upoštevajte tudi, da je večji model upravljanja vaše organizacije morda tudi na prestalih spletnih mestih. Skrbnik bo na primer samodejno izbrisal mesta, ki niso bila nedotaknjena 90 dni. Kot lastnik mesta boste prejeli e-poštno opozorilo, da se bo to zgodilo. Če želite več informacij o pravilnikih o življenjskem ciklu in ukinitev, glejte Pravilniki o zaprtju mesta.
Omejitve prostora za shranjevanje
Skrbnik je morda nastavil omejitev za količino prostora za shranjevanje na disku, ki ga lahko uporablja vaša skupina. Ugotoviti morate, ali je omejitev, in se v tem primeru odločite, kako jo boste porazdelitev med spletna mesta, strani in knjižnice.
Privzeto SharePoint Server določi omejitev 50 MB za velikost enega dokumenta, ki ga je mogoče prenesti v knjižnico dokumentov. Lastniki mesta skupine privzeto prejmejo opozorila, ko je shramba v 90 % količinske omejitve.
Ko veste, kakšne so vaše omejitve, lahko s funkcijami, kot sta različica ali sledenje nadzora, zagotovite, da vaše spletno mesto ostane znotraj njih.
Iskanje
Vsebina je prikazana na številnih mestih, vključno s spletnimi mesti, seznami, knjižnicami, spletnimi gradniki in stolpci seznama. Ko nekdo išče po spletnem mestu, so med rezultati iskanja privzeto prikazani vsa vsebina mesta in strani.
Kot lastnik mesta lahko izberete, ali naj bo vsebina spletnega mesta prikazana v rezultatih iskanja. Če preprečite prikaz vsebine mesta v rezultatih iskanja, je blokirana tudi vsebina vseh podmest pod tem mestom in ne bo prikazana v rezultatih iskanja.
Vsebina z omejenimi dovoljenji privzeto ni prikazana v rezultatih iskanja za uporabnike, ki nima dovoljenj za branje. To lahko spremenite tako, da se omejena vsebina prikaže v rezultatih iskanja, vendar uporabniki ne bodo mogli odpreti vsebine, za jo imajo dovoljenje.
Zaščita podatkov
Funkcije varnostnega kopiranja in obnovitve zaščitijo vaše podatke pred nenamerno izgubo. Pogostost varnostnega kopiranja ter hitrost in raven obnovitve nastavi skrbnik. Če želite obnoviti vsebino na spletnem mestu, preberite več o obnavljanju elementov v košu.
Več virov
Načrtovanje spletnega mesta za komunikacijo
Ali potrebujete dodatno pomoč?
Ali želite več možnosti?
Raziščite ugodnosti naročnine, prebrskajte izobraževalne tečaje, preberite, kako zaščitite svojo napravo in še več.
Skupnosti vam pomagajo postaviti vprašanja in odgovoriti nanje, posredovati povratne informacije in prisluhniti strokovnjakom z bogatim znanjem.
