Najboljših deset načinov za čiščenje podatkov

Pomembno : Besedilo članka je prevedeno strojno. Glejte zavrnitev odgovornosti. Angleško različico tega članka najdete tukaj .

Napačno črkovane besede, neprilagodljivi končni presledki, neželene predpone, neprimerni časi in znaki, ki jih ni mogoče natisniti, naredijo slab prvi vtis. To pa niti ni celoten seznam načinov, kako lahko pokvarite svoje podatke. Zavihajte rokave. Čas je, da se lotite velikega spomladanskega čiščenja svojih delovnih listov z Microsoft Excelom.

Nimate vedno nadzora nad obliko zapisa in vrsto podatkov, ki jih uvozite iz zunanjega vira podatkov, kot je zbirka podatkov, besedilna datoteka ali spletna stran. Preden lahko analizirate podatke, jih morate pogosto očistiti. Na srečo je v Excelu na voljo veliko funkcij, s katerimi lahko pretvorite podatke v točno želeno obliko. Včasih je naloga enostavna in obstaja določena funkcija, ki vse opravi namesto vas. Tako lahko na primer s pregledovalnikom črkovanja očistite napačno črkovane besede v stolpcih, ki vsebujejo opombe ali opise. Ali pa, če želite odstraniti podvojene vrstice, lahko to hitro naredite v pogovornem oknu Odstranjevanje dvojnikov.

Kdaj drugič boste morda želeli spremeniti enega ali več stolpcev s formulo, da boste lahko pretvorili uvožene vrednosti v nove vrednosti. Če želite na primer odstraniti končne presledke, lahko ustvarite nov stolpec za čiščenje podatkov, tako da uporabite formulo, zapolnite nov stolpec, pretvorite formule novega stolpca v vrednosti in nato odstranite prvotni stolpec.

Osnovni koraki za čiščenje podatkov so:

  1. Uvozite podatke iz zunanjega vira podatkov.

  2. Ustvarite varnostno kopijo izvirnih podatkov v ločenem delovnem zvezku.

  3. Prepričajte se, da so podatki v obliki tabele v vrsticah in stolpcih urejeni tako: podobni podatki v posameznih stolpcih, vsi stolpci in vrstice so vidni in v obsegu ni praznih vrstic. Za najboljše rezultate uporabite Excelovo tabelo.

  4. Najprej izvedite opravila, pri katerih ni treba spreminjati stolpcev, na primer preverjanje črkovanja ali uporaba pogovornega okna Najdi in zamenjaj.

  5. Nato izvedite opravila, pri katerih morate spremeniti stolpec. Splošna navodila za spreminjanje stolpca so:

    1. Vstavite nov stolpec (B) zraven prvotnega stolpec (A), ki ga morate očistiti.

    2. Dodajte formulo, ki bo preoblikovala podatke, na vrh novega stolpca (B).

    3. Izpolnite nov stolpec (B) s formulo. V Excelovi tabeli se samodejno ustvari izračunani stolpec z izpolnjenimi vrednostmi.

    4. Izberite nov stolpec (B), kopirajte ga in nato prilepite vrednosti v nov stolpec (B).

    5. Odstranite prvotni stolpec (A), ki pretvori novi stolpec iz B v A.

Če želite redno čisti isti vir podatkov, priporočamo, da posnamete makro ali zapišete kodo za avtomatizacijo celotnega postopka. Obstajajo tudi številni zunanji dodatki neodvisnih ponudnikov, navedeni v razdelku Neodvisni ponudniki, ki jih lahko uporabite, če nimate časa ali virov za avtomatizacijo postopka.

Več informacij

Opis

Pregled povezovanja (uvoza) podatkov

Opisani so vsi načini za uvoz zunanjih podatkov v Office Excel.

Samodejno zapolnjevanje podatkov v celicah delovnega lista

Prikazana je uporaba ukaza Zapolni.

Ustvarjanje ali brisanje Excelove tabele

Dodajanje ali odstranjevanje Excelovih vrstic in stolpcev

Uporaba izračunanih stolpcev v Excelovi tabeli

Prikazan je način ustvarjanja Excelove tabele in dodajanje ali brisanje stolpcev ali izračunanih stolpcev.

Ustvarjanje makra

Predstavljenih je več načinov za avtomatizacijo ponavljajočih se opravil z makrom.

Pregledovalnik črkovanja lahko poleg iskanja napačno črkovanih besed uporabite tudi za iskanje vrednosti, ki niso uporabljene dosledno, kot so imena izdelkov ali podjetij, tako da dodate te vrednosti v slovar po meri.

Več informacij

Opis

Preverjanje črkovanja in slovnice

Prikazan je postopek popravljanja napačno črkovanih besed v delovnem listu.

Uporaba slovarjev po meri za dodajanje besed v pregledovalnik črkovanja

Razloženo je, kako se uporabljajo slovarji po meri.

Podvojene vrstice predstavljajo pogosto težavo pri uvažanju podatkov. Preden odstranite podvojene vrednosti, priporočamo, da najprej filtrirate enolične vrednosti in tako preverite, ali imate želene rezultate.

Več informacij

Opis

Filter za iskanje enoličnih vrednosti ali odstranjevanje podvojenih

Prikaže dva tesno povezana postopka: kako filtrirate enolične vrstice in odstranite podvojene.

Morda želite odstraniti skupen vodilni niz, na primer oznako, ki ji sledita dvopičje in presledek, ali pripono, na primer stavek v oklepaju na koncu niza, ki je zastarel ali nepotreben. To lahko storite tako, da poiščete primerke tega besedila in ga nato zamenjate brez besedila ali z drugim besedilom.

Več informacij

Opis

Preverite, ali celica vsebuje besedilo

Preverite, ali celica vsebuje besedilo (velikih in malih črk)

Prikazana je uporaba ukaza Najdi in več funkcij za iskanje besedila.

Odstranjevanje znakov iz besedila

Prikazana je uporaba ukaza Zamenjaj in več funkcij za odstranjevanje besedila.

Iskanje ali zamenjava besedila in številk na delovnem listu

Najdi in zamenjaj

Prikazana je uporaba pogovornih oken Najdi in Zamenjaj.

FIND, FINDB

SEARCH, SEARCHB

REPLACE, REPLACEB

SUBSTITUTE

LEFT, LEFTB

RIGHT, RIGHTB

LEN, LENB

MID, MIDB

To so funkcije, ki jih lahko uporabite za izvajanje različnih opravil spreminjanja nizov, kot so iskanje in zamenjava podniza v nizu, izvlečenje delov niza ali določanje dolžine niza.

Včasih so besedila zelo neurejena, še posebej, kar se tiče velikih in malih črk. Z eno ali več od treh funkcij za razlikovanj med malimi in velikimi črkami lahko pretvorite besedilo v male črke, na primer e-poštne naslove, velike črke, na primer kode izdelkov, ali velike in male črke, na primer imena ali naslove knjig.

Več informacij

Opis

Spreminjanje velikih in malih črk

Prikazana je uporaba treh funkcij za razlikovanje med malimi in velikimi črkami.

LOWER

Pretvori vse velike črke v besedilnem nizu v male črke.

PROPER

Prvo črko vsake besede v besednem nizu spremeni v veliko začetnico (vse črke v besedilu, pred katerimi stoji drug znak kot črka). Vse druge črke pa spremeni v male črke.

UPPER

Pretvori besedilo v same velike črke.

Včasih besedilne vrednosti vsebujejo začetne presledke, končne presledke ali več vdelanih presledkov (Unicode vrednosti nabora znakov 32 in 160) ali nenatisljive znake (vrednosti nabora znakov Unicode od 0 do 31, 127, 129, 141, 143, 144 in 157). Ti znaki lahko včasih povzročijo nepričakovane rezultate pri razvrščanju, filtriranju ali iskanju. V zunanjih virih podatkov lahko na primer uporabniki naredijo tipkarske napake, tako da nehote dodajo dodatne presledke, ali pa uvoženi besedilni podatki iz zunanjih virov vsebujejo nenatisljive znake, ki so vgrajeni v besedilu. Ker teh znakov ni mogoče preprosto opaziti, je nepričakovane rezultate morda težko razumeti. Če želite odstraniti te neželene znake, lahko uporabite kombinacijo funkcij TRIM, CLEAN in SUBSTITUTE.

Več informacij

Opis

Prikazuje, kako odstraniti vse presledke in nenatisljive znake iz nabora znakov Unicode.

CODE

Vrne številsko kodo za prvi znak v besedilnem nizu.

CLEAN

Odstrani prvih 32 nenatisljivih znakov v 7-bitni kodi ASCII (vrednosti od 0 do 31) iz besedila.

TRIM

Odstrani 7-bitni znak za presledek ASCII (vrednost 32) iz besedila.

SUBSTITUTE

S funkcijo SUBSTITUTE lahko zamenjati znake Unicode z višjimi vrednostmi (vrednosti 127, 129, 141, 143, 144, 157 in 160) s 7-bitnimi znaki ASCII, za katere sta bili zasnovani funkciji TRIM in CLEAN.

Obstajata dve glavni težavi s številkami, zaradi katerih boste morda morali počistiti podatke: število je bilo nehote uvoženo kot besedilo in znak za negativno vrednost je treba spremeniti skladno s standardom za vašo organizacijo.

Več informacij

Opis

Pretvarjanje števil v obliki besedila v število

Prikazuje, kako pretvorite števila, ki so oblikovana in shranjena v celicah kot besedilo, kar lahko povzroča težave pri izračunavanju ali vrne nejasna zaporedja, v številsko obliko.

DOLLAR

Pretvori število v besedilno oblik in uporabi simbol valute.

TEXT

Pretvori vrednost v besedilo v določeni obliki zapisa številke.

FIXED

Zaokroži število na navedeno število decimalk, oblikuje število v decimalni obliki zapisa z uporabo vejice in pik ter vrne rezultat kot besedilo.

VALUE

Pretvori besedni niz, ki predstavlja število, v število.

Ker obstaja toliko različnih oblik zapisa datuma in ker je te oblike zapisa mogoče zamenjati z oštevilčenimi kodami delov ali drugimi nizi, ki vsebujejo poševnice ali pomišljaje, je treba datume in čase pogosto pretvoriti in preoblikovati.

Več informacij

Opis

Spreminjanje prikaza sistema datumov, oblike ali dvomestne letnice

Opisuje, kako deluje datumski sistem v Office Excelu.

Pretvorba ure

Prikazuje, kako lahko pretvorite med različnimi časovnimi enotami.

Pretvarjanje datumov, ki so shranjeni kot besedilo, v datume

Prikazuje, kako pretvorite datume, ki so oblikovani in shranjeni v celicah kot besedilo, kar lahko povzroči težave pri izračunavanju ali vrne nejasna zaporedja, v številsko obliko.

DATE

Vrne zaporedno številko, ki predstavlja določen datum. Če je imela celica pred vnosom funkcije »splošno« obliko, se rezultat oblikuje kot datum.

DATEVALUE

Pretvori datum, ki je predstavljen v obliki besedila, v zaporedno število.

TIME

Vrne decimalno število določene ure. Če je imela celica pred vnosom funkcije splošno obliko, se rezultat oblikuje kot datum.

TIMEVALUE

Vrne decimalno število časa, ki ga predstavlja besedilni niz. Desetiško število, ki ga vrne funkcija TIME, je vrednost v obsegu od 0 (nič) do 0,99999999, pri tem pa predstavlja čase od 0:00:00 (12:00:00 AM) do 23:59:59 (11:59:59 PM).

Pogosto opravilo po uvozu podatkov iz zunanjega vira podatkov vključuje združevanje dveh ali več stolpcev v enega ali pa deljenje enega stolpca na dva ali več stolpcev. Morda želite na primer razdeliti stolpec, ki vsebuje polno ime v ime in priimek. Lahko pa razdelite stolpec, ki vsebuje polje z naslovom, na ločene stolpce z ulico, mestom, regijo in poštno številko. Lahko naredite tudi obratno. Morda boste želeli spojiti stolpec z imenom in priimkom v stolpec s polnim imenom in priimkom ali pa povezati ločene stolpce z naslovi v en stolpec. Dodatne skupne vrednosti, ki jih boste morda morali združiti v en stolpec ali razdeliti v več stolpec, zajemajo kode izdelkov, poti datotek in naslove internetnega protokola (IP).

Več informacij

Opis

Združevanje imena in priimka

Združevanje besedila in številk

Združevanje besedila uporabljajo drug datum ali čas

združevanje dveh ali več stolpcev s funkcijo

Prikazani so tipični primeri združevanja vrednosti iz dveh ali več stolpcev.

Razdeljevanje besedila v različne stolpce s čarovnikom za pretvorbo besedila v stolpce

Prikazuje, kako lahko s čarovnikom razdelite stolpce glede na različna običajna ločila.

Razdeljevanje besedila v različne stolpce s funkcijami

Prikazuje, kako lahko s funkcijami LEFT, MID, RIGHT, SEARCH in LEN razdelite stolpec z imenom v dva ali več stolpcev.

Združevanje ali razdeljevanje vsebine celic

Prikazuje, kako lahko uporabite funkcijo CONCATENATE, & (znak za »in«) in čarovnika za pretvarjanje besedila v stolpce.

Spajanje celic ali razdruževanje spojenih celic

Prikazuje, kako lahko uporabite ukaze Spoji celice, Spoji prek in Spoji in usredini.

CONCATENATE

Združi dva ali več besedilnih nizov v en besedilni niz.

Večina analiz in funkcij oblikovanja v Office Excelu predpostavlja, da podatki obstaja v eni dvodimenzionalni tabeli. Včasih boste morda želeli, da vrstice postanejo stolpci in da se stolpci spremenijo v vrstice. Kdaj drugič podatki celo niso strukturirani v obliki tabele in potrebujete način za pretvorbo podatkov iz oblike zapisa, ki ni v tabeli, v obliko tabele.

Več informacij

Opis

TRANSPOSE

Vrne navpični obseg celic kot vodoravni obseg ali obratno.

Občasno skrbniki zbirke podatkov z Office Excelom iščejo in popravljajo ujemajoče se napake, kadar sta združeni dve tabeli ali več. To lahko vključuje usklajevanju dveh tabel iz različnih delovnih listov, če si želite na primer ogledati vse zapise v obeh tabelah ali primerjati tabele in poiskati vrstice, ki se ne ujemajo.

Več informacij

Opis

Iskanje vrednosti na seznamu podatkov

Prikaže običajne načine za iskanje podatkov z uporabo funkcije za iskanje.

LOOKUP

Vrne vrednost iz obsega ene vrstice ali enega stolpca ali iz polja. Funkcija »LOOKUP« ima dve obliki sintakse: vektorsko in matrično.

HLOOKUP

Išče vrednost v zgornji vrstici tabele ali polja vrednosti, in nato vrne vrednost v istem stolpcu iz vrstice, ki jo določite v tabeli ali polju.

VLOOKUP

Išče vrednost v prvem stolpcu matrike tabele in vrne vrednost v isti vrstici iz drugega stolpca v matriki tabele.

INDEX

Vrne vrednost ali sklic na vrednost iz tabele ali obsega. Obstajata dve obliki funkcije INDEX: oblika polja ali sklica.

MATCH

Vrne relativen položaj elementa v polju, ki se ujema z določeno vrednostjo v navedenem vrstnem redu. Ko vas zanima položaj elementa v obsegu in ne samo en element, uporabite funkcijo MATCH namesto ene od funkcij LOOKUP.

OFFSET

Vrne sklic na obseg, ki je določeno število vrstic in stolpcev, iz celice ali obsega celic. Vrnjeni sklic je lahko ena sama celica ali obseg celic. Določite lahko število vrstic in stolpcev, ki jih funkcija vrne.

Opomba : Strojni prevod – zavrnitev odgovornosti: Ta članek je bil preveden z računalniškim programom brez človeškega posredovanja. Microsoft skuša s strojno prevedenimi članki vsebino o Microsoftovih izdelkih, storitvah in tehnologijah približati osebam, ki ne razumejo angleščine. Ker je bil članek strojno preveden, so lahko v njem jezikovne, slovnične in pravopisne napake.

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×