Najboljše prakse za organizacije pri uporabi Koledar Outlook

Delo upravitelja/pooblaščenca

Če vaša organizacija to dovoljuje, konfigurirajte Outlook tako, da se poveže z Exchangeevim nabiralnikom z uporabo predpomnjenega Exchangeevega načina. To zagotavlja najboljšo učinkovitost delovanja.

Novejše različice aplikacij Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook za iOS, Outlook za Android in Microsoft Outlook za Mac vključujejo številne izboljšave funkcije pooblaščenca. Za več informacij o teh različicah glejte:

Funkcija pooblaščenca v Outlooku v mešanih različicah Microsoft Outlooka in programa Entourage

Za nove scenarije deljenja modelov (REST) priporočamo poenostavljene ravni dovoljenj (lahko ureja, si lahko ogleda naslove in lokacije itd.), namesto da prilagajamo dovoljenja za pooblaščence. Ravni dovoljenj po meri niso podprte v skupni rabi novega modela in lahko privedejo do nepričakovanih rezultatov.

Omejevanje števila pooblaščencev

Outlook ne omejuje število pooblaščencev, ki jih lahko dodate. Kljub temu vam priporočamo, da dovoljenje Urednika dodelite le enemu (1) pooblaščencu. Tako lahko spremljate čas in način obdelave srečanja. Glede na to, da lahko pooblaščenec uporablja več naprav za dostop do vaših podatkov, je zelo težko ugotoviti, zakaj ni nekega srečanja ali zakaj je zapadlo, če imate več pooblaščencev, ki imajo dovoljenje Urednika.

Tudi če dodelite dovoljenje urejevalnika le enemu pooblaščencu, ne dodajte velikega števila pooblaščencev z dovoljenji pregledovalca ali sodelavca. Z dodajanjem velikega števila pooblaščencev lahko namreč izčrpate druge vire. Morda boste na primer dosegli omejitev velikosti za podatke pravilnika. Ko dodate pooblaščenca, se zgodi več sprememb:

Outlook uporabi dovoljenja za ustrezne mape.
Atribut imenika PublicDelegates je posodobljen tako, da se pooblaščencu doda dovoljenje »Pošiljanje v imenu«.
Outlook v nabiralniku upravitelja doda pooblaščenca pravilu posredovanja. S tem se zahteve za srečanje posredujejo pooblaščencu.
Outlook shrani dodatne informacije o pooblaščencu v nabiralnik upravitelja.

Vsaka od teh komponent ima lahko različne omejitve. Približevanje teh omejitev lahko vpliva na učinkovitost delovanja in stabilnost.

Opombe:

V času razvoja in preskušanja izdelka je Microsoft uporabil največ štiri (4) pooblaščence. Poleg tega so pooblaščenci uporabljali le Outlook. Naprave niso bile vključene v preskušanje.
Če je treba pooblaščenca z dovoljenji Urednika začasno ali za stalno zamenjati, spremenite dovoljenje iz Urednika v Pregledovalca ali brez. Nato dodelite dovoljenja Urednika novemu ali varnostno kopiranemu pooblaščencu.

Delo s ponavljajočimi se srečanji

Nastavitev končnih datumov in omejitev števila ponavljanj

V Outlooku je lažje načrtovati srečanje, ki ima več rednih ponovitev. Priporočamo, da vedno nastavite končni datum in omejite ponavljanja na določeno število ponovitev. Najverjetneje boste morali ponavljajoča se srečanja na neki točki spremeniti. Morda boste morali v posamezno ponovitev dodati udeležence ali jih iz nje odstraniti, spremeniti mesto srečanja ali čas zaradi dopustov ali nepredvidenih okoliščin. Outlook shrani vsako enolično spremembo kot izjemo srečanja. Srečanja z zelo veliko izjemami se spremenijo v niz srečanj, ki jih je zelo težko upravljati. Poleg tega lahko povzročijo nepričakovano vedenje. Ko se trenutno srečanje konča, lahko kadar koli ustvarite nov niz srečanj. Ko razmišljate o številu ponovitev, razmislite o pogostosti. V obdobju enega leta bo imelo srečanje dvakrat na teden približno 90 več ponovitve kot mesečno srečanje v istem obdobju.

Končanje ponavljajočega se srečanja pred prvotnim končnim datumom

Čeprav lahko ponavljajoče se srečanje prekličete, je bolje, če spremenite končni datum niza. To vam in udeležencem omogoča, da shranite pretekla srečanja. Če v celoti prekličete ponavljajoče se srečanje, izgubite ustrezno zgodovino. Najbolje je, da nastavite novi končni datum in nato pošljete posodobitev vsem udeležencem. Tako zgodaj končate niz srečanj, vendar ohranite zapis predhodnih srečanj.

Opombe:

Če predčasno končate niz srečanj, so izjeme, povezane s ponavljajočim se srečanjem, izgubljene. Če želite izvedeti več o izjemah, glejte poglavje »Nastavitev končnih datumov in omejitev števila ponovitev« zgoraj.
Ta najboljša praksa velja tudi, če želite spremeniti zadevo obstoječega niza srečanj. Predčasno končajte niz srečanj in ustvarite novo ponavljajoče se srečanje z drugo zadevo.

Več informacij o preklicu vseh prihodnjih srečanj v nizu najdete v članku Preklic vseh prihodnjih srečanj v nizu

Zamenjava organizatorja

Outlook ne zagotavlja načina za zamenjavo organizatorja. Če želite zamenjati organizatorja ponavljajočega se srečanja, končajte ponavljajoče se srečanje. To naredite tako, da nastavite predhodni končni datum in vsem udeležencem pošljete posodobitev. Po tem mora novi organizator ustvariti novo ponavljajoče se srečanje.

Če želite več informacij o nastavitvi predčasnega končnega datuma, glejte: Preklic srečanja.

Ponavljajočega se srečanja raje ne uporabljajte za skupno rabo prilog

Zaradi prilog bodo izjeme ponavljajočih se srečanj še bolj zapletene. Vsak izjema ima svojo kopijo prilog. Ko v ponavljajoča se srečanja dodate izjeme, se ustvarijo nove kopije prilog. Če spremenite določen niz prilog, se spremembe ne razširijo na druge izjeme. Če zahtevate, da imajo vsi udeleženci najnovejšo kopijo sprememb za dano srečanje, priporočamo, da, kadar je to mogoče, shranite priloge v SharePoint ali OneDrive in jih daste v skupno rabo s povezavo.

Opomba: Dejanja dodajanja in odstranjevanja prilog samostojnim srečanjem, ki se ne ponavljajo, so v celoti podprta.

Obdelava vseh zahtev za srečanje in preklicev

Čeprav lahko izbrišete povabilo na srečanje neposredno v mapi »Prejeto«, morate povabilo na srečanje pravilno obravnavati tako, da ga sprejmete ali zavrnete. Če želite obravnavati preklic na srečanje iz mape »Prejeto«, vedno uporabite ukaz »Odstrani iz koledarja«. Izogibajte se obravnavi srečanj neposredno iz koledarja.

Srečanj raje ne kopirajte

Glede na obliko Outlook odstrani vse povezave med kopiranim in izvirnim srečanjem. Na ta način se preprečijo nedoslednosti. Novejše različice Outlooka dodajo v zadevo besedilni niz »Kopija:«. Tako lahko preprosto prepoznate kopije srečanj.

Kopiranje srečanj v različici Outlooka 2311 ni več podprto. To je namerna sprememba, ki preprečuje kopiranje srečanj. Dejanja, ki so povezana s kopiranimi srečanji, dajo nepričakovane rezultate, zato priporočamo, da se izognete kopiranju srečanj. To je bila dolgo dokumentirana najboljša praksa. Če želite omejiti nepričakovane rezultate, je skupina za Outlook izvedla blokiranje kopiranja srečanj.

Če želite več informacij o nedavni posodobitvi za blokiranje kopiranja srečanj, glejte:

Outlook blokira kopiranje srečanj z možnostjo »Kopiranje srečanj ni podprto«.

Posredovanje povabil na srečanje

Če uporabljate Outlook 2010 ali novejšo različico in ste udeleženec srečanja, lahko s funkcijo obvestila o posredovanem srečanju posredujete srečanje drugi osebi, ki uporablja Outlook 2010 ali novejšo različico. Če za posredovanje povabil na srečanje osebi, ki prvotno ni bila povabljena na srečanje, uporabljate Outlook 2010 ali novejšo različico, pošlje Outlook organizatorju srečanja obvestilo o posredovanju srečanja. Ko prejme organizator obvestilo o srečanju, organizator srečanja doda novega udeleženca. Če morajo obstoječi udeleženci srečanja vedeti, da je bil srečanju dodan dodaten udeleženec, mora organizator odpreti srečanje in vsem udeležencem poslati posodobitev srečanja.

Opomba: Če želite neko osebo obvestiti o srečanju, a je ne želite povabiti, preprosto povlecite povabilo na srečanje s svojega koledarja do ikone Pošta na spodnji levi strani Outlooka. Odpre se e-poštno sporočilo s podatki o srečanju, ki ga lahko pošljete. Upoštevajte, da s tem e-poštnim sporočilom ne dodate prejemnikov v srečanje in da sporočilo vsebuje samo podatke o srečanju, kot so datum, ura, zadeva in dnevni red.

Za uporabnike Microsoft Exchangea

Tudi v strežniku Microsoft Exchange Server 2007 so bila kot del funkcije pomočnika za koledar uvedena obvestila o posredovanju srečanja. Če uporabljate Outlook, da vzpostavite povezavo z nabiralnikom v strežniku Exchange Server organizacije, je lahko delovanje obvestila o posredovanju srečanja del nastavitev strežnika Exchange, če ga je konfiguriral skrbnik strežnika Exchange. Skrbnik strežnika Exchange lahko na primer prepreči pošiljanje obvestila o posredovanju srečanja oddaljenim domenam.

Na splošno priporočamo, da udeleženec ne posreduje srečanja, če ni v isti organizaciji, ki uporablja Exchange, kot je organizator, razen v primerih, ko so izpolnjeni vsi navedeni pogoji:

udeleženec uporablja Microsoft Outlook 2010 ali novejšo različico.
Udeleženčev skrbnik strežnika Exchange dovoljuje pošiljanje obvestil o posredovanju srečanja oddaljenim domenam.
Organizator uporablja odjemalca Microsoft Outlooka.

Če udeleženec uporablja poštni sistem, ki ni Exchange, na splošno odsvetujemo posredovanje srečanj, razen če so izpolnjeni vsi navedeni pogoji:

udeleženec uporablja Microsoft Outlook 2010 ali novejšo različico.
Organizator uporablja odjemalca Microsoft Outlooka.

Če iz kakršnega koli razloga organizator ne prejme obvestila o posredovanju srečanja, udeleženci srečanja niso dodani srečanju organizatorja. Če organizator pozneje spremeni srečanje in pošlje posodobitev, je posodobitev poslana le prvotnim povabljencem. Udeleženci, ki so prej prejeli posredovano kopijo srečanja, ne bodo prejeli posodobitve.

Če vam zgornje omejitve preprečujejo uspešno in dosledno posredovanje povabil na srečanja, je najbolje, da prosite organizatorja srečanja, da doda želene udeležence. Pomembno je, da prosite organizatorja srečanja, da doda želene udeležence, če niste prepričani, da vaše okolje in okolja udeležencev izpolnjujejo zgoraj navedene pogoje.

Opomba: Outlookovi pooblaščenci ne prejmejo obvestil o posredovanju srečanja.

Dodatna priporočila za uporabnike Microsoft Exchangea

Vzdržujte naprave, ki se povezujejo z vašim koledarjem

Prepričajte se, da so v vseh napravah, ki se povezujejo z vašim Koledarjem, nameščene vse najnovejše posodobitve. Nekatere naprave za snhronizacijo s Koledarjem in drugimi mapami uporabljajo Exchange ActiveSync. Te naprave vključujejo Outlook za iOS, Outlook za Android, Apple iOS in naprave s sistemom Android. Tudi naprave Research In Motion (RIM) BlackBerry in druge omogočajo sinhronizacijo s Koledarjem.

Če želite več informacij o nekaterih znanih težavah, glejte: Trenutne težave s storitvijo Microsoft Exchange ActiveSync in drugimi napravami.

Opomba: V nekaterih primerih lahko več Outlookovih odjemalcev in naprav hkrati spremeni elemente, kar lahko povzroči spore. Če želite zmanjšati to verjetnost, ne obravnavajte istega elementa v dveh ali več odjemalcih ali napravah v razmeroma kratkem časovnem obdobju.

Vzdržujte dodate, ki jih je mogoče integrirati z Outlookom

Večina, če ne kar vsi, Outlookovi dodatki imajo dostop do podatkov v Outlooku. Dodatek lahko spremeni Outlookov element, ki ga istočasno urejate v Outlooku ali v drugi napravi. To lahko povzroči spore. To lahko kar najbolj zmanjšate tako, da namestite najnovejše posodobitve za vse dodatke ali programe, ki so integrirani z Outlookom. Odstranite ali onemogočite vse programe in dodatke, ki jih ne uporabljate ali jih ni mogoče integrirati z Outlookom.